Bilag 1. Punkter til beslutning/godkendelse. Punkter med ekstern deltagelse. Pkt. 4. Godkendelse af referat af seneste HB møde

Transkript

1 Bilag 1 Pkt. 4. Godkendelse af referat af seneste HB møde Udkast til referat af hovedbestyrelsesmøde lørdag den 31. januar 2015 Til stede fra hovedbestyrelsen (HB): Jette Gotsche, Birgitte Rønning, Mike Hedlund-White, Rudi Tobisch, Jens Kvorning, Claus Bonnevie, Henrik Eriksen, Jens Peter Hansen og Andrew Kjærulff Maddock. Notat 13. marts 2015 HB-møde 31. januar 2015 tbs Fra sekretariatet: Klaus Bondam, Trine Bielefeldt Stjernø, Julie Grosen Ravn (referent). Afbud: Bjarne Arildsen Punkter til beslutning/godkendelse 1. Valg af dirigent(er) Jette blev valgt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt Punkter med ekstern deltagelse 3. Arbejdet i European Cyclists Federation (ECF) Medlem af ECF s bestyrelse, Jens Loft Rasmussen, orienterer om arbejdet i ECF s bestyrelse, hvorefter der vil være plads til spørgsmål Jens Loft Rasmussen orienterede om ECF, Cyklistforbundets rolle ift. ECF, ECF s opnåede resultater, økonomi mm. ECF har siden sin grundlæggelse i 1983 udviklet sig til en videns- og netværksorganisation. Desuden har de opnået målet om at få eget kontor i Bruxelles og har derigennem øget EU s interesse for cykling som en del af transportpolitikken mv. I dag er der ansat knap 20 medarbejdere på kontoret i Bruxelles. På det økonomiske plan er ECF udfordret pga. enkelte organisationers manglende villighed til at betale og uklarhed over, hvad man som national organisation opnår ved at have et kontor i Bruxelles. Organisationen finansieres af medlemskontingentet (1 pr. betalende medlem i medlemsorganisationerne), af Cycling Industry Club (en gruppe af kommercielle aktører fra cykelbranchen) samt af indtægter fra Velo-city konferencer. ECF s bestyrelse vælges på the Annual General Meeting (AGM). Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år ad gangen, således at halvdelen af bestyrelsen er på valg hvert år. Velo-city konferencen, som organiseres af ECF, afholdes skiftende hvert andet år globalt og i Europa. I 2015 er det i Nantes i Frankrig. Side 1 af 8

2 På medlemsfronten arbejdes med at få flere organisationer med fra Syd- og Østeuropa, hvor der de sidste år har vist sig stigende interesse for cykelsagen med nye, friske initiativer. Som en del af arbejdet anvendes finansiering fra industrien til at lave leadership-programmer, hvor mindre eller mellemstore organisationer udvælges til at få et løft ift. organisering, lobbyarbejde, finansiering osv. På grund af et dalende antal direktører i ECF s bestyrelse, etableredes CEO-møder i 2014, hvor en række direktører fra medlemsorganisationerne mødes to gange årligt og diskuterer udfordringer samt udveksler idéer og erfaringer. Fra Danmark deltager direktør Klaus Bondam i disse CEO-møder. Der var en positiv reaktion fra HB, som anser ECF som et godt forum til at udveksle best practice samt til at tage initiativ til forskellige tiltag. Der blev blandt flere medlemmer af HB lagt vægt på vigtigheden af en fortsat udvikling af ECF s kommunikationsveje til medlemsorganisationerne, specielt via hjemmeside og sociale medier. Herudover gav flere medlemmer udtryk for et ønske om at styrke ECF som en vidensdelingsorganisation, og at denne viden, bl.a. i form af rapporter, bliver gjort politisk neutral og generelt tilgængelig. 4. Cyklistforbundets kommunikationsindsats Orientering om hvordan Cyklistforbundet arbejder med kommunikation, herunder hvordan HB kan kommunikere med medlemmer. Kommunikationschef Lotte Ruby og kommunikationsmedarbejder Lasse Skou Hauschildt orienterer, hvorefter der vil være plads til spørgsmål. Lotte Ruby og Lasse Skou Hauschildt orienterede om, hvilke platforme Cyklistforbundet benytter sig af, og hvordan de spiller sammen. Det blev fremhævet, at folk ikke debatterer på hjemmesiden, men at debatterne i stedet foregår på de sociale medier, specielt Facebook og Twitter. HB blev opfordret til at følge debatten på de sociale medier og selv deltage i den. Hvis man er uvant med brug af sociale medier m.m., er muligheden for at skrive og kommentere på indlæg på Cyklistforbundets hjemmeside en nem og tilgængelig måde at kommunikere sine budskaber på for HB s medlemmer og andre, der ønsker at give sin mening til kende. Fra dele af HB har der været et ønske om større synlighed i medlemsbladet Cyklister for at sikre en kommunikationslinje til medlemmerne. Lotte Ruby forklarede, at HB s mening kommer til udtryk gennem landsformandens leder i hvert nummer af bladet. Jette foreslog på den baggrund, at HB fremover inddrages og kan komme med input til lederen, efter temaet er fastlagt. Dette blev godkendt af HB. Lasse orienterede om, hvordan en Facebook profil kan anvendes i HB s arbejde med at fremme cykelsagen. Samtidig blev der orienteret om, hvordan man kan indstille sin brugerprofil på Facebook, så man kun får vist de personlige oplysninger mv., som man selv ønsker, at andre skal kunne se. I forlængelse af oplægget tilbød Claus Bonnevie at stå for en introduktion til brugen af sociale medier for HB. Det blev besluttet, at introduktionen som Claus Bonnevie vil Side 2 af 8

