Udkast til notat vedr. Fællesindkøb: potentialer og organisering

Transkript

1 Udkast til notat vedr. Fællesindkøb: potentialer og organisering Udarbejdet af: FIF/ANBAS Dato: Sagsid.: Version nr.: 7

2 Indledning Igennem de seneste år er der kommet et øget fokus og pres på kommunernes evne til at opnå de økonomisk mest fordelagtige indkøb samt til at opfylde de gældende lovmæssige bestemmelser. Kommunerne forsøger på forskellig vis, at leve op til dette samt til forventningerne omkring en effektiv indkøbspolitik. I den forbindelse har en lang række kommuner tilsluttet sig forskellige indkøbsfællesskaber for herigennem at opnå de mest fordelagtige vilkår. Ved kommunesammenlægningen i 2007 indgik Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyns og Nyborg kommuner et fællesforpligtende samarbejde om indkøb, kaldet Fællesindkøb Fyn (FIF). FIF udgør en selvstændig enhed med egen bestyrelse sammensat af en repræsentant fra hver af de fem kommuner. Bestyrelsens opgave er at fastlægge de overordnede retningslinjer for og udvikling af FIF. Dette sker i samarbejde med indkøbschefen, der varetager den daglige ledelse af FIF. Indkøbschefen refererer til bestyrelsesformanden, en direktør fra Faaborg-Midtfyn Kommune. Fig. 1.0 Organisationsdiagram for Fællesindkøb Fyn Assens Kerteminde Faaborg- Midtfyn Nordfyns Nyborg Fællesindkøb Fyn (FIF) - indkøbssamarbejde Bestyrelse FIF Indkøbs- og udbudsafdeling FIF har erkendt behovet for at analysere de potentialer der er for økonomiske gevinster gennem en optimering af den måde indkøbet organiseres og gennemføres på centralt og decentralt. Med decentralt menes bestilling og forbrug af varer og tjenesteydelser i skoler, institutioner, plejecentre, administrative enheder m.v. Med centralt menes den etablering af indkøbsaftaler og leverandørkontrakter, der foretages af FIF. Side 2 Side 2 af 13

3 Med udgangspunkt i disse overvejelser, har de 5 kommuner på et møde mellem bestyrelsen og de 5 direktioner den 5. februar 2010 iværksat en indkøbsanalyse omhandlende både potentialer og organisering af indkøbene. Bestyrelsen har på baggrund heri engageret konsulentfirmaet Capacent til at udarbejde denne analyse med udgangspunkt i tal og erfaringer fra Assens Kommune. Resultater fra Assens vil efterfølgende blive skaleret til at omfatte alle kommunerne i FIF. Konklusioner af analysen skal resultere i en anbefaling fra FIF s bestyrelse og kommunernes direktioner til politisk behandling i hver af de 5 kommuner. Dette notat, beskriver i det følgende afsnit de tiltag og anbefalinger bestyrelsen har på baggrund af Capacents rapport, de drøftelser der har været i bestyrelsen samt blandt de 5 kommuners direktioner. Resten af notatet vil kort beskrive baggrund for analysen, give et overblik over FIF og de opgaver der i dag er placeret her, samt kort opsummere de udfordringer FIF står overfor. Notatet bør ses i sammenhæng til Capacents rapport samt til bilag, forslag til organisering. Tiltag og anbefalinger På mødet mellem direktionerne for de 5 kommuner i FIF, den 5. maj, 2010, blev Capacents rapport drøftet samt hvilke tiltag der skulle ske i FIF samt internt i kommunerne. På baggrund af denne drøftelse var der enighed blandt kommunerne om en række punkter, som de vil anbefale til det politiske niveau med henblik på en politisk drøftelse. I det følgende beskrives disse tiltag og anbefalinger og dette lægges til grund for den samlede indstilling der vil blive udfærdiget som oplæg til den politiske behandling. 