Referat fra 10. møde vedr. telemedicinsk kortlægning. Tidspunkt: Onsdag den 22. marts 2017 kl MedCom, Odense. Deltagere: Fraværende:

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnummer mbs@medcom.dk Referat fra 10. møde vedr. telemedicinsk kortlægning Dato Maj 2017 Vor ref. MBS/MBK Tidspunkt: Onsdag den 22. marts 2017 kl Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom, Odense Vibeke Flytkjær, Region Nordjylland Christina Ejaas Nikolajsen, Region Nordjylland Hanne Damgaard Jensen, Region Midtjylland Jan Lindblom, Region Hovedstaden Susanne Fransen, Region Syddanmark Mette Halkier Laurien, Aarhus Kommune Lone Høiberg, MedCom Mathilde Bendix Søgaard, MedCom Mie Borch Dahl Kristensen, MedCom Lars Ole Larsen, Region Nordjylland Kirsten Skovrup, Aalborg Kommune Britta Ravn, Region Midtjylland Lea Nørgaard Bek, Region Midtjylland Anders Horst Petersen, Region Midtjylland Bente Veller, Region Syddanmark Christina Ryborg, Det fælleskommunale Sundhedssekretariat Jesper Madsen-Østerbye, Det fælleskommunale Sundhedssekretariat Eva Bjørnhøj Ingevold, Region Sjælland Karina Walsh, Region Sjælland Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden Julia Willer Dallerup, Region Hovedstaden Merete Halkjær, Københavns Kommune Sine Mainz, Danske Regioner Martin Bagger Brandt, PLO Poul Erik Kristensen, KL Christian Nøhr, Aalborg Universitet Kristian Kidholm, Odense Universitetshospital

2 Referat: 1. Velkomst 2. Orienteringer a. Generel orientering Katrine Willumsen er stoppet hos Region Hovedstaden. Per Veng Jensen repræsenterer fremover Region Hovedstaden. Brian Jacobsen fra Holbæk kommune er stoppet, og der er endnu ikke udpeget en ny til at overtage hans plads i gruppen. b. Det telemedicinske landkort på engelsk Det telemedicinske landkort er blevet oversat til engelsk af Udenrigsministeriet. Den engelske version findes ved at klikke i højre øverste hjørne, hvor der findes en knap med henholdsvis det danske og engelske flag. c. Status på samarbejde med KL og det velfærdsteknologiske landkort Der har længe været snak om bedre samarbejde mellem det telemedicinske landkort (telemedicinske initiativer) og det velfærdsteknologiske landkort (velfærdsteknologiske initiativer). Tidligere har det velfærdsteknologiske landkort været lukket, så offentlig adgang ikke var muligt, men i dag er det åbent, så alle kan bruge det. Det velfærdsteknologiske landkort kan tilgås via KL s hjemmeside. Det kan være uhensigtsmæssigt (og uigennemskueligt), når kommuner skal indrapportere to forskellige steder (de to landkort), hvilket taler for en sammenlægning af de to landkort. Vi skal være skarpe på, hvad vi ville opnå med en sådan sammenlægning. Der er enighed om, at det kunne være interessant at undersøge, hvilke egenskaber det velfærdsteknologiske landkort har, som kunne berige det telemedicinske landkort og omvendt, samt mulighederne for deling af data på tværs. Bevarer man de to separate landkort, kunne der med fordel arbejdes videre med guidelines ift. forskelle mellem landkortene (hvad skal registreres hvor), herunder også klare definitioner på hhv. telemedicin og velfærdsteknologi. MedCom tager kontakt til KL med henblik på et samarbejde. Hvis KL er interesseret, kunne det være relevant at invitere dem til at deltage i næste kortlægningsgruppemøde. d. Status på oprydning i data (dubletter og de enkelte initiativer) Alle initiativer er hentet ned i Excel og er blevet gennemgået. Der er opdaget en fejl i konverteringen til Excel, hvor data havner i de forkerte kolonner. Eksempelvis bliver mange kontaktpersoner ved en fejl flyttet over under slutdato. Det er en