DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON. 26. april 2016 Version 2.1 JobManager supporten

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 26. april 2016 Version 2.1 JobManager supporten ACONTOBEGÆRING ENTREPRISESTYRER, ENTREPRENØR, DEBITORBOGHOLDER, SAP OPGAVEANSVARLIG Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 i INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 FIND EN TIDLIGERE ACONTOBEGÆRING... 4 Søg den overordnede entreprise... 4 Vælg... 4 UDSKRIV ACONTO RAPPORTER... 5 Søg den overordnede entreprise... 5 Vælg... 5 begærings... 6 Forside rapporten... 7 Forside Delentreprise... 8 Totalopgørelse... 9 Aftalesedler VISNING AF KOMBINATIONER I ACONTO ACONTO MONITORERING Søg den overordnede entreprise Monitorér af 14

3 i INTRODUKTION Dette materiale er udarbejdet til det formål, at beskrive de funktioner, man kan drage nytte af, når man arbejder med begæringer i JobManager. De fire overordnede faser i dette dokument (som ikke er efterfølgende), er illustreret i nedenstående figur. Find en tidligere begæring AC Aconto monitorering Øverst på alle sider er ovenstående figur vist i vandret form. Den illustrerer, hvilken fase siden beskriver ved, at den pågældende fase er markeret med den blå baggrundsfarve som i ovenstående figur. De resterende faser som ikke bliver beskrevet, er alle i en grå tone. I hver fase, er der endnu en opdeling. Man kan kalde det en underfase opdeling, der beskriver de trin, man skal igennem for at udføre den enkelte fase. Dette er igen for at give dig et overblik over de trin, du skal igennem, for at udføre den pågældende fase. 3 af 14

4 i FIND EN TIDLIGERE ACONTOBEGÆRING Som bruger af JobManager, kan det være nyttigt at fremfinde en tidligere begæring. Dette er beskrevet i indeværende dokument og proceduren er vist herunder. Søg entreprise Vælg SØG DEN OVERORDNEDE ENTREPRISE For at fremsøge en tidligere begæring, benyttes linket AC & Jobafregning Acontobegæringsliste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen ovenstående skærmbillede indikerer. VÆLG ACONTO, som pilen på Den ønskede kan herefter vælges i den liste, der kommer til syne i nederste del af skærmen. Denne liste indeholder alle de begæringer, der findes på entreprisen. For at vælge en af dem, vælg da ikonet ud for den ønskede. 4 af 14

5 i UDSKRIV ACONTO RAPPORTER I JobManager har du mulighed for at udskrive. Dette er beskrevet i indeværende afsnit. Proceduren for at udskrive ses herunder. Søg entreprise Vælg Udskriv AC SØG DEN OVERORDNEDE ENTREPRISE Man kan både vælge en gammel eller den nyeste begæring til udskrivning. For at fremsøge den relevante begæring, benyttes linket AC & Jobafregning Acontobegæringsliste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen ovenstående skærmbillede indikerer. VÆLG ACONTO, som pilen på Den ønskede kan herefter vælges i den liste, der kommer til syne i nederste del af skærmen. Denne liste indeholder alle de begæringer, der findes på entreprisen. For at vælge en af dem, vælg da ikonet ud for den ønskede. Her vælges kladden (AC (0)). 5 af 14

6 i UDSKRIV ACONTOBEGÆRINGSRAPPORTER Vælg den/de, som du har behov for. Alle nedenstående er gengivet ud fra de givne kombinationsmuligheder i nedenstående figur. Se mere om kombinationsmulighederne i næste sektion. Bemærk, at når Hovedentreprisen er markeret, så er det kun Forside rapporten der er tilgængelig. Når en delentreprise er valgt er det derimod rapporten Forside Delentreprise der kan vælges. 6 af 14

7 i Forside rapporten Opsummeringsrapporten svarende til oplysningerne i sidste afsnit, beskriver alle bevægelser i perioden i forhold til tidligere og i alt udførte arbejder. Rapporten kaldes Forside rapporten af historiske årsager, og er fra den tid, hvor afregning med entreprenøren skete via papir rapporten var nemlig forsiden til de, som entreprenøren fremsendte til entreprisestyreren. Bemærk, at hovedentreprisen skal være valgt for at generere en Forside rapport. Rapporten dannes som et pdf-dokument og indeholder de samme oplysninger som beskrevet i sidste afsnit. Sidst på siden vises hændelsesforløbet mht. godkendelser. 7 af 14

8 i Forside Delentreprise Denne rapport viser hovedposterne i delentreprisen D99.01 Testentreprise til undervisningsbrug. Bemærk, at en delentreprise skal være valgt for at generere denne rapport. Rapporten dannes som et pdf-dokument og indeholder de samme oplysninger som beskrevet i sidste afsnit. Sidst på siden vises hændelsesforløbet mht. godkendelser. 8 af 14

