Vojens Sundhedscenter Programoplæg

Transkript

1 Vojens Sundhedscenter Programoplæg 31. maj 2013 (rev. 7. juni 2013) Udgivelsesdato : Revideret : Projekt : Udarbejdet : JKA/ HTC Kontrolleret : HTC/ JKA Godkendt : JKA/ HTC

2 Side 2 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indholdsfortegnelse Ideoplæg Indledning Formål med sundhedscentret Funktioner i sundhedscentret Arealkrav relation til planlægning for området, lokalisering Driftsudgifter Konsekvenser for telefoni, IT-infrastruktur og andre forsyningsledninger Etapeopdeling og senere udvidelsesmuligheder Mulighed for etapeopdeling Udvidelsesmuligheder Udgifter til arealerhvervelse, projektering, anlæg og drift Udgifter til arealerhvervelse Udgifter til projektering Udgifter til anlægs- og byggearbejder Samlet budget samme Kortlægning af miljøpåvirkninger Projektorganisation Beskrivelse af bygherrefunktion Sammensætning af byggeudvalg Organisations- og kompetencediagram Indstilling af rådgiver til udarb. af byggeprogram og dispositionsforslag Indstilling af udbuds- og entrepriseform Tidsplan Arealbehov og funktioner Arealbehov Funktioner Bilag... 11

3 Side 3 2 IDEOPLÆG 2.1 Indledning I henhold til Sundhedslovens 119 har Kommunalbestyrelsen ansvaret for ved varetagelsen af kommunens opgaver i forhold til borgerne at skabe rammer for en sund levevis. Herved er hovedansvaret for at skabe sunde rammer og etablere forebyggende tilbud til borgerne placeret i kommunerne. En vigtig begrundelse for at placere dette ansvar i kommunen er, at det er der, borgerne bor og lever. Nærheden til borgerne giver gode muligheder for at påvirke og følge deres sundhed. I Styrelsesvedtægten gældende fra januar 2012 fremgår det, at Udvalget for Sundhed og Forebyggelse (USF) har til opgave at etablere og drive sundhedscentre i Haderslev Kommune. USF har derfor gennem flere år arbejdet med tanken om etablering af sundhedscentre i Haderslev Kommune, senest præciseret i Haderslev Kommunes Sundhedspolitik Denne idebeskrivelse fokuserer alene på etablering af et sundhedscenter i Vojens. Af Haderslev Kommunes sundhedsprofil 2010 fremgår, at Haderslev Kommune har udfordringer i forhold til levevis på områder som kost, tobak, fysisk aktivitet og alkohol. Mental sundhed er ligeledes en udfordring for borgerne i kommunen. Faktorerne medvirker hver især og sammen til udvikling af en række kroniske sygdomme. Sygdommene udvikles dertil over levetid, og som det ses gennem nedenstående tabel, der baseret på befolkningsprognosen, forventer en stærk stigning i antallet af ældre: Antal indbyggere - total Antal indbyggere + 65 Centerby År 2012 År 2023 Udvikling År 2012 År 2023 Udvikling Haderslev ,7 % ,4 % Vojens ,5 % ,4 % Gram ,9 % ,9 % Haderslev Kommune ,0 % ,8 %

4 Side Formål med sundhedscentret Med udgangspunkt i Haderslev Kommunes Sundhedspolitik 2012 kan følgende visioner findes for etablering: At sikre borgerne en bedre sundhed gennem én indgang At sikre at borgerne får nem adgang til mange samlende tilbud For selve sundhedscentret kan der være tale om følgende: Der skal sikres tilgængelighed til centret At sikre vidensdeling blandt de forskellige faggrupper og autoriserede behandlere At sikre et godt samarbejde mellem husets brugere At samle og optimere sundheds- og forebyggelsestiltag for borgerne At sundhedscentret udnyttes på tværs Arbejdet med mål og visioner for sundhedscentret er ikke færdiggjort, og skal ske i samarbejde med konkrete samarbejdspartnere. 2.3 Funktioner i sundhedscentret Der findes ingen klare definitioner på begrebet sundhedscenter. I Haderslev Kommune blev det gennem en proces i foråret 2011 fastlagt, at sundhedscentre i Haderslev baseres på et samarbejde mellem kommunale, regionale og private sundhedstilbud, gerne med en vægtning af autoriserede behandlere. Hertil skulle et samarbejde med private foreninger prioriteres, og sundhedsbussen indgå som mobil enhed. Visionen er, at sundhedscentret er for alle borgere fra børn og unge til ældre, og opleves som et synligt, tilgængeligt og attraktivt sted at komme. Det opfattes som vigtigt, at sundhedscentret er beliggende, hvor borgerne i forvejen har deres daglige gang. En placering af denne art vil kunne give synergi til centret, som kan få flere til at opsøge stedet, og derigennem få kendskab til tilbud og muligheder for at vedligeholde eller udbygge egen (og måske også andres) sundhed. Samtidig vil placeringen kunne give synergi til andre (fx butikker i området), idet det må forventes, at sundhedscentret have mange besøgende dagligt. Sundhedscentret forventes at kunne rumme mange forskellige faggrupper og funktioner. Følgende kommunale sundhedstilbud kan tænkes ind: Sundhedspleje, genoptræning, tilbud til kronisk syge, sygeplejeklinik, hjemmesygepleje, inkontinensklinik, tilbud til socialt udsatte og sindslidende, tilbud vedrørende alkohol- og stofmisbrug, sundhedsfremme og livsstilstilbud. Også aktiviteter, der sigter mod at hjælpe borgere frem mod beskæftigelse, som foregår i Jobcentret, kan koordineres med de kommende aktiviteter i sundhedscentrene. Pt. er det afklaret, at den kommunale sygeplejeklinik, fremskudt visitation fra Pleje og Træning, Rådgivningsteam Vest og dagplejen/ familieplejen fra Børn og Familie og UDCIT skal indgå i Sundhedscenter Vojens. Sundhedscentret i Vojens skal ikke indeholde regionale funktioner. Dette er blevet undersøgt forud for dette programoplæg. Der har været kontakt med autoriserede behandlere i Vojens-området (fysioterapeuter, praktiserende læger og tandlæger og fodterapeut), og flere har udtrykt interesse for etableringen af sundhedscenteret. Pt. er 1 stk. praktiserende læge og en fysioterapeut aktivt interesserede, og det er muligt, at flere vil komme til.

