Evaluering af pilotforsøg med videomøder i domstolene

Transkript

1 Evaluering af pilotforsøg med videomøder i domstolene Domstolsstyrelsen 28. februar 2008 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY Domstolsstyrelsen - Evaluering af videomødeformen-v2 Devoteam Consulting. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam Consulting.

2 Indholdsfortegnelse 1. Resumé Indledning Kort om pilotprojektet Baggrund og formål Projektorganisation Projektforløbet Det valgte videokonferenceudstyr Den valgte opsætning af netværket Kort om evalueringsprojektet Baggrund og formål Overordnet konklusion på pilotforsøget Metode Målgruppe Vurdering af brugen af videomøder Optælling af anvendelsen i forsøgsperioden Videomøde-udstyret Kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet) Lokalernes egnethed/udstyrets setup (fast/mobilt udstyr) Brugervenlighed (betjening af udstyr) Berammelse af videomøder De praktiske procedurer Indhentning af samtykke Afholdelse af videomøder Traditionel videomødeafholdelse Brugen af præsentations-mode Optagelser af video-retsmøde Retssikkerhed Egnede sagstyper Image Vurdering af projektforløbet Information, support og uddannelse Ressourcer Pilotperioden Den videre udrulning af videomødeudstyr Kritiske succesfaktorer v 1 2

3 Bilag 1: Detaljeret beskrivelse af retternes forsøgsudstyr...43 Bilag 2: Detaljeret tegning af netværksopsætningen...46 Bilag 3: Gennemførte tekniske tests...47 Bilag 4: Quality of Service (QoS) på netværket...50 Bilag 5: Konklusioner om netværket...52 Bilag 6: Yderligere fremtidige tests af systemet...53 #

4 1. Resumé Denne rapport dokumenterer brugernes evaluering af pilotforsøg af videomødeformen gennemført i samarbejde med fem forsøgsembeder. Retternes overordnede evaluering af brugen af videomødeformen til gennemførelse af retsmøder er, at: - Udstyret har fungeret tilfredsstillende. - Udstyret har været let at bruge. - Planlægningen af videomøderne har ikke været vanskeligere end ved et almindeligt retsmøde. - Videomøderne har levet op til standarderne for gode retsmøder retssikkerheden ved gennemførelse af retsmøder som videomøder vil generelt være i orden. - Samlet set har videomødeformen været en vellykket måde at afvikle møder på. - Samlet set er videomødeformen parat til at blive udbredt i domstolene. Retterne har endvidere vurderet egnetheden af videomødeformen i forhold til en række forskellige sagstyper. Egnethed af sager drejer sig på samme måde som retssikkerhed i høj grad om sagernes personfølsomhed og om retternes tilvænning til at bruge systemet. Vurderingen er, at egnethedsbetragtningen vil flytte sig i takt med, at retterne bliver mere vant til at bruge denne mødeform. På den basis af brugernes evalueringer konkluderes det at det tekniske udstyr samt det netværksmæssige set-up på nuværende tidspunkt er på et niveau, hvor det vurderes at være retssikkerhedsmæssigt forsvarligt og generelt formålstjenligt at benytte på en række sagstyper. Endvidere kan det på baggrund af brugerevalueringerne og konkrete udsagn fra alle retter konkluderes, at reglerne i retsplejeloven, som giver dommeren mulighed for at beslutte brugen af videomøde, bør sættes i kraft. I forhold til den fortsatte udbredelse af videomødeformen peger retterne på en række kritiske succesfaktorer, der grupperer sig om tre hovedtemaer: Udstyret, anvendelsen og hjemmelsgrundlaget. #

5 Udstyret: - Af hensyn til at skabe den nødvendige fleksibilitet til berammelse og afholdelse af videomøder i retterne peges der på, at der bør afsættes ressourcer til mindst to retssalsløsninger samt mindst ét vidneafhøringslokale til hvert embede. - Af hensyn til hvordan videomødeformen vil blive opfattet af aktører, som kommer i retterne, peges der på, at udstyret skal passe ind i de fysiske rammer, dvs. retssale og vidneafhøringslokaler. Her tænkes specielt på, at integration af videokonferenceudstyret lokalt skal ske således, at den traditionelle retssalsdramaturgi opretholdes under samtidig hensyntagen til bygningsarkitekturen. Teknikken skal således forstyrre mindst muligt og integreres på en æstetisk tilfredsstillende måde. - Af hensyn til den tillid, som såvel dommere som øvrige aktører skal have til videomødeformen, peges der på, at driftssikkerheden ved udstyret skal være høj. Det er således vigtigt, at teknikken fungerer, og at indretningen af lokalerne ofres særlig opmærksomhed i forhold til at sikre optimale forhold for gennemførelse af videomøder. Anvendelsen af systemet - Af hensyn til at opnå en tilstand, hvor brugen af videokonferenceudstyr generelt opfattes som uproblematisk og som et naturligt alternativ til almindelige retsmøder, peger retterne på, at videomødeudstyr bør sikres en stor udbredelse dvs. til alle byretter, landsretterne, Sø- og Handelsretten samt til Færøerne og til Grønland, og gerne med mulighed for at kommunikere ud af netværket (dvs. til eksterne parter som advokater, offentlige myndigheder, herunder Arbejdsskadestyrelsen, udlandet, m.v.). - Retterne peger også på, at det er vigtigt, at der afsættes de nødvendige ressourcer til uddannelsen af domstolenes ansatte i brug af videomødeudstyr. Retterne foreslår, at brug af videomødeudstyr til retsmøder kunne indgå i dommerfuldmægtigenes grunduddannelse, fx på retsledelseskursus. - Af hensyn til at gøre kunderne trygge ved løsningen peger retterne på nødvendigheden af, at der afsættes de nødvendige ressourcer til at kunne kommunikere bredt om systemet hvilken igen forudsætter udarbejdelse af gode vejledninger til og præsentationer af systemet. Hjemmelsgrundlaget - Af hensyn til at sikre, at videomødeformen kan anvendes, når det findes formålstjenligt, skal det nødvendige hjemmelsgrundlag tilvejebringes. Det anbefales derfor, at bestemmelserne i retsplejeloven om videoafhøring sættes i kraft, når udstyret er installeret. #

6 - Herudover bør det overvejes at skabe hjemmel til i videre omfang at kunne anvende videomødeformen i forbindelse med fristforlængelser. #

7 2. Indledning Denne rapport dokumenterer evalueringen af pilotforsøg af videomødeformen gennemført i samarbejde med fem forsøgsembeder. Rapporten er opbygget på følgende måde: I afsnit 3 gennemgås kort det gennemførte pilotforsøg. Det beskrives, hvordan pilotforsøget har været tilrettelagt og gennemført, hvilket teknisk udstyr, der har været anvendt under pilotforsøget, samt hvilket netværks set-up, der har været anvendt. I afsnittet henvises til en række bilag, hvor læseren vil kunne hente uddybende beskrivelser. Afsnit 3 beskriver således den tekniske baggrund, på hvilken evalueringen af pilotforsøget er blevet gennemført. Afsnit 4 beskriver kort baggrunden for og formålet med evalueringen, herunder hvordan evalueringen af pilotforsøget er blevet gennemført. I afsnit 4 sammenfattes endvidere den overordnede konklusion på evalueringen af pilotforsøget. Afsnit 5 er rapportens hovedafsnit. I dette afsnit gennemgås brugernes evaluering af videomødeanvendelsen i pilotforsøget med fokus på nedenstående forhold: - Afsnit 5.2 indeholder en overordnet vurdering af udstyret, herunder kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet), lokalernes egnethed i forhold til udstyrets setup (fast/mobilt udstyr) samt udstyrets brugervenlighed (betjening af udstyr). - Afsnit 5.3 indeholder en vurdering af de arbejdsgange, der er blevet benyttet i pilotforsøget fra berammelse af videomødet til den egentlige gennemførelse af videomødet. - Afsnit 5.4 indeholder en vurdering af videomødeafholdelsen. - Afsnit 5.5 er en vurdering af retssikkerheden i forbindelse med videomødeformen. - Afsnit 5.6 er en vurdering af hvilke sagstyper, der vil være egnede i forhold til videomøder. - Afsnit 5.7 indeholder en vurdering af, hvordan videomødeformen menes at påvirke domstolenes image. Afsnit 6 indeholder en vurdering af selve projektforløbet. Som afslutning indeholder afsnit 7 de involverede brugeres anbefalinger til den videre udrulning af videokonferenceløsningen. #

8 3. Kort om pilotprojektet 3.1. Baggrund og formål En projektgruppe i Domstolsstyrelsen fik i marts 2007 til opgave at undersøge mulighederne for at anvende videokonferenceudstyr ved blandt andet afhøring af vidner i retssager. Undersøgelsens formål var: at afklare, om det tekniske niveau ved videokonferenceudstyret er tilstrækkeligt godt til, at der generelt bør etableres mulighed for at gøre brug af videokonferenceudstyr i retssager, herunder brug af de nye regler i retsplejeloven. Det er hensigten, at brugen af videokonferenceudstyr i retten skal være med til at gøre retsvæsenet mere moderne og øge tilgængeligheden for brugerne. Projektet bygger videre på eksisterende erfaringer fra et tidligere pilotprojekt med brug af videotransmission i fristforlængelsessager gennemført i i Rigspolitiets regi. Det udstyr, der blev sat op i forbindelse med disse forsøg, er blevet delvist genbrugt i det nuværende forsøg Projektorganisation Figur 1 viser de involverede parter i projektet. For detaljerede beskrivelser af projektdeltager-roller, se dokumentet Drejebog til pilotforsøg om videotransmission i retssager. #

9 Interessentgruppe Til informationsformidling og sparring Projektejer Domstolsstyrelsen Simon Gedde Styregruppe Domstolsstyrelsen Adam Wolf Netværksarbejdsgruppe Domstolsstyrelsen Per Hedebo og Troels Debois Projektleder Domstolsstyrelsen Lea Svane Udenlandske domstole Sverige Norge Systemleverandører AV-Center Topnordic Proceskonsulenter Devoteam Consulting Kim Dyresberg & Paula Philipson Evalueringskonsulenter Devoteam Consulting Benedikte Ehlers & Bo Ellehave Forsøgsembeder Bornholm Ansvarlig: Henrik Engell Rhod Kontaktperson: Andreas Bøgsted Teknisk person: Andreas Bøgsted København Ansvarlig: Michael Villemoes Larsen Kontaktperson: Mette Frimodt Hansen Teknisk person: Frank Jensen Hillerød/Sandholm Ansvarlig: Bjarne Bjørnskov Kontaktperson: Bjarne Bjørnskov Teknisk person: Lisa Andersson Glostrup Ansvarlig: Lisbeth Larsen Kontaktperson: Karen Grønbæk Teknisk person: Alpdogan Sari Århus Ansvarlig: Per Holkmann Olsen Kontaktperson: Per Holkmann Olsen Teknisk person: Malene Balzer /Bjarne Galsgård Nyborg Statsfængsel Ansvarlig: Niels Andersen Kontaktperson: Niels Andersen Teknisk person: Niels Andersen Figur 1 - Projektorganisation De angivne projekt-undergrupper har desuden arbejdet på tværs i mindre arbejdsgrupper i relation til følgende hoved-aktiviteter: - Feltbesøg i Sverige og Norge - Tre informationsworkshops - Design/valg af initielt teknisk set-up før leverandørvalg - Design af brugergrænseflade og funktioner til touchpanel - Udarbejdelse af drejebog (arbejdsgange, spilleregler, formularer o.l.) - Afholdelse af test (test er udført i et samarbejde mellem Devoteam, leverandører og brugere samt teknikere fra forsøgsembeder) - Afholdelse af uddannelse (erfarne forsøgsembeder har bidraget i uddannelse af nye forsøgsembeder) - Udarbejdelse af implementerings- og beredskabsplan. Beslutninger om investeringer i udstyr er blevet taget af projektets projektleder ud fra dialog med forsøgsembederne samt ud fra de løbende erfaringer med udstyret/lokalerne mv. Forsøgsembederne har haft stor medindflydelse i definering af processerne for berammelse og afholdelse af retsmøder samt valg af løsning til de individuelle retslokaler (herunder behov for tilpasninger af inventaret i selve lokalerne). #

