Brugervejledning VCS-Bestilling og forespørgsel hos Semler Logistik

Transkript

1 Brugervejledning VCS-Bestilling og forespørgsel hos Semler Logistik

2 Forord Online-systemet Online-systemet er et integreret administrationsprogram til brug for blandt andet administration af køb og salg af biler køb og salg af reservedele bestilling af hasteordrer værkstedsfakturering økonomi kunde- og kreditorkartotek Hjælpen til Online-systemet Der er udarbejdet et hjælpesystem, som består af Online-hjælp (F1) på mange felter i programmet og et antal manualer, som beskriver, hvordan man gør de enkelte ting. Manualerne er inddelt i 5 hovedområder, som er listet nedenfor: FVS-Forhandlervognsstyringssystemet KUK-Kundestyringssystemet VFT-Værkstedssystemet VFT-Reservedelssystemet VCS-Systemet til bestilling og forespørgsel hos Semler Logistik/Importørlageret Målgruppe Målgruppen for manualerne er nye eller lettere erfarne brugere af Onlinesystemet, som gerne vil have et indblik i, hvordan det virker. Manualerne kan bruges til undervisningsbrug og selvstudium. VCS version 2 - print Side 1

3 Oversigt I Kapitel 1 er der en oversigt over Funktionstaster, Aktionstaster, Søgemuligheder og så videre, så du hurtigt kan slå begreber op, som optræder i programmet. Copyright (R) 2004 VCS version 2 - print Side 2

4 Indholdsfortegnelse Forord 1 Indholdsfortegnelse 3 Kapitel 1 - Oversigt 4 Sådan findes hjælp i Online-systemet 5 F1-hjælpeskærm 5 Fejlskærm 5 Søgning 6 Sådan bruges F-tasterne 9 Sådan bruges aktionstasterne 10 Kapitel 2 - Sådan bestilles en reservedel på importørens lager 11 Sådan ændres/søges på en reservedelsordre 15 Kapitel 3 - Sådan forespørges på reservedele hos importøren 17 Gennemgang af de tyske betegnelser i P75 19 Kapitel 4 - Sådan foretages en fakturaforespørgsel 21 Sådan kan du se den færdige faktura 24 Indeks 25 VCS version 2 - print Side 3

5 Kapitel 1 - Oversigt Introduktion Formålet med denne manual er at beskrive, hvordan man bestiller reservedele og laver forespørgsler på Semler Logistiks varelager. Nogle af funktionerne i VCS-menuen stammer fra Volkswagens tyske systemer, og har derfor tyske tekster og felter. Disse felter er forklaret i manualen. Der er punkter i VCS-menuen som også findes i VFT-menuen (reservedele), og som derfor er beskrevet der. KT21 KT22 KT23 KT41 KT46 Indhold Følgende emner bliver behandlet i manualen: Emne Oversigt Sådan bestilles en reservedel Sådan forespørges på reservedele hos importøren Sådan foretages en fakturaforespørgsel VCS version 2 - print Side 4

6 Sådan findes hjælp i Online-systemet Introduktion I dette afsnit beskrives de måder, hvorpå du kan få hjælp i Onlinesystemet. F1-hjælpeskærm Vigtigt Ved at trykke på F1 kommer du ind på online-hjælpen til enten hele skærmbilledet eller det enkelte felt. Du får hjælp til hele skærmbilledet, hvis du stiller dig øverst til venstre i billedet, hvor programnavnet står. Når du står på det enkelte felt, får du hjælp til dette felt. Hvis du står i F-feltet, kan du finde en beskrivelse af, hvordan man bruger F-tasterne. Du kan bladre i F1-hjælpen, hvis der er flere sider, og du kan lukke den igen med F3. Der er ikke lavet felthjælp til alle felter og skærme. Fejlskærm Når du har lavet en fejl i fx. en indtastning, vil Online-systemet melde tilbage med en fejlmeddelelse, som lægger sig ovenpå dit almindelige skærmbillede, og som kan lukkes med F3. Det er vigtigt, at du læser fejlmeddelelsen for at få en indikation af, hvad du har gjort forkert. VCS version 2 - print Side 5

