Evaluering af videodemonstrationsprojekt

Transkript

1 Evaluering af videodemonstrationsprojekt i Syd- og Sønderjylland Brug af videokonferenceudstyr særligt i fristforlængelsessager - Hovedrapport 3. september 2010 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY Evalueringsrapport-v5

2 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund og formål Kort om demonstrationsprojektet Projektforløbet Det valgte videokonferenceudstyr Den valgte opsætning af netværk Antallet af fristforlængelser i forsøgsperioden Anden brug af videomødeudstyret i forsøgsperioden Kort om evalueringsprojektet Den kvantitative analyse Den kvalitative analyse Den kvantitative analyse Brugen af videomøder i fristforlængelsessager Det arbejdskraftbesparende potentiale kvalificering Antal sager, fremstillingsform og tidsforbrug påvirker det samlede potentiale Arbejdskraftbesparelse med den nuværende udbredelse af video Ændringer i omkostninger til kørsel samt salær til beskikkede forsvarere Projektets samlede økonomi kvalificering Den kvalitative analyse Brugen af videomøder i fristforlængelsessager samt øvrige sager og sammenhænge Betydning for domstolene Betydning for anklagemyndigheden Betydning for politiet Betydning i arresthusene Betydning for arrestanterne Betydning for forsvarsadvokaterne Væsentlige observationer Videoudstyret Anvendelsen Arbejdsgangene Gevinstpotentialet Bilag 1: Vurdering af de tekniske valg...43 Bilag 2: Detaljeret opgørelse af tidsforbruget

3 Bilag 3: Beregning af årlig besparelse...54 Bilag 4: Oprindeligt, revideret og evalueringens arbejdskraftsbesparende potentiale

4 1. Baggrund og formål Domstolsstyrelsen har i samarbejde med Rigsadvokaturen, Rigspolitiet og Kriminalforsorgen, gennemført et demonstrationsprojekt i Syd- og Sønderjylland med brug af videokonferenceudstyr særligt i fristforlængelsessager. Domstolene, politiet, anklagemyndigheden og kriminalforsorgen behandlede i fristforlængelsessager, og antallet af sager er stigende fra 2008, hvor man behandlede I disse sager skal politiet anvende betragtelige ressourcer på fangetransport til og fra retten, og anklageren skal afsætte transporttid. Det er et centralt formål med projektet at dokumentere videokonferenceløsningens positive og negative arbejdskraftbesparende potentiale for navnlig de involverede myndigheder samt øvrige effekter. Demonstrationsprojektet bygger blandt andet på et tidligere gennemført projekt med brug af videokonference til vidneafhøring ved domstolene (Videoprojekt 1). Nærværende rapport er resultatet af en evaluering af demonstrationsprojektet, gennemført af Devoteam Consulting. Rapporten skal ses som et svar på den ABT-fondsansøgning, der blev udarbejdet i forbindelse med projektet. Udover selve hovedrapporten med evalueringen af demonstrationsprojektet i Sydog Sønderjylland er der udarbejdet en bilagsrapport med to perspektiverende kapitler, der bevæger sig videre end blot til at evaluere demonstrationsprojektet. I disse kapitler behandles dels, hvordan det økonomiske potentiale kunne have set ud, hvis der havde været installeret video i alle arresthuse i Syd- og Sønderjyllands politikreds dels, hvilke yderligere gevinster, der kan være ved at anvende videoudstyret i andre sammenhænge end i fristforlængelsessager. 3

5 2. Kort om demonstrationsprojektet Demonstrationsprojektet i Syd- og Sønderjylland med brug af videokonferenceudstyr særligt i fristforlængelsessager er et projekt på tværs af justitsområdet. Projektet, også kaldet videoprojekt 2, har indbefattet installation af videoudstyr ved retterne i Sønderborg og Esbjerg, anklagemyndigheden i Syd- og Sønderjyllands politikreds og i fire arresthuse Projektforløbet Videoprojekt 2 ( ) bygger videre på videoprojekt 1 ( ). Videoprojekt 1 havde til formål at afklare, om det tekniske niveau ved videokonferenceudstyret var tilstrækkeligt godt til, at der generelt bør etableres mulighed for at gøre brug af videokonferenceudstyr til afhøring af vidner ved domstolene. Videoprojekt 2 har lovgrundlaget for telekommunikation med billede som sit udgangspunkt. Projektet er et demonstrationsprojekt med henblik på at vurdere den teknologi, som kan danne udgangspunkt for en national udrulning. I videoprojekt 1 blev der anvendt analogt udstyr, hvorimod der i videoprojekt 2 er anvendt en fuld digital løsning for at opnå en billedkvalitet i High Definition (HD) og samtidig fremtidssikre den teknologiske platform. Med baggrund i lovgrundlaget har fokus for videoprojekt 2 været at etablere en fleksibel løsning med det primære mål at kunne gennemføre fristforlængelsessager som videokonference. Både for videoprojekt 1 og 2 var det overordnede formål dog at lægge grundstenene for en national videokonferenceløsning på tværs af justitsområdet. I videoprojekt 1 bestod aktørerne hovedsageligt af Domstolene, med begrænset deltagelse af politiet i forbindelse med eksempelvis video i Sandholmlejren. I videoprojekt 2 har der været bred deltagelse og opbakning fra alle tre myndigheder (Domstolene, Rigspolitiet og Kriminalforsorgen). I figur 1 illustreres videoprojekt 2 s forløb: 4

6 Fase 0 Planlægning og anskaffelse 1/7 Fase 1 - Installation, test, uddannelse 1/ /9 1/10 1/11 Fase 2 - Idriftsættelse og erfaringsopsamling 1/ /1 1/2 1/3 Fase 3 - Evaluering 1/4 1/5 Projektstart Løsning klar til ibrugtagning Anskaffelse Evalueringsrapport Driftsafklaring Evaluering/ før-målinger Teknisk projektledelse, leverance- og leverandørstyring Evaluering/ efter-målinger Kontraktstyring Figur 1 Projektforløb for videoprojekt 2. Videoprojekt 2 kører i dag i almindelig drift. Der udestår enkelte tekniske tilpasninger, bl.a. omkring gardiner og lysstyring i retssalene i Esbjerg og Sønderborg. Der er yderligere iværksat aktiviteter med henblik på at indlemme deltagere fra videoprojekt 1 i videoprojekts 2 s løsning. Dette er en igangværende proces. På samme måde er også igangsat en proces omkring det at kunne afholde videokonference med deltagelse af eksterne parter. De grundlæggende principper for dette er dog stadig under overvejelse, men teknisk er løsningen forberedt til at håndtere dette Det valgte videokonferenceudstyr Der er valgt at etablere en fuld digital løsning, hvor der kan afvikles videokonferencer i HD-kvalitet. Der er dermed valgt en løsning, som på anskaffelsestidspunktet byggede på den nyeste teknologi og udstyr. En konference styres af dommeren, som via et touch-panel kan styre igangsætning af en konference samt kameraer (billede) og mikrofoner (lyd) under konferencen. Desuden er det gjort muligt at kunne optage lyd med videoudstyret således, at lyden kan lagres og efterfølgende findes igen til brug for skrivning af retsbøger. Der er under videoprojekt 2 installeret og idriftsat videoudstyr på følgende lokationer: 5

7 Myndighed Lokale Udstyr Retten i Esbjerg 2 retssale Fast videoudstyr med to kameraer, to projektorer, to lærreder og dokumentfremviser pr. retssal 2 lytterum Videostand (integreret) 1 mødelokale Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon Retten i Sønderborg 2 retssale Fast videoudstyr med to kameraer, to lærreder, to projektorer, vægbelægning og dokumentfremviser pr. retssal 2 lytterum Videostand (integreret) 1 mødelokale Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon Anklagemyndigheden i Esbjerg Arresthuset i Sønderborg 2 lokaler Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon 1 lokale Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon Arresthuset i Haderslev 1 lokale Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon Arresthuset i Kolding 1 lokale Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon Arresthuset i Vejle 1 lokale Videoudstyr med separat fladskærm, kamera og mikrofon Figur 2 Installeret udstyr på lokationerne Der er ikke installeret videoudstyr i de øvrige tre arresthuse i Syd- og Sønderjyllandspolitikreds (Esbjerg, Åbenrå og Tønder). Det giver en videodækket kapacitet på 64 % ud af den samlede kapacitet i de fem arresthuse i Syd- og Sønderjyllands Politikreds plus arresthusene i Vejle og Kolding fra Sydøstjyllands Politikreds, som er indgået i projektet. (svarende til134 ud af 208 arresthuspladser, 2008-tal). 1 Den valgte videokonferenceløsning til videoprojekt 2 er baseret på videokomponenter fra producenten Tandberg. Løsningen er anskaffet under SKI og leveret og driftet af leverandøren Atea. I bilag 1 er beskrevet de valg, der ligger til grund for løsningen, og mere specifikt, hvordan løsningen er opbygget Den valgte opsætning af netværk I forbindelse med afholdelse af retsmøder som videokonference, er der krav om et meget højt niveau af sikkerhed og informationsbeskyttelse. Det blev derfor besluttet at oprette en selvstændig netværksinfrastruktur, hvor al videokommunikation 1 Grunden til, at alle arresthuse ikke fik installeret videoudstyr, da det ikke umiddelbart var muligt at finde et egnet lokale, som helt eller delvist kunne afsættes til formålet. 6

8 krypteres og transporteres på afgrænsede netværksforbindelser leveret af TDC. For desuden at give de enkelte myndigheder mulighed for et vist niveau af styring med video til egne lokationer, er der i netværket etableret flere firewalls, som er under den enkelte myndigheds kontrol. I figur 3 gives en principskitse over videoløsningens netværk. Det fremgår, at videolokationer fra videoprojekt 1 også er inkluderet. Dette skyldes, at disse lokationer teknisk set er flyttet over på videoprojekt 2 s netværk. Figur 3 Videonetværk til videoprojekt Antallet af fristforlængelser i forsøgsperioden I perioden fra 21. december til 31. marts er der gennemført 225 videoegnede 2 fristforlængelser, hvor arrestanten har siddet varetægtsfængslet i et arresthus eller på en institution i politikredsen. Der har ikke været fristforlængelser ved hverken retten i Sønderborg eller Esbjerg, hvor arrestanten har siddet i arresten i Vejle, som er den eneste arrest uden for kredsen, som har indgået i forsøget. 2 Politi og anklagemyndigheden har ikke målt på de sager, som er undtaget fra video i Retsplejelovens 748 b. Retternes opgørelse af sager viser, at 13 % af fremstillingerne ikke kan gennemføres med video, da de er undtaget i Retsplejelovens 748 b. Det gælder fx fristforlængelser, hvor arrestanten sidder fængslet i isolation. 7

9 Evalueringen af efter-situationen bygger således på en periode på 3½ måned, 21. december 2009 til 31. marts 2010, hvor videokonferenceudstyret har været taget i brug. Materialet er således begrænset af en relativ kort måleperiode. Tabel 1 viser fordelingen af de 225 videoegnede fristforlængelser fordelt på ret og fremstillingsgrundlag. For 65 af de skriftlige forlængelser er det ikke oplyst, hvilken af de to retter de er foregået ved, da detaljerne for de skriftlige fremstillinger først er blevet registret fra februar. Frem til da har politi- og anklagemyndigheden kun opgjort antallet. Ret Antal fysiske retsmøder Antal videoretsmøde Antal skriftligt grundlag Retten i Sønderborg Retten i Esbjerg Ret ikke oplyst I alt Kilde: Efter-måling hos Politi og Anklagemyndighed I alt Tabel 1 Antal videoegnede sager i forsøgsperioden fordelt på ret og fremstillingsgrundlag Årsagerne til, at så mange retsmøder fortsat er gennemført som fysiske retsmøder, er følgende: Hvor har arrestanten siddet? Antal fysiske retsmøder Arresthus med video 12 Arresthuse uden video 46 Institutioner uden video 8 I alt 66 Tabel 2 Hvor har arrestanten siddet i forbindelse med de fysiske retsmøder I 46 af de 66 forlængelserne med fysisk retsmøde har arrestanten siddet i et arresthus uden videoudstyr. Det svarer til 70 % af de 66 fysiske retsmøder. Tilsvarende for de 8 af de 66 forlængelser med fysisk retsmøde har arrestanten siddet på en institution for enten unge eller psykisk syge arrestanter, og disse institutioner har ikke installeret videoudstyr. Hovedårsagen til at arrestanter er blevet fysisk fremstillet i stedet for ved videokonference kan derfor være, at de har siddet i en arrest eller institution uden videoudstyr. 8

10 For de resterende 12 af de 66 fristforlængelser, som er blevet afviklet som fysisk retsmøde i stedet for video, har arrestanten siddet i et arresthus med videoudstyr. En årsag til, at disse sager ikke er kørt over video, kan i 11 af de 12 sager være, at arrestanterne indgår i sagskomplekser sammen med andre arrestanter, som de er blevet fremstillet sammen med. I to sagskomplekser med i alt fem af fremstillingerne har alle arrestanter siddet i arresthuse, hvor der er installeret videoudstyr, mens der i de andre fremstillinger har indgået arrestanter fra arresthuse uden video. Den sidste af de 12 sager er et retsmøde, hvor arrestanten har siddet i et arresthus med video, men er blevet fremstillet ved et fysisk retsmøde, og der har ikke været tale om en fremstilling et sagskompleks. Syd- og Sønderjyllands Politi har oplyst, at de ovennævnte 12 sager kunne have kørt som videoretsmøde, hvilket havde givet en større besparelse (31 sager i stedet for 19 kunne have kørt over video). Efter evalueringens dataindsamling er anklagerne blevet opfordret til at anvende video til alle sager, som ikke er undtaget. Anklagemyndigheden vurderer, at det har fået andelen af videoretsmøder til at stige. For de arresthuse, der har videoudstyr, er der imidlertid flere videoretsmøder end der er fysiske retsmøder (jf. tabel 3). Mødeform Antal retsmøder (arrestant siddet i arresthus med video) Fysiske retsmøder 12 Videoretsmøder 19 I alt 31 Tabel 3 Fordelingen mellem videoretsmøder og fysiske retsmøder, hvor arrestanten har siddet i arresthus med video Ser man på fordelingen mellem videoretsmøder og fysiske retsmøder fra de arresthuse, som har videoudstyr, så er 61 % (19 ud af 31) af retsmøderne foregået over video Anden brug af videomødeudstyret i forsøgsperioden Det er meget tydeligt, at fokus i demonstrationsprojektet har været på brugen af video i forbindelse med fristforlængelser. Videoudstyret har kun i få tilfælde været anvendt til andre formål. Retterne har nævnt følgende anden brug af videomødeudstyret i forsøgsperioden: - Bange vidner tiltalte blev placeret i andet videolokale ved retten - Erfa-møde mellem byretspræsidenterne og chefanklageren - Personalemøder 9

