Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - Brugervejledning

Transkript

1 Indberetning til Stofmisbrugsdatabasen - Brugervejledning

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Kontaktforløb og behandlingsforløb Hvilke sager skal indberettes? Profiler Myndighedsprofiler Indberetter, sundhedsfaglig og leder i myndighed Administrator i myndighed Varetagende, betroet eller forvaltende Tilbudsprofiler Indberetter og leder i tilbud Administrator i tilbud Fælles skærmbilleder for myndigheds- og tilbudsprofiler Log in og log ud Digital signatur Brugernavn og adgangskode Skift adgangskode Brugeradministration for myndighed og tilbud Vis brugere Opret ny bruger Rediger eller slet bruger Brugeradministration for myndighed - overdrag rettigheder Overdrag rettighed fra myndighed - varetagende Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

3 5.1.2 Overdrag rettighed fra myndighed forvaltende og betroet Fjerne en overdraget rettighed fra myndighed varetagende, forvaltende og betroet Brugeradministration for tilbud Ydelsespakker og overdrag rettigheder Opret ydelsespakke Rediger eller slet ydelsespakke Overdrag rettigheder fra tilbud Overdrag rettighed varetagende Fjerne overdraget rettighed Hjælp og support Termer Onlinehjælp Support Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

4 1 Introduktion Stofmisbrugsdatabasen samler oplysninger, der tidligere har været indsamlet i forskellige registre i separate løsninger. Sundhedsstyrelsen, Center for Rusmiddelforskning og Servicestyrelsen har stået for indsamlingen af disse oplysninger. Stofmisbrugsdatabassen er dermed en generel fællesbetegnelse for en række registre og er samtidig en fælles indberetningsløsning til netop disse registre. De fire eksisterende registre, som er omfattet af Stofmisbrugsdatabasen er: SIB, VBGS, DanRIS (tidl. opdelt i DanRIS-døgn og DanRIS-ambulant). Sundhedsstyrelsen har hidtil indsamlet data om lægelig stofmisbrugsbehandling (SIB), Center for Rusmiddelforskning har indsamlet oplysninger om stofmisbrugsbehandlingen på døgntilbud (DanRIS-døgn), og Servicestyrelsen har indhentet data om social stofmisbrugsbehandling (VBGS), samt oplysninger om stofmisbrugsbehandling på dag- og ambulante tilbud (DanRIS-ambulant). Stofmisbrugsdatabasen indsamler desuden oplysninger vedr. to nye registre med virkning fra 1. januar 2011: Kvalitetssikring af den lægelige behandling og den nationale handlingsplan til forebyggelse af hepatitis C. I systemet er disse to registre nogle gange forkortet til enten hep c eller til kvalhep. Som nævnt benævnes den fælles indberetningsløsning samlet set Stofmisbrugsdatabasen, og indberetningen sker til Det er både kommuner og tilbud (behandlingssteder/leverandører), der skal indberette til Stofmisbrugsdatabasen. Dette skyldes, at de omfattede registre kræver indberetning af oplysninger på begge niveauer. Til VBGS og SIB, samt kvalhep ønskes oplysninger på kommunalt myndighedsniveau, mens DanRISregistret omfatter en ydelsesmonitorering af selve behandlingen på de enkelte tilbud. En kommunal myndighed har derfor ingen ydelser men det har det kommunalt ejede misbrugscenter, eller det privat ejede døgntilbud! Systemet indeholder derfor både myndigheder (dvs. kommuner) og tilbud (dvs. behandlingssteder). Systemet giver en lang række muligheder for at tildele rettigheder, og dette betyder, at en bruger på et tilbud kan få mulighed for både at indberette DanRIS, VBGS, SIB og kvalhep, hvis brugeren får tildelt rettighederne hertil. Man kan i sidste ende derfor nøjes med én bruger, selvom man skal indberette til flere registre. Rettighederne i Stofmisbrugsdatabasen er bygget op i form af profiler. Profiler sikrer en styring af, at de kun de brugere, for hvem det er relevant, får rettigheder til at indberette. Et privat ejet døgntilbud skal fx ikke indberette til SIB og VBGS, men det skal det kommunalt ejede tilbud måske. Derimod skal det privat ejede døgntilbud indberette til DanRIS, hvis det modtager borgere i offentlig stofmisbrugsbehandling. Derfor er der i systemet en skarp opdeling mellem DanRIS og resten. Du kan læse meget mere om profiler i afsnit 3. Stofmisbrugsdatabasen indeholder en lang række begreber og termer, som måske er nye for dig, der skal indberette. Alle begreber kan findes på men indgår også inkl. forklaringer i fællesindholdet, dvs. en beskrivelse af de oplysninger, der skal indberettes og forklaringer herpå. Du vil også støde på dem i denne brugervejledning. 4 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

