Referat fra 8. telemedicinkortlægningsmøde

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Referat fra 8. telemedicinkortlægningsmøde Tidspunkt: Mandag den 11. april 2016 Telefon mbk@medcom.dk Dato Vor ref. MBK Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom, Odense Lea Nørgaard Bek, Region Midtjylland Julia Willer Dallerup, Region Hovedstaden (video) Merete Halkjær, Københavns Kommune Poul Erik Kristensen, KL Christina Jakobsen, Region Midtjylland Bente Veller, Region Syddanmark Lone Høiberg, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom Gillian Flyger, Region Nordjylland Nina Charlotte Schack, Region Syddanmark Jan Lindblom, Region Hovedstaden Martin Bagger Brandt, Sundhedsdatastyrelsen Kirsten Skovrup, Aalborg Kommune Britta Ravn, Region Midtjylland Mette Halkier Laurien, Aarhus Kommune Linda Justi, Region Syddanmark Iben Kromann, Region Syddanmark Christina Ryborg, Vejen Kommune Jesper Madsen-Østerbye, Vejen Kommune Eva Bjørnhøj Ingevold, Region Sjælland Brian Jacobsen, Holbæk Kommune Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden Signe Vind, Danske Regioner Christian Nøhr, Aalborg Universitet Kristian Kidholm, Odense Universitetshospital

2 Dagsorden: 1. Velkomst v/lone Referat fra sidst godkendes. Ulrik fra MedWare deltager ikke fremover i disse møder. Kommunikation til og fra Ulrik vil fremover ske gennem MedCom. 2. Orienteringer v/lone Se også vedhæftede præsentation. a. KL s velfærdsteknologiske landkort: MedCom har haft kontakt til Gitte Duelund Jensen fra KL. I KL er man gået i gang med en evaluering af det velfærdsteknologiske landkort, hvor sammenhængen til det telemedicinske landkort er en del af evalueringen. KL har lovet at vende tilbage i maj måned, hvor evalueringen forventes at være afsluttet. b. Info-tekster: Lone viser de nuværende tekster og forslag til de fremtidige. Der er ændret en smule i forhold til beskrivelsen af projekt og under udbredelse. Det pointeres, at man bør anvende begrebet initiativ i stedet for aktivitet, da det er det begreb, der generelt anvendes i databasen. c. Vejledning: Vejledningen er blevet opdateret på uddatasiden. Inddateringsvejledningen er ikke opdateret, men opdateringen sker, når vi har inddateringsdelen klar. d. Nyhedsbrev: Der er endnu ikke udarbejdet et nyhedsbrev. Det laves op til den næste opdatering og vil komme til at indeholde noget om selve opdateringen men også om det nye design. e. Telemedicinsk Landkort/Telemedicinsk kortlægning (herunder domænenavn): Der er behov for en ensretning af begreber, da begreberne lige nu anvendes mere eller mindre tilfældigt. Følgende fremhæves: i. Er det telemedicinske landkort selve landkortet, mens kortlægningen er det arbejde, der sker omkring landkortet? ii. Er landkortet udtryk for, hvad forarbejdet er mundet ud i? iii. Bør vi promovere database og landkort som et landkort, når det er mere end blot et landkort? Beslutning: Telemedicinsk Landkort anvendes om selve landkortet, mens Telemedicinsk kortlægning omfatter arbejdet omkring landkortet. På MedComs hjemmeside vil der stå Telemedicinsk kortlægning og ved linket til landkortet Telemedicinsk Landkort. Det drøftes også, hvorvidt vi skal ændre domænenavnet, som lige nu er Det er ikke muligt at bruge domænet landkort.dk eller subdomæner. Det besluttes, at domænenavn ændres til Telemedicinsk Landkort, og at MedCom forsøger at få url en ændret til Det pointeres, at det er vigtigt, at url en og domænenavn stemmer overens. Hvis det ikke er muligt at bruge, skal vi forsøge med Telemedicinsk oversigt. 2

