Referat fra 2. møde i kortlægningsgruppen for psykiatri- og socialområdet. Sted: MedCom-Mødelokale C, MedCom, Forskerparken 10, 5230 Odense M

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnr ibs@medcom.dk Dato Vor ref. IBS Referat fra 2. møde i kortlægningsgruppen for psykiatri- og socialområdet Tidspunkt: 19. april 2017 kl Sted: MedCom-Mødelokale C, MedCom, Forskerparken 10, 5230 Odense M Deltagere: Fraværende: Liselotte Sigh Andersen, Region Nordjylland Anne Bøttcher Videsen, Region Nordjylland Anette Boysen Schultz, Aarhus Kommune Annette Bertelsen, Esbjerg Kommune Dorit Trauelsen, Vordingborg Kommune Britt Lind Myrup, Region Hovedstaden Lone Høiberg, MedCom Kirsten Ravn Christiansen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Grethe Nielsen, Frederikshavn Kommune Kjeld Lauritsen, Aarhus Kommune Susanne Magaard, Region Syddanmark Anne Sofie Krogh Ørum, Region Syddanmark Lena Bendixen, Fredericia Kommune Hanne Birgitte Nymark, Middelfart Kommune Inger-Marie Hansen, Faaborg-Midtfyn Kommune Svend Anders Christensen, Region Sjælland Hanne Rasmussen, Region Sjælland Ulla Frostholm, Sorø Kommune Christina Dahl, Hillerød Kommune Gitte Femerling, Hillerød Kommune

2 Referat: 1. Velkomst og præsentationsrunde Lone byder velkommen. Region Midtjylland har meddelt, at de ikke har mulighed for at deltage i møderne, men de vil gerne modtage referater fra møderne og på den måde holdes orienteret. Kort præsentationsrunde. Siden sidst er Hillerød Kommune kommet med i gruppen, men kunne desværre ikke deltage i dagens møde. Ingen kommentarer til referatet fra sidste møde. Kort gennemgang af dagsordenen. 2. Orientering fra MedCom Kirsten gennemgår tidsplanen, og hvad der er sket siden sidst. Landkortet er live, men det er ikke færdigudviklet. Inddatasiden er ikke klar endnu, men man kan gå ind og søge og se initiativer, aktuelt er der lagt testinitiativer ind. Der skulle gerne være et fuldt funktionsdygtigt landkort, inden vi går på sommerferie. Landkortet kan tilgås via Dette landkort lægger sig tæt op ad det telemedicinske landkort - Der skal udarbejdes en vejledning til, hvordan man opretter initiativer i landkortet. Der skal også udarbejdes en infopjece, som skal tydeliggøre, hvad landkortet skal bruges til, og hvordan og hvorfor man skal bruge det. Infopjecen kan gives til chefer, kollegaer m.m. Lone og Kirsten er i gang med vejledning og infopjece, som også er fremsendt som bilag inden mødet i dag. a. Teknikmøde, se slides fra mødet. I det telemedicinske landkort hentes liste over sygehusafdelinger ind via SOR, men i dette landkort har vi valgt at sætte sygehusafdelingslisten op manuelt i stedet, da det kan være meget forskelligt, hvordan sygehusafdelinger er oprettet i SOR. Struktureret navngivning af titel er fravalgt, selv om det er teknisk muligt, men samtidig fastlåser det og er ufleksibelt. Gruppen snakker lidt om, hvorvidt man kunne strukturere via MedCom-standarderne. 3. Præsentation af Aktuelt er landkortet under opbygning, dvs. det er test-eksempler, der ligger på landkortet. Inddata-siden (ved indtastning af initiativ), og uddata-siden (visningen af resultater) er under udarbejdelse. Lone præsenterer landkortet, som det ser ud nu og forklarer de forskellige symboler. Der er lagt 10 testinitiativer ind. Lone forklarer ligeledes muligheder for søgning og udvidet søgning. Der er mulighed for at få vist initiativer på landkortet, men også som listevisning, hvor initiativerne er listet under hinanden. Lone viser, hvordan man har mulighed for at abonnere på specifikke emneområder. Det bemærkes, at der er fejl i tallene for det samlede antal initiativer på landsplan. Det bemærkes, at firkanten er navngivet hospitaler i regionen. Den bør i stedet hedde regionale initiativer i regionen, da regionerne udover hospitaler også har regionale