Referat af hovedbestyrelsesmøde den 25. juni 2016 Godkendt på HB-møde 20. august 2016

Transkript

1 Notat Referat af hovedbestyrelsesmøde den 25. juni 2016 Godkendt på HB-møde 20. august 2016 Til stede fra hovedbestyrelsen (HB): Jette Gotsche, Claus Bonnevie, Henrik Eriksen, Mike Hedlund-White, Jens Kvorning, Inger Larsen Ørbæk, Leif Thomsen. Fra sekretariatet: Klaus Bondam, Trine Stjernø, Julie Grosen Ravn (referent). Afbud: Jens Peter Hansen, Birgitte Rønning og Natasha Carstens. Punkter til beslutning/godkendelse 1. Valg af dirigent(er) Jette Gotsche blev valgt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt, dog således at punkt 5 skulle behandles uden sekretariatets deltagelse og punkt 9 og punkt 10 blev byttet om. Jens Kvornings forslag til punkter blev gennemgået og foreslået lagt ind under eksisterende punkter på dagsordenen eller taget op på næste møde, hvor de naturligt indgår. Birgitte Rønning har meddelt Landsformanden, at hun af personlige grunde ønsker at trække sig som 1. suppleant. Frem til Landsmødet er Inger Larsen Ørbæk herefter 1. suppleant. 3. Godkendelse af referat fra seneste HB-møde (bilag 1) Godkendt. 4. Opfølgningspunkter fra seneste møde Punkterne fremgår af referatet fra sidste møde, jf. bilag 1. Status på punkterne blev taget til efterretning, idet flere punkter blev behandlet på dagens møde. Vedr. Mobilepay er der både fordele og ulemper. Skal man betale medlemskab via Mobilepay svarer det til at købe en vare på nettet. Første gang man bruger Mobilepay til nethandel kræver det ny registrering med NemID, hvilket afdelingerne bør informeres om, når Mobilepay løsningen er helt på plads. Men ellers kan Mobilepay være en god løsning for at få interesserede til at melde sig om medlemmer med det samme, fx i forbindelse med gadehvervning. 5. Beskrivelse af funktioner (bilag 2) Som supplement til funktionsbeskrivelsen for de særlige HB-poster gennemgås og godkendes beskrivelsen af funktionen som menigt HB-medlem. Punktet blev behandlet uden sekretariatets deltagelse, og der skrives et internt referat. Direktør Klaus Bondam orienteres herom af landsformand Jette Gotsche på et Side 1 af 7

2 opfølgningsmøde. HB ønsker en fortsat drøftelse af Beskrivelse af funktioner på HBmødet i august som første punkt på dagsordenen august (- også uden sekretariatets deltagelse). 6. Godkendelse af forretningsorden (bilag 3) Den gennemskrevne forretningsorden blev godkendt. Jette Gotsche orienterede om, at der fortsat mangler enkelte rettelser i forretningsordenens 3,4, 5 og 11 vedr. afrapportering samt 7,2 dagordenspunktet vedr. udvalgsarbejde. HB diskuterede konkrete ændringer til HB-møders faste dagsordenspunkter. Det blev i denne forbindelse aftalt, at punktet Øvrige meddelelser fremover kommer til at hedde Opfølgning på indsendt orientering, og at medlemmerne af HB ved udsendelse af første udkast til dagsorden til kommende HB-møder skal mindes om at indsende deres orienteringer. Ændringerne til de faste dagsordenspunkter tages i brug, selvom hele forretningsordenen ikke er officielt godkendt. 7. Årets Cykeldynamo (bilag 4) HB drøfter og beslutter, hvem der skal indstilles til Årets Cykeldynamo, og hvad prisens nye navn eventuelt skal være. HB besluttede en prismodtager på baggrund af modtagne nomineringer fra medlemmerne mv. Navnet hemmeligholdes indtil landsmødet for at sikre spænding omkring prisuddelingen. HB drøftede herefter, hvordan prisen gives et nyt og mere tidssvarende navn. Det blev aftalt, at Mike Hedlund-White indsender sine forslag til sekretariatet, og at HB lægger en konkurrence op på Facebook, så medlemmer af Cyklistforbundets Facebook-gruppe Medlemsvalgte og repræsentanter kan give deres bud på et nyt navn. Ud over prisen som Årets Cykeldynamo har HB mulighed for at udnævne æresmedlemmer. Punkter til drøftelse 8. Peter Elming pris Første drøftelse af mulige kandidater HB drøftede mulige kandidater til Peter Elming prisen. HB blev opfordret til at overveje flere kandidater til næste HB-møde i august, hvor den endelig beslutning træffes. 