BEHANDLING AF EKSTRAARBEJDER

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 8. april 2016 Version 1.2 JobManager supporten BEHANDLING AF EKSTRAARBEJDER ENTREPRISESTYRER Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 4 FIND AFTALESEDDEL ALTERNATIV I... 5 Søg aftaleseddel... 5 Vælg aftaleseddel... 6 FIND AFTALESEDDEL ALTERNATIV II... 8 Søg ekstraarbejde... 8 Vælg aftaleseddel... 8 GODKEND EKSTRAARBEJDE...10 Lær at forstå Aftalesedlen...10 Godkend et ekstraarbejde helt...12 Opdatér aftalesedlen...12 Før ekstraarbejdet fra Godkendt, påført AC (0) til Mængder udført...13 Godkend dele af et ekstraarbejde...15 Opdatér aftalesedlen...15 AFVIS EKSTRAARBEJDE...17 Søg aftaleseddel...17 Vælg aftaleseddel...18 Afvis et ekstraarbejde helt...18 Opdatér aftalesedlen...18 Afvis dele af et ekstraarbejde...19 UDSKYD EKSTRAARBEJDE...20 Søg aftaleseddel...20 Vælg aftaleseddel...20 Udskyd et ekstraarbejde helt...21 Opdatér aftalesedlen...22 Udskyd dele af et ekstraarbejde...23 FLYT ET EKSTRAARBEJDE TIL EN ANDEN AFTALESEDDEL...24 Søg aftaleseddel...24 Vælg en...25 Opdatér aftalesedlen af 28

3 SLUTAFREGN ELLER SLUTLEVERANCEMARKÉR ET EKSTRAARBEJDE...26 Søg aftaleseddel...26 Vælg aftaleseddel...26 Slutafregn et eller flere ekstraarbejder...27 Opdater aftalesedlen...27 Slutleverancemarkér et år på et ekstraarbejde af 28

4 INTRODUKTION Denne instruktion er udarbejdet til det formål at beskrive de processer, man skal igennem, når man behandler ekstraarbejder i JobManager. Behandling af ekstraarbejder omhandler bl.a. godkendelse af ekstraarbejder, som entreprenøren har klarmeldt til udbetaling på førstkommende acontobegæring. Videre handler tilsynets behandling om, hvordan man afviser eller udskyder et ekstraarbejde. Sidst handler det om at flytte et ekstraarbejde til en anden aftaleseddel og at slutafregne et ekstraarbejde. De seks overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Find aftaleseddel I+II Udskyd ekstraarbejde anden aftaleseddel Specielt i dette dokument er den første proces (Find aftaleseddel) opdelt i to delproceser, da JobManager indeholder to forskellige veje til at finde aftalesedlerne, og det er valgt at beskrive disse hver for sig. Valget af hvilken delproces man vælger, afhænger af ens præferencer. Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist. Den illustrerer, hvilken fase siden beskriver ved, at den pågældende fase er markeret med den blå baggrundsfarve som i ovenstående figur. De resterende faser som ikke bliver beskrevet, er alle i en grå tone. I hver fase, er der endnu en opdeling. Man kan kalde det en underfase opdeling, der beskriver de trin, man skal igennem for at udføre den enkelte fase. Dette er igen for at give dig et overblik over de trin, du skal igennem for at udføre den pågældende fase. 4 af 28

5 FIND AFTALESEDDEL - AFTALESEDDELLISTE Dette afsnit beskriver en af mulighederne for at finde frem til den aftaleseddel, hvor ekstraarbejdet man søger, bliver afregnet. Aftalesedlen er omdrejningspunktet for afregningen af ekstraarbejder i JobManager. Denne side er god at anvende, hvis: Du vil se, hvilke aftalesedler, der er et restforbrug på dvs. hvor der mangler at blive udbetalt penge Du vil se, hvilke der er slutmarkerede Du kun vil søge på de åbne aftalesedler Forud for dette har entreprenøren afgivet sit tilbud, dette er blevet godkendt af tilsynet og tilknyttet en aftaleseddel. Dernæst har entreprenøren været inde på aftalesedlen og klarmeldt udførte mængder, som i de efterfølgende afsnit skal godkendes til udbetalingsproceduren. Indgangsvinklen i dette afsnit er således at finde aftalesedlen via aftaleseddel liste. Proceduren for dette er beskrevet herunder. Søg aftaleseddel Vælg aftaleseddel SØG AFTALESEDDEL For at søge en aftaleseddel skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Aftaleseddel liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen som pil 2 indikerer herover dette opdaterer tabellen nederst på siden ud fra udvælgelseskriterierne 5 af 28