7 Søgning Der findes fire forskellige former for søgninger i det enkelte skærmbillede: Søgning med F4 Når F4 står med en tekst på listen over funktionstaster nederst i dit skærmbillede, kan du bruge F4 til at søge med. Når du trykker på F4, kommer du ind på en speciel søgeskærm, hvor du kan reducere din søgning til fx. et enkelt navn eller en enkelt dag. Søgning med F4 med Pop op-skærm Når et felt er markeret med > ud for feltnavnet, kan du trykke på F4 og få forskellige muligheder, som et felt kan udfyldes med, i en pop op. Du skal stå først på stregen i feltet, når du trykker på F4. Du får en liste over muligheder i feltet, og du kan vælge den ønskede mulighed. Hvis du udfylder feltet uden at bruge F4, vil Online-systemet tjekke, at indtastningen er rigtig. VCS version 2 - print Side 6

8 Søgning med? med Pop opskærm I nogle felter kan du sætte et? og få forskellige muligheder i en pop op. Du får en liste over muligheder i feltet, og du kan vælge den ønskede mulighed. Hvis du udfylder feltet uden at bruge F4, vil Online-systemet tjekke, at indtastningen er rigtig. Søgning med genvejslinie Du kan desuden søge ved indtastning af kriterier på genvejslinien. Nedenfor er vist eksempler: Hvis du ønsker at se medarbejdere fra afdeling V på en bestemt dato 24. marts 2004, skal det angives således: V1,24,3,2004. VCS version 2 - print Side 7

9 Hvis du vil se alle afdelinger for denne dato, skal kriterierne skrives som følger:,24,3,2004 Det første komma fortæller programmet, at der ikke er noget bestemt ønske til afdeling, idet værdien er blank. VCS version 2 - print Side 8

10 Sådan bruges F-tasterne Introduktion Vigtigt F-tasterne anvendes generelt i hele Online-systemet. Du kan kun bruge de F-taster i det enkelte skærmbillede, som er vist med en tekst nederst på skærmbilledet. F-tasterne bruges forskelligt i Online-systemet. Tjek derfor altid betydningen. Beskrivelse Funktionstast (F-tast) F1 F2 F3 F4 Funktion Online-hjælp til feltet. Du skal stå på feltet, og trykke på F1. Hvis der er online-hjælp til feltet, kommer det frem. Der er ikke hjælp til alle felter. Hvis du trykker alle andre steder i skærmbilledet end på et felt, får du hjælp til hele skærmbilledet. Ingen funktion. Lukker skærmbilledet (og går retur til forrige funktion). Søger (viser søgeskærm). F7 F8 F9 F10 F11 Alt + Insert Pause/Break End Bladrer op. Bladrer ned. Ingen funktion. Bladrer til venstre. Bladrer til højre. Renser skærmbilledet og gør klar til ny indtastning. Retur til VCS-menuen. Renser et felt fra markørens placering og resten af feltet. VCS version 2 - print Side 9

11 Sådan bruges aktionstasterne Vigtigt Der anvendes ikke aktionstaster i VCS-systemet. VCS version 2 - print Side 10

12 Kapitel 2 - Sådan bestilles en reservedel på importørens lager Introduktion Du kan bestille en reservedelsordre på importørens lager i skærmbilledet FT06 Forhandlerordre, som beskrevet nedenfor. Forudsætninger Når du skal bestille en reservedelsordre i FT06 Forhandlerordre, skal du vælge den fra VCS-menuen og trykke >ENTER<. Herefter kommer følgende skærmbillede frem: Vigtigt Forhandlere, der har flere fabrikater, har et forhandlernummer pr. fabrikat. Procedure For at bestille reservedele gør du følgende: Trin Handling 1 Indtast eventuelt reference i feltet ref. Det kan fx. være dit navn eller dine initialer. BEMÆRK: Den reference, du indtaster i feltet ref., vil blive anført som reference på alle reservedels-linier. Hvis du ikke indtaster reference, vil Online-systemet automatisk indsætte dine initialer samt det tidspunkt, hvorpå du åbner skærmbilledet. VCS version 2 - print Side 11