9. Styrkelse af afdelinger (bilag 6A, 6B og 6C) Under dette punkt drøftes status på HB s kontakt til afdelingerne. Yderligere drøftes afdelingernes kontakt til nye medlemmer, jf. bilag. Jette Gotsche gjorde status på den samlede proces i arbejdet med styrkelsen af afdelingerne. Tilbagemeldinger fra HB-medlemmerne på det udsendte spørgeskema viste, at HB-medlemmerne har oplevet en god kontakt til afdelingerne, og flere medlemmer har deltaget i afdelingernes generalforsamlinger, ligesom der er planlagt fællesmøder. Udfordringerne ligger dog fortsat i kommunikationen, bl.a. på Facebook, og i indhentning af mailadresser på menige medlemmer, så udsendelse af papir-blade kan Side 2 af 7

3 erstattes af elektronisk udsendelse. HB drøftede herefter, hvad målet med afdelingsprojektet skal være, og hvad HB s forventninger til afdelingernes arbejde er. På baggrund af et tidligere udsendt bilag med forslag til temaer, som HB ønsker afdelingerne arbejder med, blev HB enige om, at bilagets indhold skal være udtryk for ønsker og vejledende anbefalinger frem for forventninger og forpligtelser. Det skal også fremgå, at afdelingerne kan få begrænset bistand til deres arbejde fra sekretariatet. Jens Kvorning gav udtryk for, at der dog bør stilles krav om, at afdelingerne har fokus på medlemshvervning. Arbejdet med HB s ønsker til afdelingerne fortsættes på HBseminaret i oktober. Det er målet, at ønskelisten til afdelingerne præsenteres på landsmødet i oktober. HB skal dog fortsat opfordre afdelingerne til at indhente mailadresser på medlemmer samt til at melde sig ind i Facebook-gruppen Medlemsvalgte og repræsentanter og deltage aktivt i cykeldebatten på de sociale medier. Forud for mødet var tillige udsendt et bilag med overvejelser om lokal velkomst til personer, når de melder sig ind i Cyklistforbundet. HB aftalte, at der skal foretages en spørgerunde blandt afdelingerne for at undersøge, om afdelingerne er interesserede i at modtage oversigt over nye medlemmer, f.eks. samtidig med informationsmailen efter HBmøderne. Samtidig informeres afdelingerne om, at de kan kontakte sekretariatet, hvis de ønsker at modtage medlemsstatistikken. 10. Udvalgsstruktur (bilag 5) Forslag til ny struktur for udvalgene drøftes På baggrund af det forud for mødet udsendt notat udarbejdet af Claus Bonnevie drøftede HB muligheden for en ændring af arbejdsstrukturen i HB, fx ved nedsættelse af ad hoc arbejdsgrupper. Flere medlemmer af HB gav udtryk for et ønske om at bevare den nuværende udvalgsstruktur frem for en ad hoc projektopdeling. Der blev givet udtryk for, at det er væsentlig med kontinuitet i arbejdet for at fastholde engagementet hos de deltagende medlemmer. Det vil være vanskeligt, hvis der kun arbejdes med afgrænsede ad hoc opgaver. I givet fald skal det drøftes, hvordan ad hoc projekter kan uddelegeres til udvalgene, som således kommer til at agere arbejdsgruppe for de konkrete projekter. Emnet drøftes igen på HB-mødet i august. Det blev dog vedtaget at afprøve to konkrete forslag i forhold til hvervning: Udarbejdelse af en standardskabelon, som afdelingerne kan benytte til at få lokale sponsorer samt muligheden for, at Cyklistforbundets medlemmer kan blive medlem af Forbrugsforeningen som et medlemsgode. Claus Bonnevie kontakter udvalg herom. Der blev stillet forslag om, at diskussioner eller oplæg i udvalgene, som kan have interesse for hele HB, tages op på efterfølgende HB-møder. 