1) Flere fælles udbud. For at optimere den tid der anvendes til at lave udbud anbefales det, at kommunerne indgår i de fælles udbud FIF kører. Man vil herved opnå bedre udnyttelse af FIF s ressourcer samt pga. den større mængde der udbydes, kunne opnå bedre økonomiske vilkår fra leverandørerne. 2) Der skal arbejdes med at standardisere udbuddene af varer og tjenester for alle kommunerne og der skal fastlægges service- og eller kvalitetsniveau i forbindelse med udbudsprocessen. Det anbefales, at kompetencen til at fastlægge serviceniveauet og standardiseringer af varer og ydelser ligger hos FIF og den nedsatte brugergruppe, der i fællesskab fastlægger sortiment, serviceniveau og kvalitet på de produkter og ydelser der skal indgå i aftalerne der tilbydes brugerne. FIF har sammen med brugergruppen kompetencen til at fastlægge serviceniveau samt standarder. 3) FIF skal i forbindelse med kommunernes budgetforhandling foreligge en udbudsplan for det kommende år. Udbudsplanen bør indgå som en del af budgetmaterialet. 4) For at sikre en forbedret indkøbsstrategi i kommunerne anbefales det, at indkøb samles på så få hænder som muligt. F.eks. kan det på en skole være en skolesekretær der forestår alle indkøb til skolen og ikke at alle skolelærer har adgang til indkøb. Det kan herved sikres, at indkøbsaftalerne i højere grad overholdes, på grund af en central persons større kendskab til indkøbsaftaler mv., samt der kan spares på den tid der anvendes på indkøb af ikke-indkøbskyndige personer. 5) Der er et stort potentiale i at anvende e-handel. Dette skal optimeres og udbredes yderligere. Side 3 Side 3 af 13

4 6) FIFs bestyrelse skal i højere grad tager ansvaret for de overordnede resultater og sikre en fastholdelse i kommunerne af vigtigheden omkring optimale indkøb. Ligeledes skal bestyrelsesmedlemmet for den enkelte kommune være projektejer på implementeringen af FIF strategier/politikker og aftaler ud i den enkelte kommune. Det er ligeledes bestyrelsesmedlemmets ansvar, at sikre, at kommunen er gearet til at have et samspil med FIF. 7) FIF har ansvaret for, at indgå samarbejder omkring aftaler og udbud med andre indkøbsfællesskaber eller kommuner, når dette kan være lønsomt. 8) Kommunikation skal spille en større rolle mellem FIF og kommunerne. FIF skal tage ansvar for, at få kommunikeret ud til brugerne hvilke aftaler der foreligger samt forestå uddannelse af medarbejdere der skal købe ind. FIF skal ligeledes være opmærksom på, om de gældende strategier og politikker for indkøbsområdet efterleves i de enkelte kommuner. FIF foretager opfølgning gennem dialog med de decentrale aftaleholdere og gennem stikprøver. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken ligger hos de decentrale aftaleholdere. 9) Fra kommunerne er det nødvendigt med en stærk ledelsesmæssig opbakning, på både direktionsniveau, fagområde niveau og faglederniveau. Vigtigheden og potentialerne ved optimeret indkøb skal italesættes og derefter følges op. Kun hvis ledelsen dedikerer ressourcer og vilje til en mere effektiv indkøbsorganisation ude blandt institutionerne og centralt, vil dette blive efterlevet. 10) Der er udarbejdet udkast til ny organisering af FIF, se bilag 1. Dette forslag arbejder med, at øge samspillet mellem FIF og kommunerne og herigennem sikre det estimerede gevinstpotentiale. Direktionerne kan anbefale modellen, dog skal de enkelte internt i kommunerne arbejde med en yderligere synliggørelse af kommunernes organisering og politik i forbindelse med deres indkøbsstruktur og samspil med FIF. 11) Capacent anbefaler, at FIF anvender ekstern konsulentbistand i de første 4 år af den ny organisation til at kick-starte antallet og gennemførelsen af udbud. Efter nøjere overvejelse tilslutter direktionerne sig dette med baggrund i, at der i de kommende år vil være en lang række kontrakter og aftaler der skal udbydes på ny, bl.a. pga. implementering af kontroldirektivet per 1. juli, Dette vil kræve, at der arbejdet med udbud og aftaleindgåelse intensiveres. 