Referat af 2. september Bestyrelsesmøde nr. 90 i BO-VEST Onsdag den 2. september 2015 kl Malervangen 1, Glostrup.

Transkript

1 Referat af 2. september Bestyrelsesmøde nr. 90 i BO-VEST Onsdag den 2. september 2015 kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann Allan Nielsen, Biba Schwoon, Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Kim Corlin (medarbejdervalgt) Thomas Helsted (observatør) Afbud fra: Per Mogensen Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: Teknik- og driftschef Jeannette Pagh Schüler og områdeleder Martin Olsen deltog under punkt 3. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Budgetkontrol pr. 31. juli Præsentation af nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept Lukket punkt Forslag til organisationsændring efter Annesophie Hansens fratræden BO-VESTs politik for Alment Samfundsansvar Handlingsprogram igangsættelse af initiativer Samarbejde med KAB og 3B om etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling Nedsættelse af udvalg Drøftelse af digitalt beboerdemokrati i BO-VEST... 11

2 11. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 18. august 2015 og idéer til 4. november Evaluering af Bestyrelsesweb Direktionens beretning Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Budgetkontrol pr. 31. juli 2015 Bestyrelsen besluttede, at processen med hjemmesiden blev stillet i bero, fordi projektet er relateret til dagsordenens punkt 4. Bestyrelsen tog budgetkontrol og kommentarer til efterretning. indstiller: - at bestyrelsen tager budgetkontrol og kommentarer til efterretning. Beskrivelse Budgetkontrollen udviser et estimeret overskud på kr. Der henvises til de vedlagte kommentarer. Bilag 2.1 Budgetkontrol pr. 31/ Kommentarer til Budgetkontrol pr. 31/

3 3. Præsentation af nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept Bestyrelsen roste materialet og tog fremlæggelsen til efterretning. Dog tog Dorthe Larsen forbehold for husordensskabelonen, da den ikke var med i det udsendte materiale Bestyrelsen anmodede om, at Driftens publikationer også præsenteres i de tre organisationsbestyrelser. - at bestyrelsen tager præsentationen af skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept til efterretning Beskrivelse: Driftsafdelingen har de seneste 2 år i samarbejde med flere ejendomskontorer og Kommunikation udviklet en række skabeloner, der skal hjælpe afdelingsbestyrelsen med at udarbejde vedligeholdelsesreglementer, husordener mv., så de opfylder lovens krav. Der er desuden udarbejdet et forslag til servicekoncept, som skal ses som et hjælpeværktøj til at fastsætte, hvilket niveau for service, der ønskes i afdelingen. Udviklingsarbejdet blev igangsat for at opfylde et ønske fra flere afdelingsbestyrelser om at få redskaber til at håndtere det daglige arbejde med at fastsætte kvalitetsniveau, overholde lovens krav til husorden mv. Men det understreges, at skabelonerne og konceptet er et tilbud til afdelingerne. De kan vælge at anvende andre modeller, så længe lovgivningen overholdes. Materialet omfatter: - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement, afdelinger med A-ordning Hæftet informerer om vedligeholdelsesstandarden i afdelingen, herunder hvad reglerne er, når man flytter ind i sin bolig, og når man flytter fra sin bolig. Helt konkret skrives ind på side 10, hvilken tilstand den nye beboer skal forvente at finde sin bolig i, og om der er særlige krav til vedligeholdelsen i form af farver, metoder, materialer o.a. Fra side 11 og frem findes detaljer om vedligeholdelsen af de enkelte dele af boligen (lofter, gulve, skabe osv.). Det er hensigten, at ejedomskontoret og afdelingsbestyrelsen krydser reglerne af i felterne, og at det hele godkendes på afdelingsmødet. - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement, afdelinger med B-ordning Det samme som ovenfor. - Husordensskabelon Hæftet skal ses som en model og inspirationsliste til, hvad en husorden kan omfatte. 3

4 De emner, der typisk indgår i en husorden, er listet alfabetisk og illustreret med et lille ikon, så læseren hurtigt kan se, hvad det handler om, Det er tanken, at afdelingsbestyrelsen vælger emner fra listen og måske tilføjer andre, evt. bytter om på rækkefølgen, indtil husordenen bliver afdelingens egen. Kommunikationsafdelingen kan være behjælpelig med at tilpasse husordenen og færdiggøre den i det nye layout, når alle valg er taget (det vil være en tillægsydelse). - Råderetskatalog Hæftet skal ses som en hjælp til både beboerne og ejendomskontoret. Det indeholder oplysninger om, hvad råderet er, hvad reglerne er i afdelingen, hvordan en råderetssag gribes an. Listerne bagest afkrydses og godkendes af afdelingsmødet, så det af hæftet fremgår, hvad der er muligt på råderetsområdet, og hvordan procedurerne er. - Servicekoncept Servicekonceptet er et hjælpeværktøj i dialogen mellem afdelingsbestyrelse og ejendomskontoret om, hvordan serviceniveauet i afdelingen skal være. Samtidig kan det være med til at skabe overblik over de mange opgaver i afdelingen. Det er tanken, at punkterne i hæftet gennemgås, og at der justeres på de punkter, hvor der er behov for ændring. Nogle afdelinger vil mene, at alt kører som det skal, og at der ikke er grund til at gå ned i detaljer omkring udførelsen af arbejdet, mens andre måske vil finde det nyttigt at ændre på fordelingen af arbejdstiden. Det vil være muligt at udfylde skemaerne digitalt. Jeannette Pagh Schüler og Martin Olsen gennemgår materialet på mødet og giver desuden en status på, hvordan det ser ud i de forskellige afdelinger med vedligeholdelsesreglementer osv. Økonomi og ressourcer Antal medarbejdertimer: timer Lovgrundlag - Afdelingens serviceniveau udarbejdes i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret, men et servicekoncept er ikke et lovkrav. - En husorden vedtages af afdelingsmødet. Det er et lovkrav, at en afdeling har en husorden, jf. Almenlejeloven Vedligeholdelsesordning og -reglement med tilhørende vedligeholdelsesstandard er lovpligtigt og besluttes af afdelingsmødet, jf. Almenlejeloven 25 stk Ved udvendig råderet skal udarbejdes et råderetskatalog. Det er lovpligtigt og besluttes af afdelingsmødet og efterfølgende af organisationsbestyrelsen, jf. Almenlejeloven 82 stk. 1, 2 og 3. Strategirelevans Det er et led i at opnå sikker og ordentlig drift, at der er skabeloner til rådighed på centrale driftsområder. 4