5 Brugervejledningen indeholder først et afsnit omkring kontaktforløb og behandlingsforløb, der er grundlæggende for den måde de forskellige registre er samordnet i denne fælles indberetningsløsning. Dernæst kommer afsnit 3, der er en gennemgang af rettighedsstrukturen i Stofmisbrugsdatabasen. Her introduceres profiler og det forklares hvordan de skal anvendes og hvordan de hænger sammen med de overordnede rettigheder, som myndigheden eller tilbuddet har. I afsnit 4 gennemgås den basale brugeradministration, der er fælles for alle brugere i systemet uagtet rettigheder. I afsnit 5 og 6 gennemgås de særlige rettigheder, som henholdsvis myndigheden og tilbuddet har i systemet. Brugermanualen kan bruges som opslagsværk, dvs. man kan vælge at springe til det afsnit, der er relevant, men Servicestyrelsen anbefaler, at man sætter tid af til at læse især de indledende afsnit om profiler og rettigheder mv. God læselyst! 5 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

6 2 Kontaktforløb og behandlingsforløb Der registreres en række datoer i Stofmisbrugsdatabasen herunder særligt anmodningsdato, dato for iværksat behandling og dato for afsluttet behandling. Der er uddybende forklaringer på, hvad disse datoer dækker over i fællesindholdet. Ud fra disse datoer (som er en del af VBGS og SIB) gælder det imidlertid, at man kan definere et kontaktforløb, og et behandlingsforløb. Kontaktforløbet mellem borger og myndighed begynder i det øjeblik, at en borger retter henvendelse til en offentlig myndighed for at bede om hjælp til sit stofmisbrug. Kontaktforløbet starter dermed med en anmodningsdato. Behandlingsforløbet begynder når selve behandlingen iværksættes og borgeren dermed påbegynder behandling. Dette sker ved dato for iværksat behandling. Da Stofmisbrugsdatabasen registrerer oplysninger om perioden før selve behandlingen begynder nemlig perioden fra anmodning til iværksættelse af behandling er det derfor behov for at kunne skelne mellem kontaktforløb og behandlingsforløb. Begge forløb afsluttes samtidigt, nemlig ved dato for afslutte behandling. I nedenstående figur er opstillet en oversigt over et kontaktforløb: 6 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

7 Behandlingen skal iværksættes senest 14 dage efter anmodning fra borgeren, ifølge Servicelovens 101, stk. 2. Senest ved behandlingens iværksættelse skal den kommunale myndighed udpege et tilbud, der skal varetage behandlingen. De oplysninger, der indberettes i Stofmisbrugsdatabasen, vedrører forskellige tidspunkter i et sådant kontaktforløb mellem borger og myndighed. Nogle oplysninger vedrører selve behandlingen, og kan kun besvares af det tilbud, hvorfra borgeren modtager behandling, mens andre spørgsmål kun kan besvares af den ansvarlige myndighed. Det er værd at bemærke, at behandlingen ikke afsluttes, hvis der er tale om at borgeren skifter tilbud, fx hvis borgeren går fra ambulant behandling til døgnbehandling. Det er først, når borgeren ikke længere modtager behandling og/eller kontaktforløbet mellem borger og myndigheden afbrydes, at der er tale om dato for afsluttet behandling. Dette betyder dermed også, at i tilfælde af at borgeren skifter opholdskommune undervejs i behandlingen skal der angives en dato for afsluttet behandling. Du kan læse meget mere om dette i senere afsnit af brugervejledningen. Du skal kende borgerens CPR-nummer, for at kunne indberette oplysninger til Stofmisbrugsdatabasen. 2.1 Hvilke sager skal indberettes? Alle stofmisbrugere i behandling skal indberettes i VBGS og SIB. Der skal indberettes oplysninger om borgere, der er i social behandling efter SEL 101 og i lægelig behandling efter SUL 142. Dette omfatter også unge borgere under 18 år, da behandlingsgarantien efter Servicelovens 101 ikke har en nedre aldersgrænse. Modtager man ikke behandling efter Servicelovens 101 eller Sundhedslovens 142 er man ikke omfattet af registreringen. Unge stofmisbrugere, der i stoffri behandling efter andre foranstaltninger end Servicelovens 101 er derfor ikke omfattet. I DanRIS gælder det, at det kun er borgere, der er fyldt 18 år, der skal indberettes. Unge under 18 år er derfor slet ikke omfattet af ydelsesmonitoreringen eller af den lovpligtige EuropASI-registrering. Det er ikke omfattet af Stofmisbrugsdatabasen, hvis der ikke tale om egentlig stofmisbrugsbehandling. Dvs. hvis borgeren møder op i mere uformelle sammenhænge, f.eks. på en café eller et værested med henblik på en uformel snak med misbrugspersonalet. Er der tale om alkoholmisbrugsbehandling er oplysninger i forbindelse med dette ikke omfattet af Stofmisbrugsdatabasen. NAB-registret er ikke en del af Stofmisbrugsdatabasen. Det er kun de borgere, som den kommunale myndighed har ansvaret for, dvs. er opholdskommune for, der skal indberettes. Kontaktforløbet mellem borger og myndighed er derfor centralt i forhold til forståelsen af Stofmisbrugsdatabasen. Kommunale myndigheder, der uddelegerer indberetningen til et eller flere tilbud, vil fortsat have mulighed for at tilgå og følge med i, hvad der indberettes, og har fortsat ansvaret for, at det indberettede er korrekt og fyldestgørende. Læs mere i afsnit Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

