Myndighedskrav UVM J.nr VTU Sags nr

Transkript

1 Myndighedskrav Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings myndighedskrav til registrering og indberetning af studieaktivitet og optagstal ved de videregående uddannelsesinstitutioner UVM J.nr VTU Sags nr

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 2 1. INDLEDNING STUDIEAKTIVITET VED ORDINÆRE UDDANNELSER (STÅ) STUDENTERÅRSVÆRK (STÅ) STÅ-OPGØRELSESMETODER SÆRLIGE STÅ BEGRÆNSNINGER PÅ OPTJENING AF STÅ TAKSTTILKNYTNING TIL STÅ OPGØRELSE OG INDBERETNING AF ORDINÆR UDDANNELSE OPGØRELSESPERIODE KRAV TIL INDBERETNING AKTIVEREDE PÅ ORDINÆR UDDANNELSE STUDIEAKTIVITET VED ÅBEN UDDANNELSE (ÅRSELEVER) VÆGTE FOR AKTIVITETEN TILSKUDSLOFTER SÆRLIGE ÅRSELEVER OPGØRELSE OG INDBERETNING AF ÅBEN UDDANNELSE INDBERETNING TIL MINISTERIERNE AKTIVEREDE PÅ ÅBEN UDDANNELSE INTERNATIONALISERINGSAKTIVITET UDVEKSLINGSSTUDERENDE OPGØRELSE OG INDBERETNING FÆRDIGGØRELSESAKTIVITET FULDFØRELSESSTUDERENDE OPGØRELSE OG INDBERETNING OPTAGELSESTAL VED DE ORDINÆRE UDDANNELSER FAKTISK OPTAG FORVENTNINGER TIL NÆSTE ÅRS STUDENTEROPTAG OPGØRELSE OG INDBERETNING REVISION OG KONTROL... 25

3 9. 1 INDBERETTEDE STUDIEAKTIVITETER TIL MINISTERIERNE INDBERETTEDE AKTIVEREDE TIL MINISTERIERNE OPGØRELSE OG INDBERETNING AF PH.D. OPLYSNINGER26 Bilagsoversigt: Kodebilag til Myndighedskrav består af: UVM og VTU: Indskrivningsform + delformål UVM: Aktivitetsgruppekode + opgørelsesmetode UVM: Aktivitetsgruppekode + semesteropdeling UVM: Landekoder VTU: Aktivitetsgruppekode + opgørelsesmetode VTU: Ph.D. - register VTU: ISO - landekoder 3

4 4 1. Indledning Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastsætter myndighedskrav til opgørelsen af ressourceudløsende studieaktiviteter og optagelsestal med henblik på at sikre, at tildeling af bevillinger og tilskud til studieaktiviteter foregår på et korrekt og ensartet grundlag, samt for at sikre, at der opsamles, indberettes og offentliggøres korrekte data for studieaktiviteten. Indberetning af ressourceudløsende aktiviteter og optagelsestal danner grundlag for: 1. Beregning af selvejende institutioners taxametertilskud og statsinstitutioners forventede taxameterbevillinger for finansåret. 2. Regulering af selvejende institutioners á conto tilskud og regulering ved tillægsbevillingsloven af statsinstitutioners taxameterbevilling. 3. Prognosticering af fremtidige aktiviteter og taxameterbevillinger og -tilskud. 4. Prognosticering og dimensionering af det fremtidige optagelsestal. Som grundlag for ressourceudløsning skal den faktiske studieaktivitet opgøres på et ensartet grundlag og omregnes til årsenheder. For ordinære uddannelser opgøres aktiviteten i studenterårsværk (STÅ), mens aktiviteten for åben uddannelse opgøres i "årselever". Såvel STÅ ved de ordinære uddannelser som årselever ved åben uddannelse opgøres ved summering af studieaktiviteter (evt. af forskelligt omfang, jf. nedenfor) i opgørelsesperioden på tværs af enkeltstuderende. For hver registrering af en studieaktivitet skal der være en entydig sammenhæng til en bekendtgørelse eller en studieordning. Som et tillæg til den egentlige studieaktivitet ved ordinær uddannelse kan der yderligere opgøres et antal udvekslingsstuderende, der udfra nærmere retningslinier udløser et internationaliseringstaxameter, samt en antal færdiggørelsesstuderende, der udfra nærmere retningslinier udløser et færdiggørelsestaxameter. Internationaliseringstilskud til udvekslingsstuderende på korte videregående uddannelser under 20.6 ved institutioner under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling afholdes af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Arbejdsformidlingen (AF) og kommuner skal betale for uddannelse af personer, der deltager i uddannelse i henhold til Bek. nr. 883 af 29. oktober 2003 og bekendtgørelse nr af 13. december 2002 om betaling for uddannelse i forbindelse med visse tilbud efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Følgende aktiverede ledige i uddannelse er omfattet af ordningen:

5 5 1. ledige, der modtager dagpenge eller ydelser efter 55 i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. (dagpengemodtagere), 2. personer, der modtager kontanthjælp eller starthjælp efter lov om aktiv socialpolitik alene på grund af ledighed (arbejdsmarkedsparate), 3. personer, der modtager kontanthjælp eller starthjælp efter lov om aktiv socialpolitik, på grund af problemer ud over ledighed (ikke-arbejdsmarkedsparate) samt 4. personer i forrevalidering efter 46, stk. 1, 3. punktum, i lov om aktiv socialpolitik, der modtager kontanthjælp eller starthjælp efter lov om aktiv socialpolitik. For ovenstående aktiverede ledige skal institutioner under Undervisningsministeriet og Videnskabsministeriet opkræve betaling hos AF eller kommunerne med udgangspunkt i den fulde takst iht. ministeriernes takstkataloger. Institutioner under Undervisningsministeriet, som er omfattet af Undervisningsministeriets momskompensationsordning, benytter taksten inkl. moms., jf. i øvrigt Undervisningsministeriets hjemmeside om salg af uddannelser til kommuner og AF (aktivering): Institutionsøkonomi og tilskud samt tilmeldingsblanket til brug for tilmelding af aktiverede: Finansieringsomlægning. Institutioner under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling henvises til nærmere information på ministeriets hjemmeside: Temaer Betaling for udenlandske studerende. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling stiller krav til korrekt registrering i de studieadministrative systemer og indberetning af personer, der deltager i uddannelse iht. ovennævnte bekendtgørelser vedr. aktiverede studerende. Ministerierne stiller endvidere krav om formen for indberetningerne, jf. afsnit 3.3 og afsnit 5.2.

