Notat. Modtagne tilbud. Udvælgelseskriterier. Minimumskrav. Vurdering (tildelingskriterier) Valg af tilbudsgiver

Transkript

1 Notat Vedrørende: Bankudbud (rammer for udbud) Sagsnavn: Bankudbud Sagsnummer: A Skrevet af: Brian Hansen Forvaltning: Budget Dato: Sendes til: Økonomiudvalget Randers Kommunes nuværende bankaftale med Nordea udløber den 31/ Derfor skal der foretages et nyt udbud vedrørende perioden Udbuddet er planlagt offentliggjort medio juni med tilbudsfrist medio september. Resultatet af udbuddet vil blive forelagt økonomiudvalget til godkendelse på mødet den 31. oktober. Forvaltningen har valgt at indgå aftale med Lundgreens Capital om udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af bankudbuddet. I dette notat gives en beskrivelse af de vigtigste elementer, der foreslås indarbejdet i udbudsmaterialet. I forbindelse med et udbud sker der indledningsvis en afgrænsning af de tilbudsgivere som vurderes at have kapacitet til at løse den opgave som er udbudt. Denne udvælgelse sker via en række nærmere definerede udvælgelseskriterier. Disse tilbudsgiveres tilbud, skal herefter leve op til en række minimumskrav, for at komme i betragtning til videre vurdering. De tilbud der opfylder minimumskravene går så videre til den egentlige bedømmelse ud fra en række tildelingskriterier, som der kan konkurreres på. Grafisk kan denne proces illustreres som følger: Modtagne tilbud Udvælgelseskriterier Minimumskrav Vurdering (tildelingskriterier) Valg af tilbudsgiver 1

2 I dette notat gives en beskrivelse af forvaltningens forslag til rammer for det kommende udbud herunder udvælgelseskriterier, minimumskrav, tildelingskriterier samt øvrige forhold. Herudover beskrives en alternativ model for udbuddet såfremt økonomiudvalget ønsker at processen åbnes op for en bredere kreds af tilbudsgivere end forvaltningen anbefaler. Endelig beskrives afslutningsvis tidsplanen for det videre arbejde: Udvælgelseskriterier (afsnit 1) Minimumskrav (afsnit 2) Tildelingskriterier (afsnit 3) Øvrige forhold (afsnit 4) Eventuel alternativ model for udbuddet (afsnit 5) Tidsplan for det videre forløb (afsnit 6) 1. Udvælgelseskriterier Som udvælgelseskriterie gælder selvsagt, at tilbudsgiver skal have tilladelse til at drive bankvirksomhed. Formelt set opfyldes dette ved dokumentation for, at tilbudsgiver har Finanstilsynets fornødne tilladelser. Derudover foreslås, at tilbudsgiver skal have status som SIFI-bank altså være en såkaldt systemisk vigtig bank. I Danmark er der følgende 6 vigtige finansielle institutter (SIFI): Danske Bank Nordea Jyske Bank Sydbank Nykredit Realkredit DLR Kredit De 2 sidstnævnte vil ikke være relevante ved dette bankudbud, så reelt er der 4 SIFI-banker, der i givet fald kan byde på opgaven. Kravet om at afgrænse til SIFI-banker er en anbefaling fra den eksterne rådgiver, og er et krav, der stilles i langt hovedparten af landets kommuner. Begrundelsen er, at der bliver stillet større kapitalkrav til disse banker, da de skal medvirke til at sikre finansiel stabilitet i Danmark samt udlandets tillid til landets finansielle sektor og dansk økonomi som helhed. Hvis en systemisk vigtig bank går konkurs vil det have en meget betydelig negativ effekt for hele samfundsøkonomien. Derfor stilles høje kapitalkrav til disse med henblik på at minimere risikoen for konkurs. I praksis vurderes det dog meget lidt sandsynligt, at man fra statens side vil tillade, at en SIFI-bank går konkurs. 2