5 Side 5 Det ønskes også at åbne for et tættere samarbejde med patientforeningerne, da de spiller en stigende rolle i forebyggelsesarbejdet, og derved kunne nyttiggøre sundhedscentrets lokaler i højere grad. Der tænkes et aktivt samarbejde med de frivillige, herunder også mulighed for at præsentere borgerne for tilbud fra og deltagelse i foreningslivet. Deltagelse i sociale, kulturelle og fritidsmæssige tilbud er med til at øge borgernes mulighed for at genoptage et normalt liv, og deltagelse i kultur og fritidslivet er med til at øge folkesundheden. Dette ligger samtidig i tråd med 17,4 udvalget for Velfærd og Frivilligheds anbefalinger. En samling af funktionerne giver borgeren god mulighed for at se sammenhæng i et behandlingsforløb, og mindske ængstelse ved at opsøge nye behandlere. Anlæggelse af en café i sundhedscentret vil samtidig give mulighed for en mere afslappet atmosfære og netværksdannelse. Information og oplysning er en vigtig del af forebyggelsesarbejdet. I sundhedscentret kan der således også være undervisning til kronikere og pårørende omkring f.eks. demens, sindslidelser og kræftrehabilitering. For at kunne udnytte sundhedscentret fuldt ud skal lokalerne kunne anvendes af alle interessenter. Der er brug for træningslokale(r), samtalerum/møderum og undervisningslokale(r). Dertil er der brug for kontorfaciliteter, toiletter, depotfaciliteter og personalerum. Træningslokale etableres, så vidt muligt med minimumhøjde på 4 meter for at kunne give den mest optimale træning. Her er den gamle byrådssal en oplagt mulighed. 2.4 Arealkrav relation til planlægning for området, lokalisering Sundhedscentret er placeret meget centralt og i et område, hvor borgerne kommer. Der er adgang både for gående, cyklende og biler og der forefindes allerede tilstrækkeligt med P-pladser. Sundhedscentret ligger tillige i nærheden af offentlig transport. Der skal sikres udvidelsesmuligheder til sundhedscentret, da der formentlig, over tid, vil komme andre interessenter der kunne tænkes at ville flytte ind i sundhedscentret/ placere sig i forbindelse med sundhedscentret. Der forventes en maksimal størrelse på brutto ca m2, når centeret er fuldt udbygget i fase 1. Region Syddanmark har oplyst, at arealkravet for de praktiserende læger er omkring 125 m2 pr. læge. 2.5 Driftsudgifter Afledte driftsudgifter for andre fagudvalg / serviceområder Der forventes ikke øgede driftsudgifter, da de eksisterende ressourcer genanvendes ved placering i det nuværende rådhus. Overslag over driftsudgifter og personaleomkostninger Det anslås at der skal afsættes midler til 2 stillinger herunder koordinatorfunktionen, og udgifter til daglig drift og forbrug (rengøring, pedel, forbrugsudgifter m.m.). Der er ikke lavet overslag på dette, men pt. undersøges disse forhold. Der forventes en afklaring ved byggeprogrammets færdiggørelse.

6 Side Konsekvenser for telefoni, IT-infrastruktur og andre forsyningsledninger Sundhedscentret skal sikres tilstrækkelig dækning af IT og telefoni. Der må forudses stigende anvendelse af digitale medier f.eks. til instruktion af borgerne i træning/sygdomme samt videokonferencer mellem de forskellige instanser i sundhedsvæsenet. Sundhedscentret bør i høj grad være trådløst. Adgangsforholdene til sundhedscentret er vigtige, der skal være tilstrækkeligt med parkeringspladser herunder også for handicappede. Placeringen i det nuværende rådhus vurderes, at tilgodese dette, ligesom de eksisterende adgangsveje også kan håndtere trafikken til området, da denne ikke vurderes at blive større end til det nuværende rådhus. Herudover er der på p-pladsen mulighed for, at Haderslev kommunes sundhedsbus, Regionens mammografibus samt lignende tilbud kan parkere. 3 ETAPEOPDELING OG SENERE UDVIDELSESMULIGHEDER 3.1 Mulighed for etapeopdeling I projektet vil der i det nuværende rådhus være mulighed for etapeopdeling forstået på den måde, at den fulde arealkapacitet ikke bliver udnyttet i den første ombygning. I første etape vil det kun være den ældste del af det nuværende rådhus samt dele af kælderen som indgår i projektet og dermed er det muligt at ombygge den resterende del i en senere etape/ fase. Arealerne ser ca. således ud: Etage Totalt areal brutto m² Bygning fra 1972 m² Bygning fra 1987 m² Kælder Stueetage Første sal I alt Arealerne er inkl. trapperum m.m. 3.2 Udvidelsesmuligheder Sundhedscenter Vojens vil have mulighed for at udvide de ca m² netto areal som skal ombygges i første fase med ca m² som er det overskydende areal af stueetage + 1. sal (fratrukket kælder som ikke er egnet til sundhedsfunktioner). Det betyder reelt, at der i fase 1 skal disponeres for evt. udvidelser, hvis det skal blive funktionelt og/ eller hvis det resterende areal skal udnyttes optimalt. 4 UDGIFTER TIL AREALERHVERVELSE, PROJEKTERING, ANLÆG OG DRIFT 4.1 Udgifter til arealerhvervelse Der er ingen udgifter til erhvervelse af areal for byggeriet/ projektet, da bygningerne som huser nuværende rådhus er udset til placeringen af det fremtidige sundhedscenter.

