Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe

Transkript

1 Sambo d. 27. oktober 2015, referat v01 Side 1 af 9 Referat af bestyrelsesmøde i Bagsværd Gruppe Dato & Tid: Tirsdag d. 27. oktober 2015 kl. 20:00 22:00 Sted: Til stede: Andre tilstedeværende: Dagsorden udarbejdet af: Referat: Sambo Bagsværd Gruppes Bestyrelse: Theilgaard Madsen (Tropsleder, Gruppeleder) Bjørn Møller Jensen (Juniorleder) Ellen Vaarby Laursen (Forælder junior, formand) Helle Rejmers (Mikroleder) Mads Nygaard (Gruppeleder) afbud Mark White (Forældre, junior, trop, klan) Peder Steiner (Forælder junior, kasserer) Sara Nygaard Fritzsche (Minileder) Sebastian en (Klanleder) Torben Hjulmand (Forælder, trop) afbud Særligt interesserede: Stine Dahlstrup, hjælpeleder Asbjørn Thegler, tropsleder Esben Overgaard Ejersbo, klanleder Ellen Vaarby Laursen Dirigent: Referent: Ellen Forplejning: Bjørn 1. Kl. 20:00 2. Kl. 20:05 (8 min) 3. Kl. 20:13 (2 min) 4. Kl. 20:15 Godkendelse af a. Dagsorden godkendt b. Referat fra sidst (fulgte fra d. 26. oktober, ligger på ) godkendt Navneleg Hvem er det nu hvem er af os? Navnerunde Opfølgning på aktioner fra sidst som ikke behandles i selvstændigt punkt: Rengøringsliste pr. 2/6: Stines opdaterede liste skal hænges op! Hænger i køkkenet (Stine sender den også ud. Helle lægger den i kalenderen) Nyt om trailer? og Bjarne har snakket. Bjarnes nyeste forslag er dyrere end det bestyrelsen godkendte. Suzette påpegede at Friluftsrådet giver støtte til trailer. går videre med at indsende ansøgning inden frist på søndag. Nyt fra Formanden, Herunder: Nyeste liste over bestyrelsen: Alle /alle Ellen B A

2 Side 2 af 9 uppe.dds.dk/files/gruppestyrelsen pdf Som følge af nye regler fra Digitaliseringsstyrelsen har Korpset indført nye procedurer pr. 1. november 2015 for registrering af ledere i Blåt Medlem: o Ny ledererklæringsblanket: erklaering_1.pdf OK, Gruppeledelsen sørger for at den nye leder underskriver. Formanden opbevarer de underskrevne original erklæringer, som efter de nye regler ikke længere skal indsendes til Korpset o Ny Børneattest indhentes hvert andet år: se forklaring på 6ring_guide_1.pdf OK, den klarer vi. 5. Kl. 20:20 (20 min) Nyt fra Kassereren, Herunder: Økonomiopfølgning: Hvordan ser det pt. Ud i forhold til budgettet? Peder / B Peder udsendte på forhånd periodeopgørelse og balance (vedlagt i bilag). Peder gennemgik dem på mødet og forklarede tallene i stor detalje. Er der grund til aktion ud over vores sædvanlige praksis? Bestyrelsen godkender økonomiopfølgningen. Bestyrelsen er tryg ved økonomien. Bestyrelsen siger i lyset af den fine økonomi at det er OK at bruge kr. på Operation Efterårsstorm til halvtag, skab, frokost m 6. Kl. 20:40 Ledernes ønsker til budget 2016? Lederne har ønsker på kr: Ledern e D/A Telt til trop og telt til mikro (8.000 hver) Nye økser og metal-spejderværktøj (5000) Ny komplet juniorpatruljekasse (3.000) Nye startpakker (40 stk, 3300 kr.) Popcornsnet (501 kr) 2000 kr til metalplader og indgravering (nu skal vi vinde divisionsturnering) (en laserindgraveringsmaskine koster 2000 kr vil BUS investere?) Andre ønsker fra lederne: 8 spejdere på PUF (950 pr. spejder heraf forventet tilskud på 50%, dvs afsæt i størrelsesorden 4000 kr) prioritet for juniorledelsen