10 Interessentgruppen Interessentgruppen har bestået primært af eksterne interessenter det vil sige interessenter, som ikke har deltaget på daglig basis i forsøgene. Interessent-gruppen har repræsenteret følgende områder: - De Beskikkede Forsvarer - Advokatsamfundet - Rigspolitiet - Kriminalforsorgen - Anklagemyndigheden 3.3. Projektforløbet De angivne forsøgsembeder er alle blevet inddraget fra starten af projektet, men har fået installeret videokonference-udstyr på forskellige tidspunkter i forsøgsperioden. Planlægningen af implementeringen/udrulning (herunder uddannelse) til hvert forsøgsembede er således foretaget individuelt og forskudt af hinanden som angivet i figuren nedenfor juni september oktober november december Forberedelse af teknisk opsætning Forsøgsperioden Bornholm/Glostrup Århus København Evaluering Evalueringsrapport Videreudrulning Hillerød/Sandholm Figur 2 - Projektforløbet De fleste af forsøgsembeder har fået installeret to typer videokonference-løsning: Én til en retssal og én til et vidneafhøringslokale. Ovenstående indikerer tidspunktet, hvorfra de hver især har haft mindst en af videokonference-løsningerne installeret og dermed i stand til at gennemføre rigtige retsmøder eller simuleringsforsøg, som enten nær- og/eller fjern-ende. Der har undervejs yderligere været specifikke tekniske tests, se Bilag 3: Gennemførte tekniske tests. #

11 C D o m s t o l s s t y r e l s e n - E v a l u e r i n g a f v i d e o m ø d e f o r m e n 3.4. Det valgte videokonferenceudstyr Nedenstående illustration er det grund-koncept, som installationerne i forsøgsembederne følger i henholdsvis retssal (typisk nær-ende ) og vidneafhøringslokale (typisk fjern-ende ). Kontrolpanel (touchskærm) C Kamera Vidneafhøringslokation Retssal Projektor skærm Mikrofon Projektor Fjernbe tjening til skærm/ kamera Rack med div. server/ mixer mv. skal placeres enten i retssalen eller i et lokale for sig Evt. tolk Fjernbe tjening til skærm/ kamera Tilskuere Mobilt udstyr med fladskærm C Anklager Anklager Vidnebænk Forsvarer Forsvarer C Netværk Skærmbillede vist fra projektor Kamer a eller en form for moderne overhead projektor Domsmand 1 Dommer Protokolfører Domsmand 2 Vidne C Kontrolpanel Dommer Bevismateriale o.l. Figur 3 Grundkoncept for videomøde-installationerne Den tekniske opsætning er blevet designet på baggrund af erfaringerne gjort hos domstolene i Sverige og Norge samt i dialog med de danske forsøgsembeder. I starten af pilotprojektet var der et ønske om, at der skulle ske genbrug helt eller delvist af det udstyr, som var blevet anvendt ved det tidligere forsøg med videomøder. Det eksisterende udstyr i Københavns Byret samt Retten i Århus er således blevet prøvet af, og det blev konstateret, at genbrugsværdien var forholdsvis lav i forhold til retternes nuværende behov. Dette udstyr er således blevet delvist erstattet med nyere udstyr, der følger løsnings-konceptet for Retten på Bornholm. I tabel 1 er angivet hvilket videokonferenceudstyr, hvert af forsøgsembederne har fået installeret. #

12 Embede Fuld retssal Vidneafhøringslokale Leverandør Bornholm Nyt 2007-udstyr Fast udstyr AV-Center / Sony Glostrup Udvidet mobil løsning Mobilt udstyr AV-Center / Sony København Nyt 2007-udstyr (dog genbrug af mindre del-elementer fra udstyr) Mobilt udstyr Topnordic / Tandberg Tilpasning til lokaler - El-Kabling - Mørklægning - Kobling af lysdæmpning til touchpanel Intet - Kabling - Mørklægning Århus Nyt 2007-udstyr: (dog genbrug af mindre del-elementer fra udstyr) Mobilt udstyr AV-Center / Sony - Kabling - Kobling af lysdæmpning til touchpanel Hillerød Udvidet mobil løsning Findes ikke Topnordic / Tandberg Nyborg Findes ikke Mobilt udstyr Dansk Data Statsfængsel fra 2004-forsøg Display / Polycom Intet i denne forsøgsperiode Sandholmlejren Findes ikke Udvidet mobil løsning Tabel 1: Videokonferenceudstyret i forsøgsembederne Topnordic / Tandberg Ukendt endnu - Mørklægning - Lyddæmpende lofter. (Akustiklofter) - Indirekte belysning Som det fremgår, har der været tale om tre forskellige modeller for det tekniske udstyr: - En lille model til brug i vidneafhøringslokalet, hvor udstyret enten har været fastmonteret eller mobilt. - En udvidet mobil model udelukkende baseret på mobilt udstyr med to kameraer men til brug både i retssal og i vidneafhøringslokalet (denne type udstyr nåede ikke at blive anvendt i en retssal i pilotperioden, hvorfor den ikke indgår i evalueringen) - En stor model til brug i retssal, hvor udstyret altid har været fastmonteret og har været styret via et såkaldt touch panel, men hvor man enten har brugt en projektor eller en fladskærm. For en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte forsøgsretters udstyr henvises til bilag 1. #

13 3.5. Den valgte opsætning af netværket Videomødeudstyret er koblet sammen via et dedikeret netværk. I nedenstående figur er angivet status for koblingen til netværket primo december Fibernetv æ rk Fibernetv æ rk Bornholm Fibernetv æ rk MPLS (dedikeret netv æ rk) Fibernetv æ rk Glostrup Fibernetværk Kobberlinie K ø benhavn Å rhus Sandholm Lejren Hiller ø d Nyborg Figur 4 - Netværksopsætningen Forsøgsmæssigt er brugt en opsætning, der giver hvert embede 4 Mbps båndbredde i opkobling mod andre embeder. 4 Mbps er valgt, da dette er den maksimale hastighed, hvormed videoudstyret kan sende. - Hvis et embede har en intern afhøring i eget regi (mellem retssal og vidneafhøringslokale), benyttes intet af denne båndbredde. - Hvis et embede har et videomøde mod et andet embede, kan hele denne båndbredde benyttes. - Skulle der være tilfælde, hvor et embede har mere end et videomøde mod andre embeder, vil de 4 Mbps skulle deles mellem disse møder. Dette gøres for hvert opkald ved fx kun at bruge 2 Mbps for hvert opkald, hvis der skal foregå to samtidige videomøder. Fire samtidige videomøder vil være muligt ved kun at bruge 1 Mbps per opkald osv. Der er valgt fiber-tilslutninger frem for kobber, da kobber-forbindelserne har en begrænsning i båndbredde på 2 Mbps. Da fiber-forbindelserne nemt kan understøtte 100 Mbps, sætter disse ikke begrænsninger for videoforsøgene. Derudover har Domstolsstyrelsen som sidegevinst fået udbredt fiber-opkoblinger hos for- #

14 søgsembederne, og således kan det forbundne fiber nu bære både videonetværket og eget administrative netværk. For en mere detaljeret tegning af netværksopsætningen henvises til Bilag 2: Detaljeret tegning af netværksopsætningen. For beskrivelser af netværksopsætning med Quality of Service (QoS) se Bilag 4: Quality of Service (QoS) på netværket. #

15 4. Kort om evalueringsprojektet 4.1. Baggrund og formål Formålet med gennemførelsen af pilotprojektet har som nævnt i afsnit 3.1 været at afklare, om det tekniske niveau ved videokonferenceudstyret er tilstrækkeligt godt til, at der generelt bør etableres mulighed for at gøre brug af videokonferenceudstyr i retssager. I sammenhæng hermed har pilotforsøget haft til formål at afklare, om det kan anbefales, at reglerne i retsplejeloven vedrørende brug af videomødeformen, som indebærer, at brugen af videomødeformen bliver en beslutning, som dommeren i en sag kan træffe uden samtykke fra parterne i sagen, bør træde i kraft. For at kunne besvare disse spørgsmål er det blevet besluttet at gennemføre et evalueringsprojekt. Evalueringsprojektet er blevet gennemført efter ca. tre måneders varighed af pilotforsøget. Formålet med evalueringsprojektet har været på en struktureret måde at opsamle, analysere, validere og dokumentere de brugererfaringer, der er gjort med videoafhøringsforsøg i det gennemførte pilotprojekt. Evalueringen af pilotforsøget bygger således på udsagn fra de fire forsøgsembeder: Retten på Bornholm, Retten i Glostrup, Retten i Århus og Københavns Byret Overordnet konklusion på pilotforsøget Den overordnede konklusion på pilotforsøget baseret på de indsamlede brugerevalueringer er, at det tekniske udstyr samt det netværksmæssige set-up på nuværende tidspunkt er på et niveau, hvor det vurderes at være retssikkerhedsmæssigt forsvarligt og generelt formålstjenligt at benytte på en række sagstyper. Endvidere kan det på baggrund af brugerevalueringerne og konkrete udsagn fra alle retter konkluderes, at #

16 reglerne i retsplejeloven, som giver dommeren mulighed for at beslutte brugen af videomøde, bør sættes i kraft. Denne konklusion underbygges yderligere i afsnit 5 nedenfor Metode Nedenfor er præmisserne og metoden for evalueringen kort beskrevet. Præmisserne for evalueringen Evalueringen har været præget af to forhold: For det første er de indhentede erfaringer vedrørende mulige forbedringer af såvel udstyr, lokaleindretning som af selve processen i forbindelse med videoafhøring løbende blevet indarbejdet i pilotprojektet i form af trinvise forbedringer. Det evaluerede objekt har således ændret sig over tid i forsøgsperioden. For det andet har de deltagende forsøgsembeder ikke deltaget i lige lang tid i pilotprojektet, hvilket naturligvis har en betydning for mængden af de erfaringer, som forsøgsembederne har været i stand til at opsamle. Endvidere har de deltagende forsøgsembeder opsamlet deres erfaringer med videomødeformen på forskellige sagstyper og med brug af forskelligt udstyr. Det evaluerede objekt har således ikke været direkte sammenligneligt på tværs af forsøgsembederne. Disse særlige forhold for evalueringen er afbildet i nedenstående figur. #

17 Figur 5 Gennemførelsen af pilotprojektet som baggrund for evalueringsprojektet Metoden for evalueringen Metoden for evalueringen er en kvalitativ analyse baseret på brugernes vurdering af videomødeformen i pilotperioden. Dataindsamlingen fra brugerne er baseret på hhv. logbøger, spørgeskemaer og interview. - Logbog: I forbindelse med gennemførelsen af alle videomøder er der blevet udfyldt en logbog af den dommer, som har gennemført videomødet i den såkaldte nær-ende. I logbogen er primært blevet opsamlet en række faktuelle forhold vedrørende videomødet og afviklingen af dette. - Spørgeskemaer: Efter gennemførelsen af alle videomøder har deltagerne i såvel nær-ende som fjern-ende haft mulighed for at udfylde et spørgeskema, hvor de har kunne udtrykke deres oplevelse af videomødeformen og forløbet af det konkrete videomøde. - Afsluttende spørgeskema: Alle deltagende forsøgsembeder er ved afslutningen af pilotprojektet blevet bedt om at udfylde et spørgeskema, hvor de kunne give deres samlede vurdering af videomødeformen i forhold til en lang række parametre. #

18 - Det afsluttende spørgeskema har været en del af grundlaget for gennemførelsen af afsluttende interviews gennemført med brugerne af videomødeformen i de deltagende forsøgsembeder. Ved de afsluttende interviews er der søgt en uddybning og kvalificering af udsagn i de afsluttende spørgeskemaer, samt af de tilbagemeldinger, som vi i øvrigt har modtaget i pilotprojektperioden. Den overordnede evalueringsmetode er således en kvalitativ vurdering af de indsamlede brugerevalueringer. Der er ikke foretaget egentlige kvantitative analyser af det indsamlede datamateriale Målgruppe Målgruppen for denne rapport er den øverste ledelse i Domstolsstyrelsen. #