12) Der skal etableres et tæt samspil mellem kommune og FIF, hvilket kræver, at kommunerne internt organiserer sig samt afser ressourcer til samspillet med FIF. Kun gennem et tæt samarbejde og en lokal forankring af reglerne og samspillet mellem FIF og kommune vil effektiviseringer gennem udbud og indkøb kunne blive en realitet. Det anbefales at det videre arbejde om intern organisering etableres lokalt evt. i samarbejde med FIF. Se bilag 2 for et forslag til opgave, rolle og ansvarsfordeling. Formål med notat og Capacent-rapport Formålene med Capacent s rapport er: At identificere besparelsespotentialer i forbindelse med indkøb i de 5 kommuner. At få overblik over hvilke varegrupper der primært kan sikre besparelser gennem fælles indkøb At skabe forståelse for i hvilket omfang lovgivningen kan og bør have indflydelse på metoderne for indkøb herunder udbud At undersøge hvilke foranstaltninger der skal til for at besparelserne kan effektiviseres, herunder i særdeleshed i forhold til organisering af indkøbet centralt og decentralt. Side 4 Side 4 af 13

5 Capacent s rapport skal sikre det talmæssige grundlag til identificering af potentialer. Herudover vil Capacent med baggrund i sin erfaring hentet fra indkøbsanalyser i andre kommuner kunne præstere en række forslag til, hvordan mulige potentialer mest hensigtsmæssigt kan realiseres. Nærværende notat skal tjene det formål at: 1. Skabe overblik over den øjeblikkelige indkøbs- og udbudssituation samt 2. Samle Capacent s konklusioner og derigennem præsentere en samlet anbefaling til brug for den politiske behandling. Direktionerne i de 5 kommuner er blevet enige om, at Assens Kommune skal anvendes som case for Capacents analyse og at der på baggrund af tal herfra skal foretages en skalering, så data bliver anvendelige i FIF s regi. Årsagen til at Assens Kommune vælges som case er, at Assens på et tidligere tidspunkt har indledt et analysearbejde med henblik på at få afdækket besparelsesmuligheder på indkøbsområdet. Herudover var Assens inviteret til at deltage i et SKI-projekt sammen med 9 andre kommuner ang. besparelsespotentialer på indkøbsområdet. Fakta om Fællesindkøb Fyn FIF er funderet på en fælles samarbejdsaftale mellem de 5 kommuner. Ligeledes er der indgået en fælles indkøbspolitik mellem kommunerne der er vedtaget i kommunalbestyrelserne. Formålet med FIF er som beskrevet i samarbejdsaftalen, at: Give de kommunale forvaltninger, institutioner, afdelinger og selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med den enkelte kommune, de mest optimale indkøbsmuligheder. Yde konsulentbistand til de kommunale forvaltninger, institutioner, afdelinger og selvejende institutioner. Tage initiativ til rationalisering af indkøb af varer og tjenesteydelser. Formidle indgåede aftaler til decentrale brugere. Medvirke til implementering og udvikling af e-handel. Afholde interne indkøbskurser for decentrale indkøbere, for optimering af kommunens samlede indkøbsomkostninger. Vedligeholde og udbygge elektronisk indkøbsportal. Side 5 Side 5 af 13