3 forestå, gør det ud for det opfølgningspunkt, HB har haft igennem de seneste HB-møder, som omhandlede introduktion til sociale medier, herunder Facebook. Punkter til beslutning/godkendelse (fortsat) 5. Godkendelse af referat fra seneste HB-møde (bilag 1) Godkendt idet midler til cykler rettes til midler til cykeltiltag under pkt. 12, sidste sætning, første afsnit. 6. Opfølgningspunkter fra seneste møde Opfølgningspunkterne fremgår af referatet, herunder indstilling til ECF-bestyrelse og deltagelse i Annual General Meeting. De opfølgningspunkter, der vedrører HB nedsatte udvalg, behandles under pkt. 14. Meddelelser fra udvalg. Status blev taget til efterretning, idet flere elementer blev behandlet særskilt under andre dagsordenspunkter, herunder indstilling til ECF-bestyrelse mv., der behandledes under pkt Godkendelse af beskrivelser af funktioner i HB (bilag 2) I forlængelse af tidligere drøftelser i HB er der udarbejdet formelle beskrivelser af funktionerne som formand, næstformand og kasserer til godkendelse. Beskrivelserne blev godkendt. Der blev herudover givet udtryk for et ønske om, at HB s medlemmer løbende orienterede hinanden og sekretariatet i tilfælde af relevante aktiviteter, eksempelvis i diverse udvalg, pressekontakt mv. Det blev aftalt, at relevant information vil blive rundsendt på mail af de pågældende HB-medlemmer. 8. Proces for Cyklistforbundet mener (bilag 3) Proces for udarbejdelse af Cyklistforbundet mener, herunder inddragelse af medlemmer, gennemgås og godkendes. Direktøren orienterede om, at sekretariatet har været glade for og inspirerede af det kortere arbejdsprogram, som blev vedtaget på landsmødet, og at sekretariatet arbejder ud fra det i deres daglige arbejde. Jf. bilaget igangsættes der nu en proces, hvor arbejdsprogrammet omsættes til en række Cyklistforbundet mener papirer, der skal forelægges på landsmødet i efteråret Lokalafdelinger og repræsentanter kan komme med input til papirerne og udpege deltagere til to dialogmøder i henholdsvis Jylland og København i foråret. Generelt god respons fra HB, som lagde vægt på, at Cyklistforbundet får nogle klare, lettilgængelige og kommunikerbare standpunkter. Dog gav enkelte i HB udtryk for, at der var for mange temaer, og at de evt. kunne indsnævres til grupper af mere overordnede emner. Procespapiret blev godkendt, idet supercykelstier og Jens Kvornings supplementer (tidligere sendt pr. mail) tilføjes listen over planlagte Cyklistforbundet mener papirer. Listen over emner kan suppleres efter behov. Sekretariatet udsender en informationsmail Side 3 af 8