teknisk fejl, og MedCom kontakter MedWare for udredning af dette. En lang række initiativer er udfyldt ufuldstændigt og mangler vigtige informationer om eksempelvis formål, kontaktpersoner, projektdeltagere mv. MedCom opdeler de ufuldstændige initiativer på regionslandsdele og sender en liste i Excel til de ansvarlige for den enkelte regions telemedicin (kortlægningsgruppens deltagere). Det er blevet bemærket, at der i eksempelvis i Web-Patient er angivet læger ved navn og ydernummer. MedCom følger op på, om det er i orden at vise disse oplysninger i det telemedicinske landkort. 2

3 e. Grønland og det telemedicinske landkort Grønland har tilkendegivet, at de gerne vil være med på det telemedicinske landkort. Gruppen er åben for muligheden og finder det interessant, da telemedicin er hyppigt forekommende på Grønland. Det skal overvejes, om Grønland skal have en ny side, så visningen bliver brugervenlig. Hvis Grønland skal ligge på samme side som Danmark, kommer Danmark til at fylde forsvindende lidt. Samtidig skal sprog mv. overvejes. MedCom afholder møde med Grønland i april og starter processen op. f. Information om lokalitet Det er blevet bemærket, at lokation-parameteren ikke fremgår af dokument over parametre i databasen. Lokation udledes automatisk ud fra de registrerede parter, hvilket bør beskrives i parameteroversigten. Manuelt kan der vælges mellem lokalpsykiatri og borgerens hjem. 3. Status på design af uddatasiden De grå nuancer på landkortet er udskiftet med blå nuancer (farverne grøn, gul og rød er således undgået). Skaleringen af landkortet er ændret for at undgå den tydelige tomme plads til højre for landkortet. I de enkelte initiativer er lægerne blevet grupperet efter hvilken region, de tilhører. Fritekstsøgning er ændret, så der nu er valgfrihed mellem at søge i titel og al tekst. Ved titelsøgningen kol får man således kun KOL frem og ikke længere Kolding. Det er oprettet en Abonnér -funktion, hvor det er muligt at abonnere på søgninger, man gerne vil følge med i. Det er både muligt at abonnere på hele landkortet og en specifik søgning. For hver søgning, der abonneres på, modtages én mail månedligt. Der spørges ind til, hvad man får tilsendt i den pågældende mail, og hvad der sker, hvis man abonnerer på alt (laver søgning uden kriterier). MedCom følger op på dette. Der er oprettet en listevisning, når der klikkes på hjulene (projekt, drift, afsluttet). Det store hjul tiltænkes at skulle have samme funktion. Listen skal inddeles i projekt, drift og afsluttet. Det tages med som et videre ønske, at det af listevisningen fremgår hvilke regionslandsdele - enten i form af farver eller tekst som deltager i det pågældende initiativ. MedCom undersøger mulighederne for dette. Endvidere arbejdes videre med, at initiativerne skal kunne udskrives direkte fra listevisningen. Der er ikke fundet et logo til visning på Ipad og smartphones. Landkortet er øverst på visningen og listen fremgår under denne. Landkortet fremstår uskarpt. Særligt teksten i venstre hjørne på startsiden er grynet. MedCom videreformidler dette til MedWare. Telemedicin, som definereret af Det Nationale Begrebsarbejde, mangler på listen. Dette er på teknikernes to do-liste. Statslige parter vises endnu ikke på landkortet. Det eneste projekt, hvor dette er et problem, er for Ludomani, der har til huse i København, Odense og Aarhus. Der er oprettet en log i hvert enkelt initiativ. Her kan de seneste ændringer i initiativet ses. Det foreslås, at det skal promoveres, hvad man får ud af at bruge landkortet. 4. Plan for design af inddateringssiden I foråret 2016 blev det besluttet, at der skulle udvikles et nyt design til inddatasiden. Designforslag er drøftet i april Arbejdet med designet er gået i gang, og det forventes at blive færdigt inden sommeren Følgende ændringer følger bl.a. med det nye design: Der oprettes en listevisning over initiativer, som man er kontaktperson på, initiativer som man har oprettet, samt kladder. Disse kan printes og gemmes i PDF. 3

