Kravspecifikation. vedrørende. madproduktion for Roskilde Kommune

Transkript

1 Kravspecifikation vedrørende madproduktion for Roskilde Kommune 1

2 Leverancen: Der skal som minimum kunne tilbydes valg mellem mindst to forskellige hovedretter og biretter pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Der er tilbud om levering og anretning af mad, klar til at spise, midt på dagen. Såfremt tilbudsgiveren ønsker dette kan der også leveres til aften. Tilbudsgiver kan tilbyde forskellige former for leverancer af mad, jf. 9 stk. 5 i bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg på ældreområdet. Indeholder tilbuddet leverance af kølemad, bedes tilbudsgiveren indarbejde tilbud om salg og distribution af mikrobølgeovne til de borgere, som måtte vælge kølemadsløsning. Roskilde Kommune afholder udgiften til mikrobølgeovn. Yderligere skal tilbydes: Der skal for borgeren være mulighed for at tilkøbe større portioner. Tilbudsgiveren skal således i tilbud beskrive, hvorledes et enkelt og gennemskueligt system kan oprettes således det for borgeren er nemt og enkelt at tilkøbe større portioner. Supplerende valg mellem en forret eller en biret. For og biret kan helt fravælges. Køb af morgenmadspakke bestående af 2 skiver brød (lyst, mørkt, groft, fint), smørbrik, 2 skiver ost, en marmeladebrik og 1/4 l. mælk. Køb af kold mad i form af smørrebrød (madpakke). Se specifikation bagest i materialet. Køb af 1/4 l. proteinberiget drik. Køb af gæstemiddage i form af ekstra portioner af dagens menu. Det gælder for alle yderligere tilbud, at de kun leveres i forbindelse med levering af hovedmåltidet. Diæter: Diættyper: Tilbuddet om den grundlæggende madportion omfatter diverse diætkostformer, herunder specifikt fokus på mad til småtspisende. For sidstnævnte gruppe er det afgørende, at disse modtager den rette ernæring og energi. Sundhedsstyrelsen anbefaler således, at for småtspisende skal 50 % af den indtagne energi komme fra mellemmåltider. Tilbudsgiveren bedes derfor i tilbud beskrive, hvorledes der via madordningen sikres et godt fokus på diætmåltiderne, herunder specielt mad til småtspisende. Dagligt opereres med forskellige diætkosttilbud dækkende alle almindeligt forekommende former for diæter. 2

3 Som eksempler på disse diæter kan nævnes: Kost til småtspisende Diabeteskost Kolesterolfattig kost Mere specifikke diæter som bl.a. proteinfattig, allergikost mm. Kost uden nærmere bestemte ingredienser f.eks. bønner, tomat, oksekød, fisk, skaldyr, indmad mm. Kost med tilvalg af bestemte ingredienser f.eks. kartoffelmos, ekstra grøntsager mm. Kost uden svinekød Vegetarkost Specielt: Deklaration: Bestillingstider: For modtagere der er ordineret diæter, eller af andre årsager ønsker anden kost, leveres diverse afvigende kostformer efter de gældende forskrifter. Der gælder for alle leverancer, at producenten skal opfylde lovens krav til deklarering af fødevarer og færdigretter. Til- og frameldinger til en levering skal kunne foretages med et varsel på et døgn, dvs. kl dagen før levering. Akutbestillinger, dvs. bestilling umiddelbart inden levering, skal dog kunne modtages og ekspederes umiddelbart op til den faktiske madleverance afsendes fra tilbudsgiveren. Bestilling og ændring af levering: Til- og framelding samt ændring af levering kan ske via telefon, fax eller fra forvaltningen eller personale udpeget af Roskilde Kommune til tilbudsgiveren af produktion af mad. Tilbudsgiveren er forpligtiget til at etablere et bestillingssystem således, at brugerne simpelt kan foretage valg mellem de tilbudte menuer og bestille de supplerende ydelser. Systemet skal sikre, at der ikke sker fejlleverancer og at der ikke opstår tvivl om leverancen hos modtageren. Afhentning: Ruter: Det forudsættes, at der indgås en aftale mellem tilbudsgiveren af madproduktion og tilbudsgiveren af transport/levering vedrørende afhentning af mad. Ruterne udarbejdes og opsættes i et samarbejde mellem tilbudsgiveren af maden og tilbudsgiveren af transport/levering. Herunder aftales med produktionsstedet det antal ruter, som tilbudsgiveren af transport/levering mener, er hensigtsmæssigt. Tilbudsgiveren af transport/levering aftaler ligeledes med tilbudsgiveren af madproduktion, hvordan den geografiske opdeling i ruterne skal foretages. 3