3 Side 3 af kr. pr. spejder pr. år til aktivitetsbudget (= mødeudgift ) er for lidt, ønskes sat op til 150 kr. pr. spejder pr. år Andre ønsker: Værkstedreol til værkstedet (klanlederne undersøger behov og pris) Skab til gang og knagerække (Helle undersøger pris) 7. Kl. 20:45 Ekstra indtægtskilde 2016? Ideer? På Korpsråd 2015 er der mulighed for at høre mere om erfaringerne med Klubliv Danmark som 250 grupper nu er tilmeldt. Hvad er konsekvenserne for budget 2016 hvis vi ikke finder en ekstra indtægtskilde i 2016? Hvem gør hvad? Bestyrelsen diskuterede for og imod at bruge kræfter på at hive ekstra penge hjem. Konklusionen var: Alle D/A Bestyrelsen ser alt i alt ikke det store behov for at finde ekstra indtægtskilder i 2016 Efter Korpsråd 2015 taler Korpsrådsmedlemmerne og kasseren sammen om hvem der skriver hvad ud til Gruppen om Klubliv Danmark, hvor Spejder Sport nu er med. 8. Kl. 20:50 (10 min) Hærværk i Sambo Sambo har været udsat for hærværk 2 gange de seneste 2 uger. Ellen O/D/ A Hvad ved vi om de to sager -og om hvad der ellers sker i kvarteret? Skal vi undersøge hvad forsikring&politi anbefaler af præventive tiltag? (alarm med en høj hørbar alarm til securitas eller lign firma samt "flood lights. Dvs. Kraftige lys der reagerer på bevægelse når det er mørkt??) Hvor skal vi finde penge til det? Kan vi få rabat på forsikringen? Hvem gør hvad? Lederne har forslag til præventive tiltag: Få ordentlig låge med lås på. Den ødelagte låge indbyder nærmest uvelkomne til at trænge ind. Ordentligt hegn. Sensorstyret spots ( flood lights ) (der kan slås manuelt fra indefra af lederne) Andre ideer: Dummy videokameraer

4 Side 4 af 9 Bestyrelsen diskuterede alarm på hytten, men synes det nok er for voldsomt. Hvem gør hvad: Sara vil bede Christian lade hans firma give tilbud på flood lights. Stine Dahlstrup undersøger pris for stållåge med nøgle. Stållågen skal være solid nok til at afskrække knallertkørere Ellen samler input sammen til politiet 9. Kl. 21:00 PAUSE Blev holdt mellem punkt 7 og Kl. 21:05 Nyt fra Gruppeledelsen Gruppeledelsen afholder grenudviklingssamtaler i denne tid. Gruppeledelsen har pga afbud flyttet afholdelsen af SUS i Sambo til udviklingsdag til januar 2016 (dato: Søndag d. 10. januar 2016 kl , se nedenfor). Mads (Ander s er backu p) O 11. Kl. 21:10 Nyt fra Klanen (manglede på sidste møde, da det var før kolleugen) Hvor mange klanspejdere og hvilke ledere er vi nu? Ca klanspejdere dukker op til møderne. Sebastian, Bjørn og Esben er Klanledere Sebast ian O Planerne for efterårets spejderarbejde. Sebastian fortalte om planerne 12. Kl. 21:15 Nyt fra Vedligeholdelsesudvalget Vi har ikke noget vedligeholdelsesudvalg pt. B/A Suzette (mikroleder ) er organisator af Operation Efterårsstorm søndag d. 8. november 2015, se: Har bestyrelsen kommentarer/hjælp til den liste Suzette og har lavet: --- Task-force-dag Op. efterårsstorm, Sambo 8/ : --- * Kontrol af tag mht. steder for vandskade * Ekstrem nedklipning af hækplanter langs stien * klipning af hækken til normal-højde, så kan den lære det! * Nedstyne mirabelletræet * rydde brombær * skorsten faldefærdig?!? * Kløve, stable, ind-skure brænde * oprydning i gammelt Scheisse

5 Side 5 af 9 * Låseolie i hængelåse på skur * Maling af Sambo inde: f.eks. patruljelokalet bag reolen * Maling ude: For sent på året. Til foråret!? * Renovere tag?! * Renovere murværk!? * Halvtag bygning til sæbekassebiler * bygge skab - eller tillåsning af et forhåndenværende - til klatregrej Frokost-mad/lejrbål: * Det sætter vi spejdere/seniorer/ledere til Spændende udfordring: * Kan vi bruge arbejdsdagen som løftestang for at lave små task forces for udførelse af målrettede opgaver, som f.eks. løbende plæneklip, hækklip, efterse tag og murværk, inventar-kontrol, fondsarbejde, Ja: Tilføjelse 25/10: Fjernelse af grafitti på gavl ved Sambos hoveddør. 13. Kl. 21: Kl. 21: Kl. 21: Kl. 21:35 (5min) Tilføjelse 27/10: Vandlåsen i køkkenet Fjernelse af Tags (VHK tags f.eks.!) (Præventive tiltag: Ny låge og flood lights skal ikke nødvendigvis installeres af os selv d. 8. november, men af professionelle) Nyt fra Fondsudvalget Frist for ansøgning til Friluftsåret er 1. november Peder og Mark er på sagen. Det ekstraordinære lokaletilskud som pigespejderne fik tilskud til deres bålhytte fra eksisterer ikke i år, og sandsynligvis heller ikke til næste år. 1. april 2016 er der frist for materialepuljen ved Gladsaxe Kommune, men vi er blevet frarådet af Kommunen at forvente at vi kan hente tilskud til bålhytte herfra. Mark har undersøgt om vi kan få tilskud gennem Novo, men det gjorde de ikke. Nyt fra BEDRE KOMMUNIKATION arbejdsgruppen Der er gang i velkomstpakkerne. Ikke noget nyt til referat. Nyt fra LEDERFOKUS PÅ MÅL FOR SPEJDERARBEJDE arbejdsgruppen Se oppe under gruppeledelsen Nyt fra FÆLLESSKAB arbejdsgruppen Herunder: Peder Sara (minile der) Theilg aard Endnu ikke O/B