3 Såfremt kravet om SIFI-status ikke anvendes vil det betyde, at andre mindre kapitalstærke banker vil kunne deltage i udbuddet og potentielt vinde dette. Hvis en bank uden SIFI-status måtte ende ud med at vinde udbuddet, vil kommunen løbe en større risiko (knyttet til potentiel konkurs), og vil potentielt skulle iværksætte egne overvågningsprocedurer mv. for at kunne reagere på dette i tide. På baggrund af ovenstående og ud fra anbefaling fra ekstern rådgiver anbefaler forvaltningen, at kravet om SIFI-status indarbejdes som et udvælgelseskriterium i udbuddet. 2. Minimumskrav I udbudsmaterialet stilles en række minimumskrav som bankerne skal opfylde for at komme i betragtning som kommunens bank. Nogle af disse krav knytter sig til de specifikke rammer for kommunens bankforretning og den konkrete service- og opgaveløsning, mens andre er mere generelle. De væsentligste er omtalt nedenfor: Trækningsret Tilbudsgiver skal stille en trækningsret på 400 mio. kr. til rådighed - hvilket svarer til den nuværende trækningsret. Trækningsretten vil typisk kun blive brugt få dage omkring månedsskifte. Gebyrer og øvrige omkostninger Forvaltningen vurderer at en aftale, hvor alle gebyrer, provisioner m.m. er indeholdt i den tilbudte rentemarginal er at foretrække. Alternativt åbnes dog op for, at tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på en honorarmodel, hvor der angives et fast årligt gebyr som kommunen betaler for servicen. På baggrund af erfaringerne fra andre kommuners bankudbud medtages sidstnævnte mulighed i forventning om, at det kan betyde, at flere (af de i alt 4 potentielle tilbudsgivere) vil byde ind på opgaven. Det er et minimumskrav i udbudsmaterialet, at tilbuddet skal følge én af de 2 modeller. Da modellen uden gebyrer som nævnt foretrækkes vil tilbud på denne blive tillagt lidt højere vægt i forbindelse med vurderingen (se afsnit 3 nedenfor). NemKonto I udbudsmaterialet angives, at tilbudsgiver skal være indforstået med at oprette en Nemkonto til de borgere, der ikke kan oprette en Nemkonto i et andet pengeinstitut med mindre der er tale om et undtagelsestilfælde jævnfør Finanstilsynets bekendtgørelse. Undtagelsestilfælde kan være situationer, hvor borgeren eksempelvis udviser voldelig adfærd. IT-løsninger Der stilles en række minimumskrav til den tilbudte it-løsning, der sikrer, at den daglige drift kan fungere. Herudover angives en lang række ønsker, der indgår i vurderingen af de indkomne tilbud (se afsnit 3 nedenfor). 3

