Ophævet april Myndighedskrav

Transkript

1 Ophævet april Myndighedskrav Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings myndighedskrav til de studieadministrative systemer ved de videregående uddannelsesinstitutioner Maj 2002 J.nr

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 2 1. INDLEDNING KRAV VEDRØRENDE STUDIEADMINISTRATIVE SYSTEMER OG FORRETNINGSGANGE BETRYGGENDE SYSTEMER OG FORRETNINGSGANGE MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE SYSTEM-, DATA- OG DRIFTSSIKKERHED IT - LEDELSE IT-STYRING OG ORGANISERING ANSKAFFELSE AF ELLER ÆNDRINGER I IT-LØSNINGER SAMT IMPLEMENTERING HERAF IT-DRIFT OG BRUGERSTØTTE MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR ANVENDELSE AF DET STUDIEADMINISTRATIVE SYSTEM MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE STUDIEAKTIVITETSOMRÅDET MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE DEN STUDERENDES RETSSIKKERHED MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE RAPPORTERING (INDBERETNING) KRAV TIL INSTITUTIONERNES SU-ADMINISTRATION GENERELLE MYNDIGHEDSKRAV INDBERETNING TIL SUSTYRELSENS DATABASE KRAV PÅ ENKELTOMRÅDER DATA OM STUDERENDE I SU-BERETTIGENDE UDDANNELSER STØTTEANSØGNINGER STØTTETILDELINGSGRUNDLAGET STUDIEAKTIVITETSKONTROL INDKOMSTKONTROL OG TILBAGEBETALING AF STØTTE OVERVÅGNING AF DEN SAMLEDE SU-ADMINISTRATION KRAV TIL REGISTRERING OG INDBERETNING AF STUDIEAKTIVITET OG OPTAGELSESTAL GENERELT STUDIEAKTIVITET VED ORDINÆRE UDDANNELSER (STÅ) STUDENTERÅRSVÆRK (STÅ) STÅ-OPGØRELSESMETODER SÆRLIGE STÅ BEGRÆNSNINGER PÅ OPTJENING AF STÅ TAKSTTILKNYTNING TIL STÅ OPGØRELSE OG INDBERETNING AF ORDINÆR UDDANNELSE...21

3 OPGØRELSESPERIODE INDBERETNING TIL MINISTERIERNE INDBERETNING TIL DANMARKS STATISTIK AKTIVEREDE PÅ ORDINÆR UDDANNELSE STUDIEAKTIVITET VED ÅBEN UDDANNELSE (ÅRSELEVER) VÆGTE FOR AKTIVITETEN TILSKUDSLOFTER SÆRLIGE ÅRSELEVER OPGØRELSE OG INDBERETNING AF ÅBEN UDDANNELSE INDBERETNING TIL MINISTERIERNE INDBERETNING TIL DANMARKS STATISTIK AKTIVEREDE PÅ ÅBEN UDDANNELSE INTERNATIONALISERINGSAKTIVITET UDVEKSLINGSSTUDERENDE OPGØRELSE OG INDBERETNING OPTAGELSESTAL OG BESTAND VED DE ORDINÆRE UDDANNELSER FAKTISK OPTAG FORVENTNINGER TIL NÆSTE ÅRS STUDENTEROPTAG BESTANDSTAL OPGØRELSE OG INDBERETNING REVISION OG KONTROL INDBERETTEDE STUDIEAKTIVITETER TIL MINISTERIERNE INDBERETTEDE STUDIEAKTIVITETER TIL DANMARKS STATISTIK INDBERETTEDE AKTIVEREDE TIL MINISTERIERNE KRAV TIL DATA VEDRØRENDE STUDERENDE OG STUDIEAKTIVITET BILAG 1: BESKRIVELSE AF KRAV TIL DATA OM STUDERENDE OG STUDIEAKTIVITET VARIABLE I TABELLERNE GRUNDDATA FOR STUDERENDE KODER TIL INDSKRIVNINGSFORM OG DELFORMÅL...43 BILAG 2: FORDELING AF UDDANNELSESAKTIVITET MELLEM UNDERVISNINGSMINISTERIETS OG MINISTERIET FOR VIDENSKAB, TEKNOLOGI OG UDVIKLING OPGJORT PÅ AKTIVITETSGRUPPEKODER BILAG 3: RESSOURCEUDLØSENDE PRAKTIKUDSKILLELSE PER UDDANNELSE PÅ MVU-OMRÅDET BILAG 4: OVERSIGT OVER SÆRLIGE INDBERETNINGSKODER I FORBINDELSE MED REFORMEN AF DE MELLEMLANGE SUNDHEDSUDDANNELSER

4 BILAG 5: VEJLEDNING I OPFYLDELSEN AF MYNDIGHEDSKRAV MYNDIGHEDSKRAV VEDRØRENDE SYSTEM-, DATA- OG DRIFTSSIKKERHED IT-LEDELSE IT-STYRING OG ORGANISERING ANSKAFFELSE OG IMPLEMENTERING AF IT-LØSNINGER IT-DRIFT OG BRUGERSTØTTE OPBYGNING AF FORRETNINGSGANGE OG INTERNE KONTROLFORANSTALTNINGER STUDIEAKTIVITETSOMRÅDET SU-OMRÅDET DEN STUDERENDES RETSSIKKERHED RAPPORTERING

5 5 1. Indledning Nærværende notat beskriver de fælles myndighedskrav fra Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling til de studieadministrative systemer ved de videregående uddannelsesinstitutioner. Myndighedskravene ajourføres løbende og kan ses på og Kravene er udarbejdet som fælles krav fra de to ministerier til alle videregående uddannelsesinstitutioner selvejende institutioner såvel som statsinstitutioner. Kravene har for hvert ministerium gyldighed for de uddannelsesområder, der hører under hvert ministeriums ressort. Ressortfordelingen opgøres i myndighedskravene på baggrund af aktivitetsgruppekoder og fremgår af bilag 2. Kravene retter sig mod institutionernes studieaktivitetsregistrering og øvrige studieadministration, uanset hvordan den pågældende institution konkret tilrettelægger sin studieadministration. Kravene omfatter derfor både de studieadministrative edb-systemer og de omkringliggende forretningsgange, interne kontroller m.v. Kravene skal opfyldes af den enkelte institution, uanset om den bruger et fællesudviklet edb-system som STADS eller SIS eller et andet, evt. eget udviklet edb-system. Institutionens forretningsgange, interne kontroller m.v. må derfor tilrettelægges, så det samlede studieadministrative system opfylder kravene. Det skal i øvrigt bemærkes, at nærværende myndighedskrav udgør ministeriernes supplerende krav til i øvrigt gældende relevante regler, herunder regler i forvaltnings-, offentligheds- og persondatalovene, regnskabsinstruks samt fx regler i optagelses-, uddannelses- og instruksbekendtgørelser. Notatet beskriver kravene opdelt på fire områder: Krav vedrørende studieadministrative systemer og forretningsgange. Krav vedrørende SU-administrationen. Krav til registrering og indberetning af studieaktivitet mv. Krav til data vedrørende studerende og studieaktivitet. Afsnit 2 om krav til studieadministrative systemer og forretningsgange er formuleret med bistand af konsulentvirksomheden PriceWaterhouse- Coopers, der tillige har udarbejdet en vejledning for institutionerne, der giver eksempler på, hvordan den enkelte institution vil kunne opfylde myndighedskravene (bilag 5). De øvrige afsnit er hovedsageligt opsummering af kendte krav og definitioner.