6 Overblik - FiF i hovedtal Kommunerne er forskellige af størrelse og har forskellig økonomisk formåen. I tabel 1 vises hovedtal fra kommunerne. Tabel 1: Overblik over kommune-tal relevant for indkøb Indbyggertal Regnskab 2009 Varekøb og tjenesteydelser Drift regnskab Assens Faaborg- Kerteminde Nordfyns Nyborg Midtfyn mia. kr. 2.5 mia. kr. 1.2 mia. kr. 1.4 mia. kr. 1.6 mia. kr. 465 mio. kr. 507 mio. kr mio. kr. 416 mio.kr. 322 mio.kr. E-handel Opus Webbestilling Webbestilling Opus Opus FIF s organisering i dag FIF har kontor i Faaborg-Midtfyn Kommune, dvs. at ansættelsesforhold hviler på Faaborg-Midtfyn Kommune. I dag er der 6 ansatte i FIF: 4 indkøbskonsulenter 1 indkøbsassistent (på deltid 34 timer) 1 indkøbschef Til FIF er knyttet en indkøbsgruppe og en økonomigruppe med repræsentanter fra hver kommune. I forbindelse med udbud nedsættes en ad-hoc gruppe med fagpersoner fra hver kommune. FIF s ydelser FIF leverer en række forskellige typer ydelser. Overordnet set kan disse deles op i 2 kategorier: Basisydelser og betalingsydelser. Basisydelser Basisydelser er ydelser, der er ensartet og leveres til alle kommunerne i FIF. Basisydelser leveres til kommunale forvaltninger, institutioner, afdelinger og selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med den enkelte kommune: Fælles udbud af udbudspligtige varekøb og tjenesteydelser. Nærmere specificeret betyder det fælles aftaler, der kan præsenteres i det fælles elektroniske aftalekatalog. Konsulentbistand i forbindelse med indledende overvejelser omkring udbud Vejledning i procedure ved indkøb under kr ,- Side 6 Side 6 af 13

7 Assistance til rationalisering og optimering af indkøb på varer og tjenesteydelser Assistance til udbredelse og optimering af e-handel Undervisning og instruktion i indkøbsmæssige sammenhænge Markedsføring og synliggørelse af indkøb og dets betydning Vedligeholdelse af elektronisk aftale- og varekatalog Videreudvikling og ajourføring af e-handel generelt Serviceeftersyn i de enkelte institutioner og afdelinger. Der tilbydes 2-3 eftersyn pr. kommune pr. år Betalingsydelser Betalingsydelser er ydelser, der gennemføres for en eller flere kommuner, men ikke for alle i fællesskabet. Følgende ydelser kan mod betaling leveres til kommunale forvaltninger, institutioner, afdelinger og selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med den enkelte kommune: Gennemførelse af udbudspligtige varekøb og tjenesteydelser for den enkelte kommune Gennemførelse af tilbudsindhentning Delvis deltagelse i ovennævnte udbudsformer Salg af biler på elektronisk auktion Eksempler på udbud gennemført for den enkelte kommune oprensning af brønde, arkitektydelser, traktorindkøb, kørsel, rottebekæmpelse, sprogundervisning mv. Indgåede fællesaftaler skal anvendes af alle decentrale indkøbere iht. indkøbspolitikken. En del aftaler omfatter en e-handelsløsning, som i videst muligt omfang skal anvendes. Der er i dag af FIF indgået 125 aftaler som dækker over et vidt felt af de produkter og ydelser, der anvendes i den kommunale drift herunder f.eks. kontor- og skoleartikler, hjælpemidler, engangsartikler, fødevarer, beklædning, diabetesprodukter, vikarydelser etc. E-handel Et centralt punkt i indkøbspolitikken er effektivisering af indkøbsprocedurerne gennem anvendelse af e-handel. De e-handelsløsninger, der er stillet til rådighed, giver bedre sikkerhed for korrekt bestilling samtidig med at tidskrævende manuelle arbejdsgange undgås. Når det bestilte er godkendt af rekvirenten ved den fysiske modtagelse, sker bogføringen af fakturaen automatisk, ligesom beløb og tidspunkt for betaling er lagt ind i systemet. En anden fordel ved de tilbudte e-handelsløsninger er, at den decentrale indkøber