6 VÆLG AFTALESEDDEL Tabeldelen indeholder, afhængig af udvælgelseskriterierne, oplysninger om de aftalesedler der eksisterer til entreprisen, der søges. Nedbrydningen i listen er beskrevet på nedenstående figur. Kriterier: Overordnet (alene) Kriterier: Overordnet + delenetreprise (02 søgt) Underordnet entreprise 1 Ekstraarbejde 1 Ekstraarbejde 2 Underordnet entreprise 1 kan ikke ses, når der søges på 2 Ekstraarbejde 3 Ekstraarbejde 4 Underordnet entreprise 2 Underordnet entreprise 2 Ekstraarbejde 1 Ekstraarbejde 2 Ekstraarbejde 3 Ekstraarbejde 4 Ekstraarbejde 1 Ekstraarbejde 2 Ekstraarbejde 3 Ekstraarbejde 4 På skærmbillederne viser det sig som. Overordnet (alene): Overordnet + delentreprise (01 er søgt) Ved at vælge det lille kryds ud for den delentreprise du ønsker at se aftalesedlen for, vil listen åbne sig, så du kan se de enkelte aftalesedler. 6 af 28

7 Aftalesedlen kan herefter vælges i den fremkomne liste. Den vælges ved at klikke på det blå link, der ses i kolonnen Aftale nr. Her vælges aftaleseddel nummer 2, som pilen indikerer. Linket åbner den pågældende aftaleseddel, hvor du kan arbejde videre med ekstraarbejderne, der skal afregnes. 7 af 28

8 FIND AFTALESEDDEL - EKSTRAARBEJDERLISTE Dette afsnit beskriver mulighed nummer 2 for at finde frem til den aftaleseddel, hvor ekstraarbejdet, man søger, bliver afregnet. Aftalesedlen er omdrejningspunktet for afregningen af ekstraarbejder i JobManager. Denne side er god at anvende, hvis: Du vil søge ud fra job, fx Oprettet eller Accept tilsyn Du kun vil søge på de åbne aftalesedler Du vil se de forpligtede beløb på det enkelte ekstraarbejde Du vil se vedhæftede dokumenter Forud for dette har entreprenøren afgivet sit tilbud, dette er blevet godkendt af tilsynet og tilknyttet en aftaleseddel. Dernæst har entreprenøren været inde på aftalesedlen og klarmeldt udførte mængder, som i de efterfølgende afsnit skal godkendes til udbetalingsproceduren. Indgangsvinklen i dette afsnit er således at finde aftalesedlen via ekstraarbejderlisten. Søg ekstraarbejde Vælg aftaleseddel SØG EKSTRAARBEJDE For at søge en aftaleseddel skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Vælg eventuelt en delentreprise også, se pil 2. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen som pil 3 indikerer herover dette opdaterer tabellen nederst på siden ud fra udvælgelseskriterierne. VÆLG AFTALESEDDEL Tabeldelen indeholder, afhængig af udvælgelseskriterierne, oplysninger om de ekstraarbejder, der eksisterer til entreprisen, der søges. 8 af 28

9 Midt i listen findes tilknytningen til aftalesedlerne, og hvis du trykker på knappen, ud for den aftaleseddel du søger, vil denne knap aktivere aftalesedlen der søges, se pilen på nedenstående figur. Efter tryk på, vil den pågældende aftaleseddel, hvor du kan arbejde videre med ekstraarbejderne, der skal afregnes, se nedenstående. 9 af 28