11. Undersøgelse blandt medlemmer og ikke-medlemmer (bilag 7A, 7B og 7C) Det drøftes, hvilke overvejelser og handlinger resultaterne af de to undersøgelser giver anledning til. Direktør Klaus Bondam orienterede om resultaterne af undersøgelsen blandt medlemmer og ikke-medlemmer. Undersøgelserne har bl.a. vist, at der er et højt aldersgennemsnit blandt medlemmerne, at de er højtuddannede og relativt velstillede. Medlemmerne har peget på Cyklistforbundets lobbyarbejde, arbejde for cykelkulturen og trafiksikkerheden som bevæggrunde for at melde sig ind i Cyklistforbundet. Dog viser undersøgelsen også, Side 3 af 7

4 at medlemmerne ikke er meget på de sociale medier. I forhold til undersøgelsen for medlemmer kommenterede HB, at CYKLISTER nærmest fremstår som en livsnerve i forbundet for så vidt angår den udadvendte kommunikation i sammenligning med de sociale medier og hjemmesiden. Ligeledes kommenterede HB, at vinklingen af det til punktet fremsendte bilag (7a), udlagte resultat i forhold til betydningen af medlemstilbud, var en kende for skarp. I bilaget var oplyst, at kun 13 % mener, at gode medlemstilbud er meget vigtigt., mens det i undersøgelsen oplyses, at yderligere 31 % mener gode medlemstilbud er vigtigt. På baggrund af undersøgelsen har sekretariatet anbefalet, at det overvejes at lave tre nye typer af medlemskab; et traditionelt medlemskab med fuldt medlemsgebyr (tilsvarende almindeligt medlemskab i dag), et digitalt medlemskab med et middel medlemsgebyr, og et projektbetinget medlemsskab, hvor man for et mindre medlemsgebyr eller støttebeløb kan støtte Cyklistforbundets arbejde for en bestemt sag. Det blev ligeledes drøftet at lave et ambassadørkorps med kendte personer, som kan være ansigt udadtil og gøre reklame for Cyklistforbundets arbejde. HB var positivt indstillet overfor både sekretariatets anbefaling af nye medlemskabstyper og oprettelsen af et ambassadørkorps. HB drøftede samtidig, om man skulle forsøge at målrette medlemshvervningen mod forskellige medlemstyper og at øge antallet af medlemsfordele. Det blev aftalt, at der arbejdes videre med tilbagemeldingerne fra medlemmer og ikkemedlemmer på HB-mødet i november. Punkter til orientering 12. Orientering om økonomien (bilag 8) Sekretariatet orienterer om status på den økonomiske situation Sekretariatet orienterede om, at udviklingen er gået i den forkerte retning, siden Cyklistforbundet kom ud af 2015 med et positivt resultat. Dette skyldes bl.a., at antallet af deltagere i årets Vi cykler til arbejde-kampagne 2016 var lavere, end der var budgetteret med. Der vil derfor fortsat være behov for stor opmærksomhed på økonomien. Budgettet for 2017 vil blive udarbejdet efter sommerferien med henblik på fremlæggelse på HB-mødet i august og fremlæggelse på Landsmødet. Budgettet vil blive præget af udløbet af de sidste to cykelpuljeprojekter, ungeprojektet og projektet med rekreative ruter. Der er derfor stort fokus på at finde andre finansieringskilder, herunder overvejelser om crowdfunding eller støttemedlemsskab. 13. Status på landsmøde 2016 (bilag 9) Kort orientering om forberedelserne af landsmødet Jette Gotsche orienterede om status på Landsmødet, som i år afholdes på Hotel Scandic i Østergade i Århus den oktober. Lørdag vil der som sidste år være generalforsamling for delegerede. Da der ikke er lagt op til større vedtægtsændringer, er planen, at der lørdag også bliver afviklet workshops eller lign. med særligt fokus på afdelingerne og udveksling af erfaring afdelingerne imellem ikke mindst på et regionalt niveau. Der blev foreslået et par lokale kandidater til dirigentposten, som Jette Gotsche Side 4 af 7