3 Man skal - når man ændrer links mv. - være opmærksom på, at ændringer skal formidles videre ned gennem organisationen. Når det er sagt, så fornemmer gruppen, at man ofte finder vej til det telemedicinske landkort via en simpel google-søgning. 3. Præsentation af det nye telemedicinske landkort v/ Lone Se også vedhæftede præsentation. Det nye design på uddatasiden er implementeret og har været tilgængeligt siden den 3. februar Den arbejdsgruppe, der var nedsat i forbindelse med udviklingen af designet, mødtes den 17. marts 2016, da det viste sig, at der var nogle uhensigtsmæssigheder ved det nye design, som overordnet relaterede sig til 1) Det visuelle udtryk og 2) Det søgetekniske. Efter dette møde holdt Med- Com et møde med Ulrik fra MedWare, hvor udeståender/uhensigtsmæssigheder blev gennemgået, og hvor der blev lagt en plan for udbedringer. Der er således sket tilretninger i forhold til placering af elementer/tekster osv., skrifttype/-farve og links, mens tilretninger i forhold til dimensionering (fx størrelsen på Region Hovedstaden), ikoner og hjælpetekster (fx den runde cirkel), Excel-ark og skalering (landkortet fremstår pænt på alle slags skærme herunder ipads mv.) udestår. Udbedring af søgetekniske problemer sker løbende. Drøftelse: Skal hele eller dele af Region Hovedstaden vises? I Christinas design er kun en del af kommunerne i Region Hovedstaden forstørret (kommunerne omkring Københavns kommune), mens hele Region Hovedstaden er forstørret på det nuværende landkort. Der er ikke enighed i gruppen om, hvorvidt hele eller dele af Region Hovedstaden skal forstørres. Beslutning: Det besluttes kun at forstørre en del af Region Hovedstaden, da dette er almindelig praksis, men at det skal være tydeligere markeret, at kun en delmængde af Region Hovedstadens kommuner fremhæves (dvs. selve stregen). På KL s velfærdsteknologiske landkort vises også kun en delmængde af Region Hovedstadens kommuner. Drøftelse: Søgeteknik Forslaget fra Christina var, at regionsprikker fjernes fra visningen, hvis der ikke er nogle initiativer i den pågældende region, eller hvis man søger efter initiativer i en specifik region. Dette med henblik på at lede opmærksomheden hen på de områder, hvor der er aktivitet. Denne feature udestår fortsat. Beslutning: MedCom har formidlet dette udestående til Ulrik, som arbejder videre med det. Drøftelse: Visning af igangværende og afsluttede initiativer Lige nu er det sådan, at man, når man trykker på en regions/kommuneprik, får vist igangværende og afsluttede initiativer opdelt i to tabeller, som vises under hinanden. Christinas oplæg er en samlet tabel. Det drøftes, hvorvidt man kunne skille disse to tabeller fra hinanden ved at vise de igangværende til én side og de afsluttede initiativer til den anden side. Beslutning: Det er ok, at igangværende og afsluttede initiativer vises i to tabeller. MedCom vil drøfte med Ulrik fra MedWare, om det er teknisk muligt og visuelt vil se godt ud, hvis de to tabeller vises på hver side af en prik. Drøftelse: Firkant/stor prik for regionerne på det telemedicinske landkort 3

4 Christina foreslår, at vi erstatter firkanten for regionerne med en større prik med streg om, da dette passer bedre ind i designet. Dette er ok med gruppen. Drøftelse: Samlet visning for alle kommunale initiativer På nuværende tidspunkt er man nødt til at gå til udvidet søgning for at få en samlet liste over kommunale initiativer i en region. Der udtrykkes ærgrelse over dette. Man kunne overveje at dele regionsprikken i kommunale og regionale initiativer. Ønsket noteres, men det bemærkes, at vi lige nu ikke skal foretage for mange ændringer men fokusere på at få designet implementeret, velvidende at vi naturligvis skal sikre os, at vi ikke låser os fast på en måde, som senere forhindrer ønsket i at kunne indfries. Drøftelse: Landsdele De små cirkler viser antallet af initiativer i de enkelte landsdele, mens regionsprikken viser antallet af regionale initiativer i den pågældende landsdel. At der er denne skelnen kunne synliggøres ved at skrive Initiativer i landsdel XX i stedet for Initiativer i XX, når man trykker på en af de små cirkler. Drøftelse: Kategorisering af tværsektorielle projekter Der udvises ønske om at kunne udtrække tværsektorielle initiativer. Som det er nu, skal man ikke angive, om et initiativ er tværsektorielt. Man kunne overveje om denne kategorisering kunne ske automatisk ud fra deltagende parter. Ønsket noteres, men det bemærkes, at vi lige nu ikke skal foretage for mange ændringer men fokusere på at få designet implementeret, velvidende at vi naturligvis skal sikre os, at vi ikke låser os fast på en måde, som senere forhindrer ønsket i at kunne indfries. Drøftelse: Volumen Der er ønske om, at man nemt kan sammenligne volumen på de oplistede initiativer. Det er svært at finde et fælles mål for volumen, og det har tidligere være drøftet i gruppen. Som det er nu, kan man beskrive volumen i et fritekstfelt. Der er altså ikke tale om en struktureret inddatering, hvilket også gør det svært fx at vise volumen i listen over initiativer. Ønsket noteres, men det bemærkes, at vi lige nu ikke skal foretage for mange ændringer men fokusere på at få designet implementeret, velvidende at vi naturligvis skal sikre os, at vi ikke låser os fast på en måde, som senere forhindrer ønsket i at kunne indfries. 4. Præsentation af nyt design på inddateringssiden v/christina Se desuden vedhæftede præsentation. Log in og generelt: Man kommer ind til inddateringssiden ved at trykke Log in oppe i højre hjørne. Dette er indgangen til alt, hvad der handler om landkortet. Når man opretter sig i systemet/får en brugerkonto, skal man vælge, hvor man er ansat. På nuværende tidspunkt er dette en lang liste. I designforslaget er listen delt i to: Kommuner og regioner. Når man har logget sig ind, er tanken, at man kun ser det, som man selv har oprettet, eller som man er kontaktperson på. En ny feature er, at man kan vælge at modtage mails, når andre redigerer i et initiativ, som man enten har oprettet eller er kontaktperson på. Det skal være muligt at skelne mellem initiativer, dvs. at vælge denne funktion til og fra for det enkelte initiativ. 4