8 3 Profiler Der er to typer af organisationer, som har adgang til Stofmisbrugsdatabasen: Myndighed (dvs. kommune) Tilbud (dvs. behandlingssted eller leverandør) En bruger er altid tilknyttet en organisation, dvs. enten en myndighed eller et tilbud. Når en bruger oprettes så skal brugeren tildeles mindst én profil, fx en indberetter. Uden en profil har man ingen rettigheder i systemet. For myndigheder er der fire typer af profiler: Administrator Indberetter Sundhedsfaglig (giver adgang til at oprette brugere og tildele rettigheder/profiler til brugere) (giver adgang til at indberette SIB og VBGS) (giver adgang til at indberette kvalhep) Leder (giver læseadgang til alle indberettede data vedr. SIB, VBGS og kvalhep) For tilbud er der tre typer af profiler: Administrator Indberetter (giver adgang til at oprette brugere og tildele rettigheder/profiler til brugere) (giver adgang til at indberette DanRIS) Leder (giver læseadgang til alle indberettede data vedr. DanRIS) Systemet er bygget sådan op, at hver bruger kan have flere profiler. Med profil menes en samling af rettigheder, som brugeren har i Stofmisbrugsdatabasen. Med andre ord giver en profil rettighed til at se dele af systemet og udføre forskellige handlinger som f.eks. at indberette. Dette kapitel består af en oversigt over, hvilke myndigheds- og tilbudsprofiler, der hører til Stofmisbrugsdatabasen. Du kan desuden se, hvilke rettigheder, der er tilknyttet de forskellige profiler. 8 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

9 3.1 Myndighedsprofiler Med myndighed menes borgerens opholdskommune. Der er overordnet fire forskellige typer myndighedsprofiler: Indberetter, leder, administrator og sundhedsfaglig. I dette afsnit kan du se, hvilke rettigheder de forskellige myndighedsprofiler har. Ud for hver profil kan du se en henvisning til det afsnit i manualen, hvor du kan finde vejledning til netop det skærmbillede. Er der angivet i tabellen, at profilen kun har adgang til at læse visse skærmbilleder, betyder det, at profilen ikke kan indberette/redigere indholdet, kun læse det, der allerede er indberettet Indberetter, sundhedsfaglig og leder i myndighed Afsnit Indberetter Sundhedsfaglig Leder Fremsøg borger Ja Ja Ja Borgeroverblik Ja Ja Ja Registrer anmodning Oprette, redigere og slette Kun læse Kun læse Iværksæt behandling Oprette, redigere og slette Kun læse Kun læse Tilbud Oprette, redigere og slette Kun læse Kun læse Afslut behandling Oprette, redigere og slette Kun læse Kun læse Kvalhep Ingen adgang Oprette, redigere og slette Kun læse ASI-skema Oprette, redigere og slette Ingen adgang Kun læse Overdrag kontaktforløb Ja Kun læse Kun læse Myndighedsrapporter Ja Ja Ja 9 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

10 3.1.2 Administrator i myndighed Som administrator har man adgang til generel Brugeradministration, dvs. oprette, redigere og slette brugere. I tilfælde af, at man har flere administratorprofiler er det er kun muligt at tildele eller fratage profiler på brugere i egen organisation, dvs. for den organisation (myndighed eller tilbud), som hører til den profil man har valgt. Se evt. mere information omkring disse profiltyper under afsnit Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