19 5. Vurdering af brugen af videomøder Dette kapitel opsummerer den samlede brugerevaluering af pilotforsøget med videomøder i domstolene. Følgende temaer er blevet evalueret af brugerne: - Videomødeudstyret, herunder udstyrets kvalitet, udstyrets set-up (fast eller mobilt udstyr), lokalernes egnethed samt udstyrets brugervenlighed (afsnit 5.2) - Berammelse af videomødet, herunder de praktiske procedurer med at beramme et videomøde samt indhente samtykke fra deltagerne (afsnit 5.3). - Afholdelse af videomøder, herunder også anvendelsen af udstyret i præsentationsmode samt muligheden for at optage videomøder (afsnit 5.4) - Retssikkerhed ved videomøder (afsnit 5.5) - Sagstypers egnethed i forhold til videomødeformen (afsnit 5.6) - Domstolene image påvirkes dette af videomødeformen (afsnit 5.7) Indledningsvis (afsnit 5.1) er givet en opsummering af hvor mange og hvilke typer af simuleringsforsøg samt rigtige retsmøder, som de enkelte medvirkende forsøgsembeder har gennemført, og som således ligger til grund for brugernes evaluering Optælling af anvendelsen i forsøgsperioden Samlet set er der ved gennemførelsen af de afsluttende interviews afviklet 9 retsmøder og ca. 25 simuleringsmøder. De er fordelt som vist på de enkelte forsøgsembeder, som har fungeret som enten nær-ende eller fjern-ende. Bornholm Retsmøde Simuleringsmøde I alt Nær-ende Fjern-ende I alt Tabel 2: Videomøder, hvor retten på Bornholm har deltaget #

20 Glostrup Retsmøde Simuleringsmøde I alt Nær-ende Fjern-ende I alt Tabel 3: Videomøder, hvor retten i Glostrup har deltaget Retsmøde Århus Retsmøde Simuleringsmøde I alt Nær-ende Fjern-ende I alt Tabel 4: Videomøder, hvor retten i Århus har deltaget København Simuleringsmøde I alt Nær-ende Fjern-ende I alt Tabel 5: Videomøder, hvor Københavns byret har deltaget Retsmøderne afholdt som videokonference omfatter følgende sagstyper: Retsmøder afholdt Sagstype Sagsundertype Nær-ende Fjern-ende Civilsag Faderskabssag Retten på Bornholm Retten i Glostrup Hovedforhandling Retten på Bornholm Retten i Glostrup Straffesag Bødesag Retten på Bornholm Nyborg statsfængsel Fristforlængelse Retten på Bornholm Retten i Glostrup Hovedforhandling Retten på Bornholm Retten i Glostrup Skiftesag Afsluttende insolvens Retten på Bornholm Retten i Århus Fogedsag Udlægssag Retten på Bornholm Retten i Glostrup Tabel 6: Retsmøder afholdt som videomøder Ét berammet retsmøde (i en skiftesag) er i forsøgsperioden blevet aflyst pga. manglende samtykke fra sagsøger. Der er i forsøgsperioden ikke blevet aflyst berammede retsmøder pga. tekniske problemer med videomødeudstyret. Simuleringsmøderne har foruden rene testmøder, forevisninger for fx retskredsadvokater, workshop mv. - bl.a. omfattet følgende typer simulerede retsmøder: #

21 Simuleringsmøder afholdt Sagstype Civilsag Sagsundertype Skønsmandssag Vidneafhøring Vidneafhøring Udlægssag Insolvens Straffesag Fogedsag Skiftesag Tabel 7: Simuleringsmøder afholdt som videomøder Bornholm har ved fire af simuleringsmøderne (hhv. tre straffesager og en civilsag) haft fremmøde af advokater og anklager. På Bornholm har været afholdt fire retsmøder, som ikke skulle videotransmitteres, men hvor videokonferenceløsningen har været brugt som almindeligt AVudstyr under retsmødet (i præsentationsmode ). På Bornholm har embedet endvidere for egne midler tilkøbt en facilitet for telefonkonference Videomøde-udstyret Dette afsnit indeholder en overordnet vurdering af udstyret, herunder kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet), lokalernes egnethed i forhold til udstyrets setup (fast/mobilt udstyr) samt udstyrets brugervenlighed (betjening af udstyr) Kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet) Den generelle vurdering Generelt vurderer retterne og de eksterne brugere, at kvaliteten af udstyret er god. Fx er der bred enighed om, at skærmbilledet generelt giver et klart og roligt billede, og at lydkvaliteten generelt er så god, at de deltagende parters stemmer er klare og tydelige. Ligeledes er der enighed om, at billedet ved dokumentvisning ved brug af dokumentkamera er tilstrækkeligt god til, at man som part kan se dokumentet. Billedkvaliteten ved visning af dokumenter forbedres dog, såfremt visning af dokumenter sker direkte fra en pc. Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder Generelt har alle forsøgsembeder oplevet forskellige udsving i kvaliteten af billede og lyd. Alle embeder har således oplevet, at der opstår en lille forsinkelse af lyden i forhold til billedet, således at billede og lyd forskydes en smule fra hinanden. Selvom denne forskydelse kan virke forstyrrende, vurderes forstyrrelsen ikke at være en belastning for gennemførelse af videomøder. Der peges på, at det er et #

22 spørgsmål om tilvænning, og at en mulig imødegåelse på at komme til at tale i munden på hinanden er længere pauser mellem dialog-skift. Ligeledes har alle embeder haft oplevelser af, at billedet ved kameraskift (typisk skift af kameravinkel, når der skiftes mellem forud-definerede kamerapositioner) kan blive sløret eller det kan opleves som sort skærm i ca. 1 sekund. Dette vurderes at være en generel forudsætning med det nuværende tekniske udstyr, og holdningen i forsøgsembederne er, at dette ikke er hindrende for gennemførelsen af videomøder. I nogle tilfælde har der været oplevelser af, at der opstår ekko, fordi mikrofonerne i den modsatte ende af, hvor der tales, opfanger den transmitterede lyd og sender den tilbage til den ende, hvor der tales. Problemet opstår sandsynligvis, fordi afstanden mellem højtaler og mikrofon har været for lille. Problemet er blevet løst ved at opstille en form for afskærmning mellem højtaler og mikrofon. Man bør være opmærksom på dette ved opsætning af udstyret. I enkelte tilfælde har retterne og de deltagende parter ved videomøder oplevet, at lydniveauet på udstyret var indstillet på en sådan måde, at mikrofonerne opfangede baggrundsstøj. Dette virkede naturligvis forstyrrende på videomødedeltagerne i den modsatte ende. Dette vedrører dog i princippet ikke udstyrets kvalitet, men derimod justeringen af udstyret. I København har vurderingen af udstyret været præget af, at de opsatte tv-skærme har været vurderet til ikke at have haft en tilstrækkelig størrelse i forhold til lokalernes størrelse. Dette bliver specielt et problem, når der skal vises picture-inpicture, hvor det indsatte billede bliver så lille, at det kan være svært at se fra beskuerens plads. Der er blevet besluttet at udskifte skærmen overfor dommeren. Udskiftningen er bestilt men endnu ikke leveret. Skærmen fra Københavns byret genbruges til et mobilt udstyr i Domstolsstyrelsen. På Bornholm har der i stedet for tv-skærme været opsat fastmonterede projektorer og lærreder, hvilket har givet et meget større billede, som udover at gøre det nemmere for parterne i sagen at se picture-in-picture også har fordelen af at være synligt fra tilhørerpladserne. Generelt vurderes billedkvaliteten ved brug af projektorer og lærreder at være lige så god som ved brug af skærme. Gennem brugerevalueringerne og anden observation af udstyret kan det konstateres, at der som regel opnås den bedste kvalitet af billede og lyd med udstyr af #

23 samme fabrikat. Devoteam vurderer, at dette skyldes, at de enkelte producenter af udstyr optimerer deres udstyr til brug mellem installationer med eget udstyr. Der var ét større kritisk nedbrud under forsøgsperioden, som bevirkede, at løsningen som helhed ikke kunne anvendes i en kort periode. Touchpanelet (betjeningsløsningen) i Retten på Bornholm fik pludselig en kritisk fejl, som ikke kunne rettes op uden erstatning af hele touchpanelet. Touchpanelet blev erstattet af et nyt indenfor en uge efter hændelsen, og der er efterfølgende udarbejdet en beredskabsplan for alle retter til imødegåelse af lignende hændelser i fremtiden, når løsningerne går i rigtig drift (se dokumentet Beredskabsplan for videoafhøring i retssager ). Udover dette større nedbrud i udstyret har retterne ind imellem oplevet mindre vanskeligheder ved opstart af udstyret (billedet frøs, sort skærm eller manglende lyd). Disse problemer er blevet løst enten ved genopkald til fjern-enden eller ved at genstarte udstyret. I forlængelse af dette er der et punkt, som retterne fremhæver som vigtigt, men som de i kraft af pilotforsøgsperiodens længde og i lyset af antallet af gennemførte forsøg har haft svært ved at evaluere, nemlig udstyrets stabilitet. I forhold til fx fristforlængelsessager, hvor en arrestant fremstilles for at få sin fængsling forlænget, vil det være kritisk, at systemet fungerer stabilt, eftersom der ofte sker fremstilling på den dato, hvor fængslingen ophører, såfremt der ikke træffes beslutning om det modsatte. Fælles, generelle opmærksomhedspunkter Blandt de opmærksomhedspunkter, som kan fremhæves her, er bl.a.: - Det skal sikres, at skærme eller lærreder har en passende størrelse i forhold til de lokaler, hvor de skal bruges i særdeleshed i forhold til afstanden mellem beskuer og skærm. - Det bør sikres, at udstyret installeres på en sådan måde, at afstanden mellem højtalere og mikrofoner i et givent retslokale ikke er medvirkende til at skabe ekko for mødedeltagere i andre retslokaler. Det bør ligeledes sikres, at mikrofoner indstilles på en sådan måde, at de ikke i væsentlig grad opfanger baggrundsstøj. - Eftersom den bedste kvalitet af lyd og billede på nuværende tidspunkt opnås mellem installationer af samme fabrikat, bør det overvejes, om man med fordel kan begrænse antallet af installerede fabrikater. #

24 Lokalernes egnethed/udstyrets setup (fast/mobilt udstyr) Den generelle vurdering Generelt vurderede retterne, at retslokalernes udformning, størrelse, farve- og lyssætning, akustik etc. dvs. den scenografi, som danner baggrund for afholdelse af retsmøder er af forholdsvis stor betydning for det samlede resultat, der opnås ved videomøder. Dels har lokalernes beskaffenhed en afgørende indflydelse på den samlede kvalitet af billede og lyd, og dels har det æstetiske samspil mellem udstyr og lokale en betydning for retternes udtryk og værdighed, herunder den dramaturgi, som er rammen om forløbet af et retsmøde. Eftersom de forskellige retslokaler naturligvis er af temmelig forskellig beskaffenhed, kan det være svært at foretage en vurdering af, hvordan det optimale retslokale ser ud, og hvordan den optimale opsætning af udstyret skal være. Der vil dog være generelle forhold ved indretningen af retslokalerne samt ved opsætningen af udstyr, som bør iagttages ved en større udrulning af videomødeudstyr i retterne. Disse forhold er beskrevet nedenfor. Givet at retslokalerne er forskellige og derfor ikke umiddelbart sammenlignelige, har evalueringen været fokuseret på at vurdere fastmonteret udstyr i forhold til mobilt udstyr. Generelt vurderes fast udstyr dels at være nemmere at installere og inkorporere på en diskret tilfredsstillende og måde, dels at give bedre mulighed for at udnytte forud-definerede kamerapositioner. Mobilt udstyr har fordelen af at være fleksibelt, da det kan flyttes rundt mellem forskellige retslokaler og vidneafhøringslokaler. Vurderingen er til gengæld, at det naturligt kan virke som et fremmed element, når det kommer ind i et retslokale. Mobilt udstyr har kun mulighed for et begrænset antal forud-definerede kamerapositioner, som typisk vil være indstillet til et givet sted i et retslokale. Såfremt mobilt udstyr skal flyttes rundt mellem forskellige retslokaler, udgør antallet af mulige forud-definerede kamerapositioner i det mobile udstyr en begrænsning, såfremt retslokalerne er forskelligt indrettet. Såfremt der ikke kan anvendes foruddefinerede kamerapositioner, kræver styringen af udstyret en del mere af dommeren (eller den person ved retten, som følger vidnet på plads i fjern-enden) end ved anvendelsen af forud-definerede kamerapositioner. Herved kan der opstå risiko for, at dommeren i en eller anden grad mister kontrollen med dramaturgien i retsmødet. #

