INDRETNING AF LOKALER TIL BORGERBETJENING I NORDDJURS KOMMUNE OKTOBER Phone: CVR/VAT:

Transkript

1

2

3

4

5 INDRETNING AF LOKALER TIL BORGERBETJENING I NORDDJURS KOMMUNE OKTOBER 2012 Phone: Århusgade 88, 2.sal 2100 København Ø Denmark CVR/VAT:

6 OPSAMLING /VISION OG RAMMER Der etableres en samlet modtagelse for alle borgere Projektet skal indeholde følgende funktioner: Modtagelse/visitation, Ventefunktion/ventesal, frontsagsbehandling og selvbetjeningsløsninger Der disponeres så vidt muligt i adskillelse mellem front og back-office Indgangspartiet aktiveres og optimeres med hensyn til kulde/varme, træk og lyddæmpning Der sikres let adgang til de nødvendige faciliteter i front-office (f.eks computer, print, scanner m.m). Der sikres forskelligartede faciliteter i frontoffice, der understøtter forskellige typer borgerhenvendelser 2

7 OPSAMLING /BEHOVSANALYSE BORGEREN - I CENRUM DISKRETION / FORTROLIGHED NAVIGATION UNDERSTØTTELSE AF FORSKELLIGARTEDE HENVENDELSER ARBEJDSMILJØ RO TIL KONCENTRATION / PRIVATHED MULIGHED FOR VIDENDELING OG ADGANG TIL KOLLEGER SIKKERHED TILHØRSFORHOLD/ BASE MODERNE UDTRYK, LYS, LUFT, INDEKLIMA 3

8 INDRETNING /HOVEDKONCEPT OG ZONER Fremtidig disponering af de fysiske rammer i frontbetjeningen. Hovedgrebet respekterer det borger flow, der er gennem bygningen mellem parkeringspladsen og gågaden. Det accenturerer vi, ved at iscenesætte det som et borgerstrøg - hvilket understreger rådhuset som borgernes hus, og her vil der være god mulighed for at brande kommunen. Ved at afskæme med et nyt glasparti indtil floorwalkerzonen, minimeres trækgenerne. Front office og back office holdes adskilt og det prioriteres, at de fuldgode arbejdspladser placeres i områderne med de bedste dagslysforhold. PASSAGE FRONT BACK KONCEPTDIAGRAM, DER VISER HOVEDGREBET I FORHOLD TIL DEN OFFENTLIGE PASSAGE, FRONT OG BACK. ZONEDIAGRAM BORGERINDGANG FLOORWALKER OMRÅDE FRONTOFFICE BACKOFFICE /BORGERSERVICE BACKOFFICE /JOBCENTER SUPPORT TIL BACKOFFICE GANGZONE 4

9 INDRETNING PLANTEGNING 1:200 5

10 CMYK NCS NORDDJURS KOMMUNE BORGERBETJENING FARVEKONCEPT HVID KLINKER MURSTEN BETON LINOLEUM HVOR/HVAD Gipsvægge + væggene i det nye venteområde, som vi foreslår bliver vandskuret, så man stadig kan se stenene. HVOR/HVAD: Eksisterende klinkegulv bevares. HVOR/HVAD: Murstensvægge bevares - de er en del af arkitekturen og et billede på den tid bygingen blev skabt. HVOR/HVAD: Den rå beton, som er synlig henover åbningerne i murstensvæggene. HVOR/HVAD: Lægges i de områder, hvor der i dag er nålefilt. PETROLEUMSBLÅ MINT LYS MINT GRØN ORANGE 87 / 35 / 52 / / 0 / 39 / 0 23/ 0 / 39 / 0 0 / 54 / 91 / 0 S B30G S B90G S G30Y S Y40R Farverne bruges primært til inventaret - polstring af stole, mindre tæpper, chatboards og evt. vægflader i stillerummene. Der fokuseres i høj grad på de lyse toner, som kan stå i kontrast til den tunge bygningskrop. Den mørke petroleumsblå farve er taget fra Norddjurs kommunes hjemmeside/logo og giver en god dybdevirkning og et godt modspil til de lyse farvetoner. Den orange og mørk aubergine fanger toner i murstenene og den lyse sandfarve ses i fugerne. Farverne bruges desuden til skiltning og til at skabe sammenhæng i forhold til at navigere i de enkelte områder. 6

