Myndighedskrav til studieadministrative systemer ved de videregående uddannelsesinstitutioner

Transkript

1 1 Ophævet maj 2002 Institutionsstyrelsen København K Tlf Myndighedskrav til studieadministrative systemer ved de videregående uddannelsesinstitutioner Vedlagt: Bilag 1: Beskrivelse af krav til data om studerende og studieaktivitet. Bilag 2: Vejledning om myndighedskrav

2 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING 4 2. KRAV VEDRØRENDE STUDIEADMINISTRATIVE SYSTEMER OG FORRETNINGSGANGE BETRYGGENDE SYSTEMER OG FORRETNINGSGANGE MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE SYSTEM-, DATA- OG DRIFTSSIKKERHED IT - LEDELSE - MYNDIGHEDSKRAV IT-STYRING OG ORGANISERING - MYNDIGHEDSKRAV ANSKAFFELSE AF ELLER ÆNDRINGER I IT-LØSNINGER SAMT IMPLEMENTERING HERAF IT-DRIFT OG BRUGERSTØTTE MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR ANVENDELSE AF DET STUDIEADMINISTRATIVE SYSTEM MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE STUDIEAKTIVITETSOMRÅDET MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE DEN STUDERENDES RETSSIKKERHED MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE RAPPORTERING (INDBERETNING) KRAV TIL INSTITUTIONERNES SU-ADMINISTRATION GENERELLE MYNDIGHEDSKRAV INDBERETNING TIL SUSTYRELSENS DATABASE KRAV PÅ ENKELTOMRÅDER DATA OM STUDERENDE I SU-BERETTIGENDE UDDANNELSER STØTTEANSØGNINGER STØTTETILDELINGSGRUNDLAGET STUDIEAKTIVITETSKONTROL INDKOMSTKONTROL OG TILBAGEBETALING AF STØTTE OVERVÅGNING AF DEN SAMLEDE SU-ADMINISTRATION KRAV TIL REGISTRERING OG INDBERETNING AF STUDIEAKTIVITET OG OPTAGELSESTAL GENERELT STUDIEAKTIVITET VED ORDINÆRE UDDANNELSER (STÅ) STUDENTERÅRSVÆRK (STÅ) STÅ-OPGØRELSESMETODER SÆRLIGE STÅ BEGRÆNSNINGER PÅ OPTJENING AF STÅ TAKSTTILKNYTNING TIL STÅ OPGØRELSE OG INDBERETNING AF ORDINÆR UDDANNELSE 19

3 OPGØRELSESPERIODE INDBERETNING TIL UNDERVISNINGSMINISTERIET INDBERETNING TIL DANMARKS STATISTIK AKTIVEREDE PÅ ORDINÆR UDDANNELSE STUDIEAKTIVITET VED ÅBEN UDDANNELSE (ÅRSELEVER) VÆGTE FOR AKTIVITETEN TILSKUDSLOFTER SÆRLIGE ÅRSELEVER OPGØRELSE OG INDBERETNING AF ÅBEN UDDANNELSE INDBERETNING TIL UNDERVISNINGSMINISTERIET INDBERETNING TIL DANMARKS STATISTIK AKTIVEREDE PÅ ÅBEN UDDANNELSE INTERNATIONALISERINGSAKTIVITET UDVEKSLINGSSTUDERENDE OPGØRELSE OG INDBERETNING OPTAGELSESTAL VED DE ORDINÆRE UDDANNELSER FAKTISK OPTAG FORVENTNINGER TIL NÆSTE ÅRS STUDENTEROPTAG BESTANDSTAL REVISION OG KONTROL INDBERETTEDE STUDIEAKTIVITETER TIL UNDERVISNINGSMINISTERIET INDBERETTEDE STUDIEAKTIVITETER TIL DANMARKS STATISTIK INDBERETTEDE AKTIVEREDE TIL UNDERVISNINGSMINISTERIET KRAV TIL DATA VEDRØRENDE STUDERENDE OG STUDIEAKTIVITET 31 3

4 4 1. Indledning Nærværende notat beskriver Undervisningsministeriets myndighedskrav til de studieadministrative systemer ved de videregående uddannelsesinstitutioner. Myndighedskravene ajourføres løbende og kan ses på Kravene er udarbejdet som fælles krav til alle videregående uddannelsesinstitutioner selvejende institutioner såvel som statsinstitutioner. Kravene retter sig mod institutionernes studieaktivitetsregistrering og øvrige studieadministration, uanset hvordan den pågældende institution konkret tilrettelægger sin studieadministration. Kravene omfatter derfor både de studieadministrative edb-systemer og de omkringliggende forretningsgange, interne kontroller m.v. Kravene skal opfyldes af den enkelte institution, uanset om den bruger et fællesudviklet edb-system som STADS eller SIS eller et andet, evt. eget udviklet edb-system. Institutionens forretningsgange, interne kontroller m.v. må derfor tilrettelægges, så det samlede studieadministrative system opfylder kravene. Det skal i øvrigt bemærkes, at nærværende myndighedskrav udgør ministeriets supplerende krav til i øvrigt gældende relevante regler, herunder regler i forvaltnings-, offentligheds- og persondatalovene, samt fx. regler i optagelses-, uddannelses- og instruksbekendtgørelser. Notatet beskriver kravene opdelt på fire områder: Krav vedrørende studieadministrative systemer og forretningsgange. Krav vedrørende SU-administrationen. Krav til registrering og indberetning af studieaktivitet mv. Krav til data vedrørende studerende og studieaktivitet. Afsnit 2 om krav til studieadministrative systemer og forretningsgange er formuleret med bistand af konsulentvirksomheden PriceWaterhouse- Coopers, der tillige har udarbejdet en vejledning for institutionerne, der giver eksempler på, hvordan den enkelte institution vil kunne opfylde myndighedskravene i afsnit 2. De øvrige afsnit er hovedsageligt opsummering af kendte krav og definitioner.