kan afgive ordrer til flere leverandører på en gang i samme bestillingsproces modsat andre e- handelsløsninger, hvor bestilleren skal logge sig ind på leverandørernes hjemmesider en efter en. FIF understøtter kommunerne i undervisning af medarbejderne i e-handel, både hvad angår den praktiske anvendelse af systemerne, og ikke mindst formålet med indkøbspolitikken. Ligeledes er FIF behjælpelig med brugeroprettelse, brugersupport samt vedligeholdelse i Web-bestilling systemet. Kommunikation og viden deling En yderligere vigtig opgave for FIF er at sikre løbende orientering om nye aftaler, ændrede lovkrav Side 7 samt indkøb og udbud generelt. Der udarbejdes generelle nyhedsbreve for alle samt Side 7 af 13

8 produktspecifikke nyhedsbreve til relevante faggrupper efter endt udbud. FIF tilbyder endvidere at deltage i kommunernes lederfora for bl.a. gennem eksempler at gøre opmærksom på de besparelser, der kan opnås ved synliggørelse af aftalerne. Endelig tilbyder FIF information om kommunernes indkøb og indkøbspolitik, bl.a. i forbindelse med introduktion af nye ledere og afvikling af medarbejderkurser. For at sikre en god dialog med erhvervslivet, deltager FIF i arrangementer afholdt af erhvervsforeninger samt i andre relevante sammenhænge. F.eks. har FIF holdt oplæg i Østfyns Erhvervsråd flere gange og deltaget i et fælles møde for medlemmerne i Håndværksrådet og Østfyns erhvervsråd, ligesom FIF har deltaget i arrangementer i Midtfyns Erhvervsforening. FIF netop etableret egen hjemmeside således tilgængelighed til udbud og viden øges. Desuden servicerer FIF virksomheder store som små med viden om muligheden for at blive kommunal leverandør. FIF finder det vigtigt at etablere fora for videndeling, f.eks. i form af ad-hoc-grupper med repræsentanter for hver kommune, hvor viden og erfaringer med specifikke udbud og vareområder kan udveksles. Finansiering af FIF FIF finansieres via to kanaler. 1) Finansiering af basisydelserne efter fællesskabsmodellen, hvor de deltagende kommuner betaler et årligt vederlag svarende til kr. 15,10 pr. indbygger i kommunen. Beløbet reguleres årligt ud fra KL s udmeldte fremskivningsprocent. 2) Finansiering af betalingsydelserne sker efter afregning mellem den enkelte kommune og FIF. Ved udbud afgiver FIF et overslag over prisen for gennemførelse af udbudsprocessen. Prisen beregnes på baggrund af et estimeret timeforbrug gange en timepris på kr. 600,- i timen. Dette til dækning af løn og løbende udgifter. FIF indkøb og udbud i dag Det samlede årlige indkøb i den 5 kommuner udgør ca. 2 mia. kr. Bygge og anlægsopgaver indgår ikke i dette tal. Af de 2 mia. kr. stammer ca. 244 mio. kr. fra de aftaler FIF har indgået.(data stammer fra omsætningsstatistik indhentet fra leverandørerne). I 2009 gennemførte FIF 41 udbud, heraf 6 var fælles og 35 lokale. FIF har i dag et driftsbudget på 2.7 mio. kr. I forbindelse med indkøb gennem de aftaler FIF har indgået er det beregnet, at der årligt spares ca mio. kr. på indkøb samlet set i de 5 kommuner. Ud fra dette kan tilbagebetalingen af investeringen i Fællesindkøb Fyn i 2009 estimeres til: Assens FMK Kerteminde Nordfyns Nyborg 13,87 17,45 17,48 15,01 18,42 Side 8 Side 8 af 13