5 Vurdering De nye skabeloner vil lette afdelingsbestyrelsen i arbejdet med at fastsætte et serviceniveau og med at overholde lovgivningens bestemmelser i relation til afdelingens drift. Medarbejderne i afdelingen vil med skabelonerne blive lettet i arbejdet med flyttesyn, klagesager og den generelle vedligeholdelse, og medarbejderne i Driftsafdelingen vil med skabelonerne blive lettet i arbejdet med behandling af råderetssager. Beboerne vil opnå den fordel, at det vil være nemmere for dem at få overblik over, hvilke forandringer og forbedringer de har ret til at udføre i boligen, hvordan deres bolig skal vedligeholdes i boperioden, samt hvordan den skal modtages ved indflytning og afleveres ved fraflytning. Bilag - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement A-Ordning - Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement B-Ordning - Husordensskabelon - Råderetskatalog - Servicekoncept Bilagene er eksempler, hvordan skabelonerne vil se ud i en Tranemosegård-afdeling. Den enkelte publikation vil blive tilpasset til den aktuelle afdeling med navn og logo. Det samlede materiale vil kunne ses på bestyrelsesmødet. 4. Lukket punkt Der henvises til et separat referat af punkt Forslag til organisationsændring efter Annesophie Hansens fratræden Bestyrelsen kommenterede, at det var vigtigt, at der i BO-VESTs boligsociale arbejde holdes et bredt boligsocialt fokus, det vil blandt andet sige, at der ikke kun skal være opmærksomhed på Landsbyggefonds-projekterne. Bestyrelsen godkendte det fremlagte forslag til organisering af administrationen efter Annesophie Hansens fratræden. - at bestyrelsen godkender det fremlagte forslag til organisering af administrationen efter Annesophie Hansen fratræden. Ulrik Brock Hoffmeyer præsenterer et forslag til organisationsændring på bestyrelsesmødet. 5

6 6. BO-VESTs politik for Alment Samfundsansvar Bestyrelsen godkendte det fremlagte forslag til politik for alment samfundsansvar i BO-VEST med nogle få kommentarer til teksten. Administrationen tilretter teksten efter kommentarerne. - at bestyrelsen godkender det fremlagte forslag til politik for alment samfundsansvar i BO-VEST. Beskrivelse: BO-VEST har i en årrække arbejdet med alment samfundsansvar, og det er i dag en vigtig del af vores strategi. I BO-VESTs Handlingsprogram er en af aktiviteterne derfor at udarbejde en ASA-politik, der kan fungere som en overordnet ramme for de mange eksisterende og kommende aktiviteter og initiativer inden for alment samfundsansvar i BO-VEST. BO-VEST var i efteråret 2014 nomineret til en CSR-pris i EU-regi. Her i efteråret 2015 er vi blevet nomineret til den prestigefyldte CSR-pris People Prize for virksomheder over 100 ansatte. I forbindelse med sådanne nomineringer og anderkendelser af BO-VESTs arbejde vil en ASA politik ligeledes kunne fungere, som det dokument, der kan tilbyde interesserede et overordnet overblik over, hvad BO-VESTs politik og dagsorden er i forhold til ASA. Politikken skal udover funktionen som den overordnede ramme for ASA-arbejdet også synliggøre arbejdet og inspirere til at skabe mere af det almene samfundsansvar, som allerede tages i BO-VEST i administrationen, på ejendomskontorerne, i bestyrelserne og i udvalg, i boligafdelinger samt i forbindelse med de boligsociale helhedsplaner og renoveringer. Det forventes, at vi via politikken kan sætte rammerne for at skabe yderligere resultater til glæde for beboere, medarbejdere og det omgivende samfund. Vi forventer desuden at kunne bidrage til, at der i vores branche i højere grad arbejdes strategisk med emnet. Det foreliggende udkast til politik er en overordnet beskrivelse af og struktur for alt det, vi allerede gør på området. Med politikken på plads er det tanken, at der skal arbejdes videre med at udfolde ASA i hele BO-VEST og med at blive skarpere på, hvordan der konkret arbejdes med ASA i forskellige dele af organisationen. 6

