Dagsorden: Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe. Dato & Tid: Tirsdag d. 31. maj 2016 kl. 20:00 22:00

Transkript

1 Einarsvej d. 27. maj 2016, dagsorden v02 dagsorden Side 1 af 13 Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Tirsdag d. 31. maj 2016 kl. 20:00 22:00 Sted: Tilstede Kopi: Dagsorden udarbejdet af: Sambo Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Anders Theilgaard Madsen (Gruppeleder) Asbjørn Thegler (tropsleder) afbud Bjørn Møller Jensen (juniorleder) Ellen Vaarby Laursen (Forælder, junior, formand) Helle Rejmers (mikroleder) Mark White (Forælder, mini, junior, klan) Michael Kristensen (forælder, Trop) Peder Steiner (Forælder, junior, kasserer) Sebastian Andersen (Klanleder) Søren Dahlberg-Garde (forælder, trop, klan) Tina Thønnings (minileder) Ledergruppen Særligt interesserede derudover: Adam Stoot ; Joakim + Brix (hjælpeleder) og GL Camilla Ellen Vaarby Laursen Dagsorden: Dirigent: Ellen Vaarby Laursen Referent: Søren Dahlberg-Garde Forplejning: Sebastian Andersen 1. Kl. 20:00 2. Kl. 20:05 Velkommen Navneleg Godkendelse af a. Dagsorden Alle Alle O

2 dagsorden Side 2 af Kl. 20:10 b. Referat fra sidst (Sørens referat blev udsendt af Ellen d. 29/3-16, ligger på e.dds.dk/node/267 ) Opfølgning på aktioner fra sidst som ikke behandles i selvstændigt punkt: Helle: Undersøge mulighed igennem BUS for foredrag om børn med særlige behov for ledergruppen Torben undersøger mulighed for billigere internetpakke til Sambo (lav cc: Asbjørn) (pris pt. Er 361,25 pr. måned hos Fullrate) Peder går videre med diverse tilbud og undersøger om de har deres holdbarhed i praksis, Helle giver nuværende fakta videre til Peder. Trailer til erstatning af den i 2015 kasserede. Status Anders+Bjarne samarbejde? Ellen: Tjek om der er tjek på udelys, lamineret vejledning og beskyttelseskasse mv. Alle OK; godkendt. O/A Mail afsendt om hvorvidt de har lyst til at komme med et foredrag. Har kontaktet Fullrate med ønske om at få en lavere pris. De gik med til et afslag på 110,-. Sebastians forældre står for at skulle flytte, og vil derfor til august/september gerne afgive deres trailer til Bagsværd Gruppe. Højt applaus fra forsamlingen. Iflg Sara er lamineret vejledning på vej. Skulle være liiige at blive bestilt.

3 dagsorden Side 3 af Kl. 20:15 (2 min) 5. Kl. 20:17 6. Kl. 20:22 (3 min) Nyt fra Formanden Inkl: Tjek på børneattester Nyt fra Gruppeledelsen Inkl.: a. Lederstatus efterår 2016 b. Ledersamtaler c. Tilmelding til efterårets spejderkurser d. Sommerferieaktiviteter 2016 Ellen Anders Nyt fra Kassereren, Peder / Helle Prøver sig frem med mødestrukturen. Det var fint med lidt kreativitet omkring dagsordenen som sidst. Det er fint med besøg fra seniorerne. Følger op på børneattesterne, regner med at få besked fra korpset hvis / når der er ledere der mangler børneattester. Læner sig op af hjælp fra administrator-helle, der bestyrer Blåt Medlem. a)fra efteråret lidt rokader i gruppeledelsen ( se fodnote.) i b)nogle er afholdt - r. lederrokader, dybere samtaler følger til efteråret. c)nye inspirerende kurser er på programmet til en fælles kursus-weekend. Har oparbejdet et prima rygte i korpset - lejrbål og rødvin. Internt kano-klatringkursus afholdes om 14 dage. Har gennemgået det kommunale kano-kursus så ledelsen har adgang til Tyrolerhuset inkl. Kanoer. d) Peter er just at løbe aktiviteterne i gang.. Fællestur for forældre, spejdere og bestyrelse under opsejling. Vi skal underskrive en bestyrelses oversigt, så Anders bliver fuldmagtshaver. Det går fint med at søge tilskud, men savner regnskab fra Diviturneringen/jubilæet. Vil meget gerne have besked hvis man ikke kan deltage på en tur som man er tilmeldt, således at Helle ikke søger uberettiget tilskud. Savner også afregning fra Grupperådsdagen + arbejdsdagen. Nogle må have penge til gode. Det myldrer ind med sommerlejr tilmeldinger, og kontoen har IKKE lavvande. 7. Kl. 20:25 (10 min) Økonomiopfølgning Kasserer Peder gennemgår hvordan økonomien aktuelt ser ud. Beslutning: Er bestyrelsen tryg Peder Fremlagde resultatopgørelse; der blev omdelt. Indtægter følger budget. Ikke helt så mange tur-tilmeldinger som budgetteret men udgifterne er dermed tilsvarende lavere, så balancen er fin.