25 I forhold til retssalenes beskaffenhed er der grund til at bemærke forskellen mellem fx Bornholm og København. I retten på Bornholm er lærrederne (svarende til flad-skærmene i Københavns Byret) placeret henholdsvis til højre og venstre for dommerpulten og dermed bagved henholdsvis forsvarer- og anklagerpult, mens flad-skærmene i Københavns Byret er placeret henholdsvis på væggen bagved dommerpulten og på væggen bagved sigtedes plads. Ligeledes er kameraer på Bornholm placeret bagved henholdsvis forsvarer- og anklagerpult, mens kameraer i København er placeret bagved dommerpult og bagved sigtedes plads. Forskellen i opsætning har primært været betinget af lokalernes beskaffenhed, dvs. placering af døre og vinduer, højden til loftet etc. På Bornholm er vurderingen dog, at opsætningen på Bornholm er mere optimal i forhold til dramaturgien i et retsmøde, hvor forsvarer og anklager typisk kigger på hinanden under forløbet. Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder I Glostrup har der udelukkende været anvendt mobilt udstyr. I Glostrup vurderes det, at det normalt kræver en del planlægning at flytte rundt på det mobile udstyr, dels pga. patching (kabling og opkoblingsmuligheder), dels pga. forud-definerede kamerapositioner. I Glostrup har man derfor sat tape på gulvet i det retslokale, hvor udstyret normalt bruges, således at kamera og skærm placeres rigtigt. I en retssal skal det mobile udstyr bruge fire forud-definerede kamerapositioner for at fungere korrekt. I princippet gør det, at det er svært at flytte det mobile udstyr rundt, fordi udstyret kun kan rumme seks forud-definerede kamerapositioner. Dette problem er ikke tilstede i vidneafhøringslokaler, fordi det her ikke er nødvendigt at bruge forud-definerede kamerapositioner. Glostrup vurderer endvidere, at flytning af det mobile udstyr mellem retslokaler ikke er uden problemer, bl.a. fordi udstyret er forsynet med små hjul, som kan sætte sig fast ved ind- og udkørsel af elevatorer, samt fordi der ikke er et greb på udstyret til at styre med, når udstyret køres rundt. I Århus har man haft den udfordring med det mobile udstyr, at der ikke er elevatorer i bygningen. Flytning af det mobile udstyr specielt mellem etager er derfor forbundet med et vist besvær. Som en kuriositet skal det nævnes, at Århus har haft problemer med det elektriske lys i retslokalet, som af sig selv svinger i lysstyrke, hvilket påvirker billedkvaliteten og kan virke forstyrrende. Årsagen til disse udsving kendes ikke, men vurderes ikke at være forbundet til installationen af videomødeudstyret. Problemet vedrører således egentlig ikke det tekniske udstyr, men udstyret og dermed billedet påvirkes naturligvis af disse pludselige skift i lyssætningen. #

26 Bornholm har haft en udfordring med lysindfald. Afblændingsgardiner tillader et falsk lysindfald, som gør, at billedet på skærmen fremstår overeksponeret. Det skal yderligere undersøges, om blænden på kameraerne kan justeres, således at dette ikke skaber problemer. Bornholm har dog som løsning valgt at skifte de nuværende afblændingsgardiner ud med helt tætsluttende afblændingsgardiner, som kan køre op og ned i fastmonterede skinner, hvilket forventes at mindske det falske lysindfald. Bornholm har observeret, at det ville være ønskeligt at kunne justere lysstyrken i retslokalet på en sådan måde, at der skal kunne differentieres mellem på den ene side lysstyrken ved dommer-, forsvarer- og anklagerpultene og på den anden side tilhørerpladserne i retslokalet. Typisk er der brug for mere lys på tilhørerpladserne. Bornholm har endvidere besluttet, at det skal være muligt at tilkoble en bærbar pc til udstyret både fra forsvarerpulten og fra anklagerpulten, således at der kan fremvises dokumenter på skærmen fra begge pulte. På nuværende tidspunkt kan dette kun ske fra dommerpulten. Denne mulighed kræver, at der monteres tilslutningskabler ved de to pulte. Der er ved installationen af udstyret i retslokalet gjort klart til, at dette kan ske. Muligheden for at fremvise dokumenter fra forsvarer- og anklagepult vil give en større fleksibilitet for de involverede parter og har været ønsket af advokater. Tilsvarende bemærker Københavns Byret, at dokumentkameraet typisk bør stå i nærheden af anklageren, og ikke som p.t. er tilfældet i deres retssal, i nærheden af forsvareren. Dette med begrundelse i, at det er anklageren, der oftest har brug for at kunne vise dokumenter. Generelt påpeger retterne, at scenografien i retslokalet bør være påvirket mindst muligt af, at der er installeret videomødeudstyr. Ved retten i Bornholm er dette sket ved, at fx kablinger er ført usynligt, således at der undgås kabelbakker og lignende forstyrrende elementer. I vidneafhøringslokalerne har der dels været anvendt både mobilt udstyr (Glostrup, København og Århus) samt fastmonteret udstyr (Bornholm). På Bornholm valgte man at have fastmonteret udstyr i vidneafhøringslokalet af hensyn til, at vidneafhøringslokalet er forholdsvis lille, hvorfor det fastmonterede udstyr gav en klart bedre udnyttelse af pladsen i lokalet. Samtidig vurderes det fastmonterede udstyr at have en højere æstetisk værdi i forhold til det mobile udstyr. Ydermere #

27 vurderes det fastmonterede udstyr i vidneafhøringslokalet på Bornholm at have den fordel, at kameraet er placeret mere i højde med ansigtet på personen, der afgiver forklaring, afhøres etc., hvilket har den effekt, at man i nær-enden oplever, at personen i vidneafhøringslokalet ser direkte i kameraet og dermed på beskueren i nær-enden. Eneste ulempe oplevet på Bornholm med det fastmonterede udstyr var, at det naturligt nok ikke kunne flyttes til et større lokale, da man - i forbindelse med det tidligere omtalte nedbrud i retssalens touch-panel (afsnit 5.2.1) var nødt til at køre et retsmøde (en vidneafhøring i en straffesag) med mange deltagere fra det lille vidneafhøringslokale. Akustikken i retslokalerne har ikke været fremhævet som et særskilt emne i brugernes vurderinger. Derimod vurderes placeringen af mikrofoner at have en betydning for, hvordan lydkvaliteten opleves i den modsatte ende. Generelt er kvaliteten af de installerede mikrofoner god og vurderes at give en god lydkvalitet. Det er dog vigtigt, at parterne er opmærksomme på at tale hen imod mikrofonerne og fx ikke at læne sig væk fra mikrofonerne, når der tales. Fælles, generelle opmærksomhedspunkter I forhold til lokalernes egnethed og udstyrets set-up er der grund til at fremhæve følgende opmærksomhedspunkter: - Såfremt der installeres fastmonteret udstyr i retslokalerne, bør installationen af videomødeudstyr i retslokalerne ske på en sådan måde, at udstyret så vidt muligt indgår som en helt integreret del af retslokalet, dvs. uden at der fx ligger kabler på gulvet etc. Det er vigtigt, at opsætningen af udstyret sker på en æstetisk tilfredsstillende måde og således, at udstyret ikke tiltrækker opmærksomhed. - Lyset i retslokalet, såvel i selve retslokalet som i de anvendte vidneafhøringslokaler, er af afgørende betydning for kvaliteten af det billede, som fremkommer på skærmen. Der bør derfor ofres særlig opmærksomhed på lyssætningen i de relevante retslokaler. - Lydisolering bør indgå som et parameter ved fremtidig indretning af retslokaler og vidneafhøringslokaler med videomødeudstyr. - Det vurderes at være en god idé, at alle parter i sagen i hovedretslokalerne har mulighed for at tilkoble en pc til systemet, således at der kan fremvises dokumenter fra alle tre pulte. #

28 Brugervenlighed (betjening af udstyr) Den generelle vurdering Generelt vurderede retterne, at udstyrets brugervenlighed er god. I særdeleshed vurderede retterne, at det fastmonterede udstyr, som bliver betjent med et touchpanel, er meget brugervenligt og giver dommeren en god kontrol i forhold til at kunne styre dramaturgien i retsmødet. De personer, som har anvendt touch paneler, vurderede det generelt til at være intuitivt nemt at anvende. Generelt var dommerne enige om, at opfattelsen af udstyrets brugervenlighed afhænger af, hvor fortrolig man er med at bruge udstyret. Det betyder, at jo flere gange man har prøvet at bruge udstyret, jo større fortrolighed får man med det. En hyppig anvendelse af udstyret vil derfor øge forståelsen for de muligheder, der ligger i udstyret, samt for de særlige udfordringer, man som dommer/retsmødeleder skal være opmærksom på, når man gennemfører videomøder. Vurderingen af det mobile udstyrs brugervenlighed afhænger til dels af, om det er blevet anvendt i vidneafhøringslokaler eller i retslokalet. I vidneafhøringslokalerne anvendes typisk ikke forud-definerede kamerapositioner, og brugervenligheden vurderes derfor generelt at være god i vidneafhøringslokalerne. Såfremt der er flere personer til stede i et vidneafhøringslokale, skal der enten zoomes ud, således at alle personer er på billedet på en gang, eller der skal skiftes kameravinkel. Dette vil dog ikke være den typiske situation, og det vurderes ikke at være et væsentligt problem. Brugervenligheden af det mobile udstyr i retslokalet vurderes til at være mindre end ved fastmonteret udstyr, om end det ikke vurderes at være problematisk. Endvidere vurderede retterne generelt, at det var let at - Tænde udstyret og koble op til fjern-enden opkobling tager typisk under fem sekunder - Betjene udstyret i løbet af mødet - Finjustere de forud-indstillede kamerapositioner - Anvende dokumentkamera - Selv at håndtere fejl - Slukke udstyret - Få den nødvendige support Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder I Århus fremhævede man et eksempel på, at en dommer i løbet af et retsmøde havde fået et behov for at kunne adskille de to tiltalte i sagen fra et bange vidne. Dommeren havde derfor hurtigt sat i værk, at de tiltalte blev flyttet fra retslokalet #

29 til vidneafhøringslokalet, hvor de på skærmen kunne følge med i retshandlingen i retslokalet, mens man i retslokalet havde slukket for skærmene, således at vidnet og andre ikke kunne se de tiltalte. Dette var sket, uden at dommeren i forvejen havde trænet proceduren, og forløbet var foregået uden problemer. Vurderingen var efterfølgende, at touchpanelet havde været så intuitivt nemt at anvende, at dommeren kunne gå i gang uden videre. Ved et retsmøde i Retten på Bornholm havde en af parterne haft behov for tolk. Det kunne konstateres, at der ikke på forhånd var defineret et pre-set til denne situation, hvor der var et særligt behov for at kunne kombinere billede med picturein-picture. Udfordringen blev løst ved manuelt at justere de forskellige kameraer, så den ønskede kombination kunne opnås. Bornholm har fremhævet, at situationer med anvendelse af tolk bør indtænkes ved indstillingen af forud-definerede kamerapositioner. I København gav de involverede dommere udtryk for, at de ikke anså det for et problem at skulle betjene touchpanelet samtidig med, at de tog noter undervejs for at kunne resumere sagsfremstillingen. Opfattelsen var, at touchpanelet var så nemt at overskue, at det ikke influerede nævneværdigt på dommerens arbejde. Fælles, generelle opmærksomhedspunkter Af generelle opmærksomhedspunkter vedrørende brugervenlighed bør det fremhæves, at - Der bør gennemføres træningssessioner i form af fx simuleringsmøder for at sikre, at videomødeformen ikke fravælges pga. usikkerhed overfor udstyret. - Alle, der vil gøre brug af videomødeformen, bør tilbydes en indledende instruktion i brugen af videomødeudstyret. Instruktionen kan med fordel baseres på de drejebøger, som har været anvendt i pilotforsøget. - Det kan være en hjælp at have adgang til korte instruktioner/vejledninger for gennemførelse af retsmøde med brug af videomødeudstyr. Det foreslås, at der udarbejdes fx laminerede ark med korte instruktioner om, hvordan man kommer i gang med udstyret og basal vejledning i at bruge udstyret. Disse laminerede ark bør ligge tilgængelige i retslokaler med videomødeudstyr. - Der bør etableres en tilkalde- eller telefonsupport, der kan hjælpe i forbindelse med fejl eller på anden måde bistå med brugen af udstyret Berammelse af videomøder Som del af pilotprojektet blev der udarbejdet en række spilleregler for berammelse af sager som videomøder. Disse spilleregler er beskrevet i dokumentet Dreje- #