11 Tilbudsprofiler. Derudover er det kun administrator, som kan overdrage rettigheder på organisationsniveau. Desuden har man som administrator adgang til et overblik over hvilke rettigheder ens myndighed har tildelt andre og har desuden mulighed for at fratage rettighederne igen, hvis nødvendigt. Afsnit Brugeradministration for myndighed - overdrag rettigheder Se Brugeradministration for myndighed - overdrag rettigheder Administrator Ja Ja 11 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

12 3.2 Varetagende, betroet eller forvaltende Som før nævnt kan brugere have flere profiler, og hver profil består af en række rettigheder til at redigere oplysninger i Stofmisbrugsdatabasen. Der er to niveauer af rettigheder; De rettigheder organisationen har, og de rettigheder, som den enkelte bruger har. Det er den lokale administrator, som tildeler profiler til brugerne eller undlader at tildele. At man kan udvælge hvilke brugere, der skal have hvilke profiler, muliggør, at den enkelte bruger kun har adgang til egne arbejdsopgaver. Organisationerne kan overdrage rettigheder til hinanden, og det afhænger af organisationstypen, hvilke profiler en administrator i organisationen kan tildele. Når en myndighed overdrager rettigheder giver det modtager-organisationen mulighed for at tilknytte alle fire typer profiler i myndigheden (administrator, indberetter, sundhedsfaglig og leder). Se desuden indledningen af afsnit 3 for uddybning af profilerne. Som administrator i en myndighed har man tre valgmuligheder ved overdragelse af rettigheder til andre myndigheder eller tilbud. Grundlæggende kan man opdele disse tre typer i to: fulde rettigheder eller begrænsede rettigheder. Fulde rettigheder kaldes varetagende, hvis der overdrages fra én myndighed til en anden, mens det kaldes betroet, hvis der overdrages fra en myndighed til et tilbud! Men basalt set giver det modtager-organisationen samme rettigheder: nemlig muligheden for både at se og indberette oplysninger på lige fod med den myndighed, rettigheden er overdraget fra. Man skal derfor benytte rettigheden varetagende eller betroet med omtanke, da det giver mulighed for at se alle indberettede oplysninger. Kun i særlige tilfælde er betroet relevant. Man kan forestille sig, at et tilbud, der er ejet af den kommunale myndighed, og som evt. også har visitationsret mv. skal have betroet rettighed, så de har overblik over alle kommunens borgere i behandling. Begrænsede rettigheder kaldes forvaltende. Her er der altid tale om en overdragelse fra en myndighed til et tilbud. Forvaltende rettigheder giver for at indberrette oplysninger, men ingen mulighed for at se, hvad der ellers er indberettet. En forvaltende profil ser derfor altid kun de data, der er indberettet med profilen, og ikke de data, som myndigheden eller andre måtte have indberettet. Forvaltende rettigheder er derfor oplagte at benytte, hvis en myndighed ønsker at give tilbud mulighed for at indberette oplysninger, men tilbuddet ikke er ejet af kommunen eller har visitationsret for kommunen. Er man i tvivl om, hvorvidt man skal vælge forvaltende eller betroet så bør man vælge forvaltende! Man kan herefter opgradere til betroet hvis det skulle være nødvendigt. Når der overdrages en rettighed sker der det, at den organisation, der overdrages til, får mulighed for at tildele profiler fra den overdragende organisation til sine egne brugere. Det skal bemærkes, at hvis man får adgang til en profil hos en organisation, som i forvejen har fået adgang til andre organisationer, arver man ikke disse adgange i andet led. Man får kun adgang til netop den organisation, som man har fået overdraget rettigheder fra. Dette betyder altså at hvis en myndighed fx giver rettigheder til et tilbud, så har tilbuddet ingen mulighed for at give denne rettighed videre, eller fjerne den. 12 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

13 I tabellen nedenunder kan du se, hvilke administratorer, der har rettigheder til hvad. Har du som myndighed fået en varetagende profil, så har du fået rettigheder fra en anden myndighed til at tildele brugere i egen organisation, dvs. en profil, der må gøre ting på vegne af en anden organisation. I systemet kaldes tildeling af rettigheder for at overdrage. I Stofmisbrugsdatabasen kan man dog ikke afgive/miste rettigheder, så selvom en kommune fx overdrager indberetningsretten for VBGS og SIB til et tilbud, så har myndigheden altså selv fortsat fulde rettigheder. Man kan naturligvis også fjerne en overdraget rettighed igen, hvis fx et tilbud ikke længere skal have mulighed for at indberette på vegne af myndigheden. Afsnit Brugeradministration for myndighed - overdrag rettigheder Se Brugeradministration for myndighed - overdrag rettigheder Brugeradministration (Kun tildele eller fratage profiler i egen organisation) Administrator Varetagende administrator (myndighed) Betroet administrator (tilbud) Forvaltende administrator (tilbud) Ja Ingen adgang Ingen adgang Ingen adgang Ja Ja Ja Ja Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette 13 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

