Referat Møde i hovedbestyrelsen 8. februar 2014

Transkript

1 Notat 8. februar 2014 HB-møde jam/kb Referat Møde i hovedbestyrelsen 8. februar 2014 Deltagere: Jette Gotsche, Annabel Voller, Birgitte Rønning, Mike Hedlund-White, Henrik Eriksen, Jens Kvorning, Bjarne Arildsen og Andrew Kjærulff Maddock (fra kl. 15). Fra sekretariatet: Klaus Bondam, Trine Juncher Jørgensen og Jakob Schiøtt Stenbæk Madsen. Mødet startede med en kort præsentationsrunde. 1. Valg af dirigenter Jette blev valgt. 2. Godkendelse af dagsorden Jette gennemgik dagsordenen, der blev godkendt. 3. Velkommen til Cyklistforbundets ny direktør Klaus Bondam Klaus fortalte, at han er glad for og ydmyg over, at få muligheden for at være direktør i Cyklistforbundet. Det har været en travl uge med en rigtig god overdragelse fra Jens Loft Rasmussen. Den næste tid bringer overordnet en række fokusområder: Flere medlemmer bl.a. gennem forbedret kommunikation og udvikling af strategien. Kommunikationsindsatsen skal styrkes og fokuseres ikke mindst på de sociale medier. Afsøge samarbejds-, fonds- og projektmuligheder samtidig med at Cyklistforbundets fremtidige rolle samt positionering i forhold til andre projektorganisationer identificeres. Vi skal have afsøgt det politiske danmarkskort. Hvor står partierne i Folketinget i forhold til en Cykelpulje II? Hvorledes kan vi understøtte den lokalpolitiske forankring af cykelpolitikken? Side 1 af 7

2 Der skal forfattes en række position papers til brug for den interne og eksterne kommunikation. Der henvises desuden til det udleverede notat. 4. Godkendelse af referater fra møde nr. 6/2013 den Godkendt. 5. Opfølgningspunkter fra møde nr. 6/ Jens Loft retter forretningsordenen til Behandlet senere. - Der følges op på AGM i Bratislava og Velo-city konferencen i Wien Link til samtlige præsentationer var indeholdt i forrige referat. Ved lignende arrangementer skal der forinden aftales, hvem og hvorledes der afrapporteres. - Udvalgsarbejdet tages op til generel drøftelse på HB-mødet den 8. februar 2014 Er på dagsordenen. - Arbejdsprogram med bemærkninger gennemgås og drøftes på februar-mødet Behandlet senere. - Forslag til vedtægtsændring vedrørende valg af formand samt officielt forbundsnavn drøftes på august-mødet. Behandles til august. 6. Endelig vedtagelse af forretningsorden Den ændrede forretningsorden blev diskuteret. Især aktiv-begrebet berørtes. Ydermere bør arbejdsgangene vedr. HB-møderne, som følge af nedlæggelsen af FU, tydeliggøres. Et eksempel herpå er, at HB-medlemmer skal modtage dagsordenudkast en uge før kommenteringsfristen. Sekretariatet færdiggør en ny udgave af forretningsordenen, der kan vedtages på næste HB-møde. 7. Orientering fra direktør og landsformand Klaus orienterede om, at han vil tragte efter, at lave kvartalsrapporter indeholdende det politiske notat samt mødeaktivitet mv. Side 2 af 7