6 6 2. Studieaktivitet ved ordinære uddannelser (STÅ) Ved aktivitet forstås beståede uddannelsesdele. Uddannelse er i denne forbindelse et opgørelsesmæssigt samlebegreb, der kan dække over flere enkeltuddannelser på institutionen. Evalueringen af den beståede aktivitet kan være skriftlig/mundtlig eksamen, afløsningsopgaver, rapporter, overholdt mødepligt m.m. Hver enkelt STÅ-udløsende aktivitet skal være forsynet med en entydig identifikation indenfor institutionen. Koder til identifikation defineres ikke af ministerierne, men er interne på institutionerne. Koden må kun kunne ændres, såfremt de aktiviteter, der har udløst STÅ, på ethvert tidspunkt på anden vis kan identificeres og dokumenteres. Krav til indberetning af studieaktivitet beskrives i afsnit 3.2. Når flere eksamener er knyttet sammen i en gruppe, der samlet skal bestås, udløser de enkelte eksamener umiddelbart ressourcer, hvis de er blevet bedømt til karakteren 6 eller mere, eller hvis de i øvrigt er bedømt som bestået. Eksamener, der ikke opfylder ovenstående men vil kunne indgå i gruppeeksamenen, udløser først ressourcer på det tidspunkt, hvor gruppen som helhed er bestået. Det gælder også grupper, der strækker sig over flere år. Hele gruppen tildeles den takst, der er gældende på indberetningstidspunktet Studenterårsværk (STÅ) Studieaktivitet ved ordinær uddannelse opgøres i studenterårsværk (STÅ), hvor 1 STÅ defineres som studieaktivitet i et omfang svarende til et års normeret studietid. 1 STÅ skal angives i decimalbrøk med 4 decimaler (fx 0,4500 STÅ). Hvis en studieordning angiver omfanget af aktivitetsmoduler/semestre i ECTS-points, skal der ved omregningen til STÅ anvendes forholdet 1 STÅ = 60 ECTS-points. Der behøver ikke at være et eksamensaktivitetsomfang på netop 1,0000 STÅ på det enkelte år i studieplanen. For alle studieordninger gælder dog, at der ikke kan planlægges mere eksamensaktivitet end 1,0000 STÅ for det første år, sammenlagt 2,0000 STÅ for de første to år, sammenlagt 3,0000 STÅ for de første tre år og så fremdeles gennem den samlede normerede studietid. Ovenstående er et krav til studieordningens normerede eksamensaktivitet, men den enkelte studerende må i praksis gerne gennemføre sit studium hurtigere end normeret, og derved optjene mere end 1,0000 STÅ pr. år.

7 2. 2 STÅ-opgørelsesmetoder STÅ på ordinære uddannelser kan opgøres på basis af tre forskellige opgørelsesmetoder: 1. Eksamens-STÅ 2. Semester-STÅ 3. Tilstedeværelses-STÅ Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastsætter for hver enkelt uddannelse, hvilken opgørelsesmetode, der skal anvendes (se kodebilaget). Eksamens-STÅ Eksamens-STÅ er baseret på tælling af beståede, hhv. godkendte, uddannelsesdele eller eksamener. Hver uddannelsesdel/eksamen kan udgøre en større eller mindre del af den normerede studieaktivitet for et studieår. 1 STÅ er lig med en/et antal uddannelsesdel(e)/-eksamensaktivitet(er) af et samlet omfang svarende til et års normeret studietid. Det skal i studieordningerne fastlægges, hvilken STÅ-vægt et aktivitetsmodul har. Nedenstående oversigt viser et eksempel herpå for bacheloruddannelsen i biologi. Biologi, Bachelor. Normeret studietid : år Studieordning : yyyy Aktivitet Studieår Aktivitetsgruppe STÅ Grundlæggende matematik 1 Matematik 0,2000 Grundlæggende fysik 1 Fysik 0,3000 Kemi 1 1 Kemi 0,3000 Biologi 1 2 Biologi 0,5000 Biologi 2, øvelser 2 Biologi 0,5000 Biologi 3 3 Biologi 0,5000 Feltkurser 3 Biologi 0,4000 Valgfri kurser 2 og ,3000 Samlet 3,0000 Eksamens-STÅ anvendes som hovedregel ved universitetslovinstitutioner, ingeniøruddannelser og på visse uddannelser på CVUinstitutionerne. Semester-STÅ Semester-STÅ er et udtryk for beståede/godkendte semestre. Et semester skal være aktivt godkendt som bestået, før end det må registreres som godkendt. Der er fx ikke tilstrækkeligt, at semesteret er gennemført. Semester-STÅ skal angives eksklusiv omgængere, studerende under orlov samt hængere (gennemførte, men endnu ikke godkendte semestre). Meritgivende dele af et semester tilrettelagt i udlandet kan indgå i opgørelsen af et bestået/godkendt semester. 7