10 GODKEND EKSTRAARBEJDE Dette afsnit omhandler godkendelse af mængder, som entreprenøren har udført (klarmeldte mængder), og som denne har en forventning om, kommer med på den førstkommende acontobegæring, når denne lukkes. Det er således givet, at entreprenøren har været inde på selve aftalesedlen og angivet, hvilke arbejder han ønsker afregnet. Afregning af ekstraarbejdets i JobManager understøtter komplet afregning af et ekstraarbejde eller delafregning af enkelte ekstraarbejdslinjer. I sidstnævnte eksempel vil de enkelte linjer kunne afregnes på forskellige aconti, dvs. i forskellige måneder. Det vigtige i dette afsnit er, at forstå hvilke muligheder, der er for godkendelse og hvad de forskellige oplysninger i tabellerne betyder. Forud for afsnittet har du læst om, hvordan man fremfinder et ekstraarbejde, hvilket er indledningen til nedenstående figur, der viser godkendelsesprocesserne. Lær at forstå aftalesedlen Godkend et ekstraarbejde helt Opdatér aftaleseddel Godkend dele af et ekstraarbejde Opdatér aftaleseddel LÆR AT FORSTÅ AFTALESEDLEN Aftalesedlerne i JobManager er opbygget af følgende sektioner: 1. Et aftaleseddelhoved, der indeholder: a. Entreprisens navn og ID b. Aftalesedlens titel c. Aftalesedlens beskrivelse d. Aftaleseddelnummeret e. Info om SAP Opgavenummer f. Klassifikationen i Mindre ekstraarbejder og Ekstraarbejder m/log 2. En sektion, der beskriver entreprenørens orginale tilbud, der består af: a. Detaljelinjer fra tilbuddet med arbejdets beskrivelse, tilbudte mængder, enheder, pris, samt hvilke mængder, der mangler at blive afregnet 3. En sektion, der beskriver hvilke tilbudslinjer, der er afregnet a. De linjer, der er overført til afregning, fremstår som separate linjer med deres egen afregningsmængde, samt oplysning om, hvor de befinder sig i afregningsflowet. Ovenstående er illustreret på nedenstående figur. 10 af 28

11 HOVED Aftaleseddel Entreprenørens tilbud EKSTRAARBEJDE 1 Tilbudslinje 1 Tilbudslinje 2 Tilbudslinje N EKSTRAARBEJDE 2 Tilbudslinje 1 Tilbudslinje 2 Tilbudslinje N Klarmeldte mængder til afregning KLARMELDTE MÆNGDER TIL AFREGNING Ekstraarbejde 1 Afregningslinje x, ekstraarbejde 1 Afregningslinje y, ekstraarbejde 1 KLARMELDTE MÆNGDER TIL AFREGNING Ekstraarbejde 2 Afregningslinje x, ekstraarbejde 2 Afregningslinje y, ekstraarbejde 2 De efterfølgende afsnit beskriver arbejdet, der primært foregår i den nederste sektion, hvor ekstrarbejder fremføres til udbetaling til entreprenøren. Forud for at kunne arbejde i den nederste tabel, har entreprenøren markeret en række linjer i den øverste tabel og overført disse til den nederste tabel for afregning. Den tidmæssige afregningsproces er illustreret på nedenstående tidslinjefigur, hvor der er taget udgangspunkt i en idealsituation i august/september måned STATUS: Mængder udført -> Godkendt påført AC(0) Betaling gennemføres til entreprenør Mængder udført Betalingsfrist Betalingsfrist Aconto lukkes, TILSYN Debitorbogholder godkender SAP opgave ansvarlig godkender Hvad hedder trinene Mængder udført Faktura fremsendt Faktura attesteret Afregning forhåndsgodkendt 11 af 28