4 Kørelister: Tilbudsgiveren af maden udarbejder daglige kørelister pr. rute med angivelse af navn og adresse på hver enkelt modtager, der skal have en leverance den pågældende dag. Af listen fremgår hvilket produkt/produkter, der skal afleveres til den pågældende person/leveringsadresse. Listen udarbejdes efter aftale med tilbudsgiveren af transport/levering, således at ruterne har en længde afpasset med tilbudsgiveren og med afleveringsstederne/adresserne sorteret. Af listen fremgår, ud over de specifikke oplysninger om modtagernavne og adresser, også det totale antal, der den pågældende dag skal afleveres af hver varetype, således at chaufføren ud fra dette kan afstemme og pakke bilen. Myndigheds- afgørelse Samarbejde: Alene brugere, hvor der er truffet afgørelse om bevilling af mad, kan benytte sig af tilbuddet. Myndighed træffer således konkrete og individuelle afgørelser om, hvilke tilbud (morgenmad/hovedret/ madpakke) brugeren kan bestille. Myndighed er ligeledes i tæt kontakt med tilbudsgiveren i forhold til opståede situationer, hvor en borger for eks. går fra normal kost til kost tilrettelagt for småtspisende. Tilbudsgiveren (såvel leverance og produktion) vil være forpligtet til at indgå i det samarbejdsforum som Roskilde Kommune opretter til kontrol og monitorering af madordningen. Et samarbejdsforum skal drøfte udviklingsmuligheder, kvalitetsforbedring, indkomne klager, ændringer observeret ved bl.a. nedenstående ledelsesinformation samt andre løbende sager. Det forventes, at samarbejdsforum afholder møde hver 2. måned. Samarbejdsforum består af repræsentanter fra forvaltningen, Ældreråd, Handicapråd samt den eller de involverede leverandører. Dokumentation og kontrol: Dokumentation for madens ernæringsmæssige kvalitet udleveres til Roskilde Kommune som en samlet oversigt mindst en gang pr. kvartal. Dokumentationen skal set over et år omfatte alle typer af brugere. Roskilde Kommune etablerer en kontrolfunktion, der vil varetage den indkomne dokumentation fra tilbudsgiveren, og derved sikre overholdelse af den ernæringsmæssige kvalitet. Tilbudsgiveren er forpligtet til at efterleve de krav løbende dokumentation og kontrol måtte medføre. Ledelsesinformation Tilbudsgiveren afleverer hver måned ledelsesinformation til Roskilde Kommune, i Excel eller tilsvarende konvertibelt format og skal som minimum indeholde følgende oplysninger: 1) Antal borgere tilmeldt 4

5 2) Antal aktive borgere 3) Antal leverede portioner af hovedret og biret samt dagligt gennemsnit 4) Antal leverede portioner af kun hovedret samt dagligt gennemsnit 5) Antal borgere, der får tilkøbsydelser 6) Antal nye tilmeldte med opstart i den pågældende måned 7) Antal afmeldte/udgåede i den pågældende måned 8) Antal indkomne klager, deres indhold samt håndtering af disse Elektronisk korrespondance skal kunne foregå som krypteret korrespondance. Anbefalinger og referencer: Det forudsættes, at maden der leveres, lever op til de gældende anbefalinger og referencer for kost på institutioner. Da opfyldelsen af normer i en vis udstrækning afhænger af den enkelte person, betyder opfyldelsen, at den tilbudte mad over maximalt syv døgn i en given sammensætning skal kunne opfylde normerne for de respektive grupper. Normerne der skal kunne opfyldes er Anbefalinger for den danske institutionskost udgivet af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri, Sundhedsstyrelsen samt DTU Fødevareinstituttet (4. udgave, 2009). I det omfang normerne ændres ved nye publikationer eller lignende, skal disse ændringer umiddelbart indarbejdes i kosttilbuddet. Roskilde Kommune orienteres herom. Det forudsættes, at tilbudsgiveren dokumenterer de af myndighederne fastsatte krav for produktion af institutionskost, herunder loven om egenkontrol, APV, autorisationsbekendtgørelsen og hygiejnebekendtgørelsen. Næringsberegninger: Det forudsættes at tilbudsgiveren dokumenterer madens lødighed ved udarbejdelse af næringsberegninger. Disse udarbejdes løbende og beregnes over en periode på en uge. Menuplan/system: Der forudsættes følgende variation og indhold i menuplanlægning set over en periode på fem uger: 5