11 3. Kort om evalueringsprojektet Evalueringsprojektet har som nævnt til formål at dokumentere videokonferenceløsningens positive og negative arbejdskraftbesparende potentiale for navnlig de involverede myndigheder samt øvrige effekter. Evalueringen består i en kvantitativ og en kvalitativ analyse af effekten af brugen af videomøder i forbindelse med fristforlængelser. Brugen af videomøder til øvrige sager og sammenhænge har kun været behandlet i den kvalitative analyse, og er i øvrigt begrænset af det forhold, at videoudstyret kun i meget begrænset omfang har været anvendt til andre formål end fristforlængelser selvom dette har været drøftet løbende i projektets hovedarbejdsgruppe. Evalueringen har ikke søgt at evaluere alternative løsninger til videoløsningen Den kvantitative analyse Den kvantitative analyse har til formål at kvalificere det estimat for arbejdskraftbesparende potentiale, der findes i ABT-fondsansøgningen. Den kvantitative analyse fokuserer på tidsforbruget i forbindelse med fristforlængelsessager samt de direkte transportudgifter pr. sag. Tidsforbruget samt kørte km. pr. sag - med og uden brug af videokonferenceudstyr - er derfor løbende registreret af målgrupperne i et registreringsskema. Der er fire direkte målgrupper (dommer, anklager, polititjenestemænd, og fængselsbetjente) og tre indirekte målgrupper (kontorpersonale ved hhv. retten, anklagemyndigheden og politiet), hvis tid bliver påvirket af, at der anvendes videokonferenceudstyr i forbindelse med fristforlængelsessager. Hver af disse målgruppers tidsforbrug i forbindelse med en fristforlængelsessag såvel før (uden brug af videokonferenceudstyr) som efter (ved brug af videokonferenceudstyr) er blevet registreret. Endvidere er forsvarsadvokaternes tidsforbrug (rejsetid) beregnet. 10

12 3.2. Den kvalitative analyse Den kvalitative analyse har til formål bredt at belyse effekten af brugen af videokonferenceudstyr i forbindelse med fristforlængelsessager men også i forbindelse med øvrige sager og sammenhænge. Den kvalitative analyse er gennemført som en række interviews med de forskellige målgrupper: Politi (3 gruppeinterviews) Anklagemyndigheden (1 gruppeinterview) Kriminalforsorgen (1 gruppeinterview) Retterne (4 gruppeinterviews) Forsvarsadvokater (2 enkeltinterviews) Arrestanter (4 enkeltinterviews) Interviewene er gennemført i april 2010 efter godt tre måneders brug af videokonferenceudstyret. Direkte målgruppe Indirekte målgruppe Øvrige målgruppe Evalueringsparametre / målgrupper Afholdelse af videomøder Videomødeudstyret / - kvaliteten Videomødeudstyret / - brugervenligheden Politi For hver målgruppe har været udarbejdet en interviewramme. I den følgende tabel er givet en oversigt over de temaer, der er blevet behandlet af de respektive målgrupper. Dommer Anklager Fængselsfunktionær KP ved retterne KP ved politiet X X X X X X X X X X (X) (X) KP ved anklager Arrestant Forsvarsadvokat Forløbetforud for videomøde /planlægning, information, mv. Flugtrisiko X X X X X X Arbejdsmiljø/ Trivsel Perspektivering / - Brug i øvrige sager Perspektivering / - brug i øvrige sammenhænge X X X X X X X X X X X X X X X X X X Projektforløbet X X X X X X X X Foruden interviewene har der i analysen indgået en observation af en videofristforlængelse ved Retten i Sønderborg. 11

13 4. Den kvantitative analyse Brugen af videomøder i fristforlængelsessager Nedenfor behandles det arbejdskraftbesparende potentiale ved brugen af videomøder i fristforlængelsessager (afsnit 4.1) og sammenholdes med de omkostninger, der har været ved projektet (afsnit 4.2), så det er muligt at vurdere, om projektet samlet set giver et over- eller underskud Det arbejdskraftbesparende potentiale kvalificering I ansøgningen til ABT-fonden er den potentielle besparelse i arbejdskraft samlet set estimeret til 3,1 årsværk for alle målgrupper i Syd- og Sønderjyllands Politikreds. Dette er revideret til 2,0 årsværk i forbindelse med, at der ikke kunne installeres video i alle arresthuse og før-målingen, og denne evaluering kommer frem til at det er 1,2 årsværk Tabel 4 gengiver den forventede besparelse for de enkelte målgrupper: Målgruppe Årlig besparelse i ansøgningen til ABT-fonden (årsværk) Årlig besparelse i revisionen til ABT-fonden (*) (årsværk) Årlig besparelse i evalueringen (årsværk) Direkte berørte målgrupper 3,2 1,3 1,1 Polititjenestemænd 2,5 1,3 0,8 Anklagere 0,8 0,1 0,2 Dommere 0,0 0,0 0,1 Fængselsbetjente -0,1-0,1 < 0,05 Indirekte berørte målgrupper -0,1 0,7 0,1 Kontorpersonale ved retterne 0,0 0,0 < 0,05 Kontorpersonale ved kriminalforsorgen 0,0 0,0 0,0 Kontorpersonale ved anklagemyndigheden < 0,05-0,1 < -0,05 Kontorpersonale ved politiet 0,0 0,7 0,1 I alt 3,1 2,0 1,2 Kilde: Ansøgning til ABT-fonden, revideret arbejdskraftsbesparende potentiale samt evalueringen. Se bilag 4 for detaljerede tabeller. *: Besparelsespotentialet blev revideret i forbindelse med førmålingen (nulpunktsmålingen), hvor der blev reduceret i antal arresthuse, der skulle have installeret videoudstyr. Tabel 4 Forventet arbejdskraftbesparelse i ansøgningen. I ansøgningen er der ikke indregnet en eventuel besparelse ved, at flere arrestanter vælger at lade retten afgøre fristforlængelsen på skriftligt grundlag, fordi de ikke får et fysisk retsmøde, hvor de kommer ud af arresten i nogle timer. Denne effekt 12

14 indgår imidlertid i evalueringen i det, det har været en del af projektets succeskriterier. Det har vist sig, at det er kontorpersonale ved politiet, der planlægger arrestanternes transport, hvilket ikke indgik i ansøgningen til ABT-fonden. Omvendt har undersøgelsen også vist, at der i de involverede arresthuse, ikke er fundet kontorpersonale, som har opgaver i forbindelse med fristforlængelser Antal sager, fremstillingsform og tidsforbrug påvirker det samlede potentiale Der er tre forhold, som påvirker det samlede potentiale. Det er: 1. Antallet af sager, som potentielt kan føres over video. 2. Fremstillingsformen, dvs. om de potentielle sager bliver til et almindeligt retsmøde med fysisk fremmøde, et videoretsmøde eller en frivillig fristforlængelse. 3. Medarbejdernes tidsforbrug for de tre fremstillingsformer. Figuren nedenfor viser de tre forhold. 1 Antal potentielle sager Indførelse af video 2 Fremstillingsform Potentiale 3 Tidsforbrug Figur 4 Forhold der påvirker potentialet Introduktionen af videofremstillingsformen kan have en effekt på alle tre forhold: Antallet af sager, hvor det er muligt at bruge video, falder, hvis der ikke er kapacitet nok enten fordi, der er lokationer, som ikke har fået installeret videoudstyr, eller fordi der er for mange møder på bestemte tidspunkter (flaskehalsproblem). 13

15 Brugen af video kan samtidig betyde, at de indsatte skifter fra fremstilling med fysisk retsmøde eller videoretsmøde til frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag. Tidsforbruget hos de forskellige parter bliver påvirket, fordi arbejdsgangene og varigheden af opgaver er anderledes for fristforlængelser over video end fristforlængelser med fysisk fremmøde. De største ændringer i arbejdsgangen ligger mellem fremstillinger med fyisk retsmøde og videoretsmøde, da arbejdsgangen for fremstillinger på skriftligt grundlag ikke ændrer sig. Figuren nedenfor illustrerer arbejdsgangen for et fysiskretsmøde. De grå hvide kasser er opgaver, som kan falde væk ved fremstilling over video, mens de grå kasser under Kriminalforsorgen ændrer sig i forbindelse med, at den indsatte skal følges til videolokalet i stedet for at blive udleveret til politiet. Domstolene Anklagemyndigheden Politi - 2 betjente Kriminalforsorgen Forberedelse Forberedelse Transport til retten Transport til arrest Transport til ret Udlevering af indsat Retsmøde Bevogtning Efterbehandling Transport til station Efterbehandling Transport til arrest Modtagelse af indsat Antal potentielle sager I forsøgsperioden har der været ca. 820 fristforlængelser ved retterne i Esbjerg og Sønderborg inden for forsøgsområdet. Der er tre primære forhold, som afgør, om en sag kan afvikles over video: Er sagen undtaget fra videofremstilling i retsplejelovens 748 b? Ønsker arrestanten et retsmøde, eller er denne villig til at lade sig forlænge på skriftligt grundlag? Er der videoudstyr i den arrest, som arrestanten sidder i? Før- og efter-målingerne i retterne har vist, at 13 % af fristforlængelserne er undtaget ifølge Retsplejelovens 748 b. 14

16 Før- og efter-målingen hos politi- og anklagemyndighed er gennemført over en periode på 12 måneder (fra april 2009 til marts 2010 begge inklusive). Der er i den periode gennemført 715 fristforlængelser inden for forsøgsområdet, som ikke har været undtaget for videofremstilling pga. retsplejelovens 748 b. Da både sager med arrestanter, der har siddet fængslet uden for retskredsen, og sager der har været undtaget fra videofremstilling i retsplejeloven ikke indgår i de 715 fremstillinger, er dette tal anvendt, som antallet af sager pr. år inden for demonstrationsområdet. På landsplan var der som nævnt (i afsnit 1) fristforlængelser i Givet at ca. ¼ af alle fristforlængelser foregår hos Københavns Politi, og givet at de resterende sager er jævnt fordelt over de øvrige 10 politikredse (Bornholms Politi undtaget) kan 820 synes lavt. Tager man imidlertid udgangspunkt i de officielle tal over fristforlængelser ved retterne i Esbjerg og Sønderborg i 2009 er tallet 1.109, hvilket afspejler, at der er omkring 300 sager, der vedrører arrestanter, som har siddet fængslet uden for retskredsen. Fordelingen mellem fremstillingsformer i før- og efter-situationen Sammenligner man andelen af fristforlængelser med retsmøde og på skriftligt grundlag i henholdsvis før- og efter-målingen, så ser man, at der er flere skriftlige fremstillinger og (naturligvis) flere fristforlængelser over video i efter-situationen. Fremstillingsform Før-måling (april-16. december 2009) Antal fremstillinger Procent Delmængde af før-måling (September-16. december 2009) Antal fremstillinger Procent Efter-måling (21. december-marts 2010) Antal fremstillinger Procent Fysisk retsmøde % 94 46% 66 29% Skriftligt % % % Videoretsmøde % 19 8% Total % % % * Antallet af sager dækker de sager, som ikke er undtaget i følge Retsplejelovens & 748 b (13%) Tabel 5 Fordelingen mellem fremstillingsformer i før- og efter-målingen Som tabel 5 viser, så varierer andelen af fristforlængelser på skriftligt grundlag betydeligt alt efter, hvor lang en periode af før-målingen man inddrager. I hele perioden fra april og frem til medio december 2009 har 39% været på skriftligt grundlag. Billedet ser markant anderledes ud, hvis man tager en periode, der i længde svarer til efter-målingens 3,5 måned, dvs. fra september og frem til video 15

17 blev taget i brug i midten af december Her har arrestanterne i 54% af tilfældene valgt at skrive under på en skriftlig forlængelse. Forskellen mellem de to perioder kunne skyldes almindelig usikkerhed, men set over hele måleperioden måned for måned, så stiger andelen af skriftlige fremstillinger, fra man begynder med at registrere i april frem til december, hvor situationen pga. klimatopmødet var speciel. Andel skriftlige fristforlængelser 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 14% 20% 36% 39% 44% 53% 53% Video taget i brug 70% 60% 62% 50% R² = 0, % 64% 10% 0% April 2009 Maj 2009 Juni 2009 Juli 2009 August 2009 September 2009 Oktober 2009 November 2009 December < December > Januar 2010 Februar 2010 Marts 2010 Andel skriftlige fristforlængelser Lineær sammenhæng Kilde: Før- og efter-måling hos Politi og Anklagemyndighed Figur 5 Udviklingen i andelen af skriftlige fremstillinger i før- og efter-måling Sammenhængen er så kraftig, at det er usandsynligt, at det blot er en tilfældighed, og da udviklingen forekommer jævn (også før indførelsen af video), kan den ikke alene tilskrives, at flere har sagt ja til en skriftlig fremstilling, fordi de ellers var blevet fremstillet via video. Dette kan forklare den gennemsnitlige stigning, efter man har taget video i brug, men det kan ikke forklare den jævne stigning i førsituationen. Her er der tre plausible effekter, der enten individuelt eller i kombination påvirker: Målefejl: I begyndelsen af perioden har man ikke fået registreret alle skriftlige fremstillinger. Efterhånden som medarbejderne er blevet mere vant med procedurerne, er flere af de skriftlige sager blevet registreret. Indsats for at få flere over på skriftligt grundlag: Anklagemyndigheden har i perioden med før-måling bevidst arbejdet med at få flere til at skrive under på en frivillig fristforlængelse. 16

