Opsamling og evaluering

Transkript

1 Opsamling og evaluering af 1

2 Indledning Den 8. februar 2016 blev der for første gang nogen sinde afviklet en frivilligbørs i Esbjerg Kommune. En frivilligbørs er en åben markedsplads hvor interesserede frivillige foreninger, kommunale institutioner og lokale virksomheder får mulighed for, at mødes med henblik på at udveksle tjenester og ydelser, - uden der er penge involveret. Beslutningen om at lave en frivilligbørs i Esbjerg blev truffet af Social & Arbejdsmarkedsudvalget i Esbjerg Kommune, der havde oplevet et lignende arrangement på en studietur til Holland. På FrivilligBørs Esbjerg 2016 var der afsat 1 ½ time til, at de fremmødte deltagere (fordelt på over 70 aktører) kunne indgå aftaler med hinanden. Da frivilligbørsen lukkede var der indgået 186 aftaler. Denne evaluering repræsenterer en opsamling på de erfaringer som FrivilligBørs Esbjerg 2016 umiddelbart gav, og vil således kunne inddrages i forhold til planlægningen af en ny eventuel frivilligbørs i Esbjerg Kommune. Sammenfatning og anbefalinger Alene ud fra deltagerantal og antal indgåede aftaler må FrivilligBørs Esbjerg 2016 helt overordnet betragtes som en succes. Dog ville deltagelsen af flere virksomheder havde været at foretrække, ligesom der med fordel kunne have deltaget flere kultur- og idrætsforeninger samt kommunale institutioner. Selve afviklingen af FrivilligBørs Esbjerg 2016 foregik i en generel positiv atmosfære, hvor der udover at blive indgået mange aftaler, foregik en positiv uformel dialog mellem deltagerne. Tilbagemeldinger fra deltagerne har således også i langt overvejende grad været positive. De indgåede aftaler og en video fra dagen kan ses på 2

3 På baggrund af de erfaringer der blev indhentet i forbindelse med henholdsvis planlægningen og afviklingen af FrivilligBørs Esbjerg 2016, kan der opstilles en række anbefalinger, som kan inddrages når der eventuelt igen skal afholdes en frivilligbørs i Esbjerg området. Anbefalinger i forhold til planlægning af en eventuel fremtidig frivilligbørs: At repræsentanter fra Frivillighuset Vindrosen og de kommunale forvaltninger: Borger & Arbejdsmarked, Sundhed & Omsorg og Børn & Kultur, igen bliver repræsenteret i den projektgruppe, der står for planlægningen af frivilligbørsen. At der gøres en ekstra indsats for, at placere en lokal virksomhedsrepræsentant i den projektgruppe, der står for planlægning af frivilligbørsen. At der overvejes om der skal være en bredere repræsentation, eller ingen repræsentation, fra det lokale presse i projektgruppen, med det sigte at der kan ske en bredere pressedækning af frivilligbørsen. At der indgås aftale med frivillige, der har erfaringen med og kontakt til det lokale erhvervsliv, om at tage direkte og personlig kontakt til de lokale virksomheder, med henblik på at få flere virksomheder til, at deltage på frivilligbørsen. At der gøres en ekstra indsats for, at få flere lokale kultur- og idrætsforeninger samt kommunale institutioner til at deltage på frivilligbørsen. At salg og formidling af frivilligbørsen hovedsagligt sker via personlige kontakter og lokale netværk, samt via de sociale medier, videospots og målrettede mailkampagner. At det overvejes at udvide finansieringskilderne til afvikling af frivilligbørsen til mere end blot sponsorarter og midler fra servicelovens paragraf 18, herunder fx anvendelse af midler fra Folkeoplysningsloven. Anbefalinger i forhold til afvikling af en eventuel fremtidig frivilligbørs: At såfremt der ønskes eller forventes flere deltagere, bør det overvejes at flytte frivilligbørsen til en lokalitet der kan rumme endnu flere deltagere. At de lokale politikere også fremover bliver inddraget aktivt på frivilligbørsen, fx som børsmæglere. At der sikres en tilstrækkelig printerkapacitet til, at kopiere de indgåede aftaler på frivilligbørsen. At eventuel forplejning sker i samme lokale og i samme tidsrum som, eller umiddelbar forlængelse af, selve afviklingen af frivilligbørsen. At der etableres områder på frivilligbørsen, hvor deltagerne kan sidde og snakke uformelt og uforpligtigende med hinanden, uden fokus på indgåelse af aftaler. At frivilligbørsen eventuel flyttes lidt længere frem på året, således at virksomhederne er på god afstand af afslutning og indsendelse af deres årsregnskab. 3