14 3.3 Tilbudsprofiler I dette afsnit kan du se, hvilke rettigheder de forskellige tilbudsprofiler har. Med tilbud menes behandlingssted, dvs. dér hvor ydelserne modtages. Der er ikke forskel på døgntilbud og ambulante tilbud; de har tilknyttet de samme profiler og rettigheder. Der er tre typer af profiler; en indberetter, en leder og en administrator Indberetter og leder i tilbud Afsnit Indberetter Leder Fremsøg borger Ja Ja Borgeroverblik Ja Ja Indskrivning Oprette, redigere og slette Kun læse Ydelser Oprette, redigere og slette Kun læse Udskrivning Oprette, redigere og slette Kun læse ASI-skema Oprette, redigere og slette Kun læse Tilbudsrapporter Ja Ja Administrator i tilbud En vigtig rolle for administrator i et tilbud er at oprette ydelsespakker, dvs. definere hvad behandlingsindholdet i ydelserne skal være. Som indberetter kan man finde og tildele ydelsespakkerne til de borgere, der er i behandling, men man kan ikke redigere i indholdet af ydelsespakkerne. Det er kun administrator, der kan dette. Data vedrørende ydelser hentes fra Tilbudsportalen, så det er vigtigt, at tilbuddet har opdateret sine oplysninger omkring ydelser på Tilbudsportalen før administrator i Stofmisbrugsdatabasen begynder at oprette ydelsespakker. Man kan i Stofmisbrugsdatabasen se ydelsesoplysninger fra Tilbudsportalen. Har du som tilbud fået en varetagende profil, har du fået rettigheder fra et andet tilbud til at se eller indberette oplysninger på deres vegne, dvs. jeres eget tilbud kan indberette DanRIS på vegne af et andet tilbud. Har du gået en profil, der er betroet eller forvaltende betyder det, at man på tilbuddet har fået mulighed for at indberette oplysninger (SIB, VBGS og kvalhep) på vegne af en myndighed. Betroet er en rettighed, der giver fulde myndighedsrettigheder fra en myndighed, 14 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

15 mens forvaltende er begrænsede rettigheder fra myndighed. Som administrator på et tilbud kan man ikke selv bestemme eller tildele sig selv rettigheder til myndighedsindberetningen. Det er administrator på myndigheden, der skal gøre dette. Se evt. mere information omkring disse profiltyper under afsnit 3.2. Afsnit Administrator Varetagende administrator Betroet administrator Forvaltende administrator Overdrag rettighed varetagende Ja Nej Nej Nej Overdrag rettigheder fra tilbud (Kun se overdragede rettigheder) Oprette Brugeradministration for tilbud Ydelsespakker Brugeradministration (Kun tildel eller fratag profiler i egen organisation) Ja Ja Ja Ja Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette Ingen adgang (myndighed) Ingen adgang (myndighed) Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette Oprette, redigere og slette 15 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

16 4 Fælles skærmbilleder for myndigheds- og tilbudsprofiler I det her kapitel vil du få en gennemgang af de skærmbilleder, der generelt set er tilgængelige for både myndigheds- og tilbudsprofiler. Dette er de grundlæggende brugeradministrative funktioner, som fx oprettelse og redigering af brugere mv. De funktioner, der er særlige for enten myndighed eller tilbud er samlet i afsnittene 5 og Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

17 4.1 Log in og log ud Først skal du gå ind på hjemmesiden og klikke på log in. Hvordan du kan logge in er afhængig af, hvordan en administrator har oprettet dig: Hvis du er oprettet til at bruge din digitale medarbejder signatur, skal du benytte NemLog-in (se afsnit 4.1.1). Hvis du er oprettet til at bruge brugernavn og adgangskode skal du benytte dette (se afsnit 4.1.2) Når du er logget ind, kan du øverst på skærmen se dit brugernavn, din profil, profil og rettigheder og log ud knap. Har du ikke foretaget dig noget i systemet i 30 minutter, vil du automatisk blive logget ud. Automatisk log ud er en sikkerhedsforanstaltning, der skal forhindre, at tilfældigt forbipasserende kan se følsom information i Stofmisbrugsdatabasen på en forladt computer. Tilbud eller myndighed Er ikonet blåt, har du valgt en tilbudsprofil. Er ikonet orange, har du valgt en myndighedsprofil. Log ud Klik på knappen Log ud for at logge ud af systemet. Profil og rettigheder Under læs mere kan du se dine profiler og hvilke rettigheder, du dermed har. Ved klik på Skift kodeord, kan du skifte dit kodeord (se afsnit: Skift adgangskode). Skift profil Du kan se din valgte profil i feltet her. Har du flere profiler, kan du vælge profil fra listen her. Brugernavn Du kan altid se, hvem du er logget ind som. 17 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

