Statusnotat etablering af Brand & Redning Sønderjylland

Transkript

1 Brand & Redning Sønderjylland Dato: 23. november 2015 Sagsbehandler: Jarl V. Hansen / Kim Frandsen Statusnotat etablering af Brand & Redning Sønderjylland I skrivende stund er der mindre end 1½ måned til Brand & Redning Sønderjylland går i luften. Her i det sønderjyske har der været arbejdet målrettet for at blive klar til start. Dette notat er en kort fattet orientering om status. Den overordnede ramme for det fælles beredskab Der er endnu ikke indgået forlig på beredskabsområdet, hvorfor der fortsat er en række ubekendte faktorer. Dels i forhold til hvilke opgaver, som de nye fælleskommunale beredskaber eventuelt skal overtage, og dels i forhold til det statslige beredskabs fremtidige arbejdsopgaver og ikke mindst dets fremtidige struktur. Den manglende politiske afklaring har endvidere haft konsekvenser for placeringen af BRSJ, hvilket fremgår af nedenstående afsnit om hjemsted. Der er endvidere en del lovgivning, som mangler at blive tilpasset. Det har bl.a. som konsekvens, at der må laves aftaler, således at nuværende hensigtsmæssige arbejdsformer i videst mulige omfang kan videreføres. Et eksempel: Jf. fyrværkerilovgivningen er det i dag kommunerne, der giver tilladelse til opbevaring, fremstilling, erhvervelse, overdragelse og anvendelse af fyrværkeri. Typisk er anvendelse af festfyrværkeri i forbindelse med større arrangementer eller opbevaring og salg af nytårsfyrværkeri. I praksis er det Brand & Redningsmedarbejdere, der har udført denne opgave med sagsbehandlingen men også det efterfølgende tilsyn. Såfremt lovgivningen ikke ændres vil det være nødvendigt, at der i kommunen dels skal afsættes ressourcer til administrere Brand & Rednings sagsforberedende arbejde, men der skal også være kompetente medarbejdere til rådighed såfremt, der skal udstedes et strakspåbud f.eks. festfyrværkeriet eller nytårssalget. Grundlaget for Brand & Redning Sønderjylland Statsforvaltningen modtog vedtægter umiddelbart efter byrådene havde godkendt disse i møderne ultimo september/primo oktober. Tilbagemeldingen fra Statsforvaltningen er, at der er en betinget godkendelse dvs. at der er et gyldigt hjemmelsgrundlag for at 60 fællesskabet må varetage opgaverne, men at tilladelsen er betinget af, at der foretages en justering i vedtægternes punkt 7.8.3, således at politidirektøren får stemmeret i spørgsmål om vedtægtsændringer, optagelse af nye medlemmer samt opløsning. Dette medfører en justering af procentgrænsen for vedtagelse af forslag under dette punkt. Vedtægternes punkt og indeholder begrænsninger i de frivillige brandværns stemmeret. Statsforvaltningen undersøger hos Forsvarsministeriet om der er hjemmel til en sådan bestemmelse. Statsforvaltningen har således meddelt en foreløbig godkendelse af disse punkter i vedtægterne. Med kravet om politidirektørens stemmeret bliver der 10 stemmeberettigede i kommissionen i spørgsmål om vedtægtsændringer, optagelse af nye medlemmer samt opløsning. Dette får dog ikke betydning, idet der er en betingelse om hvor stort flertal der skal være, for at forslag om sådanne spørgsmål kan vedtages. Side 1 af 6