9 i Totalopgørelse Totalopgørelsen ligner opgørelsesrapporten, se senere i afsnittet, men adskiller sig på et væsentligt punkt rapporten indeholder alle poster fra tilbudslisten uanset om der er udført arbejde i perioden eller ej. Bemærk, at figuren kun viser den første side, mens man på sidste side i rapporten kan finde totalsummen på det udførte arbejde i perioden. Bemærk også, at tallene i kolonnerne Mængde udført i alt og Forbrugt i % kan være skrevet med røde tal, der indikerer, at tilbudslistens mængder er overskredet. Vær opmærksom på, at kombinationen af entreprisen på det overordnede niveau samt checkboksen "Entreprise" ikke giver mening, medmindre posterne på tværs i alle tilbudslister i entreprisen er identiske med nøjagtig samme TBL tekst og enhedspris, da man ellers vil komme til at lægge ikke-identiske poster sammen på tværs. I næste afsnit findes en tabel over mulige kombinationsmuligheder i forbindelse med Totalopgørelsen. 9 af 14

10 i Aftalesedler De aftalesedler, som afregnes i en periode, kan udskrives eller gemmes som pdf-. Hver aftaleseddel er dannet som en A4 side, der er afsluttet med en sum. 10 af 14

11 i VISNING AF KOMBINATIONER I ACONTO Man kan lave flere forskellige visninger i begæringsbilledet, alt efter, hvad man gerne vil se. Der findes 10 forskellige kombinationsmuligheder i nedenstående figur, da man her har en overordnet entreprise som kan kombineres med en af de 4 muligheder Entreprise, hovedpost, post eller underpost. Det er bare ikke alle kombinationer af indstillingerne, der giver mening eller producerer en rapport med indhold. De tre delentrepriser kan kombineres med hovedpost, post og underpost indstillingen. Det giver intet resultat at kombinere dem med entreprise niveauet, da denne kun kan anvendes sammen med den overordnede entreprise. De nævnte kombinationer kan vises på skærmen ved klik på knappen eller som en rapport ved klik på knappen. Denne kan skrives ud eller gemmes som en pdf-fil. Hvis der vælges hovedpost, post eller underpost i kombinationen påvirker det rapporten Forside og Forside Delentreprise, så disse bliver mere detaljerede. Alt efter kombinationen, vises det givne resultat. De kombinationsmuligheder der giver meningsfyldte, er vist i nedenstående tabel. 11 af 14

12 i Tabel 1 Rapport muligheder ved brug af knappen Vis : Entreprise Hovedpost Post Underpost Overordnet entreprise Del-entreprise 1 Del-entreprise 2 Del-entreprise 3 Tabel 2 Rapport muligheder ved brug af knappen Opgørelse : Entreprise Hovedpost Post Underpost Overordnet entreprise Del-entreprise 1 Del-entreprise 2 Del-entreprise 3 Tabel 3 Rapport muligheder ved brug af knappen Totalopgørelse : Entreprise Hovedpost Post Underpost Overordnet entreprise Del-entreprise 1 Del-entreprise 2 Del-entreprise 3 betyder, at denne kombination ikke giver mening. I ovenstående tabeller henviser den overordnede entreprise til kontraktniveauet, mens det i daglig brug erstattes af M for entrepriser udført på motorveje, H for entrepriser udført på hovedlandeveje, Byg for bygværksentrepriser og Mvt for entrepriser, der omhandler modulvogntog. 12 af 14

13 AC i ACONTO MONITORERING I denne sektion, beskrives det, hvordan man monitorerer en. Nedenstående ses processen for monitorering af aconti. Søg entreprise Monitorér SØG DEN OVERORDNEDE ENTREPRISE For at fremsøge en tidligere begæring, benyttes linket AC & Jobafregning Vis fremdrift. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet, som pil 1 viser herunder. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen ovenstående skærmbillede indikerer., som pil 2 på 13 af 14

14 AC i MONITORÉR ACONTO I den fremkomne liste kan en nu monitoreres. Her ses det, hvilken status den er i og hvem, der har foretaget de forskellige godkendelser. Derudover er der en vigtig oplysning om, hvad næste statustrin er, dvs. hvem er den næste, der skal tage stilling til en. Det vil sige, at: 1. Initialer på entreprisestyreren som har 1. godkendt begæringen 2. Tidspunkt for 1. godkenderens godkendelse 3. Initialer på entreprenørens debitorbogholder, som har accepteret begæringen 4. Tidspunkt for debitorbogholderens godkendelse 5. Visning af hvilket statustrin der er det næste 6. Initialer på den der skal foretage næste trin 14 af 14