NOTAT. Allerød Kommune. For-analyse fælles hjælpemiddeldepot

Transkript

1 NOTAT Allerød Kommune Sekretariat For-analyse fælles hjælpemiddeldepot Furesø og Ballerup Kommuner har i forsommeren 2012 behandlet forslag om etablering af fælles hjælpemiddeldepot. Sagen blev behandlet på møde i Social- og Sundhedsudvalget i Furesø den 6. juni Forslaget blev afvist, idet udvalget ønskede andre alternativer undersøgt. På den baggrund har der været afholdt møde mellem Allerød og Furesø Kommune med henblik på vurdering af muligt besparelsespotentiale ved et samarbejde der også inkluderer Allerød Kommune. For at vurdere, hvorvidt der er grundlag for at igangsætte en samlet analyse på området, er der mellem Furesø og Allerød Kommune indgået aftale om, at Allerød Kommune udarbejder for-analyse. Med for-analysen skal det afklares, hvorvidt der er grundlag for at arbejde videre med et fælleskommunalt hjælpemiddeldepot. For-analysen skal blandt andet afdække et muligt besparelsespotentiale, IT-mæssige problemstillinger, organisatoriske udfordringer mm. Analysen er baseret på materialet udarbejdet i fællesskab mellem Furesø og Ballerup Kommune. Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: [email protected] Dato: 21. januar 2013 Sagsbehandler: mitt Direkte telefon: 313 Allerød Hjælpemiddeldepot Allerød kommunes hjælpemiddeldepot er placeret på Beredskabsgården, Vassingerød Bygade 2-4, 3540 Lynge. Hjælpemiddeldepotets areal udgør 280 m2, som er indrettet med et mindre kontor på ca. 9 m2 og vaske/rengøringsafdeling på ca. 40 m2. De resterende m2 er indrettet med reolsystemer til opbevaring af hjælpemidler. Beredskabsgården rummer ud over beredskabet og hjælpemiddeldepotet også Allerød Service team Håndværk og Logistik. Hjælpemiddeldepotet har mulighed for at gøre brug af værkstedsfaciliteter i team Håndværk/Logistik. Herudover anvendes et mindre areal i beredskabets depot til opbevaring af 10 stk. elektriske senge af udgåede modeller. Disse senge er et nødberedskab i tilfælde af f.eks. brand på et plejehjem hvor de eksisterende senge bliver uanvendelige. Til håndtering af opgaverne på hjælpemiddeldepotet er der ansat 1½ servicemedarbejdere, som har til opgave at forestå den daglige drift af depotet, herunder udbringning, hjemtagning, reparationer og rengøring. Endvidere foretages indkøb, kassation mv. efter aftale med Ældre og Sundhed. Nødkald og nøglebokse opsættes/ nedtages og der foretages specialtilpasninger af hjælpemidler efter aftale med ergoterapeuterne. Udover de fastansatte på hjælpemiddeldepotet benyttes personale fra team Håndværk/Logistik (typisk personer i jobtræning fra jobcenter) til at foretage transport af hjælpemidler på faste dage - tirsdage og torsdage. Hjælpemiddeldepotet er pr. 1. januar 2013 organiseret i Beredskabet, Sekretariatet. Udgifterne til indkøb af hjælpemidler og drift af depot udgør:

2 Udgifter regnskab 2011 Husleje Forbrugsafgifter, el, vand og varme Løn Biler Diverse drift (arbejdstøj, skruer m.v.) Genbrugshjælpemidler indkøbt af depot Genbrugshjælpemidler indkøbt af visitatorer Total Allerød Kommune har i 2011 og 2012 deltaget i to fælles kommunale udbud af genbrugshjælpemidler, og har dermed indkøbsaftaler på alle standardhjælpemidler. De fælleskommunale udbud har betydet, at udgifterne til genbrugshjælpemidler (både indkøbt af visitator og depot) er faldet fra ca. 1,63 mio. kr. i 2010 til 1,06 mio. kr. i Der foreligger ikke endeligt regnskabsresultat for Udbuddet af 2011 skal genudbydes i 2013, og Allerød kommune har også tilsluttet sig dette udbud. Omfang af eventuel sammenlægning En eventuel sammenlægning af kommunernes hjælpemiddeldepoter vedrører alene depoternes driftsfunktioner. Myndighedsfunktionen med visitation af hjælpemidler og fastsættelse af kommunernes serviceniveau vil fortsat være beliggende i de enkelte kommuner. Depotets driftsopgaver omfatter opgaver som levering, afhentning, vask og reparation af genbrugshjælpemidler samt indkøb af kommunernes standardhjælpemidler, som også i dag indkøbes direkte til de to kommuners depoter. Øvrige specialhjælpemidler, som udgør størstedelen af indkøbsudgiften, og som indkøbes specifikt til enkelte borgere, vil fortsat blive indkøbt og finansieret særskilt i kommunen. Efter endt brug vil de blive returneret til det fælles depot og stå til rådighed for begge kommuners visitatorer til fremtidig brug. For Allerød Kommune vil der være uændret serviceniveau ved et fælles hjælpemiddeldepot og der vurderes ikke afgørende faglige fordele ved fælles depot.. Fysisk sammenlægning af de to/tre hjælpemiddeldepoter Hjælpemiddeldepotet i Furesø Kommune har i dag til huse i en bygning i Farum, med en uopsigelig lejeaftale for Furesø Kommune frem til Denne særlige situation vanskeliggør realiseringen af et væsentligt 1 Huslejen er baseret på en skønsmæssig husleje svarende til kr. 400 pr. m2. (opvarmet lagerbygning uden administrationslokaler) a 280 m2 x 400,00 kr. = ,00 kr. Side 2