4 til lokalafdelingerne om, hvordan de lokalt kan gribe behandlingen af Cyklistforbundet mener an. Jens Peter tilbød at stille lokaler til rådighed i Randers for det dialogmøde, der skal afholdes i Jylland. Sekretariatet tog imod dette tilbud. Punkter til orientering 9. Orientering fra direktøren (bilag 4 og 5) Vedlagte status samt direktørens kvartalsrapport gennemgås. Det gøres opmærksom på, at rapporten indeholder oplysninger om bl.a. uformelle møder, der gør, at den ikke skal deles i en større kreds. På baggrund af fremsendte notater orienterede direktøren bl.a. om Nordea-fondens bevilling på 7,5 mio. kr. til cykellegebaner, som skal anlægges i 10 forskellige byer i Danmark. Orientering af landets borgmestre samt udarbejdelse af et inspirationskatalog til kommunerne er igangsat. Efter ansøgning udvælges 10 kommuner til at få medfinansiering til anlæg af en permanent bane. Direktøren håber på og forventer stor interesse. Der er fortsat god dialog med Danske Cykelhandlere, dog er Cyklistbutikken 1905 endnu ikke optaget som medlem her. Cyklistforbundet er gået med som fuldgyldig partner i Kræftens Bekæmpelses kampagne Ta cyklen Danmark, som er støttet markant af Cykelpuljen. Desuden orienterede direktøren om det igangværende adfærdsprojekt, Vi cykler til arbejde -kampagnens gode takter med konstruktive virksomhedsmøder, de nye tiltag i Cyklistbutikken samt sekretariatets fortsatte fokus på skatteforhold ifm. arbejdsgiverbetalt medarbejdercykel og fradrag for transport til personer, som cykler 3-12 km på arbejde om dagen. Efterfølgende stillede HB spørgsmål og gav input til, hvordan man evt. gennem større variation af medlemsskabstyper eller forskellige muligheder for støtte, herunder crowdfunding, kan skaffe midler til Cyklistforbundet. Desuden diskuteredes, hvorledes der skabes incitament for folk til at vælge cyklen frem for bilen, i hvilken retning det cykelpolitiske går, samt hvilke tiltag det evt. kunne være relevant for Cyklistforbundet at deltage i, herunder World Mental Health Day den 10. oktober Orientering fra landsformand Som supplement til de tidligere udsendte Formandens dagbog for november og december orienterede Jette bl.a. om sin og direktørens deltagelse i et møde med en række involverede lokalafdelinger omhandlende cykelmedtagning i den kommende letbane i Ring 3. Sekretariatet har sendt et brev til letbanens bestyrelsesformand med anmodning om et møde, hvor muligheden for cykelmedtagning drøftes. 11. Øvrige meddelelser: Status på overenskomstsituationen Sekretariatet orienterede om, at medlemskabet hos Dansk Erhverv er opgraderet til arbejdsgiverniveau, hvilket har medført, at Cyklistforbundet omfattes af Side 4 af 8