6 6 2. Krav vedrørende studieadministrative systemer og forretningsgange 2.1. Betryggende systemer og forretningsgange Uanset hvilke studieadministrative systemer den enkelte institution anvender, er det institutionens ansvar at sikre en betryggende system-, data og driftssikkerhed samt at sikre betryggende forretningsgange og procedurer på det studieadministrative område. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har opstillet en række myndighedskrav, der skal opfyldes af samtlige videregående uddannelsesinstitutioner, herunder også institutioner, der ikke anvender fællesudviklede systemer som STADS eller SIS. Det er institutionens ansvar at tilrettelægge sine systemer og procedurer m.v., så disse myndighedskrav opfyldes. Den nævnte vejledning giver for hvert af de opstillede hovedkrav en række eksempler på faktiske kontrolog sikkerhedsforanstaltninger, der vil kunne opfylde de stillede krav. Betryggende system-, data- og driftssikkerhed udgør et nødvendigt fundament for en betryggende databehandling i institutionens studieadministrative systemer. System-, data- og driftssikkerheden baseres på kontroller, der kan betegnes som generelle edb-kontroller. Ved betryggende system-, data- og driftssikkerhed forstås følgende: Systemsikkerhed er resultatet af de foranstaltninger, der sikrer pålidelige systemer, herunder at systemer og IT-udstyr er dokumenteret, godkendt, testet og sikret mod ødelæggelse. Datasikkerhed er resultatet af de foranstaltninger, der sikrer en pålidelig registrering, opbevaring og brug af data, samt at ændring, sletning eller brug af data er godkendt og dokumenteret. Driftssikkerhed er resultatet af de foranstaltninger, der sikrer en rettidig og pålidelig gennemførelse af databehandlingen og håndtering af fejl og mangler med henblik på at sikre en kontinuerlig databehandling. Herudover er en betryggende databehandling afhængig af en række forretningsgange og procedurer for anvendelse af det studieadministrative system, herunder interne kontroller på institutionens administrative områder. De interne kontroller omfatter såvel programmerede kontroller i det benyttede studieadministrative system som manuelle kontroller i forretningsgangene for brug af systemet.

7 Forretningsgangene og de interne kontroller i og omkring det studieadministrative system skal medvirke til: at sikre en fuldstændig, nøjagtig og rettidig behandling af godkendte transaktioner at forhindre at fejl opstår eller at sikre at opståede fejl opdages og rettes at sikre dokumentation for den foretagne databehandling samt de udførte manuelle og programmerede kontroller. I de følgende to afsnit 2.2 og 2.3 er myndighedskravene vedrørende system-, data- og driftssikkerhed samt myndighedskravene vedrørende forretningsgange og procedurer for anvendelse af det studieadministrative system nærmere beskrevet. Kravene er beskrevet som en målsætning, der i det enkelte tilfælde kan opfyldes ved hjælp af specifikke forretningsgange, procedurer og interne kontroller Myndighedskrav vedrørende system-, data- og driftssikkerhed Kravene omfatter følgende fire områder IT-ledelse IT-styring og organisering Anskaffelse af eller ændringer i IT-løsninger samt implementering heraf IT-drift og brugerstøtte IT-ledelse omfatter institutionernes overordnede ledelsesprocesser vedrørende IT. Det er disse processer, der driver virksomhedens øvrige ITprocesser og dermed skal sikre, at institutionen udvikler sig målrettet, mens IT-styring omfatter institutionens informations-teknologiske ressourcer og herunder fastlægger rammer for institutionens teknologiske udvikling, organisering og risikostyring m.v. Herudover omfatter myndighedskravene foranstaltninger til sikring af, at der implementeres IT-løsninger på institutionerne i overensstemmelse med fastlagte rammer og beslutninger, og at disse løsninger afvikles indenfor veldefinerede rammer og med den planlagte kvalitet IT - ledelse Det er ledelsens ansvar at sikre: at IT-anvendelsen tilrettelægges på en klar, overskuelig og verificerbar måde og

8 at der er iværksat og gennemføres sikkerhedsforanstaltninger for at sikre en tilstrækkelig system-, data- og driftssikkerhed IT-styring og organisering Det skal sikres at der etableres metoder og standarder på systemudviklingsområdet således at der sikres velstrukturerede og dokumenterede systemer, der kan vedligeholdes uafhængigt af nøglepersoner. Det skal sikres, at der etableres en struktureret metode til versionsstyring og -kontrol. Det skal sikres, at der er etableret change management procedurer således, at alle ændringer til programmer i produktion bliver kvalitetssikret, kontrolleret, godkendt og dokumenteret. Det skal sikres, at der er etableret en gennemskuelig organisationsstruktur, hvori ansvar og beføjelser er klart beskrevet, herunder sikring af, at de nødvendige kvalificerede medarbejderressourcer til stadighed er til stede. Det skal sikres, at der er etableret en organisatorisk adskillelse mellem udviklings-, vedligeholdelses-, drifts- og sikkerhedsfunktioner, således at ingen enkeltpersoner kan få kontrol over alle faser i ITanvendelsen. Det skal sikres, at der er fastlagt ejerskab af alle IT-aktiver. Det skal sikres, at der er etableret retningslinier og procedurer med henblik på gældende lovgivning, herunder: bogføringslovgivning persondataloven ophavsretslovgivning Det skal sikres, at der er etableret et nødberedskab i overensstemmelse med sikkerhedspolitikken, herunder at der foretages regelmæssig sikkerhedskopiering af driftsdata og programmer Anskaffelse af eller ændringer i IT-løsninger samt implementering heraf Det skal sikres, at der er etableret rammer for de enkelte projekter, herunder fastlæggelse af systemejerskab, etablering af projektorganisation og fastlæggelse af terminer og målbare succeskriterier. Det skal sikres, at der foreligger projektbudgetter og omkostningsvurderinger. Det skal sikres, at der udarbejdes en implementeringsstrategi og detailplan. Det skal sikres, at der er etableret en tilfredsstillende adskillelse mellem udviklings-, test- og driftsmiljø. Det skal sikres, at instrukser ajourføres og godkendes.