13 Vigtigt Hvis du vil spørge på/ændre på både ordretype og forsendelsesart, skal du sætte spørgsmål i begge felter samtidig, før du trykker >ENTER<. 2 Indtast ordretype. Ordretypen vil som standard være HO, som betyder hasteordre. Du skal rette til den ordretype, du ønsker. BEMÆRK: Når du sætter et? eller renser feltet Ordretype og trykker >ENTER<, vises en pop op-boks med en liste over ordretyper. Indtast ordretypen øverst i pop op-boksen eller vælg ved at flytte markøren ned på den ordretype, du ønsker, og tryk >ENTER<. Se eksempel nedenfor: 3 Indtast forsendelsesart. Du får en oversigt over forsendelsesarter ved at indtaste et? i feltet og trykke >ENTER<. Hvis feltet forsendelsesart ikke udfyldes, inden du har trykket >ENTER< kommer der en pop op-boks frem, der viser en liste over forsendelsesarter. Indtast forsendelsesarten øverst i pop op-boksen eller vælg ved at flytte markøren ned på den forsendelsesart, du ønsker, og tryk >ENTER<. VCS version 2 - print Side 12

14 4 Hvis du har udfyldt felterne ordretype og forsendelsesart uden at bruge pop op-boksene, skal du trykke >ENTER< for at registrere reservedelslinierne. 5 Indtast reservedelsnumre, antal, eventuelt reference og udfyld feltet RO (restordre). I feltet RO (restordre) kan du vælge mellem Nej eller C. BEMÆRK: Hvis du ikke skriver noget i feltet RO, siger du Ja til at få leverancen i restordre, hvis den ikke er på lager. C anvendes, hvis det er en Car down, som betyder at varerne skal bestilles hjem til en bestemt vogn ekspres fra fabrikken til importøren, idet importøren ikke har delen på lager. BEMÆRK: Du skal kun bruge C, hvis det haster virkelig meget! Du kan lave så mange bestillinger på siden, du vil. 6 Tryk >ENTER< for at bestille de indtastede reservedele. Når du har trykket >ENTER< bliver linien blå som indikation af, at ordren er registreret 7 Tryk >ENTER< igen for at indtaste en ny ordre, og rense siden. VCS version 2 - print Side 13

15 VCS version 2 - print Side 14

16 Sådan ændres/søges på en reservedelsordre Introduktion Du har mulighed for at ændre på/søge på en reservedelsordre i skærmbilledet FT04 Vedligehold ordrelinier, før den ekspederes. Du kan rette i felterne Best. (bestilt mængde), RO (Restordre) og Reference. Forudsætninger For at ændre på/søge på en ordre skal du vælge FT04 Vedligehold ordrelinier i VCS-menuen og følgende skærmbillede kommer frem: Procedure Trin Handling 1 Når du går ind i FT04 fra VCS-menuen er søgefelterne øverst i billedet som standard udfyldt med fabrikat, forhandlernummer og N for Nej til restordrer (RO), som vist ovenfor: Hvis du vil søge på andre værdier i felterne eller på et enkelt reservedelsnummer, skal du indtaste disse. BEMÆRK: Hvis ikke du kan huske hele reservedelsnummeret, kan du søge på en del af dette. 2 Tryk >ENTER< for at få en liste. VCS version 2 - print Side 15