18 Målingen og videoprojektets øgede fokus på fremstillingsgrundlag har fået flere over på skriftligt grundlag: Det, at man har fokuseret og målt på fremstillingerne, har utilsigtet haft den effekt, at man i højere grad har forsøgt og er lykkedes med at få arrestanterne til at lade sig forlænge på skriftligt grundlag. Hos Syd- og Sønderjyllands Politi, der har foretaget før-målingen, mener man ikke, at der er fristforlængelser på skriftligt grundlag, som ikke er blevet registreret i et sådant omfang, at det kan være målefejl, der er årsag til udviklingen. Derimod er der i efteråret blev gennemført en særlig indsats for at få flere arrestanter til at gå med til at få afgjort deres fristforlængelser på skriftligt grundlag. Syd og Sønderjyllands politi forklarer udsvinget således: [Det] anføres, at der i perioden september december 2009 fra anklagemyndigheden i Syd- og Sønderjyllands Politis side blev iværksat en særlig indsats, der havde til formål at få flere arrestanter til at lade sig fristforlænge på skriftligt grundlag. Baggrunden for den særlige indsats var bl.a., at anklagemyndigheden forventede, at politisøjlen i Syd- Sønderjyllands Politi fra september 2009 skulle afgive personale til varetagelse af politimæssige opgaver i forbindelse med IOCkonferencen og senere COP 15-topmødet i København i efteråret 2010, og at politisøjlen derfor ikke i samme omfang som normalt ville kunne varetage transportog bevogtningsopgaver i forbindelse med fristforlængelser. Det bemærkes endvidere, at det i anklagemyndigheden er almindeligt kendt, at et større antal arrestanter lader sig fristforlænge på skriftligt grundlag i forbindelse med højtider (f.eks. jul og nytår). En særlig indsats har således betydet, at det har været flere fristforlængelser på skriftligt grundlag end normalt. Syd- og Sønderjyllands Politi vurderer imidlertid, at en lignende permanent indsats ikke vil kunne hæve det generelle niveau for skriftlige fremstillinger. Ser man på fordelingen mellem fysiske retsmøder og skriftlige fremstillinger for de arresthuse, som ikke fik installeret video, så har de, som det fremgår af tabellen nedenfor, holdt et højt niveau af skriftlige fremstillinger selv to måneder efter COP15. 17

19 Arresthuse uden video (64 sager) Arresthuse med video (44 sager) Institutioner (22 sager) Fysiske retsmøder Skriftlige fremstillinger Videoretsmøder Total Andel af total antal sager 39% 61% 0% 100% 49% 27% 48% 25% 100% 34% 18% 82% 0% 100% 17% Tabel 6 Fordelingen mellem fremstillingsformer for arresthuse med og uden video i efter-målingen (februar og marts, hvorfra de skriftlige er registreret med arresthus i politi og anklagemyndighedens efter-måling) Situationen i Syd- og Sønderjyllands Politikreds har således været speciel i måleperioden, og det er derfor ikke til at vurdere, hvad det naturlige niveau for skriftlige fremstillinger ville have været, hvis man ikke havde gjort denne indsats. I den oprindelige ABT-ansøgning har man som tommelfingerregel brugt en fordeling på 50/50 mellem sager med fysisk retsmøde og sager på skriftligt grundlag i før-situationen (blev baseret på interviews med retterne). Projektets hovedarbejdsgruppe har imidlertid vurderet, at den mest retvisende fordeling er den fra hele før-målingen, hvor andelen af skriftlige fremstillinger er lavere end i den sidste halvdel af før-målingen samt for de arresthuse, som ikke har fået installeret video i efter-målingen. Fremstillingsform Fordelinger ud fra målinger Før-situationen Antal Sager Procent Efter-situationen Antal sager Procent Estimat af antal sager pr. år ud fra antal sager i måleperioden april marts 2010 (715 sager) Førsituationen Antal sager Antal sager Mulig effekt af videoprojektet i Syd- og Sønderjylland Antal sager Eftersituationen Procentpoint Procent Fysisk retsmøde % 66 29% % -52% Skriftligt % % % 59% Videoretsmøde % % - I alt % % * Antallet af sager dækker de sager, som ikke er undtaget i følge Retsplejelovens & 748 b (13%) Tabel 7 Estimat af fordelingen af sager pr. år (for arresthuse med og uden video) før og efter indførelsen af video samt effekt af video Tabel 7 viser fordelingen af fordelingen mellem fremstillingsformer i før- og efter-målingen for arresthuse både med og uden video. De fysiske retsmøder er faldet med ca. 52%. 32%-point er flyttet fra fysisk retsmøde til enten skriftligt 18

20 grundlag (23%-point) eller video (8%-point), efter at man er begyndt med fremstilling over video. Omfordelingen er således den effekt, der kan tilskrives video, hvis der ikke er andet end video, der har ændret på fordelingen mellem fremstillingsformerne. Estimaterne af antallet af sager i henholdsvis før- og efter-situationen er beregnet ved hjælp af fordelingerne mellem fremstillingsformerne samt de 715 sager, som ovenfor er vurderet til at udgøre antallet af sager i forsøgsområdet som ikke er undtaget fra videofremstilling i straffeloven. Tidsforbruget Med estimater for antallet af fremstillinger og fordelingen mellem fremstillingsformerne før og efter implementeringen af video er det sidste skridt på vejen mod estimatet af det samlede årlige arbejdskraftbesparende potentiale i Syd- og Sønderjyllands Politikreds at fastlægge de enkelte parters tidsforbrug. Myndighedernes involverede medarbejdergrupper og deres gennemsnitlige tidsforbrug per fremstilling er opstillet for de forskellige fremstillingsformer i tabellen nedenfor. En mere detaljeret opgørelse for de enkelte myndigheder findes i Bilag 2: Detaljeret opgørelse af tidsforbruget. Myndighed Medarbejdergruppe Fysisk Retsmøde Politi og anklagemyndighed Polititjenestemænd 2 personer før-situation Polititjenestemænd 2 personer efter-situation ved video i to ud af fem arresthuse Jurister ved anklagemyndigheden Kontorpersonale ved politiet Kontorpersonale ved anklagemyndigheden Skriftligt Grundlag Video 4 t 25 min. 0 min. - 3 t 56 min. 0 min. 7 min. 2 t 23 min. 39 min. 1 t 41 min. 36 min. 0 min. 3 min. 3 min. 0 min. 0 min. Kriminalforsorgen Fængselsbetjente 10 min. 0 min. 30 min. Domstolene Dommere ved byretterne 1 t 1 min 13 min. 1 t 0 min. Kontorpersonale hos byretterne 32 min. 23 min. 39 min. Tabel 8 Medarbejdergruppernes gennemsnitlige tidsforbrug for de forskellige fremstillingsformer 19

21 For stort set alle medarbejdergrupper gælder, at fremstilling med fysisk retsmøde er det mest ressourcekrævende, mens sager på skriftligt grundlag kræver færrest ressourcer og involverer færrest medarbejdergrupper. Videomøder kræver, særligt pga. politiets lille involvering, færre ressourcer end sager med fysisk retsmøde. De to polititjenestemænd, der står for transporten af arrestanten ved fysiske retsmøder, anvendte i gennemsnit 4 timer og 25 minutter pr. fremstilling før, der blev indført video. Efter der er blevet indført video i nogle arrester, er det tidsforbrug faldet. Dette kan forklares med, at den gennemsnitlige afstand er blevet kortere, da nogle af arresthusene med stor afstand til retterne har fået videoudstyr. Hvad angår de øvrige medarbejdergrupper, har ændringerne i tidsforbrug i forbindelse med fremstillinger med fysisk retsmøde efter der er blevet indført video - været så små, at den mest sandsynlige årsag til udsving mellem før- og eftersituationen er usikkerhed, hvorfor de ikke er tage med her. Derudover er det værd at lægge mærke til, at politiet nogle gange bruger tid på at planlægge og gennemføre transport i forbindelse med videomøder. Dette skyldes, at man i nogle tilfælde har kørt en indsat fra en arrest uden videoudstyr til en arrest med videoudstyr eller i et enkelt tilfælde til anklagemyndigheden i Esbjerg, da disse lokationer har ligget tættere på end retten. I tilfældet med anklagemyndigheden var det, fordi man herfra havde glemt at bestille transport af en arrestant, der sad i Esbjerg arrest og skulle fremstilles i Sønderborg. Juristerne hos anklagemyndigheden anvender i gennemsnit også mindre tid på fremstillinger over video, end de gør på fremstillinger med fysiske retsmøder. Dette skyldes dels mindre transporttid, men også mindre tid på forberedelse. I arresthusene har man fået ekstraopgaver i forbindelse med videomøderne. Det betyder, at personalet her bruger 30 minutter på bl.a. at modtage begæringen om video, evt. aflyse andre aktiviteter i videolokalet, modtage forsvarer og følge denne ud efter mødet, starte møder samt hente og bringe arrestanten til videolokalet. I sager med fysisk retsmøde bruger personalet kun 10 minutter på at aflevere og modtage arrestanten, når politiet kommer. I retterne er ressourceforbruget ved en sag med fysisk retsmøde og videoretsmøde stort set det samme, mens man i gennemsnit anvender betydeligt færre ressourcer i de tilfælde, hvor arrestanten siger ja til en forlængelse på skriftligt grundlag. 20

22 Arbejdskraftbesparelse med den nuværende udbredelse af video Når man tager fordelingen af sager med og uden video fra Tabel 7, tidsforbruget fra Tabel 8 og regner sammen, er den samlede årlige arbejdskraftbesparelse for alle medarbejdergrupper på 1,2 årsværk. Dette svarer til en årlig besparelse i kroner på ca kroner. Dette er for den nuværende implementering med video i de fire arresthuse. De samlede beregninger samt de parametre, som indgår, er gengivet i Bilag 3: Beregning af årlig besparelse. Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Dommere ved byretterne Fængselsfunktionærer Anklagere og sbh. Jurist Polititjenestemænd 0, , , , , , , , , , , , % 27% 11% 11% 27% 27% 57% 57% 0,00 0 0% 0% Total, direkte berørt målgruppe: 2, , , % 40% Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Kontorpersonale ved retterne 0, , , % 5% Kontorpersonale ved 0, , , anklagemyndigheden 52% 52% Kontorpersonale ved politiet 0, , , % 49% Kontorpersonale ved 0,00 0 0,00 0 0,00 0 kriminalfosorgen 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, indirekte berørt målgruppe: 0, , , % 25% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årligt merforbrug Årligt merforbrug i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 3, , , % 38% Tabel 9 Årlig besparelse med nuværende udbredelse af video Ser man på de enkelte grupper, så er det politiet, der opnår langt den største besparelse på 0,76 årsværk ved videofremstillinger, anklagemyndigheden opnår en 21

23 mindre besparelse på 0,23 årsværk mens der ligger mindre besparelser hos de andre medarbejdergrupper 3. I ansøgningen til ABT-fonden forventede man en årlig arbejdskraftsbesparelse svarende til omkring 1,4 millioner kroner. Dette er senere nedjusteret til 0,8 millioner kr., efter at det blev klart, at der ikke kunne installeres video i alle arresthuse, samt at før-målingen gjorde det muligt at kvalificere tidsforbruget. De detaljerede tabeller med det arbejdskraftsbesparende potentiale fra ABT-ansøgningen og revisionen er gengivet i bilag 4. Der er fire forhold, som særligt gør, at besparelsen er blevet reduceret med over 0,8 millioner kroner: Færre arresthuse med video end forventet og dermed færre fremstillinger, som går fra fysiske retsmøder til video: I ansøgningen forudsætter man, at kun 64 fremstillinger vil afvikles som et fysisk retsmøde, mens estimatet på baggrund af efter-målingen er, at 210 vil afvikles som et fysisk retsmøde. Lavere tidsforbrug hos politiet ved fysiske retsmøder: 6 timer og 20 minutter i ansøgningen mod før-målingens 4 timer og 25 minutter. Lavere tidsforbrug hos juristerne hos anklagemyndigheden ved fysiske retsmøder: 4 timer og 30 minutter i ansøgningen mod før-målingens 2 timer og 23 minutter. Det arbejdskraftbesparende potentiale i ansøgningen til ABT-fonden inkluderer arrestanter, der sidder i arresthuse uden for politikredsen. For det arbejdskraftbesparende potentiale på landsplan er der med input fra denne evaluering gennemført en selvstændig analyse for at kvalificere dette. Det har man blandt andet gjort af følgende grunde: - Potentialet for fristforlængelser fra Syd- og Sønderjylland kan ikke direkte overføres til nationalt plan, fordi der er kortere afstande i resten af landet, samt at kriminalforsorgen kører arrestanterne i København. - Forsøget i Syd- og Sønderjylland medregner ikke arbejdskraftsbesparelser ved andre typer sager end fristforlængelser, da udstyret ikke er blevet anvendt til andet. 3 Selvom videomødeformen betyder merarbejde for fx fængselsbetjente, betyder det øgede antal skriftlige fremstillinger, at det samlede tidsforbrug bliver marginalt mindre end i situationen uden video. 22