8 8 1 semester svarer til 0,5000 STÅ, og 2 semestre eller et helt studieår svarer til 1,0000 STÅ. Der kan ikke opgøres mindre end 0,5000 STÅ, det vil sige 1 bestået/godkendt semester. Semester-STÅ anvendes som hovedregel på de mellemlange videregående uddannelser, herunder de fleste uddannelser på CVU-institutioner samt på de korte videregående uddannelser ved erhvervsskolerne. Tilstedeværelses-STÅ Tilstedeværelses-STÅ opgøres ved tælling af antallet af tilstedeværende studerende et bestemt antal dage efter startdato. 1 tilstedeværende studerende på tællingsdagen udløser STÅ i forhold til varigheden af den aktivitet, den pågældende deltager i. Ministerierne fastsætter for hver enkelt uddannelse med tilstedeværelses-stå, hvilken tælledag, der skal anvendes. STÅ ved uddannelsesaktiviteter, der løber over flere semestre, kan skulle fordeles på to finansår efter udmeldte vægtfordelinger, som ministerierne fastlægger for de pågældende uddannelser. Tilstedeværelses-STÅ anvendes for ordinære uddannelser primært som opgørelsesmetode på ingeniøruddannelsernes adgangs- og værkstedskurser samt på enkelte andre uddannelser. Optællingsregler i forbindelse med STÅ-opgørelse af Adgangskurser: Antallet af fortsat indskrevne studerende på 20. dagen efter studiestart hvert semester/halvår optælles og udgør hermed STÅ-grundlaget efter formlen: ½ STÅ = 1 fortsat indskreven studerende på 20. dagen efter studiestart på et semester/halvår Særlige STÅ Merit Uddannelsesaktiviteterne skal udløse bevilling på den institution, hvor de foregår, uanset om de bestås af studerende, der er indskrevet til en uddannelse på en anden institution, der har det faglige ansvar. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har i visse tilfælde godkendt andre regler for registrering og indberetning af uddannelsesaktivitet i forbindelse med institutioners samarbejde om udbud af uddannelser. Udgangspunktet er således, at et uddannelseselement/semester, der godkendes som gennemført ved en anden institution (merit), ikke medregnes i opgørelsen af staminstitutionens ressourceudløsende STÅ. Den meritgivende institution skal dog registrere meritaktiviteten særskilt og indberette den til Danmarks Statistik. Meritaktiviteten er pt. frivillig at indberette til ministerierne. Den meritgivende institution afgør omfanget af STÅ et uddannelseselement/semester gennemført ved en anden institution kan meriteres til. I forbindelse med undervisning for hele hold, der er rekvireret på anden (gæste)institution, kan kurset opfattes som en aktivitet på staminstitutio-

9 nen, der så indberetter aktiviteten. Der aftales betalingsordning mellem stam- og værtsinstitutionen. Gæstestuderende En gæstestuderende er en studerende, der er indskrevet ved en dansk eller en udenlandsk uddannelsesinstitution (staminstitutionen), men gennemfører en del af sin studieaktivitet ved en anden (værtsinstitutionen). Kun gæstestuderende med stamstudie på en anden uddannelse kan udløse ressourcer. Gæstestuderendes aktiviteter skal registreres og opgøres særskilt som Gæste-STÅ ved værtsinstitutionen efter samme regler og STÅ-vægte som for institutionens egne ordinære STÅ. Kun helt gennemførte og godkendte aktiviteter (ved semester-stå: semestre) kan således medregnes som Gæste-STÅ. Hvis udenlandske studerende deltager i et af Danmark anerkendt udvekslingsprogram eller institutionsaftale, og uddannelsesaktiviteten ikke finansieres herigennem, eller er indskrevet som individuelle gæstestuderende/free-movers, skal optjente STÅ udløse taxameter på linie med værtsinstitutionens ordinære studerende. Hvis der er tale om andre programmer / aftaler må STÅ ikke udløse taxameter. Aktiviteten fra gæstestuderende er ressourceudløsende for værtsinstitutionen, og aktiviteten indberettes til Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, men ikke til Danmarks Statistik, hvortil gæstestuderende normalt ikke indberettes. Det gør til gengæld den merit, som den studerende får godskrevet på sin staminstitution, jf. ovenfor. Praktikudskillelse Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastsætter, hvilke uddannelses- og praktikelementer i hver enkel uddannelse, der er ressourceudløsende. STÅ optjent ved obligatoriske praktikelementer i uddannelsen, skal opgøres og indberettes særskilt (Praktik-STÅ), for hhv. ressourceudløsende praktik og ikkeressourceudløsende praktik. På mellemlange videregående uddannelser med Semester-STÅ eller Tilstedeværelses-STÅ som tællemetode, har Undervisningsministeriet fastlagt praktikudskillelsen pr. semester med udgangspunkt i de enkelte bekendtgørelser (se kodebilaget). Institutionerne kan frit placere obligatorisk praktik i løbet af uddannelsen, hvis bekendtgørelsen giver mulighed herfor, men den centralt fastlagte praktikudskillelse angiver, hvornår studieaktivitet skal indberettes som hhv. teori og praktik Begrænsninger på optjening af STÅ En studerende kan kun optjene STÅ én gang for et bestemt uddannelseselement/semestertrin.

