Referat af 24. april 2012

Transkript

1 Referat af 24. april 2012 ordinært selskabsbestyrelsesmøde + afdelingsbestyrelsen under pkt tirsdag, den 17. april 2012 kl i bestyrelseslokalet i Lindeholmen 2, 2680 Solrød Strand I bestyrelsen: Jørgen Clausen (JC), Haktan Bulut (HB)), Naima Simring (NS) (afbud), S.A.B. Jensen (SAB) og Rose Petersen (RP) Fra afd. bestyrelsen: Lotte Juhl (LJ), Nina Poulsen (NP), Sonja Poulsen (SP), Sabora Jabarkhil (SJ) (afbud) og Jonna van Wonterghem (JVW) (afbud) Fra administrationen Per Felby (PF) (afbud) og Tommy Jørgensen (TJ) samt revisor Thormod Nymand Dagsorden: 2012 Emne Begrundelse/indstilling Beslutning 18 Velkomst ved formanden Orientering om mødets afvikling, herunder dagsordenens godkendelse. JC bød velkommen 19 Godkendelser af referatet fra mødet Modtagne bemærkninger er indarbejdet i det endelige referat, der er offentliggjort i henhold til loven. 20 Regnskab 2011 (bilag 1) Selskabets resultat anses for tilfredsstillende, med et mindre overskud på kr ,00, der overføres til arbejdskapitalen. Overordnet er der ligeledes sket en styrkelse af egenkapitalen. For så vidt angår selskabet er der genereret et underskud på kr ,00, der fordeler sig med ikke budgetterede omkostninger til ejendomsskatter og vandafgifter, der dog i nogen grad modsvares af en besparelse i renovationsafgiften. Også i 2011 har der på konto 115 været en overskridelse på budgettet, der sammen med nye ydelser på lån har genereret underskuddet. Revisor vil på mødet gennemgå regnskabet for både selskab og afdeling i detaljer. Det indstilles, at regnskaberne godkendes og fremsendes til repræsentantskabets endelige stillingtagen. Godkendt TN gennemgik i detaljer regnskabet for Det samlede resultat for afdelingen udviser et underskud på kr TN redegjorde for grundlaget for underskuddet og hvorledes dette forventes udlignet. Selskabs- og afdelingsbestyrelserne kunne på det foreliggende grundlag godkende regnskabet for 2011.

2 21 Foreløbig balance for 2012 (bilag 2) 22 Etablering af dørtelefoner (bilag 3) På sidste møde blev det besluttet, at budgettet for 2012 skulle tages op til vurdering, med henblik på, om der skulle foretages en regulering heraf. Administrationen har i den anledning gennemgået balancerne for både selskabet og afdelingen med baggrund i de foreløbige tal. De væsentligste udsving på budgettet er underbudgetteringen af ejendomsskatterne på ca ,00 der forventes at kunne modsvares af en tilsvarende besparelse på renovationsafgiften. Det indstilles, at redegørelsen tages til efterretning og at der ikke på det foreliggende grundlag sker reguleringer i budgettet for indeværende år. Der har i de senere år været et stigende ønske fra beboerne om en forbedret tryghed i relation til opgangene og hvem, der får adgang hertil. Ønskerne herom er blevet forstærket i det sidste halve år, hvor det har været nødvendigt at aflåse indgangsdørene i Lindeholmen for at kunne undgå uacceptabel anvendelse af opgangsområderne til natteophold og andre uhensigtsmæssige aktiviteter. Administrationen har i den anledning indhentet tilbud fra 2 installatører af dørtelefoner efter de har præsenteret de forskellige muligheder på særskilte møder. Selve dørtelefonen kan integreres i forskellige systemer, der dels knytter sig til de enkelte hoveddøre i opgangene, dels til mulighederne for videokontakt m.v. Afhængig af hvilke løsninger der ønskes, vil omkostningerne hertil variere. Det er imidlertid nødvendig med en politisk beslutning om, hvad man forventer at ville koble på systemet på sigt, idet de grundlæggende føringsveje skal dimensioneres således, at alle kendte muligheder vil kunne kobles på systemet i takt med behov. Hvis der alene etableres et dørtelefonanlæg hvor der forberedes til videotilslutning, vil den samlede omkostning andrage ca. 2.3 mill. kroner. Dertil kommer eventuelle omkostninger i forbindelse med forbehold. Det indstilles, at der nedsættes en arbejdsgruppe, bestående af repræsentanter fra selskabs- og afdelingsbestyrelsen, der i samarbejde med administrationen fremkommer med forslag til en endelig løsning. Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. Administrationens indstilling kunne tiltrædes. Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af LJ, SAB og RP.