5 Når man er logget ind, kommer der en ny menu, som hedder Administration og som indeholder to undermenuer: Mine initiativer og Redigér min profil Administration: Mine initiativer: o Har man flere initiativer, vil der stå mine. Har man ét initiativ, vil der stå mit, og har man kun ét, får man bare vist det ene initiativ (og ikke en liste over initiativer). o Man kan vælge kun at få vist dem, man har oprettet, eller dem, man er kontaktperson på, eller begge dele. o Man kan søge i sine initiativer o Man kan hente sine initiativer ned i Excel-ark. o Man kan printe/gemme/redigere sine initiativer o Visning af initiativ er ens her, og når man kigger på landkortet. o Man skal kunne vælge, hvordan man vil have sorteret sin liste med initiativer. Redigér min profil o Det er også under dette menupunkt, at man kan tilvælge/fravælge at modtage mail, når der er sket ændringer. Opret initiativ: Man kan oprette initiativ både ved at klikke opret initiativ og log in. Første gang, man logger ind og derved opretter en profil, følger en velkomstforklaring, som man kan fravælge at få vist ved senere log in. Prikken ude til venstre markerer hvor langt, man er kommet i oprettelsen. Når man har udfyldt alt på et faneblad, bliver fanebladet vinget af. Når man skal redigere i et initiativ, ser det ud på samme måde. Der er ikke i det nye design ændret på hvilken type af data, der skal tastes ind. I det nye design anvendes både info-bokse og synlig hjælpetekst, da det giver god mening, at man - ved de mere vanskelige spørgsmål - får hjælpeteksten præsenteret. Der skelnes i dag mellem Sygdomsområder og Forløbsprogrammer, som har hver deres fane. I det nye design kan man under Sygdomsområder vælge, om initiativet undgår i et forløbsprogram og får således kun vist listen over forløbsprogrammer, hvis man vinger af i dette spørgsmål. Download Excel: Download Excel er tilgængelig fra Mine initiativer, og trykker man på ikonet, får man vist de initiativer, som man har valgt af få vist på sin liste over initiativer. Regnearket har samme opbygning som det, man kan få fra landkortet, dvs. en infoside og en detaljeres visning over initiativerne. Funktioner, som er der i dag, som ikke er medtages i det nye design: I dag er der adgang til en liste over ukomplette initiativer. Denne er kommet som en hjælp til kortlægningsgruppen, da vi på et tidspunkt gjorde flere felter obligatoriske at udfylde, hvilket efterlod en mængde af initiativer, hvor de nye obligatoriske felter ikke var udfyldt. Denne liste er ikke nødvendig i det nye design, men vi skal finde en proces for, hvad vi gør med listen. Guidet tur Gå til initiativ med ID, da denne funktion skal være indarbejdet i søgefelt (bemærk: Dette er den endnu ikke). 5