9 IT-drift og brugerstøtte Det skal sikres, at administrationen af logiske og fysiske brugeradgange udføres i overensstemmelse med fastlagte politikker/retnings-linier herfor Myndighedskrav vedrørende forretningsgange og procedurer for anvendelse af det studieadministrative system Kravene omfatter følgende områder: STÅ/årselev-området De studerendes retssikkerhed Indberetninger SU-området behandles i afsnit 3. De overordnede mål med kravene er at sikre: at der foretages behandling af samtlige ind- og uddata (Fuldstændighed) at databehandling, såvel manuel som programmeret, foretages uden forsinkelse (Rettidighed) at databehandlingen, såvel manuel som programmeret, foretages på korrekt vis (Nøjagtighed) at databehandlingen, såvel manuel som programmeret, foretages udelukkende på grundlag af godkendte data (Godkendte data) at der er dokumentation for den foretagne databehandling og de i forbindelse hermed udførte programmerede og manuelle kontroller (Dokumenteret) Myndighedskrav vedrørende Studieaktivitetsområdet Opgørelse af studieaktivitet (STÅ/årselev) skal kontrolmæssigt tilrettelægges, således: at beståede/godkendte uddannelsesdele/eksamener/semestre kun udløser STÅ/årselev en gang (Fuldstændighed) at opgørelsen af STÅ/årselev skal kunne indberettes i den periodisering, som ministerierne foreskriver (tælleperiode, indberetningsterminer) (Rettidighed) at hver enkelt STÅ/årselev-opgørelse (på stikprøvebasis) kan efterprøves i relation til den enkelte studerendes faktiske studieforløb (journal) og til den enkelte studieordning (Nøjagtighed) at alle studieaktiviteter, der indgår i STÅ/årselev-beregningen, kan verificeres i de regler, som uddannelsesbeskrivelsen rummer, og i den måde, hvorpå disse regler administreres (Godkendte data)

10 at STÅ/årselev ikke tælles dobbelt ved fejlindberetning, herunder i forbindelse med eventuelle efterreguleringer eller suppleringer vedrørende studieaktivitet til ministerierne (Dokumenteret) Myndighedskrav vedrørende den studerendes retssikkerhed Det studieadministrative system skal kontrolmæssigt tilrettelægges således: at den studerende får en korrekt behandling i forbindelse med optagelse hhv. afslag på optagelse (Fuldstændighed) at behandlingen af den studerendes studieaktiviteter foretages uden forsinkelse (Rettidighed) at den studerende ikke får adgang til uddannelse som ligger uden for den tilmeldte uddannelsesramme (Nøjagtighed) at grundlaget for behandlingen af den studerende er tilgængeligt og vil kunne efterprøves, herunder journalisering af studieaktiviteter og udstedelse af eksamensbeviser (Godkendte data) at den studerende har adgang til information om egne forhold og om de muligheder, institutionen tilbyder vedkommende (Dokumenteret) Myndighedskrav vedrørende rapportering (indberetning) Rapportering skal kontrolmæssigt tilrettelægges således, at det sikres, at der foretages en fuldstændig, rettidig og nøjagtig rapportering af godkendte data For hvert af de ovennævnte områder er der i vejledningen beskrevet en række kontroller, herunder såvel manuelle kontroller som programmerede kontroller, der under ét sikrer målsætningen om fuldstændig, rettidig og nøjagtig behandling af godkendte data m.v.

11 3. Krav til institutionernes SU-administration Generelle myndighedskrav Institutionernes administration og systemer skal på SU-området tilrettelægges således, at institutionen kan: varetage de opgaver i forbindelse med decentraliseringen af uddannelsesstøtteadministrationen, der er aftalt med SUstyrelsen. følge de af SUstyrelsen udstedte standarder for administrativ praksis på uddannelsesstedernes SU-administrationer (se også su-net.su.dk). følge de af SUstyrelsen udstedte retningslinjer for SU-arbejdet, der findes i vejledningen om SU til videregående uddannelser/- ungdomsuddannelser (se su-net.su.dk). indberette oplysninger til SUstyrelsen efter de af SUstyrelsen foreskrevne retningslinjer om alle indskrevne studerende på SUberettigende uddannelser. etablere grundlaget for måling af ekspeditionstider, ressourceindsats og opfyldelse af kvalitetskrav, jf. SUstyrelsens overvågningsopgave vedrørende den samlede SU-administration. Det skal således sikres: at det studieadministrative system indeholder alle data, der danner grundlag for indberetning af oplysninger til SUstyrelsens system og for beregningen af, om alle støttemodtagere i forhold til deres klipforbrug har haft den fremgang i uddannelsen, der gør, at de kan regnes som studieaktive i SU-lovens forstand. at behandling af støtteansøgninger og andre henvendelser fra de studerende, der påvirker grundlaget for støttetildelingen, samt behandling af fejllister, foretages uden unødigt ophold. at overførsel af data fra institutionens studieadministrative system til SUstyrelsens system foretages korrekt. at kun studerende, der er studieaktive i en SU-berettigende uddannelse, får udbetalt uddannelsesstøtte. at støtteansøgninger inkl. bilag samt andre skriftlige henvendelser fra de studerende vedrørende støtteforholdene opbevares på betryggende vis Indberetning til SUstyrelsens database Afhængigt af forholdene, og efter aftale med SUstyrelsen, skal institutionerne sikre, at oplysninger om de relevante studerende registreres i SUstyrelsens database på en af følgende måder:

12 Såfremt institutionen bruger STADS, skal institutionen fra dette system foretage en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte studieadministrative data (indskrivninger, udmeldelser, orlov mv.) til SUstyrelsen, mens SU-støttedata skal tastes direkte i SUstyrelsens støttesystem: US2000, ellers kan institutionen registrere oplysningerne, herunder SUstøttedata i eget studieadministrativt system og herefter foretager en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data til SUstyrelsen, eller taste oplysningerne direkte i SUstyrelsens støttesystem: US Krav på enkeltområder Data om studerende i SU-berettigende uddannelser Det skal sikres, at der foretages en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data om de studerendes uddannelse fra det studieadministrative system til SUstyrelsen, herunder: oplysninger om den uddannelse, den studerende er indskrevet på (SU-retningskode, startdato m.v.) oplysning om studieafslutning oplysning om studieudmeldelse samt årsagen hertil. oplysning om orlov samt årsagen hertil Støtteansøgninger Det skal sikres, at alle modtagne ansøgningsskemaer behandles, registreres og opbevares efter de af SUstyrelsen udstedte administrative retningslinjer, og at ansøgerne opfylder støttebetingelserne. Det skal sikres, at ansøgningsskemaernes oplysninger registreres i SUstyrelsens database, ved en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af godkendte data til SUstyrelsen, eller ved indtastning direkte i SUstyrelsens støttesystem: US2000. Det skal sikres, at ansøgere, som selv opretter en ansøgning i SUstyrelsens selvbetjeningssystem, opfylder støttebetingelserne, og alle sådanne ansøgninger i SUstyrelsens støttesystem: US2000 får tilført oplysning om SU-retningskode og en markering af, om de er godkendt eller ikke-godkendt. Det skal sikres, at fejlmeldinger vedrørende alle støtteansøgninger snarest muligt behandles ved, at fejlene rettes.

13 Det skal sikres, at der for alle støtteberegnede ansøgninger, som er oprettet i SUstyrelsens støttesystem: US2000, sker en efterfølgende kontrol af, at den pågældende støtteansøger er indskrevet ved en SU-berettigende uddannelse. Den udførte kontrol skal bekræftes ved en påtegning af to sagsbehandlere i US2000 af den elektroniske støtteliste fra den støtteberegningskørsel, ansøgningen blev støtteberegnet i Støttetildelingsgrundlaget Det skal sikres, at de oplysninger i SUstyrelsens system, der udgør grundlaget for støttetildelingen til de studerende, fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes efter henvendelse fra de studerende om støtteforhold hvis den studerende ikke længere opfylder støttebetingelserne som følge af ændringer i det studieadministrative system vedrørende de studerende studieforhold i øvrigt, der har betydning for støttetildelingen Det skal sikres, at fejlmeldinger vedrørende tildelingsgrundlaget snarest muligt behandles ved, at fejlene rettes Studieaktivitetskontrol Det skal sikres, at alle støttemodtagere løbende underkastes studieaktivitets- og støttekontrol, og at alle inaktive støttemodtagere får meddelelse om, at støtten bliver stoppet. Det skal sikres, at der foretages en fuldstændig, rettidig og nøjagtig overførsel af resultatet af studieaktivitetskontrollen til SUstyrelsens system Indkomstkontrol og tilbagebetaling af støtte Det skal sikres, at de oplysninger i SUstyrelsens system, som udgør grundlaget for tilbagebetalingskrav ved indkomstkontrol eller studieafbrud, fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes, i det omfang at opgaven er decentraliseret. Det skal sikres, at oplysningerne i SUstyrelsens system vedrørende tilbagebetaling af for meget modtaget støtte fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes, i det omfang at opgaven er decentraliseret. Det skal sikres, at oplysningerne i SUstyrelsens system vedrørende tilbagebetaling af med rette oppebårne studielån, fuldstændigt, rettidigt og nøjagtigt vedligeholdes, i det omfang at opgaven er decentraliseret.

14 Overvågning af den samlede SU-administration Det skal sikres, at de nødvendige data for SUstyrelsens overvågning af den samlede SU-administration registreres, herunder måling af ekspeditionstider for behandling af støtteansøgninger og henvendelser i øvrigt fra støttemodtagerne vedrørende tildelingsgrundlag, grundlaget for fremsættelsen af tilbagebetalingskrav og vedrørende tilbagebetaling af for meget modtaget støtte og studielån. 14

15 4. Krav til registrering og indberetning af studieaktivitet og optagelsestal Generelt Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastsætter myndighedskrav til opgørelsen af ressourceudløsende studieaktiviteter og optagelsestal med henblik på at sikre, at tildeling af bevillinger og tilskud til studieaktiviteter foregår på et korrekt og ensartet grundlag, samt for at sikre, at der opsamles, indberettes og offentliggøres korrekte data for studieaktiviteten. Indberetning af ressourceudløsende aktiviteter og optagelsestal danner grundlag for: 1 Beregning af de selvejende institutioners a conto taxametertilskud og statsinstitutionernes forventede taxameterbevillinger for finansåret. 2 Regulering af de selvejende institutioners a contotilskud og regulering ved tillægsbevillingsloven af statsinstitutionernes taxameterbevilling. 3 Prognosticering af fremtidige aktiviteter og taxameterbevillinger og - tilskud. 4 Prognosticering og dimensionering af det fremtidige optagelsestal. Som grundlag for ressourceudløsning skal den faktiske studieaktivitet opgøres på et ensartet grundlag og omregnes til årsenheder. For ordinære uddannelser opgøres aktiviteten i studenterårsværk (STÅ), mens aktiviteten for åben uddannelse opgøres i "årselever". Såvel STÅ ved de ordinære uddannelser som årselever ved åben uddannelse opgøres ved summering af studieaktiviteter (evt. af forskelligt omfang, jf. nedenfor) i opgørelsesperioden på tværs af enkeltstuderende. For hver registrering af en studieaktivitet skal der være en entydig sammenhæng til en bekendtgørelse eller en studieordning. Som et tillæg til den egentlige studieaktivitet ved ordinær uddannelse kan der yderligere opgøres et antal udvekslingsstuderende, der udfra nærmere retningslinier udløser et internationaliseringstaxameter. Med virkning for finansåret 2000 er der indført en finansieringsomlægning, så Arbejdsformidlingen (AF) pr. 1. januar 2000 skal betale for uddannelse af forsikrede ledige med en handlings- eller uddannelsesplan. Kommunerne skal ligeledes pr. 1. januar 2000 betale for uddannelse af kontanthjælpsmodtagere, jf. Undervisningsministeriets generelle webside om finansieringsomlægningen:

16 16 Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling stiller krav til korrekt registrering i de studieadministrative systemer og indberetning af forsikrede ledige med en handlings- eller uddannelsesplan samt af kontanthjælpsmodtagere i ordinær og åben uddannelse. Ministerierne stiller endvidere krav om formen for indberetningerne, herunder om indberetningerne foretages elektronisk eller på papirblanketter Studieaktivitet ved ordinære uddannelser (STÅ) Ved aktivitet forstås beståede uddannelsesdele. Uddannelse er i denne forbindelse et opgørelsesmæssigt samlebegreb, der kan dække over flere enkeltuddannelser på institutionen. Evalueringen af den beståede aktivitet kan være skriftlig/mundtlig eksamen, afløsningsopgaver, rapporter, overholdt mødepligt m.m. Hver enkelt aktivitet forsynes med en eksamenskode, som skal være entydig indenfor institutionen. Eksamenskoderne defineres ikke af ministerierne men er interne på institutionerne. Koderne må ikke ændres fra år til år, medmindre der sker indholdsmæssig ændring af uddannelsesdelen, ændring af studievægte eller andre forhold. En tidligere aflagt eksamen kan således aldrig skifte eksamenskode. Når flere eksamener er knyttet sammen i en gruppe, der samlet skal bestås, udløser de enkelte eksamener umiddelbart ressourcer, hvis de er blevet bedømt til karakteren 6 eller mere, eller hvis de i øvrigt er bedømt som bestået. Eksamener, der ikke opfylder ovenstående men vil kunne indgå i gruppeeksamenen, udløser først ressourcer på det tidspunkt, hvor gruppen som helhed er bestået. Det gælder også grupper, der strækker sig over flere år Studenterårsværk (STÅ) Studieaktivitet ved ordinær uddannelse opgøres i studenterårsværk (STÅ), hvor 1 STÅ defineres som studieaktivitet i et omfang svarende til et års normeret studietid. 1 STÅ skal angives i decimalbrøk med 4 decimaler (fx 0,4500 STÅ). Hvis en studieordning angiver omfanget af aktivitetsmoduler/semestre i ECTS-points, skal der ved omregningen til STÅ anvendes forholdet 1 STÅ = 60 ECTS-points. Der behøver ikke at være et eksamensaktivitetsomfang på netop 1,0000 STÅ på det enkelte år i studieplanen. For alle studieordninger gælder dog, at der ikke kan planlægges mere eksamensaktivitet end 1,0000 STÅ for

17 det første år, sammenlagt 2,0000 STÅ for de første to år, sammenlagt 3,0000 STÅ for de første tre år og så fremdeles gennem den samlede normerede studietid STÅ-opgørelsesmetoder STÅ på ordinære uddannelser kan opgøres på basis af tre forskellige opgørelsesmetoder: 1. Eksamens-STÅ 2. Semester-STÅ 3. Årselev-STÅ Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastsætter for hver enkelt uddannelse, hvilken opgørelsesmetode, der skal anvendes (se Bilag 2). Eksamens-STÅ Eksamens-STÅ er baseret på tælling af beståede, hhv. godkendte, uddannelsesdele eller eksamener. Hver uddannelsesdel/eksamen kan udgøre en større eller mindre del af den normerede studieaktivitet for et studieår. 1 STÅ er lig med et antal uddannelsesdel(e)/-eksamensaktivitet(er) af et samlet omfang svarende til et års normeret studietid. Det skal i studieordningerne fastlægges, hvilken STÅ-vægt et aktivitetsmodul har. Nedenstående oversigt viser et eksempel herpå for bacheloruddannelsen i biologi. Biologi, Bachelor. Normeret studietid : år Studieordning : yyyy Aktivitet Studieår Aktivitetsgruppe STÅ Grundlæggende matematik 1 matematik 0,2000 Grundlæggende fysik 1 fysik 0,3000 Kemi 1 1 kemi 0,3000 Biologi 1 2 biologi 0,5000 Biologi 2, øvelser 2 biologi 0,5000 Biologi 3 3 biologi 0,5000 Feltkurser 3 biologi 0,4000 Valgfri kurser 2 og ,3000 Samlet 3,0000

18 Eksamens-STÅ anvendes som hovedregel ved universitetslovinstitutioner, ingeniøruddannelser og på visse uddannelser på CVUinstitutionerne. Semester-STÅ Semester-STÅ er et udtryk for beståede/godkendte semestre. Semester- STÅ skal angives ekskl. omgængere og ekskl. studerende under orlov. Meritgivende dele af et semester tilrettelagt i udlandet kan indgå i opgørelsen af et bestået/godkendt semester. 1 semester svarer til 0,5000 STÅ, og 2 semestre eller et helt studieår svarer til 1,0000 STÅ. Der kan ikke opgøres mindre end 0,5000 STÅ, det vil sige 1 bestået/godkendt semester. Semester-STÅ anvendes som hovedregel på de mellemlange videregående uddannelser, herunder de fleste uddannelser på CVU-institutioner. Årselev-STÅ Årselev-STÅ opgøres ved tælling af antallet af tilstedeværende studerende et bestemt antal dage efter startdato. 1 tilstedeværende studerende på tællingsdagen udløser STÅ i forhold til varigheden af den aktivitet, den pågældende deltager i. Ministerierne fastsætter for hver enkelt uddannelse med årselev-stå, hvilken tælledag, der skal anvendes. STÅ ved uddannelsesaktiviteter, der løber over flere semestre, kan skulle fordeles på to finansår efter udmeldte vægtfordelinger, som ministerierne fastlægger for de pågældende uddannelser. Årselev-STÅ anvendes for ordinære uddannelser primært som opgørelsesmetode på de korte videregående uddannelser ved erhvervsskolerne og øvrige udbydere, på ingeniøruddannelsernes adgangskurser, på forberedelseskurser for indvandrere og flygtning samt på enkelte andre uddannelser Særlige STÅ Merit Uddannelsesaktiviteterne skal udløse bevilling på den institution, hvor de foregår, uanset om de bestås af studerende, der er indskrevet til en uddannelse på en anden institution, der har det faglige ansvar. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling har i visse tilfælde godkendt andre regler for registrering og indberetning af uddannelsesaktivitet i forbindelse med institutioners samarbejde om udbud af uddannelser.