7 Side Udgifter til projektering Udgifterne til projektering kan opdeles i 3 poster, henholdsvis forundersøgelse, Bygherrerådgivning og totalrådgivning. De respektive beløb fremgår af nedenstående skema med det forbehold at enkelte beløb er skønnede, da der endnu ikke har været afholdt en totalrådgiverkonkurrence. Fase/ udbudsform Firma Beløb Kr. Ideoplæg/ forundersøgelser Grontmij ,- Bygherrerådgivning/ totalrådgivningsudbud Grontmij ,- til ,- Totalrådgivning Ukendt 1,0 1,4 mio. 4.3 Udgifter til anlægs- og byggearbejder Udgifterne til anlægs- og byggearbejder kan opdeles i 3 poster, henholdsvis håndværkeromkostninger, energiforbedrende foranstaltninger og saneringsomkostninger. De respektive beløb fremgår af nedenstående skema med det forbehold at enkelte beløb er skønnede, da der endnu ikke har været afholdt en licitation på arbejderne. Fase/ udbudsform Beløb Mio. kr. Håndværkeromkostninger 13,75 Energiforbedrende foranstaltninger 6,313 Miljøsaneringsomkostninger 0,9 1,5 4.4 Samlet budget samme Den samlede budgetramme for opgaven er: Budgetpost Beløb Mio. kr. Note Omkostninger 2,50 (note 1) Håndværkeromkostninger i alt 20,063 (note 2) Samlet anlægsbudget 22,563 Saneringsomkostninger (PCB, bly og asbest) 0,9 1,5 (note 3) Note 1 Omkostninger i f. m. honorarer, byggesagsbegyr mv. Note 2 Håndværkeromkostninger inkl. byggepladsdrift, vejrligsforanstaltninger, miljøsaneringsarbejder i direkte tilknytning til de planlagte ombygnings- og energirenoeringsarbejder. Note 3 Omkostninger til miljøsaneringsarbejder, der måtte ønskes udførte i f. m. de øvrige ombygnings- og renoveringsarbejder, og som ikke er direkte knyttet til disse arbejder. Miljøscreeningen af bygningen er foretaget efter udarbejdelsens af idéoplægget og omkostninger i f. m. en eventuel miljøsanering fremgår derfor ikke af idéoplæggets budget.

8 5 KORTLÆGNING AF MILJØPÅVIRKNINGER Side 8 Grontmij har på foranledning af Haderslev Kommune foretaget en undersøgelse/indledende screening for forekomster af bly, asbest og PCB i de bygningsafsnit i det tidligere Vojens Rådhus, der fremover skal huse Sundhedscenter Vojens. Der er i den forbindelse observeret forekomster af bly- og PCB-holdige byggematerialer, mens der ikke er observeret asbest. Forekomsterne af bly og PCB medfører dog ikke overskridelser i forhold til de for indeklimaet fastsatte grænseværdier. Det må påregnes, at dele af nedbrydningsmaterialerne i f. m. ombygnings- og renoveringsarbejderne skal håndteres efter skærpede regler. Omfanget af miljøsaneringsarbejder fastlægges af Haderslev Kommune. 6 PROJEKTORGANISATION 6.1 Beskrivelse af bygherrefunktion Udvalg for Sundhed og Forebyggelse er bygherre, og har nedsat et byggeudvalg som varetager bygherrefunktionen i forholdet overfor bygherrerådgiver (Grontmij) og efterfølgende overfor totalrådgiver. Formand for byggeudvalget er Anne Sophie Brodersen, som i tidspressede situationer kan træffe beslutninger på vegne af byggeudvalget, som snarest efter af formanden orienteres om de trufne beslutninger. 6.2 Sammensætning af byggeudvalg Byggeudvalget er bygherrens repræsentant i forhold til bygherrerådgiver (Grontmij) og efterfølgende i forhold til totalrådgiveren. Byggeudvalget fastlægger kravene til projektet. Byggeudvalget forelægges og sørger for godkendelse af juridiske dokumenter, budgetter, de valgte løsninger mv. i processen. Byggeudvalget er sammensat af følgende personer: Anne Sophie Brodersen (VS/Sundhed og Forebyggelse), formand for byggeudvalget. Peter Kjær Jessen (TM) Ole Malle (TM) Peter Rymann Johansen (BF) Peter Engstrøm Jørgensen (BF) Susanne Skare (VS/pleje og træning) Gitte Würtz (MED-repr) Solvejg Gajda, Handicaprådet Flemming Jensen, Handicaprådet Vagn Mattson, Seniorrådet Dr. E. S. Ankersen, Privat praktiserende læge Ellen Enné (VS) Willi Weber (VS) Ad hoc: Christian Duus (Facilitets partner)

9 Byggeudvalget indskrænkes ved afslutningen på projekteringsfaserne og overgangen til udførelsesfasen. Side 9 Byggeudvalget varetager endvidere bedømmelsen af de indkomne totalrådgivertilbud og udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud til forelæggelse til Udvalget for Sundhed og Forebyggelse. Der tilknyttes juridisk rådgiver i form af juridisk afdeling under Haderslev Kommune til byggeudvalget. 6.3 Organisations- og kompetencediagram Organisationsdiagram Udvalg for Sundhed og Forebyggelse Byggeudvalg Bygherrerådgiver (Grontmij) Totalrådgiver Fagentreprenører Eventuelle underrådgivere