30 bog til pilotforsøg om videotransmission i retssager. Spillereglerne er kort beskrevet, at en anmodning fra en anden ret om, at stille videokonferenceudstyr til rådighed for et videomøde, normalt bør sidestilles med en anmodning om en subsidiær afhøring og oprettes som sådan i det relevante sagsbehandlingsprogram. For at opnå en enkel og ensartet sagsgang mellem de implicerede retter og for samtidig at sikre, at retten, der skal stille videokonferenceudstyr til rådighed, får de oplysninger, der er nødvendige for en korrekt registrering af den subsidiære sag, bør det embede, hvor sagen behandles (nær-enden), udfylde og fremsende (pr. fax) formularer til retten, der skal stille videokonferenceudstyret til rådighed (fjern-enden). Fjern-enden opretter herefter den subsidiære sag udelukkende på grundlag af formularens oplysninger. Når mødet skal afholdes, sørger fjern-enden for, at der er en person tilstede ved vidneafhøringslokalet, der kan assistere den pågældende med betjeningen af videomødeudstyret samt være behjælpelig med andre praktiske ting, som fx udbetaling af vidne- og kørselsgodtgørelse. I det følgende gives brugernes vurdering af de praktiske procedurer i forbindelse med berammelse af videomøder samt deres vurdering af muligheden for at indhente samtykke til videomødeformen De praktiske procedurer Den generelle vurdering Generelt vurderede retterne, at de praktiske procedurer ved videomødeformen ikke har givet væsentlige udfordringer. Generelt vurderes der således ikke at være nævneværdige praktiske problemer ved fx at - beramme/omberamme videomøderne - reservere videomødelokalerne i nær- og fjern-ende - udbetale vidnegodtgørelse, kørselsgodtgørelse og tabt arbejdsfortjeneste (klares i fjern-enden) - orientere og præsentere mødedeltagerne om videomødeformen. Alle retter har dog også påpeget, at det måske specielt i denne initielle fase ikke har været helt enkelt at finde de sager, hvor det kunne være relevant at anvende videomødeudstyr. Der er således endnu ikke indarbejdet egentlige rutiner internt i retterne og i retternes samarbejde med advokater og politi, så sager allerede ved berammelsen kan identificeres som egnede til videomøde. Herudover vil #

31 antallet af sager først for alvor stige, når alle retter har videomødeudstyr og dommerne formelt har mulighed for selv at beslutte, om en given sag er egnet. Generelt vurderede retternes eksterne brugere, at informationen om mødeformen forud for videomødet var god, ligesom at introduktionen til teknikken forud for mødet var tilfredsstillende. Retterne peger på, at kommunikationen med advokater, vidner etc. om muligheden for at beramme et retsmøde som et videomøde generelt bør understøttes af standard informationsmateriale. Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder I forhold til at finde sager, der ville kunne berammes som videomøder, har Glostrup og København i pilotfasen gennemført egentlige screeninger af indkomne sager. I København screener man bl.a. småsager, men når man forbereder sager og snakker med advokater om bevisførelsen, vil man i dag typisk ikke spørge om, hvor vidner kommer fra. I København peges der på, at når politiet forbereder straffesager, hvor der ikke er erkendelse, skal politiet lave en bevisfortegnelse, hvoraf også vidner fremgår. Vidnernes adresse fremgår af hensyn til vidnerne ikke af denne liste, men politiet kender adressen og kunne derved medvirke til at screene sagerne for, om det ville være formålstjenligt at bruge videomødeformen. Generelt peges der på, at det for dommerne bør blive en helt naturlig ting at indtænke muligheden for videomøder fx bør opmærksomheden på videomødeformen være tilstede ved forberedende møder i (mindre) civile sager. Også videomødeformen som alternativ til aflysning af et berammet møde eller en omberammelse bør indtænkes af dommerne. I store embeder som fx Københavns Byret vurderes det alt andet lige at ville tage længere tid at udbrede anvendelsen af videomøder blandt de mange dommere og parter end ved et mindre embede. Fælles, generelle opmærksomhedspunkter I forhold til berammelse af retsmøder som videomøder kan der fremhæves følgende opmærksomhedspunkter: - Der bør udarbejdes interne procedurer i retterne samt procedurer i forbindelse med retternes samarbejde med fx advokater og politi, som skal være med til at #

32 sikre, at sager, hvor et eller flere retsmøder ville kunne berammes som videomøder, bliver identificeret mere eller mindre automatisk. Det vil kræve en fokuseret indsats at få skabt en kritisk masse af videomøder. - Berammelse af videomøde og reservation af videomødelokale bør indarbejdes i sagsstyringssystemet som en del af et sagsskridt. - Det bør overvejes, om samtykke kan ske ved at blive ført til retsbog på videomødet, i stedet for at personen i fjern-enden skal underskrive en samtykkeerklæring forud for mødet. - Det foreliggende standardinformationsmateriale om videomødeformen i retterne bør udvikles videre og målrettes relevante målgrupper. Materialet bør kunne udsendes/udleveres samt hentes fra retternes hjemmesider. - Der bør være en retsbetjent eller anden person tilstede i fjern-enden, der kan assistere og være behjælpelig med betjening af videomødeudstyret samt andre praktiske forhold Indhentning af samtykke Den generelle vurdering Generelt vurderede retterne, at det har været nemt at beramme videomøder, eftersom forslag om anvendelse af videomødeformen generelt er blevet mødt positivt fra parterne i sagerne. Dette kan tilskrives det forhold, at den tid, parterne i en given sag skal anvende for give møde, kan mindskes. Generelt har det i pilotforsøgsperioden derfor ikke været forbundet med væsentlige vanskeligheder at indhente samtykke til brug af videomødeformen. Det vurderes dog, at der vil kunne være problemer forbundet med at indhente samtykke til videomøderne: Kravet om samtykke vurderes således at ville kunne udgøre en hindring for gennemførelse af videomøder til fristforlængelsesmøder, idet den sigtede i en fristforlængelsessag ofte vil have et ønske om komme en tur ud fra der, hvor vedkommende sidder varetægtsfængslet. Kravet om samtykke vurderes også at kunne blive vanskeligt i fx større civilsager, hvor sagen for parterne er meget vigtig, hvorfor de vil foretrække, at retsmødet afholdes på traditionel vis. Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder Eksterne aktører (anklagere og advokater, herunder forsvarsadvokater) har generelt været positive overfor forsøget. I et enkelt tilfælde tilbagekaldte en advokat på #

33 en parts vegne dog samtykket til under hovedforhandlingen at afhøre vidner. Der var tale om en hovedforhandling på Bornholm i en skifteretssag, hvor det oprindeligt var aftalt, at 3 vidner skulle afgive forklaring per videokonference fra Århus. Sagsøgeren mente uden at have deltaget i en videokonference at kvaliteten af videomøder ikke var god. Dommeren i den pågældende sag har givet udtryk for, at begrundelsen reelt var udtryk for en trænering af sagen og hovedforhandlingen, der på grund af det tilbagekaldte samtykke måtte omberammes til foretagelse over 2 måneder senere. Denne omberammelse kunne efter dommerens vurdering have været undgået, hvis dommeren havde haft hjemmel til at bestemme, at videokonference skulle anvendes I forsøgsperioden måtte Bornholm endvidere i to tilfælde undlade at benytte videomødeformen til et fristforlængelsesmøde på grund af manglende samtykke fra arrestanten, der ville ud på en tur. Arrestanterne var på grund af blandt andet efterforskningsmæssige hensyn placeret i Københavns Fængsler, blandt andet i isolation, men skulle fristforlænges på Bornholm, hvor sagen behandledes. På grund af det manglende samtykke måtte Bornholms Politi afsætte 2 polititjenestemænd til hver af arrestanterne for at rejse til København for at hente arrestanterne, ledsage dem til Bornholm og efterfølgende ledsage dem tilbage til København for derefter selv at rejse hjem igen. Foruden anvendte personaleressourcer kostede fremstillingen politiet et ikke ubetydeligt beløb til flybilletter. Det er retternes vurdering at denne situation ikke kun er en bornholmsk problemstilling, men at den tillige kan genkendes i resten af landet, idet arrestanter af blandt andet pladshensyn og efterforskningsmæssige hensyn ofte placeres i andre landsdele end den, hvor retten er placeret. Fælles, generelle opmærksomhedspunkter På den baggrund vurderes det af retterne, at reglerne i retsplejeloven, som giver dommeren mulighed for at beslutte brugen af videomøde, bør sættes i kraft. Således bør den nødvendige hjemmelsgrundlag tilvejebringes, således at dommeren kan bestemme, at retsmøder skal afholdes under anvendelse af videokonference, og om fornødent på trods af parternes protest herimod. Det skal dog bemærkes, at de nye vedtagne men endnu ikke ikrafttrådte regler i retsplejeloven om videokonference ikke giver dommeren mulighed for selv at beslutte brug af videokonference i fristforlængelsessager. I civilsager vil parterne dog kunne bestemme mødeformen. Her vil dommerne så til gengæld i tilfælde hvor sagen på ingen måde tilsiger, at mødet ikke kan hol- #

34 des som videomøde pålægge parterne selv at afholde udgifterne forbundet med at holde et regulært retsmøde frem for et videomøde Afholdelse af videomøder Dette afsnit indeholder brugernes vurdering og oplevelser ved deltagelse i videoretsmøder (afsnit 5.5.1). Endvidere vurderes videomødeudstyrets anvendelighed i forhold til at kunne fremvise fx dokumenter eller film-sekvenser ved traditionelle retsmøder (brugen af præsentations-mode, afsnit 5.5.2), samt mulighederne for at optage video-retsmøder (afsnit 5.5.3) Traditionel videomødeafholdelse Den generelle vurdering Generelt var der tilfredshed blandt forsøgsembederne og de eksterne brugere med brugen af videomøder til afholdelse af retsmøder. Samlet set vurderes videomøderne at have været en vellykket måde at afvikle møderne på, hvor teknikken ikke har virket forstyrrende for mødet, ikke har betydet forsinkelser i mødets start, og ej heller har betydet længere møder. Mødedeltagerne har generelt oplevet fin mundtlig kontakt (dialog) med personerne i den anden ende, de har let kunne orientere sig om, hvem der var vist på skærmen/lærredet under mødet (forstået som hvem vedkommende repræsenterede fx forsvarer, anklager eller dommer), og de har generelt ikke været i tvivl om, hvem der talte i den anden ende. Den generelle vurdering viser dog også, at videomødeformen giver visse udfordringer. En gennemgående kommentar fra evalueringerne er, at parterne ikke nødvendigvis kan opnå (øjen)kontakt med personerne i den anden ende, at man ikke hele tiden kan se de personer, man ønsker at se på, og at videomødeformen fratager parterne følelsen af, at alle deltagerne er i samme lokale. Det er således blevet nævnt, at man kan få følelsen af en glasplade mellem nær-ende og fjernende. Den manglende øjenkontakt vurderes dog at kunne afhjælpes gennem dommerens øvelse i at kigge mod kameraet. Endvidere peger vurderingerne på, at mikrofonerne i mødelokalet gør, at man ikke nødvendigvis kan tale fortroligt med andre i lokalet, uden at andre hører med (mikrofonerne opfanger selv en stille samtale mellem fx to forsvarere). #