5 funktionæroverenskomsten og overenskomst med Dansk Metal, der bl.a. dækker cykelmekanikeren og ansatte i vores Call Center. Claus Bonnevie meddelte, at de i Gribskovafdelingen, som et tiltag til besparelse af papir, jf. pkt. 15, indkalder deres medlemmer til generalforsamling ved at cykle rundt i kommunen med indkaldelserne i stedet for at sende dem. 12. Økonomi (bilag 6) Sekretariatet giver en status på den aktuelle økonomiske situation. Bemærk at årsregnskabet for 2014 først afsluttes i starten af februar, og at det endelige resultat for 2014 derfor endnu ikke kendes. Cyklistforbundet er stadig økonomisk udfordret og kommer ud af 2014 med et markant underskud. Sekretariatet har derfor fortsat fokus på både udgifts- og indtægtssiden, eksempelvis via færre udgifter på bl.a. interne møder ved begrænsning af disse, prioritering af ressourcer, generel stram økonomistyring, fokus på øget butikssalg, medlemshvervning og anden støtte fra medlemmer og fonde. Kassereren havde bedt om og fået en god orientering om økonomien af Trine inden mødet. Han syntes, det var forståeligt, men ærgerligt, at planen om ½ års ansættelse af en professionel medlemshverver var opgivet, da et større medlemskontingent er afgørende for at få en god balance i indtægterne. Til gengæld syntes han, at det var positivt og betryggende, at der kun manglede 1 mio. kr. for at nå i mål med de budgetterede projektindtægter for året, allerede i januar. Han efterspurgte i forbindelse med medlemshvervning bl.a. muligheden for forskellige medlemskabstyper, herunder firmamedlemskab. Direktøren orienterede om, at en integration af firmamedlemskab er på vej i form af muligheden for virksomheder til at certificere sig som Cykelvenlig arbejdsplads. 13. Styrkelse af afdelinger (bilag 7) Orientering om status, jf. vedlagte notat På baggrund af fremsendte notat blev der orienteret om lokalafdelingernes initiativer til debatmøder og foredrag bl.a. i forbindelse med generalforsamlingerne. Lokalafdelingerne støttes i afholdelse af disse arrangementer gennem sparring med sekretariatet. HB spurgte ind til resultatet af det snarligt afsluttede kommuneprojekt. Projektet afsluttes med fremsendelse af en rapport til Vejdirektoratet. HB vil ligeledes få tilsendt rapporten. Sekretariatet orienterede om, at de pt bl.a. arbejder på at få finansiering til endnu et kommuneprojekt med vægt på styrkelse af de cykelsvage kommuner, eventuelt ved samtænkning mellem rekreative ruter, cykelturismen og ruter, der tilgodeser lokalbefolkningens daglige cykelpendling. 14. Meddelelser fra udvalg Der følges bl.a. op på opfølgningspunkter fra sidste møde vedr. udvalg, jf. pkt. 25 i referatet. Opfølgningspunkter: Butiksudvalget orienterede om, at det var længe siden, der havde været aktivitet, og at det var usikkert, om udvalget nedlægges. Sekretariatet vurderer dette sammen med butikschefen og giver tilbagemelding senest på næste HB-møde. Side 5 af 8

6 Cykelmedtagningsudvalget orienterede om, at Kirsten Mariager og Claus Rex ikke fortsætter. Ingen afklaring fra de andre medlemmer. Opfølgning følger på næste HBmøde. Vedr. Cykelturismeudvalget blev der orienteret om, at Annabel fortsætter som formand. Vedr. PR/Hverveudvalget blev der orienteret om, at Annabel ikke ønsker at fortsætte som formand. Mike og Jens fortsætter, Frank Jakobsen har man ikke fået kontakt til. Vedr. Vejteknisk udvalg blev der orienteret om, at det fortsætter med de samme medlemmer. Eksterne repræsentanter: Deltagere i Annual General Meeting (AGM): HB diskuterede uklarheden om, hvilke personer, der deltager i det årlige AGM. Jette foreslog en generel formulering, hvor deltagerne vælges ud fra funktion og ikke person. Det blev således foreslået, at det fremover er landsformanden, direktøren samt et medlem fra Internationalt Udvalg, som deltager i AGM, medmindre disse stiller deres plads til rådighed for andre. Dette blev godkendt af HB og tages med i arbejdet med den generelle gennemgang af forretningsordenen. Cyklistforbundet har udpeget Henrik Eriksen til suppleant i Ankenævnet for bus, tog og metro. Dette er godkendt af Forbrugerrådet. HBs indstilling af kandidat til bestyrelsen i ECF: Jens Peter Hansen og Jens Kvorning stillede op, og Jens Kvorning blev med 4 stemmer mod 3 valgt ved skriftlig afstemning blandt HB s 7 tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer. Andre meddelelser fra udvalg: Supercykelstiudvalget orienterede om deres møde med Supercykelstisekretariatet, vinterkampagnen omhandlende uploading af fotografier, deres drøftelse med kommunen omkring renholdelse af Farum-ruten samt en brugerpaneldebat, hvor der deltog 4 medlemmer af Cyklistforbundet og Jakob S. Madsen fra sekretariatet. Henrik orienterede desuden om, at han, kampagnechef Maria Bech og politisk konsulent Jakob S. Madsen var blevet interviewet af Rambøll om perspektiverne for samarbejdet mellem Supercykelsti-sekretariatet og Cyklistforbundet om fx kampagner, politisk arbejde og medlemmers arbejde via Supercykelsti-udvalget. Mike orienterede om, at han sammen med direktøren - deltager i Trafikstyrelsens Højresvingsgruppe, der mødes næste gang den 12. februar. Statistikudvalget orienterede om, at de kun består af 2 medlemmer, men at de holder møde den 2. februar. Side 6 af 8