10 Såvel staminstitutionens studerende som gæstestuderende kan kun optjene STÅ for aktiviteter, der: indgår i en studieordning for den pågældendes uddannelse. er godkendt som en del af den studerendes studieramme inden påbegyndelsen. Studerendes eksamener taget i udlandet udløser ikke STÅ til staminstitutionen. Praktik-STÅ, der er godkendt til at modtage praktiktakst, kan dog efter godkendelse i ministerierne tilrettelægges i udlandet, hvis det er i overensstemmelse med uddannelsesbekendtgørelsen. Der kan ikke optjenes ordinære STÅ for aktiviteter, hvor den studerende er indskrevet under åben uddannelse eller er ph.d.-studerende. Efter skriftlig godkendelse af Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling kan visse institutioner, hvor bekendtgørelsen åbner op for dette, udvide studierammen for en studerende med det formål at forbedre normalforudsætningerne for start på en overbygningsuddannelse. Ministeriernes godkendelse sker på individniveau. Studietidsrammen for den enkelte studerende kan udvides med op til 1 STÅ i forbindelse med propædeutik. Udvidelsen skal ske på bacheloruddannelsen eller på et sidefag. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastlægger hvilke uddannelser, der kan udvides med op til hhv. ½ års og 1 års propædeutik Taksttilknytning til STÅ Hver institution skal tildele de enkelte eksamener en institutionsunik kode. Hver enkelt af disse koder henføres af institutionen på entydig vis til en aktivitetsgruppe. Aktivitetsgruppen skal knytte sig til udbyderen af den pågældende eksamen og ikke til den studerendes indskrivningsforhold. Såfremt én udbyder vælger at samlæse et kursus, der indgår i studieordningen på to forskellige uddannelser, kan aktivitetsgruppen efter aftale med ministeriet knyttes til den studerendes indskrivningsforhold. Taksttilknytning af aktivitetsgruppen skal ske efter de af ministeriernes udmeldte sammenhænge mellem aktivitetsgrupper og takstgruppekoder. Ved uddannelser, der er godkendt som kombinationsuddannelse bestående af uddannelseselementer fra rene uddannelser efter netværksmodellen, skal institutionen for hvert uddannelseselement fordele studieaktiviteten på de tilknyttede aktivitetsgrupper og takstkodegrupper. Enkelte kombinationsuddannelser registreres dog som ét samlet uddannelseselement med én aktivitetsgruppekode men med to takstkodegrupper efter en udmeldt fordeling.

11 11 3. Opgørelse og indberetning af ordinær uddannelse 3. 1 Opgørelsesperiode Ressourceudløsende aktiviteter opgøres efter to forskellige opgørelsesperioder til hhv. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling og til Undervisningsministeriet. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling: Ressourceudløsende aktiviteter opgøres samlet for perioden indtil 30. september i indberetningsåret fra 1. oktober i det forudgående år. Ved midtvejsindberetningen pr. 1. april indberettes et ikke ressourceudløsende skøn for hhv. perioden fra 1. oktober til 31. marts og for perioden 1. april frem til den 30. september. Den endelige indberetning til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling af de ressourceudløsende aktiviteter skal foretages den 6. oktober hvert år. Undervisningsministeriet (inkl. indberetning af ordinær KVU/MVUuddannelse ved institutioner under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling): Der foretages to årlige indberetninger. I 1. halvår af finansåret indberettes aktivitet for opgørelsesperioden 1. september til 28. februar (1 halvår af studieåret). I 2. halvår af finansåret indberettes aktivitet for opgørelsesperioden 1. marts til 31. august (2. halvår af studieåret). Indberetningerne sker i marts og september. Der henvises i øvrigt til UVM s indkaldelsesbreve vedrørende indberetning af ordinær uddannelse. Registrering af godkendte semester- og eksamensaktiviteter sker, når godkendelsen/eksamensresultatet foreligger. Bedømmelsesdatoen er afgørende for, hvilken opgørelsesperiode STÅ henføres til. Godkendelsen af den enkelte studerendes semester- eller eksamensaktivitet skal være dokumenteret og reviderbar. For tilstedeværelses-stå er tælledatoen for de ressourceudløsende (tilstedeværende) studerende den 1. oktober og den 1. marts.

12 3. 2 Krav til indberetning Ved to eller flere institutioners samarbejde om udbud af en uddannelse indberettes STÅ af hver enkelt institution for sig med mindre anden indberetningsprocedure er godkendt. Til Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings brug indberettes aktivitetstyperne: Teori-STÅ Praktik-STÅ Merit-STÅ (frivillig, for institutioner under VTU) Indberetning skal ske som sum af aktiviteten fordelt på: Institution Aktivitetsgruppe Delformål Aktivitetstype Indskrivningsform, herunder gæstestuderende Optagelsesårgang/studiestart (pt. ikke for alle aktivitetsgrupper, se vejledning ved indberetning) Semester (pt. ikke for alle aktivitetsgrupper, se vejledning ved indberetning) Antal studerende Rekvirent Aktiviteten skal indberettes med angivelse af den periode, hvor STÅ er optjent. Hvis en aktivitet vedrører en allerede indberettet periode, skal aktiviteten indberettes særskilt med den rigtige dato for periodestart og periodeslut. Indberetningen kan opdeles i en ressourceudløsende og en ikke ressourceudløsende del efter ministeriernes konkrete vejledning. Indberetning til Undervisningsministeriet skal foregå elektronisk, enten via det studieadministrative system SIS eller via Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal Aktiverede på ordinær uddannelse Studieaktiviteten for alle aktiverede studerende på ordinær uddannelse skal betales direkte til institutionen af de aktiverende myndigheder med fuld takst til faktisk bestået/godkendt aktivitet. Institutionen træffer selv aftale med den aktiverende myndighed om betalingen, jf. bekendtgørelserne. Afregningen skal ske iht. ministeriernes elektroniske takstkataloger for alle takster, den aktiverede udløser. Institutioner, som er omfattet af Undervisningsministeriets momskompensationsordning benytter takster inkl. moms. Registrering af tilmeldte aktiverede ved studiestart