11 INVENTAR /FRONT OFFICE - VENTEOMRÅDE + FLOORWALKER ZONE Fra floorwalker zonen siver man ind i venteområdet, hvor der også er adgang til selvhjælpscomputere, hvor man kan sidde og få hjælp af floorwalkeren. Der etableres et lille børneområde og et møderum til mere fortrolige samtaler. Vi foreslår, at væggene i venteområdet vandskures hvide, for at få lysnet op - så der skabes et lyst og venligt miljø for borgerne. Eksempel på en markant pult - hvor floorwalkerne kan møde borgerne. I venteområdet genbruges videst muligt eksisterende Eams stole og caféborde. (+eksisterende inventar til selvhjælpsstationer og i mødelokalet) Møde børnene i øjenhøjde - med en lille samling sjove børnemøbler. 7 NUMMER SYSTEM Der etableres et nummersystem + skærme, der viser hvornår det er ens tur - og hvilken nummer betjeningsskranke, man skal søge hen til. Væghængt højbord og kaffedisk laves som specialinventar i laminat Foldere, brochurer m.m. samles og hænger på hylder på murstensvæggene. EKSEMPLER PÅ FOLIER PÅ GLASFLADER - skærmer for dem, der bruger mødeloklatet, men kan også bruges til grafisk kommunikerende billeder eller tekster - i forhold til at kommunikere budskaber til borgerne.

12 INVENTAR /FRONT OFFICE - BETJENING Betjeneningsområdet i front består af fem hæve-sænke arbejdspulte, hvor medarbejderne på skift har vagt. Pultene markeres yderligere af en stor pendel, der bryder de høje loft og oplyser rummet. Glas rumdeler / afskærmning mellem pultene monteres med en folie, der matcher farvepalletten. Det kan være et grafisk motiv eller tekst/logo er Små afskærmende elementer kan etableres. Området her ville også kunne omdannes til et mere lukket mødelokale. Runde filt tæpper markerer de enkelte arbejdsstationer - og bruges også i venteområdet Eksempel på arbejdspult, med lamper over, der monteres med fx. nummer på pulten eller printet på lampen. Pulten etableres med et rum til obbevaring, som kan aflåses. HÅG Capisco 8

13 INVENTAR /BACK OFFICE Eksisterende arbejdsborde og arkiver genanvendes. Der fokuseres på en generel oprydning og opstramning af de åbne kontormiljøer. Arkiver samles i mindre klynger og fungere som touchdowns (evt. på hjul) og afskærmning mod gangzonen. Det er yderligere muligt, at montere filtskærme på de enkelte borde, for at skærme mod gangarealerne. Personlige opvaringsskabe til div. papirer m.m. gør det muligt at arbejde med ratio og flydende arbejdspladser. For at understøtte det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø etableres stillerum, korttidsarbejdspladser og områder til det bløde, uformelle møde. Alcov High højryggede sofa er I de enkelte hjemområder skabes små, bløde miljøer til korte uformelle møder mellem medarbejderne. Herved understøttes det aktivitetsbaserede arbejdsmiljø og der skabes rammer for møder også på tværs af de forskellige teams. Eksisterende arbejdsborde og arbejdsstole + arkiver genanvendes. Afskæmning monteret på de enkelte borde Gubi barstol Tekøkken med højbord. Hvidt højbord og stole polstret i henhold til farveskalaen Skabsvæg af personlige skabe - hvor hver medarbejder har sine personlige ting - en nødvendighed ved flydende arbejdspladser. Montana modul (35 x 35 cm) i farver der matcher farvepalletten For at lysne de store murstensflader, foreslår vi udvalgte steder I stillerummene etableres skriveborde med plads til to personer + en blød stol til fx telefonsamtaler eller bare som lille pusterum. Hvis muligt foreslåes her eget inventar genbrugt. ophængning af større chatboards i farvepallettens lyse toner (se større plantegning på side 5). En stærk og enkel kontrast til de tunge, massive vægge - men også en praktisk flade, der er magnetisk og som man kan skrive på. 9