17 Vigtigt Det, der står med grønt på skærmen, kan stadig ændres på den måde, at man kan slette eller reducere den bestilte mængde på ordren. Hvis man skal forøge den bestilte mængde, skal man slette ordren og lave en ny eller lave en tillægsordre. På ovenstående billede er forhandlernavnet slettet. Det vil normalt stå i kolonne 2 (Fha) og øverst i billedet. Procedure Du skal følge nedenstående procedure for at ændre på din ordre: Trin Handling 1 Ret i de ordrelinier, der ikke er kaldt ud til ekspedition (grønne), og tryk >ENTER<. Du kan rette i felterne Best. (bestilt mængde), RO (Restordre) og Reference. Linierne, der er kaldt ud til ekspedition, er hvide. 2 Hvis du har indtastet søgekriterier i felterne øverst i skærmbilledet, renser du felterne ved at trykke >ENTER<. 3 Når felterne er renset, kan du foretage en ny søgning. VCS version 2 - print Side 16

18 Kapitel 3 - Sådan forespørges på reservedele hos importøren Introduktion I funktionen P75 Reservedelsforespørgsel kan du forespørge på reservedels- og tilbehørs-varenumre. Oplysningerne, du får her, kommer fra importørens stamdata, og viser bl.a. varens pris, vareart, rabatgruppe, evt. skiftenr., om ønsket mængde er til rådighed, og om forhandleren evt. har varenummeret i restordre. Forudsætninger Når du skal forespørge på reservedels- og tilbehørsvarenumre, skal du vælge P75 Reservedelsforespørgsel i VCS-menuen, og følgende skærmbillede kommer frem: Beskrivelse Feltet FABR.: er udfyldt med det fabrikat, som forhandles af forhandleren og kan ikke ændres. Hvis forhandleren har flere fabrikater, har han et forhandlernummer for hvert fabrikat. Feltet KUNDE er udfyldt med forhandlernummeret og kan ikke ændres. Procedure Du skal følge nedenstående procedure for at forespørge på en reservedel: Trin Handling 1 I feltet TEILENR.: indtastes et varenummer. 2 I feltet MENGE udfyldes eventuelt et antal. (Det stykantal, som du ønsker, at importøren skal kunne levere). 3 Tryk >ENTER<. VCS version 2 - print Side 17

19 4 Hvis du ønsker at forespørge på et andet varenummer, skal du overskrive det nuværende varenummer og eventuelt mængde, og trykke >ENTER<. 5 Hvis du ønsker at forlade funktionen, skal du trykke >PAUSE/BREAK<. På nedenstående skærmbillede vises et eksempel på en forespørgsel: Vigtigt Hvis reservedelen har skiftet nummer, vil det nye nummer stå til højre i kolonnen Dafuer. VCS version 2 - print Side 18

20 Gennemgang af de tyske betegnelser i P75 Vigtigt Idet felterne i dette skærmbillede er skrevet på tysk, gennemgås nedenfor, hvad de tyske betegnelser står for på dansk. Tysk ord FABR: TEILENR. MENGE KUNDE BEZEICHNUNG WARENART TEILEGRUPPE VERF.BESTAND HDL-PREIS GEWICHT VERPACKUNG DAFUER TEILENUMMER RUECKSTANDS- BESTAND BWL-NR DATUM Forklaring Her kan ses det fabrikat, som forhandleren sælger. Her indtastes et varenummer. Her udfyldes eventuelt et antal. (Det stykantal, du ønsker at importøren skal levere). Her vises forhandlernummeret. Her vises delens betegnelse. Her vises delens vareart. Her vises delens rabatgruppe. Her vises, om delen kan leveres. Mulighederne er: På lager, Ikke på lager eller Delvist på lager. Dette vises kun, hvis feltet MENGE er udfyldt med antal, og det ønskede antal er for højt i forhold til det antal, der er på lager. Her vises delens salgspris eksklusiv moms. Her vises delens vægt i kg. Her vises emballagemængde (hvor mange enheder, der er i en pakke). Hvis det forespurgte varenummer har skiftet nummer, vises det nye varenummer i højre side af skærmbilledet i kolonnen DAFUER. Her vises varenummeret, som erstatter det forespurgte varenummer. Her vises forhandlerens eventuelle restordrepositioner på det forespurgte varenummer. Her vises følgeseddelnr. Her vises dato. VCS version 2 - print Side 19