4 dagsorden Side 4 af 13 situationen? Tina spurgte efter en gren-konto opgørelse, det vil Helle følge op på. Der er indkøbt to telte, et samlings-stjerne-telt samt en patruljekasse. Alt i alt meget fornuftig økonomi. 8. Kl. 20:35 Udviklingsplan 2016, Faciliteter: formål, indhold, fremdrift og planer for arbejdet i Dannelse af Fixt Værksted Patruljen. Ansvarlige Asbjørn og Bjørn Asbjørn Det nye værksted er taget i mod med fornøjelse. 9. Kl. 20:40 Udviklingsplan 2016, Voksenspejd: formål, indhold, fremdrift og planer for Bonus Patruljen. Ansvarlige Tina og Brix Tina + Brix Der laves dage/arrangementer med emner hvor alle kan være med. Der har også været afholdt en sejltur med Ran. Der er flere ideer i støbeskeen. Går videre med sidste års udviklingsplan, r. mentor ordning for mindre erfarne ledere. En slags føl-ordning for folk der lige skal snuse til tilværelsen som spejderleder. 10. Kl. 20:45 Udviklingsplan 2016, Kommunikation: formål, indhold, fremdrift og planer for arbejdet i HR & PR Patruljen. Ansvarlige: Ellen, Sidsel, Anders, Camilla Anders Sørger for at aktørernes kommunikation glider gnidningsløst; der skrives på Facebook m.m. for at bringe de gode historier i spil. Tina har lavet en superflot plakat om forældrejobs og -ressourcer. Se efter post-it lapper for at se hvad der aktuelt er behov for Stor og velfortjent ros for et flot arbejde!!! 11. Kl. 20:50 Udviklingsplan 2016, Klanudvikling: formål, indhold, fremdrift og planer for arbejdet i Sebastian Der er lagt mange planer og tanker for aktiviteter. GL erne kom og promoverede diviturneringen, hvilket resulterede i at klan 2½ var klar den bedst repræsenterede klan til divi-jubilæumsweekenden.

5 dagsorden Side 5 af Kl. 20: Kl. 21:00 (10 min) Klanliv er Godt Patruljen. Ansvarlige: Sebastian, Tobias HR, Camilla og Anders PAUSE til Forældrepatruljerne Er der noget bestyrelsen kan gøre for forældrepatruljerne? Er der noget forældrepatruljerne kan gøre for spejderne? a. Spørgsmål fra Pengemaskinepatruljen/Pe der til bestyrelsen: Vi har fået bevilliget penge fra NordeaFonden også til bålhytten (30.000,- kr.) og er dermed op på i alt ,- kr., så jeg kunne godt tænke mig at vi på bestyrelsesmødet også beslutter/diskuterer hvornår vi har samlet penge nok ind til at starte projektet op (dvs. hvor stor en egenbetaling vi i princippet kan acceptere), præcis hvor bålhytten Michael og Peder Der arbejdes også med at gøre klan lokalet mere opholdsvenligt for at alle kan få lyst til at tage en chiller i dette lokale. Planer om at bygge ny slagbænk, male vægge samt installere flere lamper. Der arbejdes fra sådan ca. nu til hen på den anden side af sommerferien. Anders bad om at der sendes et projekt-prospekt ud til bestyrelsen som vi så forhåbentlig kan tage. Umiddelbart får klanen ca ,- til materialer. D/B/A a) Peder fremlagde budget, inkl. Forhånds bevilling fra BUS, der mangler dog lige endnu kr (egenbetaling). En bålhytte er et stort ønske der vil kunne løfte spejderarbejdet gevaldigt da spejdere strømmer til og Sambo vokser jo ikke ligefrem. Bestyrelsen tager at arbejdet sættes i gang, der kan stadig søges flere penge. Vi mangler dog endnu byggetilladelse fra kommunen, vi monterer selv bund og sider ; så der er lidt egen-aktivitet involveret ( også af hensyn til sponsorer). Der planlægges med at arbejdet sættes i gang til september. Peder bestemmer en dato.