4 Der bliver muligt at til- eller fravælge abonnering på initiativer, man selv har oprettet, initiativer man er kontaktperson på, samt specifikke søgninger. Abonnering til- og fravælges på baggrund af liste over initiativer, man har oprettet, er kontaktperson på eller søgninger, man er tilmeldt. Under oprettelse af initiativer bliver stort set alle felter obligatoriske. Fritekst er kun muligt under titel og formål. Resterende felter udfyldes på baggrund af afkrydsning ud fra lister/punkter. Det bliver synligt på fanerne, hvor man mangler at udfylde. Kontaktpersoner tildeles automatisk redigeringsret. Dog skal personen have et login. MedCom undersøger, om der også sker automatisk tildeling af redigeringsret, hvis kontaktpersonen ikke var oprettet på forhånd og dermed først opretter sig efter kontaktpersonen er tilføjet initiativet. Samtidig undersøger MedCom muligheden for, at der automatisk sendes en mail til kontaktpersonen, når han/hun oprettes som kontaktperson på et initiativ (uafhængigt af, om personen er bruger/ikke bruger af systemet). Hvis personen ikke er bruger, skal personen vejledes i, hvordan han/hun kommer ind og redigerer. Begrebet telemedicinansvarlige udgår, da kortlægningsgruppens deltagere pr. default har redigeringsret til alle initiativer Det er blevet muligt at gemme kladder. 14 dage herefter modtages påmindelse på mail. Kladder bliver ikke vist på kortet. Det bliver muligt at udtrække egne initiativer i Excel. Designmuligheder til diskussion: I det nye designforslag er der ikke lagt op til muligheden for at indtaste på afdelingsniveau men derimod kun på sygehusniveau. Alle underafdelinger vil i dette setup skulle indskrives manuelt og skulle opdateres manuelt, hvis strukturen ændres. Det diskuteres, om der er fortsat behov for at kunne registrere specifik afdeling søgt frem via SOR. I kortlægningsgruppen tales for at bruge afdelingsniveau, da der findes flere sygehuse, der er placeret på forskellige lokationer. Der stilles der spørgsmålstegn ved, om SOR kan gå ned på afdelingsniveau. I gruppen blev der opnået enighed om at holde sig til afdelingsniveau for at gøre det så enkelt som muligt - også i forhold til at holde landkortet opdateret. Log ud i højre øverste hjørne overvejes at blive ændret til brugerens navn. Når man klikker på navnet skal der fremgå følgende nedenunder: mine initiativer, mailservice, rediger, log ud m.fl. MedCom præsenteres for første udkast i april Det nye design forventes at være implementeret inden sommerferien Plan for autogenereret mail Det blev besluttet på sidste møde, at der skulle skelnes mellem 3 typer af mails. Den autogenererede mail: Opdatering af eksisterende initiativer Manuelt udsendt mail: Opsnusning af nye initiativer Detaljeret mail/liste til kortlægningsgruppens medlemmer Det blev besluttet, at den autogenererede mail skulle sendes til kontaktpersoner og redigeringsberettigede. Et opmærksomhedspunkt i forbindelse hermed er, at ikke alle kontaktpersoner nødvendigvis har redigeringsret. MedWare kan koble bruger og kontaktperson via mailadresser og automatisk tildele dem redigeringsret. Dette løser problemet hos 217 kontaktpersoner. Koblingen kan ikke laves på de 349 personer, hvor der ikke er et match til en brugers mailadresse. Det bør overvejes, 4