18 4.1.1 Digital signatur Du kan logge ind vha. Digital Signatur, som er en elektronisk underskrift, der sikrer, at underskriveren er den, han giver sig ud for at være, når der underskrives i forbindelse med elektronisk kommunikation. Brugeren af digital signatur får udstedt et certifikat. Det har form af en lille fil med personlige oplysninger om brugeren. Til den digitale signatur hører to nøgler. En privat nøgle, der bliver lagret på brugerens pc, og som brugeren skal holde hemmelig. Og en offentlig nøgle, der er alment tilgængelig. Når brugeren benytter sin digitale signatur, indtaster han en personlig adgangskode. Denne adgangskode vælger brugeren, når han installerer sin digitale signatur. Der er ikke begrænsninger på antallet af gange du kan indtaste forkert kodeord. Signaturen bliver ikke låst eller spærret. Digital signatur skal du bruge, hvis du har en digital medarbejdersignatur og din bruger på Stofmisbrugsdatabasen er oprettet til at benytte denne. Det kan f.eks. være den, du tidligere har benyttet til indberetning til SIB. Her kan du læse gode råd om anvendelse af digital signatur: Som administrator eller teknisk personale kan du her få vejledning til installation og opsætning her: Brugernavn og adgangskode Når du er logget ind i Stofmisbrugsdatabasen med den kode du har fået tilsendt, vil du af sikkerhedshensyn blive bedt om at ændre din adgangskode til en kode du selv vælger. Se hvordan under afsnit: Skift adgangskode. Har du forsøgt tre gange at logge ind med forkert brugernavn og/eller adgangskode, vil din brugerkonto blive spærret. Din brugerkonto vil da være spærret i 16 timer, hvorefter du kan prøve igen at logge ind, eller du kan henvende dig til Servicestyrelsens support. Har du glemt din adgangskode, kan du på log in skærmen klikke på Glemt adgangskode. Derefter skal du indtaste dit brugernavn og klikke OK. En ny adgangskode sendes til dig på med det samme. 18 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

19 4.1.3 Skift adgangskode Ønsker du en ny adgangskode, kan du rette den, når du er logget ind. Den nye adgangskode skal overholde følgende kriterier: Skal indeholde mindst otte karakterer Mindst en af de otte karakterer skal være et tal Både store og små bogstaver skal indgå Skift adgangskode Klik på Profil og rettigheder og derefter Skift adgangskode. Skift adgangskode Indtast din nuværende adgangskode og derefter den nye. Klik til sidst på knappen skift adgangskode, for at gennemføre ændringen. Efter seks måneder vil du opleve, når du prøver at logge på Stofmisbrugsdatabasen, at din adgangskode er udløbet. Systemet vil da guide dig hen til at skifte adgangskode. Den nye adgangskode får du tilsendt på mail med det samme. 19 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

20 4.2 Brugeradministration for myndighed og tilbud Det er kun administrator i en organisation, der kan foretage brugeradministration, som også nævnt i afsnit og I dette afsnit kan du læse, hvordan du får vist en liste over eksisterende brugere, opretter, redigerer og sletter brugere. Brugeradministration fungerer på samme måde, om man har en tilbuds- eller en myndighedsprofil. Se derfor afsnit: Brugeradministration for vejledning Vis brugere Som administrator kan du få vist en liste over alle brugere i organisationen ved at klikke på listen Profil og rettigheder og derefter Administrer brugere. Administrer brugere Klik her for at administrer brugere. Opret ny bruger Klik på denne knap for at oprette en ny bruger. Læs mere under afsnit: Opret ny bruger. Rediger eller slet bruger Klik på en bruger for at redigere eller slette den. Læs mere under afsnit: Rediger eller slet bruger. 20 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

21 4.2.2 Opret ny bruger Det er kun administrator, der kan oprette nye brugere. Ved oprettelse af en ny bruger skal en række felter udfyldes, og der skal vælges en eller flere profiler som brugeren skal have adgang til. Hvis en bruger oprettes af en profil, som har adgang til alle organisationer (superadministrator) har denne først navigeret til den organisation, som brugeren skal oprettes under. Brugerens log in Du skal beslutte, om brugeren skal oprettes med brugernavn og adgangskode eller med NemLogin. Identifikation Anvendes typisk til medarbejdernummer, lønnummer eller evt. CPR-nr.. Organisation Brugeren skal tilhøre samme organisation som administratoren og derfor kan feltet ikke redigeres. Tildel profil Tildel en eller flere profiler til brugeren og angiv, hvilken profil er den primære. OBS. Du kan kun tildele profiler inden for egen organisation. 21 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