5 vil kontakte til mulig afløsning for Roger Christensen. Der blev endvidere foreslået emner for indlæg på den åbne dag om søndagen. De medlemmer af HB, som er på valg ved årets generalforsamling, blev bedt om at overveje eventuel genopstilling. I forbindelse hermed blev HB bedt om at opfordre mulige motiverede og egnede kandidater til at stille op til HB. Det blev aftalt, at konkrete bud på workshops og/eller debatter vil blive diskuteret på HB-mødet i august. 14. Orientering fra direktør (bilag 10A og 10B) Vedlagte status samt direktørens kvartalsrapport gennemgås. Der gøres opmærksom på, at rapporten indeholder oplysninger om bl.a. uformelle møder, der gør, at den ikke skal deles i en større kreds. Direktør Klaus Bondam orienterede om, at Cyklistforbundet for tiden oplever god politisk synlighed, god presse og stor national og international interesse. I forhold til afdelingerne, har det været vanskeligt at få dem til at engagere sig i projekter, og særligt Københavnsafdelingen har svært ved at få folk til at komme til deres arrangementer. Der har desuden været meget få tilmeldinger til Årets Cykelkommune. Af samme grund overvejes det at udvikle konceptet omkring Årets Cykelkommune i Årsagerne til deltagerfaldet i årets Vi cykler til arbejde-kampagne kan bl.a. findes i, at Københavns Universitet ikke længere betaler for deres medarbejderes deltagelse. Det er derfor vigtigt i kampagnen fortsat at fokusere på og tydeliggøre de positive effekter ved fælles aktiviteter på arbejdspladser. I forberedelserne af Vi cykler til arbejde 2017 vil der blive arbejdet på endnu tydeligere at kommunikere fordelene ved VCTA til arbejdspladserne. Trods det faldende deltagertal var der dog rigtig god respons på konceptet med kåringen af 10 cyklisttyper med over nomineringer indsendt på Facebook og mail. Der vil fremover blive set på mulighederne for, at Vi cykler til arbejde kommer til at hænge sammen med Ta Cyklen-appen, som Kræftens Bekæmpelse står bag. Det blev efterspurgt, om materialerne til Vi cykler til arbejde fremover kan udsendes tidligere til afdelingerne, så der kan målrettes et samarbejde med kommunerne om kampagnen. 15. Orientering fra landsformand I forlængelse af landsformandens løbende dagbogsudsendelser orienteres om sidste nyt. Som supplement til de tidligere udsendte Formandens dagbog orienterede Jette Gotsche om, at hun har været på kursus i MailChimp og deltaget i møde hos Forbrugerrådet Tænk, som er i en proces om strategi for , hvor bl.a. udvikling af medlemsskaber og strategier for medlemshvervning indgår. 16. Øvrige meddelelser Klaus Bondam orienterede om, at næste HB-møde vil blive afholdt den 20. august i Viva los Pedalos lokaler i Århus med efterfølgende besøg på CYKLO-festivallen (- der vil ikke være overnatning ifm. HB-mødet). Kommunernes Landsforening har desuden gjort Cyklistforbundet opmærksomme på, at European Mobility Week omhandlende lokale initiativer for bæredygtig transport afholdes den september 2016, hvilket spredes til lokalafdelingerne. Side 5 af 7