3 økonomisk potentiale ved sammenlægning, hvis depotet ikke placeres i de nuværende lokaler i Farum. Ballerup Kommune skal finde ny lokalitet til hjælpemiddeldepotet, da den bygning, som depotet indgår i, er sat til salg. Placeringen af det nye fælles depot i Farum giver længere afstande fra borgere og visitatorer i Ballerup og Allerød Kommune til depotet. Ballerup Kommune har derfor udtrykt ønske om, at der indrettes et lille lokale til borgerbetjening på en central beliggenhed i Ballerup. Allerød Kommune vurderer ikke, at der behov for tilsvarende i Allerød da der i det nuværende depot ikke er adgang for borgere. Placering af hjælpemiddeldepot i Farum vil betyde en marginal øget kørsel til og fra Farum, hvilket dog forventes modsvaret af en mere effektiv drift og ressourceudnyttelse. Etablering af fælles it-system på tværs af kommunerne En væsentlig forudsætning for nyt depot er it-understøttelse og understøttelse af en hensigtsmæssig visitation og myndighedsudøvelse, så kommunernes helhedsorienterede og koordinerede sagsbehandling af borgerne kan bevares. Ballerup og Furesø Kommuner anvender samme it-system på socialområdet, herunder hjælpemiddelområdet. Det til trods viser deres analyse, at det er endog meget vanskeligt at etablere en fælles it-løsning. Furesø har vurderet, at udviklingen af en it-løsning, som kan understøtte fremtidige arbejdsgange i både et nyt fælles depot og de to kommuners særskilte visitationer koster over 5 mio. kr. at udvikle. I samarbejde med KMD har Ballerup og Furesø fundet en alternativ løsning til it-understøttelse. Denne løsning kan udvikles for ca kr. (ekskl. moms) og vurderes i vid udstrækning at imødekomme den opstillede kravspecifikation. Løsningen betyder dog, at visitatorerne i de to kommuner fremover skal arbejde i to særskilte systemer, og at arbejdsgangene i visitationerne derfor besværliggøres. Der må derfor påregnes et øget ressourceforbrug i visitation. Dette tidsforbrug er ikke medregnet i det forventede besparelsespotentiale i analysen fra Furesø/Ballerup. De angiver dog, at ressourceforbruget kan imødegås på anden vis gennem f.eks. ændringer af andre arbejdsgange, øget digitalisering m.v. Hvor Furesø og Ballerup anvender Rambøll/KMD anvender Allerød CSC. Der er altså tale om to forskellige systemer på tværs af de tre kommuner. Dermed vil de it-mæssige udfordringer blive endnu større end det er beskrevet i analysen Ballerup/Furesø. Forvaltningen har ikke foretaget en økonomisk vurdering af udgiften til etablering af en fælles it-løsning. Udgiften forventes dog, at være væsentlig mere end de kr. som angivet af Furesø/Ballerup. Alternativet er, at Allerød overgår til KMD på området og indgår i den samme it-understøttelse som Ballerup/Furesø. Overslag besparelsespotentiale Forvaltningen har lavet et overslag på muligt besparelsespotentiale ved fælles depot. Side 3