2 Opstart i Beredskabskommissionen Den nye beredskabskommission træder sammen i starten af 2016 det første møde forventes afholdt den 1. februar 2016 på BRSJ s hjemsted. Etableringen af et 60 fællesskab kan sammenlignes med etableringen af en ny kommune. Beredskabskommissionens rolle i 60 fællesskabet kan på mange punkter sammenlignes med byrådets rolle i en kommune. Til det første møde vil der således være en hel række aftaler, procedurer og retningslinjer, som skal godkendes. Dagsordener til beredskabskommissionens møder forventes distribueret via den digitale ipadløsning, som kendes i alle de tre byråd. Status på det beredskabsfaglige For at sikre en stabil og sikker driftsmæssigt opstart 1. januar 2016, er der etableret 10 beredskabsfaglige arbejdsgrupper, som retter sig mod kernedriften i fællesskabet. 1. Forebyggelse 2. SikkerhedsNettet (SINE), Vagtcentral, indsatsledervagt 3. OnlineDataregistrerings- og INdberetningssystem (ODIN) 4. Uniformering og logo 5. Uddannelse 6. Sekretariat 7. Bygninger 8. Køretøjer og materiel 9. Hjemmeside 10. Servicevagt m.v. (øvrige opgaver) I hver arbejdsgruppe indgår medarbejdere fra alle tre kommuner og samtidigt indgår der en repræsentant fra ledelsesgruppen. På den måde sikres tværgående kommunikation mellem arbejdsgrupperne og vidensopsamling fra alle kommuner. Arbejdsgrupperne er langt, og i forhold til sikker drift - altså at brandbilen rykker ud 1. januar er der ingen alarmlamper som lyser. Status på HR medarbejderoverdragelse Ledelsesgruppen blev fundet efter internt opslag lige før sommerferien. Umiddelbart efter ferien blev alle medarbejdere spurgt om deres ønske til fremtidige arbejdsopgaver. Ud fra indkomne ønsker er alle medarbejdere blevet indplaceret i fremtidig funktion. I skrivende stund udarbejdes nye ansættelsesbeviser herunder lønaftaler. Personalegoder er blevet harmoniseret. Der har været afholdt to medarbejdermøder og en teambuildings session. Der er planlagt en medarbejdersamling yderligere inden 1. januar Hjemsted BRSJ har igennem 2015 løbende været i dialog med Beredskabets Tekniske Skole i Tinglev med henblik på at indgå en aftale om placering af BRSJ s fremtidige domicil. Dialogen er udmøntet i et fælles notat som Beredskabsstyrelsens direktion har været pennefører for. Notatet er sendt til departementet forud for det kommende beredskabsforlig. Som følge af, at der endnu ikke er indgået et forlig på beredskabsområdet, har det ikke været muligt at få en endelig aftale godkendt. Både skolen, Beredskabsstyrelsen og BRSJ er enige om det hensigtsmæssige i en samlet placering, men for at sikre, at der er etableret et fungerende domicil, når BRSJ startes op i januar 2016, er der valgt følgende løsning: BRSJ lejer kontorpavilloner, som opstilles på grunden ved Tinglev Brandstation, som ligger omkranset af Beredskabsstyrelsens Tekniske Skoles faciliteter. Dermed er der muligheder for samarbejde med skolen. Skolen arbejder på at etablere permanente faciliteter, som BRSJ kan leje sig ind i. Side 2 af 6

3 Pavillonerne lejes på en 2-årig lejekontrakt, med mulighed for forlængelse med op til yderligere 1 år. Kontrakten vil ikke kunne forlænges udover 3 år, hvorved kommunerne ikke skal deponere for lejemålet. Deponeringsspørgsmålet bliver således først aktuelt, når Beredskabets Tekniske Skole har etableret permanente faciliteter til BRSJ. Opstart Der er aftalt, at alle fastansatte medarbejdere møder ind på BRSJ s nye domicil den første arbejdsdag i det nye år. Der vil være medarbejdere fra Aabenraa Kommunes IT-afdeling til stede, som vil være behjælpelig med at få konfigureret medbragt IT- og tele-udstyr, således det kan kobles på BRSJ s hjørne på Aabenraa Kommunes IT-platform. Der skal foretages indflytning og etablering af arbejdspladser, således at der så hurtigt som muligt kan arbejdes fra den nye, fælles ramme. Synlighed og information BRSJ har etableret ny hjemmeside: samt oprettet profiler på både Twitter og Facebook. Der er i løbet af 2015 udsendt nyhedsbreve til medarbejdere og samarbejdspartnere. Disse er tilgængelige på hjemmesiden. Der er udarbejdet et nyt logo/grafisk udtryk, som er gennemført på hjemmeside, brevpapir, og uniformsgenstande for fast ansat personale. Derudover er myndighedsbiler opdateret med det nye logo. Alle øvrige brandkøretøjer er ikke rørt af økonomiske hensyn. Organisering af 60 fællesskabet BRSJ er organiseret således: Side 3 af 6