bosteder. Lone og Kirsten tager disse rettelser med tilbage til teknikerne. Når man holder musen hen over ord og tal ud for den landsdækkende cirkel, får man forklaring på ord og tal. Ved søgning får man mulighed for at trække søgeresultaterne ud i et Excel-ark. Der udtrykkes ønske om mulighed for også at kunne søge på initiativer i henholdsvis drift, projekt og udbredelse. Det kunne tilføjes som en mulighed i udvidet søgning. Forståelsen af og forskellen mellem ordene projekt, udbredelse og i drift diskuteres. Under hjælpeteksten under udbredelse tilføjes det, at det er i en implementeringsfase. Ligeledes inde i vejledningerne til, hvordan man opretter et initiativ. Det ønskes ligeledes, at man ved lukning af et initiativ (som skal tilføjes som en mulighed på landkortet) skal skrive en begrundelse for lukningen. Der spørges til, om de praktiserende læger er inviteret med i gruppen. Det er de ikke, da der har været fokus på at få repræsentanter fra psykiatri- og socialområdet i regioner og kommuner med. Det drøftes også, at det nok vil være vanskeligt at få en repræsentant med fra almen praksis i gruppen. I det 2

3 telemedicinske landkort repræsenterer datakonsulenter initiativer hos de praktiserende læger. MedCom overvejer, hvordan de praktiserende læger kan repræsenteres i kortlægningsgruppen. Hvis man går ind og læser om landkortet, er der lagt noget tekst ind omkring landkortet, som gruppen her har været med til at definere. Definitionen af hvad en MedCom standard er, er lavet af Lone og Kirsten og lagt ind på landkortet. Gruppen opfordres til at gå hjem og læse det igennem og komme med deres input og rettelser til definitionen og forståelsen af denne! Det aftales, at der under kontakt også lægges et link ind til kortlægningsgruppe på MedComs hjemmeside. I den øverste tekst i venstre hjørne, når man går ind på selve landkortet, skal det beskrives lidt nærmere, hvad en MedCom-standard er. Lone og Kirsten kigger på dette. Der udtrykkes bekymring for, om ét initiativ vil blive oprettet flere gange, da kommunen og regionen sagtens kan have forskelligt syn på initiativet. Der vil i vejledningen for oprettelse af et initiativ blive opfordret til at tjekke, om et ønsket initiativ allerede er oprettet. I forhold til sygehusafdeling-listen i landkortet drøftes det, at der i dag findes en overordnet definition, der hedder somatikken i hver enkelt region, men der findes ikke psykiatrien i hver enkelt region, da det er defineret på psykiatriske sygehusafdelinger. Der er behov for, at der også findes en overordnet betegnelse for psykiatrien, derfor tilføjes psykiatrien i hver enkelt region på sygehusafdelingslisten. På kommuneområdet er der også behov for at kunne vælge læger ansat i kommunen. Lone og Kirsten kigger på, om det allerede er indeholdt i nogle af de definerede områder og kommunikationsveje, hvis ikke så tilføjes det. Gruppen efterspørger, at der tilføjes mulighed for at vælge kommunikation med apoteker. Der er enighed om også at putte apotekerne på. 4. Brugeropsætning / rollefordeling a. Kontaktperson Når man opretter et initiativ, knytter man en kontaktperson til initiativet. Det skal være en person, der ved noget om initiativet. Man kan godt tilknytte en kontaktperson, uden at denne har mulighed for at redigere i initiativet, men det vil give god mening at oprette kontaktpersonen med mulighed for at redigere. Man kan søge i allerede oprettede kontaktpersoner, og man kan tilføje nye kontaktpersoner. b. Redigeringsberettiget En redigeringsberettiget kan redigere/opdatere teksten i et initiativ. Kan ligeledes konvertere initiativet til ny status (projekt, under udbredelse eller i drift). Kan tilføje og fjerne redigeringsberettiget og kan tilføje og fjerne offentlig redigering. Der er mulighed for at gøre et initiativ offentligt redigerbart, men