10 Side 10 Kompetencediagram I nedenstående kompetencediagram er angivet, hvilke serviceområder og dele af Haderslev Kommunes administration som deltager i processerne og godkender det af bygherrerådgiveren (Grontmij) udarbejdede materiale. Proces Byggeudvalg Udvalg for sundhed og forebyggelse Valg af bygherrerådgiver Godkender Proces- og handleplan Godkender Programoplæg Indstiller Godkender Byggeprogram og dispositionsforslag Valg af totalrådgiver Indstiller Godkender Accept af tilbud Godkendelse af projektforslag Godkender Godkendelse af forprojekt Indstiller Godkender Valg af fagentreprenører Indstiller Godkender Accept af tilbud Økonomiudvalg Byråd Indstiller Anbefaler Anbefaler Godkender Regnskabsaflæggelse Indstiller Anbefaler Anbefaler Godkender 7 INDSTILLING AF RÅDGIVER TIL UDARB. AF BYGGEPROGRAM OG DI- SPOSITIONSFORSLAG Haderslev Kommune har kontraheret med Grontmij som totalrådgiver. 8 INDSTILLING AF UDBUDS- OG ENTREPRISEFORM Projektet udbydes i begrænset udbud i totalrådgivning med forudgående prækvalifikation og efterfølgende udbud i begrænset licitation i fagentreprise med deltagelse af 5 lokale og 2 udenbys firmaer på hver fagentreprise. 9 TIDSPLAN Hovedtidsplanen fremgår af vedlagte bilag 2 10 AREALBEHOV OG FUNKTIONER 10.1 Arealbehov Der er udarbejdet et notat af den 17. april af Haderslev Kommune vedr. arealer, men dette notat er ikke helt dækkende og det er ikke muligt, at angive et helt retvisende arealbehov ud fra dette notat. I bilag 3 til dette programoplæg er oplistet med rødt de steder, hvor disse arealer mangler og supplerende oplysninger ønskes. Herudover skal der, i den videre proces med byggeudvalget, anvendes deciderede rumskemaer som kan afstedkomme yderligere ændringer til arealkrav. Rumskemaet er vedlagt som bilag 4.

11 Side Funktioner Der er udarbejdet et notat af den 17. april af Haderslev Kommune vedr. funktioner, men dette notat er mangelfuldt og det er ikke muligt, at afklare alle funktioner ud fra dette notat. I bilag 3 til dette programoplæg er oplistet med rødt de steder, hvor supplerende oplysninger om funktioner ønskes. 11 BILAG Bilag 1: Proces- og handleplan, dateret 31. maj 2013 Bilag 2: Tidsplan, dateret 31. maj 2013, revideret 7. juni 2013 Bilag 3: Funktions- og arealoversigt, dateret 31. maj 2013 Bilag 4: Paradigma for rumskema, dateret 31. maj 2013

12 Skolegade 17, Esbjerg Danmark T F CVR-nr Proces- og handleplan for totalrådgiverudbud med efterfølgende fagentrepriseudbud. Bilag 1 til programoplæg Sundhedscenter Vojens 31. maj 2013 Projekt: Til Fra : Anne Sophie Brodersen : Grontmij (Jack Andersen og Henrik Clausen) Bilag : Oplæg til hovedtidsplan dateret 31. maj BAGGRUND FOR PROCES- OG HANDLEPLAN 1.1 Baggrund for proces- og handleplan Baggrunden for nærværende proces- og handleplan er et ønske om at få et overblik over og drøftet det samlede procesforløb, få afstemt krav og forventninger samt få fastlagt hvilke kompetencer/personer der skal inddrages hvornår i processen. Det er fastlagt, at projektet skal udbydes i begrænset udbud i totalrådgivning med forudgående præ-kvalifikation og efterfølgende udbud i begrænset licitation i fagentreprise med deltagelse af 5 lokale og 2 udenbys firmaer på hver fagentreprise. Haderslev Kommune har kontraheret med Grontmij som totalrådgiver frem til og med aflevering af byggeriet og således, at der er aftalt et fast rådgiverhonorar til og med kontraheringen med totalrådgiver. Rådgiverhonoraret i forløbet fra kontrehering med totalrådgiver og frem til og med afleveringen af byggeriet afregnes i regning efter medgået tid og inden for en nærmere aftalt ramme. 2 INDHOLD Organisation Herunder: Beskrivelse af bygherrefunktion Sammensætning af byggeudvalg Proces/faser Herunder: Beskrivelse af faseopdeling og faseindhold Oplæg til møderække med dagsordner Oplæg til hovedtidsplan D DOCCREATE_M E Sundhedscenter Vojens - Proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

13 3 ORGANISATION Side Beskrivelse af bygherrefunktion Udvalg for Sundhed og Forebyggelse er er bygherre, og har nedsat et byggeudvalg som varetager bygherrefunktionen i forholdet overfor bygherrerådgiver (Grontmij) og efterfølgende overfor totalrådgiver. Formand for byggeudvalget er Anne Sophie Brodersen, som i tidspressede situationer kan træffe beslutninger på vegne af byggeudvalget, som snarest efter af formanden orienteres om de trufne beslutninger. 3.2 Sammensætning af byggeudvalg Byggeudvalget er bygherrens repræsentant i forhold til bygherrerådgiver (Grontmij) og efterfølgende i forhold til totalrådgiveren. Byggeudvalget fastlægger kravene til projektet. Byggeudvalget forelægges og sørger for godkendelse af juridiske dokumenter, budgetter, de valgte løsninger mv. i processen. Byggeudvalget er sammensat af følgende personer: Anne Sophie Brodersen (VS/Sundhed og Forebyggelse), formand for byggeudvalget. Peter Kjær Jessen (TM) Ole Malle (TM) Peter Rymann Johansen (BF) Peter Engstrøm Jørgensen (BF) Susanne Skare (VS/pleje og træning) Gitte Würtz (MED-repr) Solvejg Gajda, Handicaprådet Flemming Jensen, Handicaprådet Vagn Mattson, Seniorrådet Dr. E. S. Ankersen, Privat praktiserende læge Ellen Enné (VS) Willi Weber (VS) Ad hoc: Christian Duus (Facilitets partner) Byggeudvalget indskrænkes ved afslutningen på projekteringsfaserne og overgangen til udførelsesfasen. Byggeudvalget varetager endvidere bedømmelsen af de indkomne totalrådgivertilbud og udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud til forelæggelse til Udvalget for Sundhed og Forebyggelse. Der tilknyttes juridisk rådgiver i form af juridisk afdeling under Haderslev Kommune til byggeudvalget. r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