5 5 2. Krav vedrørende studieadministrative systemer og forretningsgange 2.1. Betryggende systemer og forretningsgange Uanset hvilke studieadministrative systemer den enkelte institution anvender, er det institutionens ansvar at sikre en betryggende system-, data og driftssikkerhed samt at sikre betryggende forretningsgange og procedurer på det studieadministrative område. Undervisningsministeriet har opstillet en række myndighedskrav, der skal opfyldes af samtlige videregående uddannelsesinstitutioner, herunder også institutioner, der ikke anvender fællesudviklede systemer som STADS eller SIS. Det er institutionens ansvar at tilrettelægge sine systemer og procedurer m.v., så disse myndighedskrav opfyldes. Den nævnte vejledning giver for hvert af de opstillede hovedkrav en række eksempler på faktiske kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger, der vil kunne opfylde de stillede krav. Betryggende system-, data- og driftssikkerhed udgør et nødvendigt fundament for en betryggende databehandling i institutionens studieadministrative systemer. System-, data- og driftssikkerheden baseres på kontroller, der kan betegnes som generelle edb-kontroller. Ved betryggende system-, data- og driftssikkerhed forstås følgende: Systemsikkerhed er resultatet af de foranstaltninger, der sikrer pålidelige systemer, herunder at systemer og IT-udstyr er dokumenteret, godkendt, testet og sikret mod ødelæggelse. Datasikkerhed er resultatet af de foranstaltninger, der sikrer en pålidelig registrering, opbevaring og brug af data, samt at ændring, sletning eller brug af data er godkendt og dokumenteret. Driftssikkerhed er resultatet af de foranstaltninger, der sikrer en rettidig og pålidelig gennemførelse af databehandlingen og håndtering af fejl og mangler med henblik på at sikre en kontinuerlig databehandling. Herudover er en betryggende databehandling afhængig af en række forretningsgange og procedurer for anvendelse af det studieadministrative system, herunder interne kontroller på institutionens administrative områder. De interne kontroller omfatter såvel programmerede kontroller i det benyttede studieadministrative system som manuelle kontroller i forretningsgangene for brug af systemet.

6 Forretningsgangene og de interne kontroller i og omkring det studieadministrative system skal medvirke til: at sikre en fuldstændig, nøjagtig og rettidig behandling af godkendte transaktioner at forhindre at fejl opstår eller at sikre at opståede fejl opdages og rettes at sikre dokumentation for den foretagne databehandling samt de udførte manuelle og programmerede kontroller. I de følgende to afsnit 2.2 og 2.3 er myndighedskravene vedrørende system-, data- og driftssikkerhed samt myndighedskravene vedrørende forretningsgange og procedurer for anvendelse af det studieadministrative system nærmere beskrevet. Kravene er beskrevet som en målsætning, der i det enkelte tilfælde kan opfyldes ved hjælp af specifikke forretningsgange, procedurer og interne kontroller Myndighedskrav vedrørende system-, data- og driftssikkerhed Kravene omfatter følgende fire områder IT-ledelse IT-styring og organisering Anskaffelse af eller ændringer i IT-løsninger samt implementering heraf IT-drift og brugerstøtte IT-ledelse omfatter institutionernes overordnede ledelsesprocesser vedrørende IT. Det er disse processer, der driver virksomhedens øvrige ITprocesser og dermed skal sikre, at institutionen udvikler sig målrettet, mens IT-styring omfatter institutionens informations-teknologiske ressourcer og herunder fastlægger rammer for institutionens teknologiske udvikling, organisering og risikostyring m.v. Herudover omfatter myndighedskravene foranstaltninger til sikring af, at der implementeres IT-løsninger på institutionerne i overensstemmelse med fastlagte rammer og beslutninger, og at disse løsninger afvikles indenfor veldefinerede rammer og med den planlagte kvalitet IT - ledelse - myndighedskrav Det er ledelsens ansvar at sikre: at IT-anvendelsen tilrettelægges på en klar, overskuelig og verificerbar måde og

7 at der er iværksat og gennemføres sikkerhedsforanstaltninger for at sikre en tilstrækkelig system-, data- og driftssikkerhed IT-styring og organisering - myndighedskrav Det skal sikres at der etableres metoder og standarder på systemudviklingsområdet således at der sikres velstrukturerede og dokumenterede systemer, der kan vedligeholdes uafhængigt af nøglepersoner. Det skal sikres, at der etableres en struktureret metode til versionsstyring og -kontrol. Det skal sikres, at der er etableret change management procedurer således, at alle ændringer til programmer i produktion bliver kvalitetssikret, kontrolleret, godkendt og dokumenteret. Det skal sikres, at der er etableret en gennemskuelig organisationsstruktur, hvori ansvar og beføjelser er klart beskrevet, herunder sikring af, at de nødvendige kvalificerede medarbejderressourcer til stadighed er til stede. Det skal sikres, at der er etableret en organisatorisk adskillelse mellem udviklings-, vedligeholdelses-, drifts- og sikkerhedsfunktioner, således at ingen enkeltpersoner kan få kontrol over alle faser i ITanvendelsen. Det skal sikres, at der er fastlagt ejerskab af alle IT-aktiver. Det skal sikres, at der er etableret retningslinier og procedurer med henblik på gældende lovgivning, herunder bogføringslovgivning persondataloven ophavsretslovgivning Det skal sikres, at der er etableret et nødberedskab i overensstemmelse med sikkerhedspolitikken, herunder at der foretages regelmæssig sikkerhedskopiering af driftsdata og programmer Anskaffelse af eller ændringer i IT-løsninger samt implementering heraf Det skal sikres, at der er etableret rammer for de enkelte projekter, herunder fastlæggelse af systemejerskab, etablering af projektorganisation og fastlæggelse af terminer og målbare succeskriterier. Det skal sikres, at der foreligger projektbudgetter og omkostningsvurderinger. Det skal sikres, at der udarbejdes en implementeringsstrategi og detailplan. Det skal sikres, at der er etableret en tilfredsstillende adskillelse mellem udviklings-, test- og driftsmiljø. Det skal sikres, at instrukser ajourføres og godkendes.

8 IT-drift og brugerstøtte Det skal sikres, at administrationen af logiske og fysiske brugeradgange udføres i overensstemmelse med fastlagte politikker/retnings-linier herfor Myndighedskrav vedrørende forretningsgange og procedurer for anvendelse af det studieadministrative system Kravene omfatter følgende områder: STÅ-området De studerendes retssikkerhed Indberetninger SU-området behandles i afsnit 3. De overordnede mål med kravene er at sikre: at der foretages behandling af samtlige ind- og uddata (Fuldstændighed) at databehandling, såvel manuel som programmeret, foretages uden forsinkelse (Rettidighed) at databehandlingen, såvel manuel som programmeret, foretages på korrekt vis (Nøjagtighed) at databehandlingen, såvel manuel som programmeret, foretages udelukkende på grundlag af godkendte data (Godkendte data) at der er dokumentation for den foretagne databehandling og de i forbindelse hermed udførte programmerede og manuelle kontroller (Dokumenteret) Myndighedskrav vedrørende Studieaktivitetsområdet Opgørelse af studieaktivitet (STÅ) skal kontrolmæssigt tilrettelægges, således: at beståede/godkendte uddannelsesdele/eksamener/semestre kun udløser STÅ en gang (Fuldstændighed) at opgørelsen af STÅ skal kunne indberettes i den periodisering, som Undervisningsministeriet foreskriver (tælleperiode, indberetningsterminer) (Rettidighed) at hver enkelt STÅ-opgørelse (på stikprøvebasis) kan efterprøves i relation til den enkelte studerendes faktiske studieforløb (journal) og til den enkelte studieordning (Nøjagtighed) at alle studieaktiviteter, der indgår i STÅ-beregningen, kan verificeres i de regler, som uddannelsesbeskrivelsen rummer, og i den måde, hvorpå disse regler administreres (Godkendte data)