14 INVENTAR /BELYSNING Som udgangspunkt beholdes den eksisterende grundbelysning, som suppleres af forskellig stemningsbelysning. Stemningsbelysningen kan bruges til at fremhæve specifikke miljøer og vi har i forslaget valgt et pendel tema. I de større rum med højt til loftet, foreslåes lamper/ pendler med stor volumen, men stadig med en lethed, der giver et modspil til de massive murstensvægge. Derved skabes en fylde i de højloftede rum og belysningen fremstår som grafisk elementer i rummet, der bryder rumhøjden og de lange gangforløb. I hovedgangzonen foreslåes de eksisterende lamper hængt længere ned og evt. spøjtelakeret også invendigt - som er det man kigger op i - jf. farvepaletten. Kartell EASY pendler i toner, der matcher farvekonceptet, foreslås som stemningsbelysning i venteområdet og i stillerummene. Eksisterende spots på murstensvæggene + den øvrige grundbelysningen beholdes E-form pendel med mulighed for grafik / skitning direkte på skærmen - anvendes over arbejdsstationerne i frontbetjeningen GT7 /Santa & Cole - over mødebord. Skaber en intim og tryg stemning, i en mødesitustion med borgerne. 10

15 VISUELT KONCEPT /SKILTNING Skiltningen skal være ensarted og tydelig. Ved at arbejde med en enkel grafik, skabes visuelle, stærke elementer - som gør det nemt at navigere i området. Selve skilningen monteres som rumlige elementer, (der popper ud fra væggene), med pile, der gør det enkelt at forstå, hvor man skal gå hen. Derudover tænkes skiltningen som integreret element i det inventar, der betjener borgerne. Skiltene tænkes fabrikeret i højglans metal - herunder vises tre eksempler. Den mørke petroliums blå farve kender borgerne fra kommunens hjemmeside. T R Æ K E T N U M M E R H E R B E TJ E N I NG E L L E R H E NVE N D DIG VE D P U LT 1 E L L E R 2 B E TJ E N I NG I NDGANG BORGERCENTER 05 Eksempel på skiltning på inventar - her på lampen over frontoffice arbejdsstationerne 11

16 BYGNINGSMÆSSIGE ÆNDRINGER De indre vægflader i det nye vente område foreslåes vandskuret hvide, for at lysne i det lavlofte område. Åbnes op igen, som det har været før, men helt til gulv. Vi foreslår, at træbeton lofterne i det viste område (med prikker) sprøjtemales hvid, for at lysne det nye frontoffice område. Alle eksisterende murstens skranker fjernes, så man let kan sive ind til sit arbejdsområde Klinker bevares, men alt nålefilt erstattes af en lys linoleum (ca. 340 m2). Udvalgte steder lægges runde filttæpper, for at skabe en særlig stemning eller fokus omkring et specifikt område. Tekøkken og garderobe flyttes fra toilettet. Ny glasvæg mod indgangspartiet monteres med en folie, så der skærmes mod frontbetjeningen, men man alligevel fornemmer aktiviteten fra borgercenteret. Eksisterende vægge sløjfes, så et større regulært arbejdspladsområde, med godt lysindfald, etableres. EKSISTERENDE VÆGGE OG DØRE, DER FJERNES NYE VÆGGE OG DØRE DER ETABLERES UDSNIT EKSISTERENDE STUEETAGE 1:200 12