35 Den generelle vurdering af videomødeformen peger imidlertid også på, at denne mødeform kræver noget tilvænning, specielt at dommeren er opmærksom på - at præsentere parterne i sagen på en klar og tydelig måde. - at redegøre for antallet og typen af tilhørere i retslokalet. - ikke at skifte unødigt ofte mellem forud-definerede kamerapositioner ved fx ordvekslinger mellem fx forsvarer og anklager, da dette snarere medvirker til at gøre forløbet forvirrende for parterne i den modsatte ende frem for at give overblik over forløbet. - i stedet at opsummere eventuelle ordvekslinger mellem forsvarer og anklager således, at parterne i den modsatte ende har mulighed for at følge med. Kort kan siges, at der ikke skal ske kameraskift, når nogen tager ordet, først når nogen får ordet (hvilket også udelukker stemmestyrede kameraer som en mulighed). Det er dommeren, der styrer mødet Brugen af præsentations-mode Den generelle vurdering Ved præsentations-mode forstås, at videoudstyret bruges som almindeligt AVudstyr under et retsmøde, der ikke skal videotransmitteres. Udstyret gør det muligt for retterne at anvende skærm/lærred til fremvisning af dokumenter eller filmsekvenser (fx uddrag fra overvågningskameraer) fra fx dokumentkamera eller pc samt anvende mikrofoner/højtalere til ikke-videokonference-retsmøder. Således får udstyret en dobbeltfunktion og bidrager yderligere til moderniseringen af retslokalerne. Den generelle vurdering er, at udstyret egner sig udmærket til dette formål, og at det kan give en række fordele frem for fx at skulle anvende et traditionelt tv med tilkoblet video- eller dvd-afspiller. #

36 Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder Den 26. september anvendte retten i Bornhom præsentationsmode i to forskellige straffesager. I den ene sag blev der forevist en fil fra pc, i den anden blev der afspillet to dvd er. Det forløb i begge tilfælde tilfredsstillende. På Bornholm er udstyret endvidere blevet brugt i en fredningssag, hvor der blev vist kortmateriale på skærmen. Dette oplevedes som en klar forbedring, fordi parterne i fællesskab kunne kigge og pege på kortet. Retten på Bornholm vil for egen regning gøre klar til, at både anklager og forsvarer kan koble deres pc på systemet, således at de kan bruge præsentationsmode Optagelser af video-retsmøde Den generelle vurdering I løbet af pilotforsøget har optagelse af retsmødet ved hjælp af videomødeudstyret kun været anvendt med henblik på at teste, om det teknisk kunne lade sig gøre. De gennemførte tests viste, at det var muligt at gennemføre optagelse af videoretsmøder. Retterne har dog vurderet, at der kan være klare fordele forbundet med at kunne dokumentere/protokollere et retsmøde på denne måde, samt at optagelse af et retsmøde på nuværende tidspunkt ville komme til at medføre et afbræk i retsmødet, fordi det pt. ikke er nemt at foretage en optagelse. Den generelle vurdering er derfor, at når og hvis lyd- og/eller billedoptagelse bliver hjemlet i retsplejeloven, så skal muligheden for at optage være tilgængelig direkte fra touchpanelet eller evt. fjernbetjeningen, således at det ikke medfører forstyrrende ekstra arbejdsgange under retsmødet. Det bør således være muligt, at optagelsen startes og afsluttes blot ved tryk på en knap, samt at optagelsen overføres automatisk og direkte fx via sagsbehandlingssystemet til den relevante dommer/medarbejder, så snart optagelsen afsluttes Retssikkerhed I forbindelse med evalueringen af retssikkerhed ved afholdelse af videomøder har retterne lagt den forståelse af retssikkerhed til grund for evalueringen, at alle parter bliver behandlet fair og kommer til orde, og at retsplejeloven i øvrigt overholdes. Dommerne har ligeledes baseret deres vurdering af retssikkerheden på, at det er vigtigt, at dommeren bevarer kontrollen med dramaturgien/ retsmødeledelsen, selvom retsmødet afholdes som et videomøde. #

37 Ved vurderingen af retssikkerheden i forbindelse med afholdelse af videomøder i retterne har dommerne således dels baseret deres vurdering på, om relevante regler i retsplejeloven samt andre regelsæt kan overholdes, men også på deres professionelle vurdering og følelse af, om retsmødet kan foregå på en etisk forsvarlig måde. Retternes generelle vurdering Generelt vurderer retterne, at retssikkerheden ved et videomøde er lige så god som ved et almindeligt retsmøde, selvom det ikke er det samme som et almindeligt retsmøde. En anden måde at formulere denne konstatering på, er at retterne som udgangspunkt vil vælge at bruge videomødeformen i de tilfælde, hvor retssikkerheden forventes at kunne sikres. Skulle retssikkerheden vurderes at komme i fare eller på anden måde bliver bragt i tvivl under et retsmøde, peger retterne på, at man som regel altid vil kunne afbryde videomødet og indkalde til et almindeligt retsmøde. Retterne peger på, at det vil være den samme vurdering, der foretages, hvis fx et vidne eller en sigtet er beruset eller på anden måde påvirket, når der gives fremmøde. I disse tilfælde vil retsmødet tilsvarende blive aflyst og omberammet. Ligeledes fremhæves, at der vil være sagstyper af særlig personfølsom karakter, sager af særlig stor værdi eller betydning for parterne, og lignende, hvor man på forhånd vil vurdere, at retssikkerheden ved videomødeformen ikke vil være god nok (se afsnit 5.6). Retterne vurderer også, at tilvænning til videomødeformen (fx sikkerhed i anvendelse af udstyr etc.) må forventes at betyde, at retssikkerheden vil blive vurderet i orden i flere og flere tilfælde. Tryghed i forhold til at anvende udstyret, tryghed i forhold til udstyrets stabilitet etc. vil således på sigt være med til at udvide anvendelsen af videomødeformen. Ved deres vurdering af retssikkerheden i forbindelse med videomødeformen har retterne og de eksterne parter bl.a. konfirmeret følgende udsagn: - Jeg oplevede fin (øjen)kontakt med person(erne) i den anden ende - Jeg oplevede fin mundtlig kontakt (dialog) med person(erne) i den anden ende - Det nonverbale sprog kunne aflæses tilstrækkeligt - Jeg var ikke på noget tidspunkt i tvivl om, hvem der talte i den anden ende - Teknikken tog ikke fokus fra mødesituationen - Jeg oplevede det lige så sikkert som ved et almindeligt retsmøde - Jeg følte mig tryg ved at gennemføre mødet som et videomøde #

38 5.6. Egnede sagstyper Egnetheden af sagstyper i forhold til videomødeformen hænger tæt sammen med vurderinger af retssikkerhed. Vurderingen af egnethed har også en klar sammenhæng med vurderingerne af, hvor nemt eller svært det kan være at opnå parternes samtykke til at anvende videomødeformen. En generel vurdering er således, at egnetheden af videomødeformen i høj grad afhænger af, hvorvidt en sag er personfølsom. I personfølsomme sager vurderer retterne, at man normalt skal have parterne i hånden, når man skal afgøre sagen. Den sædvanlige umiddelbarhed er nødvendig, hvilket generelt gør videomødeformen uegnet ved personfølsomme sager. En generel vurdering er også, at videomødeformen er mindre egnet, når der er tale om sager med besværlige, vrangvillige vidner, dvs. vidner som dybest set ikke ønsker at være til stede eller ikke ønsker at afgive forklaring, og hvor det psykologiske spil mellem vidne og anklager, dommer eller forsvarer er vigtigt, fx i forhold til at vurdere vidnets troværdighed. Det vurderes også, at det psykologiske pres, som normalt ligger på et vidne, der indtræder i vidneskranken i et retslokale med alles blikke rettet mod sig, i nogen grad forsvinder med videomødeformen. Ligeledes vurderer dommerne, at det pres, der kan lægges på vrangvillige vidner ved at kunne true med fængsling i op til seks måneder, i nogen grad forsvinder ved videomødeformen. Der er dog også en generel vurdering af, at videomødeformen kan bruges positivt i forhold til at adskille vidnet og den tiltalte i en sag. Således muliggør videomødeformen, at begge parter i princippet kan fjernes fra retsmødet og placeres i et vidneafhøringslokale. I forhold til specifikke typer af sager eller anvendelser har retterne givet følgende vurderinger: #

39 Civilsager Videomødeformen er: - Typisk ikke anvendelig ved fx forældremyndighedssager og værgemålssager, da der er tale om personfølsomme sager, hvor den sædvanlige umiddelbarhed er nødvendig. - Typisk heller ikke brugbar ved større sager af stor værdi, hvor parterne vil kræve at være tilstede. - Ikke anvendelig ved afhøring af genstridige vidner. Straffesager Videomødeformen er: - Meget velegnet ved fx i simple bødesager samt generelt ved afhøring af sekundære vidner, f.eks. polititjenestemænd, der herved slipper for at spilde tjenestetid på rejser til og fra fjerntliggende retter. - Meget velegnet til fristforlængelsesmøder forudsat der kan indhentes samtykke fra tiltalte. Navnlig velegnet, hvor der er tale om genindsættelser, eller hvor sigtede skal afgive yderligere forklaring. I situationer, hvor der skal gennemføres egentligt efterforskningsforhør, vil det være mindre egnet. - Anvendelig som alternativ til subsidiær afhøring, da det ofte kan være en fordel at se vidnet på video i stedet for at få tilsendt en udskrift af vidneforklaringen. Subsidiær afhøring bruges fx i mindre straffesager, fordi tiltalte vil have krav på at få sagen sendt op til sig selv. - Anvendelig i forbindelse med bange vidner, hvor videomøder giver mulighed for at adskille vidne og tiltalte enten inden for samme retsbygning eller ved at anvende vidneafhøringslokale i en anden ret. - Ikke anvendelig ved afhøring af genstridige vidner samt ved afhøring af kronvidner i særdeles alvorlige straffesager. Skiftesager Videomødeformen er: - Måske anvendelig i ægtefælleskiftesager, men behovet vil generelt være lille. - Mindre anvendelig ved dødsboskifte, da disse sager ofte klares over telefon. - Ikke anvendelig ved indledende møder i gældssaneringssager, første skiftesamlings i konkurssager og tvangsakkordsager. #

40 Fogedsager Videomødeformen er: - Anvendelig specielt til udlægssager. Dette ville fx kunne klares mellem to vidneafhøringslokaler. Hvis advokaterne kunne sidde hos sig selv og deltage i udlægssager, ville man kunne bruge det meget ofte. Alternativt kan advokater benytte vidneafhøringslokale i nærliggende ret. - Anvendelig til afhøring af skyldnere. - Ikke anvendelig ved udsættelsesforretninger og samværssager. Bornholm har her i efteråret indgået aftale med Dansk Advokat Inkasso i Ballerup om, at deres almindelige fogedforretninger med bornholmske skyldnere fremover skal foretages pr. videokonference fra Glostrup. Brug af tolk I løbet af pilotforsøget har der været gennemført et retsmøde med tilstedeværelse af tolk. Mødet blev gennemført tilfredsstillende, men videomødeformen bød på en række udfordringer: - For det første i forhold til tolkens mulighed for at følge med i sagens dokumenter og bruge disse som støtte for tolkeindsatsen. - For det andet indeholdt videoudstyret ikke et pre-set, som umiddelbart gjorde det muligt for tolk og tolkens klient at se hinanden. Problemet blev dog løst ved manuelt at flytte kamerapositioner og vurderes generelt at kunne løses ved at definere pre-set specifikt til tolke-situationen. Som nævnt forventes de fleste dommere i starten at ville lære at anvende videomøder i forbindelse med små, overkommelige sager, men at de i takt med fortroligheden med brugen af videomødeformen stiger, vil udvide brugen af videomøder til flere typer møder og også i større sager Image I forbindelse med vurderingen af, hvordan videomødeformen kan påvirke retternes image, har vurderingen fra retterne samstemmende peget på, at muligheden for at tilbyde gennemførelse af retsmøder som videomøder vil medvirke til, at retterne vil blive opfattet som moderne og tidssvarende. Retterne peger på, at de opfatter det som en naturlig udvikling. Retterne vurderer derfor heller ikke, at videomødeformen vil påvirke opfattelsen af retternes værdighed eller samfundets tillid til retterne negativt. Ved gennemførelsen af den afsluttende evaluering blev det fra København endvidere fremhævet, at Danmark i kraft af Retsplejelovens 190 er forpligtet til at kunne afhøre vidner ved hjælp af videoafhøring efter begæring af udenlandske myndigheder. Vurderingen er derfor, at installation af videomødeudstyr i de danske retter vil medvirke til, at Danmark kan opfylde disse internationale forpligtelser. #