9 at STÅ ikke tælles dobbelt ved fejlindberetning, herunder i forbindelse med eventuelle efterreguleringer eller suppleringer vedrørende studieaktivitet til ministeriet (Dokumenteret) Myndighedskrav vedrørende den studerendes retssikkerhed Det studieadministrative system skal kontrolmæssigt tilrettelægges således: at den studerende får en korrekt behandling i forbindelse med optagelse hhv. afslag på optagelse (Fuldstændighed) at behandlingen af den studerendes studieaktiviteter foretages uden forsinkelse (Rettidighed) at den studerende ikke får adgang til uddannelse som ligger uden for den tilmeldte uddannelsesramme (Nøjagtighed) at grundlaget for behandlingen af den studerende er tilgængeligt og vil kunne efterprøves, herunder journalisering af studieaktiviteter og udstedelse af eksamensbeviser (Godkendte data) at den studerende har adgang til information om egne forhold og om de muligheder, institutionen tilbyder vedkommende (Dokumenteret) Myndighedskrav vedrørende rapportering (indberetning) Rapportering skal kontrolmæssigt tilrettelægges således, at det sikres, at der foretages en fuldstændig, rettidig og nøjagtig rapportering af godkendte data For hvert af de ovennævnte områder er der i vejledningen beskrevet en række kontroller, herunder såvel manuelle kontroller som programmerede kontroller, der under ét sikrer målsætningen om fuldstændig, rettidig og nøjagtig behandling af godkendte data m.v.

10 3. Krav til institutionernes SU-administration Generelle myndighedskrav Institutionernes administration og systemer skal på SU-området tilrettelægges således, at institutionen kan: varetage de opgaver i forbindelse med decentraliseringen af uddannelsesstøtteadministrationen, der er aftalt med SUstyrelsen. følge de af SUstyrelsen udstedte standarder for administrativ praksis på uddannelsesstedernes SU-administrationer (se også su-net.su.dk). følge de af SUstyrelsen udstedte retningslinjer for SU-arbejdet, der findes i vejledningen om SU til videregående uddannelser/- ungdomsuddannelser (se su-net.su.dk). indberette oplysninger til SUstyrelsen efter de af SUstyrelsen foreskrevne retningslinjer om alle indskrevne studerende på SUberettigende uddannelser. etablere grundlaget for måling af ekspeditionstider, ressourceindsats og opfyldelse af kvalitetskrav, jf. SUstyrelsens overvågningsopgave vedrørende den samlede SU-administration. Det skal således sikres: at det studieadministrative system indeholder alle data, der danner grundlag for indberetning af oplysninger til SUstyrelsens system og for beregningen af, om alle støttemodtagere i forhold til deres klipforbrug har haft den fremgang i uddannelsen, der gør, at de kan regnes som studieaktive i SU-lovens forstand. at behandling af støtteansøgninger og andre henvendelser fra de studerende, der påvirker grundlaget for støttetildelingen, samt behandling af fejllister, foretages uden unødigt ophold. at overførsel af data fra institutionens studieadministrative system til SUstyrelsens system foretages korrekt. at kun studerende, der er studieaktive i en SU-berettigende uddannelse, får udbetalt uddannelsesstøtte. at støtteansøgninger inkl. bilag samt andre skriftlige henvendelser fra de studerende vedrørende støtteforholdene opbevares på betryggende vis Indberetning til SUstyrelsens database Afhængigt af forholdene, og efter aftale med SUstyrelsen, skal institutionerne sikre, at oplysninger om de relevante studerende registreres i SUstyrelsens database på en af følgende måder:

11 Såfremt institutionen bruger STADS, skal institutionen benytte US/STADS og herefter foretage en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data til SUstyrelsen, ellers kan institutionen registrere oplysningerne i eget studieadministrativt system og herefter foretager en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data til SUstyrelsen, eller taste oplysningerne direkte i SUstyrelsens system Krav på enkeltområder Data om studerende i SU-berettigende uddannelser Det skal sikres, at der foretages en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data om de studerendes uddannelse fra det studieadministrative system til SUstyrelsen, herunder: oplysninger om den uddannelse, den studerende er indskrevet på (retningskode, startdato m.v.) oplysning om studieafslutning oplysning om studieudmeldelse samt årsagen hertil oplysning om orlov samt årsagen hertil Støtteansøgninger Det skal sikres, at alle modtagne ansøgningsskemaer behandles, registreres og opbevares efter de af SUstyrelsen udstedte administrative retningslinjer, og at ansøgerne opfylder støttebetingelserne. Det skal sikres, at ansøgningsskemaernes oplysninger registreres i SUstyrelsens database, ved en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data til SUstyrelsen, eller ved indtastning direkte i SUstyrelsens system. Det skal sikres, at ansøgere, som selv opretter en ansøgning i SUstyrelsens selvbetjeningssystem, opfylder støttebetingelserne, og alle sådanne ansøgninger i SUstyrelsens system får en markering af, om de er godkendt eller ikke-godkendt. Det skal sikres, at fejlmeldinger vedrørende alle støtteansøgninger snarest muligt behandles ved, at fejlene rettes.