24 Her er man kommet frem til at potentialet udover det fra demonstrationsprojektet i Syd- og Sønderjylland er 31,9 årsværk: Landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk 31,93 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod Gennemsnitligt arbejdskraftbesparende potentiale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 0,00375 Antal gentagelser af arbejdsprocessen på landsplan* 8505 Arbejdskraftbesparende potentiale ved landsdækkende udbredelse opgjort i årsværk 31,93 * Sager fra demonstrationsprojketet i Syd- og Sønderjylland er ikke medregnet, da de allerede er videodækket. Andelen af videodækkede sager i Syd- og Sønderjylland vil imidlertid stige, da det vil blive muligt at fremstille arrestanter fra arresthuse uden for kredsen over video Ændringer i omkostninger til kørsel samt salær til beskikkede forsvarere Ud over arbejdskraftbesparelser er der også besparelser i form af kilometer, som politi og anklagemyndigheden ikke skal ud at køre, og i form af en mindre besparelse på salær til forsvarerne. Sparede transportomkostninger I Politiets før- og efter-måling er antal kørte kilometer ikke opgjort, ligesom data for, hvad det koster at køre en kilometer i politibil, ikke har været tilgængelige. Derfor har vi konstrueret nedenstående regneeksempel til at estimere omkostningerne. Politiet bruger i gennemsnit 133 minutter (4 timer og 25 minutter delt med to betjente) på en transport og bevogtning af en arrestant. Herfra skal man trække retsmødet på 30 minutter samt anden tid, hvor man ikke kører vurderet til yderligere 30 minutter. I alt 60 minutter. Det betyder, at politiet ved hver transport i gennemsnit kører i 73 minutter. Antager vi kombineret by- og landevejskørsel med en gennemsnitsfart på 60 km/t, kører politiet i gennemsnit 73 kilometer pr. fysisk retsmøde. Statens lave kilometertakst er i ,90 kroner, hvilket samlet set gør, at omkostninger til kørsel af en arrestant løber op i 139 kroner. 4 4 Statens lave kilometertakst er anvendt, da det ikke har været muligt at finde oplysninger for, hvad det koster at køre en kilometer i en politibil, og fordi anklagemyndigheden formodes primært at anvende de ansattes private biler. De 1,9 kroner pr. kilometer kan være i overkanten, da Modelcentret på Institut for Transport på Danmarks Tekniske Universitet har beregnet, at den gennemsnitlige omkostning til erhvervskørsel inklusiv ikke-refunderbare afgifter i 2009 var 1,663 kroner pr. kilometer. ( edspriser/transportoekonomiske%20enhedspriser%20vers%201%202%20aug09.xls). Set i forhold til den samlede besparelse, så er forskellen på, om man anvender 1,9 eller 1,663 kroner pr. kilometer, i alt kroner pr. år. 23

25 Den mødende anklager anvender 30 minutter på transport, hvilket gør, at denne ud fra samme antagelser omkring hastighed kører 30 kilometer per fysiske retsmøde. Dette svarer til en omkostning på 57 kroner. Samlet set koster et fysisk retsmøde således 196 kroner i transportomkostninger. Transporttiderne for videoretsmøder er så små, at det vurderes, at det ikke giver mening at beregne omkostningen her. Årlige omkostninger til transport Uden video (436 fysiske fremstillinger) Med video (210 fysiske fremstillinger) Besparelse med video Tabel 10 Transportomkostninger I ansøgningen til ABT-fonden er transportomkostningerne pr. fysisk retsmøde sat til hhv kroner for anklagemyndigheden og kroner for politiet. Det har ikke været muligt at få redegjort for antagelserne bag. Ud fra ovenstående regneeksempel virker tallene umiddelbart meget høje. Forsvarernes salærer I interviewene med forsvarsadvokaterne er det blevet nævnt, at forsvarerne vil komme til at køre mere med video, hvis de skal sidde i arresten sammen med deres klient. Efter-målingen i Retten i Sønderborg viser, at forsvarerne i 50 % af fremstillingerne over video deltager fra arresten, og en beregning af rejsetiden med Google Maps viser, at forsvarerne i snit vil få 20 minutters længere rejsetid fra forsvarerens kontor til arresthuset end til retten. De beskikkede forsvareres transporttakst er 750 kroner pr. time, hvilket betyder, at udgifterne til transport i gennemsnit vil stige med 257 kroner pr. fremstilling, der overgår til video. Det skal imidlertid bemærkes at forsvarerne kun får dækket transport, hvis deres klient sidder i et arresthus uden for retskredsen. I modsat retning trækker, at flere sager overgår til skriftligt grundlag, hvor forsvarernes sags-takst er 750 kroner mod kroner ved fremstilling med retsmøde. Hertil kommer, at forsvarernes transport bortfalder 39 km i gennemsnit svarende til 488 kroner. Samlet set er en fremstilling på skriftligt grundlag således 938 kroner lavere end en sag med fysisk retsmøde. 24

26 I tabel 10 nedenfor er der gengivet et regneeksempel for udviklingen i advokatsalærer. Dette viser, at indførelsen af video i Syd og Sønderjyllands Politikreds vil betyde en besparelse i advokatsalærer pr. år på ca kroner. Ændringen på ca kroner ved videoretsmøder indeholder kørsel inden for retskredsen og er endvidere usikker, da den er baseret på de data fra forsøgsperioden og derfor er afgrænset geografisk til Syd- og Sønderjylland. Ændring i antal fremstillinger med video Salærændring pr. fremstilling i kr. Årlig salærændring i kr. Fysisk retsmøde Skriftligt Videoretsmøde 30* I alt * Kun de sager, hvor forsvareren deltager fra arresten ændrer sig. Dette sker i omkring 50% af sagerne. Tabel 11 Besparelser på advokatsalær Som udgangspunkt betaler klienten den beskikkede forsvarers salær, hvis han eller hun bliver fundet skyldig. Ved frifindelse, eller hvis klienten ikke kan betale, afholdes salæret af statskassen. De ca kroner er derfor ikke altid en besparelse, som direkte tilfalder en offentlig myndighed (hvorfor det ikke bliver betragtet, som en besparelse, der kan bidrage til at finansiere videoprojektet) Projektets samlede økonomi kvalificering Projektet giver et underskud på ca. 12,5 millioner kroner i perioden 2009 til Dette skal holdes op imod, at man i ansøgningen til ABT-fonden havde estimeret et overskud på 3,4 millioner. Som nævnt ovenfor har projektets forudsætninger ændret sig betydeligt, hvilket giver en difference på ca. -15,8 millioner. I tabellerne nedenfor er projektets realiserede økonomi holdt op imod økonomien i ansøgningen. 25

27 Projektets økonomiske potentiale i kr. i ansøgningen til ABT-fonden År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 Total Arbejdskraftbesparelse Afledte arbejdsmæssige besparelser Besparelser på driftsomkostninger Økonomiske gevinster total Afledte arbejdsmæssige omkostninger Totale projektudgifter Øgede driftsomkostninger Afskrivninger Omkostninger total Økonomisk balance Lægger man de totale projektudgifter sammen med de samlede afskrivninger summerer det op til det samlede budget for i ansøgningen til ABTfonden i alt kr. Tabel 12 Projektets økonomiske potentiale i ansøgningen i ABT-fonden Projektets økonomiske potentiale i kr. ud fra det i evalueringsperioden realiserede År 2009 År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 Total Difference i forhold til ansøgning til ABT-fonden Arbejdskraftbesparelse Afledte arbejdsmæssige besparelser Besparelser på driftsomkostninger Økonomiske gevinster total Afledte arbejdsmæssige omkostninger Totale projektudgifter* Øgede driftsomkostninger til videoudstyr og datalinjer Afskrivninger (teknologi) Omkostninger total Økonomisk balance * En del af disse er afholdt i 2010, men det har ikke været muligt at få oplyst for stor en del, da der ikke regnes med renter har dette imidlertid ikke betydning for totale balance Lægger man de totale projektudgifter sammen med de samlede afskrivninger for den indkøbte teklogi summerer det til kr., der svarer til projektomkostninger i det reviderede regnskab. Tabel 13 Projektets realiserede økonomiske potentiale Der er flere faktorer, som spiller ind i forhold til den meget store difference. - Den primære årsag til forskellen er, at det som nævnt ovenfor ikke har været muligt at identificere transportomkostninger op til kroner eksklusiv arbejdskraft per fremstilling med fysisk retsmøde. Denne forskel udgør ca. -14,0 millioner over 5 år. - Færre sager end forventet har kunnet køres som videosager, da ikke alle arresthuse har fået installeret videoudstyr. Tidsforbruget til transport har vist sig at være mindre end i ansøgningen, og færre sager end forudsat i ansøgningen er flyttet til video, fordi færre arresthuse har fået installeret video. I ABT-fondsansøgningen er der derudover medregnet potentialet for de sager, hvor arrestanten ikke sidder i et arresthus i Syd- og Sønderjylland, og det potentiale har demonstrationsprojektet ikke kunne realisere, da der bortset fra arresten i Vejle ikke er installeret videoudstyr i arresthuse uden for politikredsen. Ydermere gælder, at ikke alle potentielle sager kører igennem med video, og i en række fremstillinger med fysisk retsmøde sid- 26

28 der arrestanten på en institution. Samlet bidrager det til en difference på - 4,4 millioner. - Projektomkostningerne er steget med ca. 0,4 mio. kr., hvilket primært skyldes, at der er indkøbt flere tjenesteydelser end beregnet. Dette dækker over omkostninger til projektledelse hos leverandøren samt konsulenter til leverandørstyring idet implementeringsforløbet viste sig at være mere kompleks end forudset. - I modsat retning trækker, at omkostningerne er blevet 2,4 mio. kr. lavere end budgetteret i ansøgningen til ABT-fonden. Særligt omkostningerne til selve videoløsningens teknologi (afskrivninger i tabellerne) er blevet mindre - blandt andet fordi der kun er blevet installeret udstyr i fire arresthuse. Sammenholder man arbejdskraftbesparelsen med omkostningerne, må det konstateres, at der er en væsentlig overkapacitet af videoudstyr (i retterne og hos anklagemyndigheden), såfremt man ser isoleret på fristforlængelser. Kapaciteten bør derfor søges udnyttet i forbindelse med andre sagstyper og i andre sammenhænge. 27

29 5. Den kvalitative analyse Brugen af videomøder i fristforlængelsessager samt øvrige sager og sammenhænge I dette afsnit beskrives brugen af videomøders betydning for de involverede parter Betydning for domstolene Der er i forsøgsperioden gennemført 19 videofristforlængelser fordelt ved 16 ved Retten i Sønderborg og 3 ved Retten i Esbjerg. Årsagen til, at der er gennemført så relativt få ved retten i Esbjerg, er bl.a., at der ikke er installeret videoudstyr i arresten i Esbjerg. Et videoretsmøde afvikles som et almindeligt retsmøde, hvor blot anklageren typisk vil sidde fysisk hos anklagemyndigheden, mens forsvarer og den sigtede vil sidde i arresten. Dog er der også mulighed for, at forsvareren og/eller anklageren kan sidde i retten. Generel stor tilfredshed med videomødeformen blandt dommerne Generelt har der været stor tilfredshed med brugen af videoudstyret til fristforlængelsesretsmøder. Dommerne vurderer, at brugen af udstyret ikke på nogen måde har været en hindring for, at de har kunnet varetage deres opgaver i forbindelse med retsmøderne, og at videomøderne har levet op til standarderne for gode retsmøder (løsningen er retssikkerhedsmæssig forsvarlig). Nogle dommere oplever ligefrem, at videomødeformen er en spændende ny teknologi, der beriger deres hverdag. Andre påpeger dog, at videomødeformen kræver noget mere af dommerrollen. Hertil kommer, at brugen af videomøder har betydet, at parterne har fået mulighed for at forberede sig bedre til fristforlængelsesretsmødet, da fremstillingsrapporten ved brug af videomøder ikke kan medbringes til retsmødet, som anklagemyndigheden typisk gør ved almindelige fristforlængelsesretsmøder, men fremsendes dagen før til både retten og forsvareren. Udgangspunktet for dommerne er, at videomødeformen kan bruges i alle fristforlængelsesretsmøder dog med undtagelse af retsmøder, hvor den sigtede skal afgive forklaring på ny, eller hvis der rejses nye sigtelser. Undtagelser kan f.eks. 28

30 også være særlige situationer, hvor der skal tages hensyn til arrestantens psykiske tilstand, eller arrestanten har behov for tæt kontakt til forsvareren. Muligheden for brug af videomøde kan også spare alle parter en masse ventetid i situationer, hvor et almindelig retsmøde alternativt ville være blev stærkt forsinket eller aflyst. En dommer kunne fx berette, at politiet en dag havde glemt at bestille transport. Systemet reddede os fra en meget lang ventetid, fordi vi kunne flytte arrestanten over i anklagemyndighedens lokaler. Der er indarbejdet procedurer for videomødernes afvikling Der er indarbejdet procedurer for videomødernes afvikling, der sikrer, at samme muligheder for fx fortrolig snak er til stede som ved almindelige retsmøder. Hvis forsvareren fx har valgt at møde i retten (hvilket dommeren ikke kan anfægte), kan forsvareren efter afsigelse af kendelsen gå ind i det tilstødende lytte-rum og kalde op til sin klient for at drøfte en evt. kære af kendelsen. Såfremt forsvareren sidder sammen med klienten i arresten, kan lyden afbrydes fra arresten, mens de taler fortroligt. Alternativt kan anklager og dommer midlertidigt forlade mødet. Mødernes varighed uændret Brugen af videomøder har i praksis ikke haft nogen betydning for retsmødernes starttidspunkt eller varighed. Møderne berammes som ved almindelige retsmøder til ½ time. Nogle dommere vurderer dog, at videomøderne muligvis kan gennemføres på kortere tid, da en vis sagsrelateret udenomssnak falder bort. Det er dog ikke et formål at afkorte møderne flere dommere fremhæver således udenomssnakken som yderst væsentlig. Brugervenligt videomødeudstyr af høj kvalitet Der er stor tilfredshed blandt dommerne med udstyrets kvalitet og brugervenlighed. Erfaringerne er, at udstyret virker. Nogle dommere oplever, at de undervejs nærmest glemmer, at det foregår over video. Dommerne oplever således fin kontakt med personerne i fjernenden(erne). Dog skal dommerne lige vende sig til at kigge ind i kameraet, således at fjernenden(erne) kan have øjenkontakt med dommeren. Generelt introducerer dommeren lige udstyret til sagens parter ved mødets start og fortæller, hvordan mødet kommer til at foregå. Ligeledes vurderes det at være en god skik, at dommeren ved mødets start lige viser hele retslokalet, og hvem der sidder i retslokalet. Dommerne finder videoudstyret enkelt at bruge. De har ved projektstart fået en god introduktion til udstyret, og ved dommerens plads ligger endvidere en kortfattet vejledning i brugen af udstyret. Enkelte dommere vælger dog at have rettens 29