13 Institutionen har pligt til at sikre, at studerende, der er aktiverede iht. en tilmeldingsblanket registreres korrekt. Tilmeldingsblanketter for uddannelser under hhv. Undervisningsministeriet og Videnskabsministeriet findes på ministeriernes hjemmesider. Opgørelse af aktivitet til den aktiverende myndighed Den aktiverende myndighed tilmelder de aktiverede studerende inden studiestart hvert semester. Institutionerne skal ved start af hvert semester opgøre, hvor mange studerende der er tilmeldt som aktiverede med en tilmeldingsblanket. Ved opgørelse af uddannelser under Undervisningsministeriet er det præciseret, at opgørelsen foretages pr. 1/2 og pr. 1/9. Indberetning af aktivitet til ministerierne Indberetningen til ministerierne foretages som en integreret del af de årlige tilskudsmæssige STÅ-indberetninger. Aktivitet optjent af studerende, der er tilmeldt som aktiverede på opgørelsestidspunktet, indberettes som ikke-ressourceudløsende med oplysning om aktiverings-rekvirent. 13

14 14 4. Studieaktivitet ved åben uddannelse (årselever) Efter- og videreuddannelsesaktivitet ved de mellemlange og lange videregående uddannelsesinstitutioner udbydes som hovedregel efter reglerne om åben uddannelse. Ved åben uddannelse opgøres studieaktiviteten i årselever. En årselev er en studerende, der har betalt for uddannelsesaktiviteter med et omfang på et års heltidsuddannelse Vægte for aktiviteten For kompetencegivende undervisning (uddannelser) fremgår det af studieordningen, hvilken vægt et aktivitetsmodul (kursus) har i forhold til en årselev (vægten er fastsat som en decimalbrøk med 4 decimaler). Summen af vægtene for de enkelte moduler i en uddannelse må ikke overstige den normerede studietid. For den ikke kompetencegivende undervisning, d.v.s. fagspecifikke kurser af 1-4 ugers varighed, er en årselev en studerende, der har betalt for undervisning i undervisningstimer af mindst 45 minutters varighed. En studerende vil på et enkelt fagspecifikt kursus af maksimal længde udgøre 1/10 årselev. Indgår de studerende i fleksible forløb, hvor der vælges fag og moduler fra forskellige diplom og masteruddannelser, gives et uddannelsestaxameter pr. årselev til det afsluttende projekt. Herudover ydes et særligt tilskud til vejledning i forbindelse med fleksible forløb. Vejledningstilskuddet ydes efter antallet af personer der betaler for og får vejledning samt udarbejdet en uddannelsesplan i forbindelse med forløbet Tilskudslofter På undervisningsministeriets område er der for finansåret 2005 fastsat tilskudsloft for fagspecifikke kurser af 1-4 ugers varighed Dimensionering af meritlærer Fra efteråret 2004 er indført dimensionering på meritlæreruddannelsen. Brev af 15. juni 2004 til institutionerne om udmelding findes på: Brev af 22. september 2004 til revisorer for udbydere af meritlæreruddannelsen findes på: under Indberetnings- og Brevportalen Særlige årselever Der må ikke opkræves deltagerbetaling for studieaktivitet, for hvilken der er givet merit. Tilsvarende ydes ikke tilskud til aktivitet for hvilken, der givet merit.

15 15 Gæstestuderende Aktiviteter indberettes til Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. En gæstestuderende er en ÅUstuderende, der er indskrevet ved én uddannelsesinstitution (staminstitutionen), men gennemfører en del af sin studieaktivitet ved en anden. Værtsinstitutionen modtager deltagerbetaling. Praktik Praktik afholdt i forbindelse med åben uddannelse kan kun udløse takst efter særlig godkendelse af Undervisningsministeriet eller Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Der er givet godkendelse hertil til 5446 Merit-Lærer.

16 16 5. Opgørelse og indberetning af åben uddannelse 5. 1 Indberetning til ministerierne Til Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings brug indberettes aktiviteten fordelt på: Institution Aktivitetsgruppe Delformål Aktivitetstype (krævet til Undervisningsministeriet) Indskrivningsform Semester (ikke for alle aktivitetsgrupper) Antal kursister Antal årselever Indberetningen kan opdeles i en ressourceudløsende og en ikke ressourceudløsende del efter ministeriernes konkrete vejledning. Der stilles i visse tilfælde krav om, at deltagerbetalingen indberettes sammen med aktiviteten. Indberetning til Undervisningsministeriet skal foregå elektronisk, enten via det studieadministrative system SIS eller via Undervisningsministeriets indberetnings- og brevportal. Der indberettes i følgende terminer: Institutioner under Undervisningsministeriet (undtagen de tekniske CVU er/ingeniørhøjskoler) indberetter 4 gange årligt, i kvartaler, der følger kalenderåret: den 5. april indberettes deltagere, der har betalt på indberetningsdagen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. januar til 31. marts. den 5. juli indberettes deltagere, der har betalt på indberetningsdagen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. april til 30. juni. den 5. oktober indberettes deltagere, der har betalt på indberetningsdagen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. juli til 30. september. den 5. januar indberettes deltagere, der har betalt på indberetningsdagen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1.oktober til 31. december. Semesteropdelt undervisning indberettes i det kvartal undervisningen starter.