7 I selve implementeringen af politikken er det afgørende at sikre, at arbejdet med samfundsansvar ikke isoleres til enkelte administrative afdelinger. Alment samfundsansvar skal derimod bæres ud, forankres og gives liv og mening i hele organisationen i beboerdemokratiet, på ejendomskontorerne/i marken og i administrationen. Derfor præsenteres på næstkommende bestyrelsesmøde en målsætnings- og implementeringsplan for ASAarbejdet, der ligger i forlængelse af ASA-politikken. Økonomi og ressourcer Godkendelse af politikken har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. En præsentation af politikken digitalt og i en folder er ikke p.t. prissat men forventes at kunne holdes inden for de eksisterende budgetter. Tidsplan - 2. september 2015: Bestyrelsen behandler politik for samfundsansvar i BO-VEST Under forudsætning af godkendelse den 2. september: - 3. september udsendelse af politik for samfundsansvar til organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser september udsendelse af pressemeddelelse om BO-VEST politik for samfundsansvar september BL s bestyrelseskonference om alment samfundsansvar (4 deltagere fra BO-VEST) - Ultimo september 2015: Organisationsbestyrelserne orienteres uddybende om politik for alment samfundsansvar i BO-VEST - 3. oktober Vinie Hansen præsenterer BO-VEST politik om alment samfundsansvar i sin indledende tale på BO-VESTs bestyrelseskonference oktober 2015: Bestyrelsen præsenteres for en målsætnings- og implementeringsplan i forlængelse af den godkendte politik for alment samfundsansvar. - Forår 2016 målsætnings- og handlingsplan udfoldes og implementeres i BO-VEST. Relevans for strategien Af Handlingsprogram fremgår, at BO-VEST vil udarbejde en politik for alment samfundsansvar, som skal synliggøre det almene samfundsansvar, så det får den anerkendelse og de rammer, som det fortjener. Vurdering Det er administrationens vurdering, at italesættelse og et strategisk fokus på samfundsansvar vil skabe yderligere resultater til glæde for beboere medarbejdere og det omgivende samfund og samtidig cementere BO-VESTs stærke position på dette område. Bilag Udkast til BO-VESTs politik for alment samfundsansvar (ASA), august

8 7. Handlingsprogram igangsættelse af initiativer Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til initiativer. - at bestyrelsen gennemgår handlingsprogrammet og beslutter, hvilke initiativer der skal igangsættes for at opfylde programpunkterne, blandt andet på baggrund af administrationens forslag. Beskrivelse Handlingsprogram for BO-VEST blev vedtaget på repræsentantskabsmødet den 26. maj Programmet er vedlagt. Handlingsprogrammet omfatter som i forrige periode primært den del af strategien, der handler om Sikker og ordentlig drift. Årets særlige fokusområde er effektiv drift, økonomistyring og korrekte data. En del af handlingspunkterne er videreført fra sidste periode. Administrationen har i løbet af sommermånederne gennemgået handlingsprogrammet og udarbejdet en oversigt over allerede planlagte aktiviteter samt forslag til initiativer, der kan føre til realisering af programmet, inkl. forslag til tidshorisont og økonomi, hvor det har været muligt. Oversigten er vedlagt. Bilag 7.1 Handlingsprogram for BO-VEST BO-VESTs Handlingsprogram , Igangsatte aktiviteter og opfølgning 8. Samarbejde med KAB og 3B om etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling Bestyrelsen godkendte, at BO-VEST indgår i arbejdet med etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling, under forudsætning at den samlede finansiering falder på plads. - at bestyrelsen godkender, at administrationen fortsætter dialogen med KAB og 3B med henblik på at skabe grundlag for BO-VESTs deltagelse i etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling med støtte fra Realdania. 8