17 Økonomiudvalget Direktionssekretariatet Dato: 8. november 2012 Reference: Kirsten Hansen Direkte telefon: Journalnr.: Indretning af den nye borgerbetjening på rådhuset i Grenaa Ældrerådet har på sit møde den 8. november 2012 behandlet ovennævnte sag. Ældrerådet traf følgende beslutning: Ældrerådet lægger vægt på, at der er mulighed for individuel borgerbetjening med vægt på diskretion og respekt for den enkelte borger. Med venlig hilsen på ældrerådets vegne Kirsten Hansen fuldmægtig Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag:

18 Høringssvar fra medarbejderne i Borgerservice Økonomiudvalget har på møde 6. november 2012 godkendt, at forslag om indretning af den nye borgerbetjening på rådhuset i Grenaa sendes til høring. Vi som medarbejdere er overordnet positivt indstillet overfor forslaget og idéen med en ny samlet borgertjening på rådhuset i Grenaa. Omkring detailindretningen vil vi gerne gøre opmærksom på følgende: Vi er betænkelige angående størrelsen af det lokale, Borgerservice skal have til rådighed til personlig betjening, da det ikke virker særlig stort i forhold til de funktioner, der skal placeres der. Især når man tænker på, at det er tre nuværende skranker, der samles i ét lokale, og opmærksomheden skal henledes på, at flere af ekspeditionerne er langvarige. Samtidig skal der tages hensyn til borgernes diskretion og de ansattes sikkerhed. Vi ser en vigtighed i afskærmning ind mod back office for at sikre arbejdsro fra kolleger og borgere, der færdes på gangene, for at undgå trækproblemer og for reel afskærmning i forhold til eventuel synlighed fra borgerområdet Vi ønsker gerne afskærmning i glas med matteret midterstykke for at bevare lysindfald både til back-office og på gangarealerne. Sikkerhedsmæssigt henstiller vi til, at der indtænkes forsvarlig placering af kassen/dankortautomaten i det åbne betjeningsmiljø, eventuelt i forbindelse med af ny placering af paskiosken, der også omfatter betaling. Samtidig henstiller vi til, at opstilling af automat med drikkelse kun vil omfatte koldt vand i forhold til en mulig risiko for at blive ramt af varme drikke. Koldt vand vil være en god idé og en god service. Der bør tænkes på sikkerhed i forbindelse med udadreagerende borgere i forhold til udformning af ekspeditionspulte, herunder flugtveje for de ansatte og eventuel ekstra afskærmning for at undgå, at borgere kan gå bagved pultene. Omkring det tekniske område/it foreslår vi, at der på pultene ved borgerguiderne opstilles pc ere samt udleveres mobiltelefoner eller personsøgere for optimal tilkaldemulighed. I forhold til borgerpc ere bør tænkes ind, at der er oplæsningsprogram samt høretelefoner for ordblinde. Vi foreslår opsætning af ekstra skærm til nummersystem i forhallen, så det område også kan benyttes til venterum. Endvidere foreslår vi flytning af printerrum, så IT ikke skal gå igennem Borgerservice back-office for benyttelse heraf. Lokalemæssigt vil vi nævne muligheden for, at der etableres skillevæg omkring det foreslåede te-køkken for at bevare diskretion for medarbejderne. Vi mener, det er positivt at skille kaffeautomaterne fra toiletfaciliteterne og foreslår det indtænkt i fremtidige ombygninger i hele rådhuset. Vi foreslår afslutningsvis, at ITkontorerne, ejendomskontor og projektlederkontor inddrages i borgerserviceregi for at skabe større mulighed for samling af de påkrævede ressourcer til den daglige borgerbetjening. Fra alle medarbejdere i Borgerservice

19 Økonomiudvalget Norddjurs Kommune 29. november 2012 Høringssvar vedrørende ny indretning af borgerservice på rådhuset i Grenaa Handicaprådet ser frem til, at der gøres noget for tilgængeligheden, men er bekymret for, om betjeningsskranken bliver tilgængelig for handicappede især kørestolsbrugere. Handicaprådet ønsker, at florwalker er særlig opmærksom på borgere med handicap herunder især usynlige handicap. Venlig hilsen På Handicaprådets vegne Jens Holst