12 Støttetildelingsgrundlaget Det skal sikres, at de oplysninger i SUstyrelsens system, der udgør grundlaget for støttetildelingen til de studerende, fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes efter henvendelse fra de studerende om støtteforhold hvis den studerende ikke længere opfylder støttebetingelserne som følge af ændringer i det studieadministrative system vedrørende de studerende studieforhold i øvrigt, der har betydning for støttetildelingen Det skal sikres, at fejlmeldinger vedrørende tildelingsgrundlaget snarest muligt behandles ved, at fejlene rettes Studieaktivitetskontrol Det skal sikres, at alle støttemodtagere løbende underkastes studieaktivitets- og støttekontrol, og at alle inaktive støttemodtagere får meddelelse om, at støtten bliver stoppet. Det skal sikres, at der foretages en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af resultatet af studieaktivitetskontrollen til SUstyrelsens system Indkomstkontrol og tilbagebetaling af støtte Det skal sikres, at de oplysninger i SUstyrelsens system, som udgør grundlaget for tilbagebetalingskrav ved indkomstkontrol eller studieafbrud, fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes, i det omfang at opgaven er decentraliseret. Det skal sikres, at oplysningerne i SUstyrelsens system vedrørende tilbagebetaling af for meget modtaget støtte fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes, i det omfang at opgaven er decentraliseret. Det skal sikres, at oplysningerne i SUstyrelsens system vedrørende tilbagebetaling af med rette oppebårne studielån, fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes, i det omfang at opgaven er decentraliseret Overvågning af den samlede SU-administration Det skal sikres, at de nødvendige data for SUstyrelsens overvågning af den samlede SU-administration registreres, herunder måling af ekspeditionstider for behandling af støtteansøgninger og henvendelser i øvrigt fra støttemodtagerne vedrørende tildelingsgrundlag, grundlaget for fremsæt-

13 telsen af tilbagebetalingskrav og vedrørende tilbagebetaling af for meget modtaget støtte og studielån. 13

14 4. Krav til registrering og indberetning af studieaktivitet og optagelsestal Generelt Undervisningsministeriet fastsætter myndighedskrav til opgørelsen af ressourceudløsende studieaktiviteter og optagelsestal med henblik på at sikre, at tildeling af bevillinger og tilskud til studieaktiviteter foregår på et korrekt og ensartet grundlag, samt for at sikre, at der opsamles, indberettes og offentliggøres korrekte data for studieaktiviteten. Indberetning af ressourceudløsende aktiviteter og optagelsestal danner grundlag for: 1 Beregning af de selvejende institutioners a conto taxametertilskud og statsinstitutionernes forventede taxameterbevillinger for finansåret. 2 Regulering af de selvejende institutioners a contotilskud og regulering ved tillægsbevillingsloven af statsinstitutionernes taxameterbevilling. 3 Prognosticering af fremtidige aktiviteter og taxameterbevillinger og - tilskud. 4 Prognosticering og dimensionering af det fremtidige optagelsestal. Som grundlag for ressourceudløsning skal den faktiske studieaktivitet opgøres på et ensartet grundlag og omregnes til årsenheder. For ordinære uddannelser opgøres aktiviteten i studenterårsværk (STÅ), mens aktiviteten for åben uddannelse opgøres i "årselever". Såvel STÅ ved de ordinære uddannelser som årselever ved åben uddannelse opgøres ved summering af studieaktiviteter (evt. af forskelligt omfang, jf. nedenfor) i opgørelsesperioden på tværs af enkeltstuderende. For hver registrering af en studieaktivitet skal der være en entydig sammenhæng til en bekendtgørelse eller en studieordning. Som et tillæg til den egentlige studieaktivitet ved ordinær uddannelse kan der yderligere opgøres et antal udvekslingsstuderende, der udfra nærmere retningslinier udløser et internationaliseringstaxameter. Med virkning for finansåret 2000 er der indført en finansieringsomlægning, så Arbejdsformidlingen (AF) pr. 1. januar 2000 skal betale for uddannelse af forsikrede ledige med en handlings- eller uddannelsesplan. Kommunerne skal ligeledes pr. 1. januar 2000 betale for uddannelse af kontanthjælpsmodtagere, jf. Undervisningsministeriets generelle webside om finansieringsomlægningen:

15 15 Undervisningsministeriet stiller krav til korrekt registrering i de studieadministrative systemer og indberetning af forsikrede ledige med en handlings- eller uddannelsesplan samt af kontanthjælpsmodtagere i ordinær og åben uddannelse Studieaktivitet ved ordinære uddannelser (STÅ) Ved aktivitet forstås beståede uddannelsesdele. Uddannelse er i denne forbindelse et opgørelsesmæssigt samlebegreb, der kan dække over flere enkeltuddannelser på institutionen. Evalueringen af den beståede aktivitet kan være skriftlig/mundtlig eksamen, afløsningsopgaver, rapporter, overholdt mødepligt m.m. Hver enkelt aktivitet forsynes med en eksamenskode (6 cifre), som skal være entydig indenfor institutionen. Eksamenskoderne må ikke ændres fra år til år, medmindre der sker en væsentlig indholdsmæssig ændring af uddannelsesdelen. En tidligere aflagt eksamen kan således aldrig skifte eksamenskode. Når flere eksamener er knyttet sammen i en gruppe, der samlet skal bestås, udløser de enkelte eksamener umiddelbart ressourcer, hvis de er blevet bedømt til karakteren 6 eller mere, eller hvis de i øvrigt er bedømt som bestået. Eksamener, der ikke opfylder ovenstående men vil kunne indgå i gruppeeksamenen, udløser først ressourcer på det tidspunkt, hvor gruppen som helhed er bestået. Det gælder også grupper, der strækker sig over flere år Studenterårsværk (STÅ) Studieaktivitet ved ordinær uddannelse opgøres i studenterårsværk (STÅ), hvor 1 STÅ defineres som studieaktivitet i et omfang svarende til et års normeret studietid. 1 STÅ skal angives i decimalbrøk med 4 decimaler (ex. 0,4500 STÅ). Hvis en studieordning angiver omfanget af aktivitetsmoduler/semestre i ECTS-points, skal der ved omregningen til STÅ anvendes forholdet 1 STÅ = 60 ECTS-points. Der behøver ikke at være et eksamensaktivitetsomfang på netop 1,0000 STÅ på det enkelte år i studieplanen. For alle studieordninger gælder dog, at der ikke kan planlægges mere eksamensaktivitet end 1,0000 STÅ for det første år, sammenlagt 2,0000 STÅ for de første to år, sammenlagt 3,0000 STÅ for de første tre år og så fremdeles gennem den samlede normerede studietid.

16 STÅ-opgørelsesmetoder STÅ kan opgøres på basis af tre forskellige opgørelsesmetoder: 1. Eksamens-STÅ 2. Semester-STÅ 3. Årselev-STÅ Undervisningsministeriet fastsætter for hver enkelt uddannelse, hvilken opgørelsesmetode, der skal anvendes. Tilsvarende fastsætter ministeriet, hvilke uddannelses- og praktikelementer i hver enkel uddannelse, der er ressourceudløsende. Eksamens-STÅ Eksamens-STÅ er baseret på tælling af beståede, hhv. godkendte, uddannelsesdele eller eksamener. Hver uddannelsesdel/eksamen kan udgøre en større eller mindre del af den normerede studieaktivitet for et studieår. 1 STÅ er lig med et antal uddannelsesdel(e)/-eksamensaktivitet(er) af et samlet omfang svarende til et års normeret studietid. Det skal i studieordningerne fastlægges, hvilken STÅ-vægt et aktivitetsmodul har. Nedenstående oversigt viser et eksempel herpå for bacheloruddannelsen i biologi. Biologi, Bachelor. Normeret studietid : år Studieordning : yyyy Aktivitet Studieår Aktivitetsgruppe STÅ Grundlæggende matematik 1 matematik 0,2000 Grundlæggende fysik 1 fysik 0,3000 Kemi 1 1 kemi 0,3000 Biologi 1 2 biologi 0,5000 Biologi 2, øvelser 2 biologi 0,5000 Biologi 3 3 biologi 0,5000 Feltkurser 3 biologi 0,4000 Valgfri kurser 2 og ,3000 Samlet 3,0000 Eksamens-STÅ anvendes som hovedregel ved universitetslovinstitutioner, ingeniørhøjskoler, handelshøjskoleafdelinger og på visse uddannelser på CVU-institutionerne.