9 Beskrivelse På initiativ fra KAB er der i dialog mellem KAB, 3B og BO-VEST skitseret et projekt om etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling. Forudsætningen er, at der opnås tilsagn fra Realdania til finansiering af projektet. Baggrunden er, at det kan konstateres, at årtiers indsats ikke har skabt tilstrækkelige positive forandringer i de udsatte boligområder. Derudover forventes det, at en lang række af de boligområder, der deler nogle af de samme udfordringer som de udsatte områder, på længere sigt vil blive mere udfordrede og udsatte, hvis der ikke proaktivt gøres mere for at modvirke den negative udvikling. Der er således brug for et paradigmeskift i tilgangen til udsatte boligområder, hvor perspektivet løftes fra det enkelte boligområde til den omkringliggende by og for at udvikle almene boligområder som en del af velfungerende bydele i en sammenhængende by. Tænketanken Byen 2015, der er blevet nedsat af Ministeren for By, Bolig og Landdistrikter, pegede i 2014 på, at den største udfordring for den danske tradition for fællesskab i udviklingen af vores byer, er en stigende segregering. Når grupper i samfundets top og bud isolerer sig fra hinanden, går det ud over den sociale sammenhængskraft. Tænketanken præsenterede 13 forslag til forandringer, der kan styrke fællesskab og sammenhængskraften i Danmark. Et fælles sekretariat vil inddrage disse anbefalinger i udviklingsarbejdet. Skal vores byer bindes bedre sammen og problemerne i de udsatte boligområder for alvor løses, spiller den almene sektor en nøglerolle. Som laboratorium, som inspirator og som problemløser. En bydel formes både af de fysiske rammer og de sociale aktører i området. Det er derfor meget afgørende, at bydelsudvikling sker i dialog og samarbejde med alle relevante aktører i området, herunder boligorganisationer, skoler, offentlige institutioner, virksomheder samt sociale og kulturelle foreninger. Det kræver nye partnerskaber og nye løsninger samt værktøjer og metoder udviklet og afprøvet i fællesskab. At udvikle en inddragende og velafprøvet tilgang til lokale partnerskaber er en opgave, der skal løftes af et fælles sekretariat for By- og Boligudvikling. Realdania har gennem en årrække sat fokus på udviklingen af de almene boligområder og forstadens udfordringer og potentialer. Initiativet Det gode boligliv viste nye veje til et godt boligliv ved at forny de almene boligområders fælles faciliteter. Senest har fonden med initiativet Boligliv i balance igangsat et nytænkende udviklingsarbejde i partnerskab med udvalgte kommuner og boligselskaber. Det er tanken, at et fælles sekretariat for by- og boligudvikling skal supplere og spille sammen med disse initiativer. Sekretariatet skal desuden fundere sine løsningsmodeller på KAB, 3B og BO-VESTs erfaringer med beboere og beslutningstagere i den almene sektor samt på deres særlige indsigter i samspillet mellem drift, byggeri og boligsocial ind- 9

10 sats. Det fælles sekretariat for by- og boligudvikling skal således have til formål at skabe varige forandringer i de udsatte boligområder ved at udvikle, afprøve og forankre ny viden og metoder til boligudvikling i et byperspektiv. Udviklingsarbejdet vil i de tre projektår tage udgangspunkt i en række udvalgte boligområder, cases, hos hver af de tre boligorganisationer. Det vil være naturligt, at sekretariatet for by- og boligudvikling også samarbejder med de boligsociale initiativer, der findes eller udvikles i boligområderne. Bestyrelsen i 3B har godkendt, at selskabet, under forudsætning af Realdanias økonomiske støtte, deltager i projektet, herunder bidrager til etableringen af det fælles sekretariat. Økonomi og ressourcer Det er tanken, at sekretariatet etableres hos KAB og bemandes med i alt 5 årsværk, hvor Realdania ansøges om at finansiere de 2 årsværk, KAB leverer 2 årsværk og 3B og BO- VEST hver bidrager med ½ årsværk. Partnerskabet ser gode muligheder for, at en væsentlig del af finansieringen af de leverede årsværk kan findes i nogle af de aktuelle fysiske eller boligsociale helhedsplaner, der gennemføres med støtte fra Landsbyggefonden, uden at der tages midler fra de eksisterende projekter. Tidsplan Under forudsætning af, at der sikres finansiering vil etablering af sekretariatet kunne etableres ultimo 2015 eller primo Relevans for strategien Det er ledelsens vurdering, at BO-VEST deltagelse i et fælles sekretariat for By- og Boligudvikling i sin helhed er indenfor de tre strategiske hovedspor om beboerne, Alment socialt ansvar, ASA, samt beboerdemokrati og frivillighed. Vurdering Ved deltagelse i det fælles sekretariat for by- og boligudvikling vil BO-VEST kunne bidrage til udvikling af metoder og værktøjer, der kan få stor indflydelse på planlægning og realisering af fremtidige indsatser i udsatte boligområder. Herudover får BO-VEST en unik mulighed for at udvikle organisationens egne kompetencer på dette vigtige område. Kompetencer der kan kvalificere både den fysiske og boligsociale indsats i de nuværende såvel som fremtidige indsatsområder i Brøndby Strand, Askerød, Albertslund Syd og Blokland. 9. Nedsættelse af udvalg Følgende udvalg blev nedsat: 10

11 - Kursusudvalg. Medlemmer: Dorthe Larsen og Karl Neumann - Redaktionsudvalg (Beboermagasinet) Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge + en fra hver organisationsbestyrelse - Miljøforums planlægningsgruppe Biba Schwoon, John Pejtersen og Per Mogensen (udpeget af de respektive organisationsbestyrelser) - Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe: Vinie Hansen, Allan Nielsen og Karl Neumann - at bestyrelsen beslutter, om der skal nedsættes udvalg i den kommende periode, og, i givet fald, hvilke udvalg og hvem der skal sidde udvalgene. Beskrivelse: I den forløbne periode har der været følgende udvalg under BO-VEST: - Kursusudvalg. Medlemmer: Dorthe Larsen og Karl Neumann - Redaktionsudvalg (Beboermagasinet) Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge + en fra hver organisationsbestyrelse - Konferenceudvalg (BO-VEST-konference 2015) Medlemmer: Vinie Hansen, Karl Neumann + op til to fra hver organisationsbestyrelse (Hugo Thuge, Hans Holm, Per Larsen og Astrid Hansen). - Miljøforums planlægningsgruppe Biba Schwoon, John Pejtersen og Per Mogensen (udpeget af de respektive organisationsbestyrelser) - Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe: Vinie Hansen, Allan Nielsen og Karl Neumann 10. Drøftelse af digitalt beboerdemokrati i BO-VEST Bestyrelsen anmodede om, at administrationen til et kommende møde udarbejder et forslag til, hvordan administrationen kan yde rådgivning og assistance til afdelinger, der ønsker at indføre digitalt beboerdemokrati - og til hvilken pris. 11