14 3.3 Organisations- og kompetencediagram Side 3 Organisationsdiagram Udvalg for Sundhed og Forebyggelse Byggeudvalg Bygherrerådgiver (Grontmij) Totalrådgiver Fagentreprenører Eventuelle underrådgivere Kompetencediagram I nedenstående kompetencediagram er angivet, hvilke serviceområder og dele af Haderslev Kommunes administration som deltager i processerne og godkender det af bygherrerådgiveren (Grontmij) udarbejdede materiale. Proces Byggeudvalg Udvalg for sundhed og forebyggelse Valg af bygherrerådgiver Godkender Proces- og handleplan Godkender Programoplæg Indstiller Godkender Byggeprogram og dispositionsforslag Valg af totalrådgiver Indstiller Godkender Accept af tilbud Godkendelse af projektforslag Godkender Godkendelse af forprojekt Indstiller Godkender Valg af fagentreprenører Indstiller Godkender Accept af tilbud Økonomiudvalg Byråd Indstiller Anbefaler Anbefaler Godkender Regnskabsaflæggelse Indstiller Anbefaler Anbefaler Godkender r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

15 4 PROCES/FASE-BESKRIVELSE Side Faseopdeling Det anbefales, at projektprocessen gennemføres med følgende faseopdeling: Udarbejdelse af programoplæg (Grontmij) Udarbejdelse af byggeprogram og dispositionsforslag (Grontmij) Prækvalifikation af totalrådgiver (Grontmij) Tilbudsgrundlag - totalrådgivning (Grontmij) Projektering under totalrådgiver (totalrådgiver) Fagentrepriseudbud (totalrådgiver) Tilbudsgrundlag - fagentreprisearbedjer (totalrådgiver) Udførelse Aflevering/ibrugtagning. Indholdet af de respektive faser fremgår af det efterfølgende. 4.2 Udarbejdelse af programoplæg (Grontmij) Programoplægget, der skal danne grundlaget for udarbejdelsen af byggeprogrammet, ser vi som en tilretning/tilpasning af det tidligere udarbejdede idéoplæg. De beslutninger, der er truffet på baggrund af idéoplægget indarbejdes tillige med de eventuelle ændringer, ønsker mv. som bygherren har fremsat i f. m. behandlingen af idéoplægget og fremlægges herefter bygherren som programoplægget, der skal danne grundlaget for det videre arbejde. Programoplægget forelægges for bygherren for dennes godkendelse forinden igangsætningen af næste fase, som er udarbejdelse af byggeprogrammet. 4.3 Udarbejdelse af byggeprogram og dispositionsforslag (Grontmij) Udarbejdelsen af byggeprogrammet og dispositionsforslaget vil ske som én fase og i tæt samarbejde med bygherren og brugergrupperne for de funktioner, der skal benytte sundhedscenter Vojens. Byggeprogram og dispositionsforslag Det anbefales, at byggeprogrammet og dispositionsforslaget beskriver og redegør for følgende: Fastlæggelse af funktioner i sundhedscentret, herunder: o Funktionsbeskrivelser og beskrivelse af funktionssammenhænge o Areal- og rumbehov Undersøgelse af fastlæggelse af særlige krav til tilgængelighed, indretning og arbejdsmiljø. Undersøgelse og fastlæggelse af særlige krav til lys, lyd, ventilationer, særinstallationer mv. Redegørelser om muligheder for kommende udvidelses- og ændringsmuligheder. Redegørelse for energimæssige tiltag i f. m. energirenoveringen af de tekniske installationer samt klimaskærmen. r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

16 Side 5 Vurdering af projektets anlægsøkonomi i relation til budgetrammen herunder overslag over forventet energiforbrug samt energiberegninger. Oplysninger om planmæssige forhold, servitutbestemmelser, adgangsforhold mv. Oplysninger om myndighedskrav, deklarationer mv. Oplysninger om forureningsundersøgelser, screening af eksisterende bygningsmasse for PCB-, bly-og asbestholdige materialer. Redegørelse for bygningsarealer og deres anvendelse/fremtidige funktion. Detaljeringsgraden skal overvejes, idet en højere detaljeringsgrad vil medføre en øget grad af fastlåsning af rammerne for de forslag, som totalentreprenøren skal aflevere i f. m. afgivelse af tilbuddet. Facadeskitser for angivelse af omfang af facade-/energirenovering. Oversigtstegninger med funktionsopdelinger. Bygningsdelsbeskrivelse, der redegør for principforslag til løsninger samt tekniske krav til løsningerne, herunder: o Konstruktioner o Tekniske installationer o Aptering (klimaskærm) Tidsplan for projektet Anlægsbudget for projektet, herunder en vurdering af projektets anlægsøkonomi i relation til budgetrammen. Byggeprogrammet og dispositionsforsalget forelægges bygherren for dennes godkendelse forinden overgangen til næste fase, som er udbud i totalrådgivning. 4.4 Prækvalifikation af totalrådgiver (Grontmij) Idet det forventes, at totalrådgiverhonoraret ikke overstiger kr. 1,5 mio. gennenmføres totalrådgiverudbuddet efter Tilbudslovens afsnit II. Der gennemføres forud for udvælgelsen af tilbudsgivere i f. m. totalrådgivningen en prækvalifikationsrunde, hvor interesserede rådgiverfirmaer/-teams anmodes om at tilkendegive deres interesse og i den forbindelse fremsende følgende oplysninger: Personlige forhold (firmabeskrivelse samt generelle firmaoplysninger) Oplysninger om teknisk kapacitet (bl. a. personaleressourcer) Oplysninger om økonomisk kapacitet (økonomisk nøgletal for de seneste 3 års regnskaber) Tro og Love erklæring om gæld til det offentlige. Serviceattest Nøgletal (karakterbog) Referencer fra lignende opgaver indenfor de seneste 5 år (sundhedscentre, ombygnings- og renoveringsopgaver, energirenoveringsopgaver mv.). r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

