Vi skaber rum til mennesker

Transkript

1 Vi skaber rum til mennesker

2 HUSLEJE & FORBRUG ØKONOMI & REGNSKAB SEKRETARIAT UDLEJNING GRUNDMODUL Selskabet beslutter IT & KOMMUNI- KATION

3 Vi tager hånd om alle de basale ting Domea er et serviceorgan for boligselskaber, andelsboligforeninger, selvejende institutioner og kommuner, der ønsker en større åbenhed omkring ydelser i forbindelse med administration, udvikling og vedligeholdelse af boliger i Danmark. Fleksibilitet og åbenhed Fleksibilitet og åbenhed om gensidig forståelse for sammenhænge mellem vore kunders behov og Domeas ydelser, har resulteret i dette katalog, som er modulopbygget med en forenklet struktur, der giver en større gennemskuelighed og i den sidste ende fair priser. Modulerne indeholder ydelser inden for forskellige arbejdsområder, og opdelingen er et udtryk for, at kunder har forskellige behov for service. På den måde har vi lagt vægt på fleksibilitet uden at gå på kompromis med kvaliteten. Hovedkataloget indeholder kun de moduler med ydelser, som alle boligorganisationer og boligafdelinger har brug for. Det betyder at de ydelser, som kun nogle boligorganisationer eller nogle boligafdelinger har brug for, ikke er medtaget, men kan købes som tilvalg. På denne måde sikrer vi fair priser. Opbygning og sammensætning Modulerne i hovedkataloget er opbygget således, at der kan købes efter behov. Domea tilbyder naturligvis alle modulerne, men hvis kompetencer og tid er til rådighed, kan enkelte moduler løses af kunden selv. Domea sikrer naturligvis, at boligorganisationen og boligafdelingen vælger en modulsammensætning, der opfylder alle behov og ønsker. Det betyder ikke, at vi bestemmer vores egen leverance, men vi medvirker til at give tryghed for, at alle opgaver løses korrekt. Sammensætningen af ydelser i modulerne er udvalgt, fordi der er en naturlig sammenhæng. Abonnement på tryghed og kvalitet Når kunden indgår en aftale med Domea om et eller flere moduler, giver Domea garanti for, at alle ydelserne i de købte moduler udføres til tiden og i høj kvalitet. Det kalder vi tryghed. GRUNDMODULET Grundmodulet omhandler ydelser, som vi løser på vore kontorer. Det er de grundlæggende arbejdsopgaver med udlejning, opkrævning og betaling af regninger, økonomi, herunder udarbejdelse af driftsregnskaber og budgetter samt sekretariatsydelser, der blandt andet behandler beboerhenvendelser. Domea har udviklet et af Danmarks bedste Intranet inden for boligadministration vi kalder det Domea Web. Et uundværligt værktøj for den moderne boligafdeling, der ønsker adgang til informationer om afdelingen døgnet rundt. Med DomeaWeb er det muligt at få information om budgetkontrol, bogholderi inkl. skannede fakturaer, beboerlister, fraflytningsstatistik, nyhedsbreve og meget mere. DomeaWeb er også et værktøj, der giver mulighed for vidensdeling fra Domea til kunderne og omvendt. Informationer, der forefindes på DomeaWeb, kan naturligvis også bestilles i papirudgave.

4 Vi leverer ekspertise til fingerspidserne Modulerne1-5 omhandler ydelser, som indebærer, at Domeas medarbejdere er udfarende rådgivere og leverer rådgivning om alle forhold vedrørende den samlede boligorganisations drift og ledelse. Modul 1 RÅDGIVNING & MØDEVIRKSOMHED STANDARD Vi leverer rådgivning vedr. den samlede boligorganisations normale drift og ledelse. I forbindelse med ordinære møder i selskab og afdelinger rådgiver Domea om forberedelse af møde, vi udarbejder dagsorden og foretager indkaldelse, rådgiver under møde, udarbejder referat og sørger for, at beslutninger følges op - kompetent rådgivning, som sikrer at beslutningsgrundlag er i top, at beslutningskompetencer overholdes, og at beslutninger sættes i værk. Vi beregner og udbetaler selvfølgelig også bestyrelseshonorar. Modul 2 RÅDGIVNING & MØDEVIRKSOMHED UDVIDET Med dette modul rådgiver vi om alle forhold vedr. boligorganisationens drift og ledelse, herunder også teknisk og juridiske rådgivning om boligvirksomhed samt oplæg til, hvorvidt der skal engageres advokatassistance eller bygningsteknisk assistance. Vi aftaler desuden et antal møder, som ligger udover de lovpligtige, hvor vi som beskrevet i modul 1 er med hele vejen til iværksættelse af beslutninger. Vi behandler også beboerklagesager, udarbejder koncept for forvaltningsrevision og rådgiver om muligheder for individuel modernisering (råderet). Modul 3 KOORDINERING, UDVIKLING OG LEDELSE AF LOKAL EJENDOMSSERVICE Kvalitetssikring af den lokale ejendoms- og beboerservice er vigtigt. Domea yder derfor rådgivning i forbindelse med personalepolitik, uddannelse og udvikling af ansatte i boligafdelingen, ligesom den overordnede ledelse varetages af Domea, så der sikres en ensartet kvalitet for ejendoms- og beboerservice. Derudover varetages diverse indberetninger, udbetalinger osv. i forbindelse med lønninger til boligorganisationens ansatte. Modul 4 DRIFT OG VEDLIGEHOLDELSE STANDARD Domea udarbejder en årlig drifts- og vedligeholdelsesplan i tæt samarbejde med ledende ejen- RÅDGIVNING & MØDEVIRKSOMHED STANDARD Selskabet beslutter RÅDGIVNING & MØDEVIRKSOMHED UDVIDET Selskabet beslutter KOORDINERING, UDVIKLING OG LEDELSE AF LOKAL EJENDOMSSERVICE Afdelingen beslutter