3 23 Habilitet i relation til funktionen som administrator og advokat 24 Status i udvalg: a. Informationsstrategi b. IT c. Nye visioner (bilag 4) Med henblik på at undgå habilitetsproblemer i anledning af administrators funktion som advokat for boligselskabet har bestyrelsen anmodet om klart beskrevne retningslinier. Boligselskabet får desværre et stigende antal sager om udsættelse på grund af overtrædelser af husordenen og manglende betaling af husleje. Det er derfor i et ikke uvæsentligt omfang nødvendig at bruge retssystemet og dermed advokatbistand. Da der til Kbea er tilknyttet to bestallingshavende advokater vil det umiddelbart være hensigtsmæssigt at bruge deres ekspertise og større indsigt i netop Villabyernes forhold. Administrativt behandles alle klagesager og sager der indbringes for beboerklagenævnet. Først når der er tale om egentligt juridisk arbejde, vil det være advokatkasketten, der tages ned af hylden. Netop den omstændighed, at sagen fra det administrative arbejde kan lægges over på den anden side af bordet og blive behandlet juridisk, sparer megen tid og mange penge, ligesom det fremmer muligheden for en hurtigere og mange gange en mere pragmatisk løsning. Det skal bemærkes, at den tid der er brugt i en sag i det administrative system ikke efterfølgende vil koste salær i det juridiske system. Der har indtil dato ikke været problemer med at håndtere sagerne hverken her eller i Greve. Det indstilles, at det nødvendige juridiske arbejde for Villabyerne overdrages til advokatkontoret Felby ApS i overensstemmelse med ovenstående retningslinier samt at bestyrelsen holdes løbende orienteret om større sager. Der er intet nyt fra udvalget Det indstilles at det tages til efterretning Forhandlinger med eventuel udbyder pågår stadig. Det indstilles, at status tages til efterretning. På det senest afholdte seminar blev det anbefalet, at der blev arbejdet videre Udsættes til næste møde. Møde med Cirque afholdes den 19. april 2012.

4 d. Gulspurven e. Spanager f. Flyttesyn og styring af konto 115 og 116 med definering af VB s fremtidsvisioner. Arbejdsgruppen har afholdt to møder og er i enighed kommet frem til det som bilag 3 udarbejdede forslag til visioner. Arbejdsgruppen har taget udgangspunkt i begrebet respekt for derigennem at signalere vigtigheden af i alle situationer at vise respekt for hinanden, vores fælles værdier og vores omgivelser Det indstilles, at de beskrevne visioner tiltrædes og forelægges for repræsentantskabet med indstilling om, at det skal være villabyernes visioner. De tolv boliger i Havdrup og Jersie er for tiden til vurdering hos EDC-mæglerne og resultatet heraf vil være afgørende for det videre arbejde med at finde en overdragelsesmodel, der kan forelægges for BL til udtalelse. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Det blev på sidste møde drøftet hvorvidt Villabyerne kunne overtage nogle af de opgaver, som skulle udføres for Spanager Vejlaug. Henset til, at det må forventes at der sker ændringer i den administrative struktur, findes det ikke hensigtsmæssigt på nuværende tid at foretage yderligere sonderinger herom. Det indstilles, at undersøgelserne om overtagelse af arbejdsopgaver for vejlauget Spanager afventer en endelig afklaring af, hvorledes den endelige struktur på det administrative område bliver. Der har sidste uge være afholdt møde i projektgruppen vedrørende udviklingen af det nye program til styring af flyttesyn og vedligeholdelsesarbejder. Der var fra udviklingsfirmaet fremsat ønsker om videre betaling end den allerede aftalte, hvilket medførte ret klare holdninger til, at en aftalt ydelse blot skal leveres til det aftalte pris. Eller måtte vi finde andre leverandører. Prisen blev herefter fastholdt og den fremlagte tidsplan accepteret (køreklar juni). Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Forslaget til visioner og mål for Villabyerne blev godkendt og anbefalet forelagt til repræsentantskabets godkendelse.

5 25 Statistikker: a. Køkkenudskiftninger b. Badeværelser c. Fraflytninger 26 Indstilling af 2. suppleant til beboerklagenævnet 27 Meddelelser Formanden Hvad angår udskiftningerne af køkkener, der begyndte for 8 år siden, er vi ved udgangen af 2011 oppe på i alt 311 enheder, hvilket svarer til, at vi har fået udskiftet ca. 80 % af de gamle køkkener i de tidligere afdelinger 1 og 2. De ca. 75 lejligheder, der mangler udskiftning, må forventes at tage nogen tid. Det må anses for tilfredsstillende niveau. For så vidt angår renoveringerne af badeværelser er antallet ved årets udgang i alt 57, svarende til 15 %, hvis vi ser det i relation til de gamle afdelinger. Det forventes, at vi kan nå ca. 30 om året, så horisonten er ca 10 år, før vi har været hele vejen rundt. Vi har haft 58 fraflytninger, hvor enkelte har været interne flytninger. Det svarer til lige under 10 %, hvilket må anses for tilfredsstillende, uagtet forbruget på konto 117 til trods herfor skal styrkes. Det indstilles, at de anførte statistikker tages til efterretning. Solrød Kommune har anmodet boligselskaberne at indstille en 2. suppleant til beboerklagenævnet for Greve/Solrød kommuner. Det vil være naturligt, at Villabyernes Boligselskab som det største boligselskab indstiller en kandidat hertil. Det skal bemærkes, at Karlstrup Boligselskab vel støtte en kandidat fra VB. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte udpeger et medlem, der indstilles til posten som 2. suppleant til beboerklagenævnet. Forretningsfører Driftsleder Øvrige Det indstilles, at de givne meddelelser tages til efterretning. SAB indstilles som 2. suppleant til beboerklagenævnet. Spanager Vejlaug holder møde JC og SAB deltager i mødet. Gældende klageprocedure udsendt som ønsket på tidligere møde.

6 28 Kommende møder Selskabsbestyrelsesmøder i 2012: 17. april (m/afd.bestyrelsen) 28. august (m/afd.bestyrelsen) 23. oktober Repræsentantskabsmøder i 2012: 22. maj Beboermøde i 2012: 25. september 29 Eventuelt HB afholder kursus i brug af Ipad den 23. april Videregivelse af meddelelser Tommy Jørgensen