17 Side 6 Bygherren vælger herefter de totalrådgivere, der inviteres til at afgive tilbud på totalrådgivningsopgaven på grundlag af det af bygherrerådgiveren udarbejdede udbudsmateriale. Der skal gøres opmærksom på, at parametre, der lægges til grund for udvælgelsen af tilbudsgivere på totalrådgivningen ikke må gentages som et af tildelingskriterierne i f. m. bedømmelsen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. (Eksempelvis må krav om CV er på nøglepersoner ikke indgå i udbudsmaterialet, hvis denne parameter anvendes i f. m. prækvalifikationen). 4.5 Tilbudsgrundlag totalrådgivning (Grontmij) Til brug for tilbudsindhentningen udarbejder bygherrerådgiveren et udbudsmateriale, som vil omfatte følgende: Udbudsbrev herunder oplysninger om tildelingskriterier Byggesagsbeskrivelse Ydelsesbeskrivelse i form af afkrydsningsskema i h. t. PAR/FRI s ydelsesbeskrivelse for byggeri og planlægning december Oplæg til IKT-aftale Kontrakt/aftaleoplæg mellem Haderslev Kommune og totalrådgiver. Arbejds- og bygningsdelsbskrivelser ( bl. a. redegørelse for tekniske krav samt myndighedskrav) Areal- og rumoversigter (rumskemaer) Beskrivelse af funktionelle krav (kan eventuelt indgå i rumskemaer) Beskrivelse af funktionssammenhænge, Nærhedsdiagram (kan eventuelt indgå i rumskemaer) Oplysninger om eksisterende forhold, herunder: o Eksisterende tegninger o Rapporter vedr. PCB-, bly- og asbestscreeninger o Eventuelle tilstandsrapport. Tidsplan for projektering og udførelse Specificeret tilbudsliste Bygherren vælger herefter den totalrådgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud til at udføre opgaven. Kriterierne for udvælgelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, der skal fremgå af udbudsmaterialet, er aftalt at være: Tilbudssum for totalrådgivningen Procesbeskrivelse for hvordan totalrådgiver påtænker at genemføre projekterings- og udførelsesfaserne specielt med fokus på hvordan den stramme projekteringstidsplan håndteres. Organisation, herunder CV er på nøglemedarbedjere, der tilknyttet opgaven. Bygherren kan i f. m. udbuddet vælge at anføre, hvorledes vægtningen af kravene/tildelingskriterierne er i f. m. bedømmelsen, eller såfremt alle krav er ligeværdige at anføre, at de anførte tildelingskriterier er oplistet i uprioriteret rækkefølge. Vi vil anbefale, at totalrådgiverne i f. m. tilbudsafgivelsen for mulighed for at fremlægge og gennemgå deres forslag for bygherren inden denne påbegynder processen omkring udvælgelsen af det økonomiske mest fordelagtige tilbud således, at tilbudsgiverne får mulighed for at redegøre for tankerne og idéerne bag tilbuddet, og bygherren for mulighed for at stille uddybende og afklarende spørgsmål. r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

18 Side Projektering under totalrådgiver (totalrådgiver) Der anbefales følgende faseopdeling i f. m. totalentreprenørens projektering: Projektforslag, udarbejdes på grundlag af tilbudsgrundlagets byggeprogram og dispositionsforslag Forprojekt (myndighedsprojekt) Hovedprojekt. Det anbefales, at projektmaterialet ved hver faseskift forelægges byggeudvalget for gennemgang og godkendelse af materialet før næste fase igangsættes. Det anbefales at, at totalrådgiveren overdrages alle bygherrens forpligtigelser i f. m. sikkerhedsarbejderne såvel i projekterings- som i udførelsesfasen. 4.7 Fagentrepriseudbud (totalrådgiver) Da ingen af entreprisesummerne dog for nuværende forventes at overstige kr. 3,0 mio. gennemføres fagentrepriseudbuddet som en begrænset licitation med deltagelse af 5 lokale og 2 udenbys tilbudsgivere. Bygherren oplyser, hvilke firmaer/fagentreprenører, der skal deltage i den begrænsede licitation. 4.8 Tilbudsgrundlag fagentreprisearbejder (totalrådgiver) Til brug for tilbudsindhentningen udarbejder totalrådgiveren et udbudsmateriale, som kan omfatte følgende: Udbudsbrev herunder oplysninger om tildelingskriterier Byggesagsbeskrivelse, herunder fravigelser og tilføjelser til AB92 Arbejds- og bygningsdelsbskrivelser ( bl. a. redegørelse for tekniske krav samt myndighedskrav) Hovedprojektmateriale i h. t. PAR/FRI s ydelsesbeskrivelse for byggeri og planlægning, december 2012 Oplysninger om eksisterende forhold, herunder: o Eksisterende tegninger o Rapporter vedr. PCB-, bly- og asbestscreeninger o Eventuelle tilstandsrapport. Tidsplan for udførelse Specificeret tilbudsliste Bygherren vælger herefter efter indstillling fra totalrådgiveren de fagentreprenører, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud til at udføre opgaven. Kriterierne for udvælgelse af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, der skal fremgå af udbudsmaterialet, er aftalt at være: Laveste pris r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

19 Side Udførelse Fagentreprenørerne gennemfører byggeriet med totalrådgiveren som byggeleder, sikkerhedskoordinator og tilsynsførende. Totalrådgiver varetager byggeledelses- og tilsynsopgaver i h. t. PAR/FRI s ydelsesbeskrivelse af december 2012, og sikkerhedskoordinering i h. t. gældende bekendtgørelser. Det anbefales, at bygherren og totalrådgiver ca. mindst hver 4 uge afholder bygherremøder, hvor følgende punkter gennemgåes: Gennemgang af byggeriets stade og fremdrift Gennemgang og afklaring af eventuelle økonomiske forhold Gennemgang og afklaring af eventuelle projektforhold Det anbefales at, at totalentreprenøren overdrages alle bygherrens forpligtigelser i f. m. sikkerhedsarbejderne såvel i projekterings- som i udførelsesfaserne under totalentreprise Aflevering/ibrugtagning. For at sikre en mangelfri aflevering og ibrugtagning anbefales i f. m. afleveringen, der ca. 3 uger før den egentlige aflevering gennemføres en før/teknisk aflevering, hvor bygherre og totalrådgiver på baggrund af en af totalrådgiveren udarbejdet oversigt over fejl og mangler, gennemgår byggeriet. 5 MØDERÆKKE OG DAGSORDEN Vi vil foreslå, at der i processen frem til og med kontrahering med totalrådgiveren afholdes følgende møder med byggeudvalget og med følgende dagsordner: Møde nr. 1 Dato: 3. juni 2013 Mødested: Mødelokal nr. 6, Administrationsbygningen, Rådhuscentret 7, Vojens Mødetid: 15:00 17:00 Dagsorden: Velkomst, herunder gennemgang af baggrund for projektet Præsentation af byggeudvalget og mødedeltagerne Gennemgang og godkenelse af programoplæg, herunder o gennemgang af projektets forudsætninger o gennemgang tid og økonomi o gennemgang af udbudsform o gennemgang af funktions- og arealkrav generelt og for de respektive arealer/områder/rum o gennemgang af funktionssammenhænge og nærhedsprincipper. Særlige krav fra bygherre i f. m. udbuddet, eksempelvis skal/ønskes ydelser i f. m. energirenovering/-forbedringer og miljøsaneringsarbejder prissættes særskilt. Eventuelt r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