9 Dette vil sige, for hver krone der er investeret i Fællesindkøb Fyn i 2009, har kommunerne fået fra 13,87-18,42 kr. igen. Til at sikre dokumentation af de indkøb og de besparelser der hentes hjem ved indkøb i FIF s regi, anvender FIF følgende systemer: o o o SAS Institute indkøbsanalysesystem. Systemet kan anvendes både i FIF og i den enkelte kommune bl.a. til opfølgning. Statistikmulighed via e-handel Økonomisystemerne hvor muligt Udbudspligt i det offentlige Indkøb i stat, region og kommune er reguleret af EU s udbudsdirketiv samt tilbudsloven, der har følgende hovedformål: Give lige muligheder for tilbudsgivere i EU til at byde på offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser (hensynet til grundprincipperne indenfor EU, fri bevægelighed af varer, personer og ydelser Skabe gennemsigtighed i udbudsprocessen, lige vilkår for alle (herunder sikre at leverandører ikke bliver forfordelt på grundlag af usaglige eller subjektive kriterier) I udbudsdirektivet er beskrevet en tærskelværdi for hvornår en given opgave eller ydelse skal i EU udbud: Når en offentlig myndighed skal indkøbe varer eller tjenesteydelser for mere end kr skal dette bekendtgøres og udbydes i EU, således alle potentielle leverandører såvel nationalt som i andre EU lande har mulighed for at byde på opgaven. Tærskelværdien bliver beregnet på den enkelte anskaffelse ved engangskøb eller værdien i kontraktperioden, som regel over en 4-årige periode. Tilbudsloven blev ændret i 2007 og fik en tilføjelse om annonceringspligt af indkøb af varer og tjenester i det offentlige overstigende kr ,- og op til EU s tærskelværdi på kr og har følgende hovedformål: At regulere indkøbet under EU s tærskelværdier At øge konkurrenceudsættelsen i det offentlige At øge gennemsigtigheden i det offentliges indkøb I EU udbudsdirektivet er fastlagt tidsfrister for gennemførelse af et EU udbud. Tidsrammen for en samlet udbudsproces ved EU-udbud ligger inden for 4-8 måneder og ved et udbud efter annonceringspligten mellem 2-6 måneder. Kompleksiteten af det udbudte område er afgørende for tidsforbruget. Kommende lovændringer Den 20. december 2009 trådte et nyt EU-regelsæt i kraft inden for udbudsretten. Der er tale om en ændring af kontroldirektivet, der har til formål at håndhæve udbudsdirektivet. Ændringen af direktivet, betyder en væsentlig stramning af udbudsreglerne, som har betydning for alle ordregivere. Side 9 Side 9 af 13

10 Ændringerne betyder bl.a. at ordregiver pålægges en udvidet oplysningspligt ved tildelingsbeslutningen der fastsættes nye regler for beregning af stand-still perioden reglerne om stand-still vil fremover også gælde for forsynings-virksomheder Klagenævnet for Udbud kan erklære en allerede indgået kontrakt for uden virkning, såfremt den er indgået ulovligt (dette betyder kontrakter der jf. udbudsdirektivet burde have været i udbud, men som ikke har været det eller ved fejl i tildelingsproceduren.) Der indføres økonomiske sanktioner/bøder til ordregivere, der overtræder udbudsreglerne. Den økonomiske sanktion/bøde kan blive op til 5% af kontraktsummen, dog minimum kr ,- og maksimalt kr. 10. mio. Bekendtgørelsen, der følger af direktivet, forventes at træde i kraft 1. juli Den endelige udformning af bekendtgørelsen er på nuværende tidspunkt ikke kendt. Udfordringer for FIF At leve op til lovkrav Som nævnt i afsnittet omkring kommende lovændringer, skærpes håndhævelsen af det offentliges udbudspligt yderligere per 1. juli i år. Dette betyder, at der vil være endnu mere opmærksomhed omkring overholdelse af udbudspligten, De skærpede lovkrav vil betyde at: flere udbud skal gennemføres til erstatning for de kontrakter, som i dag er indgået uden forudgående udbudsforretning informationsindsatsen over for alle niveauer i kommunernes organisationer om de nye skærpede regler, herunder om vigtigheden af at kontrakter overholdes, skal øges uddannelsesindsatsen over for de decentrale indkøbere