6 Fisk Fjerkræ Hakket oksekød 5-7 Hakket svinekød 3-4 Helt svinekød 4-5 Helt kalve- og oksekød 2-3 Sammenkogt oksekød 1-2 Sammenkogt svinekød 3-4 Stykstege (kotelet, schnitzel mv.) 3-4 Fars Indmad 1-2 Vegetarretter 4-5 I øvrigt er det forudsat i menuplanlægningen: At der altid serveres grøntsager som tilbehør At maden krydres så den enkelte rets karakteristika kan genkendes på smagen At der ikke er sammenfald i kødtype samme dag At der ikke serveres indmad og fisk samme dag At der ikke er kød fra samme kategori to på hinanden følgende dage At menuplanerne indholdsmæssige er varieret Det forudsættes ligeledes, at der i menuplanen tages højde for de forskellige højtider og sæsoner således, at det madmæssige valg afpasses de almindeligt gældende traditioner. Menuen skal være sammensat og indeholde de naturlige tilbehørsdele og garniturer der traditionelt hører til maden. Yderligere skal garniture og tilbehør være afstemt, således at smag og farvesammensætning tilgodeses, ligesom det visuelle indtryk af retterne ved portioneringen skal tilgodeses. Tilbudsgiveren skal via menuplanlægningen eller via et specielt tilbud tage højde for maden til etniske grupper med andre kostønsker baseret på anden kultur. Normalkost: Feedback: Det daglige tilbud skal, ud over tilbud til de specifikke diæter, mad til småtspisende, og lign. omfatte hovedtypen af mad der betegnes normalkost. Som en integreret del af kostleverancen til Roskilde Kommune skal foregå en løbende tilbagemelding fra brugerne af den leverede ydelse. Dette kan foregå som kontinuerte spørgeskemaundersøgel- 6

7 ser, periodiske tilfredshedsundersøgelser, interviews eller lignende som tilbudsgiveren foretager. Minimum en gang årligt skal mindst 50 % af brugerne have tilkendegivet meningen om ydelsen. Resultaterne af gennemførte feedback skal udleveres til Roskilde Kommune i den takt de gennemføres. Ved brugertilfredshedsundersøgelser skal Roskilde Kommune inddrages i udformningen af spørgsmål. Tilbudsgiveren er forpligtet til inden for de økonomisk afsatte rammer - at drøfte eventuelt forbedringspotentiale som brugerundersøgelse må afstedkomme. Produktudvikling: Produktionssted: Emballage: Tilbudsgiveren er forpligtiget til at sikre en løbende produktudvikling af såvel den konkrete mad samt de relaterede forhold som f.eks. produktionsform, leveringsform, spisetid, menuvalg, etnisk eller kulturel tilpasning, service, generel kostudviklingen i samfundet mv. Produktudvikling indgår i den løbende dialog med Roskilde Kommune. Det forudsættes at tilbudsgiveren af produktion af mad benytter eget produktionssted. Maden forudsættes leveret i emballage af typen menuserien C-PET eller lignende med varmeforseglet låg af klar film. Omkostninger til emballage og engangsservice forudsættes betalt af tilbudsgiveren af produktion af mad. Tilbudsgiveren bedes i tilbud beskrive, hvordan emballagevalg kan styrke borgerens motivation til at indtage maden, for eks. muligheden for at matche farvesammensætning mellem dagens menu og emballage. Det ses gerne, at tilbudsgiveren fremkommer med forslag til recirkulation af benyttet emballage. I det omfang en sådan recirkulation medfører en øget enhedspris skal forslag om en recirkulation fremstå som en option for Roskilde Kommune, dvs. at den tilbudte enhedspris skal angives både med og uden en sådan og på hvert sit skema til priser. Uvildig kontrol: Afregningslister: Tilbudsgiveren er, hvis Roskilde Kommune ønsker dette, pligtig til at lade leverancen vurdere af en uvildig kontrolfunktion udpeget af Roskilde Kommune. Resultat fra denne uvildige kontrol er inappellabel og skal, i det omfang Roskilde Kommune, som følge af kontrollen, forlanger ændringer i leverancen, umiddelbart efterkommes. Tilbudsgiveren af produktion af mad leverer månedligt en liste der bagud viser leverancen af den mad/de produkter den enkelte modtager på hjemadressen har modtaget. 7