Lone har ikke set det i brug og er ikke umiddelbart vild med tanken. Kortlægningsgruppen mener også, at muligheden for offentlig redigering bør fjernes. Lone og Kirsten undersøger det nærmere og får muligheden fjernet, med mindre der er andet, der taler imod, som de ikke har været opmærksom på. c. Uddelegering af redigering Man kan også uddelegere redigeringsretten, fx til en region eller en kommune. Hvis man vælger at uddelegere redigeringsretten via funktionen til en region eller til en kommune, så vil det være til den pågældende repræsentant i kortlægningsgruppen. Dette sikre, at repræsentanten i kortlægningsgruppen får overblik over egne initiativer. Man kan selvfølgelig altid uddelegere redigeringsretten til den person, man ønsker. 5. Indsamling af data til landkortet a. Netværk MedCom har lavet nogle scenarier for, hvordan initiativer til landkortet kan indsamles via netværk: En regional repræsentant i kortlægningsgruppen sender mail med efterspørgsel om indtastning/opdatering til udvalgte kontaktpersoner. Kontaktpersonerne er på sygehuse, fokus er på de psykiatriske afdelinger, som selv indsamler/indtaster og opdaterer. En kommunal repræsentant i kortlægningsgruppen sender mail med efterspørgsel om indtastning/opdatering til udvalgte kontaktpersoner. Kontaktpersonerne er i kommunerne, fokus er 3

4 på psykiatri og socialområdet, som selv indsamler/indtaster og opdaterer. b. Ansvarlig For Region Nordjylland vil det være naturligt, at det ligger i it-afdelingen, da de vil være bekendt med alle it-projekter. For Region Hovedstaden vil det i første omgang naturligt ligge hos Britt. Hun kender pt. ikke til eventuelle netværk eller lignende, som kan bruges men følger op på det. I Region Sjælland har de et forum, hvor alle kommuner i regionen mødes engang imellem, og her er regionen også repræsenteret. Her vil det være naturligt at tage det med på næste møde i maj måned. Region Midtjylland og Region Syddanmark skal hjem og undersøge nærmere. Det drøftes, at der i de forskellige regioner nok er forskellige fora, hvor alle parter er repræsenteret. En vej at gå kunne også være at udpege en kontaktperson fra hver kommune, så man således kan skabe sit netværk på kommunesiden, hvis der ikke i forvejen eksisterer noget. Det drøftes, at socialcheferne i kommunerne formentlig har et netværk. KKR-netværket kunne også være en indgang, hvor man kunne tage fat i regionens kommunale repræsentant med henblik på at blive klogere på eventuelle netværk. Kortlægningsgruppen opfordres til at kigge lidt bagud i deres bagland og tænke netværksgrupper og tværfaglige grupper, hvor det kunne være relevant at finde kontaktpersoner i regioner og kommuner. Man er meget velkommen til at tage kontakt til Lone og Kirsten ved eventuelle problemer. Så vil de forsøge at hjælpe videre. Etablering af netværk/grupper eller lign. med formålet at indsamle initiativer til landkortet tages op på næste møde. MedCom kunne godt tænke sig at holde et ekstra møde, som et videomøde, medio juni. Mødedato aftales til sidst under mødet. c. Autogeneret Man kan få systemet til at sende mails ud: 1) Den autogenererede mail vedr. opdatering af eksisterende initiativer, 2) Manuelt udsendt mail vedr. opsnusning af nye initiativer og 3) Detaljeret mail med liste over initiativer til kortlægningsgruppens medlemmer. Formål med autogenereret mail er opdatering af eksisterende initiativer. Målgruppen er kontaktpersoner og redigeringsberettigede. Indholdet er en liste over initiativer opdelt i igangværende/afsluttede, projekt/udbredelse/drift, kommune/region (sygehus). Lone præsenterer indholdet i den autogenererede mail, man udsender fra det telemedicinske landkort, fx afslutningsdato, status, parter, kontaktinformationer, dokumenter, dubletter og udfyldning af alle relevante felter. Denne kan tilpasses, så