6 dagsorden Side 6 af 13 skal placeres på grunden (så vi kan søge kommunen om tilladelse) og om det nu er den rigtige bålhytte for spejderne inden det er for sent at ændre det. Se hæftede dokumenter: Bålhytte-projektbeskrivelse ver 5.pdf Tildelingsbrev Nordeafonden.pdf Intet at berette. Hvidvask-patruljemedlemmer er i alt fald aktive- stor tak til dem. Urskovs-patruljen har også været i sving. 14. Kl. 21:10 (10 min) Juli revideret tilbud på bålhytte DDS Bagsværd v Peder Steiner.pdf b. Øvrige forældrepatruljer Opfølgning på udviklingsplan 2015 Diskussion: Er der noget vi skal gøre mere angående: A. BEDRE KOMMUNIKATION Herunder: Velkomstpakke til nye ledere. Håndtering af børn med særlige behov Hvordan gør man som leder det let at være forælder til en Ellen Der er ønsker om at der etableres en mere hæk/hegn-agtig bevoksning ud mod p- pladsen stationen. Vi har en forpligtelse r. bepantning iflg. Lejekontrakt. O/D/A Der er et arbejde under opsejling. BUS kommer forhåbentlig med et foredrag - se ovenfor.

7 dagsorden Side 7 af 13 spejder? Hvordan gør man som forælder det let at være spejderleder? Samtaler mellem lederne desangående er iværksat. B. LEDERFOKUS PÅ MÅL FOR SPEJDERARBEJDE Er også iværksat. C. FÆLLESSKAB arbejdsgruppen Herunder: Mentor- og praktikordning for nye ledere og nysgerrige Flere fællesskabsarrangementer 15. Kl. 21:15 Nyt fra Divisionsråd 2016 Fra Bagsværd Gruppe deltog de fem på Grupperåd 2016 valgte medlemmer med stemmeret (Helle, Søren, Karin, Ellen og Anders) samt nye mikroleder Mette. Referat ligger som Ellen O Ellen refererede kort, og henviste til Divisionens hjemmeside. Vi fik indtryk af en aktiv og rutineret divisionsledelse med fart på gruppeudvikling og udvidelse af Nejlingegrundene.

8 dagsorden Side 8 af Kl. 21: Kl. 21: Kl. 21:30 m_2016.pdf Bilag på: Ledernes rengøringsliste Er der styr på hvornår lederne sætter forældrene/grenene i sving med Sambo-rengøring i 2016/2017? Bagsværd Gruppes Regler mht. søsikkerhed. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde: Forslag til forældre-godkendelse udarbejdes af Anders inden næste bestyrelsesmøde d Sommerlejrbudgetter Opfølgning, nyt fra Klan og Mini i forhold til sidst: a. Klanen Sebastian, vandretur i Jotunheimen - største udgiftspost er letvægts-proviant og transporten afhænger delvist af antallet af deltagere. Husk depositum (1. rate) således at færgebilletter kan købes til fornuftig pris i god tid. Anders Anders Sebastian og Tina A Det er så som så med rengøringen, hvilket nok hænger sammen med en lidt rodet periode. Hvilken liste gælder? DEN LILLE LISTE i køkkenet gælder indtil sommerferien, der er lavet en ny liste af Camilla der hænges op meget snart på køkkenets opslagstavle. B Nye regler taget og de er pr. d.d. finskrevet Anders, der omdelte det fine papir. Alle vore justeringer er medtaget. Der er fra d.d. 14 dages høringsfrist - ellers sættes det i gang om 2 uger til lederweekenden. B a) status _ Sebastian har lavet et budget der er stort set uændret i.f.t. sidst. Der laves en buffer på 20 %. Afgang i uge 27 (ca.) Budgetteret deltagerbetaling 2500,- (indeholdende dyr fjell-mad og guidet bræ-tur). Spørg gerne de ikke tilmeldte klanspejdere om det skyldes den forholdsvis høje pris.