4 BRSJ er landet næststørste beredskab med 32 brandstationer. Det udfordrer særligt organiseringen af det afhjælpende område (operativt beredskab). Der er valgt en så flad struktur som muligt, således der er kortest mulig vej for den enkelte brandmand til toppen af organisationen. BRSJ område opdeles i to driftsområder under ledelse af hver sin operative chef. Til støtte ses en operativ afdeling med en række opgaver i midten. De medarbejdere som er placeret her understøtter hele BRSJ, men refererer kun til én operativ chef. Dialog med de frivillige brandværn inden opstart Der er gennemført en samlet besøgsrunde ved de 32 stationer. Deltagere på runden var ledelsen ved BRSJ. Besøgsrunden havde til formål at få afdækket en kommende intern driftsorganisering. Der blev temadrøftet følgende ting på hver station: områdeindeling mødeform og fora, frekvens information og dialogform med den enkelte brandstation uddannelsescenter arbejdsmiljøorganisering Deltagere på møderne var bestyrelsen fra det enkelte frivillige brandværn. Runden har givet en klar pejling for retningen. Men det er væsentligt at holde sig for øje, at der bliver forandringer for alle. Alle brandkaptajner, kredsledere og brandstationere er indbudt til møde den 24. november hvor sporene for driften overordnet lægges ud. Serviceniveau Serviceniveau for BRSJ er reguleret i den RisikoBaseredeDimensionering (RBD). Denne skal lovgivningsmæssigt gennemføres én gang i hver valgperiode bliver et overgangsår, hvor vi starter med de nuværende godkendte RBD er i hver kommune. Samtidigt hermed igangsættes en proces som munder ud i en ny fælles RBD fra 1. januar Denne proces vil kræve involvering af den nye Beredskabskommission, Brandstationerne og andre interessenter, inden der foreligger et oplæg, som skal godkendes i de tre kommuners byråd. Administrativt Bankaftale Ledelsen i BRSJ har indgået en bankaftale med Sydbank som bankforbindelse. Aftalen er indgået for 2016 med mulighed for forlængelse. Revisionsaftale Der er endvidere indgået aftale med revisionsfirmaet EY om revision af åbningsbalancen samt om revision af årsregnskabet for Det fremgår af vedtægterne, at BRSJ har samme revisionsfirma som administrationskommunen, hvorfor EY er valgt. Forsikring Et 60 fællesskab er udbudspligtigt på samme måde som en kommune. Det indebærer, at man skal foretage udbud, såfremt tærskelværdierne overskrides. Som følge heraf skal BRSJ i EU-udbud med sine forsikringer i løbet af 2016, med opstart pr. 1. januar Der er indgået aftale om, at de tre kommuner i 2016 forsikrer de bygninger, køretøjer og både, som de overdrager til BRSJ. Vedr. arbejdsskade er 60 fællesskabet selvforsikret, ligesom det er tilfældet i kommunerne i dag, men fra og med 1. januar 2016 er arbejdsskadeforpligtelsen i 60 fællesskabet, og kommunerne hæfter herfor iht. fordelingsnøglen i vedtægterne. BRSJ tegner forsikring for løsøre, ansvar, rejser og ulykke med virkning fra 1. januar Beredskabskommissionen skal i 2016 forholde sig til hvilken risikoprofil BRSJ skal have, idet det har betydning for det kommende udbud. Side 4 af 6

5 Kasse- og regnskabsregulativ m.v. Som følge af at BRSJ kan betragtes som en ny kommune, skal der udarbejdes et kasse- og regnskabsregulativ. Der vil foreligge et administrativt oplæg inden udgangen af 2015, som vil lægges til grund for arbejdet fra 1. januar 2016, og som skal godkendes i førstkommende møde i Beredskabskommissionen. Budget 2016 samt takster Der blev i juni måned udarbejdet et oplæg til budget for beredskabet. Dette budget blev forholdsmæssigt tilrettet, hvilket medførte de budgetbeløb, der blev godkendt i september/oktober. Ledelsen i BRSJ har i samarbejde med Aabenraa Kommune arbejdet med etableringen af et detaljeret budget for Dette budget bliver færdigt i løbet af december måned, og der vil på baggrund heraf blive beregnet takster. Taksterne vil blive anvendt fra 1. januar 2016 idet de forventes godkendt i førstkommende møde i Beredskabskommissionen. Økonomisk administration BRSJ har i samarbejde med Aabenraa Kommune valgt at anskaffe sit eget økonomisystem. Valget er baseret på hensynet til at kunne overholde kravene om vandtætte skotter mellem BRSJ s økonomi og administrationskommunens økonomi, og der er valgt en løsning, som er økonomisk ansvarlig både ift. etablering og drift. Implementeringen heraf er i gang der er udarbejdet kontoplan, som bliver rygraden i økonomistyringen i BRSJ, og der er aftalt uddannelse m.v., således at BRSJ er klar til at gå i gang i starten af Etableringen af BRSJ udenfor administrationskommunens økonomisystem medfører, at BRSJ skal etablere en administrativ organisation, som er mere selvkørende end hvis man havde benyttet kommunens system. Denne opgave er forankret i sekretariatet, men understøttes af administrationskommunen, der endvidere varetager opgaverne vedr. aflønning af medarbejderne i BRSJ. Bevillinger Alle bevillingssager skal håndteres i Beredskabskommissionen, idet det jf. vedtægterne er kommissionen, der godkender budgettet for BRSJ. Det indebærer for kommunerne, at deres bevillingsmæssige opgaver i relation til beredskabet bliver mere enkle end nu, idet der i hver kommune bliver: én driftsbevilling (hvor der er to halvårlige udgiftsposter udbetaling af driftsbidrag - og fra og med 2017 én årlig efterregulering), én anlægsbevilling (hvor der også er to halvårlige udgiftsposter udbetaling af anlægsbidrag og eventuelt en efterregulering, hvis der skal tilbagebetales uforbrugte anlægsmidler). Den detaljerede bevillingsstyring og opfølgning skal foretages af Beredskabskommissionen, idet den foregår i regi af BRSJ. Lejeaftaler BRSJ overtager ejerskabet af de ejendomme, hvor mere end halvdelen af bygningsarealet anvendes til beredskabsformål. Det indebærer, at kommunerne beholder ejerskabet til de bygninger, hvor en mindre andel af arealet skal anvendes af BRSJ. Der skal udarbejdes lejeaftaler mellem den enkelte kommune og BRSJ vedr. disse bygninger. Idet kommunerne udlejer til et 60 fællesskab, er der ikke krav om at udlejningen skal ske til markedspris. BRSJ s ledelse og Aabenraa Kommune har valgt at tage afsæt i den lejepris, som fremgik af en mæglervurdering, som Haderslev Kommune fik udarbejdet vedr. Hoptrup Brandstation i august Der er lagt op til ensartede lejevilkår og priser i alle de tre kommuner. Side 5 af 6