21 Art Her vises art (fx. hasteordre eller månedsordre). VCS version 2 - print Side 20

22 Kapitel 4 - Sådan foretages en fakturaforespørgsel Introduktion I funktionen FT40 Forhandlerfaktura-søgning kan du forespørge på en faktura fra importørens reservedels- og tilbehørsafdeling. Her kan du søge på et udvalgt fakturanummer, en prioritet (ordretype), en fakturadato eller en kombination af de to sidstnævnte kriterier. Forudsætninger Du kan vælge FT40 Forhandlerfaktura-søgning fra VCS-menuen og følgende skærmbillede kommer frem: Beskrivelse På ovenstående skærmbillede har du nu følgende muligheder: Mulighed Handling 1 Når den faktura, du søger på, vises på ovenstående oversigtsside, kan du placere cursor et vilkårligt sted på den aktuelle linie og tryk >ENTER<. Herved vises fakturaen på skærmen. (Skærmbilledet FT41 Forhandlerfaktura kommer frem). Du vender tilbage til FT40 Forhandlerfaktura-søgning med F3. 2 Hvis du vil søge på et udvalgt fakturanummer, skal du indtaste det aktuelle nummer i feltet Faktura og trykke >ENTER<. Herved vises fakturaen på skærmen. (Skærmbilledet FT41 Forhandlerfaktura kommer frem). 3 Hvis du vil søge på en udvalgt prioritet (ordretype), og/eller en udvalgt fakturadato, skal du indtaste dine kriterier i feltet Prio, og/eller i feltet Fakt. Dato og trykke >ENTER<. Herved vises de fakturaer, som opfylder de VCS version 2 - print Side 21

23 ønskede kriterier. Hermed listes de gyldige koder i feltet Prio: Kreditering Ombytningsordre RO-levering fra hasteordre Hasteordre Månedsordre RO-levering fra månedsordre Debet/kredit uden beholdningsændring Vigtigt Fakturadato skal udfyldes i format ÅÅMMDD (årmåneddato) uden mellemrum eller streger (041108). På nedenstående skærmbillede er der søgt i feltet Prio. på kode 13 Hasteordrer: Idet der ikke er felthjælp til VCS, gives i det følgende en beskrivelse af de vigtigste felter i FT40. VCS version 2 - print Side 22

24 Beskrivelse Felt Faktnum. Beskrivelse Her vises det 6-cifrede importør-fakturanummer. Mrk. Uforhdl. Fakt-dato Fakt-total i/moms Pos. Ordre art F4:Print Her vises med en kode, hvordan fakturaen er dannet: B = Batchjob O = Onlinejob Her vises om fakturaen er dannet til en underforhandler ved at vise underforhandlerens forhandlernummer Her vises fakturadatoen i formatet ÅÅMMDD. Her vises fakturabeløbet inkl. moms Her vises hvor mange positioner (varenumre), der er på den enkelte faktura. Her vises ordrearten med en tekst. Feltet viser den printer, som er sat op til programmet, og som fakturaen kommer ud på, når du trykker på F4. Printeren kan evt. ændres til en anden gyldig printer. VCS version 2 - print Side 23

25 Sådan kan du se den færdige faktura Introduktion Herunder vises et eksempel på skærmbilledet FT41 Forhandlerfaktura. Se Sådan foretages en fakturaforespørgsel på side 21 for at se, hvordan du kommer frem til FT41 Forhandlerfaktura. Beskrivelse Nedenstående skærmbillede er et eksempel på en faktura: VCS version 2 - print Side 24

26 Indeks A ÅÅMMDD 22 F faktura 21;24 fakturadato 21 fakturaforespørgsel 21 fakturanummer 21;23 forsendelsesart 12 K kunde 17 M menge 17;19 O ordrearten 23 ordrelinier 16 ordretype 12 R rabatgruppe 17;20 reference 11 reservedelsnumre 13 reservedelsordre 15 S skiftenr 17 stamdata 17 T teilenummer 17 V vareart 17;20 VCS version 2 - print Side 25