4 Krav til etisk adfærd Der har igennem de seneste måneder været betydelig fokus på emnet skatteunddragelse og rådgiveres medvirken hertil. Der er på den baggrund indarbejdet nedenstående formulering i udbudsmaterialet, som et minimumskrav. Denne er lavet med afsæt i en formulering som kommunens rådgiver har fået godkendt som led i arbejdet med et udbud af kapitalpleje for Region Hovedstaden. Kravene indeholdt i formuleringen skal ses i lyset af, at Kommunen i forbindelse med et udbud må forholde sig til emnet på et objektivt grundlag. Kommunen stiller krav om, at Kommunens samarbejdspartnere og leverandører udviser et samfundsmæssigt ansvar og optræder som et godt eksempel. Tilbuddet skal derfor indeholde et link, som henviser direkte til den hjemmeside, der beskriver tilbudsgivers CSR-politik. Desuden skal tilbudsgiver bekræfte, at tilbudsgiver ikke har været dømt ved en dansk domstol for skatteunddragelse, eller medvirken til skatteunddragelse inden for de seneste 10 år. Dette gælder for alle de juridiske enheder der indgår i den koncern som tilbudsgiver tilhører, dog kun de juridiske enheder, hvor tilbudsgivers koncern har (eller har haft) en ejerandel på minimum 50 pct. 3. Tildelingskriterier De tilbud som opfylder såvel udvælgelseskriterierne som de fastsatte minimumskrav vil efterfølgende blive vurderes i henhold til de kriterier, der skal konkurreres på. I udbudsmaterialet foreslås følgende tildelingskriterier, der i store træk svarer til de tildelingskriterier, der blev anvendt ved kommunens sidste bankudbud: Valget foretages efter det overordnede tildelingskriterium: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud for Randers Kommune. Bedømmelsen opdeles i følgende 3 underkriterier (med angivet vægtning): Totale omkostninger IT-løsning 70 pct. (max. 70 point) 25 pct. (max. 25 point) Erfaring med kommuner/regioner 5 pct. (max. 5 point) Vægtningen mellem underkriteriet Totale omkostninger og øvrige underkriterier svarer ligeledes til vægtningen anvendt i kommunens sidste bankudbud. Nedenfor lidt nærmere om de enkelte underkriterier: Totale omkostninger Tilbud på rentesatserne skal opgives som tillæg i forhold til Nationalbankens Indskudsbevisrente (NIB). I den aktuelle situation er NIB negativ, hvilket betyder, at kommunen modtager forrentning af 4

5 et negativt indestående i banken (og omvendt skal betale for et positivt indestående). Det må forventes, at tilbudsgiver vil angive at rentesatsen ved træk på kassekreditten (udlån) ikke kan komme under 0%. Det er derfor nødvendigt at foretage en vurdering både i forhold til den aktuelle rentesituation og en forventet tilbagevenden til normale tilstande med positive renter i løbet af den kommende bankaftales aftaleperiode. Det foreslås således, at beregningen af omkostningerne sammenstilles af to komponenter, hvor 1/3 af pointene tildeles ud fra NIB på tilbudsdagen og 2/3 ud fra en forventet fremtidig positiv rentesats (NIB). Som tidligere nævnt kan tilbudsgiver vælge at afgive tilbud, hvor alle gebyrer er indeholdt i prisen eller alternativt en honorarmodel. Hvis sidstnævnte model vælges, vil det maksimale antal point tilbuddet kan opnå indenfor underkriteriet blive reduceret forventet med et fradrag på 5% (svarende til 3,5 point). IT løsning Under dette punkt vurderes, hvordan tilbudsgiver it-løsning kan understøtte en effektiv daglig bankforretning, herunder fleksibilitet, oppetid, informationssøgning osv. I det daglige arbejde har det stor betydning at tilbudsgivers it-løsning fungerer godt. Derfor foreslås underkriteriet vedrørende it-løsningen at vægte 25% i den samlede vurdering. Erfaring med andre kommuner/regioner Generelt er alle væsentlige service-/rådgivningskrav indarbejdet som minimumskrav i udbuddet. Udover den service/funktionalitet som tilbydes via it-løsningen (jf. ovenfor), er det således ikke relevant med et underkriterium vedrørende service. Det vurderes dog vigtigt, at tilbudsgiver har solid erfaring med betjening af andre kommuner/regioner, hvilket der forventes at være en vis forskel på blandt de aktuelle tilbudsgivere. Det vurderes at et tilbud med over 15 nyere referencer er et fuldt ud tilstrækkeligt erfaringsgrundlag, hvilket derfor udløser maksimum point. Antal referencer herunder vil blive tildelt forholdsmæssigt færre point forventet således, at 5 eller færre referencer udløser 0 point 4. Øvrige forhold Den udbudte kontraktperiode foreslås at være 4-årig - fra 1. januar 2017 til 31. december 2020 dog med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder. Dette svarer til sidste bankudbud. Det foreslås desuden at begge parter har mulighed for at opsige kontrakten med 9 måneders varsel. Denne opsigelsesmulighed vurderes at kunne få positiv indflydelse på de afgivne tilbud. I udbudsmaterialet skal angives om kommunen vil indregne skifteomkostninger i beregningen af de totale omkostninger. I givet fald vurderes at omkostningerne skal sættes til ca kr. (baseret på forventet internt tidsforbrug i forbindelse med skiftet). Hvis der indregnes skifteomkostninger vil det som udgangspunkt favorisere nuværende bankforbindelse (altså Nordea). Beløbet er dog så begrænset at det ikke vurderes at ville få afgørende betydning for valg af fremtidig bank. 5