12 Bestyrelsen bad om, at beboerdemokratiet omkring helhedsplaner tænkes med ind i det digitale beboerdemokrati i oplægget fra administrationen. Pilotprojektet blev til efterretning. - At bestyrelsen drøfter mulighederne for digitalt beboerdemokrati i BO-VEST. Beskrivelse: VA har gennem det sidste år i forlængelse af deres handlingsprogram afprøvet digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet. Forsøget er blevet gennemført med tilladelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter ved afdelingsmødet i september 2014 samt marts Forsøget gik ud på, at man via et link på Hyldespjældets egen hjemmeside fik adgang til et mødemodul, hvor det 4 uger inden afdelingsmødet var muligt at stille op til udvalg, afdelingsbestyrelse samt fremsætte forslag til afdelingsmødet. Det var også muligt at debattere under de enkelte forslag. Efter afholdelsen af det fysiske afdelingsmøde fik alle beboere en personlig valgkode. Med denne var det muligt via en afstemningside at afgive sin stemme i op til 7 dage efter afdelingsmødet. De nærmere detaljer for gennemførelsen er beskrevet i den vedlagte evaluering af forsøget. Som et led i gennemførelsen af forsøget har BO-VEST bistået projektet med projektledelse og udarbejdelse af evaluering mod betaling fra VA. Overordnet set vurderes forsøget at have været en succes. På begge af de afholdte afdelingsmøder var stemmeprocenten væsentligt højere end gennemsnittet for de sidste 5 år. Der blev stillet langt flere forslag end tidligere og efterfølgende tilkendegav op mod 80 % i en i spørgeskemaundersøgelse, at de gerne en anden gang ville benytte sig af digitale værktøjer i forbindelse med afdelingsmødet. Hyldespjældet har efter forsøget besluttet sig for at fortsætte med det digitale afdelingsmøde til dispensationen udløber ved udgangen af Derefter er håbet, at en lovændring giver mulighed for også fremadrettet at have de digitale værktøjer som en integreret del af afdelingens beboerdemokrati og øvrige sociale liv. Således har ministeriet sideløbende med forsøget i VA samt i to andre boligorganisationer vurderet muligheden for - ved en ændring af lovgivningen - at give alle almene boligafdelinger i Danmark mulighed for at inddrage digitale værktøjer i forbindelse med afdelingsmøder. Udgangspunktet har været, at det fysiske møde fortsat er kernen i beboerdemokratiet, men at man ved at udvide den tidsperiode, hvor dels debatten og afstemningen finder sted, vil give flere mulighed for at deltage i beboerdemokratiet. 12

13 Som administrationsselskab skal BO-VEST forholde sig til de nye krav, gennemførelse af digitale afdelingsmøder stiller: 1. De digitale debatter og afstemninger kræver ressourcer og kompetencer i afdelingsbestyrelserne. 2. De rette systemer skal vælges og indkøbes. 3. Administrationerne skal kunne støtte og vejlede afdelingerne i processerne. Det anbefales, at BO-VEST-bestyrelsen drøfter, hvilke initiativer (om nogen), der skal igangsættes, såfremt en lovændring træder i kraft. Økonomi og ressourcer: VA har anvendt godt kr. på gennemførelsen af forsøget i hyldespjældet i Det dækker dels over projektledertimer i BO-VEST samt betaling af den eksterne leverandør af systemet. Den eksterne leverandør af systemet har kostet kr. inkl. moms. Projektlederen har samlet set anvendt 120 timer på gennemførelsen af projektet i forsøgsafdelingen. Heraf dækker VA betalingen af 88,5 timer, hvilket svaret til ca kr. Se detaljer om Hyldespjældsprojektet samt vurdering af fremtidigt ressourceforbrug i vedlagte notat. Tidsplan: Pt. er status på lovændring, at arbejdet fortsat pågår, men at det forventes, at en ny lov vil træde i kraft pr. 1. januar Lovgrundlag Inden for den gældende lovgivning er det ikke muligt at gennemføre digitale afstemninger i forlængelse af et afholdt afdelingsmøde. I udkastet til lovændringen fra ministeret foreslås, at bekendtgørelse om normalvedtægter for en almen boligorganisation med almene boligafdelinger skal give mulighed for, at afdelingsbestyrelsen som supplement til det sædvanlige fysiske afdelingsmøde kan beslutte at: 1. Forslag til behandling på afdelingsmødet kan fremsættes digitalt 2. Forslag kan debatteres digitalt 3. Opstilling af kandidater kan ske digitalt 4. Afstemninger kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af fysisk afdelingsmøde Det skal ske ved hjælp af et betryggende digitalt afstemningssystem, som ikke kræver en profil på sociale medier. 13