31 video-superbruger med i mødet de første par gange for at sikre, at alt går vel. Ellers bruger dommerne alene denne superbruger til tilkald i tilfælde af problemer. Dommerne har peget på et enkelt ønske, hvad angår udstyret. Fremfor at navigere kamerapositionerne i retssalen fra touchpanelets preset-knapper, kunne det være ønskeligt med et tredje kamera i retssalen Booking af retssal med videoudstyr kan være en udfordring med gældende procedurer Anklagemyndigheden henvender sig typisk til retten dagen før fristforlængelsen og anmoder om, at retsmødet kan foregå over video. Sammen med fremstillingsrapporten fremsender anklagemyndigheden således en begæring om brug af videomødeformen, samt oplysninger om, hvor anklageren og arrestanten/forsvareren vil sidde i det kommende videoretsmøde, så dommeren ved, hvor han/hun skal ringe op til. I Retten i Sønderborg er dette ikke noget problem, da de to retssale, der typisk anvendes til fristforlængelser, er udstyret med videoudstyr. I Retten i Esbjerg er denne korte frist imidlertid en væsentlig udfordring for kontorpersonalet, der må ombooke retssale, da videoudstyret ikke er installeret i de retssale, der typisk anvendes i forbindelse med fristforlængelser. Det har derfor også været drøftet, at beslutningen om brug af videomødeformen konsekvent bør træffes på det foregående fristforlængelsesretsmøde/ grundlovsforhør i naturlig forlængelse af drøftelsen af tidspunktet for den næste fristforlængelse. Herved vil kontorpersonalet i retten kunne booke den rigtige retssal i samme arbejdsgang, hvor retsmødet berammes. Denne fremgangsmåde er imidlertid endnu ikke blevet en indkørt rutine. Videomødeformen kan også bruges i forbindelse med andre typer retsmøder I forsøgsperioden har videoudstyret primært været anvendt til fristforlængelser. Udstyret har dog også i perioden været anvendt i forbindelse med afhøring af bange vidner, hvor videoudstyret har muliggjort, at den/de tiltalte har kunnet placeres i et andet lokale (rettens mødelokale med videoudstyr) end retssalen. Hermed behøver dommeren ikke efterfølgende at bruge retsmødetid på at læse forklaringerne op for den/de tiltalte. Endelig har udstyret i forsøgsperioden været brugt til personalemøder samt til et erfa-møde mellem byretspræsidenterne og chefanklageren. 30

32 Dommerne vurderer, at videomødeformen vil kunne anvendes i forbindelse med andre sags- og mødetyper. Fx fremhæves, at udstyret vil kunne anvendes ved flere af hovedforhandlingerne, nogle af skiftesagerne, ved fogedforretninger samt til afhøring af vidner og skønsmænd. Retten i Esbjerg har netop valgt at få videoudstyret installeret i to store retssale, der ikke almindeligvis anvendes til fristforlængelser, da udstyret forventes at kunne bruges til mange andre sags- og mødetyper Betydning for anklagemyndigheden Anklagemyndigheden i Esbjerg har som nævnt været med til at gennemføre 19 fristforlængelser som videomøder i forsøgsperioden. Det er anklageren, der overfor retten begærer evt. brug af videomødeformen. Denne begæring sendes sammen med fremstillingsrapporten - til retten senest dagen før fristforlængelsen. Ved en videofristforlængelse sidder anklageren typisk i anklagemyndighedens videomøde-lokale og deltager således fra en fjernende i forhold til retssalen. Anklagerens fjernende ringes op af dommeren ved mødets start, og anklageren skal således ikke selv gøre noget i forhold til at betjene videomødeudstyret. Efter videoretsmødets afslutning faxer anklageren resultatet af videoretsmødet (kendelsen) til arresten. Generel stor tilfredshed med videomødeformen blandt anklagerne Generelt har der været stor tilfredshed blandt anklagerne med brugen af videoudstyret til fristforlængelser. Ligesom dommerne vurderer anklagerne, at brugen af udstyret ikke på nogen måde har været en hindring for, at de har kunnet varetage deres opgaver i forbindelse med retsmøderne, og at videomøderne har levet op til standarderne for gode retsmøder (løsningen er retssikkerhedsmæssig forsvarlig). Kvaliteten af lyd og billede er der ligeledes stor tilfredshed med. Udgangspunktet for de interviewede anklagere var, at videomødeformen kan bruges i alle fristforlængelsessager. Og at videomødeudstyret bør bruges til mange andre sags- og mødetyper. Af anden brug er nævnt, at - simple vidneafhøringer i hovedforhandlinger - tilståelsessager kunne køre over video, hvis tiltalte selv går med til det - video kan anvendes til at afhøre personer, der er flyttet til udlandet - vidner, der udebliver, kunne fragtes til nærmeste videolokale 31

33 Undgår at skulle bestille tid til transport af arrestanten En sidegevinst for anklagerne ved brugen af videomøder er, at anklagerne nu ikke skal stresse over transporten af arrestanten. Transporten skal lægges ind i et itsystem 72 timer før behovet for transport, og den skal aflyses, hvis fristforlængelsen går på skrift. Det vurderes at tage ca. 10 min. at booke en transport. Procedurerne i forbindelse med videomødernes afvikling endnu ikke indkørt Der er udarbejdet en vejledning for grundlovssager til brug for anklagerne, hvori der er indarbejdet procedurer relateret til brugen af videomøder. Dette til trods synes der i dag endnu ikke at være fuld klarhed over procedurerne blandt anklagerne. - Der er ikke fuld klarhed over, hvornår videomødeformen ikke kan anvendes (undtagelserne i loven). - Det er ikke en fast indkørt procedure, at der som afslutning på fristforlængelsesretsmøde/grundlovsforhør skal aftales, om den efterfølgende fristforlængelse kan foregå som videomøde (er angivet som procedure i vejledningen). - Det er ikke en fast indkørt procedure, at retten skal informeres senest dagen før ved brug af videomødeformen (sker således ikke altid i dag). - Der er ikke fuld klarhed over, hvordan arresten får besked om den på videomødet afsagte kendelse (som bør faxes til arresten efter mødet, jf. vejledningen) - Der er ikke fuld klarhed over, hvem som meddeler arresten, at en fristforlængelse kører over video (bør ske ved samme fax som nævnt ovenfor, jf. vejledningen) eller hvis videomødet bliver aflyst, hvis der sker frivillig fristforlængelse på skriftligt grundlag Ovenstående forhold har af naturlige årsager haft betydning for de erfaringer, der er høstet blandt de øvrige parter i projektet Betydning for politiet Ved en almindelig fristforlængelse bestiller anklageren som nævnt transport af arrestanten i et it-system. En person blandt politiets kontorpersonale tjekker flere gange dagligt it-systemet for nye bestillinger og har herefter opgaven med at finde to betjente til at foretage transporten. De to betjente skal hente arrestanten og køre denne til retten, sidde med i retssalen under retsmødet og herefter køre arrestanten tilbage til arresten. 32

34 Ved videofremstilling vil både kontorpersonale og betjente spare tid, da arrestanten kan deltage i fristforlængelsesretsmødet fra arresten. Denne mulighed hilses velkommen af både kontorpersonalet og af betjentene. Der er bred enighed om, at disse transporter er ressourcespild. Ingen let opgave at finde betjente til transport En medarbejder hos politiet i Esbjerg anvender 90% af sin tid på at finde betjente og biler til transport af arrestanter i sin helhed. De nemme transporter i Esbjerg vurderes at tage ca. 10 min. at bemande. Andre ture tager meget længere tid at bemande, fordi de er sværere at komme af med. Samme medarbejder vurderer, at hendes tid på at bemande transporter vil kunne komme ned på ca. 60% af hendes tid, såfremt der ikke længere skulle sørges for transport i forbindelse med fristforlængelser. Herved vil hun få mere tid til sine andre opgaver. Tiden brugt på at arrangere transporter i forbindelse med fristforlængelser er også spildt, såfremt den sigtede vælger at lade sig fristforlænge på skiftligt grundlag, efter at transporten er planlagt. Det er således en tung manuel opgave at finde både mandskab og en bil. I praksis foregår det ved, at personen går rundt og spørger, indtil der er fundet to betjente og en bil. Ved visse transporter skal der tages højde for særlige behov i forhold til sikkerhed og flugtrisiko, når betjentene bliver udvalgt. Transporter er i vejen for andre opgaver Der er nogle betjente, der gerne vil have turene og melder sig frivilligt. Det gælder fx de betjente, der sidder i alarmcentralen. De ser køreturene som en dejlig adspredelse, og de får derfor også typisk de længere ture. Andre betjente, der sidder med sagsbehandling, ser turene det at blive taget ud en time eller to - som meget forstyrrende. Det er en opgave, der er meget i vejen. Der er noget andet, som skal ligge, mens vi transporterer. Derfor vil færre transporter betyde mindre frustrationer og mere tid til rigtigt politiarbejde. Tidligere brugte politiet pensionerede (reserve) betjente til at køre med arrestanterne, men det er ikke længere en mulighed. 33

35 Politiet åbne overfor nye løsninger Politiet har rigtigt mange transporter, og de vurderer, at deres ressourcer kan bruges bedre. Politiet er derfor meget åbne overfor at se på nye måder at gøre tingene på. En af måderne er videomøder, som politiet meget gerne så anvendt ikke bare til fristforlængelser men også i andre sammenhænge som fx til vidneafhøringer, således at politiet ville kunne spares for endnu flere transporter. Endvidere nævnes, at der i København praktiseres den særlige ordning, at det ikke er politiet, men kriminalforsorgen, der står for transportopgaverne i forbindelse med fristforlængelser, ligesom det pointeres, at det er kriminalforsorgen, der forestår transportopgaven, når en domfældt skal forblive varetægtsfængslet efter dom Betydning i arresthusene Ved fysiske retsmøder skal personalet i arresten kun aflevere og modtage arrestanten, når politiet kommer. Personalet har imidlertid fået ekstra opgaver i forbindelse med videofremstillingerne. De skal nu typisk: Før videomødet: - Modtage anklagerens besked om, at en arrestant skal fremstilles over video - Booke videolokalet samt aflyse evt. planlagte aktiviteter - Informere arrestanten I forbindelse med videomødet: - Hente arrestanten og visitere denne før og efter videomødet - Modtage forsvareren, inkl. visitation, og følge denne ud efter mødet - Låse skabet med videoudstyret op - Evt. genstarte udstyr eller fejlfinde, hvis det ikke virker - Modtage svar med udfaldet af retsmødet fra anklageren og rykke, hvis det ikke kommer Hvis et planlagt videomøde bliver aflyst, skal personalet i arresten også håndtere det. I den forbindelse er det sket, at anklagemyndigheden ikke har fået aflyst et videoretsmøde, hvorfor personalet i arresten satte arrestanten ned i videolokalet, hvor denne sad foran en sort skærm i 50 minutter. (Se mere under arrestanterne) 34

36 Det ekstra arbejde ligger ikke optimalt i forhold til rytmen i arresten: Der er i forvejen travlt i arresten om formiddagen, og hvis ordningen bliver udvidet, så vil vi få endnu mere travlt. Det ville være mere passende efter kl Arbejdsgangene med anklagemyndigheden fungerer ikke endnu I arresthusene oplever personalet, at arbejdsgangene hos anklagemyndigheden ikke er kørt helt ind. Det er aftalt, at kommunikationen skal foregå med fax, da det ikke har været muligt at bruge sikker . Anklagerne ringer imidlertid ofte både i forbindelse med, at de skal booke videomøderne, og når de skal meddele resultatet af mødet. Hvad angår booking over telefon oplever personalet i arresten, at det er forstyrrende og upraktisk. Hvad angår at meddele resultatet af retsmødet over telefonen, mistes sikkerheden for, at beskeden kommer fra anklagemyndigheden. Endvidere oplever personalet ved arresten, at anklagemyndigheden ikke altid husker at sende resultatet af retsmødet: Hvis anklageren glemmer at sende fax med resultatet fra retsmødet, betyder det, at vi ikke kan indføre brev- og besøgskontrol, hvis det er kommet på, og i sidste ende kan det betyde, at vi kommer til at holde på én, som er løsladt, eller løslade én, som ikke skulle have været det. Sikkerhed: Video mindsker risikoen for flugt Arrestforvarerne påpeger, at videofremstillinger mindsker risikoen for undvigelse, da videolokalerne ligger inden for den sikrede zone i arresten. Ved fysiske retsmøder skal arrestanterne transporteres, og når en arrestant undviger, er det ofte i forbindelse med transport. Der kan dog opstå en anden sikkerhedsbeslægtet opgave, for som en arrestforvarer beretter: Det kan næsten blive nødvendigt at visitere de indsatte inden videoretsmødet. Vi havde en indsat, som havde lavet en dukke af en sok, som han ville have med ind til dommeren. Der er ikke rapporteret egentlige problemer af denne karakter under selve retsmødet, men hvis video bliver mere udbredt, kan det blive noget, som skal håndteres. Lokaler til video er en udfordring Arrestforvarerne nævner, at det har været en udfordring at finde lokaler, der kunne bruges til at installere udstyr til videoretsmøder i. Man har blandt andet inddraget et kontor og et omklædningsrum, som ikke længere kan anvendes til disse formål. 35

37 I andre arresthuse er udstyret installeret i skolestuen eller i et besøgsrum, og det betyder, at man må aflyse eller undlade aktiviteter, der ellers var planlagt til at foregå i lokalet. Dette omfatter blandt andet besøg fra pårørende, undervisning, beskæftigelse, motiviationsbehandling, samtaler med rådgivere, lægelige fremstillinger og generel fritidsaktivitet for de indsatte. Fælles for aktiviteterne er, at disse er opgaver, som Kriminalforsorgen er forpligtet til at udføre jf. gældende love, bekendtgørelser og forretningsgrundlag. Videomøderne har i enkelte tilfælde umuliggjort, at Kriminalforsorgen kan leve op til det forventede, ligesom det har medført, at arrestantens rettigheder har været tilsidesat. Fra arresthusenes side har man mulighed for at afvise videomøder, men man har ikke benyttet sig af muligheden, da man har anset videoretsmøderne som vigtige. Brug i andre sammenhænge I forhold til at bruge video i andre sammenhænge peger arrestforvarerne på, at udstyret kan bruges til personalemøder og uddannelse af personalet indenfor Kriminalforsorgen, da de rejser meget. Tilsvarende vurderer arrestforvarerne, at forsvarere, som skal rejse langt, også vil kunne bruge videoudstyret til møder med deres klienter. Arrestforvarerne påpeger dog, at en udvidelse til andre sammenhænge, hvor arrestanten skal indgå, vil give mere arbejde i arresten, og det vil lægger yderligere beslag på lokalerne Betydning for arrestanterne Ved en videofremstilling deltager arrestanten fra et videomøde-lokale i arresten. Forud for mødet følges arrestanten således til videomøde-lokalet af en vagt, der i øvrigt ikke sidder med i lokalet under mødet. I nogle arresthuse udleverer vagten en kort vejledning om Videoafhøring til arrestanten forud for videomødet. Vejledningen, som i nogle arresthuse hænger på indersiden af lågen til skabet med videoudstyret, angiver bl.a., at personen skal sætte sig i stolen midt for skærmen og afvente instruks fra retten. Arrestantens fjernende ringes således op af dommeren ved mødets start, og arrestanten skal ikke selv gøre noget i forhold til at betjene videomødeudstyret. 36