17 Semester-STÅ Semester-STÅ er et udtryk for beståede/godkendte semestre. Semester- STÅ skal angives ekskl. omgængere og ekskl. studerende under orlov. 1 semester svarer til 0,5000 STÅ, og 2 semestre eller et helt studieår svarer til 1,0000 STÅ. Der kan ikke opgøres mindre end 0,5000 STÅ, det vil sige 1 bestået/godkendt semester. Semester-STÅ anvendes som hovedregel på samtlige seminarier, sociale højskoler, ergo- og fysioterapeutskoler og på visse uddannelser på CVUinstitutionerne. Årselev-STÅ Årselev-STÅ opgøres ved tælling af antallet af tilstedeværende studerende et bestemt antal dage efter startdato. 1 tilstedeværende studerende på tællingsdagen udløser STÅ i forhold til varigheden af den aktivitet, den pågældende deltager i. Ministeriet fastsætter for hver enkelt uddannelse med årselev-stå, hvilken tælledag, der skal anvendes. STÅ ved uddannelsesaktiviteter, der løber over flere semestre, kan skulle fordeles på to finansår efter af udmeldte vægtfordelinger, som ministeriet fastlægger for de pågældende uddannelser. Årselev-STÅ anvendes for ordinære uddannelser primært som opgørelsesmetode på de korte videregående uddannelser ved erhvervsskolerne og øvrige udbydere, på ingeniøruddannelsernes adgangskurser, på forberedelseskurser for indvandrere og flygtning samt på enkelte andre uddannelser Særlige STÅ Merit Udgangspunktet er, at aktiviteterne skal udløse bevilling på den institution, hvor de foregår, uanset om de bestås af studerende, der er indskrevet til en uddannelse på en anden institution. Et uddannelseselement/semester, der godkendes som gennemført ved en anden institution (merit), medregnes således ikke i opgørelsen af staminstitutionens ressourceudløsende STÅ. Den meritgivende institution skal dog registrere meritaktiviteten særskilt og indberette den til Danmarks Statistik. I forbindelse med undervisning for hele hold, der er rekvireret på anden (gæste)institution, kan kurset opfattes som en aktivitet på staminstitutionen, der så indberetter aktiviteten. Der aftales betalingsordning mellem stam- og værtsinstitutionen.

18 18 Gæstestuderende En gæstestuderende er en studerende, der er indskrevet ved en dansk eller en udenlandsk uddannelsesinstitution (staminstitutionen), men gennemfører en del af sin studieaktivitet ved en anden (værtsinstitutionen). Kun gæstestuderende med stamstudie på en anden institution kan udløse ressourcer. Gæstestuderendes aktiviteter skal registreres og opgøres særskilt som Gæste-STÅ ved værtsinstitutionen efter samme regler og STÅ-vægte som for institutionens egne ordinære STÅ. Kun helt gennemførte og godkendte aktiviteter (ved semester-stå: semestre) kan således medregnes som Gæste-STÅ. Hvis udenlandske studerende deltager i et af Danmark anerkendt udvekslingsprogram, og uddannelsesaktiviteten ikke finansieres igennem dette, skal optjente STÅ udløse taxameter på linie med værtsinstitutionens ordinære studerende. Hvis der er tale om andre programmer/aftaler må STÅ ikke udløse taxameter. Aktiviteten er ressourceudløsende for værtsinstitutionen, og aktiviteten indberettes til Undervisningsministeriet, men ikke til Danmarks Statistik. Det gør til gengæld den merit, som den studerende får godskrevet på sin staminstitution, jf. ovenfor. Praktikudskillelse STÅ optjent ved obligatoriske praktikelementer i uddannelsen, skal opgøres og indberettes særskilt (Praktik-STÅ), for hhv. ressourceudløsende praktik og ikke-ressourceudløsende praktik. Undervisningsministeriet fastsætter for hver enkelt uddannelse, hvilken praktikudskillelse, der skal anvendes Begrænsninger på optjening af STÅ En studerende kan kun optjene STÅ én gang for et bestemt uddannelseselement/semestertrin. Såvel staminstitutionens studerende som gæstestuderende kan kun optjene STÅ for aktiviteter, der indgår i en studieordning for den pågældendes uddannelse. Studerendes eksamener taget i udlandet udløser ikke STÅ til staminstitutionen. Der kan ikke optjenes ordinære STÅ for aktiviteter, hvor den studerende er indskrevet under åben uddannelse eller er ph.d.-studerende.

19 Efter skriftlig godkendelse af Undervisningsministeriet kan visse institutioner, hvor bekendtgørelsen åbner op for dette, udvide studierammen for en studerende med det formål at forbedre normalforudsætningerne for start på en overbygningsuddannelse. Ministeriets godkendelse sker på individniveau Taksttilknytning til STÅ Hver institution skal tildele de enkelte eksamener en institutionsunik kode. Hver enkelt af disse koder henføres af institutionen på entydig vis til en aktivitetsgruppe. Aktivitetsgruppen skal knytte sig til udbyderen af den pågældende eksamen og ikke til den studerendes indskrivningsforhold. Taksttilknytning af aktivitetsgruppen skal ske efter de af ministeriets udmeldte sammenhænge mellem aktivitetsgrupper og takstgruppekoder. Ved uddannelser, der er godkendt som kombinationsuddannelse bestående af uddannelseselementer fra rene uddannelser efter netværksmodellen, skal institutionen for hvert uddannelseselement fordele studieaktiviteten på de tilknyttede aktivitetsgrupper og takstkodegrupper Opgørelse og indberetning af ordinær uddannelse Opgørelsesperiode Ressourceudløsende aktiviteter opgøres samlet for perioden indtil 30. september i indberetningsåret fra 1. oktober i det forudgående år. Ved midtvejsindberetningen pr. 1. april indberettes et ikke ressourceudløsende skøn for hhv. perioden fra 1. oktober til 31. marts og for perioden 1. april frem til den 30. september. Registrering af godkendte semester- og eksamensaktiviteter sker, når godkendelsen/eksamensresultatet foreligger. Bedømmelsesdatoen er afgørende for hvilken opgørelsesperiode STÅ henføres til. Godkendelsen af den enkelte studerendes semester- eller eksamensaktivitet skal være dokumenteret og reviderbar. For årselev-stå er tælledatoen for de ressourceudløsende (tilstedeværende) studerende den 1. oktober og den 1. marts. I særlige tilfælde (ikke bekendtgørelsesfastlagt forberedelseskursus) er tælledatoen en måned efter påbegyndelse.