14 Som svar til ministeriet på udkast til lovændring har BL imidlertid påpeget, at det skal være afdelingsmødet, der træffer beslutning om at anvende digitale værktøjer i forbindelse med afdelingsmødet. Ofte vil brugen af de digitale værktøjer have en økonomisk konsekvens, hvorfor det vil skulle besluttes af afdelingsmødet. Relevans for strategien: Det fremgår af handlingsprogrammet for , at BO-VEST på grundlag af erfaringer fra Hyldespjældet vil arbejde videre med at udvikle muligheden for digitalt beboerdemokrati. Arbejdet vil omfatte information om erfaringer og udvikling af kompetencer på området. Vurdering: Det er administrationens vurdering, at afdelingerne på sigt skal have mulighed for at anvende digitale afstemningsværktøjer, men det skal ikke ses som et led i en effektivisering og besparelse, da det i sin nuværende form er ret ressourcekrævende. Man skal se det digitale afdelingsmøde som en vej til fornyelse af beboerdemokratiet og en måde at få flere og andre til at deltage i den demokratiske proces. Bilag 10.1 Økonomi og ressourcer i forbindelse med digitalt beboerdemokrati 10.2 Forsøg med digitalt beboerdemokrati, rapport om forsøget i Hyldespjældet Evaluering af Boligpolitisk Forum den 18. august 2015 og idéer til 4. november Bestyrelsen fandt, at det havde været et spændende arrangement, med en god dialog blandt deltagerne og med Matthias Tesfaye. Dog blev det nævnt, at august er ikke så godt et tidspunkt, fordi alle ikke er kommet hjem fra ferie. Det blev besluttet, at repræsentanter fra BIB (boligselskaberne i Brøndby), som var inviteret til Boligpolitisk Forum i august, også inviteres til fremover. Forslag til Boligpolitisk Forum i november: - Aktuel boligpolitik, nye regeringsinitiativer. - at bestyrelsen evaluerer Boligpolitisk Forum den 18. august og drøfter emner til det kommende Boligpolitiske Forum. 14

15 Beskrivelse: Der blev afholdt Boligpolitisk Forum i Café 13 den 18. august 2015 med ca. 40 deltagere. Emnet var fremtidens almene bolig, og Mathias Tesfaye, nyvalgt folketingsmedlem for Socialdemokraterne, var gæstedebattør. Næste Boligpolitiske Forum holdes den 4. november. I den forbindelse bedes bestyrelsen overveje forslag til emner. 12. Evaluering af Bestyrelsesweb Bestyrelsen besluttede, at Bestyrelsesweb blev sat i bero som følge af beslutningen under punkt 4. - at bestyrelsen evaluerer Bestyrelsesweb Beskrivelse: På bestyrelsesmødet den 17. juni fik bestyrelsen en gennemgang af Bestyrelsesweb og gennemgik den evaluering, forårets testafdelinger havde udfyldt. Testafdelingernes evaluering - der kun blev besvaret af 10 afdelingsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf kun 7 havde anvendt systemet - var overvejende positiv, men der var flere forslag til forbedringer og ændringer. I forhold til om bestyrelsesweb lever op til afdelingsbestyrelens forventninger, svarede 3 bestyrelsesmedlemmer meget, 2 bestyrelsesmedlemmer svarer nogenlunde og 2 svarer nej. Derudover blev det nævnt i evalueringen, at introduktionsmødet bør have mere karakter af undervisning, hvor deltagerne kan øve sig i at lægge dokumenter op og finde rundt i bestyrelsesweb noget administrationen vil være opmærksom på, når systemet skal introduceres for alle afdelinger. For at kunne give en mere kvalificeret bedømmelse af Bestyrelsesweb anmodede bestyrelsen om at få adgang til systemet og teste det hen over sommeren og derefter tage emnet op igen på bestyrelsesmødet den 2. september. I juni måned blev bestyrelsesmedlemmerne tilbudt en introduktion i brug af Bestyrelsesweb, og den 7. august udsendte administrationen evalueringsskema det samme som testafdelingerne havde modtaget. Kun et bestyrelsesmedlem har afleveret evalueringen, dog uden at have afprøvet systemet. 15

16 På grundlag af sommerens testkørsel anmodes bestyrelsen om at drøfte og evaluere Bestyrelsesweb på mødet. Tidsplan Hvis bestyrelsen vurderer, at Bestyrelsesweb fungerer tilfredsstillende, kan systemet åbnes for alle afdelingsbestyrelser i september Økonomi Bestyrelsesweb koster ca kr. ekskl. moms i årligt abonnement (programservice). Beløbet fordeles forholdsmæssigt imellem de tre organisationer. Strategirelevans Bestyrelsesweb understøtter strategisporet om beboerdemokrati, da portalen giver afdelingsbestyrelserne bedre overblik over afdelingens økonomi og helt generelt enklere adgang til relevante informationer. Vurdering Administrationen vurderer, at Bestyrelsesweb med de oplagte tilpasninger, og i takt med at afdelingsbestyrelserne vænner sig til at bruge det vil giver afdelingsbestyrelserne et redskab, der kan lette overblikket og give hurtigere adgang til informationer om afdelingerne. For at få det fulde udbytte af Bestyrelsesweb hurtigt, er det administrationens vurdering, at introduktionen skal ske i mindre hold, hvor deltagerne får mulighed for at selv at arbejde med systemet. Bilag 12. Testafdelingernes evaluering af Bestyrelsesweb, juni 2015 (samme bilag som til mødet den 17. juni 2015) 13. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende: - Tidligere økonomichef i BO-VEST, Kenn E. Hansen er i forsommeren tiltrådt en stilling som forvaltningskonsulent i Brøndby Boligselskab, der administreres af Lejerbo. Bestyrelsen foreslog, at det overvejes, om det indimellem kunne være relevant, at der deltager beboerdemokrater, når der rundvises delegationer i boligafdelingerne. Bestyrelsen tog herefter direktionens orientering til efterretning. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. 16