8 Afgives der tilbud på den samlede madservice (dvs. med udbringning), leverer tilbudsgiveren månedligt de nævnte lister separat for leverance af mad og for transporten. Menuplaner: Det påhviler tilbudsgiveren af produktion af mad at trykke menuplaner til de enkelte modtagere. Det påhviler tilbudsgiveren af leverancen/transporten at uddele menuplanerne til hver enkelt madmodtager. Den fremsendte/uddelte menuplan skal indeholde 1 måneds menu og uddeles således, at brugerne har disse en uge før første leveringsdag på planen. Layout på menuplanen skal være indbydende og appetitvækkende, gerne med grafiske virkemidler og være sat med en letlæselig skrift, minimum 14 punkt. Herudover skal der benyttes gennemslagspapir. Der skal udarbejdes og fremsendes speciel menuplan i forbindelse med højtider som jul, nytår, påske, pinse. Disse menuplaner skal udelukkende gælde for den pågældende højtid. Menuplanerne skal indeholde information om dagens tilbud for måltidet. Informationerne skal være i klar og beskrivende tekst, der umiddelbart giver reel information om hvad retterne består af, således at brugerne kan træffe beslutninger baseret på dette. Som eksempel på mangelfuld information er "Sommergryde" eller "Flæskesteg" uden angivelse af tilbehør. Informationsmateriale: Det påhviler tilbudsgiveren af produktion af mad at trykke og udsende andet nødvendigt informationsmateriale inkl. en generel informationsskrivelse vedrørende tilbuddet og kosten til den pågældende modtager. En generel informationsskrivelse tilgår alle modtagerne ved start af leverancen samt efterfølgende til nye modtagere ved leverancestart. Informationsmaterialet skal indeholde beskrivelse af følgende: Menutilbud. Service. Generelle kostråd. Informationsmaterialet skal i forvejen godkendes af Roskilde Kommune. 8

9 Næringsberegning: Tilbudsgiveren skal på den daglige mad over for brugerne visualisere næringsindhold i maden. Dette kan ske via farvekoder og informationsmateriale eller andre markeringer. Produktudvikling: Tilbehør: Tilbudsgiveren skal i tilbuddet beskrive hvilken udviklingsplan, der vil være gældende i kontraktperioden. Tilbehør serveres til retterne. Som tilbehør er kartofler, kartoffelmos, ris, pasta, brød, diverse kolde og varme saucer mv. Disse ingredienser skal afpasses de respektive retter, og det skal sikres at variationen i brugen af disse er fornuftig. Samtidig skal det sikres at sammensætningen følger den generelle samfundsudvikling og ændres i takt hermed. Garniture: Til alle retterne skal tilbydes den traditionelt naturligt tilhørende garniture afstemt efter f.eks. årstid mv. Mængden af garniture skal afpasses portionsmængden og de enkelte kostformer. Garniture kan være forskellige former for rå eller kogte grøntsager, sødt og surt mv. Det forudsættes dog, at der altid indgår grøntsager som garniture i hovedretten ud over tilbehøret. Generelt: De anvendte råvarer skal være af god kvalitet, og på alle områder følge de gældende skrevne eller uskrevne normer for produktion af velsmagende og indbydende mad. For visse produktgrupper findes specifikke regler og normer, der skal overholdes. Tilbudsgiveren er til enhver tid ansvarlig for at maden er produceret på en sådan måde og ud fra sådanne råvarer, at den, ud fra en almindelig opfattelse, samlet kan betragtes som værende af god kvalitet. Der lægges derfor vægt på både de anvendte råvarer, pakning, transport, anretning og servering samt det færdige produkt. Økologi: Grønt/frugt: Dokumentation for en høj anvendelse af økologiske varer bliver vurderet i indkomne tilbud, jf. tildelingskriterierne. Tilbudsgiveren bedes derfor beskrive, i hvilken udstrækning økologi indarbejdes i produktionen. Endvidere skal tilbudsgiveren dokumentere, hvor en andel af dennes råvarer i produktionen, der er økologiske Dette skal angives i procent af tilbudsgivers samlede udgifter til indkøb af råvarer. Endelig skal tilbudsgiveren beskrive, hvorledes denne påtænker at synliggøre anvendelsen af økologiske råvarer over for borgere og udbyder i den daglige opgaveudførelse i kontraktperioden. Grønt/frugt skal opfylde EU normer for de pågældende varer i det omfang disse findes eller bliver udarbejdet. Frugt og grønt skal endvidere altid kunne opfylde kravspecifikation som beskrevet på Tilbudsgiveren bedes i tilbudsmateriale redegøre for, hvorledes dette sker. 9