19 Udgangspunktet er således, at et uddannelseselement/semester, der godkendes som gennemført ved en anden institution (merit), ikke medregnes i opgørelsen af staminstitutionens ressourceudløsende STÅ. Den meritgivende institution skal dog registrere meritaktiviteten særskilt og indberette den til Danmarks Statistik. Meritaktiviteten er pt. frivillig at indberette til ministerierne. I forbindelse med undervisning for hele hold, der er rekvireret på anden (gæste)institution, kan kurset opfattes som en aktivitet på staminstitutionen, der så indberetter aktiviteten. Der aftales betalingsordning mellem stam- og værtsinstitutionen. Gæstestuderende En gæstestuderende er en studerende, der er indskrevet ved en dansk eller en udenlandsk uddannelsesinstitution (staminstitutionen), men gennemfører en del af sin studieaktivitet ved en anden (værtsinstitutionen). Kun gæstestuderende med stamstudie på en anden institution kan udløse ressourcer. Gæstestuderendes aktiviteter skal registreres og opgøres særskilt som Gæste-STÅ ved værtsinstitutionen efter samme regler og STÅ-vægte som for institutionens egne ordinære STÅ. Kun helt gennemførte og godkendte aktiviteter (ved semester-stå: semestre) kan således medregnes som Gæste-STÅ. Hvis udenlandske studerende deltager i et af Danmark anerkendt udvekslingsprogram eller institutionsaftale, og uddannelsesaktiviteten ikke finansieres igennem dette, skal optjente STÅ udløse taxameter på linie med værtsinstitutionens ordinære studerende. Hvis der er tale om andre programmer / aftaler må STÅ ikke udløse taxameter. Aktiviteten fra gæstestuderende er ressourceudløsende for værtsinstitutionen, og aktiviteten indberettes til Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, men ikke til Danmarks Statistik, hvortil gæstestuderende normalt ikke indberettes. Det gør til gengæld den merit, som den studerende får godskrevet på sin staminstitution, jf. ovenfor. Praktikudskillelse Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastsætter, hvilke uddannelses- og praktikelementer i hver enkel uddannelse, der er ressourceudløsende. STÅ optjent ved obligatoriske praktikelementer i uddannelsen, skal opgøres og indberettes særskilt (Praktik-STÅ), for hhv. ressourceudløsende praktik og ikkeressourceudløsende praktik. 19

20 På mellemlange videregående uddannelser med Semester-STÅ eller Årselev-STÅ som tællemetode, har Undervisningsministeriet fastlagt praktikudskillelsen pr. semester med udgangspunkt i de enkelte bekendtgørelser (se Bilag 3). Institutionerne kan frit placere obligatorisk praktik i løbet af uddannelsen, hvis bekendtgørelsen giver mulighed herfor, men den centralt fastlagte praktikudskillelse angiver, hvornår studieaktivitet skal indberettes som hhv. teori og praktik Begrænsninger på optjening af STÅ En studerende kan kun optjene STÅ én gang for et bestemt uddannelseselement/semestertrin. Såvel staminstitutionens studerende som gæstestuderende kan kun optjene STÅ for aktiviteter, der indgår i en studieordning for den pågældendes uddannelse. Aktivitet skal således kunne godkendes som en del af den studerendes studieramme inden påbegyndelsen. Studerendes eksamener taget i udlandet udløser ikke STÅ til staminstitutionen. Praktik-STÅ, der er godkendt til at modtage praktiktakst, kan dog efter godkendelse i ministerierne tilrettelægges i udlandet, hvis det er i overensstemmelse med uddannelsesbekendtgørelsen. Der kan ikke optjenes ordinære STÅ for aktiviteter, hvor den studerende er indskrevet under åben uddannelse eller er ph.d.-studerende. Efter skriftlig godkendelse af Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling kan visse institutioner, hvor bekendtgørelsen åbner op for dette, udvide studierammen for en studerende med det formål at forbedre normalforudsætningerne for start på en overbygningsuddannelse. Ministeriernes godkendelse sker på individniveau. Studietidsrammen for den enkelte studerende kan udvides med op til 1 STÅ i forbindelse med propædeutik. Udvidelsen skal ske på bacheloruddannelsen eller på et sidefag. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling fastlægger hvilke uddannelser, der kan udvides med op til hhv. ½ års og 1 års propædeutik Taksttilknytning til STÅ Hver institution skal tildele de enkelte eksamener en institutionsunik kode. Hver enkelt af disse koder henføres af institutionen på entydig vis til en aktivitetsgruppe. Aktivitetsgruppen skal knytte sig til udbyderen af den pågældende eksamen og ikke til den studerendes indskrivningsforhold.

21 Taksttilknytning af aktivitetsgruppen skal ske efter de af ministeriernes udmeldte sammenhænge mellem aktivitetsgrupper og takstgruppekoder. Ved uddannelser, der er godkendt som kombinationsuddannelse bestående af uddannelseselementer fra rene uddannelser efter netværksmodellen, skal institutionen for hvert uddannelseselement fordele studieaktiviteten på de tilknyttede aktivitetsgrupper og takstkodegrupper. Enkelte kombinationsuddannelser registreres dog som ét samlet uddannelseselement med én aktivitetsgruppekode men med to takstkodegrupper efter et udmeldt fordelingskriterium Opgørelse og indberetning af ordinær uddannelse Opgørelsesperiode Ressourceudløsende aktiviteter opgøres samlet for perioden indtil 30. september i indberetningsåret fra 1. oktober i det forudgående år. Ved midtvejsindberetningen pr. 1. april indberettes et ikke ressourceudløsende skøn for hhv. perioden fra 1. oktober til 31. marts og for perioden 1. april frem til den 30. september. Registrering af godkendte semester- og eksamensaktiviteter sker, når godkendelsen/eksamensresultatet foreligger. Bedømmelsesdatoen er afgørende for hvilken opgørelsesperiode STÅ henføres til. Godkendelsen af den enkelte studerendes semester- eller eksamensaktivitet skal være dokumenteret og reviderbar. For årselev-stå er tælledatoen for de ressourceudløsende (tilstedeværende) studerende den 1. oktober og den 1. marts. I særlige tilfælde (forberedelseskursus for indvandrere og flygtninge) er tælledatoen 30 dage efter påbegyndelse Indberetning til ministerierne Den endelige indberetning til Undervisningsministeriet og til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling af de ressourceudløsende aktiviteter skal foretages den 6. oktober hvert år. Ved to eller flere institutioners samarbejde om udbud af en uddannelse indberettes STÅ af hver enkelt institution for sig med mindre anden indberetningsprocedure er godkendt. Til Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings brug indberettes aktivitetstyperne:

22 22 Teori-STÅ Praktik-STÅ Merit-STÅ Indberetning skal ske som sum af aktiviteten fordelt på: Institution Aktivitetsgruppe Delformål Indskrivningsform, herunder gæstestuderende Optagelsesårgang/studiestart (pt. ikke for alle aktivitetsgrupper, se vejledning ved indberetning) Semester (pt. ikke for alle aktivitetsgrupper, se vejledning ved indberetning) Antal studerende Indberetningen kan opdeles i en ressourceudløsende og en ikke ressourceudløsende del efter ministeriernes konkrete vejledning. En nærmere beskrivelse af kravene til indberetning findes i bilag Indberetning til Danmarks Statistik Til Danmarks Statistik sker indberetning af ordinær studieaktivitet én gang om året (i oktober). Til Danmarks Statistik indberettes aktiviteten på den ordinære uddannelse pr. CPR-nummer på følgende aktivitetstyper: Teori-STÅ, inkl. praktik-stå hvis relevant Merit-STÅ Derimod indberettes STÅ optjent af gæstestuderende ikke. Ved to eller flere institutioners samarbejde om udbud af en uddannelse indberettes STÅ kun til Danmarks Statistik af den institution, der har den formelle godkendelse til at udbyde uddannelsen. STÅ optjent af øvrige institutioner, der deltager i samarbejdet, indberettes som SUM-STÅ af den formelt godkendte udbydende institution. Der henvises i øvrigt til Danmarks Statistiks vejledning Aktiverede på ordinær uddannelse Finansieringsomlægningen vil blive ændret med virkning for 2003.

23 23 Indberetning Vejledningen, der beskriver administrationen af finansieringsomlægningen for de videregående uddannelsesinstitutioner i 2002, når aktiveringen finder sted som ordinær uddannelse kan hentes på Undervisningsministeriets hjemmeside vedrørende finansieringsomlægningen på adressen: Hvis en AF-region bruges som eksempel vil en aktiveringssag sædvanligvis forløbe således: 1. AF henvender sig til en institution med en studerende, som skal aktiveres. Det skal af tilmeldingsblanketten fremgå, at der er tale om en aktiveret i henhold til en handlingsplan, som institutionen skal aktivitetsindberette til Undervisningsministeriet eller til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling som særlig elevtype. Endvidere skal den studerendes CPR-nummer fremgå af tilmeldingsblanketten. Nummeret på den AF-region, der henvender sig, skal ligeledes fremgå af blanketten (der er værdierne 1-14). Det er således Beskæftigelsesministeriet/AF, der har ansvaret for at kontrollere, at de aktiverede tilmeldes korrekt på de enkelte institutioner. 2. Institutionen registrerer den studerende som aktiveret. 3. Institutionen skal indberette antal aktiverede STÅ (tilstedeværende aktiverede) til ministerierne to gange om året: 3.1. Antallet af aktiverede studerende opgøres den 1. februar (tælledag) og indberettes den 15. marts for første halvår Antallet af aktiverede studerende opgøres den 15. september (tælledag) og indberettes den 1. oktober for andet halvår. Indberetningen skal for selvejende institutioners vedkommende attesteres af en revisor. De to indberetninger om aktiverede STÅ udløser ikke tilskud, jf. nedenfor, men anvendes alene til beregningen af de refusionsbeløb, som den aktiverende myndighed skal betale til Undervisningsministeriet eller til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. 4. Institutionen sender oplysninger om udløst STÅ-bidrag til de respektive AF regioner for hvert enkelt CPR-nummer, der har været indeholdt i aktivitetsindberetningen for den omhandlede periode.

24 5. Undervisningsministeriet eller Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling beregner tilskuddet til institutionen på grundlag af den ordinære STÅ-indberetning pr. 1. oktober, der også skal indeholde de aktiverede, der behandles fuldstændig på linie med de øvrige STÅ og udløser de samme tilskud. 6. Undervisningsministeriet eller Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling beregner aktiviteten for hver af de 14 AF-regioner, der har rekvireret undervisningen, en gang halvårligt opgjort pr. institution og uddannelse med henblik på afregning med hver af de 14 AF-regioner. 7. Rettelser på revisorerklæringer, som ændrer antallet af aktiveringsårselever tilmeldt af AF, vil medføre rettelser i afregningen med AF-regionen. Tilmelding af aktiverede Tilmelding sker ved, at der udfyldes en tilmeldingsblanket (der henvises til den til institutionerne tilsendte vejledning af 2. februar 2000, der også findes på nettet, jf. ovenfor) og sendes en kopi af den udfyldte tilmeldingsblanket til den aktiverende myndighed. Ved beregningen af de forventede udgifter (tilmeldingsblankettens pkt ), skal institutionerne være opmærksomme på, at beregningen af refusion for aktiverede ved lange og mellemlange videregående uddannelser i henhold til lovens 2, stk. 4 sker med 85 % af de takster, der er fastsat i finansloven, idet der er forudsat et frafald på 15 %. I tilmeldingsblankettens pkt skal der altså kun angives 85 % af det beløb, som takst x STÅ ville give. Aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling og bevilling Institutionen skal medtage de aktiverede studerende ved indberetningen pr. 1. oktober og institutionen vil modtage sædvanligt tilskud og bevilling. Oplysning om udløste årselevbidrag for hvert CPR-nummer til den aktiverende myndighed Institutionen skal - samtidig med aktivitetsindberetningen til ministerierne - sende den aktiverende myndighed oplysning om det antal STÅ, som hver enkelt aktiveret (cpr.nr.) har udløst Studieaktivitet ved åben uddannelse (årselever) Efter- og videreuddannelsesaktivitet ved de mellemlange og lange videregående uddannelsesinstitutioner udbydes som hovedregel efter reglerne om åben uddannelse.