7 Cykelmedtagningsudvalget ved Mike orienterede om, at de har sendt en mail rundt til HB efter mødet med Aarhus Letbane, Aarhus kommune og Midttrafik. Til mødet udtrykte de tre parter et ønske om at undlade/begrænse mulighed for cykelmedtagning i letbanen, hvilket Cykelmedtagningsudvalget argumenterede imod. Mike og direktøren vil snakke sammen om deres individuelle møder omkring letbaner. Internationalt Udvalg orienterede om, at de har holdt et skype-møde med en gruppe libanesere om muligheden for at cykle i Beirut. Der var en god dialog, og udvalget kom med gode input til løsning af deres problemer samt til udvikling af deres lobbyarbejde. Lotte Bech fra Internationalt Udvalg er blevet inviteret til World Bike Forum i Bogota, hvor hun skal repræsentere Cyklistforbundet via en cykellegebane, som skal opstilles i Bogota. Lotte Bechs rejser er støttet af den danske ambassade i Columbia. Redaktionsudvalget holder møde den 18. februar. Punkter til drøftelse 15. Muligheder for afvikling af papirindkaldelse til generalforsamlinger mv. (bilag 8) Drøftelse af fordele og ulemper ved papirkommunikation vs. digital kommunikation. På baggrund af fremsendte notat diskuterede HB, hvorvidt det ville være hensigtsmæssigt at indkaldelse til de lokale generalforsamlinger fremover foregår elektronisk. Dele af HB udtrykte bekymring for en for hurtig ændring, da det bl.a. kan medføre udelukkelse af de medlemmer, som ikke har eller gør brug af mail. Der var derfor større tilslutning blandt HB til en mere udfasende model, hvor papirkommunikation udfases over en årrække. Her blev det bl.a. foreslået, at man kunne ændre pligten til at udsende på papir samt gøre medlemskontingentet differentieret, således at de medlemmer, der ønsker papirindkaldelse, skal betale ekstra. Der arbejdes videre med dette i det nedsatte vedtægtsudvalg. Ligeledes diskuteredes det, om der skabes størst opmærksomhed omkring Cyklistforbundets arbejde gennem pjecer og andet materialer i papirform, som lægges på biblioteker og lignende, eller om samme eller større opmærksomhed opnås ved brug af de sociale medier. 16. Eventuelt Intet at tilføje. 17. Opfølgningspunkter fra dette møde 1. Claus Bonnevie forestår et møde om brug af sociale medier, herunder specifikt Facebook for HB samt evt. øvrige medlemmer 2. Supercykelstier samt Jens Kvornings forslag skal tilføjes listen over Cyklistforbundet mener -emner Side 7 af 8

8 3. Sekretariatet udsender ½ sides opfølgende informationsmail til lokalafdelingerne om, hvordan behandling af Cyklistforbundet mener skal gribes an lokalt 4. Kampagnechef Maria Bech inviteres med til næste HB-møde til orientering omkring VCTA 5. Sekretariatet undersøger om HB får rabat på Copenhagen Bike Show 6. Mike får afklaring på medlemmerne af cykelmedtagningsudvalget 7. Sekretariatet vurderer, hvorvidt Butiksudvalget skal nedlægges 8. Jens følger op på Frank Jakobsens medlemsskab af PR/Hverveudvalget 9. Hjemmesiden opdateres med de nye oplysninger om udvalg 10. AGM repræsentanter følger funktionen (landsformand, direktøren samt et medlem af Internationalt Udvalg), hvilket tilføjes i forretningsordenen. 11. Vedtægtsgruppen kommer med forslag til, hvordan der laves ændringer ift. papirkommunikation 12. Formatet for landsmødet 2015 diskuteres på HB-møde i marts. 18. Evaluering af mødet HB var generelt tilfredse med det forud for mødet fremsendte materiale, herunder den overskuelige mængde, samt at intet blev eftersendt. Der blev af nogle udtrykt tilfredshed med, at der var mulighed for at gå over tid (mødet sluttede ½ time senere end planlagt). Forslag til punkter på dagsordenen på kommende møder: - Temadrøftelse om cykelparkering - Årets Cykelkommune Effektivisering af møder - Koncept for landsmøde - Maria Bech deltager i HB-møde og præsenterer VCTA Side 8 af 8