41 6. Vurdering af projektforløbet I dette afsnit gives en kort vurdering af selve pilotprojektforløbet Information, support og uddannelse I forhold til gennemførelsen af pilotforsøget er retternes generelle vurdering, at de har været inddraget på en fornuftig måde, at informationen om pilotforsøget har været tilstrækkelig, og at uddannelse og supporten i perioden har fungeret tilfredsstillende. Retterne peger på, at projektopstartsfasen kunne have været mere velkoordineret, men at projektet overordnet set har været afviklet på en god måde Ressourcer I forhold til retternes ressourceforbrug i pilotforsøget peger retterne på, at der ikke har været afsat ekstra ressourcer til gennemførelse af projektet. Projektet er således blevet gennemført ved, at der er blevet trukket ekstra på i forvejen begrænsede personalemæssige ressourcer. Retterne vurderer, at dette ikke har været tilfredsstillende Pilotperioden Den generelle vurdering af pilotperioden er, at den har været for kort. Vurderingen er, at man ikke har haft mulighed for at vurdere alle aspekter af videoafhøring/videomødeformen, særligt i forhold til specifikke eller specielle sagstyper. Vurderingen er dog også, at pilotperioden har været lang nok til, at man generelt set kan vurdere mulighederne ved at bruge videomødeformen, herunder at man på det grundlag, der er opnået i løbet af pilotperioden, føler sig i stand til at konkludere, at videomødeformen vil kunne bruges i de danske retter. Ved retten på Bornholm som har afprøvet videomødeformen i størst omfang fastslås, at brugen af videomøder er i dag en fast integreret del af Bornholms hverdag der er ikke længere tale om et forsøg. #

42 7. Den videre udrulning af videomødeudstyr Kritiske succesfaktorer I dette afsnit opsamles retternes vurdering af de kritiske succesfaktorer for den videre udrulning af videomødeudstyr i domstolene. Yderligere anbefalinger i form af fx minimumskrav til udstyr, checklister mv. på baggrund af pilotforsøget er givet i dokumentet Implementeringsplan for videotransmission i retssager. Retternes vurdering af de kritiske succesfaktorer Ved den afsluttende evaluering af pilotforsøget er retterne blevet bedt om at vurdere de kritiske succesfaktorer for den videre udrulning af videomødeudstyr i domstolene. Retternes vurderinger grupperer sig om tre overordnede temaer: Udstyret: - Af hensyn til at skabe den nødvendige fleksibilitet til berammelse og afholdelse af videomøder i retterne peges der på, at der bør afsættes ressourcer til mindst to retssalsløsninger samt mindst ét vidneafhøringslokale til hvert embede. - Af hensyn til hvordan videomødeformen vil blive opfattet af aktører, som kommer i retterne, peges der på, at udstyret skal passe ind i de fysiske rammer, dvs. retssale og vidneafhøringslokaler. Her tænkes specielt på, at integration af videokonferenceudstyret lokalt skal ske således, at den traditionelle retssalsdramaturgi opretholdes under samtidig hensyntagen til bygningsarkitekturen. Teknikken skal således forstyrre mindst muligt og integreres på en æstetisk tilfredsstillende måde. - Af hensyn til den tillid, som såvel dommere som øvrige aktører skal have til videomødeformen, peges der på, at driftssikkerheden ved udstyret skal være høj. Det er således vigtigt, at teknikken fungerer, og at indretningen af lokalerne ofres særlig opmærksomhed i forhold til at sikre optimale forhold for gennemførelse af videomøder. Anvendelsen af systemet - Af hensyn til at opnå en situation, hvor brugen af videoudstyr generelt opfattes som uproblematisk og som et naturligt alternativ til almindelige retsmøder, peger retterne på, at videomødeudstyr bør sikres en stor udbredelse dvs. til alle byretter, landsretterne, Sø- og Handelsretten samt til Færøerne og til Grønland, og gerne med mulighed for at kommunikere ud af netværket (dvs. til eksterne parter som advokater, offentlige myndigheder, herunder Arbejdsskadestyrelsen, udlandet, m.v.). #

43 - Retterne peger også på, at det er vigtigt, at der afsættes de nødvendige ressourcer til uddannelsen af domstolenes ansatte i brug af videomødeudstyr. Retterne foreslår, at brug af videomødeudstyr til retsmøder kunne indgå i dommerfuldmægtigenes grunduddannelse, fx på retsledelseskursus. - Af hensyn til at gøre kunderne trygge ved løsningen peger retterne på nødvendigheden af, at der afsættes de nødvendige ressourcer til at kunne kommunikere bredt om systemet hvilken igen forudsætter udarbejdelse af gode vejledninger til og præsentationer af systemet. Hjemmelsgrundlaget - Af hensyn til at sikre, at videomødeformen kan anvendes, når det findes formålstjenligt, skal det nødvendige hjemmelsgrundlag tilvejebringes. Det anbefales derfor, at bestemmelserne i retsplejeloven om videoafhøring sættes i kraft, når udstyret er installeret. - Herudover bør det overvejes at skabe hjemmel til i videre omfang at kunne anvende videomødeformen i forbindelse med fristforlængelse #

44 Bilag 1: Detaljeret beskrivelse af retternes forsøgsudstyr I tabellen nedenfor er angivet hvilket videokonferenceudstyr, hvert af forsøgsembederne har fået installeret. Bornholm Pr. 1/9: Nyt 2007-udstyr: - 2 projektorer/lærred - 2 kamera - 4 svanehalsmikrofoner - 1 dokument-kamera - 1 touchpanel - Højtalere - Præsentationsmode Glostrup Pr. 15/11 Udvidet mobil løsning 1 stk. mobilt udstyr med dobbelt-kamera til brug som fuld retssal Kommentarer København Århus Hillerød Medio november Nyt 2007-udstyr: dog genbrug af mindre del-elementer fra udstyr. - 2 nye store fladskærme - 1 dokument-kamera - 2 kamera - 1 touchpanel - Præsentationsmode Genbrugt udstyr - 4 nyre-mikrofoner - Højtalere Medio november Nyt 2007-udstyr: dog genbrug af mindre del-elementer fra udstyr. - 2 nye store fladskærme - 4 skildpadde-mikrofoner - 1 touchpanel - Præsentationsmode Genbrugt udstyr - 1 dokument-kamera - 2 kamera - Højtalere Medio december Udvidet mobil løsning 1 stk. mobilt udstyr med dobbelt-kamera til brug som fuld retssal Pr. 19/9: Fast udstyr Pr. 1/9: Mobilt udstyr Primo oktober Mobilt udstyr Primo oktober Mobilt udstyr Leverandør AV-Center / Sony AV-Center / Sony Topnordic / Tandberg AV-Center / Sony Findes ikke Topnordic / Tandberg Nyborg Ikke udstyr i retssal. Mobilt udstyr fra 2004-forsøg Dansk Data Display / Tilpasning til lokaler - El-Kabling - Mørklægning - Kobling af lysdæmpning til touchpanel Intet - Kabling - Mørklægning Kabling Kobling af lysdæmpning til touchpanel Ukendt endnu Intet i denne forsøgs- Embede Fuld retssal Vidneafhørings-lokale Mobilt udstyr udskiftet til et fra anden leverandør ultimo november #

45 Sandholmlejren Ultimo november Udvidet mobil løsning 1 stk. mobilt udstyr med dobbeltkamera. Leverandør Polycom Topnordic / Tandberg Tilpasning til lokaler periode Mørklægning Lyddæmpende lofter. (Akustiklofter) Indirekte belysning Embede Fuld retssal Vidneafhørings-lokale Statsfængsel Kommentarer I nedenstående tabel kan ses flere detaljer i fx forskellen i udstyr (enkelte elementer samt fra hvilken leverandør), hvad der er genbrugt af udstyr samt eventuelle forskelle i funktionalitet i betjeningssystemer. Anvendelse Levering Netværk Audio/Video Styring Touchpanel kan styre* Andet Sted System Mobilt Producent Mærke Leverandør Bornholm Retssal Nej Sony PCS-G70P AV-center 4 2x 80" Projektor 4 Loft 2 X-felt i rack Ja København Retssal Nej Tandberg MXP6000 Topnordic 4 2x 40" LCD 4 Væg 2 X-felt i rack Ja WAN / MPLS (Mbps) Display Mikrfoner Højtalere Kamera AV-Udstyr placeret Dokumentkamera Betjening Presentations mode Touchpanel, Creator VHS/DVD Ja Ja nej Touchpanel, Mikrofoner Crestron PC+ doc. Kam Ja Nej + Højtalere Ja Doc. Kam + Mikr + Rackskab Touchpanel, + Højtalere Creator PC + VHS/DVD nej Ja + Kamera nej Århus Retssal Nej Sony PCS-G70P AV-center 4 2x 50" LCD 4 Væg 2 Bagtrappe i Rack Ja Glostrup Retssal Ja Sony PCS-G70P AV-center 4 1x 40" LCD 3 Stander 2 Stander Nej Fjernb. nej Hillerød Retssal Ja Tandberg Edge85 Topnordic 4 1x 42" LCD 3 Stander 2 Stander Nej Fjernb.++ nej Bornholm Afhøring Nej Sony PCS-G70P AV-center 4 1x 40" LCD 1 Væg 1 Væg Nej Fjernb. nej København Afhøring Ja Tandberg Edge85 Topnordic 4 1x 42" LCD 1 Stander 1 Stander Nej Fjernb. nej Århus Afhøring Ja Sony PCS-G70P AV-center 4 1x 40" LCD 1 Stander 1 Stander Nej Fjernb. nej Glostrup Afhøring Ja Sony PCS-G70P AV-center 4 1x 40" LCD 1 Stander 1 Stander Nej Fjernb. nej Sandholmlejr Afhøring Ja Tandberg Edge85 Topnordic 4 1x 42" LCD 2 Stander 2 Stander Nej Fjernb. nej Nyborg Afhøring Ja Polycom VSX7000 DDD 2 1x 32" LCD 1 Stander 1 Stander Nej Fjernb. Nej Mørklægning Lys Genbrug PC over konf. Presentations mode PC VHS/DVD VGA stik der kan tilsluttes PC. PC med DVD-drev kan afspille DVD Findes og kan afspille VHS-bånd eller DVD skiver Domstolsstyrelsen har rullet løsningen ud i et omfang og i et kompleksitetsniveau, som forsøgene kunne følge med på. Konceptet keep it simple har været udgangspunktet, og udvidelser eller øgning i ambitionsniveauet er kun blevet foretaget, når alle var sikre på, at alle parter kunne følge med, og der var økonomisk belæg for udvidelsen. Følgende udvidelser har fundet sted undervejs: - Tilføjelse af AV-udstyr samt funktionalitet i touchpanel til at kunne bruge den samlede løsning som almindeligt AV-udstyr under retsmøder, som ikke skal videotransmitteres. Dette er i det følgende også omtalt som præsentationsmode. - Bestilling af nyt udstyr til Retten i Århus og Københavns Byret. #

46 - Bestilling af ekstra udstyr til hvert forsøgsembede, så mere end et lokale har videokonference-udstyr. Dette har primært bestået af en bestilling af udstyr til et afhøringslokale til henholdsvis Københavns Byret, Retten i Århus og Retten på Bornholm. - Bestilling af en udvidet udgave af det mobile videokonferenceudstyr til retten i Glostrup. Denne løsning består i at tilføje et kamera til det mobile videokonferenceudstyr (som ikke betjenes med touchpanel, men med fjernbetjening dermed færre styringsmuligheder), så at udstyret kan tages i brug i et større retslokale og dermed agere som nærende i retsmøder, der har mere end 2-3 deltagere. Denne løsning vil også blive taget i brug i Retten i Hillerød/Sandholm. Anvendelsesmuligheden og brugervenligheden af det mobile udstyr med 2 kameraer er endnu ikke tilstrækkeligt afprøvet til at der kan foretages en egentlig vurdering heraf. På det foreliggende grundlag vurderes det dog ikke at kunne erstatte en fuld retssalsløsning. Der har undervejs været løbende forbedringer og justeringer af udstyrets eller lokalets opsætning, når problemer med fx lyd eller billede er opstået. Det har primært drejet sig om ikke-kritiske problemer, som ikke har forhindret retterne i at bruge løsningen. #