6 Drøftelse: Modtagelse af mails, når andre redigerer i et initiativ Når man modtager en mail om, at en anden har redigeret i et initiativ, som man selv har oprettet eller er kontaktperson på, vil det være en hjælp, at titlen på initiativet (som står i mailen) er et link, der fører modtageren af mailen direkte til det pågældende initiativ (efter log-in). Drøftelse: Oprettelse som bruger Man bør skulle angive adresse to gange, så man sikrer sig mod fejl i oprettelsen. Alternativet er, at der udsendes en aktiveringsmail, men gruppen vurderer, at dette er for omstændigt. Drøftelse: Opret initiativ Man bør overveje, om tekstboksene skal være lige store. Drøftelse: Excel-ark I infosiden bør anvendes et andet ord end detaljeret, så ordet detaljeret ikke anvendes så kort tid efter hinanden. Desuden efterspørges det, at der på Excel-arket også angives en dato for, hvornår man har hentet Excel-arket ned. Drøftelse: Opret initiativ - kladder Det drøftes, hvorvidt det skal være muligt at have en eventuel tidsbegrænset kladde, som gør det muligt, at gå fra inddateringssiden og tilbage uden at initiativet kasseres. Beslutning: Der er enighed i gruppen om, at der bør være en sådan funktion. Drøftelse: Visning af initiativer - kladder Udgangspunkt er, at kun fuldt udfyldte initiativer vises på landkortet, men det drøftes, hvorvidt det skal være muligt at tilvælge at få vist kladder/initiativer under indtastning og i så fald, hvem den funktion skal være gældende for. Beslutning: Der er enighed i gruppen om, at en sådan funktion (at kunne se kladder inden for ens eget område) kunne være givende for centrale personer/dem der sidder i kortlægningsgruppen. Dette synliggør, at der muligvis er behov for et administratormodul. Funktionen kræver, at Afslut (når man er færdig med indtastningen) erstattes med Publicer samt suppleres med Gem som kladde. Der er ligeledes behov for nyt afslutningssvar, når man gemmer som kladde. Drøftelse: Administratormodul og administratorroller På nuværende tidspunkt er det sådan, at personer, som i databasen er defineret som telemedicinansvarlige, automatisk får redigeringsret til et initiativ, hvis bestemte links til landkortet anvendes, eller hvis opretteren giver redigeringsret til regionen. Der er et behov for, at disse telemedicinansvarlige kan give andre personer i regionen samme administratorrettigheder. Det kunne være disse administratorer, som får vist kladder inden for ens eget område. Det bør overvejes, hvem der skal varetage denne administratorrolle for kommunerne, fx KKRrepræsentanter. En anden vigtig overvejelse af, hvad man som administrator skal reagere på - hvilket ansvar har man? Denne rolle skal defineres. Beslutning: MedCom snakker med Ulrik om muligheden for et administratormodul, og Christina kommer med udkast til layoutet (hvordan skal kladderne præsenteres i listevisningen under Mine initiativer? Hvad skal der stå i en eventuel remindermail, som sendes ud til den, der har oprettet 6

7 kladden efter X uger? Hvad skal der stå i nyt afslutningssvar?) Administratoransvar bør drøftes på næste møde. Drøftelse: Redigér min profil Når man er logget ind på diverse sider, er det ofte sådan, at Redigér min profil ligger under selve Log ud -menuen. Denne struktur kunne anvendes. Hvis denne struktur anvendes, vil menuen Administration skulle erstattes med Mine initiativer, da dette i så fald er den eneste menu under Administration. Indføres administratormodulet skal denne menu komme frem, hvis en administrator logger ind. Beslutning: Christina overvejer mulighederne. 5. Kommunikationsstrategi v/lone Drøftelse: Flyer Gruppen efterspørger en flyer, som præsenterer sig godt, og som man kunne sende ud, når man beder folk indtaste initiativer i databasen. Flyeren kunne anvendes til at formidle nogle gode budskaber om det telemedicinske landkort og ikke mindst, hvad man kan få ud af det telemedicinske landkort. Det er vigtigt, at flyeren er lækker, hænger sammen med designet på det telemedicinske landkort og anvender visuelle effekter. Beslutning: MedCom forsøger at udarbejde en sådan flyer, som kortlægningsgruppen får mulighed for at kommentere på. Drøftelse: Promovering af landkort på MedComs hjemmeside MedCom er opmærksom på, at det telemedicinske landkort kan være svær at finde på MedComs hjemmeside. Landkortet bør tydeliggøres på hjemmesiden, og man kunne med fordel reklamere for det telemedicinske landkort på hjemmesiden. Drøftelse: Feedback på det telemedicinske landkort Man kunne med fordel indarbejde en feedback-funktion på det telemedicinske landkort, som der bl.a. også er på MedComs hjemmeside /2016-opdatering v/lone Der er enighed om, at det ville være fint at have et opdateret landkort klar til E- sunhedsobservatoriet den 12. og 13. oktober Når det er sagt, er der størst opbakning til, at opdateringen først sker, når det nye design på inddateringssiden er implementeret. For at nå at indhente data og have noget klar til den 12. oktober, betyder det, at design skal være implementeret og opdatering påbegyndt inden sommerferien - gerne midt juni. Dette er muligvis for optimistisk. Der er imidlertid enighed om, at vi - uanset om vi når at opdatere eller ej - bør anvende E- sundhedsobservatoriet til at promovere landkortet. Mulighederne er altså: Vi søger om at få optaget et oplæg, hvor vi præsenterer landkortet (som måske ikke når at være opdateret) 7