5 domsfunktionærer og bestyrelser. Planen arkiveres elektronisk på Domeas internetbaserede drifts- og vedligeholdelsessystem, og giver mulighed for at følge med via DomeaWeb. Trygheden i drifts- og vedligeholdelsesplaner består i at tilrettelægge den fremtidige vedligeholdelse, og at der er penge til at udføre de aftalte aktiviteter. Domea rådgiver om likviditets- og henlæggelsesniveau. Ledende ejendomsfunktionærer og bestyrelser har ansvaret for at gennemføre vedligeholdelsesplanen. Modul 5 DRIFT OG VEDLIGEHOLDELSE UDVIDET Domea er behjælpelige med at gennemføre vedligeholdelsesplanen og yder rådgivning i forbindelse med tilbudsindhentning, indgåelse af kontrakter på håndværksarbejder, tilsyn med udførelsen, opfølgning på aflevering fra håndværkere samt rådgivning med servicekontrakter. Domea leverer også rådgivning om energiforbrug, og følger op på energirapporter. Vi bestræber os på at gøre det optimalt for kunden, og udarbejder nøgletal, så vi kan sammenligne os med andre. På denne måde sikrer vi en løbende optimering og udnyttelse af kundens ressourcer. Hvem beslutter hvad der skal købes Domea foreslår, at det er boligselskabet (organisationsbestyrelsen) der beslutter køb af grundmodul og modul 1 og 2, og herefter de enkelte boligafdelinger, der beslutter køb af øvrige moduler. Organisationsbestyrelsen skal dog altid, som overordnet driftsansvarlig, godkende boligafdelingernes samlede modulsammensætning. Som minimum indgås aftale om grundmodulet eller modul 4 og 5. Er de enkelte boligafdelinger færre end 50 enheder, kan der ikke differentieres mellem modul 1 og 2, som således skal købes samlet. DRIFT OG VEDLIGEHOLDELSE STANDARD Afdelingen beslutter DRIFT OG VEDLIGEHOLDELSE UDVIDET Afdelingen beslutter

6 TILVALGSKATALOG Tilvalgskataloget indeholder ydelser med opgaver, som ikke alle har brug for, og som er afhængige af konkrete behov og ønsker hos den enkelte boligorganisation eller boligafdeling. Det kan eksempelvis være varmeregnskaber, vandregnskaber, fleksibel udlejning og låneomlægning med mere. Ydelser i tilvalgskataloget kan købes af boligselskabet eller boligafdelingen efter behov, men Domea sikrer naturligvis, at der sker tilvalg, der opfylder alle lovkrav, behov og ønsker.

7 Domea administrerer over boliger til unge, familier, ældre og plejekrævende mennesker for mere end 150 boligselskaber over hele Danmark. Vi har dagligt et tæt samarbejde med boligforeninger, byggefolk, kommuner, afdelingsbestyrelser og forsyningsselskaber. Domea har en målsætning om at udvikle og bygge gode miljørigtige boliger til en rimelig pris. Vi lægger vægt på nærhed og arbejder for at give beboerne størst mulig indflydelse på deres bolig. Det er boligorganisationen selv, der træffer beslutningerne. Vi arbejder i kulissen, hvor vi sørger for alt det praktiske, så boligorganisationen er sikker på en økonomisk god drift og en høj kvalitet i administrationsydelsen. Domea Borgergade 6 Postboks København K Telf Fax domea@domea.dk Domea er landsdækkende og har kontorer i: Hjørring Åbybro Vejle Varde Haderslev Svendborg Fåborg Nykøbing F Vordingborg Holbæk Frederikssund Holte København