17 De tekniske CVU er/ingeniørhøjskoler indberetter 4 gange årligt jf. nedenstående: den 9. marts indberettes deltagere, der på indberetningsdagen har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. december året før til 15. februar. den 8. juni indberettes deltagere, der på indberetningsdagen har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. februar til 15. maj. den 12 oktober indberettes deltagere, der på indberetningsdagen har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. maj til 15. september. den 12. december indberettes deltagere, der på indberetningsdagen har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. september til 30. november. Semesteropdelt undervisning indberettes i det kvartal undervisningen starter. Institutioner under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling indberetter 2 gange årligt: den 8. juni indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. juni har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. september året før til 15. maj. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der er afholdt i det pågældende forårssemester. den 12. oktober indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 5. oktober har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. maj til 15. september. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der afholdes i det pågældende efterårssemester For alle indberetninger gælder, at der kan ske supplerende indberetning for deltagere, der har betalt senest ved fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for det pågældende periode. Fristen for rettidig revisorattestation af den indberettede aktivitet for de enkelte perioder fremgår af vejledningen til revisorerklæringen. Der henvises i øvrigt til UVM s indkaldelsesbreve vedrørende indberetning af åben uddannelse. 17

18 5. 2 Aktiverede på åben uddannelse ÅU-aktiviteten for alle aktiverede deltagere skal fra 2003 og frem betales direkte af de aktiverende myndigheder samt indberettes til ministeriet som ikke-ressourceudløsende med oplysning om rekvirentkode. Registrering af tilmeldte aktiverede ved studiestart Institutionen er pligtig til at sikre, at studerende, der er aktiverede iht. en Tilmeldingsblanket, registreres korrekt. Tilmeldingsblanketten findes på ministeriernes hjemmesider. Opgørelse af aktivitet til den aktiverende myndighed Institutionen fastsætter en betalingsfrist for den aktiverende myndighed på 1 måned fra fremsendelsen af regningen. Afregningen skal ske på iht. ministeriernes elektroniske takstkataloger for alle takster, den aktiverede udløser. Indberetning af aktivitet til ministerierne Indberetningen til ministerierne foretages som en integreret del af de årlige tilskudsmæssige årselev-indberetninger. Der indberettes på identiske datatyper, indskrivningsformer, perioder og aktivitetsgruppekoder. Aktiviteten skal indberettes til ministerierne som ikke-ressourceudløsende og med oplysning om aktiverings-rekvirent. 18

19 19 6. Internationaliseringsaktivitet Til brug for beregning af internationaliseringstilskud skal institutionerne registrere og indberette antallet af udvekslingsstuderende, såvel danske studerende i udlandet som udenlandske studerende i Danmark Udvekslingsstuderende Antal tilskudsberettigede udvekslingsstuderende opgøres efter nedenstående retningslinier. Danske studerende den studerende skal være fuldtidsstuderende. studie- eller praktikopholdet skal indgå som et led i uddannelsen i Danmark. studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneder, ekskl. varigheden af eventuelle forberedelseskurser afholdt i Danmark. studie- eller praktikopholdet skal være et led i enten udveksling inden for et program (NORD-PLUS, LEONARDO, SOCRA- TES, TEMPUS eller lignende) eller være organiseret i forbindelse med en institutionel bi- eller multilateral aftale, der afvikles på institutionsplan, og som i øvrigt gennemføres i henhold til gældende regler. Studie eller praktikopholdet kan også være organiseret som et individuelt freemoverarrangement. Studie eller praktikopholdet skal være godkendt som meritgivende af staminstitutionen inden afrejse. Udenlandske studerende den studerende skal være fuldtidsstuderende på institutionen. studie- eller praktikopholdet skal indgå som et led i uddannelsen i udlandet. Ved praktikophold skal praktikanten være tilknyttet en dansk uddannelsesinstitution studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneders egentlig undervisning i Danmark studie- eller praktikopholdet skal være et led i enten udveksling inden for et program (NORD-PLUS, LEONARDO, SOCRA- TES, TEMPUS eller lignende) eller være organiseret i forbindelse med en institutionel bi- eller multilateral aftale, der afvikles på institutionsplan, og som i øvrigt gennemføres i henhold til gældende regler. Studie eller praktikopholdet kan også være organiseret som et individuelt freemoverarrangement. Der tildeles ikke internationaliseringstilskud for studerende under DIS (Danmarks Internationale Study Program). Én udvekslingsstuderende kan maksimalt udløse ét internationaliseringstilskud pr. institution pr. finansår. Aktiviteten skal være gennemført i det

20 studieår, som ligger til grund for finansåret. Dvs. at et internationaliseringstilskud optjent i studieåret vil udløse tilskud i finansår Aktiviteten skal indberettes sammen med den øvrige ordinære indberetning efter, at den udvekslingsstuderende har opfyldt kravet om et udvekslingsophold af mindst 3 måneders (12 ugers) varighed Opgørelse og indberetning Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling: Opgørelsen af antal udvekslingsstuderende foretages for perioden 1. september til 31. august. Undervisningsministeriet: Der foretages to årlige indberetninger til Undervisningsministeriet. Indberetningen af tilskudsudløsende udvekslingsstuderende skal ske samtidig med de øvrige studenterårsværksindberetninger til de to ministerier. Til Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings brug indberettes aktiviteten fordelt på: antallet af danske studerende (studerende fra dansk staminstitution) fordelt på studiernes hovedområde, opholdets varighed i måneder samt værtsland. Til Undervisningsministeriet indberettes værtsland opdelt på landegruppe, mens indberetningen til Videnskabsministeriet foretages på ISO-landekoder. antallet af udenlandske gæstestuderende (studerende fra udenlandsk staminstitution) fordelt på studiernes hovedområde, opholdets varighed i måneder samt nationalitet (hjemuniversitetets land). Til Undervisningsministeriet indberettes nationalitet opdelt på landegruppe, mens indberetningen til Videnskabsministeriet foretages på ISO-landekoder. Rekvirent Indberetning til Undervisningsministeriet skal foregå elektronisk, enten via det studieadministrative system SIS eller via Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal. En nærmere beskrivelse af kravene til indberetning findes i kodebilaget. Udvekslingsstuderende indberettes ikke til Danmarks Statistik. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling videregiver statistiske oplysninger om internationaliseringsaktiviteten til CIRIUS (Centre for Information and Consultancy about Education and Co-operation Activities).