5 hvad der skal gøres med denne gruppe skal de modtage en autogenereret mail, og skal den autogenererede mail i så fald adskille sig fra den mail, der sendes til kontaktpersoner, som allerede er oprettede. Der er i gruppen enighed om, at man er nødt til at formulere to forskellige mails, idet kontaktpersoner, som ikke er oprettet som brugere, skal vejledes i brugeroprettelse, som er en forudsætning for at kunne redigere initiativet. Der er på nuværende tidspunkt muligt at oprette en kontaktperson, uden at kontaktpersonen ved, at han/hun står registreret som kontaktperson i databasen. Dette er uhensigtsmæssigt og forventes ikke at forekomme meget. En automatisk udsendt mail til en kontaktperson, som registreres på et initiativ (se punkt 4) vil med stor sandsynlighed reducere udfordringen med kontaktpersoner, som ikke er oprettet som brugere/ikke har et mail-match. Opmærksomhedspunktet afspejler et behov for oprydning i registrerede kontaktpersoner og deres mailadresser. Automatisk tildeling af redigeringsret via kobling mellem mailadresser skaber et lille sikkerhedshul, idet en ond person ville kunne oprette sig med en forkert mail (mailadressen på en kontaktperson) og dermed få redigeringsret til initiativet. I gruppen er der enighed om, at risikoen er lille, og at der derfor ikke skal arbejdes videre med en verificeringsmail. Kortlægningsgruppens medlemmer har redigeringsret til alle initiativer og vil derfor få en meget lang mail med en liste af 419 initiativer. Der er enighed om, at kortlægningsgruppens medlemmer bør sorteres fra den autogenererede mail og i stedet modtage liste over initiativer i eget område. MedCom udarbejder udkast til de autogenerede mails og sender disse til kommentering i gruppen. Ønsker: Påmindelse i en autogenereret mail om initiativ-loggen Mulighed for at kunne tilkendegive, at der er taget stilling til initiativet. Dette kan også aflæses af loggen. Automatisk afsendelse af mail til kontaktperson på afslutningsdatoen (eller 14 dage før) er datoen korrekt? 6. Drøftelse og afklaring af definitioner a. Projektstatus (projekt, udbredelse, drift) Der er brug for klare definitioner af, hvad de forskellige statusser betyder. Hvad er et afsluttet projekt? Hvordan kan afsluttede initiativer være i drift? Hvordan tolkes et afsluttet initiativ i drift? Hvordan bruges statusskiftet? Hvordan bruger man afsluttet? Det bemærkes, at der på står udbredelse. Dette fremstår uklart og skal derfor ændres til under udbredelse. Flere initiativer står som afsluttede initiativer, der er samtidig er i drift. Initiativer kan ikke umiddelbart være afsluttede og i drift. Det er uklart, om årsagen til denne registreringspraksis er, at man afslutter initiativet som projekt og lader det overgå til drift. MedCom undersøger dette nærmere. Det er umiddelbart ikke definitionerne, der skal ændres, men nærmere vejledningen i, hvordan man anvender statusskiftet, herunder afsluttet. 5

6 b. Telemedicin På ligger der flere definitioner på telemedicin, som landkortet læner sig op ad. Når det er sagt, er der ikke entydigt sammenfald mellem definitionerne, og der er også blandt kortlægningsgruppens medlemmer forskellige opfattelser af hvilke initiativer, der kvalificerer sig til det telemedicinske landkort. Hvis ikke de samme inklusionskriterier anvendes, opnås et skævt billede. Spørgsmålet er, hvordan vi bliver enige om disse inklusionskriterier? Hvornår bliver redskaber (fx telefon og video) en hyldevare, som ikke bør indgå? Der er behov for klare retningslinjer for, hvad der bør og ikke bør registreres i