47 Bilag 2: Detaljeret tegning af netværksopsætningen Århus Domstolstyrelsen København Retssal Afhøringslokale Router Afhøringslokale Router Router Retssal Afhøringslokale Nyborg 4 Mbps 4 Mbps 4 Mbps 4 Mbps Router Glostrup Afhøringslokale Router Mbps TDC MPLS Data Mbps 4 Mbps 4 Mbps Retssal Afhøringslokale Hillerød Router Sandholmlejr Router Router Rønne Retssal Afhøringslokale Retssal Afhøringslokale #

48 Bilag 3: Gennemførte tekniske tests I dette bilag beskrives hvilke afprøvninger af mere teknisk karakter, der er blevet foretaget i løbet af forsøgsperioden (foruden gennemførte test af udstyret ved installation). Hvad er der lavet forsøg på med videokonfereceudstyr? De gennemførte forsøg dækker over følgende afprøvningskategorier: - Afprøvning af Polycom-udstyr brugt i forsøgene fra 2003/2004 i forbindelse med at inddrage udstyret til forsøgene. Det blev dog hurtigt konstateret, at udstyret ikke kunne genbruges. Dels virkede dele af udstyret ikke, dels skulle der investeres i touchpaneler, og endelig så er selve teknikken modnet en del over de seneste tre år, hvilket gjorde at tilkøb af nyt udstyr blev foretaget. - Afprøvning af videokonferenceudstyr - retssals-udgave med brug af udstyr fra 2004-forsøg - retssals-udgave med brug af touchpanel - mobilt udstyr i vidneafhøringslokale - fastmonteret udstyr i vidneafhøringslokale - mobilt udstyr (udstyr fra 2004-forsøg) i fængsel - Afprøvning af videokonferenceudstyr i brug via: - gennemførsel af rigtige retsmøder - gennemførsel af simulerings-retsmøder/forsøg - Afprøvning af videokonferenceudstyr i brug via: - forskellige sagstyper - herunder fristforlængelsessag samt sag ved brug af videokonferenceudstyr placeret i fængsel - Afprøvning af forsøg mellem udstyr: - af samme fabrikat Sony-Sony og Tandberg-Tandberg, - af forskelligt fabrikat, Sony-Tandberg, Sony-Polycom. Tandberg- Polycom kombinationen er ikke blevet afprøvet dette vil involvere Nyborg Statsfængsel. - Afprøvning af videokonferenceudstyr som almindeligt AV-udstyr ~ præsentationsmode i retssals-udgave med brug af touchpanel - Afprøvning af netværket med forskellige båndbredder - 4 Mbps - 2 Mbps - 1 Mbps - 0,5 Mbps - Afprøvning af optagelse af videokonference-retsmøde på memory-stick. #

49 Ang. sidstnævnte afprøvning: Der er kun blevet udført ét faktisk forsøg med optagelse af en simuleret afhøring. Denne optagelse blev udført på et Sony-system, vha. en Memory Stick PRO og fjernbetjeningen til videokonference-systemet. Brugen af Memory Stick PRO er kun muligt med Sony-systemet. En endelig løsning vil som minimum kræve at - Optagelsen kan ske via touchpanel - Optagelsen kan ske fra alt videokonferenceudstyr Instruktion til optagelse med Memory Stick PRO - Kompatible og formateret Memory Stick PRO indsættes i Sony codec et. - Når videokonference er etableret vælges med fjernbetjening MENU->Memory Stick->Start Recording - Når der ikke ønskes længere optagelse vælges med fjernbetjening MENU->Memory Stick->Stop Recording Herefter vil Memory Stick PRO indeholde den ønskede optagelse i et MPEG4 format. Det anbefales, at der laves flere forsøg med optagelser, se bilag 6. Hvad er der lavet forsøg på med netværksopsætning? Følgende afprøvninger har fundet sted i forbindelse med netværket: - Kvaliteten af netværksforbindelsen til Nyborg Statsfængsel - Kvaliteten af netværksforbindelsen i relation til valg af QoS (quality of service) mellem de fire forsøgsembeder (se også bilag 4). Netværket er blevet prøvet af og finjusteret i forbindelse med de afholdte test af løsningen samt de afholdte retssager og simuleringsforsøg. Derudover er netværket blevet testet mere specifikt den 26. november. Formålet med at lave forsøg specifikt med netværksopsætningen har været at bestemme, om der kan mærkes forskel i den opfattede kvalitet af en afhøring, når den gentages med en variation af forskellige kvalitetsparametre. #

50 Fremgangsmåde Der blev gennemført i alt fire forsøg, jf. nedenstående tidstabel. Retssal -Afhøring Kbh -Bornholm Glostrup-Århus Kbh -Glostrup Århus -Bornholm Et forsøg tog 30 min., og hvert embede deltog i to forsøg. Da Bornholm lavede opgraderinger på deres retssalssystem samme dag, blev der fra Bornholm kun testet via afhøringslokalet. I hvert forsøg udførtes fire simulerede afhøringer, hver med forskellig kvalitet, men med samme handling. Efter hver enkelt afhøring vurderede alle deltagere deres opfattede kvalitet af afhøringen på en skala fra 1-10, hvor 10 er bedst. Der blev vurderet på tale, billede og samlet forståelse. #

51 Bilag 4: Quality of Service (QoS) på netværket I dette bilag beskrives overvejelser og anbefalinger om brug af QoS på netværket. Formålet med at bruge QoS på netværket kan formuleres som følger: - At sikre fremkommelighed ved nedbrud i netværket, hvor anden trafik vil blive tabt eller kraftigt forsinket. - At sikre fremkommelighed på et fælles net, hvor videotrafik blandes med andet trafik fx administrativ trafik. - At sikre en mindre total forsinkelse af videotrafik og mindre variation i forsinkelse (jitter). I forhold til disse punkter kan følgende konkluderes: - I pilotforsøgene er der blevet udført forsøg, hvor QoS er afprøvet - konklusionen herfra er, at QoS kun i lille grad påvirker kvalitet i en positiv retning. - Nedbrud i nettet vil kun ske i meget få tilfælde, og det er Devoteams vurdering, at der betales en meget høj præmie, hvis dette er det eneste formål. - I pilotforsøget har QoS ikke være brugt, men hvis Domstolene forestiller sig, at videotrafikken i fremtiden skal bruge det fælles administrative netværk, vil QoS være en nødvendig forudsætning for at video vil kunne fungere. Den samlede anbefaling om brug af QoS på netværket er derfor, at dette kun er nødvendigt, hvis der blandes anden trafik på samme netværk. Holdes videotrafikken adskilt fra andre data, synes fordelen med QoS ikke at stå mål med prisen for servicen. Uddybning og baggrund Netværket kan logisk deles i to dele, WAN et og LAN. Mens der på hvert enkelt lokation findes et LAN, findes der kun ét WAN, der samler trafikken mellem alle LAN. Når der skal laves en løsning med QoS, skal dette implementeres på både LAN og WAN. LAN et er alle steder et eksklusivt 100 Mbps LAN, hvorpå der kun findes videotrafik. WAN et er det delte medie, som deler kapacitet med andre kunder. Det valgte WAN er et MPLS netværk fra TDC, hvor der er købt 4 Mbps forbindelser til/fra alle lokationer. Det er derfor naturligt at fokusere på QoS mekanismerne på WAN, da LAN et i dette tilfælde ikke bidrager med nævneværdig negativ på virkning på kvaliteten. På TDC s MPLS netværk kan man på den billigste forbindelse (omtalt som Non prioritized (BE) ) ikke få nogen garanti for, hvor længe datapakker er undervejs. #

52 Denne garanti får man kun, hvis man betaler mere og vælger en bedre kvalitet (omtalt som Voice (EF) eller Video og Data (AF) )1. I starten af forsøgsperioden blev der således brugt en opsætning med 4 Mbps udelukkende på BE, hvilket betyder, at der ingen garanti var på kvaliteten af den sendte lyd og billede. I slutning af forsøgsperioden blev det besluttet at afprøve en opsætning med prioriteret trafik på netværksforbindelsen. De 4 Mbps blev delt i 1 Mpbs (EF) og 3 Mbps (BE). Dette betød, at løsningen nu kom til at fungere med en del af båndbredden som værende prioriteret. Dermed sikres denne del af netværket mod fejl og meget trafik på TDC s netværk. Skulle TDC en dag få en fejl på netværket, vil man med en prioriteret båndbredde få garanteret, at løsningens trafik på netværket er stabilt og ikke nedprioriteret i forhold til andet trafik på netværket. Dette ændrer dog ikke betydeligt ved kvaliteten på den transmitterede lyd og billede, men giver en øget stabilitet i fejlsituationer. I de udførte forsøg var konklusionen, at den variation, som kunne konstateres ved forskellige QoS opsætninger, var så lille, at der ikke kunne påvises nogen markant forskel. Til gengæld var der stor forskel at spore, når der var forbindelse mellem to videosystemer af forskellig fabrikat i forhold til, når det var to systemer af samme fabrikat. Resultater af forsøget findes i dokumentet Resultater af forsøg med QoS parametre. 1 Det grundlæggende problem er, at i modsætningen til overførsel af en fil eller en på et netværk, så vil en videopakke blive betragtet som tabt, hvis den forsinkes mere end en vis periode (typisk over ms). Ved filoverførsel eller betyder forsinkelse intet, og en tabt pakke kan sendes igen, således at filen kan genskabes intakt. Ved video skal pakkerne bruges på bestemte tidspunkter, og hvis de ikke er kommet frem i rette tid, så er det for sent. #

53 Bilag 5: Konklusioner om netværket I dette bilag beskrives Devoteams umiddelbare konklusioner på netværket. Kapacitet 4 Mbps er fuldt tilstrækkelig til en afhøring. Det vil også være muligt at gennemføre to samtidige videomøder ved at dele denne båndbredde. Som minimum anbefaler vi 2 Mbps båndbredde per afhøring. Begrænsninger Nuværende opsætning af WAN et gør, at der findes to separate forbindelser, som ikke deler kapaciteten på tværs. Man kan således kun gøre brug af de 3 Mbps i BE (ikke-prioriteret trafik), selvom der ikke bruges de 1 Mbps båndbredde, der findes til EF (prioriteret trafik). Afhængig af, hvordan man vælger at fortsætte, bør dette tages op til overvejelse. Vedligeholdelse Det er vigtigt for driftsstabiliteten, at der etableres overvågning på netværket, både på LAN og WAN. Quality of Service mv Det er vurderet, at QoS indstillinger på netværket i den brugte opstilling ikke er en væsentlig parameter. #

54 Bilag 6: Yderligere fremtidige tests af systemet I dette bilag beskrives to yderligere tests af systemet, der bør gennemføres i fremtiden. Udvidede forsøg med optagelser I fremtiden bør der laves forsøg med optagelser centralt i netværket med brug af Tandbergs Content server løsning. Med denne løsning er det muligt fra centralt hold at optage en afhøring, i hvert fald fra Tandberg systemer, men sikkert også fra Sony vha. den indbyggede streaming mekanisme, som findes i begge systemer. Der bør også laves forsøg med at tilslutte eksternt optage-udstyr, som en VHS båndoptager eller en DVD-optager til lokalt videoudstyr. Teknisk bør der ikke være nogen hindring for, at dette er muligt, men det væsentlige er, hvor krævende betjeningen vil være. Arbejdsgangen i betjeningen af denne løsning kan blive mere kompleks end det er hensigtsmæssigt, da av-udstyret (ofte placeret i et teknikrum) ofte er et stykke fra retssalen. Generelt bør behovene omkring arbejdsgangene til optagelser analyseres yderligere i samarbejde med brugerne og leverandørerne. Herunder skal følgende bl.a. afklares: Hvad skal optagelserne bruges til, hvad skal kvaliteten være af optagelserne, er der behov for at kunne optage lyd og billede hver for sig, hvilket format skal optagelserne gemmes i, hvor og hvor længe optagelserne skal gemmes osv. Kvaliteten mellem forskellige fabrikater Under forsøg med forskellige kvalitetsparametre er det fremgået, at der er en betydelig forskel i kvaliteten, når der bruges udstyr af forskelligt fabrikat, dvs. fx Sony mod Tandberg. I fremtiden bør der laves forsøg med kvaliteten på tværs af fabrikater. Hvordan påvirkes den opfattede kvalitet af en afhøring, om det er samme fabrikat i begge ender i modsætningen til der, hvor der er forskelligt udstyr. #