21 7. Færdiggørelsesaktivitet Til brug for beregning af færdiggørelsestilskud skal institutionerne registrere og indberette antallet af afsluttede studieforløb, dvs. fuldførelses studerende på korte- og mellemlang uddannelser samt bachelorforløb henholdsvis kandidatforløb for universitetsuddannelser uden bachelordel Fuldførelsesstuderende Aktiviteten opgøres som det antal studerende, der har afgangstidspunkt og fuldført uddannelsen med eksamensbevis i opgørelsesperioden. Dette vil fx svare til Afgangstidspunktet ved indberetning til Danmarks Statistik. Der kan alene optælles færdiggørelsestaxameter på beståede, ordinære uddannelser. Således kan der ikke udløses tilskud for forberedende eller adgangsgivende uddannelsesaktivitet, fx propædeutik, suppleringsaktivitet til bachelor- eller kandidatniveau, adgangs- og værkstedskurser og FIFkurser. Færdiggørelsestaxametret udløses af den institution, der udsteder eksamensbeviset. Taxametret udløses uafhængigt af den studerendes studieaktivitet i udlandet. På universitetsuddannelser udløses færdiggørelsestaxameter alene på bachelordelen. Udelte kandidatuddannelser der endnu ikke har implementeret en bachelorstruktur, kan i en overgangsperiode frem til 2009 udløse færdiggørelsestaxameter ved afslutning af kandidatdelen. I overgangsperioden kan der kun udløses færdiggørelsestaxameter fra studerende på udelte kandidatuddannelser, hvis bacheloruddannelsen endnu ikke er fuldt implementeret. På tilknyttede uddannelser, kan der således ikke udløses bonus af studerende på bachelor og udelte kandidatuddannelser samtidig. Ligeledes kan en studerende ikke udløse færdiggørelsestaxameter på en udelt kandidatuddannelse, hvis vedkommende har en bachelorgrad, som indgår i den udelte kandidatgrad. Eksempelvis vil en færdiguddannet diplomingeniør, der optages på civilingeniøruddannelsen ikke udløse færdiggørelsesbonus. Særskilt for IT-universitetet og Danmarks Pædagogiske Universitet, der alene udbyder 2-årig kandidatuddannelse, gælder det, at der udløses et færdiggørelsestaxameter på baggrund af antal afsluttede kandidater Opgørelse og indberetning Indberetningen af tilskudsudløsende aktivitet skal ske samtidig med den øvrige studenterårsværksindberetning. Opgørelse og indberetning foretages efter to forskellige regelsæt til de to ministerier.

22 Der foretages to årlige indberetning til Undervisningsministeriet, jf. afsnit 3. Opgørelse og indberetning af ordinær uddannelse. Aktiviteten opgøres for perioden 1. september til 31. august fordelt på: Institution (Juridisk institution/afdeling) Uddannelseskode Rekvirent Til brug for Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling opgøres aktiviteten for perioden 1. oktober til 30. september fordelt på: Institution DS-uddannelseskode Rekvirent Indberetning til Undervisningsministeriet skal foregå elektronisk, enten via det studieadministrative system SIS eller via Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal. 22

23 8. Optagelsestal ved de ordinære uddannelser Ministerierne stiller krav om registrering og indberetning af optagelsestal for nytilgangen af studiestartere på 1. år på bachelorniveau eller udelte kandidatuddannelser. Optagelsestal skal opgøres på uddannelser og uddannelsesområder efter ministeriernes nærmere anvisning. Der skal for såvel områder med frit optag som for områder med dimensioneret optag indberettes: faktisk optag forventede optagelsestal samme tidspunkt det efterfølgende finansår. På uddannelser finansieret af Undervisningsministeriet skal institutionen sikre sig, at andelen af det samlede optag af udenlandske studerende fra nærmere definerede lande ikke overstiger Undervisningsministeriets udmeldte kvote på 15% for vinteroptaget 2004/ Faktisk og forventet optag Det faktiske studenteroptag (nytilgangen) registreres af institutionerne hvert år pr. 1. marts og pr. 1. oktober ved optælling af antallet af nyindskrevne studerende, som fortsat er indskrevne på skæringsdatoen. Nytilgangen inkluderer både optagelse gennem den Koordinerede Tilmelding og optagne ved efterfølgende udbud af ledige pladser, men ikke optagne på kandidatuddannelsen, overflyttere, genindskrevne eller lignende. Enkelte institutioner indberetter optaget på kandidatniveau af prognosehensyn. Undervisningsministeriet: Oplysninger om nyoptag anvendes i forbindelse med dimensionering og aktivitetsprognoser til finansloven. Pr. 1. marts tælles det antal studerende, der har haft studiestart i januar/februar og som fortsat er indskrevne på institutionen på skæringsdatoen den 1. marts. Hvis den studerende har fået tildelt sin studieplads året før, og først har haft studiestart den efterfølgende vinter er det altid skæringsdatoen den 1. marts, der skal indberettes. Pr. 1. oktober tælles det antal studerende, der har haft studiestart i august/september, og som fortsat er indskrevne på institutionen på skæringsdatoen 1. oktober. Der indberettes både faktisk optag og budgetteret (forventet) optag. Ved indberetning af faktisk optag pr. 1. marts indberettes samtidig det forventede optag pr. 1. marts i det efterfølgende finansår. Tilsvarende gælder ved indberetning af optag pr. 1. oktober. Der henvises i øvrigt til Undervisningsministeriets indkaldelsesbreve vedrørende ordinær uddannelse samt til ministeriets Vejledning til indberetning af nyoptag.