det telemedicinske landkort og gerne med praktiske eksempler hvordan omsættes definitionernes til praksis? Dette vil lette indtastningsarbejdet. I Region Nordjylland anvender man i forbindelse med et større kortlægningsarbejde af telemedicin -definitioner fra NetPlan, som fokuserer på, at telemedicin handler om patienten - også selvom patienten ikke nødvendigvis er med til videomødet. I definitionerne skelner man mellem forskellige interaktioner mellem de sundhedsfaglige og borgeren. Mødedeltagerne er umiddelbart glade for oversigten, som med fordel kunne suppleres med eksempler, herunder eksempler på hvilken teknisk løsning, som oftest er forbundet med den enkelte type af interaktion. Sidstnævnte vil også hjælpe initiativ-opretteren til ikke at udfylde teknologier for meget eller for lidt. Det besluttes, at MedCom kontakter Lise Marker fra Netplan og undersøger, om vi må arbejde videre med deres tabel. MedCom udarbejder herefter et forslag, som sendes til kommentering i gruppen. På tabellen bør der ikke skelnes mellem sundhedsportal, teknologisk platform og organisatorisk platform. MedCom overvejer desuden muligheden for at kategorisere telemedicin, dvs. en kategorisering af de tre interaktionstyper (1-2-3). 7. Opdatering og behovet for et netværk? Det overvejes om KKR digitaliseringsnetværk skal inddrages i forbindelse med opdatering af landkortet. Det er vigtigt, at der er et netværk for kommunerne. Problemet kom af opdateringen i 2016, hvor der opstod usikkerhed i, hvor langt man var nået ud. I flere tilfælde er de kommunale repræsentanter nødt til at skrive til hovedpostkassen uden at vide, om informationen blev videresendt. Det er uklart, om der findes en i hver kommune, der tager sig at telemedicin. Det overvejes om der kan gås andre veje end KKR. Det bør også overvejes, om der via KL s velfærdsteknologiske landkort er et netværk, vi kan komme i kontakt med. Fremadrettet kan den autogenerede mail muligvis erstatte noget af opdateringsarbejdet og den manuelle mail, der plejer at blive sendt ud, men vi skal være opmærksomme på, at dette ikke løser udfordringen med at opsnuse nye og monosektorielle (kommunale) initiativer. Planen er, at der opdateres i september som sidst. 6

7 8. Emner til næste møde tirsdag den 22. august 2017 Deltagelse fra KL med fokus på snak om definitioner og eventuelt samarbejde. MedCom undersøger, om KL ønsker at deltage. Præsentation af Region Nordjyllands kortlægningsarbejde Trafik på det telemedicinske landkort hvor mange bruger landkortet? Eventuelt oplæg om trends hvad rør sig aktuelt inden for telemedicin, og hvor bevæger telemedicin sig hen? MedCom udsender kalenderbooking. 9. Eventuelt a. Feedback-funktioner i det telemedicinske landkort Det overvejes, om man skal være muligt at kunne give ris og ros på landkortet. MedCom undersøger pris for funktionen og hvor meget arbejde, der ville skulle bruges på vedligeholdelse mv. Det kan eventuelt undersøges, hvor mange der bruger feedback-funktionen på MedComs hjemmeside. b. Anvendelse af telemedicin hvad bliver det brugt til? Trafikstatistik kan bruges til at blive klogere på, hvor meget det telemedicinske landkort anvendes. c. Fælles netværksgruppe til deling af resultater, evalueringer mv. Kortlægningsgruppen har ønske om at samles på tværs af landsdele som netværksgruppe, da det ville være fordelagtigt med erfaringsudveksling og vidensdeling. MedCom undersøger, om det er noget, de kan være en del af eller stå for, eller hvem der kunne facilitere en sådan netværksgruppe. Man kunne desuden overveje et eventuelt samarbejde med Dansk Selskab for Klinisk Telemedicin. 7