20 Side 9 Møde nr. 2 Dato: 24. juni 2013 Mødested: zzzzzzzzz Mødetid: xx:xx yy:yy Dagsorden: Godkendelse af referat fra seneste byggeudvalgsmøde Gennemgang af oplæg til dispositionsforslag og byggeprogram, herunder o Redegørelse for bygningsarealer og deres anvendelse/fremtidige funktion. o Rumskemaer med oplysninger om: Arealbehov (netto) Overflader Tekniske installationer Aptering (klimaskærm) Eventuelt Krav til indeklima Eventuel beskrivelse af funktionelle krav og funktionssammenhænge såfremt disse ikke indarbejdes i et særskilt dokument. Møde nr. 3 Dato: 3. juli 2013 Mødested: zzzzzzzzz Mødetid: xx:xx yy:yy Dagsorden: Godkendelse af referat fra det seneste bygherremøde Gennemgang og godkendelse af byggeprogram og dispositionsforslag Gennemgang af eventuelle myndighedsforhold Gennemgang af anmodninger om og indstilling af de prækvalificerede totalrådgivere. Eventuelt Møde nr. 4 Dato: 25. september 2013 Mødested: zzzzzzzzz Mødetid: xx:xx yy:yy Dagsorden: Godkendelse af referat fra det seneste bygherremøde Tilbudsgivernes præsentation af eget tilbud Gennemgang af de indkomne tilbud (vurdering af om de respektive tilbud er konditionsmæssige og kan optages til bedømmelse). Udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud/valg af totalrådgiver Eventuelt Møderækken efter kontraheringen med totalrådgiveren vil fremgå af dennes procesbeskrivelse, der vil være en del af totalrådgiverens tilbud. 6 TIDSPLAN Oplæg til hovedtidsplan dateret 31. maj 2013 er vedlagt som bilag. Der skal i forhold til hovedtidsplanen for god ordens skyld gøres opmærksom på, at der generelt i processen er meget kort tid fra bygherrens modtagelse af et projektmateriale fra Grontmij henholdsvis fra totalrådgiveren til materialet skal gennemgås og godkendes (med eventuelle bemærkninger) på bygherremøder. r:\projects\esb\14\ \06_output\sundhedscenter vojens - proces- og handleplan, totalrådgiverudbud.docx

21 SUNDHEDSCENTER VOJENS Oplæg til hovedtidsplan for totalrådgiverudbud med efterfølgende fagentrepriseudbud Dato: 31. maj 2013 Rev. 7. juni 2013 ID Task Name 1 Udarbejdelse af programoplæg / tilretning af ideoplæg May June July August Septembe October NovemberDecember January February March April May June July August Septembe October Novem Bygherremøde nr. 1 3 Udarbejdelse af oplæg til byggeprogram og dispositionsforslag 4 Annoncering af totalrådgiverudbud 5 Udvælgelse / indstilling af præ-kvalificerede totalrådgivere Bygherremøde nr. 2 7 Tilretning af byggeprogram og dispositionsforslag 8 Bygherremøde nr. 3 9 Godkendelse af byggeprogram, dispositionsforslag i økonomiudvalg og byråd 10 Meddelse om prækvalifikation af totalrådgiver 11 Udarbejdelse af tilbud på totalrådgivning 12 Aflevering af tilbud på totalrådgivning 13 Gennemgang og indstilling af tilbud 14 Bygherremøde nr. 4 - Fremlæggelse af tilbud 15 Godkendelse af valg af totalrådgiver I udvalg for sundhed og forebyggelse 16 Meddelse om valg af totalrådgiver 17 Standstill 18 Kontrahering med totalrådgiver 19 Udarbejdelse af projektforslag 20 Godkendelse af projektforslag I byggeudvalg 21 Udarbejdelse af af forprojekt/myndighedsprojekt 22 Godkendelse af forprojekt I byggeudvalg og udvalg for sundhed og forebyggelse 23 Ansøgning om byggetilladelse / myndighedsbehandling Udarbejdelse af hovedprojekt til fagentrepriseudbud 25 Udsendelse af tilbudsmateriale 26 Udarbejdelse af tilbud (fagentreprenører) 27 Licitation 28 Bedømmelse af tilbud / udarbejdelse af indstilling 29 Bygherremøde nr. 5 (godkendelse af indstilling) 30 Offentliggørelse af vindere og kontrahering med fagentreprenør 31 Udførelse af byggearbejderne 32 Aflevering / ibrugtagning Page 1 Bilag 2 til programoplæg