20 Indberetning til Undervisningsministeriet Den endelige indberetning til Undervisningsministeriet af de ressourceudløsende aktiviteter skal foretages i begyndelsen af oktober hvert år. Ved to eller flere institutioners samarbejde om udbud af en uddannelse indberettes STÅ af hver enkelt institution for sig. Til Undervisningsministeriets brug indberettes aktivitetstyperne: Undervisnings-STÅ Praktik-STÅ Gæste-STÅ Indberetning skal ske som sum af aktiviteten fordelt på: Institution Aktivitetsgruppe Takstgruppe Optagelsesårgang En nærmere beskrivelse af kravene til indberetning er optaget i bilag Indberetning til Danmarks Statistik Til Danmarks Statistik sker indberetning af ordinær studieaktivitet én gang om året (i oktober). Til Danmarks Statistik indberettes aktiviteten på den ordinære uddannelse pr. CPR-nummer på følgende aktivitetstyper: Undervisnings-STÅ Praktik-STÅ Merit-STÅ Derimod indberettes STÅ optjent af gæstestuderende ikke. Ved to eller flere institutioners samarbejde om udbud af en uddannelse indberettes STÅ kun til Danmarks Statistik af den institution, der har den formelle godkendelse til at udbyde uddannelsen. STÅ optjent af øvrige institutioner, der deltager i samarbejdet, indberettes som merit-stå af den formelt godkendte udbydende institution. Der henvises i øvrigt til Danmarks Statistiks vejledning.

21 Aktiverede på ordinær uddannelse 21 Indberetning Vejledningen, der beskriver administrationen af finansieringsomlægningen for de videregående uddannelsesinstitutioner, når aktiveringen finder sted i medfør af lov om åben uddannelse kan hentes på Undervisningsministeriets hjemmeside vedrørende finansieringsomlægningen på adressen: Hvis en AF-region bruges som eksempel vil en aktiveringssag sædvanligvis forløbe således: 1. AF henvender sig til en institution med en studerende, som skal aktiveres. Det skal af tilmeldingsblanketten fremgå, at der er tale om en aktiveret i henhold til en handlingsplan, som institutionen skal aktivitetsindberette til Undervisningsministeriet som særlig elevtype. Endvidere skal den studerendes CPR-nummer fremgå af tilmeldingsblanketten. Nummeret på den AF-region, der henvender sig, skal ligeledes fremgå af blanketten (der er værdierne 1-14). Det er således Arbejdsministeriet/AF, der har ansvaret for at kontrollere, at de aktiverede tilmeldes korrekt på de enkelte institutioner. 2. Institutionen registrerer den studerende som aktiveret. 3. Institutionen skal indberette antal aktiverede STÅ til ministeriet to gange om året: 3.1. Antallet af aktiverede studerende opgøres den 1. februar (tælledag) og indberettes den 15. marts for første halvår Antallet af aktiverede studerende opgøres den 15. september (tælledag) og indberettes den 1. oktober for andet halvår. Indberetningen skal for selvejende institutioners vedkommende attesteres af en revisor. De to indberetninger om aktiverede STÅ udløser ikke tilskud, jf. nedenfor, men anvendes alene til beregningen af de refusionsbeløb, som den aktiverende myndighed skal betale til Undervisningsministeriet. 4. Institutionen sender oplysninger om udløst STÅ-bidrag til de respektive AF regioner for hvert enkelt CPR-nummer, der har været indeholdt i aktivitetsindberetningen for den omhandlede periode. 5. Undervisningsministeriet beregner tilskuddet til institutionen på grundlag af den ordinære STÅ-indberetning pr. 1. oktober, der også skal in-

22 deholde de aktiverede, der behandles fuldstændig på linie med de øvrige STÅ og udløser de samme tilskud. 6. Undervisningsministeriet beregner aktiviteten for hver af de 14 AFregioner, der har rekvireret undervisningen, en gang halvårligt opgjort pr. institution og uddannelse med henblik på afregning med hver af de 14 AF-regioner. 7. Rettelser på revisorerklæringer, som ændrer antallet af aktiveringsårselever tilmeldt af AF, vil medføre rettelser i afregningen med AF-regionen. Tilmelding af aktiverede Tilmelding sker ved, at der udfyldes en tilmeldingsblanket (der henvises til den til institutionerne tilsendte vejledning af 2. februar 2000, der også findes på nettet, jf. ovenfor) og sendes en kopi af den udfyldte tilmeldingsblanket til den aktiverende myndighed. Ved beregningen af de forventede udgifter (tilmeldingsblankettens pkt ), skal institutionerne være opmærksomme på, at beregningen af refusion for aktiverede ved lange og mellemlange videregående uddannelser i henhold til lovens 2, stk. 4 sker med 85 % af de takster, der er fastsat i finansloven, idet der er forudsat et frafald på 15 %. I tilmeldingsblankettens pkt skal der altså kun angives 85 % af det beløb, som takst x STÅ ville give. Aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling og bevilling Institutionen skal medtage de aktiverede studerende ved indberetningen pr. 1. oktober og institutionen vil modtage sædvanligt tilskud og bevilling. Oplysning om udløste årselevbidrag for hvert CPR-nummer til den aktiverende myndighed Institutionen skal - samtidig med aktivitetsindberetningen til ministeriet - sende den aktiverende myndighed oplysning om det antal STÅ, som hver enkelt aktiveret (cpr.nr.) har udløst Studieaktivitet ved åben uddannelse (årselever) Efter- og videreuddannelsesaktivitet ved de mellemlange og lange videregående uddannelsesinstitutioner udbydes som hovedregel efter reglerne om åben uddannelse. Undtaget herfor er alene de særligt tilrettelagte kursusforløb for grundskolelærer af 1-2 dages varighed, som benævnes efteruddannelse. Efteruddannelse er omfattet af samme myndighedskrav som er gældende for åben uddannelse.