6 Side 6 af 9 Status etablering af mentorordninger? Ideer til Gruppens næste samlende arrangement? beste mt Arbejdsgruppen er netop genoplivet 17. Kl. 21:40 Forberedelse, deltagelse i Korpsråd 2015 Korpsrådsmødet finder sted i weekenden d november på Hotel Legoland i Billund. Temaet er Gør indtryk sæt aftryk. Asbjør n og Stine O/D Dagsorden, beretninger og beslutnings- og lovforslag kan læses på: dsm de2015 Bagsværd Gruppes 2 deltagere med stemmeret, valgt på Grupperåd 2015, er: Stine Dahlstrup og Asbjørn Thegler. Derudover deltager: Bjørn Møller Jensen Forventninger til Korpsråd 2015? Divisionen holder formøde: TIRSDAG D. 3. NOVEMBER i Geels hytte (Bredevej 120 C, 2830 Virum). Der er aftensmad kl og selve mødet starter kl Hvem deltager fra Bagsværd Gruppe? Stine og Asbjørn fortalte om programmet for Korpsrådet og nogle af lovforslagene. Stine deltager i divisionens formøde. Bagsværd Gruppe opfordres til at læses programmet og komme med eventuelle kommentarer til Stine og Asbjørn. 18. Kl. 21:45 (3 min) Retningslinjer for søaktiviteter Udskudt fra sidste møde: Vi skal sikre os at Gruppen inden næste sø-sæson har, kender og følger nogle retningslinjer for søaktiviteter. Korpset har sikkerhedsvejledninger for vandaktiviteter: Er de gode nok til os? Hvem gør hvad? har læst Korpsets vejledning. Måske er det godt nok, dvs. vi skal udpege de ansvarlige der anbefales i vejledningen. Aktion: og Mads Nygaard taler sammen og kommer med et oplæg. A 19. Kl. 21:48 (2 min) Dato Grupperåd 2016 Grupperådet skal afholdes hvert år inden d. 1. marts. Forslag: Søndag d. 28. februar 2016 kl i Sambo (inde og ude) Aktion: Ellen melder dato, tid og sted ud. Vedtaget. Ellen B/A 20. Kl. 21:50 Næste møde Tirsdag d. 8/12 dirigent: Mads N, referent: Ellen, forplejning: Ellen Ellen/ Alle B

7 Side 7 af 9 Foreløbige emner: Nyt fra (inkl. Nyt fra grupperne der arbejder på udviklingsplanens emner) Forslag fra kontingentgruppen Forslag fra søaktivitetssikkerhedsgruppen ( og Mads Nygaard) Grupperåd 2016 Budget 2016 Fastlæg bestyrelsesmøder første halvår 2016 Ny hytteboss/vedligeholdelsesudvalg (Asbjørn vil gerne ) Opfølgning på hærværk-præventive tiltag Bestyrelsesjulehygge, inkl. Nyt fra Korpsrådet = Korpsrådshygge Aktioner til/inden næste gang: Ellen husk at fjerne Erling som hytteboss på hjemmesiden og Mads Nygaard taler sammen om retningslinjer for søaktiviteter og kommer med et oplæg. Bålhytte: Frist for ansøgning til Friluftsåret er 1. november Peder og Mark er på sagen. Sara vil bede Christian lade hans firma give tilbud på flood lights. Stine Dahlstrup undersøger pris for stållåge med nøgle. Stållågen skal være solid nok til at afskrække knallertkørere Ellen samler hærværk-input sammen til politiet Budget: klanlederne undersøger behov og pris for værkstedreol til værkstedet Budget: Helle undersøger pris af skab til gang og knagerække Dato for udviklingsplan: Søndag d. 10. januar kl ( skriver ind i kalender) 21. Kl. 21:55 Eventuelt Nøgleboks er indkøbt Nøgle til kanoerne er hentet (Bjørn) Alle O

8 Side 8 af 9 Bilag til økonomigennemgangen under punkt 5:

9 Side 9 af 9