17 Orientering om ny lovgivning og praksis PBS-gebyr Vestre Landsret har i foråret 2015 godkendt, at udlejer godt må opkræve PBS-gebyr fx i forbindelse med huslejebetaling. Vestre Landsret behandlede i marts 2015 en ankesag om udlejers ret til opkrævning af PBS-gebyr. I sagen havde udlejer i lejekontrakten bestemt, at huslejen skulle indbetales på udlejerens konto via PBS, og at gebyret til PBS skulle tillægges huslejeopkrævningen. På grund af gebyrets størrelse, og idet betaling via PBS ikke udelukkende er i udlejers interesse, fastslog retten, at udlejer har ret til at opkræve gebyret. Resultatet af dommen er, at udlejer kan opkræve PBS-gebyr hos lejer, når dette er bestemt i lejekontakten. Er der intet aftalt om PBS-gebyret i lejekontrakten, kan udlejer derimod ikke opkræve det hos lejer. Den konkrete sag omhandlede Lejelovens 32, 1. pkt. om udlejers ret til anvisning af betalingssted her i landet. Lejelovens 32, 1. pkt. er identisk med Almenlejelovens 43, 1. pkt., og dommens resultat gælder derfor også for almene boliger. Dommens anvendelse i forhold til Almenlejeloven, er ligeledes skriftligt bekræftet af det daværende Ministerium for By, Bolig og Landdistrikter. Oprettelse af erhvervslokaler Det daværende Ministerium for By, Bolig og Landdistrikter udstedte i foråret en ny bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer mv. Bekendtgørelsen trådte i kraft 1. maj Af den nye bekendtgørelse fremgår det bl.a., at boligorganisationer nu får mulighed for at indgå lejeaftaler om delvis udlejning af fælleslokaler til andre formål end sociale- og fritidsaktiviteter. Muligheden kræver dog, at visse betingelser overholdes. Fx kan lejeaftalen højst indgås for 4 år og skal derefter fornyes. Der gælder ingen øvre grænse for, hvor mange gange en sådan aftale kan forlænges, men selve aftalen og fornyelsen skal godkendes på afdelingsmødet. Desuden skal der oprettes et skattepligtigt ApS eller A/S, som kan fremleje fælleslokalet (eller et andet areal) til en husleje svarende til markedslejen. Hvis lokalerne ikke ændres væsentligt, er det ikke nødvendigt med kommunalbestyrelsens godkendelse eller indberetning til Statens Administration/Landsbyggefonden. Råderet Det store projekt til kulegravning og strømlining af råderetssager, der blev igangsat i efteråret 2013 nærmer sig nu sin afslutning. Råderetsgruppen mangler nu kun at gennemgå sagerne i seks afdelinger, og samtidig er der taget hånd om alle nye råderetssager, så de køres efter bogen. I efteråret vil der blive udarbejdet en rapport om oprydningsprojektet; den forventes klar fremlæggelse for bestyrelsen på mødet i december Dirigentuddannelse - status I efteråret 2014 vedtog bestyrelsen, at der skulle tilbydes et dirigentkursus til de tre boligorganisationers bestyrelser og til beboere, som bestyrelserne peger på. 17

18 Den 10. marts løb kurset af stabelen med 5 deltagere: Hans Holm, Majbritt Brander og Hans Erik Sølby fra AB, Niels Erik von Zejst fra Tranemosegård og Astrid Hansen fra VA. BL underviste, og der var stor tilfredshed med kurset. Hvis der er interesse, kan der holdes et kursus igen i januar De fem uddannede dirigenter samt eventuelle yderligere uddannede vil blive tilbudt opfølgning 1-2 år efter uddannelsen. Bilagssagen: Møde i Voldgiftsretten 7. oktober Den 7. oktober 2015 holdes møde i Voldgiftsretten om Bilagssagen. BO-VEST er af LO blevet indklaget for uberettiget bortvisning af medarbejder. BO-VESTs sag føres af Kooperationen. SKAT Efter at SKAT og Skatteankestyrelsen har afslået BO-VESTs ansøgning om momsfritagelse, indbringes sagen for Landsskatteretten. BO-VESTs sag køres af BL, da den er af principiel karakter, fordi en række andre administrationsorganisationer er i lignende situation. BO-VEST-konferencen Der er tilmeldt ca. 100 deltagere til årets BO-VEST-konference i Skælskør den oktober. Der udsendes et mere detaljereret program sammen med praktiske detaljer om kørsel o.a. 2-3 uger før. BO-VEST i panelet på forvaltningskonferencen Ulrik Brock Hoffmeyer var paneldeltager om effektiv drift på forvaltningskonference i Nyborg den 18. august. De øvrige paneldeltagere var Christian Høgsbro fra AAB og Søren Atle Hansen, Østerbo i Vejle. Besøg fra udlandet Flere internationale gæster lægger vejen forbi for vores boligafdelinger i disser måneder: - Den 12. august var der besøg fra Brasilien: Departementschefen i det brasilianske boligministerium og en forsker med speciale i boligudvikling var på rundtur i en række af vores boligafdelinger og fik efterfølgende et oplæg om, hvordan almene boliger finansieres i Danmark. Rundviser Ulrik Brock Hoffmeyer. - Den 9. oktober får repræsentanter for et alment boligselskab fra Hannover en rundvisning i de boligafdelinger i Albertslund, der er blevet eller på vej til at blive renoveret. Rundviser er Jesper Rasmussen. - Den 22. oktober får englændere stort set samme rundtur. Gæsterne udgøres af bestyrelsen m.fl. fra den engelske pendant til Kulturarvsstyrelsen, som i England er en fond, The National Heritage Memorial Fund. Desuden omfatter gruppen direktører og ledelse fra nogle engelske boligorganisationer. Rundvisere er Jesper Rasmussen og Ulrik Brock Hoffmeyer 18