4 Opsamling og evaluering: Planlægning af FrivilligBørs Esbjerg Til planlægning af FrivilligBørs Esbjerg 2016 blev der nedsat en projektgruppe bestående af repræsentanter fra Frivillighuset Vindrosen, DBU Jylland, Lokalavisen Esbjerg samt Borger & Arbejdsmarked, Sundhed & Omsorg og Kultur og Børn & Kultur i Esbjerg Kommune. Projektgruppen blev sekretariatsbetjent af Borger & Arbejdsmarked, Esbjerg Kommune. Det lykkedes ikke trods henvendelse til Esbjerg Erhvervsudvikling og konkrete virksomheder, at få det lokale erhvervsliv repræsenteret i projektgruppen. Samarbejdet i projektgruppen, fungerede konstruktivt under hele planlægningsforløbet, med Frivillighuset Vindrosen og Borger & Arbejdsmarkedsforvaltningen som de bærende kræfter. Fra september 2015 til afvikling af frivilligbørsen i februar 2016 blev der afholdt ca. et månedligt møde i projektgruppen. En del af arbejdet bestod indledningsvis, at søge inspiration hos de kommuner hvor der havde været afviklet en frivilligbørs, mens det efterfølgende naturligt primært omhandlede salg, formidling og planlægning af selve frivilligbørsen. Formidling og salg af FrivilligBørs Esbjerg 2016 foregik primært via de netværk som projektgruppemedlemmerne havde i forvejen, samt via diverse informationsmøder for relevante aktører. Der blev desuden oprettet en hjemmeside ( samt lavet postkort og delt informationer omkring FrivilligBørs Esbjerg 2016 via standardiserede mails med video, samt gennem de sociale medier LinkedIn og Facebook. Herudover blev FrivilligBørs Esbjerg 2016 formidlet på Esbjerg Kommunes Intranet (EKnet) og på diverse netværksmøder afholdt af Esbjerg Erhvervsudvikling samt i deres nyhedsbrev. Den relativt store deltagelse med godt 70 aktører og ca. 130 deltagere, vidner om at formidling af FrivilligBørs Esbjerg 2016 samlet lykkedes relativt godt. Dog viser det lave antal virksomheder (6) og det lave antal kommunale institutioner (8 stk.), at det ikke i fuldt omfang lykkedes at få fat i alle potentielle aktører. Erfaringer andre steder i landet viser, at det generelt er svært at få virksomheder til at deltage på en frivilligbørs, og udfordringer med at inddrage det lokale erhvervsliv i planlægningsfasen (jf. ovenfor) gjorde givet ikke denne opgave lettere. 4

5 Det beskedne antal kommunale institutioner kan muligvis skyldes, at FrivilligBørs Esbjerg 2016 primært blev formidlet via kommunens Intranet, og i langt mindre grad gennem det formelle ledelsessystem. Omtalen af FrivilligBørs Esbjerg 2016 i de lokale medier forud for selve afviklingen af denne, var relativ god, med flere artikler og omtaler i fx Jyske Vestkysten, Lokalavisen Esbjerg og Ugeavisen Esbjerg. Det lykkedes desuden, at få støtte fra Esbjerg Fonden og Claus Sørensens Fond til afvikling af firivilligørsen, mens forsøg på at skaffe mindre private bidrag via Caremaker.dk ikke lykkedes i nævneværdigt omfang. Nedenfor er en kort opsamling på hvad der vurderes, at have fungeret godt i forhold til planlægningen af FrivilligBørs Esbjerg 2016, og hvad der eventuelt omvendt kunne gøres anderledes eller bedre en anden gang. Det fungere godt: - Samarbejdet mellem FrivilligHuset Vindrosen og Esbjerg Kommune omkring planlægning og formidling af frivilligbørsen. - Anvendelse af standardiserede mails og video til formidling og salg af frivilligbørsen. Det kunne gøres anderledes/bedre: - Formidling af frivilligbørsen til de lokale virksomheder. - Formidling af frivilligbørsen til de lokale idræts- og kulturelle foreninger. - Formidling af frivilligbørsen til de kommunale institutioner. - Anvendelse af Facebook og LinkedIn til formidling og salg af frivilligbørsen. - Brugen af Caremaker.dk til indsamling af mindre beløb fra private donerer. - Støtte fra lokale fonde til afvikling af frivilligbørsen. - God omtale i den lokale presse, også udover i Lokalavisen Esbjerg som var repræsenteret i projektgruppen. 5