skal intensiveres At sikre potentialer Dokumentation af opnåede/potentielle besparelser Dokumentation af handel inden/uden for aftalerne Kommunikation om indkøb, aftaler, udbud, fordele, gevinster mv. Ledelsesopbakning i hele organisationen Overholdelse af indkøbspolitikken, herunder overholdelse af aftaler og e-handel Overblik over kommunernes forpligtelser via indgåede kontrakter Udbud Der er en stigende efterspørgsel for gennemførelse at lokale udbud Der er mange fælles udbud der skal genudbydes hvorved nye udbudsområder sættes i venteposition Kommunerne er ikke lovmedholdelige i forhold til udbudspligten Fastlæggelse af service niveau der tilbydes borgeren/medarbejderen set ud fra indkøbsperspektivet Side 10 Side 10 af 13

11 Opfyldelse af tilstrækkelighedsprincippet iht. Indkøbspolitikken. Fastlæggelse af standarder for varer og tjenester, f.eks, hvilket service niveau ønsker man at tilbyde i kommunerne i forhold til f.eks. plejesenge, el-scootere, kontormøbler og skærmbriller? Capacent rapport Organisering af FIF Der foreslås, at normeringen i den eksisterende FIF organisation udvides og kommer til at omfatte 13 personer. Nedenstående tabel viser hvorledes fordelingen af ressourcer i FIF skal ske. (henvisning til rapport s.) Styring/ledelse Udbud/Indkøbs- E-Handel Udrulning og Indkøbs-overvågning optimering Kommunikation /controlling og Gevinst realisering I forlængelse af dette notat, er der udarbejdet et forslag til organisering (se bilag 1) som omhandler netop overstående fordelinger samt den opgaveløsning der skal ske i tæt samarbejde mellem FIF og kommunerne. Fokus for den fremtidige organisering er øget implementering af indkøb, aftaleindgåelse og udbud. Organisering i kommunerne Internt i kommunerne skal der arbejdes på at skabe en tydeligere struktur for hvorledes indkøb skal organiseres, hvordan samarbejdet, opgave- og rollefordeling mellem FIF og kommunerne skal være. Kommunerne skal være indstillede på at afsætte visse ressourcer til varetagelse af de udbuds- og indkøbsområder der ikke hører under FIF, der skal fra ledelsens side arbejdes med at forankre FIF i kommunen, der skal ske en kommunikation af FIF tiltag, kommunen skal selv internt etablere procedure for controlling, og der skal arbejdes med e-handel. Opgaverne er nærmere beskrevet i bilag 1, forslag til organisering samt bilag 2, forslag til opgave, rolle og ansvarsfordeling. Kort sagt betyder det, at kommunerne stadig har en række indkøbsmæssige opgaver der skal varetages internt i hver enkelt kommune. Det foreslås, at hver kommune selv udarbejder udkast til intern organisering, og hvorledes samspillet mellem FIF og kommunen skal implementeres. Side 11 Side 11 af 13

12 Konklusion på Capacents rapport Udfra Capacent rapporten kan det konkluderes, at der er et ganske betragteligt besparelsespotentiale at hente hjem for de 5 FIF kommuner, såfremt FIF tildeles ressourcer til at opnormere området med 7 stillinger. En normering på yderligere 7 personer i FIF skønnes i alt at beløbe sig til 4.2 mio. kr./år, og dermed koste hver kommune ca. Assens FMK Kerteminde Nordfyns Nyborg Det estimerede netto potentiale for de fem kommuner ligger samlet på ca. 124 mio. kr. set over en fire-årig periode eller fordel pr kommune(indbygger)/år: År Nettogevinst/år Capacent s.44 Assens Kerteminde Faaborg- Midtfyn Nordfyns Nyborg 1* * Nettogevinsten for år ét er beregnet med baggrund i en implementering per Denne gevinst er baseret på data/oplysninger hentet fra Assens Kommune som herefter er ekstrapoleret til data for alle kommunerne. Besparelserne