6 Henrik Eriksen orienterede om, at han har været inviteret til et årligt miniseminar i Forbrugerrådet Tænk i kraft af repræsentationen i Ankenævn for Bus, Tog og Metro, men ikke kunne deltage grundet arbejde. Claus Bonnevie orienterede om, at Netværk for bæredygtig transport havde holdt møde og skal holde møde igen i august. Ved møderne er der bl.a. fokus på cykelmilliarden og arbejdet med en grøn transportkonference. Mike Hedlund-White orienterede om, at innovationsgruppen i Aalborg fortsætter deres arbejde med digitalisering af stelnumre i Danmark. Mike orienterede desuden om en flot fremgang i antallet af medlemmer i Aalborgafdelingen. 17. Meddelelser fra udvalg Henrik Eriksen orienterede på vegne af Supercykelstiudvalget om, at udvalget sammen med forbundets sekretariat og vejtekniske udvalg har produceret input til høringssvar om Håndbog om Supercykelstier, som Cyklistforbundet afgav til Vejdirektoratet medio maj i år. Tillige orienterede han om, at der frem til efteråret i år, pågår et antropologisk forskningsprojekt af, hvordan Supercykelstierne opleves af cykelpendlere, og hvordan stierne indgår i disses hverdag. Mike Hedlund-White orienterede om status på den særlige kampagne-gruppe "Bus versus Cykler" i Aalborg under ledelse af Nordjyllands Trafikselskab (NT) vedrørende de mange daglige utryghedsskabende og sommetider farlige færdselssituationer mellem buspassagerer og cyklister, når disse to trafikanttypers bevægelsesbaner krydser hinanden ved og i forbindelse med busstoppesteder - et stort flertal kender ikke de gældende færdselsregler på området, og mange mennesker forsømmer i disse situationer at udvise behørigt basalt hensyn. Arbejdsgruppen er i gang med en proces om at søge midler til en kampagne, der tænkes gennemført med animationsfilm, højttalerudkald i busserne og fysiske tiltag på og ved stoppesteder - der søges kr. hos Trygfonden og Cyklistforbundet Aalborg-afd. er såkaldt pennefører efter ønske fra de andre aktører i den hurtigt-arbejdende kampagne- og styregruppe (NT, Aalborg Kommune, Aalborg Politi, Keolis, Arriva og Chauffør-Kontaktgruppen). Endvidere er forsøgsperioden i et andet lokal-regionalt projekt, nemlig NT-projektet vedrørende internet booking af cykelplads på udvalgte busruter blevet forlænget hen over sommeren der forventes en opsamling og stillingtagen i løbet af efteråret til evt. endelig udbredt implementering i hele rutesystemet. Jens Kvorning orienterede om dato for møde i Hverveudvalget 5. juli og i Internationalt udvalg 6. juli. 18. Eventuelt HB drøftede planlægningen af Cykelturistugen i Opfølgningspunkter fra dette møde 1. Beskrivelse af funktioner sættes på dagsordenen til næste HB-møde i august. 2. I forbindelse med udsendelse af første udkast til dagsorden til HB-møde, mindes HB-medlemmer om, at de skal indsende orientering. Side 6 af 7

7 3. Mike Hedlund-White indsender sine forslag til nyt navn til Årets Cykeldynamo til sekretariatet, og sekretariatet lægger en konkurrence op på Facebook. 4. HB overvejer mulige kandidater til Peter Elming prisen til HB-mødet i august. 5. Arbejdet med afdelingsprojektet fortsætter på HB-seminaret i oktober. 6. På HB-mødet i august drøftes en strategi for uddelegering af projekter til udvalgene samt konkrete bud på sådanne projekter. 7. Budgetopfølgning og fremlæggelse af budget på HB-mødet i august. 8. Undersøgelse blandt medlemmer og ikke-medlemmer tages op igen på HBmødet i november. 9. Konkrete bud på workshops og debatter på landsmødet diskuteres på august HB-mødet Jette Gotsche kontakter to forslag til dirigentposten til landsmødet. 20. Evaluering af mødet Jette Gotsche gav udtryk for, at det var positivt at se så højt et aktivitetsniveau blandt HBmedlemmerne og at se, at afdelingsprojektet er kommet så langt. Forslag til punkter på dagsordenen på kommende møder: Temadrøftelse om cykelparkering Drøftelse af rekruttering af nye medlemmer Panelundersøgelser Side 7 af 7