4 Udgifter Potentiale Besparelse 2011 Husleje % 0 Forbrugsafgifter, el, vand % og varme Løn % Biler % Diverse drift (arbejdstøj, % 0 skruer m.v.) Genbrugshjælpemidler % 0 indkøbt af depot Genbrugshjælpemidler % 0 indkøbt af visitatorer Total Bemærkninger: Husleje: Besparelse forudsætter udlejning eller anden anvendelse af nuværende hjælpemiddeldepot. Forbrugsafgifter: Udgifterne bortfalder kun marginale udgift til at holde lokalerne frostfri. Løn: Forventes besparelse på 10 % ved fælleshjælpemiddel-depot. Biler: Forventes besparelse på 20 % ved mere hensigtsmæssigt anvendelse af biler Diverse drift: Forventes uændret Vedrørende indkøb af hjælpemidler forventes der ikke umiddelbart nogen besparelse. Det skyldes, at Allerød Kommune i 2011 og 2012 har deltaget i to fælles kommunale udbud af genbrugshjælpemidler, og har dermed indkøbsaftaler på alle standardhjælpemidler. Udbuddet af 2011 skal genudbydes i 2013, og Allerød kommune har også tilsluttet sig dette udbud. Allerød Kommune har derfor realiseret det forventede økonomiske potentiale der er ved et tværkommunalt samarbejde om indkøb af hjælpemidler. Furesø kommune har tilsluttet sig udbuddet for 2012, og er således omfattet af samme aftaler for en stor del af hjælpemidlerne. De 10 % som Furesø/Ballerup har angivet i deres analyse er før Furesø kommune tilsluttede sig det fælleskommunale udbud på hjælpemidler. Driftsomkostninger ved fælles hjælpemiddeldepot Oplysningerne er baseret på rapporten fra Furesø/Ballerup De anslåede omkostninger er baseret på analysen fra Furesø/Ballerup og er fordelt på baggrund af befolkningstal i de tre deltagende kommuner. Oplysninger er hentet fra Danmarks Statistik og baseret på 4 kvartal (Allerød Kommune 21,8 %, Furesø 34,5 % og Ballerup Kommune 43,7 %) Driftsomkostninger I alt Allerød Ballerup Furesø Husleje Farum Forbrugsafgifter Rengøring Side 4

5 Mens den potentielle besparelse udgør kr., må der forventes driftsomkostninger på ca kr. Det samlede potentiale anslås dermed til ca kr. eksklusiv etableringsomkostninger. Etableringsomkostninger Et fælles hjælpemiddeldepot vil være forbundet med etableringsomkostninger - både i forbindelse med ændringer i nuværende depot i Farum, konkrete udgifter til flytninger, samt omregistreringer. Dertil kommer udgifter til den nødvendige IT understøttelse på området. Fordelingen af driftsomkostninger mellem de tre kommuner er baseret på befolkningsandel. Etableringsomkostninger I alt Allerød Ballerup (21,8%) (43,7 %) Furesø (34,5 %) Lokaleændringer i Farum It-systemunderstøttelse Øvrige (flytning, omregistrering og ny bil) I alt Etableringsomkostningerne er identiske med analysen fra Furesø/Ballerup, når der ses bort fra øvrige udgifter som er opjusteret med kr. pga. øgede udgifter til flytninger, omregistreringer med mere. Som tidligere nævnt tages der forbehold for udgifterne til IT understøttelsen som må forventes, at ligge væsentligt over de udgifter der er anslået i analysen fra Furesø/Ballerup. På baggrund af de foreliggende oplysninger, må det dog forventes at der går minimum 7,5 år inden etableringsomkostninger ved fælles depot er indhentet på baggrund af det anslåede besparelsespotentiale. Forvaltningens anbefaling For-analysen af et fælles hjælpemiddeldepot viser, at det økonomiske potentiale er begrænset og at potentialet ved fælles indkøb af hjælpemidler allerede er hentet via det fælleskommunale udbud. Det er endvidere Forvaltningens vurdering, at det faglige potentiale ved et større fællesdepot med mulighed for bedre dækning ved sygdom, faglig sparring ikke i tilstrækkelig grad opvejer de IT udfordringer der er på området. Hvis der ønskes etableret et fælles depot er det afgørende, at følgende to betingelser er opfyldt: 1. Et fælles hjælpemiddeldepot skal baseres på en varig løsning på IT understøttelsen der er administrativ håndterbar. 2. Der skal peges på en alternativ anvendelse af Beredskabsgården. Dette kan enten være i form af udleje af dele eller hele Beredskabsgården eller ved samlet salg. På den baggrund anbefaler Forvaltningen, at der på nuværende tidspunkt ikke arbejdes videre med etablering af et fælles hjælpemiddeldepot. Side 5