er beregnet for de områder hvor det af Capacent er blevet vurderet, at der hurtigst og nemmest kan ske en gevinsthjemtagelse gennem FIF udbud/aftaleanvendelse. Der gøres opmærksom på, at dette gevinstpotentiale er baseret på en opnomering af FIF s ressourcer. Ligeledes gøres der opmærksom på, at denne gevinst kun vedrører en delmængde, ca. 33%, af de af kommunerne udbudte vare- og tjenesteydelser (se Capacent rapport s. 25). Den øvrige del af indkøbene er ikke medregnet i analysen, idet den øvrige del vedrører områder, som vil kræve yderligere ressourcer at hjemtage gevinster på. Dette er områder såsom: de specialiserede områder, områder hvor der i kommunerne er forskellige praksiser og administrationsmæssige forskelle, monopoler samt konteringspraksiser i kommunerne. Der kan dog i fremtiden med fordel ligeledes arbejdes på, at standardisere/udbyde disse områder og derved hente yderligere gevinster, men dette vil kun være muligt ved en ekstra indsats, i kommunerne og/eller i FIF-regi. Opnormering af FIF ressourcer, vil yderligere kunne være med til at sikre, at der sker udbud på områder, som i dag ikke har været udbudt, og som med implementeringen af det nye kontroldirektiv pr. 1. juli 2010, vil kunne blive genstand for leverandørers klage til Klagenævnet for Udbud. En sådan klage vil i værste fald kunne medføre bøde samt ophævelse af kontrakt og i sidste ende opstarte et udbud af området. Side 12 Side 12 af 13

13 For at sikre et forbedret samspil mellem FIF og kommunerne er det essentielt, at kommunerne hver især arbejder med, at sikre en lokal forankring af FIF samt ledelsesmæssigt og politisk prioriterer indkøb, udbud samt samspillet med FIF. Allerhelst skulle FIF i fremtiden indgå i det strategiske arbejde med kommunerne og anses som en del af kommunerne og ikke som et eksternt selskab, man kan benytte sig af. FIF bør anses som kommunens indkøbskontor, på lige fod med andre fagområder kommunerne er repræsenteret med. Der skal arbejdes med at opbygge strategiske alliancer på tværs af landet og internt i kommunerne i FIF regi. Skal potentialerne hjemtages, bør de enkelte kommuner i FIF samarbejdet, arbejde med mulighederne for at samle volumen på endnu flere områder og udbyde i fællesskab. Den enkelte kommunes engagement og committment til projektet om en effektiviseret og styrket organisering af indkøb er ligeledes en vigtig forudsætning for realisering af gevisnstpotentialet. Der skal ske en tydeliggørelse af fordelingen mellem roller/kompetence og opgavefordeling mellem kommunerne og FIF, herunder hvilke indkøbsområder FIF er ansvarlig for at varetage og hvilke der anses for hensigtsmæssigt at bibeholde i kommunerne, f.eks. rengøringsområdet som kan være vanskelige at lave aftaler på, idet hver kommune har forskellige politiske ønsker. FIF skal bl.a. udarbejde udbudsplaner for en årrække, eventuelt i samspil med og i forlængelse af kommunernes årlige budgetforhandlinger. Det skal drøftes, om FIF skal varetage lokale udbud eller udelukkende koncentrere sig om fællesudbud, tidsfrister for hvornår udbud skal kunne forventes mv. Etableres denne type klarhed om samarbejdet, vil der være en klar forventningsafstemning mellem FIF og kommunerne, hvilket vil medføre sikre arbejdsgange omkring indkøb, udbud og aftaleindgåelse. Kommunerne skal arbejde med at definere hvilket serviceniveau man ønsker at tilbyde borgeren og medarbejderen i forbindelse med indkøb, herunder hvor stort skal sortimentet for et produktområde være, hvilken kvalitet der vælges, og hvorfor det vælges. Side 13 Side 13 af 13