38 Vejledningen angiver, at arrestanten er alene i lokalet under videomødet. Dette vil imidlertid ikke altid være tilfældet. Forsvareren kan således i samråd med sin klient vælge at deltage fra arresten. Delte meninger om videomøder Der var enighed blandt arrestanterne om, at videoudstyrets lyd- og billedkvalitet er god. Der er imidlertid delte meninger blandt arrestanterne om brugen af videomøder. Meningerne går lige fra det er ikke meget anderledes end at blive fremstillet i retten til det er ikke det samme. Man skal koncentrere sig meget mere for at følge med til det er upersonligt. Jeg vil hellere skrive under, end at se på en dommer på fjernsynet. Specielt fremhæves, at der ikke er mulighed for øjenkontakt med dommeren, og at man ikke kan se det, der sker i retten. En af arrestanterne havde i øvrigt oplevet, at videomødet var erstattet af sort skærm, og at han aldrig blev ringet op. Der sad jeg og kiggede i 50 minutter, indtil jeg ikke gad det mere og ringede efter vagten. Det viste sig, at fængselsbetjenten ikke havde fået besked om, at arrestanten havde skrevet under, og vagten forlader i øvrigt typisk videolokalet, inden der er oprettet forbindelse med retten. Der er også delte meninger om, hvorvidt en undværet køretur er det store tab. Der er dog enighed om, at det er spild af ressourcer, at politiet skal bruge tid på at køre til og fra retten. Som en arrestant udtrykte det: Så kan de bruge tid på at fange forbrydere i stedet. Forsvareren bør sidde i arresten sammen med arrestanten Arrestanterne er meget enige om, at forsvareren bør sidde samme med dem, således at de kan tale sammen. Det er for arrestanterne en vigtig forudsætning for at deltage i fristforlængelser over video. Utryghed big brother is watching you Selvom at arrestanterne inden et videomøde får at vide, at der ikke er nogen, der kan følge med i, hvad der sker, så er der en ubredt utryghed ved, om der er nogen, der kan hacke sig ind på systemet. Også muligheden for at tale fortroligt med sin forsvarer er der tvivl om. Fx har der være episoder, hvor noget bevæger sig inde i skabet, hvilket skabte usikkerhed om, hvorvidt der var slukket for lyden. 37

39 En konsekvens af denne usikkerhed har bl.a. været, at de indsatte i arresten i Kolding ved et almindeligt møde i videolokalet havde taget stikket ud af væggen, fordi de var bange for, at de blev aflyttet. Vil ikke modtage en dom over video Arrestanterne kan godt se, at videomøder kan bruges til andet end fristforlængelser. Fx nævner de selv muligheden for at deltage i korte afhøringer over video samt modtage undervisning over video. Men som en arrestant fremhævede: Jeg vil ikke modtage en dom over video. Video er ikke god nok til øjenkontakt Betydning for forsvarsadvokaterne Ved en videofremstilling har forsvareren valget mellem at deltage fra retssalen eller at sidde sammen med sin klient i arresten. Gode erfaringer med videomødeformen blandt forsvarerne Generelt er forsvarerne blevet positivt overraskede over brugen af videomøder. Erfaringerne har været gode kvaliteten af udstyret vurderes at være fremragende og retsformanden vurderes at være meget omhyggelig med at inddrage klienten, så denne ikke føler sig ladt i stikken. Og ligesom dommerne og anklagerne vurderer forsvarerne, at brugen af udstyret ikke på nogen måde har været en hindring for, at de har kunnet varetage deres opgaver i forbindelse med retsmøderne, og at videomøderne har levet op til standarderne for gode retsmøder (løsningen er retssikkerhedsmæssig forsvarlig). Dilemma hvor forsvareren skal sidde Det er imidlertid lidt af et dilemma for forsvareren, hvor han skal sidde. Hvor kan forsvareren gøre mest gavn? Klienten har behov for forsvareren, men forsvareren er på den anden side noget væk fra dommeren, hvis han vælger at sidde i arresten sammen med sin klient. Dette til trods, er der enighed om, at forsvareren har sin plads ude ved klienten. Forsvareren er arrestantens livline personens kontakt til omverdenen. At forsvareren bør sidde ude ved klienten gælder ikke mindst, hvis det er første eller anden gang, at en klient bliver fremstillet - så er der behov for, at forsvareren er hos klienten og hjælper denne igennem mødet. Såfremt forsvareren skulle vælge at deltage fra retten, vurderer forsvarerne imidlertid, at det fungerer godt, at de kan gå ind og tale alene med deres klient i et tilstødende lytte-rum. Men forsvareren har ikke mulighed for ad hoc dialog med sin 38

40 klient undervejs i retsmødet, hvilket nødvendiggør en mere grundig forudgående samtale med klienten. Kørslen er flyttet til forsvareren Forsvarerne gør opmærksom på, at den tid man sparer politiet for, den får man nu som en udgift til forsvaret. Kørslen er flyttet til forsvareren, hvis køretid takseres til halv timetakst (750 kr.). Forsvareren skal således sætte tid af i kalenderen til transport til arresten. Det er derfor vigtigt for forsvarerne, at videomøder berammes så tidligt som muligt. Forsvarerne vil ofte hvis muligt lægge et almindeligt besøg eller en afhøring sammen med et videomøde for at spare kørselstid. Videomøder har sine begrænsninger Forsvarerne vurderer, at videomøder har sine begrænsninger. Forsvarerne fremhæver specielt, at videomødeformen gør, at man ikke får det fulde overblik over, hvordan kropssproget virker, fx kommer rødmen ikke med. Derfor er holdningen, at videomødeformen ikke kan anvendes til at føre almindelige sager/hovedforhandlinger. Der skal man sidde overfor hinanden, så man kan se hinanden og kropssproget, så dommeren, domsmænd og nævninge kan få et umiddelbart indtryk. Der kan man ikke risikere at lægge en glasplade imellem. De interviewede forsvarer vurderer, at video vurderes heller ikke at kunne anvendes til vidneafhøringer. Netop på baggrund af det tabte kropssprog vurderer forsvarerne, at vidneafhøringer over video ikke bør tillægges bevismæssig værdi. Til nød vurderes ekspertvidner og syns- og skønsmænd at kunne afhøres over video, men det vurderes ikke at være optimalt. 39

41 6. Væsentlige observationer I dette afsnit opsamles de væsentligste observationer fra den kvantitative og den kvalitative analyse af brugen af videomøder i demonstrationsprojektet i Syd- og Sønderjylland Videoudstyret Der har været stor tilfredshed med videoudstyret anvendt i demonstrationsprojektet. Både lyd og billede vurderes at være af rigtig høj kvalitet, og udstyret vurderes at være yderst brugervenligt. Samlet set har teknikken således fungeret. Det valgte videoudstyr vurderes derfor at være en god løsning i forhold til Syd- og Sønderjyllands fortsatte brug af videomøder samt et godt udgangspunkt for en evt. national videokonferenceløsning på tværs af justitsområdet Anvendelsen Udstyret har i forsøgsperioden i langt overvejende grad været anvendt til fristforlængelser. Det vurderes, at det er det, som der har været klart størst fokus på. Videoudstyret har da også været anvendt i flertallet af de fristforlængelsessager, hvor det har været potentielt muligt at anvende udstyret. 61 % af fremstillingerne med retsmøde fra arresthusene med videoudstyr er kørt som videoretsmøder. Såfremt samtlige arresthuse i Syd- og Sønderjylland havde fået videoudstyr installeret, kunne 46 fremstillinger ud af de 66 fremstillinger med fysisk fremmøde - svarende til 70 % - potentielt være foregået over video. Der er fuld enighed blandt dommere, anklagere og forsvarere om, at brugen af videomødeformen i forbindelse med fristforlængelser er retssikkerhedsmæssig forsvarlig. Vurderingen er, at videomødeformen kan bruges i alle fristforlængelsessager, hvor der er lovhjemmel herfor, dog med undtagelse af retsmøder, hvor den sigtede skal afgive ny forklaring, eller hvis der rejses nye sigtelser. Ligeledes kan der være undtagelser, hvis der fx skal tages hensyn til arrestantens psykiske tilstand. Analysen har endvidere vist, at både dommere og anklagemyndighed ser positivt på brugen af videoudstyret i andre typer sager og i andre sammenhænge. Fx er nævnt muligheden for at anvende video til vidneafhøringer, tilståelsessager, fo- 40

42 gedforretninger, samt til nogle skiftesager. For en mere uddybende analyse af egnede sagstyper henvises til evalueringsrapporten for videoprojekt 1. Samlet set har erfaringerne fra både videoprojekt 1 og 2 vist, at der generelt blandt de involverede parter bliver taget rigtig godt imod videomødeformen og at anvendelsesmulighederne for denne nye mødeform forventes at være mange. Hovedarbejdsgruppen for videoprojekt 2 har derfor også drøftet de yderligere anvendelsesmuligheder for videomøder, men det har samtidig været gruppens bevidste valg at få fristforlængelserne kørt godt ind i Syd- og Sønderjylland, inden man tog hul på andre anvendelsesområder som i øvrigt i forvejen til dels er redegjort nærmere for i evalueringsrapporten for videoprojekt Arbejdsgangene Analysen har vist, at arbejdsgangene i forbindelse med brugen af videoudstyret i fristforlængelsessager er helt essentielle, såfremt videomødeformen skal blive et naturligt valg i det daglige arbejde. Analysen har også vist, at de anbefalede arbejdsgange før, under og efter en videofristforlængelse endnu ikke er kørt fuldt ind i de respektive myndigheder. At sidstnævnte er tilfældet skal bl.a. ses i sammenhæng med det trods alt relativt lille antal videofremstillinger, der er gennemført i forsøgsperioden fremstillinger, der har været fordelt på mange forskellige personer ved de forskellige myndigheder, der således kun har været involveret i en videofremstilling én eller ganske få gange. De anbefalede arbejdsgange er dokumenteret i en række vejledninger målrettet de involverede parter. Der er således klarhed over, hvordan arbejdsgangene bør foregå. Det, der mangler, er at få de anbefalede arbejdsgange bedre udbredt blandt de involverede personer. Specielt er det væsentligt, at procedurerne bliver fuldt indkørt blandt anklagerne i anklagemyndigheden, da eventuelle procedurefejl hos dem typisk vil få konsekvenser for det videre forløb og for de øvrige parter. Et forhold, der i dag ikke er direkte vejledt om, er, hvor forsvareren bør sidde ved en videofristforlængelse. Her har analysen vist, at forsvarerne vurderer, at det af hensyn til arrestanten er at foretrække, at forsvareren sidder sammen med sin klient i arresten under videomødet. Velfungerende arbejdsgange er således en forudsætning for, at brugen af videoudstyr i retsmødet opfattes som uproblematisk og som et naturligt alternativ til almindelige retsmøder for alle parter. 41

43 Der er derfor behov for fortsat fokus på arbejdsgangene ved de respektive myndigheder i Syd- og Sønderjylland, ligesom arbejdsgangene bør være et opmærksomhedspunkt i forhold til en evt. national udrulning af videoudstyr indenfor justitsområdet Gevinstpotentialet Forventningen til gevinstpotentialet ved brugen af videoudstyr til fristforlængelser i Syd- og Sønderjylland har været stort. Således fremgår det af ABTfondsansøgningen, at man ved omkostninger til projekt og drift på 18,1 million over 5 år vil få en besparelse på 3,4 millioner på fristforlængelser over 5 år. Som nævnt ovenfor viser evalueringen imidlertid, at der ikke er nogen nettogevinst ved at indføre video til fristforlængelser alene. Investeringen er for høj i forhold til den potentielle gevinst. Med de nuværende fire arresthuse kan der forventeligt realiseres arbejdskraftbesparelser på 2,8 millioner kroner over 5 år mod forventede 7,2 millioner kr. (forudsat videoudstyr i syv arrester og at alle arrestanterne sad i arresthuse med video). Hertil kommer, at forventningen om en besparelse på 14,2 millioner kr. over fem år på driftsomkostninger til transport i ABT-fondsansøgningen ikke har kunnet valideres i demonstrationsprojektet. Besparelsen er i stedet estimeret til at være på 0,2 millioner kr. Samlet set betyder det, at projektet giver et underskud på 12,8 millioner kr. En anden måde at illustrere underskud i en business case for videomøder til fristforlængelser i Syd- og Sønderjylland er at sammenholde de samlede estimerede ressourcer, som blev anvendt på fristforlængelser i Syd og Sønderjylland i førsituationen (7,3 millioner kr. over fem år) med de samlede omkostninger til videoetablering og drift (15,9 millioner kr. over fem år). Det samlede ressourceforbrug er således mindre end de omkostninger, der er forbundet med at høste en gevinst. Hvis business casen skal blive væsentligt bedre med det nuværende udgiftsniveau, skal videoudstyret derfor benyttes til at spare yderligere tid eller andre ressourcer ved andet end fristforlængelser. 42