6 Hovedreglen er, at der skal foretages deponering, når kommuner indgår aftaler om leje af fast ejendom. Der er imidlertid en fritagelse for lejeaftaler mellem kommuner og 60 fællesskaber vedr. ejendomme, der nu anvendes til beredskabsformål. Fritagelsen er betinget af, at lejeaftalerne skal være indgået i Samarbejdsaftaler BRSJ skal jf. vedtægterne og det tilhørende bilagsmateriale varetage en række opgaver for kommunerne ift. byggesagsbehandling m.v. De tre kommuners afdelinger for byggesagsbehandling har sammen med ledelsen i BRSJ foreslået, at kommunerne på administrativt niveau indgår aftaler med BRSJ om den konkrete varetagelse af opgaverne. Aftalerne vil omhandle samarbejde, snitflader m.v. med henblik på at sikre en god og effektiv opgaveløsning hos alle parter. Der er tale om aftaler, som hurtigt skal kunne ændres, idet aftalerne kontinuerligt skal være i overensstemmelse med virkeligheden herunder lovgivning, anvendelse af ITværktøjer osv. Der forventes at kommunernes direktører for de fagforvaltninger, som byggesagsbehandling og planlægning hører ind under vil blive præsenteret for aftaleoplægget primo december. Aftaler om varetagelse af øvrige opgaver Der er i vedtægterne mulighed for, at kommunerne kan indgå aftale med BRSJ om varetagelsen af andre opgaver end de beredskabsfaglige. Sådanne opgaver kan varetages efter nærmere aftale indenfor rammerne af vedtægterne. Haderslev og Tønder Kommuner har besluttet at overdrage servicevagt-opgaver. Derudover overdrager Haderslev Kommune opgaver vedr. montering m.v. af AIA-udstyr. Der skal udarbejdes aftaler mellem kommunerne og BRSJ vedr. varetagelsen af disse opgaver, idet opgaverne i BRSJ løses som indtægtsdækket virksomhed dvs. at det er opgaver som løses for bestillernes regning udenfor BRSJ s ordinære budget, som finansieres via kommunernes driftsbidrag. Kontrakter med leverandører Kommunerne har indgået et antal kontrakter om levering af tjenesteydelser i tilknytning til beredskabsopgaverne. Hovedparten af tjenesteydelserne skal også leveres efter 1. januar 2016, hvorfor kontrakterne skal overdrages til BRSJ, alternativt skal der udarbejdes nye kontrakter, idet det efter 1. januar 2016 afholder udgifterne til kontrakterne. BRSJ er i gang med at kontakte leverandørerne med henblik på at få aftalerne på plads. IT, data og telefoni BRSJ oprettes som en selvstændig enhed i et hjørne af Aabenraa Kommunes IT-platform. BRSJ serviceres således af IT-afdelingen, som er i fuld gang med at oprette brugere, tildele rettigheder osv. Der er aftalt processer for overførsel af data, postkasser, kalendere mv. Det har vist sig at være ekstremt dyrt at konvertere sager fra kommunernes dokumenthåndteringssystemer, så der er valgt at begrænse antallet af sager der tages med til BRSJ, og i stedet for have adgang til at se egne gamle sager i de tre kommuner. Det er en økonomisk forsvarlig løsning, som kan fungere. Medarbejderne får nye mailadresser, men beholder deres nuværende mobilnumre, der alle overføres til BRSJ. BRSJ får et nyt hoved-telefonnummer, som virker fra og med 4. januar Telefonnummeret er Side 6 af 6