25 Ved åben uddannelse opgøres studieaktiviteten i årselever. En årselev er en studerende, der har betalt for uddannelsesaktiviteter med et omfang på et års heltidsuddannelse Vægte for aktiviteten For den kompetencegivende undervisning (uddannelser) fremgår det af studieordningen, hvilken vægt et aktivitetsmodul (kursus) har i forhold til en årselev (vægten er fastsat som en decimalbrøk med 4 decimaler). Summen af vægtene for de enkelte moduler i en uddannelse må ikke overstige den normerede studietid. For den ikke kompetencegivende undervisning, d.v.s. for grundskolelærernes korte kurser af 3-40 dages varighed og fagspecifikke kurser af 1-4 ugers varighed, er en årselev en studerende, der har betalt for undervisning i undervisningstimer af mindst 45 minutters varighed. Grundskolelærernes efteruddannelseskurser af mindre end tre dages varighed modtager ikke bevilling eller tilskud og skal afvikles som indtægtsdækket virksomhed på institutionen Tilskudslofter Der er for finansåret 2002 fastsat tilskudsloft for grundskolelærernes korte kurser af 3-40 dages varighed, fagspecifikke kurser af 1-4 ugers varighed og for uddannelsen mediekoordinator og multimediedesigner Særlige årselever Merit Der må ikke opkræves deltagerbetaling for studieaktivitet, for hvilken der er givet merit. Gæstestuderende Aktiviteter indberettes til Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. En gæstestuderende er en ÅUstuderende, der er indskrevet ved én uddannelsesinstitution (staminstitutionen), men gennemfører en del af sin studieaktivitet ved en anden. Værtsinstitutionen modtager deltagerbetaling. Praktik Praktik afholdt i forbindelse med åben uddannelse kan kun udløse takst efter særlig godkendelse af Undervisningsministeriet eller Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Opgørelse og indberetning af åben uddannelse

26 Indberetning til ministerierne Til Undervisningsministeriets og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings brug indberettes aktiviteten fordelt på: Institution Aktivitetsgruppe Delformål Indskrivningsform Semester (ikke for alle aktivitetsgrupper) Antal kursister Indberetningen kan opdeles i en ressourceudløsende og en ikke ressourceudløsende del efter ministeriernes konkrete vejledning. Der stilles i visse tilfælde krav om, at deltagerbetalingen indberettes sammen med aktiviteten. En nærmere beskrivelse af kravene til indberetning findes i bilag 1. Der ydes ikke tilskud, hvis deltagerbetalingen ikke er betalt på skæringsdagen, heller ikke selv om deltagerbetalingen betales senere. Dog gælder det, at tilsagn på skæringsdatoen fra en offentlig myndighed om betaling træder i stedet for krav om deltagerbetaling. Deltagerbetaling skal være betalt inden for en måned fra skæringsdatoen. Der indberettes i følgende terminer: Institutioner under Undervisningsministeriet indberetter 4 gange årligt (statsejede institutioner kan dog vælge alene at følge de halvårlige indberetninger pr. 8. juni og 22. oktober): den 9. marts indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. marts har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 1. december året før til 15. februar, den 8. juni indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. juni har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. februar til 15. maj. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der er afholdt i det pågældende forårssemester. den 22. oktober indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 15. oktober har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. maj til 15. september. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der afholdes i det pågældende efterårssemester. medio december indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 10. december har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er star- 26

27 tet i perioden 16. september til 30. november. På grund af den korte tidsfrist inden årets udgang udmeldes indberetningsdatoen årligt af ministeriet. Institutioner under Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling indberetter 2 gange årligt: den 8. juni indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 1. juni har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. september året før til 15. maj. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der er afholdt i det pågældende forårssemester. den 22. oktober indberettes deltagere, der på skæringsdagen den 15. oktober har betalt deltagerbetalingen for deltagelse i kurser, der er startet i perioden 16. maj til 15. september. Med samme skæringsdag indberettes semesteropdelt undervisning, der afholdes i det pågældende efterårssemester Indberetning til Danmarks Statistik Til Danmarks Statistik sker indberetning af åben uddannelse på aggregeret niveau 2 gange om året til konjunkturstatistik for voksenuddannelser. Danmarks Statistik udsender vejledning med skemaer til institutionerne herom. Herudover indberettes fra institutionerne til Danmarks Statistik individbaseret aktivitetsdata for studerende på HD og ED, som tages som 'hele uddannelser på deltid' under åben uddannelse sammen med de ordinære uddannelser 1 gang årligt, jf. Danmarks Statistiks vejledning om "Indberetning af individualoplysninger for studerende" Aktiverede på åben uddannelse Finansieringsomlægningen vil blive ændret med virkning for Indberetning Vejledningen, der beskriver administrationen af finansieringsomlægningen for de videregående uddannelsesinstitutioner i 2002, når aktiveringen finder sted i medfør af lov om åben uddannelse kan hentes på Undervisningsministeriets web-site vedrørende finansieringsomlægningen på adressen: Hvis en AF-region bruges som eksempel vil en aktiveringssag sædvanligvis forløbe således:

28 1. AF henvender sig til en institution med en person, som skal aktiveres. Det skal af tilmeldingsblanketten fremgå, at der er tale om en aktiveret i henhold til en handlingsplan, som institutionen skal aktivitetsindberette til Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling som særlig elevtype. Endvidere skal den studerendes CPRnummer fremgå af tilmeldingsblanketten. Nummeret på den AF-region, der henvender sig, skal ligeledes fremgå af blanketten (der er værdierne 1-14). Det er således Beskæftigelsesministeriet/ AF, der har ansvaret for at kontrollere, at de aktiverede tilmeldes korrekt på de enkelte skoler. 2. Institutionen registrerer den studerende som aktiveret. 3. Institutionen indberetter i de sædvanlige terminer aktivitet til ministerierne, og der udløses årselever svarende til almindelige regler for tælling af årselever. Indberetningen skal for selvejende institutioners vedkommende attesteres af en revisor. 4. Institutionen sender oplysninger om udløst årselevbidrag til de respektive AF regioner for hvert enkelt CPR-nummer, der har været indeholdt i aktivitetsindberetningen for den omhandlede periode. 5. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling beregner tilskuddet til institutionen for Aktiveringsårselever tilmeldt af AF, der behandles fuldstændig på linie med de øvrige årselever. 6. Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling beregner aktiviteten for hver af de 14 AF-regioner, der har rekvireret undervisningen, en gang i kvartalet/halvårligt opgjort pr. institution og uddannelse med henblik på afregning med hver af de 14 AFregioner 7. Rettelser på revisorerklæringer, som ændrer antallet af aktiveringsårselever tilmeldt af AF, vil medføre rettelser i afregningen med AF-regionen. Tilmelding af aktiverede Tilmelding sker ved, at der udfyldes en tilmeldingsblanket (der henvises til den til institutionerne tilsendte vejledning af 1. februar 2000, der også findes på nettet, jf. ovenfor) og sendes en kopi af den udfyldte tilmeldingsblanket til den aktiverende myndighed. Aktivitetsindberetning og tilskudsudbetaling og bevilling Institutionen skal indberette aktivitet på sædvanlig måde til de normale terminer og institutionen vil modtage sædvanligt tilskud og bevilling. 28