22 Sundhedscenter Vojens Udbud i totalrådgivning Funktions- og arealoversigt Bilag 3 til programoplæg Funktionsoversigt med delarealer: Funktion Etage Areal Beliggenhed i bygningen Kommentar m² Eksist. faciliteter som bliver i bygning Serverrum kælder Ukendt Eksist. placering bibeholdes Produktionskøkken kælder Ukendt Eksist. placering bibeholdes I alt Kælder Ukendt Indgang-, modtagelses og venteområde 300 Reception Cafè Venterum Stueetage Ukendt Centralt ved indgang og Cafè Stueetage Ukendt Ved indgang Stueetage Ukendt Centralt ved indgang og Cafè evt. integreret med Cafè Hvor mange arbejdspladser og personer skal der være plads til? Hvor mange personer skal der være plads til? Hvor mange personer skal der være plads til? Skal der være mulighed for EDB eller lign., f.eks. trådløst netværk. 4 stk. samtalerum IP Ukendt Centralt med god tilgængelighed 2 stk. samtalerum IP Ukendt Centralt med god tilgængelighed Mødelokale IP Ukendt Undervisningslokale IP Ukendt God tilgængelighed. Kan ligge hvor som helst. God tilgængelighed. Kan ligge hvor som helst. Er der forskel på de 2 typer samtalerum? Hvor lang tids brug har rummene ad gangen? Hvor mange personer skal opholde sig i rummet? Er der forskel på de 2 typer samtalerum? Hvor lang tids brug har rummene ad gangen? Hvor mange personer skal opholde sig i rummet? Skal der være PC-arbejdsplads? Hvor mange personer skal der kunne være? Skal der være PC-arbejdsplads? Hvor mange personer skal der kunne være? Internetcafè Stueetage Ukendt Tæt ved indgang og Cafè Kan den integreres med Cafe/ venteareal? Bør ligge tæt på vente- og Offentlige toiletter Stueetage Ukendt Cafèområder Hvor mange toiletter skal der være? Bør ligge tæt på vente- og Hvor mange toiletter skal der være? 1 HCtoilet Handicaptoiletter Stueetage Ukendt Cafèområder er som regel nok. I alt Træningsfaciliteter, inkl. omklædning til borgerne 300 Træningsrum IP 120 God tilgængelighed Træningssal 1. sal 80 God tilgængelighed Placering i den gl. byrådssal a.h.t. krav på 4 m til loftshøjde. Gerne med loftshøjde på 4 m, men mindre kan også accepteres. Depot til træningsrum IP Ukendt I tilknytning til træningsrum Hvad skal være i rummet? Omklædningsfaciliteter til borgerne 1. sal Ukendt I tilknytning til træningsrum Hvor mange skal kunne være i rummene? Skal der ikke være en herre og dameafdeling? I tilknytning til træningsrum og Hvor mange skal kunne være i rummene? Skal der ikke være en herre og Badefaciliteter til borgerne 1. sal Ukendt omklædning dameafdeling? I alt af 2

23 Sundhedscenter Vojens Udbud i totalrådgivning Funktions- og arealoversigt Bilag 3 til programoplæg Funktion Etage Areal Beliggenhed i bygningen Kommentar Fælles arealer til personale og behandlere 100 Koordinatorkontor IP Ukendt Ingen særlige krav Øvrige kontorfaciliteter IP Ukendt Ingen særlige krav m² Hvor mange arbejdspladser og skal der være mødebord? Hvad indeholder disse? Kopirum, papirdepot? Omklædningsfaciliteter til personalet IP Ukendt Ingen særlige krav Kunne de ligge i kælderen? Badefaciliteter til personalet IP Ukendt Ingen særlige krav Kunne de ligge i kælderen? Tæt på kontorfaciliteter og Hvor mange toiletter? HC-toilet fælles med Toiletter til personalet IP Ukendt koordinatorkontor. Cafè? Teknikrum Kælder Ukendt Ingen særlige krav Hvad skal der være her? Affaldsrum Kælder Ukendt Hvad er det for affald? Er der risikoaffald? Personalekantine Kælder Eksisterende kantine bibeholdes og Ukendt genanvendes. I alt Andre kommunale funktioner Sygeplejeklinik IP 150 Fremskudt visitation, pleje og træning IP 60 Rådgivningsteam Vest, Børn & Familie IP 280 Placeres centralt i huset i tiknytning til sundhedsfunktionerne. Placeres centralt i huset i tiknytning til sundhedsfunktionerne. Placeres centralt i huset i tiknytning til sundhedsfunktionerne. UDCIT (Hvad står forkortelsen for) IP 100 Ingen særlige krav. Hvilke sundhedsfuktioner menes der? Er det træningsrum eller samtalerum eller? Hvilke sundhedsfuktioner menes der? Er det træningsrum eller samtalerum eller? Hvilke sundhedsfuktioner menes der? Er det træningsrum eller samtalerum eller? Hvad skal der være i rummet og hvilke funktioner skal udføres? Dagplejen og Familieplejen IP 500 Ingen særlige krav. I alt Placeres i den nye fløj. Skal dette også være en del af udbuddet og dermed en del af byggeprogram og dispositionsforslaget? Behandlere Lægepraksis IP 125 Centralt i huset. Fysioterapeut IP 300 I alt 425 Bør placeres i umiddelbar tilknytning til lægepraksisserne, da der vil være god synergi i dette. Mulighed for fleksibel ruminddeling. Fokus på lys- og lydforhold. Detailindretning og rumtyper skal afklares med lægen. Hvilke rumtyper kræver de? Kan de evt. bruge træningsrum og træningssal også. Total areal i projekt ###### IP = Ikke placeret Alle arealer er nettoarealer Det med rød skrift i ovenstående kræver afklaring i byggeudvalget af 2

24 Rådgivende Ingeniører FRI, SKOLEGADE 17, ESBJERG - TLF FAX Bilag 4 til programoplæg Vojens Kommune Sundhedscenter Vojens Rumskema Side 1 af 47 Rum nr. Rumbetegnelse Nettoareal Antal rum Nettoareal i alt m 2 m 2 Emne Krav og brugerønsker Funktion Beliggenhed/ nærhedskrav Gulve Vægge Lofter VVS-install. Ventilation Belysningsforhold El-inst. stærkstrøm El-inst. svagstrøm Mørkelægning Fast inventar og udstyr Løst inventar og udstyr R:\Projects\Esb\14\ \06_Output\Programoplæg\Bilag 4_Rumskema_Sundhedscenter Vojens_paradigma.docx