10 Kød: Mælk og osteprodukter: De kødudskæringer og -sorteringer der anvendes skal overholde kravene opstillet i reglerne for fødevareministeriets kvalitetsmærke. Videre skal evt. udvidelser eller justeringer af disse krav opfyldes. Der henvises igen til krav fra For mælkeprodukter skal gældende lovgivning for så vidt angår temperatur overholdes. Dette gælder også temperaturen i bilen mv. under transport og levering. Det forudsættes i øvrigt, at der ikke leveres UTH behandlet mælk. Fisk: For ferske fiskeprodukter skal gældende EU normer overholdes. 10

11 Vejledende mængdeangivelser pr. portion (tilberedt) i forhold til en lille og normal portion: Der skal således kunne leveres 2 portionsstørrelser: Normal, og lille portion, begge med samme energiindhold. Varebetegnelse Mængde Normal portion Lille portion Hovedret Hel kød gram Paneret kød gram Fars gram Fjerkræ uden ben gram Fisk gram Sammenkogt ret dl. 2,5 1,8 Kartofler gram Kartoffelmos gram Kartofler + grønt gram Løse ris gram Pasta gram Stuvede grøntsager dl. 2,5 1,25 Grøntsager dl. 0,75 0,25 Sovs dl. 1,5 1,0 Grøntsupper dl. 2,5 1,8 Henkogt frugt gram Frugtsupper + evt. tilbehør dl. 2,5 1,8 Frugtgrød + mælk dl. 2,0 1,8 Mælkegrød + evt. tilbehør dl. 2,5 1,8 Biretter Suppe med fyld dl. 2,5 1,8 Suppe (koldskål, kærnemælkssuppe og lign.) dl. 2,5 1,8 Fyld til ovennævnte supper gr Fromager med flødeskum dl. 1,5 0,75 Frugtgrød dl 2,0 1,8 Frugt henkogt gr Mælkegrød m. smør og evt. kanelsukker dl. 3 1,8 Budding dl. 1,5 1,5 Saftsovs dl. 0,75 0,50 Is dl. 0,2 0,2 Pandekager stk. 2 1 Æbleskiver stk. 3 2 Tilbehørsdele Survarer, asier, agurkesalat, rødbeder, gele, mv. gr Rugbrød/brød skiver 2/2 ½ Dressing til råkost dl. 1 0,5 11

12 For ingredienser og tilbehørsdele, der ikke specifikt er nævnt, benyttes mængdeangivelsen for et produkt, der tilnærmet svarer til det manglende. Vejledende mængdeangivelser til smørrebrød (madpakke): En madpakke skal bestå af 3 stk. smørrebrød og 1 stk. franskbrød m. ost. Smørrebrødet skal bestå af smurt brød med salatblad, pålæg samt pynt. Mængder ifølge nedenstående skema. Som ovenstående er det vigtigt at pointere forskellen mellem henholdsvis lille og normal portion. Produkt/ingrediens Vægt i gram til Vægt i gram til normal portion. lille portion Rugbrød smurt m/minarine 3/2 skiver = 75 ¾ skiver = 40 Beriget suppe 1½ dl Franskbrød smurt m/smør 1 skive = 25 ½ skive =15 Afskåret pålæg Farspålæg Fiskepålæg Pølsepålæg Salater til pålæg Skæreost Hytteost Æg Leverpostej Paté Frikadelle Medister, bøf, karbonade St. kylling Der forudsættes variation og indhold i menuplanlægning således: At der ikke er sammenfald i kødtype samme dag At der ikke serveres indmad og fisk samme dag At der ikke er kød fra samme kategori to på hinanden følgende dage At menuplanerne indholdsmæssigt er varieret Det kræves, at maden er pakket i godkendt engangsemballage. 12

13 13