6 Opsamling og evaluering: Afviklingen af FrivilligBørs Esbjerg FrivilligBørs Esbjerg 2016 blev afviklet i Sundbosalen på Esbjerg Conference Hotel, med udgangspunkt i følgende program: Kl. 16:30 Kl. 16:45 Kl. 17:00 Kl. 17:00-18:30 Kl. 18:30 Kl. 18:45-20:30 Ankomst og velkomstdrink Velkomsttale ved Borgmester Johnny Søtrup Åbning af FrivilligBørs Esbjerg ved BørsBoss Kurt Jakobsen FrivilligBørs - Formidling af ydelser og indgåelse af aftaler FrivilligBørsen lukker Sandwich og netværk, samt præmieoverrækkelse Salen hvor frivilligbørsen blev afviklet i var opdelt i en række temaområder, hvor deltagerne kunne efterspørge og udbyde ydelser og tjenester. En række lokale politikere fungerede som børsmæglere, der hjalp deltagere med at indgå aftaler med hinanden. De indgåede aftaler blev registreret ved et bord centralt placeret i lokalet, hvor der også blev taget kopier af de indgåede aftaler, - en til hver aftalepart. En løbende opdatering af antallet af registrerede aftaler var hele tiden siden synlig for deltagerne på et lærred bag registreringspanelet. Der var generelt en god stemning og dialog mellem deltagere under afvikling af frivilligbørsen, og indgåelse samt registrering aftalerne foregik stor set uden problemer. De printere som var opstillet, kunne dog ikke klare at kopiere det store antal aftaler som blev indgået, hvorfor man måtte benytte sig af Esbjerg Conference Hotels kopimaskine til at løse den udfordring som opstod som følge heraf. Tilbagemeldinger fra deltagerne var efterfølgende generelt meget positive i forhold til antal og indhold i de aftaler som blev indgået, samt i forhold til selve afviklingen af frivilligbørsen, - dog med påpegning af den netop manglende kopi- og printerkapacitet. Der blev indgået 186 aftaler på FrivilligBørs Esbjerg 2016, hvilket formentligt er det højeste antal aftaler der er indgået på en frivilligbørs i Danmark. UC Syd indgik flest aftaler (23 stk.), medens Cafe Paraplyen fik en præmie for bedst udklædning og synliggørelse af sine tilbud og ønsker. 6

7 Der er lavet en samlet oversigt over de indgåede aftaler samt en video, der dokumenterer dagen. Begge disse kan tilgås fra Den efterfølgende pressedækning af Frivilligbørs Esbjerg var, ud over en artikel i Lokalavisen Esbjerg og omtale i Radio Victoria, desværre begrænset til en notits i Jyske Vestkysten. Som det fremgår af tabellen nedenfor blev Frivilligbørs Esbjerg 2016 gennemført indenfor den fastsatte budgetgrænse på kr., samtidigt at det med den økonomiske støtte fra Esbjerg Fondens og Claus Sørensens fond, lykkedes at gennemføre den uden en fuld finansiering med midler fra Servicelovens paragraf 18*. Regnskab for FrivilligBørs Esbjerg 2016 Indtægter kr. Udgifter kr. Sponsorater via Caremaker Lokaleleje Esbjerg Fonden Forplejning ECH (mad + drikke) Claus Sørensens Fond Børs-rekvisitter Esbjerg kommune* PR (banner og videoer mv.) I alt I alt Ud fra den grundlæggende tanke, at idræts- og de kulturelle organisationer er tænkt inddraget yderligere, kan det overvejes om finansieringen af en eventuel fremtidig frivilligbørs i Esbjerg også søger medfinansiering via midler fra Folkeoplysningsloven. Nedenfor er en kort opsamling på hvad der vurderes, at have fungeret godt i forhold til selve afviklingen af FrivilligBørs Esbjerg 2016, og hvad der eventuelt omvendt kunne gøres anderledes eller bedre en anden gang. 7

8 Det fungere godt: - Opdeling af lokalet hvor frivilligbørsen blev afholdt i en række temaområder, gav et godt overblik for deltagerne i forhold til at formidle eller søge efter ydelser eller tjenester. - Brugen af lokalpolitikere i funktionerne som BørsBoss og Børsmæglere gav en positiv stemning og oplevelsen af, at frivilligbørsen blev prioriteret politisk og havde en reel lokal samfundsmæssig betydning. - Elektronisk registrering og løbende synliggørelse af antal indgåede aftale på storskærm bidrog til en dynamisk fremdrift på frivilligbørsen. - Indbygning af konkurrence om flest indgåede aftaler og bedst udklædte deltager, bidrog til både en dynamisk fremdrift og positiv stemning blandt deltagerne på frivilligbørsen. Det kunne gøres anderledes/bedre: - Der var ikke nødvendigt med et tidsslip mellem borgmesterens tale og BørsBossens åbning af frivilligbørsen. - Kopi- og printerkapacitet var ikke helt tilstrækkelig i forhold til det antal aftaler der blev indgået. - Ikke alle deltagere havde i tilstrækkelig grad synliggjort hvilke ydelser og tjenester de efterspurgte og udbød. - Der manglede steder hvor deltagerne kunne slappe af og netværke med hinanden, når de ikke lige søgte og indgik aftaler. - Flere deltagere forlod børsen efter lukning af frivilligbørsen, og deltog derfor ikke i det efterfølgende netværksarrangement med uddeling af præmier. 8