22 4.2.3 Rediger eller slet bruger På dette skærmbillede kan du redigere brugeren oplysninger, som f.eks. at tildele en ny adgangskode, eller vælge helt at slette brugeren. Når en administrator redigerer en brugers oplysninger, så er brugerens eksisterende oplysninger forudfyldt. Brugernavnet og Certifikat ID (som er den digitale signaturs brugernavn ) kan ikke ændres, men det kan alle øvrige oplysninger, inklusiv tilknyttede profiler. Adgangskode Du kan ændre brugerens adgangskode. Se kravene til adgangskode under afsnit: Skift adgangskode. Tildel/fjern profiler Du kan tildele eller fjerne profiler fra brugeren. Opdater bruger Når du er færdig med at foretage ændringer til brugeren, klik da på knappen her. Slet bruger For helt at slette brugeren klik her. 22 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

23 5 Brugeradministration for myndighed - overdrag rettigheder Som administrator i myndighed kan man overdrage rettigheder til både andre myndigheder og til tilbud, samt se overdragede rettigheder, og fratage rettigheder. Det betyder i praksis, at en anden organisation kan indberette oplysninger på ens egen organisations vegne. Her er der altså tale om registrene SIB, VBGS og kvalhep. Der er tre valgmuligheder, som også beskrevet i afsnit 3.2 Varetagende, betroet eller forvaltende. Overdragelsen af rettigheder er i systemet delt i to oplysninger, der skal vælges: det første, der skal vurderes er hvilken type rettighed man vil give (fx begrænsede rettigheder til et tilbud), og dernæst skal man vælge hvilken organisation (dvs. hvilken kommune, hvis man vil give en varetagende rettighed, eller hvilket tilbud, hvis man vil give forvaltende eller betroet rettighed). Administrator i myndigheden kan fjerne rettigheden igen dette sker på et separat skærmbillede. 23 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

24 5.1.1 Overdrag rettighed fra myndighed - varetagende Overdrag rettigheder Klik på dette link på listen for at komme til skærmbilledet. Overdragelsestype Du skal starte med at vælge typen. Organisation Derefter skal du vælge, hvilken organisation rettighederne skal overdrages til. Overdrag Klik til sidst på denne knap for at overdrage. 24 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

25 5.1.2 Overdrag rettighed fra myndighed forvaltende og betroet Overdragelsestype Du skal starte med at vælge typen. Organisation Derefter skal du fremsøge og vælge, hvilken organisation rettighederne skal overdrages til. Det er ens hvad enten du har valgt forvaltende eller betroet i begge tilfælde skal vælges et tilbud. Overdrag Klik til sidst på denne knap for at overdrage myndighedsopgave. Når en myndighed overdrager rettighed til et tilbud beholder det samtidig selv alle rettigheder. 25 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

26 5.1.3 Fjerne en overdraget rettighed fra myndighed varetagende, forvaltende og betroet Som administrator i myndigheden har du mulighed for at få et overblik over hvilke myndigheder og tilbud, som din egen myndighed har tildelt rettigheder. Dette gøres ved at vælge Læs mere under profiler og rettigheder i rullemenuen. Her er der ud for hver organisation en tekst, der hedder fjern overdragelse. Når der trykkes på linket vil rettighederne omgående blive fjernet dvs. at alle profiler for myndigheden på brugere i den valgte organisation mistes. 26 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

27 6 Brugeradministration for tilbud Ydelsespakker og overdrag rettigheder Udover den almindelige brugeradministration har administrator på tilbud en særlig opgave. Det er nemlig kun administrator på tilbud, der kan oprette, redigere og slette ydelsespakker. Indberetter i tilbud har kun ret til at tilknytte ydelsespakker til en borgers behandlingsforløb. Du får adgang der til ved at klikke på ydelsespakker i menuen. Søg efter ydelsespakke Du kan søge efter en oprettet ydelsespakke ved at indtaste ydelsespakkens navn i søgefeltet. Opret ydelsespakke Opret en ny ydelsespakke ved at klikke på denne knap. Se vejledning her til i afsnit: Opret ydelsespakke. Rediger eller slet ydelsespakke Klik på en oprettet ydelsespakke for at redigere eller slette den. Se vejledning her til i afsnit: Rediger eller slet ydelsespakke. 27 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