23 Ved åben uddannelse opgøres studieaktiviteten i årselever. En årselev er en studerende, der har betalt for uddannelsesaktiviteter med et omfang på et års heltidsuddannelse Vægte for aktiviteten For den kompetencegivende undervisning (uddannelser) fremgår det af studieordningen, hvilken vægt et aktivitetsmodul (kursus) har i forhold til en årselev (vægten er fastsat som en decimalbrøk med 4 decimaler). Summen af vægtene for de enkelte moduler i en uddannelse må ikke overstige den normerede studietid. For den ikke kompetencegivende undervisning, d.v.s. for korte kurser (grundskolelærernes efteruddannelseskurser 1 ) og fagspecifikke kurser, er en årselev en elev, der har betalt for undervisning i undervisningstimer af mindst 45 minutters varighed Tilskudslofter Der er for finansåret 2001 fastsat tilskudsloft for grundskolelærernes efteruddannelseskurser (korte kurser), for fagspecifikke kurser og for uddannelsen mediekoordinator Særlige årselever Merit Der må ikke opkræves deltagerbetaling for studieaktivitet, for hvilken der er givet merit. Gæstestuderende Aktiviteter indberettes til Undervisningsministeriet. En gæstestuderende er en ÅU-studerende, der er indskrevet ved én uddannelsesinstitution (staminstitutionen), men gennemfører en del af sin studieaktivitet ved en anden. Værtsinstitutionen modtager deltagerbetaling. 1 De særligt tilrettelagte kursusforløb for grundskolelærer af maksimalt 2 dages varighed benævnes efteruddannelse, mens kursusforløb af mere end to dages varighed benævnes åben uddannelse. Begge former for studieaktivitet er omfattet af myndighedskravene vedrørende åben uddannelse.

24 Opgørelse og indberetning af åben uddannelse Indberetning til Undervisningsministeriet Aktiviteten indberettes til ministeriet på særlige blanketter, hvor årseleverne er fordelt på CØSA-formålsnumre. Det forventes, at det i løbet af 2001 bliver muligt at indberette aktivitet på åben uddannelse elektronisk. Samtidigt hermed bliver det muligt, at indberetningen kan ske på aktivitetsgruppenumre, således at Undervisningsministeriet selv oversætter fra indberetningen fra aktivitetsgruppenumre til CØSA-formålsnumre. Når denne mulighed foreligger udsendes et sæt reviderede myndighedskrav hvori sammenhængen mellem aktivitetsgruppenumre og CØSA-formålsnumre vil fremgå i et særligt bilag. Deltagerbetalingen indberettes sammen med aktiviteten. Der ydes ikke tilskud, hvis deltagerbetalingen ikke er betalt på skæringsdagen, heller ikke selv om deltagerbetalingen betales senere. Der indberettes i følgende terminer: Selvejende institutioner og sygeplejeskoler indberetter 4 gange årligt: den 9. marts indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. marts har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. december året før til 15. februar, den 8. juni indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. juni har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. februar til 15. maj. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der er afholdt i det pågældende forårssemester. den 22. oktober indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 15. oktober har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. maj til 30. september. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der afholdes i det pågældende efterårssemester. den 25. november indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 18. november har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. oktober til 30. november. Statsinstitutioner indberetter 2 gange årligt: den 8. juni indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. juni har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1.

25 oktober året før til 15. maj. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der er afholdt i det pågældende forårssemester. den 22. oktober indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 15. oktober har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. maj til 30. september. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der afholdes i det pågældende efterårssemester Indberetning til Danmarks Statistik Til Danmarks Statistik sker indberetning af åben uddannelse på aggregeret niveau 2 gange om året til konjunkturstatistik for voksenuddannelser. Danmarks Statistik udsender vejledning med skemaer til institutionerne herom. Herudover indberettes fra institutionerne til Danmarks Statistik individbaseret aktivitetsdata for studerende på 'hele uddannelser på deltid' under åben uddannelse sammen med de ordinære uddannelser 1 gang årligt, jf. Danmarks Statistiks vejledning om "Indberetning af individualoplysninger for studerende" Aktiverede på åben uddannelse Indberetning Vejledningen, der beskriver administrationen af finansieringsomlægningen for de videregående uddannelsesinstitutioner, når aktiveringen finder sted i medfør af lov om åben uddannelse kan hentes på Undervisningsministeriets web-site vedrørende finansieringsomlægningen på adressen: Hvis en AF-region bruges som eksempel vil en aktiveringssag sædvanligvis forløbe således: 1. AF henvender sig til en institution med en person, som skal aktiveres. Det skal af tilmeldingsblanketten fremgå, at der er tale om en aktiveret i henhold til en handlingsplan, som institutionen skal aktivitetsindberette til Undervisningsministeriet som særlig elevtype. Endvidere skal den studerendes CPR-nummer fremgå af tilmeldingsblanketten. Nummeret på den AF-region, der henvender sig, skal ligeledes fremgå af blanketten (der er værdierne 1-14). Det er således Arbejdsministeriet/ AF, der har ansvaret for at kontrollere, at de aktiverede tilmeldes korrekt på de enkelte skoler. 2. Institutionen registrerer den studerende som aktiveret.

26 26 3. Institutionen indberetter i de sædvanlige terminer aktivitet til ministeriet, og der udløses årselever svarende til almindelige regler for tælling af årselever. Indberetningen skal for selvejende institutioners vedkommende attesteres af en revisor. 4. Institutionen sender oplysninger om udløst årselevbidrag til de respektive AF regioner for hvert enkelt CPR-nummer, der har været indeholdt i aktivitetsindberetningen for den omhandlede periode. 5. Undervisningsministeriet beregner tilskuddet til institutionen for Aktiveringsårselever tilmeldt af AF, der behandles fuldstændig på linie med de øvrige årselever. 6. Undervisningsministeriet beregner aktiviteten for hver af de 14 AFregioner, der har rekvireret undervisningen, en gang i kvartalet/halvårligt opgjort pr. institution og uddannelse med henblik på afregning med hver af de 14 AF-regioner 7. Rettelser på revisorerklæringer, som ændrer antallet af aktiveringsårselever tilmeldt af AF, vil medføre rettelser i afregningen med AF-regionen. Tilmelding af aktiverede Tilmelding sker ved, at der udfyldes en tilmeldingsblanket (der henvises til den til institutionerne tilsendte vejledning af 1. februar 2000, der også findes på nettet, jf. ovenfor) og sendes en kopi af den udfyldte tilmeldingsblanket til den aktiverende myndighed. Aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling og bevilling Institutionen skal indberette aktivitet på sædvanlig måde til de normale terminer og institutionen vil modtage sædvanligt tilskud og bevilling. Oplysning om udløste årselevbidrag for hvert CPR-nummer til den aktiverende myndighed Institutionen skal - samtidig med aktivitetsindberetningen til ministeriet - sende den aktiverende myndighed oplysning om det antal årselever, som hver enkelt aktiveret (cpr.nr.) har udløst Internationaliseringsaktivitet Til brug for beregning af internationaliseringstilskud skal institutionerne registrere og indberette antallet af udvekslingsstuderende, såvel danske studerende i udlandet som udenlandske studerende i Danmark.