3 Jette sender på månedsbasis landsformandens dagbog til HB. Ud over at informere har dagbogen til formål at kunne danne grundlag for en funktionsbeskrivelse for posten. Jette opfordrede næstformand og kasserer til på lignende vis at dokumentere deres opgaver/tidsforbrug. I forlængelse af henvisningen til landsformandens dagbog diskuteredes, hvorledes sekretariatet i fremtiden skal behandle indkomne konferenceinvitationer mv. Arrangementerne kan være med til at opbygge kompetencer og relationer i HB, men det er meget vigtigt, at Cyklistforbundet repræsentation er konsistent i kommunikation og tilstedeværelse. Desuden spiller økonomien også en rolle i forhold til de arrangementer vi kan deltage i. Den Nationale Cykelkonference er et godt forum, hvor hele HB er inviteret med. Afslutningsvist blev der berettet om Jens Lofts Rasmussens afskedsreception, som var en dejlig eftermiddag med mange mennesker efterfulgt af middag med personalet. 8. Øvrige meddelelser - Fra redaktionsudvalget Fokus ligger på at skaffe øget annoncering samt at få opdateret butikssiderne. Desuden mangler der et medlem. - Fra hverveudvalget Udvalget ønsker, at der laves en skabelon til pressemeddelelser til brug for lokalafdelingerne. Kommissoriet for udvalget er stadig ikke udarbejdet. Lokalafdelingerne har fået tilbud om at erhverve sig supplerende hvervekit, bestående af bl.a. banner, beach flag, roll-up og hættetrøjer, der kan bestilles på cyklistforbundet.dk. 13 afdelinger har benyttet sig af tilbuddet. Der afholdes snarligt et møde med fokus på VCTA. - Fra andre I Cykelturistudvalget er der interesse fra seks tidligere medlemmer om at videreføre arbejdet. Udvalgets arbejde skal lægges tæt op ad Cykelpulje-projektet og være meget brugerorienteret. Cykelsupersti-udvalgets navn ændres til Supercykelsti-udvalget, hvilket ajourføres i udvalgets kommissorium, som efter ændringen atter gøres online tilgængeligt, som det tidligere kommissorium har været. Der har været møde mellem Supercykelsti-udvalget med supercykelstisekretariatet, hvor muligheden for et større medlemsmøde for lokalafdelinger, hvis kommuner passeres på de projekterede ruter, blev diskuteret. Side 3 af 7

4 Statistikudvalget arbejder stadigt på at få data fra Transportvaneundersøgelserne. Prisen er steget lidt i forhold til sidst. Internationalt udvalg har første bikeable city-kursus på vej til maj. Ligeledes arbejdes på samarbejde med Reno Vest i forhold til at sende cykler ud af landet. I forhold til ECF arbejdes der på kapacitetsopbygning af organisationer samt kombinationstransport og cykelparkering. 9. Økonomi a. Regnskab 2013 og budget 2014 Trine gennemgik regnskabet for Resultatet er bedre end præsenteret på Landsmødet pga. overdragelsen af PANORAMA, der er blevet brugt af hensættelserne til det politiske arbejde samt en konservativ budgetlægning. Det bemærkedes, at der var en fejl i butiksnotatet (Christina Rydahl har per mail klarlagt, at lønudgifterne i butikken udgør 1,7 mio. kr.) Budget 2014 blev gennemgået uden væsentlige kommentarer. b. Indstilling vedrørende aftale med DFIF Aftalen blev diskuteret og HB godkendte den. Der kommunikeres - i samspil med DFIF snarest muligt ud til afdelingerne. c. Forslag fra Henrik Eriksen om betaling for konferencedeltagelse Processen omkring udvalgsansøgninger blev diskuteret. Det blev besluttet, at sekretariatet til næste møde laver et udkast til en rejsepolitik, der imødekommer økonomiske hensyn samt kompetenceopbygning og entusiasme. d. Status vedrørende butikken Orientering vedrørende butikken var på forhånd udsendt til orientering. Butiksstrategi kommer på dagsordenen til næste møde. e. Tilbud fra Comwell Middelfart LM 2014 Foruden beslutning om at tage imod tilbuddet fra Comwell i Middelfart diskuterede HB de samlede økonomiske rammer for LM. Bl.a. blev der nævnt mulighed for max. antal deltagere. f. Regnskabsinstruks Side 4 af 7