24 24 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling: Indberetningen skal foretages senest den 6. oktober hvert år. Ministeriet indkalder tilsvarende oplysninger i forbindelse med midtvejsopgørelsen, der indkaldes pr. 1. april af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Registreringen pr. 1. marts og 1. oktober skal ske uden hensyn til, om institutionen har ét eller to årlige studiestartstidspunkter. Optagelsestallene pr. 1. marts og pr. 1. oktober anvendes efter gældende regler til beregning af meroptagskompensation. Forventninger til næste års studenteroptag I forbindelse med udarbejdelse af ændringsforslag til finansloven indkalder ministerierne hvert år i september institutionernes forventning til næste års studenteroptag. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling indkalder tilsvarende oplysninger i forbindelse med midtvejsopgørelsen, der indkaldes 1. april. Alle institutioner skal fordele de forventede optagelsestal pr. hhv. 1. marts og 1. oktober. På områder med frit optag indgår institutionernes forventninger i ministeriernes overvejelser om pladsfordelingen på de enkelte institutioner. For de dimensionerede uddannelser vil der kun efter beslutning af ministerierne kunne ske korrektioner i dimensioneringen. En gang om året udsender ministerierne oplysninger om ministeriernes dimensionering af uddannelsespladser det kommende studieår. Ministeriernes dimensionering kan ikke overskrides uden ministeriernes godkendelse Opgørelse og indberetning Til Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings brug indberettes optagelsestal fordelt på: Institution Uddannelse Optagsdato/bestandsdato Indberetning til Undervisningsministeriet skal foregå elektronisk, enten via det studieadministrative system SIS eller via Undervisningsministeriets Indberetnings- og brevportal.

25 9. Revision og kontrol 9. 1 Indberettede studieaktiviteter til ministerierne I institutionernes studieadministrative systemer skal det være muligt at spore indberetninger af STÅ, årselever, optagelsestal og udvekslingsstuderende tilbage til student, eksamensaktivitet eller semestergodkendelse og hjemmel til ressourceudløsning i kraft af bekendtgørelse eller studieordning. Det overordnede formål med kontrollen er at sikre, at ressourcer udløses i forhold til indberetningerne efter gældende regler. Institutionerne skal før indberetning til ministerierne have kontrolleret oplysningerne for følgende: At studieaktiviteten er bedømt/godkendt inden for tællingsperioden. At aktivitet ikke tælles dobbelt ved fejlindberetning, herunder i forbindelse med eventuelle efterreguleringer eller suppleringer vedrørende studieaktivitet til ministerierne. At beståede/godkendte uddannelsesdele/-eksamener/semestre kun udløser STÅ/årselev én gang. At det kun er beståede/godkendte aktiviteter, der indberettes. At meritoverførte STÅ ikke indberettes som takstudløsende. At kun ressourceudløsende aktiviteter indberettes som sådan. At optagelsestal pr. 1. oktober og 1. marts er korrekte. At der for aktivitet ved åben uddannelse, hvor deltagerbetaling er en tilskudsbetingelse gælder, at kun aktivitet hvor deltagerbetaling er betalt inden for de fastsatte frister indberettes. Det skal være muligt for ministerierne, Rigsrevisionen, selvejende institutioners revisor eller andre dertil berettigede, at gennemgå institutionens indberetninger og registre (også på individniveau) for at kontrollere sammenhængen mellem de registrerede aktiviteter og den faktiske aktivitet, hhv. mellem den registrerede aktivitet og de foretagne indberetninger. For indberetninger til Undervisningsministeriet afgives løbende ledelsesog revisorerklæring af den indberettede aktivitet og nyoptag. Revisorerklæringer findes på Undervisningsministeriets indberetnings- og brevportal Indberettede aktiverede til ministerierne I institutionernes studieadministrative systemer skal det være muligt at spore en indberettet studieaktivitet på såvel ordinær som åben uddannelse, der er optjent af en studerende, der er tilmeldt med tilmeldingsblanket af AF eller en kommune. Det overordnede formål med kontrollen er at sikre, at ressourcer udløses i forhold til finansieringsomlægningen efter gældende regler.

26 9.3 Opgørelse og indberetning af ph.d. oplysninger Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har overført opgaven med opdatering og drift af ph.d.-registeret til Center for Forskningsanalyse ved Aarhus Universitet. Samme center forestår i forvejen forskningsstatistikken på vegne af ministeriet. Uddannelsesinstitutioner der forestår ph.d.-uddannelse skal indberette detaljerede oplysninger om indskrevne ph.d.-studerende fra indskrivningsdato til afslutningsdato til både ministeriets ph.d.-register og Danmarks Statistik. Indberetningen til ministeriets ph.d.-register sendes direkte til Center for Forskningsanalyse ved Aarhus Universitet. Det er målsætningen, at der fremover skal ske en samlet indberetning til ministeriets ph.d.-register og til Danmarks Statistik. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings ph.d.-register indeholder individbaserede oplysninger om alle ph.d.-studerende samt færdiguddannede ph.d.ere fra 1987 og fremefter. Til ph.d.-registeret skal indberettes de i kodebilaget beskrevne oplysningskategorier om indskrevne ph.d.-studerende fra indskrivningsdato til afslutningsdato. Oplysningerne indberettes enten løbende, eller én gang årligt. Indberetningsformen er forholdsvis fri, og spænder over udfyldte skemaer, formelle indskrivningsbreve og deciderede databaseudtræk. Efter modtagelse af indberetninger indtastes/indlæses disse i det samlede ph.d.-register. Medio februar udsendes hvert år lister til institutionerne med henblik på validering af oplysningerne. Herefter foretages årsopgørelse. 26