6 På den baggrund foreslås, at der ikke indregnes skifteomkostninger i udbuddet. 5. Alternativ model for udbuddet Afsnittene ovenfor beskriver forvaltningens anbefaling vedrørende det kommende udbud. Hvis økonomiudvalget ønsker en alternativ model, hvor der gives mulighed for, at en bredere kreds af banker kan afgive tilbud, så er det nedenfor skitseret, hvorledes dette kunne gøres. Udvælgelseskriterium Kravet om at være en SIFI-bank undlades og gøres i stedet til en konkurrenceparameter jf. nedenfor. Eneste udvælgelseskriterium vil herefter være Finanstilsynets tilladelse til at drive bankvirksomhed. Minimumskrav Uændret i forhold til beskrivelsen ovenfor. Tildelingskriterier Som beskrivelsen ovenfor, men med tilføjelse af et nyt underkriterium og en ny vægtning af de enkelte underkriterier. Det nye underkriterium skal generelt set adressere den risiko, som kommunen påtager sig ved indgåelse af en aftale med den enkelte tilbudsgiver. Dette kan objektivt vurderes ud fra om tilbudsgiver er en SIFI-bank og/eller har en langsigtet kreditvurdering (long-term credit rating) givet af et af følgende 3 internationalt anerkendte kreditvurderingsbureauer: Standard & Poor s, Moody s eller Fitch, og hvor god kreditvurderingen er. Det nye underkriterium foreslås benævnt Rating. Det maksimale antal point i underkriteriet Rating gives til en tilbudsgiver, som er en SIFI-bank med en langsigtet kreditvurdering på et tilfredsstillende niveau i det nuværende marked (vil i samråd med den eksterne rådgiver blive nærmere specificeret i forhold til de ratings som bureauerne anvender fra AAA/Aaa og nedefter). For tilbudsgivere som ikke er en SIFI-bank, og heller ikke har en langsigtet kreditvurdering på et tilfredsstillende niveau, gives 0 point. Underkriterierne bliver herefter som følger (med forslag til indbyrdes vægtning) Totale omkostninger 70 pct. (max. 70 point) Rating 15 pct. (max. 15 point) IT-løsning 10 pct. (max. 25 point) Erfaring med kommuner/regioner 5 pct. (max. 5 point) Såfremt økonomiudvalget beslutter den alternative model, vil vedlagte udbudsmateriale i samråd med den eksterne rådgiver blive tilrettet i overensstemmelse med beskrivelsen ovenfor. 6. Tidsplan for bankudbuddet Tidsplanen for bankudbuddet er som følger: 6

7 Dato Aktivitet 13. juni Økonomiudvalget tager stilling til rammer for udbuddet, herunder udvælgelseskriterier, minimumskrav og tildelingskriterier Medio juni Udbudsmateriale sendes til relevante tilbudsgivere 17. august Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet (spm og svar sendes hurtigst muligt og senest 23. august til alle tilbudsgivere) 15. september Frist for aflevering af tilbud Medio sep medio okt Vurdering af de indkomne tilbud og udarbejdelse af sagsfremstilling til ØU 31. oktober Økonomiudvalget Behandler indstilling om valg af bankforbindelse Primo november Nov-dec Besked til tilbudsgivere Implementering af ny bankaftale 7