12 GODKEND ET EKSTRAARBEJDE HELT Aftalesedlen indeholder som nævnt to tabeller den øverste tabel indeholder entreprenørens originale tilbud og her ses bl.a., hvad der muligvis mangler at blive afregnet. Den nedeste tabel indholder oversigter over alt det, som er afregnet bemærk, at mængder kan blive afregnet helt eller delvist og i forskellige perioder, så derfor kan denne liste indeholde potentielt mange flere linjer end tilbudstabellen. På den øverste liste ses det, at ekstraarbejdets titel fungerer som en overskrift. Hvis man ønsker at se detaljerne for ekstraarbejdet, der hvor økonomien er udspecificeret, kan du klikke på det lille, som efter åbning vises som et lille. Hermed bliver detaljerne for ekstraarbejdet synlige. Hvis du ønsker at godkende et ekstraarbejde helt, dvs. godkende alle detaljelinjerne, kan dette gøres ved at vælge Godkendt, påført AC(0) i kolonnen på ekstraarbejdets titellinje (den grå linje, øverst), som pil 1 indikerer herunder. Der ses ved pilene 1 ét ekstraarbejde, der er behandlet (øverst) og ét, hvor der bliver valgt (nederst). Når man vælger på titellinjen og skifter, så vær opmærksom på, at detaljelinjerne skifter automatisk fra Mængder udført til Godkendt, påført AC(0), når du gennemfører skiftet, men at det ikke er gemt, før du har klikket på Opdatér. Vær videre opmærksom på, at du som entreprisestyrer, skal have angivet dine bemærkninger til detaljelinjerne, inden du vælger at skifte, se nedenstående kolonne Tilsyns bemærkning. OPDATÉR AFTALESEDLEN Vælg knappen, som pil 2 på ovenstående skærmudklip indikerer. Oplysningerne gemmes og der sker nu flere ting på det opdaterede skærmbillede, se nedenstående. Øverste tabel Entreprenørens tilbud: 1. Kolonnen Mængde rest bliver genberegnet og viser den resterende mængde på tilbudslinjerne, som mangler at blive afregnet. I vort eksempel er hele ekstraarbejde nr. 6 afregnet, så resten vil på linjen være nul. 2. Kolonnen Rest i alt bliver genberegnet den afspejler restmængden multipliceret med enhedsprisen. I vort eksempel vil denne være nul, da rest mængden er nul. 3. Summationslinjen under kolonnen Rest i alt genberegnes og viser aftalesedlens rest målt over alle ekstraarbejderne knyttet til aftalesedlen. Nederste tabel klarmeldte mængder til afregning: 4. Bemærkningsfeltet bliver lukket og kan ikke mere redigeres 12 af 28

13 5. Øvrige felter bliver lukket og kan ikke mere redigeres, medmindre straks skiftes tilbage til Mængder udført 6. Statussen på ekstraarbejdets titellinje ryddes og er tom, da sen er påtrykt den enkelte linje. For at opdatere siden og derefter lukke den ned, vælges knappen, som både findes øverst og nederst i skærmbilledet. Bemærk, at samme post kan findes flere gange i den nederste tabel, da et ekstraarbejde kan delafregnes dvs. at du kan forvente, at samme post optræder flere gange afregnes på forskellige acontomåneder, beskrevet ved acontotallet i kolonne AC. FØR EKSTRAARBEJDET FRA GODKENDT, PÅFØRT AC (0) TIL MÆNGDER UDFØRT Hvis du på et senere tidspunkt fortryder afvisning eller godkendelse, så kan du ændre tilbage ved at trykke på det blå link i kolonnen Afregningsmetode. Vær opmærksom på, at ikke kan ændres tilbage, når en detaljelinje er udbetalt på en acontomåned. 13 af 28

14 Skift ved at klikke i prikken ud for Mængder udført, som pil 1 viser. Herefter gemmes den ændrede ved at trykke på eller, se pil 2 på nedenstående billede. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. 14 af 28

15 GODKEND DELE AF ET EKSTRAARBEJDE Er du i en situation, hvor det kun er dele af et ekstraarbejde, du ønsker at godkende, kan du åbne for detaljelinjerne og nøjes med at godkende de ønskede enkeltlinjer. Hvis du kun ser ekstraarbejdets titel, skal du vælge det lille i venstre side og herefter vil de detaljerede linjer blive vist, som vist herunder. Som udgangspunkt vil alle linjerne have Mængder udført. Kontrollér mængden og entreprenørens bemærkning. Korrigér mængden, hvis du mener, at antallet skal være større eller mindre og husk ALTID at skrive i tilsynets bemærkningsfelt, at du har foretaget en ændring i det, som entreprenøren har indtastet. På de linjer du ikke ønsker at godkende, skal du sætte til Afvist eller Udskudt (pil 1) og klikke på Opdatér (pil 3). Annulleret er den som kan anvendes, hvis man ved en fejl har ført en eller flere linjer ned til afregning. Herefter vælges for ekstraarbejdets titel til Godkendt, påført AC (0) på den øverste grå linje (pil 2). Bemærk, at samme post kan findes flere gange i den nederste tabel, da et ekstraarbejde kan delafregnes dvs. at du kan forvente, at samme post optræder flere gange afregnes på forskellige acontomåneder, beskrevet ved acontotallet i kolonne AC. OPDATÉR AFTALESEDLEN Den delvise accept gemmes herefter ved at trykke på eller, se pil 3 på ovenstående billede. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet. Hvis du bliver på siden vil du se at tabellerne ændres på følgende punkter. Øverste tabel tilbuddet: 1. Kolonnen Mængde rest bliver genberegnet og viser de restmængder, som mangler at blive afregnet. 2. Kolonnen Rest i alt bliver genberegnet den afspejler restmængden multipliceret med enhedsprisen. 3. Summationslinjen under kolonnen Rest i alt genberegnes og viser aftalesedlens rest målt over alle ekstraarbejderne knyttet til aftalesedlen. Nederste tabel afregningen: 4. Bemærkningsfeltet bliver lukket og kan ikke mere redigeres 15 af 28