44 Bilag 1: Vurdering af de tekniske valg I dette afsnit gennemgås den tekniske løsning, der er etableret til videokonference under videoprojekt 2. Herunder en beskrivelse af de overordnede tekniske og økonomiske valg, der er foretaget samt de eventuelle ændringer, der må forventes i et efterfølgende udvidet videoprojekt. Gennemgangen af videoløsninger er opdelt i følgende emner: Valg af Tandberg videoudstyr Videoløsningens funktionalitet Valg af digital teknologi frem for analog Bestykning af videolokaler Fysisk indretning (gardiner, lysstyring osv.) Netværk til videokommunikation Valg af Tandberg videoudstyr I det første videoprojekt 1 lavede Domstolsstyrelsen forsøg med tre typer videokonference-udstyr fra producenterne Sony, Tandberg og Polycom. Det blev under dette pilotprojekt konstateret, at der i flere tilfælde opstod kompatibilitets-problemer mellem udstyr fra forskellige producenter. Denne erkendelse samt kravene til funktionalitet (se herunder) udgjorde grundlaget for valg af ét fabrikat, hvilket blev Tandberg med Atea som leverandør (SKI-aftale 02.14). Krav til videofunktionalitet: - Multipartskonferencer, hvor der er flere end 3 deltagende parter. Dette betyder, at projektet skal baseres på en såkaldt multilink løsning. - Skalerbar og fleksibel. Med skalerbart menes, at Domstolsstyrelsen skal kunne udvide løsningen (f.eks. ved videre national udrulning) med mange tilkoblede lokationer. Med fleksibelt menes, at det skal være muligt at indarbejde individuelle opsætningsmuligheder i hvert lokale (f.eks. i billedlayout på skærm/lærred). - Kompatibelt med udstyr fra flere leverandører. - Valgmuligheder for styring af billed-i-billed visning. - Kraftig kryptering af videosignalet imellem alle deltagende parter. - Sikring af at forskellige fabrikater af udstyr i videokonferencen altid leverer det bedst mulige videosignal til hinanden. - Overvågning af status på alt udstyr 43

45 Videokonferenceløsningen skulle bestå af kamera, skærme/lærred/projektorer, højtalere, styringssystem (touchpanel) og codec-bokse, samt andre centrale komponenter, såsom gateways og videokonference servere, som kunne muliggøre en sikret, krypteret kommunikation mellem videokonferenceudstyr. På baggrund af erfaringerne fra videoprojekt 1 samt disse krav og de muligheder, som SKI-aftalerne tilbød, blev det vurderet at Tandberg ville kunne levere den funktionelt og økonomisk mest fordelagtige løsning. Det er efterfølgende konstateret, at de meget høje krav til styring af billed-i-billed funktionaliteten, medførte et behov for at videreudvikle videoløsningen. Det var vigtigt, at dommeren var i fuld kontrol over visning af en videokonferences deltagere, og dermed også over teknikken. Denne videreudvikling har bekræftet valget af Tandberg-udstyr som et fleksibelt valg med store muligheder for tilpasning. I forhold til en vurdering af om der på videoudstyrs-markedet findes andre producenter, der ville have kunnet løfte opgaven på samme niveau, så kan det ikke umiddelbart konstateres, om dette er tilfældet. Den krævede styring af Domstolenes videokonferencer i HD-kvalitet er ikke standardfunktionalitet for nogen producenter, hvorfor en sammenligning vil forudsætte en dybdegående gennemgang af, hvorledes specifik programmering kan foretages på forskellige producenters videoudstyr. Dette vurderes at være udenfor denne evaluerings omfang. Sikkerhedsmæssigt tilbyder Tandberg en række komponenter til at understøtte såvel intern sikkerhed som sikkerhed mod omverdenen f.eks. internettet. Disse fleksible mekanismer vurderes ikke i samme omfang at tilbydes af henholdsvis Polycom og Sony, som også blev testet i videoprojekt 1. Ud fra en sikkerhedsmæssig kvalitet og fleksibilitet vurderes det derfor, at Tandberg leverer en videoløsning, der er blandt de bedste på markedet. Videoløsningens funktionalitet Den etablerede tekniske løsning i videoprojekt 2 er en ren digital løsning, der benytter sig af det etablerede IP-netværk til transmission af videosignalerne. Alle videosignaler der transmitteres er krypteret efter AES128 bit standarden, som p.t. er den kraftigste kommercielle kryptering der fås. Videosignalerne leveres i HD-kvalitet (High Definition) og pt. benyttes en opløsning på 720p, som er vurderet til at være fuldt ud tilstrækkeligt. Opløsningen kan dog med et enkelt tilkøb af licenser udvides til den højeste opløsning 1080p, men 44

46 ved anskaffelsen medio 2009 var disse licenser forholdsvist dyre, og merprisen stod ikke mål med den relativt lille kvalitetsforbedring, det ville give ved at benytte 1080p. De digitale Codecs som benyttes i løsningen er Tandberg s Cx-serie, som er forholdsvist ny på markedet. De understøtter alle kendte videoformater, herunder H Løsningen i retssalene benytter sig af Tandberg s største codec C90, som er valgt ud fra skalerbarhed, idet det senere vil være muligt at tilslutte et tredje kamera til dette codec, såfremt det skønnes nødvendigt. I retssalene styres alle videokameraer, projektorer, lydanlæg m.v. af et Creston touchpanel. Da man i touchpanelet også kan se preview s af videofeeds, inden de sendes ud af retssalen, ligger der meget kraftige digitale signalprocessorer i styringsenheden fra Creston, da man skal efterbehandle HD-signalerne. I alle retssale er installeret lydanlæg med mikrofoner af meget høj kvalitet (Zennheiser) for at sikre, at lydoptagelsen har så høj en kvalitet som muligt. Lydanlægget kan også bruges til såkaldt taleforstærkning, når retssalen bruges i en traditionel retssag med fremmøde. Der er etableret AV-brønde i podierne ved anklagerens, forsvarerens og dommerens plads. Dette gør det muligt at tilslutte f.eks. bærbare pc ere til retssalens AVudstyr, enten under et videomøde, eller hvis salen bruges i præsentationsmode (f.eks. ved at vise dokument på skærme). Hver AV-brønd indeholder udtag til 230V, (UX)VGA, HDMI samt mini-jack til lyd. I vidneafhøringslokaler, lytterum m.v. benyttes det lidt mindre digitale C20 Codec. I disse lokaler benyttes et 40 widescreen HDTV samt et HD-kamera. Videoinstallationerne i disse rum fjernstyres af dommeren, deltagerne skal således ikke foretage sig noget som helst for at deltage i videokonferencen. Det er dog muligt at benytte videokonferenceudstyret i disse lokaler i andre sammenhænge, f.eks. kan der foretages opkald imellem et lytterum i en retssal og et 5 H.264 er en standard for avanceret video kompression, som svarer til den seneste udgave af MPEG-4 standarden (MPEG-4 Part 10 Advanced video coding). H.264 anvendes bl.a. i Blue-ray afspillere, som er den mere avancerede efterfølger til DVD en. 45

47 arresthus. Dette kræver dog, at man benytter fjernbetjeningerne, når der skal kaldes op. Der er etableret en centraliseret infrastruktur med i løsningen med et management system, en videoserver og en ISDN-gateway. Den centraliserede infrastruktur gør systemet skalérbart, idet nye lokationer vil trække på de fælles ressourcer i den centraliserede infrastruktur. Ved en udvidelse af anlægget skal nogle af komponenterne dog gøres redundante af hensyn til driftssikkerheden. Management systemet (Tandberg Management System) bruges til flere ting: Overvågning af alle videokomponenterne i systemet Centraliseret telefonbog Push af konfigurationer ud til videoudstyr, hvis der er blevet ændret i opsætningen. ISDN-gatewayen bruges til de telefonkonferencer, som man kan etablere fra touchpanelet. Telefonkonferencer benytter det indbyggede højttalersystem i retssalen og der kan foretages opkald til en telefon i forbindelse med en videokonference. ISDN-gatewayen benytter en central ISDN30-gateway, som er placeret hos Atea. Dette betyder, at man ikke skal etablere telefonlinjer i hver eneste retssal. De 30 talekanaler, som er tilgængelige i en ISDN30, kan dække behovet for telefoni for ca. 300 retssale. Den centrale videoserver håndterer de enkelte videokald og vil også skulle benyttes i den senere udvidelse af løsningen, som giver mulighed for adgang til videoløsningen for eksterne parter. Valg af digital frem for analog teknologi Under anskaffelsesprocessen til videoprojekt 2 blev det besluttet at basere videoløsningen på digitale komponenter (kameraer, codec, skærme, m.v.) i HD-kvalitet. Denne beslutning blev blandt andet taget for at opnå en forbedring af billede- og lydkvalitet i forhold til videoprojekt 1. Derudover blev det erkendt, at videoudstyrsmarkedet er i en overgangsfase, hvor analogt udstyr generelt udfases, og indenfor en kortere årrække forventes det ikke længere at være muligt at tilkøbe analoge videokomponenter. 46

48 Dette førte til en anbefaling om at købe videoudstyr baseret på digital teknologi, på trods at denne type udstyr på daværende tidspunkt var væsentligt dyrere end analogt udstyr. Som en konsekvens af denne fordyrelse valgte man at begrænse nogle af komponenterne i videoprojektet, heriblandt et tredje kamera i retssalen bag dommeren (se også Bestykning af videolokaler ). Bestykning af videolokaler Retslokaler udgør i videoløsningen de lokaler, der har den mest omkostningstunge bestykning. I forbindelse med et retslokale findes typisk følgende udstyr: Antal Udstyr Placering 1 Krydsfeltskab I teknikrum 1 Codec I teknikrum 1 Audiomixer I teknikrum 2 Forstærkere I teknikrum Diverse videoudstyr (mediakonverter, linieforstærker, I teknikrum styreboks) Forskelligt Højtalere Lokale 4 Svanehalsmikrofoner Lokale 2 Kameraer Lokale 2 Videoprojektorer Lokale 1 Touchpanel Lokale 1 Dokumentkamera Lokale 3 AV-udtag i borde (PC, video/dvd, lyd) Lokale 2 Lærred Lokale For en visuel oversigt henvises til Figur 6, hvor der vises et eksempel på et bestykket retslokale. I alle andre mindre lokaler findes en fladskærm, et højtalersæt, et digitalkamera, em skildpaddemikrofon og et video-codec (nogle som stander). 47

49 AV 3,2 til 3,5 m 3,2 til 3,5 m C C Højttalere på bord Nedhængt Videoprojektor Touchskærm Svanehalsmikrofoner Lærred malet på væg Dokumentkamera C Kameraer på væg AV AV-udtag Højttaler på væg Figur 6 Eksempel på videoudstyr i retssal i Sønderborg. Det blev, som nævnt tidligere, på baggrund af det dyrere valg af digital teknologi til videoløsningen besluttet at begrænse mængden af udstyr, der ikke var direkte nødvendigt. Det er derfor indledningsvist valgt kun at etablere to kameraer i en retssal. Et tredje kamera var med i overvejelserne, men blev droppet af økonomiske årsager. De anvendte video-codecs i retssalene er dog forberedt med mulighed for at kunne tilslutte et tredje kamera. Videoløsningen kan udover video også anvendes til lydoptagelse styret af dommeren. Til dette formål er valgt en relativ simpel, billig og fleksibel løsning bestående af et lydudtag fra videoløsningens codec, som kobles til en PC s lydkort. Fra PC en kan dommeren så vælge at optage lyden. 48

50 Det blev overvejet at fravælge AV-udtag (PC, video/dvd, lyd) i retssalenes borde, men under forløbet viste dette sig om en klar nødvendighed, der derfor blev etableret. For at give et indtryk af omkostningerne forbundet med at indrette og implementere videoudstyr i lokaler af forskellig type er herunder estimeret etableringsomkostninger. Disse tal er baseret på de omkostninger, der har været afholdt i forbindelse med implementering af videoprojekt 2. Lokaletype Etablering (kr.) Standardretssal Retssal med skærpede installationskrav (f.eks. fredet) Vidneafhøringsrum og Lytterum Afhøringslokaler (arresthus) Anklagemyndighed De angivne estimater indeholder video- og lydudstyr, installation og konfiguration, tilpasning af lokale, el-installation, supplerende belysning samt projektledelse. Fysisk indretning Videoprojekt 2 har ud over implementering af videoudstyr også fokuseret på at indrette videolokalerne på en måde, så oplevelsen og anvendelsen er optimal. For at begrænse omkostningerne på indretningen af videolokalerne blev det oprindeligt besluttet at udstyr som gardiner/persienner (inkl. styring via touchpanel) og styring af belysning i retssalene som udgangspunkt ikke installeres med mindre, der er et konkret behov for dette. Erfaringerne viser dog, at dette forbedrer videooplevelsen væsentligt, hvorfor det nu efterfølgende planlægges at installere dette i Esbjerg og Sønderborg. I forhold til en national udvidelse må betydningen af korrekt indrettede videolokaler understreges. Tests fra såvel videoprojekt 1 som 2 samt erfaringer fra andre lignende projekter viser, at den rette placering af udstyr (bl.a. skærme og højtalere) samt mulighed for styring af lys er af stor vigtighed for oplevelsen af videokonferencens kvalitet. I mindre lokaler såsom i arresthuse og på politistationer er selve styringen af mindre betydning, men gode lysforhold ved hjælp af korrekt farve på væggen samt gardiner vurderes som en nødvendighed. 49