19 Nomineret til pris vedr. samfundsansvar BO-VEST meldte sig i forsommeren til den prestigefyldte konkurrence om samfundsansvar Danmarks People Prize. Midt i august fik vi den glædelige besked, at BO-VEST er blevet shortlistet, dvs. kommet i finalen. Blandt vores mange initiativer inden for samfundsansvar er især etablering af praktik- og elevpladser samt vægtkonsulentforløbet blandt medarbejderne blevet bemærket. Vinderen kåres den 7. oktober ved et stort arrangement i Vejle. Film om Alment Samfundsansvar BL er i gang med at producere en film om alment samfundsansvar i den almene sektor, og har i den forbindelse ønsket, at BO-VEST deltager. Den 13. august var der er filmhold i BO-VEST. Her blev Vinie Hansen interviewet om BO-VESTs fokus på miljø og klima som en del af BO-VESTs almene samfundsansvar, og rækkehusene i Albertslund blev filmet som eksempel på vellykket energirenovering. Filmen vises på BL s ASAkonference i september. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Bosun Ayeni, ejendomsserviceteknikerelev, AB, 29. juni Peter Thornbull Olesen, ejendomsserviceteknikerelev, Tranemosegård, 29. juni Burkay Kerpic, ejendomsserviceteknikerelev, VA, 29. juni Ove Hansen, ejendomsfunktionær i Grønningen (tidsbegrænset), 29. juni Morten Aksel Petersen, ejendomsfunktionær i Maglelund (tidsbegrænset), 13. juli Tommy Sørensen, førstemand, Kanalens Kvarter, 1. august Sebastian Corlin 3. ejendomsfunktionær, AB Syd (tidsbegrænset), 3. august Boligsociale: Henrik Seidenfaden, aktivitetsmedarbejder, Galgebakken, 1. august Administrationen: Malene Daugaard, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, (tidsbegrænset), 20. juli Morten Schou Jørgensen, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 27. juli Yasir Malik, assisterende driftskonsulent, Driftsafdelingen, 1. august Amalie Jørgensen, piccoline, Kommunikation og Udvikling (tidsbegrænset), 1. august Jeanne Moser, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 3. august Bent Frederiksen, økonomichef og vicedirektør, 17. august Fratrædelser Boligafdelingerne: Claus Nordahl, førstemand, Kanalens Kvarter, 30. juni 19

20 Administrationen: Pia Keis, økonomimedarbejder i Økonomiafdelingen, 24. juni Lars Guldhammer, konstitueret økonomichef i Økonomiafdelingen, 30. juni Andreas Hilton, it-supporter, Kommunikation og Udvikling, 30. juni Ali Emiral, kontorbetjent, Kommunikation og Udvikling, 7. august Annesophie Hansen, kommunikations- og udviklingschef, 31. august 13. Klage til Skatteankestyrelsen 14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsen tog henvendelse og svar til efterretning at bestyrelsen tager henvendelse og udkast til svar til efterretning. Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en beboer i Grønningen angående fællesindkøb. Beboeren spørger, hvorfor fællesøkonomi, som var et handlingspunkt i BO-VESTs Handlingsprogram , er blevet nedprioriteret. Bilag 14.1 Henvendelsen fra beboeren i Grønningen, Udkast til svar 15. Punkter til næste møde Ingen ud over hvad der er nævnt at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 16. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Onsdag d. 28. oktober 2015 Bestyrelsesmøder i resten af perioden Onsdag d. 9. december Boligpolitisk Forum 4. november 20

21 BO-VEST-konference oktober Bestyrelsesmøder i 2016 Onsdag den 10. februar Onsdag den 16. marts Tirsdag den 19. april Mandag den 25. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 19. april Torsdag den 12. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Tirsdag den 14. juni Tirsdag d. 6. september Onsdag d. 26. oktober Onsdag d. 14. december Repræsentantskabsmøde 2016 Onsdag den 25. maj Eventuelt Intet. Glostrup, den 2. september 2015 Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Biba Schwoon Allan Nielsen Per Mogensen Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Kim Corlin 21