5 Med henvisning til den udsendte regnskabsinstruks bedte Klaus om mulighed for at rykke punktet til næste HB-møde, da han gerne ville sikre sig, at indholdet var i overensstemmelse med praksis. Ønsket blev imødekommet. g. Sponsorpolitik - ønske om gennemgang fra Bjarne Punktet tages på næste møde i henhold til ovenstående om regnskabsinstruksen. 10. Det politiske arbejde Der henvistes til det udsendte notat. Desuden er der taget kontakt til den nye Transportminister. Desuden blev HB orienteret om, hvilke Cykelpulje-ansøgninger der er på trapperne. Potentielle ansøgninger bliver altid vurderet i forhold til mulighed for inddragelse af Cyklistforbundets medlemmer. Derudover blev forskellige samarbejdspartnere i forhold til strategiske alliancer og evt. dobbelt medlemskaber nævnt. 11. Styrkelse af afdelinger Klaus deltager på en lang række Generalforsamlinger i løbet af foråret. Desuden blev HB orienteret om pilotprojektet i Aarhus med Viva Los Pedalos en afdeling af Cyklistforbundet. Aarhus er interessant ikke mindst frem mod 2017, hvor den er europæisk kulturhovedstad. Sekretariatet vil arbejde på, frem til næste HB-møde, at opgøre og præsentere de løbende medlemstal mere overskueligt og nøjagtigt end den hidtidige metode har levnet mulighed for. 12. Udvalg og arbejdsgrupper Med udgangspunktet i det udsendte notat tages punktet på dagsordenen i forbindelse med næste HB-møde. 13. Arbejdsprogram 2014 og tanker om strategiarbejdet Arbejdsprogrammet er meget omfangsrigt. Derfor var der bred enighed om en prioritering og en opstramning af programmet, således at det i højere grad kan benyttes i forhold til eksterne aktører. Sekretariatet udformer et bud til næste møde. 14. Kalender 2014, herunder studietur og landsmøde (bilag) Side 5 af 7

6 Opdateret kalender udsendes med dette referat. Datoen for årets tredje møde er ændret til d. 21. juni. Desuden er der føjet et nyt punkt: Introduktion til nye HB-medlemmer den 26. februar kl. 17 i Rømersgade. I forhold til Store Cykeldag sættes et nyt samarbejde i søen, der dog ikke har til hensigt at forstyrre eller umuliggøre eksisterende aftaler og planer. 15. Eventuelt Jens Loft kan stadig kontaktes på den gamle mailadresse og mobilnummeret det næste halve år. Klaus kontaktoplysninger er som følger: bondam@cyklistforbundet.dk og I fremtiden bør forslag til LM-lokationer også kunne lægges frem af de respektive HBmedlemmer udover formand og sekretariat og derpå bringes op til drøftelse blandt alle HB-medlemmer inden beslutning tages. Der sendes velkomst til de nye trafik- og miljøudvalg i kommunerne. Opfordring til at der tages kontakt til den nye udviklings- og handelsminister. Opfordring til potentielle årets cykelkommuner bedes sendt til Trine Stig (tsm@cyklistforbundet.dk). 16. Opfølgningspunkter fra dette møde Kort notat om lønomkostninger i butik indskrives i følgebrev når referat sendes ud (Rydahl har forberedt input) Udarbejdelse af rejsepolitik for HB-medlemmer (på næste HB) Strategi-oplæg på butik (på næste HB) Gennemskrivning af Forretningsorden (på næste HB) Orientering om fremdrift i Forår 2014-plan (på næste HB) Direktørens Kvartalsrapport Gennemskrivning af Regnskabsinstruks (på næste HB) Debat af sponsorpolitik (på næste HB) Prioriteret liste ift. arbejdsprogram 2014 (på næste HB) Opdateret mødekalender sendes ud med følgebrev Oplæg til ny kommunikation af medlemsstatistik, herunder lokal proces (på næste HB) Udvalg og arbejdsgrupper Forslag til vedtægtsændring vedrørende valg af landsformand samt officielt navn drøftes på august-mødet. Side 6 af 7

7 17. Evaluering af mødet Positivt hele vejen rundt. Side 7 af 7