16 5. Øvrige felter bliver lukket og kan ikke mere redigeres, medmindre straks skiftes tilbage til Mængder udført 6. Statussen på ekstraarbejdets titellinje ryddes og er tom, da sen er påtrykt. Hvis du på et senere tidspunkt fortryder afvisning eller godkendelse, så kan du ændre tilbage ved at trykke på det blå link i kolonnen Afregningsmetode. Vær opmærksom på, at ikke kan ændres tilbage, når en detaljelinje er udbetalt på en acontomåned. 16 af 28

17 AC AFVIS EKSTRAARBEJDE Dette afsnit omhandler afvisning af afregning af ekstraarbejder i JobManager. Udgangspunktet for behandlingen i dette afsnit er, at (fag)tilsynet tidligere har behandlet entreprenørens tilbud og accepteret dette. I afregningen af ekstraarbejdet forekommer der forhold, hvorunder forudsætningerne for tilbuddet er ændret, eller der er afregnet på en sådan måde, at det ikke kan accepteres. Et ekstraarbejde kan afvises på det overordnede niveau, eller det er muligt at folde ekstraarbejdet ud og kun afvise enkelte poster på detaljeniveauet. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Søg aftaleseddel Afvis hele ekstraarbejder Opdatér aftaleseddel Afvis dele af ekstraarbejder Opdatér aftaleseddel SØG AFTALESEDDEL For at afvise et ekstraarbejde skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil de delentrepriser der findes på den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen i cellen Delentreprise, som pil 2 indikerer herunder. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen som pil 3 indikerer herunder dette opdaterer tabellen nederst på siden ud fra udvælgelseskriterierne. 17 af 28

18 AC VÆLG AFTALESEDDEL Tabeldelen indeholder, afhængig af udvælgelseskriterierne, oplysninger om de ekstraarbejder, der eksisterer til entreprisen, der søges. Midt i listen findes tilknytningen til aftalesedlerne, og hvis du trykker på knappen, ud for den aftaleseddel du søger, vil denne knap aktivere aftalesedlen, se pilen på nedenstående figur. Efter tryk på, vil den pågældende aftaleseddel blive vist og du kan arbejde videre med ekstraarbejderne, der skal afregnes, se nedenstående. AFVIS ET EKSTRAARBEJDE HELT På nedenstående liste ses det, at ekstraarbejdets titel fungerer som en overskrift. Hvis man ønsker at se detaljerne for ekstraarbejdets titel, kan du klikke på det lille i venstre side, som efter åbning vises som et lille. Hermed bliver detaljerne for ekstraarbejdet synlige. Hvis du ønsker at afvise et ekstraarbejde helt dvs. alle detaljelinjerne, kan dette gøres ved at vælge Afvist, på ekstraarbejdets titel, som pil 1 indikerer herunder (den grå linje). Når dette valg er foretaget vil sen Afvist automatisk blive sat på alle underliggende linjer. OPDATÉR AFTALESEDLEN For at opdatere siden, vælges knappen som pil 2 viser på ovenstående skærmbillede. Herefter vil hele kolonnen blive opdateret med Afvist, som vist herunder. 18 af 28

19 AC, som både fin- For at opdatere siden og derefter lukke den ned, vælges knappen des øverst og nederst i skærmbilledet. AFVIS DELE AF ET EKSTRAARBEJDE Du kan nøjes med at afvise dele af et ekstraarbejde. Der henvises til afsnittet Godkend dele af et ekstraarbejde i nærværende vejledning. 19 af 28