den kommer til at passe til kortlægningen af psykiatri- og socialområdet. I første omgang vil der ikke være brug for at lave en autogenereret mail, da der indtil videre ikke er oprettet nogen initiativer i landkortet for psykiatri- og socialområdet. MedCom vil gerne udarbejde den første mail, som kontaktpersonerne kan sende ud i forbindelse med indsamlingen af initiativer. Hvordan opsnuser vi nye initiativer? I Aarhus Kommune vil Anette opdage, hvis der sker nye ting. Det samme vil Dorit i Vordingborg og Annette i Esbjerg Kommune bortset fra børneområdet, hvor der dog sidder en tilsvarende kontaktperson. Der er dog enighed om, at de netværk/grupper, som eventuelt etableres i forbindelse med den første indsamling af initiativer til landkortet også kan bruges, når der generelt skal opsnuses nye initiativer. Der udtrykkes bekymring for, kun at bruge personlige mailadresser i landkortet, da det kræver meget vedligeholdelse med folk, der skifter job m.m. Lone synes, vi skal stile efter en funktionspostkasse også. 6. Vejledning til oprettelse af initiativ MedCom har forsøgt at beskrive, hvilke initiativer der skal registreres på psykiatri- og sociallandkortet, og hvem der skal registrere initiativet, hvis der er flere involverede parter. Ligeledes hvordan man skal forholde sig, hvis man er i tvivl om, om et initiativ bør registreres. Der er en beskrivelse af, hvordan man registrerer, hvordan man logger ind, og hvad man gør, hvis man har glemt sit password. Der er en beskrivelse af hjælp til udfyldelse af de enkelte felter i databasen, herunder en trin-for-trin-guide. Der står noget om, hvordan man kan finde en oversigt over registrerede initiativer. Til slut en liste over links til alle regioner og kommuner på landkortet (links er ikke klar endnu). 4

5 Lone opfordrer til, at gruppen kommer med input, hvis de kommer i tanke om ting, der bør medtages eller ændres. Det er jo et dokument, der løbende kan opdateres. 7. Info-pjece om landkortet MedCom har ligeledes udarbejdet en kort infopjece om landkortet. Der er en bemærkning om, at der bør stå I og jeres i stedet for du og dit. Ligeledes en bemærkning om, at det hele vejen rundt bør kaldes initiativer og ikke projekter eller andet. Det skal beskrives lidt nærmere, hvad en MedCom-standard er. Overskriften inde i pjecen er meget bred. Måske skal man tænke tværsektoriel, elektronisk kommunikation eller MedComstandarder med ind i overskriften. Forslag om at bytte om på de 2 punkter Dit projekt kan komme med og Sådan kommer du i gang. Der burde måske stå noget om ambitionen for projektet, fx dato for hvornår man påtænker at have de første initiativer på landkortet. I stedet for Samlet overblik kunne der måske stå Bliv inspireret af kolleger rundt omkring i landet eller noget lignende, som sælger lidt bedre. Lone og Kirsten retter til på baggrund af bemærkningerne og opfordrer generelt gruppen til at sende eventuelle flere kommentarer og input. Planen er, at der udsendes en revideret infopjece på baggrund af kommentarerne modtaget på mødet, hvorefter der via mail vil være en sidste mulighed for at give eventuelle sidste kommentarer. 8. Det videre arbejde Inddatasiden forventes er være klar i løbet af maj/juni, hvorefter landkortet skal testes. Herefter vil det være klar til 1. opdatering lige efter sommerferien. MedCom kunne godt tænke sig at holde det næste møde den 21. eller 15. juni via video. Vi aftaler den 21. juni fra MedCom udsender en kalender-booking. MedCom udsender en vejledning til opkobling til videomødet, og Lone anbefaler, at man tager headset på, hvis man sidder ved sin bærbar. Generelt, så kan videomødet tilgås fra en bærbar via almindelig browseradgang eller via et mødelokale med videoudstyr. Der vil stå i kalender-bookingen, hvorledes videomødet kan tilgås. 9. Eventuelt Intet til eventuelt. 5