8 Vi promoverer landkortet ved at dele flyers ud/hænge poster op. Bemærk: Det er vigtigt, at det telemedicinske landkort fungerer optimalt - både visuelt og søgeteknisk, hvis vi promoverer det til E-sundhedsobservatoriet. Man bør desuden overveje, om det giver mening at præsentere det telemedicinske landkort i andre KL-sammenhænge. 7. Autogenereret mail v/lone Der er mange overvejelser forbundet med at udsende en autogeneret mail. Opmærksomhedspunkter: o Hvem skal have mailen? Redigeringsberettigede, kontaktpersoner, oprettere? o Hvilke initiativer? Projekter (hvor afslutningsdato ikke er overskredet), projekter (uanset om afslutningsdato er overskredet), initiativer under udbredelse, initiativer i drift, alle? o Skal der skelnes mellem initiativer? Skal mail sendes oftere til nogle end til andre? o Hvad skal der stå i mailen? Påmindelse om links, dokumenter mv. Mailen skal være personlig. Mailen skal sendes ud automatisk. Administrator varetager ikke denne opgave men har en opfølgningsopgave (Bemærk: Administratorrolleansvar bør drøftes på næste møde). MedCom laver udkast til autogeneret mail. Denne sendes ud til gruppen til kommentering. Ved udsendelse bør desuden følge en beskrivelse af de tanker, der er gjort i forbindelse med udarbejdelsen af mailen, og hvad der er taget højde for, fx hvem rammer den/rammer den ikke? 8. Telemedicinske initiativer i praksissektoren v/lone MedCom har endnu ikke kontakt til praksissektoren, men planen er at kontakte en kvalitetsmedarbejder i praksisenheden og forhåbentligt komme ned til datakonsulenterne den vej. I Region Hovedstaden har man allerede involveret datakonsulenterne. 9. Definition af telemedicin v/lone Gruppen beslutter, at den definition, som er udarbejdet af Det Nationale Begrebsarbejde for Sundhedsvæsnet, tilføjes som en definition sammen med de andre definitioner på det telemedicinske landkort. 10. Eventuelt Drøftelse: Interaktivt landkort Der udtrykkes ønske om, at landkortet er mere interaktivt, fx ved at man, når man har oprettet et initiativ, bliver præsenteres for lignede initiativer. Det drøftes, hvorvidt man automatisk skal have tilsendt information om initiativer, der ligner det, som man selv har oprettet, men der er også enighed om, at det ikke er hensigtsmæssigt at tvinge oprettere til at modtage information på en sådan noget. Til gengæld kunne man overveje muligheden for at abonnere på nyheder inden for selvvalgte områder. 8

9 Drøftelse: Redigeringsret Det nævnes i gruppen, at man førhen har kunnet redigere i hinandens initiativer, hvilket naturligvis er problematisk. Dette kan skyldes, at man har anvendt forkerte links (de links, der direkte giver redigeringsret til telemedicinansvarlige i den pågældende region). Det bør desuden undersøges, om kontaktpersoner automatisk har redigeringsret. Drøftelse: Validering af data Der er på nuværende tidspunkt ingen formel valideringsprocedure. Vi har indtil videre prioriteret at kende til så mange initiativer som muligt, og da kvalitetssikring ressourcemæssigt er en stor ting at bede om, har dette ikke været højt prioriteret. Kvalitetssikring er desuden alt fra at kvalitetssikre konkrete tal osv. til at sikre, at projektet er opdateret, og at der ikke er dubletter. Man kunne overveje at kvalitetssikre på en mere passiv måde ved fx at opretteren skal læse det indtastede igennem og godkende. Det kunne være interessant at kende valideringsproceduren for det velfærdsteknologiske landkort. Poul Erik forhører sig om dette. Drøftelse: Dato for kommende møde: MedCom indkalder til et kortere videomøde omkring designet, når MedCom har snakket med Ulrik og kender tidshorsisonten. 9