20 AC UDSKYD EKSTRAARBEJDE Dette afsnit omhandler hele eller dele af ekstraarbejderne i JobManager, som man ikke kan blive enige om, hvornår skal afregnes. Et ekstraarbejde kan meldes for helt udskudt eller det er muligt at melde dele af et ekstraarbejde for udskudt. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Søg aftaleseddel Meld helt ekstraarbejde udskudt Opdatér ekstraarbejde Meld dele af ekstraarbejde udskudt Opdatér ekstraarbejde SØG AFTALESEDDEL For at søge en aftaleseddel skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Vælg eventuelt en delentreprise også, se pil 2. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen som pil 3 indikerer herover dette opdaterer tabellen nederst på siden ud fra udvælgelseskriterierne. VÆLG AFTALESEDDEL Tabeldelen indeholder, afhængig af udvælgelseskriterierne, oplysninger om de ekstrarbejder der eksisterer til entreprisen, der søges. Midt i listen findes tilknytningen til aftalesedlerne, og hvis du trykker på knappen, ud for den aftaleseddel du søger, vil denne knap aktivere aftalesedlen der søges, se pilen på nedenstående figur. 20 af 28

21 AC Efter tryk på, vil den pågældende aftaleseddel, hvor du kan arbejde videre med ekstraarbejderne, der skal afregnes, se nedenstående. UDSKYD ET EKSTRAARBEJDE HELT På nedenstående tabel ses det, at ekstraarbejdets titel fungerer som en overskrift. Hvis manønsker at se detaljerne for ekstraarbejdets titel, kan du klikke på det lille i venstre side, som efter åbning vises som et lille. Hermed bliver detaljerne for ekstraarbejdet synlige. 21 af 28

22 AC Hvis du ønsker at udskyde et ekstraarbejde helt med alle detaljelinjerne, kan dette gøres ved at vælge Udskudt på ekstraarbejdets titel, som pil 1 indikerer herunder. Når sen er valgt skifter alle underliggende linjer automatisk til sen Udskudt og ændringen mangler nu bare at blive gemt i databasen. OPDATÉR AFTALESEDLEN som pil 2 viser på ovenstående skærm- For at opdatere siden, vælges knappen billede., som både fin- For at opdatere siden og derefter lukke den ned, vælges knappen des øverst og nederst i skærmbilledet. Oplysningerne gemmes og der sker nu flere ting på det opdaterede skærmbillede, se nedenstående. Nederste tabel klarmeldte mængder til afregning: 1. Bemærkningsfeltet bliver lukket og kan ikke mere redigeres 2. Øvrige felter bliver lukket og kan ikke mere redigeres, medmindre straks skiftes tilbage til Mængder udført 3. Statussen på ekstraarbejdets titellinje ryddes og er tom, da sen er påtrykt. 22 af 28

23 AC UDSKYD DELE AF ET EKSTRAARBEJDE Du kan nøjes med at udskyde dele af et ekstraarbejde. Der henvises til afsnittet Godkend dele af et ekstraarbejde i nærværende vejledning. 23 af 28

24 AC FLYT ET EKSTRAARBEJDE TIL EN ANDEN AFTALESEDDEL Dette afsnit handler om at flytte et ekstraarbejde til en. Undervejs i en entreprise kan det hensigtsmæssigt, at kunne flytte et ekstraarbejde til en anden eksisterende eller en ny aftaleseddel. Enten fordi det fra starten har været placeret på en forkert aftaleseddel eller fordi der opstår et behov for at gruppere sine ekstraarbejder på en anden måde end den oprindelige. Udgangspunktet for behandlingen i dette afsnit er, at entreprisestyreren (du) tidligere har behandlet entreprenørens tilbud og accepteret dette. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Søg aftaleseddel Vælg Opdatér SØG AFTALESEDDEL For at flytte et ekstraarbejde fra én aftaleseddel til en anden, skal du først fremsøge den overordnede entreprise. Dette gøres via menuen Kontrakt - og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, Liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Du kan eventuelt supplere med angivelse af en delentreprise, som pil 2 indikerer. Hermed vil kun de relevante ekstraarbejder blive tilgængelige i listen. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen som pil 3 indikerer herover dette opdaterer tabellen nederst på siden ud fra udvælgelseskriterierne. 24 af 28