28 6.1 Opret ydelsespakke Du skal udvælge de af tilbuddets tilbudte ydelser, som ydelsespakken skal indeholde. Beskrivelse Du kan evt. tilføje en beskrivelse til din ydelsespakke, der f.eks. kan hjælpe dig med at adskille ydelsespakkerne fra hinanden. Tilføj ydelser til pakken Venstre kolonne viser alle tilbuddets tilbudte ydelser. Ved at klikke på plusset ud for en ydelse vil den blive tilføjet ydelsespakken og blive vist i højre kolonne, der indikerer, at den er valgt. Klik på minusset for at fortryde. Opret Klik på denne knap for at oprette ydelsespakken, når du har valgt navn, intensitet, evt. beskrivelse og ydelser, som pakken skal indeholde. 28 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

29 6.1.1 Rediger eller slet ydelsespakke Du kan kun redigere ydelsespakkens navn, behandlingsintensitet og beskrivelse. Ønsker du en pakke, der indeholder andre ydelser, skal du oprette en ny (se forrige afsnit). Gem Klik på denne knap for at gemme ændringer til ydelsespakken. Annuller Klik på denne knap, hvis du ikke vil foretage ændringer til ydelsespakken. Slet Klik på denne knap for at slette ydelsespakken. 29 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

30 6.2 Overdrag rettigheder fra tilbud Administrator i tilbud (dvs. også i døgntilbud) har rettigheder til at overdrage rettigheder til at indberette DanRIS til et andet tilbud. Dette skal kun benyttes, såfremt det er relevant det i udgangspunktet tilbuddets egen opgave at sørge for at indberette Overdrag rettighed varetagende Overdragelsestype Du skal starte med at vælge typen. Tilbud Derefter skal du fremsøge og vælge, hvilke tilbud rettighederne skal overdrages til. Overdrag Klik til sidst på denne knap for at overdrage myndighedsopgave. 30 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

31 6.2.2 Fjerne overdraget rettighed Som administrator i tilbuddet har du mulighed for at få et overblik over hvilke tilbud, som dit eget tilbud evt. har tildelt rettigheder. Dette gøres ved at vælge Læs mere under profiler og rettigheder i rullemenuen. Her er der ud for hver organisation en tekst, der hedder fjern overdragelse. Når der trykkes på linket vil rettighederne omgående blive fjernet dvs. at alle profiler for tilbuddet på brugere i den valgte organisation mistes. Bemærk at det også er på dette skærmbillede, at du kan se hvilke myndigheder, der har tildelt jeres tilbud rettigheder. I dette eksempel er der tildelt fulde rettigheder, betroet, fra Århus Kommune, hvilket betyder, at tilbuddet kan indberette SIB, VBGS og kvalhep på vegne af Århus Kommune og har overblik over alle indberetninger fra Århus Kommune. Læs evt. mere i afsnit 3.2 Varetagende, betroet eller forvaltende. 31 Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen

32 7 Hjælp og support Opstår der tvivlsspørgsmål, er der hjælp at hente i systemet. Er det et specifikt felt eller ord, som du er i tvivl om, kan du finde en definition på listen over termer (se afsnit: Termer). Desuden vil der også være forklarende tekst rundt omkrig i systemet (se afsnit: Onlinehjælp). Har du behov for personlig kontakt, for at kunne få løst dit problem, kan du kontakte Servicestyrelsens support (se afsnit: Support). 7.1 Termer Servicestyrelsen har udarbejdet en liste med definitioner af de problematiske termer i forbindelse med stofmisbrugsindberetning. Du kan desuden også se de begreber, hvor en definition er underudarbejdelse: Onlinehjælp Da flere forskellige organisationstyper er inde over indberetning omkring en borgers kontaktforløb, kan der komme til at opstå forvirring omkring rækkefølgen af indberetning. Glemmer du f.eks. som tilbud, at indskrive borgeren inden du tilknytter ydelser til behandlingsforløbet, vil systemet minde dig på det. Systemet vil også guide dig der hen, hvor indberetningen er mangelfuld eller måske endda forkert udfyldt. Du vil desuden kunne finde hjælp til udfyldelse af de enkelte felter i Stofmisbrugsdatabasen ved at klikke på spørgsmålstegnikonet ud for det felt, som du gerne vil have hjælp til udfyldelse af. 7.3 Support Eventuelle spørgsmål og support til Stofmisbrugsdatabasen ydes af Servicestyrelsen, der kan kontaktes enten på eller telefon. support@servicestyrelsen.dk Tlf.: Brugervejledning for indberetning til Stofmisbrugsdatabasen