9 dagsorden Side 9 af Kl. 21: KKl. 21:40 l (3 min). b. Tina udleverer et mini-budget til deres 7-dages stenalder-lejr i omegnen af Roskilde. Antager en deltagerpris på 1000,-. Tina gav en mundtlig gennemgang af de forventede udgifter, bestyrelsen godkendte med en deltager-pris ramme op til 1200,-. Tina udsender budget til samtlige pr. . Sikkerhed Er der noget bestyrelsen skal tage stilling til i forhold til sikkerhed : a. Trops sommerlejr, kano og svømmeveste. b. Klan og Norge Seminar i Værløse d. 11. juni om skabelse af (penge til) bedre Friluftsfaciliteter Er deltagelse noget for os? Til bålhytten? Udekøkken? Lederne er optaget af lederweekend, men er der andre der ville deltage? Se omtale: age.aspx?func=course.info&cno= (tekst indsat som bilag efter dagsordenen) Input fra Anders og Sebastian Ellen b)tina har lavet et budget, med en deltagerpris på 1000,- har tre tilmeldte nu, men regner fortsat med 10 deltagere. Budget udsendes indenfor nær fremtid. Mangler endnu en sikker info om at lejrpladsen ikke er optaget ( Det skulle være meget overraskende hvis det skulle være tilfældet) Tina ringer til udlejer, da der er meget lang svar-tid på . B Anders vil gerne have lov til at bruge svømmeveste frem for redningsveste. Bestyrelsen godkender anmodningen. Sebastian og klan arbejder videre for at sikre optimal sikkerhed under fjell-turen. Gruppelederen gennemgår turen sammen med klanen på næste klanmøde. Bestyrelsen godkender. A Det er gratis, man kan tilmelde sig via bilag / hæftning. Hold jer ikke tilbage hvis I har mulighed for at deltage.

10 dagsorden Side 10 af Kl. 21:43 ( 2 min) 22. Kl. 21:45 Oprykning 2016 Dato? Er der brug for bestyrelsens hjælp? Til at stå på en post i skoven? Hvilke regler, retningslinier og emner ønsker bestyrelsen at tage op i 2016? Anders Ellen O/A Det bliver lørdag d. 13. august i Hareskoven. Der er ikke umiddelbart brug for bestyrelsen, men det er tænkeligt at noget opstår. Det er en ren spejder-aktivitet uden forældre. D+B Førstehjælpskurser hvert andet år. Evt. tilsat lidt fjell-videnskab. 23. Kl. 21:50 Datoer for bestyrelsesmøder efterår 2016 Forslag: Ellen OK, udkast til dagsorden godkendt. Operation efterårsstorm tilføjes dagsordenen. Tirsdag d. 13. september 2016 kl i Sambo Dirigent: Formand, Referent: Søren, Forplejning:? Foreløbige emner: opfølgning på aktioner nyt fra Formand, Kasserer, Gruppeledelse, Udviklingspatruljer, Forældrepatruljer Grenenes planer for spejderarbejde i efteråret 2016 evaluering oprykning Dato grupperåd Skal vi i Skoven? forberedelse, deltagelse i korpsråd 2016 d /11.

11 dagsorden Side 11 af 13 næste møde Tirsdag d. 25. oktober 2016 kl i Sambo Dirigent: Formand, Referent: Søren, Forplejning:? Foreløbige emner: opfølgning på aktioner nyt fra Formand, Kasserer, Gruppeledelse, Udviklingspatruljer, Forældrepatruljer Økonomiopfølgning Ledernes ønsker til budget 2017 Ekstra indtægtskilde i 2017? forberedelse, deltagelse i

12 dagsorden Side 12 af 13 korpsråd 2016 d /11. Dato og format for udviklingsdag? Næste møde Tirsdag d. 6. december 2016 kl i Sambo Dirigent: Formand, Referent: Søren, Forplejning: Ellen 24. Kl. 21:55 Opfølgning på aktioner nyt fra Formand, Kasserer, Gruppeledelse, Udviklingspatruljer, Forældrepatruljer Grupperåd 2017, inkl. formandsvalg Budget 2017 Fastlæg bestyrelsesmøder første halvår 2017 Bestyrelsesjulehygge, inkl. Nyt fra Korpsrådet = Korpsrådshygge Eventuelt Alle O

13 dagsorden Side 13 af i Ledere pr. august 2016 Lederfordeling pr. August: Mikro ledelse: Mads Løkke, Mette, Trine, Stine D. Mini ledelse : Suzette & Helle Junior ledelse : Tina, Christian Brix, Sebastian, Sidsel, Juan? Trop ledelse : Aske, Peter, Asbjørn Klan : Joachim, Sebastian Gruppeledelse: Camilla, Anders Der kan blive behov for en yderligere TL/TA