25 AC VÆLG EN ANDEN AFTALESEDDEL Tabeldelen indeholder, afhængig af udvælgelseskriterierne, oplysninger om de ekstraarbejder, der eksisterer til entreprisen, der søges. Midt i listen findes tilknytningen til aftalesedlerne. Vælg en anden eksisterende aftaleseddel fra listen eller vælg Ny som vist nedenunder ved pil 1. På ovenstående skærmbillede var den nuværende aftaleseddel nr. 2 og man ville skulle vælge en eksisterende aftaleseddel eller en ny at flytte ekstraarbejdet til. Konkret i ovenstående vælges den eksisterende aftaleseddel nr. 1. OPDATÉR AFTALESEDLEN som pil 2 viser på ovenstående skærm- For at opdatere siden, vælges knappen billede. Vælges en ny aftaleseddel, er det vigtigt at huske at klikke ind på aftalesedlen med det samme og give den en titel. Tryk på knappen ud for den nye aftaleseddel, du lige har valgt og den nye aftaleseddel åbnes og der kan skrives en titel. Herefter gemmes denne ved at trykke på eller. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker redigeringsskærmbilledet 25 af 28

26 AC SLUTAFREGN ELLER SLUTLEVERANCEMARKÉR ET EKSTRAARBEJDE Dette afsnit omhandler det at slutafregne et ekstraarbejde. Når et ekstraarbejdet er enten fuldt afregnet og/eller der ikke er mere, der skal afregnes, skal ekstraarbejdet slutafregnes. Dette skal gøres for at fjerne en eventuel restforpligtigelse i økonomisystemet. Samtidig betyder det, at entreprenøren ikke længere kan føre mængder ned fra tilbuddet til afregning på aftalesedlen. Proceduren for dette afsnit er vist herunder. Søg aftaleseddel markér ekstraarbejder Opdatér ekstraarbejde SØG AFTALESEDDEL For at søge en aftaleseddel skal du via JobManager Forsiden navigere til Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Vælg eventuelt en delentreprise også, se pil 2. Når søgekriterierne er udfyldt, vælges knappen som pil 3 indikerer herover dette opdaterer tabellen nederst på siden ud fra udvælgelseskriterierne. VÆLG AFTALESEDDEL Tabeldelen indeholder, afhængig af udvælgelseskriterierne, oplysninger om de ekstraarbejder, der eksisterer til entreprisen, der søges. Midt i listen findes tilknytningen til aftalesedlerne, og hvis du trykker på knappen, ud for den aftaleseddel du søger, vil denne knap aktivere aftalesedlen der søges, se pilen på nedenstående figur. 26 af 28

27 AC Efter tryk på, vil den pågældende aftaleseddel, hvor du skal slutafregne et eller flere ekstraarbejder åbne i en ny fane. SLUTAFREGN ET ELLER FLERE EKSTRAARBEJDER Når et ekstraarbejde er færdigt og der ikke skal afregnes mere på det, skal det slutafregnes. Dette gøres ved at sætte et hak i boksen på den/de overordnede linje(r) for de(t) pågældende ekstraarbejde(r), der skal slutafregnes, se pil 1. Ekstraarbejdet må ikke have mængder, der har serne Mængder udført eller Udskudt, da disse skal afklares om de senere skal afregnes eller afvises, inden der kan slutafregnes. Når hakket er sat, vil der ved førstkommende acontoudbetaling ske en nedskrivning af eventuelle restforpligtigelser til 0 kr. i økonomisystemet for det slutafregnede ekstraarbejde og ekstraarbejdet kan ikke længere anvendes til afregning. som pil 2 viser på ovenstående skærm-. Sidstnævnte har den fordel, at den også lukker re- OPDATER AFTALESEDLEN For at opdatere siden, vælges knappen billede. Man kan også vælge digeringsskærmbilledet SLUTLEVERANCEMARKÉR ET ÅR PÅ ET EKSTRAARBEJDE Når der startes på et nyt kalenderår, er det vigtigt at få slutleverancemarkeret det forgangne år på alle forpligtigelser, der stadig er aktive. Dette skal gøres af regnskabstekniske årsager, så en eventuel afregning med efterfølgende nedskrivning af forpligtigelsen lægger sig i det rigtige finansår. I eksemplet vises et ekstraarbejde, som forløber over årsskiftet af 28

28 AC Klik på indkøbsvognen for det aktuelle ekstraarbejde. Inden der sættes hak i Slut. Lev. for det forgangne finansår, tjekkes om afregningsplanen er i overensstemmelse med det afregnede og/eller forpligtede beløb. Samtidig tjekkes ekstraarbejdets periode, om den stadig er retvisende. Hvis ikke, korrigeres dette, inden der slutleverancemarkeres. Herefter klikkes Gem der kommunikeres med økonomisystemet, så dette kan tage lidt tid. 28 af 28