27 Udvekslingsstuderende Antal tilskudsberettigede udvekslingsstuderende opgøres efter nedenstående retningslinier. Danske studerende den studerende skal være fuldtidsstuderende. studie- eller praktikopholdet skal indgå som et led i uddannelsen i Danmark. studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneder, ekskl. varigheden af eventuelle forberedelseskurser afholdt i Danmark. studie- eller praktikopholdet skal være et led i enten udveksling inden for et program (NORD-PLUS, LEONARDO, SOCRATES, TEM- PUS eller lignende) eller være organiseret i forbindelse med en institutionel bi- eller multilateral aftale, der afvikles på institutionsplan, og som i øvrigt gennemføres i henhold til gældende regler. studie eller praktikopholdet skal være godkendt som meritgivende af staminstitutionen inden afrejse. Udenlandske studerende den studerende skal være fuldtidsstuderende studie- eller praktikopholdet skal indgå som et led i uddannelsen i udlandet. Ved praktikophold skal praktikanten være tilknyttet en dansk uddannelsesinstitution studie- eller praktikopholdet skal have en varighed af mindst 3 måneders egentlig undervisning i Danmark studie- eller praktikopholdet skal være et led i enten udveksling inden for et program (NORD-PLUS, LEONARDO, SOCRATES, TEM- PUS eller lignende) eller være organiseret i forbindelse med en institutionel bi- eller multilateral aftale, der afvikles på institutionsplan, og som i øvrigt gennemføres i henhold til gældende regler. Èn udvekslingsstuderende kan maximalt udløse ét internationaliseringstilskud på institutionen pr. opgørelsesperiode Opgørelse og indberetning Opgørelsen af antal udvekslingsstuderende foretages for perioden 1. september til 31. august. Samtidig skal institutionen angive et forventet skøn over antallet af ind- og udgående udvekslingsstuderende i den efterfølgende indberetningsperiode. Indberetningen af tilskudsudløsende udvekslingsstuderende skal ske samtidig med den øvrige studenterårsværksindberetning i begyndelsen af oktober. I forbindelse med indberetningen skal institutionen kunne give følgende oplysninger om de tilskudsudløsende udvekslingsstuderende:

28 28 antallet af danske studerende fordelt på studier, opholdets varighed i måneder samt værtsland. antallet af udenlandske gæstestuderende fordelt på studier, opholdets varighed i måneder samt nationalitet. Udvekslingsstuderende indberettes ikke til Danmarks Statistik Optagelsestal ved de ordinære uddannelser Ministeriet stiller krav om registrering og indberetning af optagelsestal. Optagelsestal skal opgøres på uddannelser og uddannelsesområder efter ministeriets nærmere anvisning. Der skal for såvel områder med frit optag som for områder med dimensioneret optag indberettes: faktisk optag forventede optagelsestal det kommende år Hertil kommer, at optagelsestal gennem den Koordinerede Tilmelding (KOT), herunder pr. 28/7, indberettes direkte fra KOT til ministeriet Faktisk optag Det faktiske studenteroptag (nytilgangen) registreres af institutionerne hvert år pr. 1. marts og pr. 1. oktober ved optælling af antallet af nyindskrevne studerende siden forrige opgørelse, som fortsat er indskrevne på skæringsdatoen. Umiddelbart efter disse datoer indberettes tallene til ministeriet. Registreringen pr. 1. marts og 1. oktober skal ske uden hensyn til, om institutionen har ét eller to årlige studiestartstidspunkter og uden hensyn til, om et optag er sket igennem eller uden om den Koordinerede Tilmelding (KOT). Det samlede, årlige optagelsestal opgøres for alle uddannelser pr. studieår således, at fx optagelsestal pr. 1. oktober 2001 og optagelsestal pr. 1. marts 2002 tilsammen udgør det faktiske optag i Optagelsestallene pr. 1. marts og pr. 1. oktober anvendes efter de gældende regler til beregning af meroptagskompensation Forventninger til næste års studenteroptag I forbindelse med udarbejdelse af ændringsforslag til finansloven indkalder ministeriet hvert år i september institutionernes forventning til næste års studenteroptag. Ministeriet indkalder tilsvarende oplysninger i forbindelse med midtvejsopgørelsen, der indkaldes pr. 1. april.

29 29 Alle institutioner skal fordele de forventede optagelsestal pr. hhv. 1. marts og 1. oktober. På områder med frit optag indgår institutionernes forventninger i ministeriets overvejelser om pladsfordelingen på de enkelte institutioner. For de dimensionerede uddannelser vil der kun efter beslutning af ministeriet kunne ske korrektioner i dimensioneringen. I forbindelse med ministeriets informationsskrivelser i december om det vedtagne ændringsforslag til finansloven modtager institutionerne oplysninger om ministeriets dimensionering af uddannelsespladser. Ministeriets fastsatte dimensionering kan ikke overskrides uden ministeriets godkendelse Bestandstal Lærer- og pædagogseminarierne skal hvert år pr. 1. oktober tælle antallet af indskrevne studerende, fordelt på optagelsesårgange. Bestandstallene skal opgøres på uddannelser og uddannelsesområder efter ministeriets nærmere anvisning. Lærer- og pædagogseminarier med uddannelser, som har to årlige studiestartstidspunkter, skal registrere bestandstal hvert år pr. 1. oktober og pr. 1. marts Revision og kontrol Indberettede studieaktiviteter til Undervisningsministeriet I institutionernes studieadministrative systemer skal det være muligt at spore en indberettet STÅ tilbage til student, eksamensaktivitet eller semestergodkendelse og hjemmel til ressourceudløsning i kraft af bekendtgørelse eller studieordning. Det overordnede formål med kontrollen er at sikre, at ressourcer udløses i forhold til STÅ og optagelsestal efter gældende regler. Institutionerne skal før indberetning til ministeriet have kontrolleret oplysningerne for følgende: At studieaktiviteten er bedømt/godkendt inden for tællingsperioden. At STÅ ikke tælles dobbelt ved fejlindberetning, herunder i forbindelse med eventuelle efterreguleringer eller suppleringer vedrørende studieaktivitet til ministeriet.