51 Netværk til videokommunikation Videokonferencer mellem retssale, arresthuse og politistationer foretages over et netværk, som er etableret til formålet, bestående af flere mindre netværk. Den valgte infrastruktur er baseret på et princip om fleksibilitet og høj sikkerhed. Fleksibilitet vil sige, at nettet både kan udvides, reduceres og ændres uden væsentlig ændring af det samlede design. Sikkerhedsniveauet skal understøtte mulighed for at beskytte såvel personrelaterede data samt andre oplysninger, der ikke ønskes offentliggjort. Hver myndighed har i løsningen sit eget netværk, som sammenkobles og adgangsstyres af en firewall placeret hos TDC. Videoleverandøren Atea kobles ligeledes ind via denne firewall. Fysisk er netværket baseret på TDC s MPLSteknologi i dette tilfælde yderligere baseret på fiberkabling. Det skal desuden bemærkes, at al videokommunikation som udgangspunkt krypteres. Alle netværksforbindelser anvendt i videoløsningen, bortset fra Rigspolitiets, er indkøbt under statens obligatoriske rammeaftale (Datakommunikationsaftalen). Der var forud for videoprojekt 2 diskussion, om Datakommunikationsaftalen kunne opfylde kravene til en kompleks videoløsning, grundet bl.a. en meget restriktiv håndtering af kvalitet i nettet (kaldet QoS). QoS blev dog fravalgt til videoprojekt 2, da det under videoprojekt 1 ikke viste mærkbare forbedringer, i nogle tilfælde udløste det endda problemer. Ud fra de gennemførte netværks- og brugertests har det vist sig, at det valgte netværk lever op til forventningen om videokonference i HD-kvalitet og uden forstyrrelser. Der er under testforløbet identificeret flere fejl og mangler i netværksløsningen, men alle er i skrivende stund løst. For henholdsvis Domstolsstyrelsen og Kriminalforsorgen er videonetværket helt adskilt fra myndighedens andre interne netværk, den eneste fællesnævner er anvendelsen af TDC s MPLS, hvor der i praksis anvendes en virtuel adskillelse. I forhold til Rigspolitiet har man her valgt en anden model, da man deler netværk med Politiets egen videokonference-løsning. Denne fremgangsmåde blev valgt, da det var administrativt lettere at håndtere, og derudover kunne det gøres med minimal tilpasning uden at gå på kompromis med krav til sikkerhed. Der er dog efter videoprojekt 2 ændret på denne vurdering i forbindelse med diskussion omkring det at åbne op for eksterne parter i videoløsningen. Rigspolitiet ønsker i denne sammenhæng at adskille de to videokonferenceløsningen fysisk. Den konkrete implementering af denne ændring er stadig under overvejelse. 50

52 Der er i videoprojekt 2 ikke åbnet for eksterne parter til videoløsningen. Det vil sige, at der ikke kan oprettes konference med en part, der eksempelvis har sit videoudstyr på internettet. Dette er baseret på en design- og sikkerhedsmæssig overvejelse, der bunder i, at henholdsvis Kriminalforsorgen og Rigspolitiet ikke kunne acceptere tilslutning af eksterne parter på interne kommunikationsforbindelser. Fra et teknisk synspunkt skal der relativt få ændringer til infrastrukturen for at åbne op for eksterne forbindelser, men dette er en løsning, der i skrivende stund ikke er afklaret. En vurdering af, hvorvidt foranstaltninger i forhold til sikkerhed er opfyldt i tilstrækkelig grad, er ikke behandlet i dybden i dette afsnit, men ud fra et teknisk synspunkt er sikkerhedsmodellen i videoløsningen bygget op omkring anvendelsen af krypteret videokommunikation med afgrænsede MPLS-forbindelser samt fire firewalls, der sikrer adskillelse mellem alle parter (de enkelte myndigheder og leverandøren Atea). Desuden anvendes en firewall til sammenkobling af net, der sikrer, at kun autoriseret og godkendt videoudstyr kan kommunikere i netværket. 51

53 Bilag 2: Detaljeret opgørelse af tidsforbruget Neden for er de enkelte gruppers tidsforbrug opgjort for de overordnede faser, der er forbundet med en fristforlængelse og med retsmødet, som det centrale omdrejningspunkt. Tidsforbrug hos politi og anklagemyndighed Sager med fysisk retsmøde Sager med videoretsmøde Sager på skriftligt grundlag Forberedelse Transport Retsmøde Transport Efterbehandling Gruppe Sagsbh. anklager Mødende anklager Kontorpers. politi Gruppe Sagsbh. anklager Mødende anklager Kontorpers. politi Gruppe Sagsbh. anklager Tid 48 min. 24 min. 36 min. Tid 34 min. 8 min. 3 min. Tid 38 min. Gruppe Tid Mødende anklager 32 min. Gruppe Tid Polititjenestemænd (2 pers.) før-måling 4 t 25 min. Polititjenestemænd (2 pers.) efter-måling 3 t 55 min. Mødende anklager 30 min. Gruppe Mødende anklager Kontorpers. ankl. Tid 9 min. 3 min. Gruppe Tid Mødende anklager 33 min. Gruppe Tid Mødende anklager 11 min. Gruppe Tid Kontorpers. ankl. 0 min. Polititjenestemænd (2 pers.) 7 min. Mødende anklager 15 min. Samlet tidsforbrug pr. sag Gruppe Sagsbh. anklager Gruppe Fysisk retsmøde Skriftligt grundlag Videoretsmøde Polititjenestemænd 2. pers. - før-måling 4 t 25 min. 0 min. - Polititjenestemænd 2. pers. - efter-måling 3 t 56 min. 0 min. 7 min. Jurister anklagemyndigheden 2 t 23 min. 39 min. 1 t 41 min. Kontorpersonale politi 36 min. 0 min. 3 min. Kontorpersonale anklagemyndigheden 3 min. 0 min. 0 min. Tid 1 min. C O N N E C T I N G B U S I N E S S & T E C H N O L O G Y Kilde: Før-måling hos politi og anklagemyndighed i Syd- og Sønderjylland april-november Efter-måling hos politi og anklagemyndighed i Syd- og Sønderjylland Figur 7 Tidsforbrug hos politi og anklagemyndighed 52

54 Tidsforbrug i arresthusene Udlevering af indsat/ Forberedelse af videomøde Retsmøde Modtagelse af indsat/ Afslutning af videomøde Andet Sager med fysisk retsmøde 5 min. 0 min. 5 min. 0 min. I alt 10 min. pr sag Sager med videoretsmøde 14 min. 4 min. 6 min. 6 min. I alt 30 min. pr sag Kilde: Interview om arbejdsgang med arresthusforvarer samt validering hos Kriminalforsorgen Efter-måling i arresthusene Figur 8 Tidsforbrug i arresthusene Tidsforbrug i byretterne Forberedelse Retsmøde Efterbehandling Andet Sager med fysisk retsmøde Gruppe Adm. personale Dommer Tid 8 min. 12 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 5 min. 30 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 19 min. 18 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 0 min. 1 min. Sager med videoretsmøde Gruppe Adm. personale Dommer Tid 8 min. 9 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 3 min. 30 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 28 min. 21 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 0 min. 0 min. Sager på skriftligt grundlag Gruppe Adm. personale Dommer Tid 23 min. 13 min. Gruppe Adm. personale Dommer Tid 0 min. 0 min. Sag med fysisk retsmøde 54 sager som ikke er undtaget iflg. Retsplejeloven 748 b Gruppe Tid Adm. personale 32 min. Dommer 61 min. Samlet tidsforbrug pr. sag Sag med videoretsmøde 10 sager som ikke er undtaget iflg. Retsplejeloven 748 b Gruppe Tid Adm. personale 39 min. Dommer 60 min. 13 % (23 ud af 179) sager er undtaget iflg. Retsplejelovens 748 b. Kilde: 6 Før-måling og eftermålingpå 179 sager i byretterne i Esbjerg og Sønderborg fra 20. september 2009 til 13. april 2010 NB: Antallet af sager kan ikke anvendes til at beregne det samlede C O N N E antal C T I N sager G B pr. U S år, I N da E S samtlige S & T E C sager H N O for L O perioden G Y ikke er registreret Sag på skriftligt grundlag 83 sager som ikke er undtaget iflg. Retsplejeloven 748 b Gruppe Tid Adm. personale 23 min. Dommer 13 min. Figur 9 Tidsforbrug i retterne NB: Det øgede tidsforbrug til efterbehandling blandt adm. personale og dommere vurderes at være vanskeligt at forklare og vurderes af retspræsidenterne til at kunne skyldes ukendskab eller utryghed ved den nye måde at behandle fristforlængelser på. 53

55 Bilag 3: Beregning af årlig besparelse Omkostningerne og gevinsterne ved en enkelt fremstilling er gengivet neden for. Årligt ressourcetræk til fristforlængelser uden implementering af video Fysisk retsmøde Timer pr. sag Årsværk ved Lønkr. ved Årsværk ved Lønkr. ved 279 Timer pr. sag 436 sager 436 sager 279 sager sager Årsværk Lønkr. Dommere ved byretterne 1,02 0, ,22 0, , Fængselsfunktionærer 0,17 0, ,00 0,00-0, Jurister ved anklagemyndigheden 2,38 0, ,65 0, , Polititjenestemænd 4,42 1, ,00 0,00-1, Kontorpersonale ved retterne 0,53 0, ,38 0, , Kontorpersonale ved anklagemyndigheden 0,05 0, ,00 0,00-0, Kontorpersonale ved politiet 0,60 0, ,00 0,00-0, Kontorpersonale ved kriminalforsorgen 0,00 0,00-0,00 0,00-0,00 - I alt 2, , , Årligt ressourcetræk til fristforlængelser ved implementering af video Skriftligt grundlag I alt Timer pr. sag Årsværk ved Lønkr. ved Årsværk ved Lønkr. ved 445 Årsværk ved Lønkr. ved 60 Timer pr. sag Timer pr. sag 210 sager 210 sager 445 sager sager 60 sager sager Årsværk Lønkr. Dommere ved byretterne 1,02 0, ,22 0, ,00 0, , Fængselsfunktionærer 0,17 0, ,00 0,00-0,50 0, , Jurister ved anklagemyndigheden 2,38 0, ,65 0, ,68 0, , Polititjenestemænd 3,93 0, ,00 0,00-0,12 0, , Kontorpersonale ved retterne 0,53 0, ,38 0, ,65 0, , Kontorpersonale ved anklagemyndigheden 0,05 0, ,00 0,00-0,00 0,00-0, Kontorpersonale ved politiet 0,60 0, ,00 0,00-0,12 0, , Kontorpersonale ved kriminalforsorgen 0,00 0,00-0,00 0,00-0,00 0,00-0,00 - I alt 1, , , , Besparelse ved at implementere video Fysiske retsmøder Skriftligt grundlag Videoretsmøder I alt Uden video Med video Besparelse med video Årsværk Lønkr. Årsværk Lønkr. Årsværk Lønkr. Dommere ved byretterne 0, , , Fængselsfunktionærer 0, , , Jurister ved anklagemyndigheden 0, , , Polititjenestemænd 1, , , Kontorpersonale ved retterne 0, , , Kontorpersonale ved anklagemyndigheden 0, , , Kontorpersonale ved politiet 0, , , Kontorpersonale ved kriminalforsorgen 0,00-0,00-0,00 - I alt 3, , ,

56 Lønkr. ved fysisk retsmøde (før) Lønkr. ved skriftlig forlængelse Lønkr. ved videoretsmøde Gevinst video i stedet for fysisk Gevinst skrift i stedet for fysisk Ekstra gevinst ved skrift Polititjenestemænd Jurister ved anklagemyndigheden Kontorpersonale ved politiet Kontorpersonale ved anklagemyndigheden Fængselsbetjente Dommere ved byretterne Kontorpersonale ved retterne I alt Omkostningerne til polititjenestemænd for fremstillinger med fysisk retsmøde er 151 kr. lavere i efter situationen, jf. beskrivelsen af tidsforbruget i kapitel 4.1 ovenfor. Følgende faste parametre indgår i beregningerne ovenfor: 55

57 Lønudgift Medarbejdergrupper (gns.) Dommere ved byretterne Fængselsbetjente Jurister ved anklagemyndigheden * Polititjenestemænd Kontorpersonale ved retterne Kontorpersonale ved anklagemyndigheden Kontorpersonale ved politiet Kontorpersonale ved kriminalforsorgen * Opdateret med 2009 tal fra Anklagemyndighedens årsrapport Effektivt årsværk i timer

58 Bilag 4: Oprindeligt, revideret og evalueringens arbejdskraftsbesparende potentiale Arbejdskraftsbesparende potentiale i ansøgningen til ABT-fonden Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt målgruppe Nuværende årligt forbrug Forventet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i % Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter % Årsværk % kr. Polititjenestemænd 2, , , ,89% 89,87% Anklagere 1, , , ,10% 39,94% Dommere 0, , ,00% 0,00% Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt målgruppe Nuværende årligt forbrug Forventet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i % Indtast fagruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter % Årsværk % kr. Kontorpersonale ved retterne 0, , ,00% 0,00% Kontorpersonale ved kriminalforsorgen 0, , ,00% 0,00% Eventuelt merarbejde for de berørte målgrupper Nuværende årligt forbrug Forventet årligt forbrug Årligt merforburg Årligt merforbrug i % Indtast fagruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter % Årsværk % kr. Fængselsfunktionærer 0, , , ,67% -89,87% Kontorpersonale ved anklagemyndigheden 0, , , ,00% -89,87% Nuværende årligt forbrug Forventet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i % Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter % Årsværk % kr. Total 5, , , ,83% 52,59% 57

59 Revideret arbejdskraftsbesparende potentiale efter reduktion af antallet af arresthuse og før-måling (nulpunktsmåling) Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Dommere ved byretterne 0, , ,00 0 0% 0% Fængselsfunktionærer 0, , , % -200% Anklagere og sbh. Jurist 0, , , % 20% Polititjenestemænd 1, ,00 0 1, % 100% 0,00 0 0% 0% Total, direkte berørt målgruppe: 2, , , % 53% Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Kontorpersonale ved retterne 0, , ,00 0 0% 0% Kontorpersonale ved anklagemyndigheden 0, , , % -133% Kontorpersonale ved politiet 0, ,00 0 0, % 100% Kontorpersonale ved kriminalfosorgen 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, indirekte berørt målgruppe: 0, , , % 77% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Nuværende samlet årligt forbrug Nuværende samlet årligt forbrug Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse Årligt merforbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årlig besparelse i procent Årligt merforbrug i procent Årlig besparelse i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 3, , , % 57% 58

60 Arbejdskraftsbesparende potentiale kortlagt i evalueringen af projektet Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Dommere ved byretterne Fængselsfunktionærer Anklagere og sbh. Jurist Polititjenestemænd 0, , , , , , , , , , , , % 27% 11% 11% 27% 27% 57% 57% 0,00 0 0% 0% Total, direkte berørt målgruppe: 2, , , % 40% Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Kontorpersonale ved retterne 0, , , % 5% Kontorpersonale ved 0, , , anklagemyndigheden 52% 52% Kontorpersonale ved politiet 0, , , % 49% Kontorpersonale ved 0,00 0 0,00 0 0,00 0 kriminalfosorgen 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, indirekte berørt målgruppe: 0, , , % 25% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årligt merforbrug Årligt merforbrug i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 3, , , % 38% 59