evaluering af ny indretning/

Transkript

1 Phone: Århusgade 88, 2.sal 2100 København Ø Denmark CVR/VAT: evaluering af ny indretning/ ARBEJDSPROCESSER & ADFÆRD faaborg midtfyn kommune, BROBY

2 kolofon Indholdsfortegnelse faaborg midtfyn kommune afd. broby Opdragsgiver: Faaborg Midtfyn Kommune Kontaktperson: Jørgen Kyed Denne rapport er udarbejdet af SIGNAL Århusgade 88, København Ø INTRODUKTION / DE TRE VISIONSPUNKTER 3 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI 4 BORGEREN MØDES AF KVALITET 14 ET DYNAMISK FÆLLESSKAB SOM VI ER STOLTE AF 18 AREAL- & AKTIVITETSANALYSE 23 HVAD KAN VI GØRE BEDRE 29 ANBEFALINGER 30 EVALUERINGENS KONKLUSIONER 32 Kontaktperson: Chefkonsulent Anne Balle 2

3 INTRODUKTION SIGNAL har gennemført evaluering af de fysiske rammer i Faaborg Midtfyns Kommune i administrationsbygningen i på Østerågade i Broby. Evalueringen omfatter de fysiske rammer for BUR og den Kommunale Sundhedspleje både front og back-office. Center for Opholdssteder er ikke omfattet af denne evaluering da denne enhed snarligt rykker ud af bygningen. Evalueringen har bestået af følgende elementer: Kvantitative og kvalitative observationer 3 hverdage. Spørgeskemaundersøgelse udsendt til samtlige medarbejdere (47 ud af 84 medarbejdere deltog i undersøgelsen). Fokusgruppeinterview med MED-udvalget for BUR samt leder og repræsentant for den Kom munale Sundhedspleje Evalueringen har til formål at afdække hvorvidt de nye fysiske rammer og placeringen af medarbejdere er lykkedes med at understøtte visionen for det nye fælles hus. VISIONEN VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI BORGEREN MØDES AF KVALITET ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF 3

4 VISIONEN // VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI Vi er tilgængelige for hinanden i et dynamisk aktivitetsbaseret arbejdsmiljø, som understøtter spontan uformel videndeling. Vores medarbejdere skaber professionelle netværk og synergi i opgaveløsningen. Vi har let adgang til hinanden og arbejder tværfagligt både internt og på tværs af afdelingerne. Vi anerkender at opgaven løses bedst sammen - vores dygtige medarbejdere arbejder sammen og teambaseret og trives i de spontane fællesskaber, der er en del af vores samarbejdsform. 4

5 VISIONEN // VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI SIGNAL : Evalueringen viser at de fysiske rammer og medarbejdernes evne til at tage indretningen i brug i meget høj grad understøtter samarbejde i huset. De bygningsfysiske rammer understøtter en høj grad af tilgængelighed og spontan videndeling blandt medarbejdere. Den professionelle netværksdannelse er høj. Samarbejdet opleves bredt funderet altså at der er tilgængelighed til og samarbede med mange kolleger og flere fagligheder. Medarbejdere oplever at deres faglighed bringes aktivt i spil i fælles problemløsning på tværs af faggrænser. Antallet af tværfaglige journaliseringer samt tværfaglige besøg er steget mærkbart. Tværfaglige onsdage hvor alle er i huset er desuden med til at styrke tværfaglighed, tilgængelighed og samarbejde. Dog efterspørges fra BURs side større tilgængelighed til og mere samarbejde med den Kommunale Sundhedspleje. 5

6 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI I hvor høj grad oplever du, at indretningen på din arbejdsplads understøtter... At jeg har nem adgang til mine nærmeste kollegaer? At jeg møder mange forskellige kollegaer? 94% Ja - i høj grad eller meget høj grad 85% Ja - i høj grad eller meget høj grad 6

7 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI Oplever du, at indretningen på din arbejdsplads har mødefaciliteter, der understøtter... Uformelle møder (som kan afholdes i det åbne)? 91% Ja - i høj grad eller meget høj grad 7

8 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI Huset understøtter at vi mødes spontant Det betyder meget at vi kan se hinanden. Der kan godt mangle møde lokaler om onsdagen. En indskydelse kan komme i kraft af at man ser personen så spørg man og får den nødvendige sparring. Havde jeg ikke set hende ville jeg ikke have tænkt på at opsøge hende. De fysiske rammer understøtter de arbejdsopgaver vi skal løse. Vi elsker onsdage når alle er her der får vi klaret en hel masse. Jeg ville gerne have mere glæde af sundhedsplejerskernes faglighed. 8

9 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI I hvor høj grad kender du og dine kollegaer til, hvad I hver især arbejder med disse dage? Ved du hvad dine kollegaer arbejder med disse dage? Tror du, dine kollegaer ved, hvad du arbejder med disse dage? 78% i nogen eller i høj grad 72% i nogen eller i høj grad 9

10 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI // AKTIVITETSBASERET ARBEJDSMILJØ SIGNAL : Medarbejderne er gode til at tage det aktivitetsbaserete arbejdsmiljø i brug at bruge de forskellige faciliteter som er til rådighed for bedst muligt at udføre opgaven. Arbejdsmiljøet præges af en hensynsfuld og respektfuld adfærd. Muligheden for at kunne trække sig tilbage og få ro til fordybelse kan dog styrkes yderligere. Det gælder særligt de tværfaglige onsdage hvor det kan være vanskeligt at få tilstrækkelig ro til koncentrationskrævende arbejde på tværs af huset. Den kommunale sundhedspleje oplever særlig belastning på deres hjemområde om onsdagen. 10

11 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI // AKTIVITETSBASERET ARBEJDSMILJØ I hvor høj grad oplever du støjniveauet som en faktor på din arbejdsplads? Jeg har adgang til at udføre koncentrationskrævende arbejde 70% 24% i nogen eller i høj grad meget ringe grad eller ringe grad 11

12 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI // AKTIVITETSBASERET ARBEJDSMILJØ I hvor høj grad oplever du, at nedenstående facilitet fungerer på din primære arbejdsplads? støjniveauet 36% 54% tilfredsstillende - meget tilfredsstillende slet ikke tilfredsstillende - mindre tilfredsstillende 12

13 VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI // AKTIVITETSBASERET ARBEJDSMILJØ VI SIDDER SAMMEN MED FORSKELLIGE HVER DAG - NÅR MAN SPØRGER NYE MENNESKER FÅR MAN NYE SVAR - DET SYNES JEG ER INTERESSANT MAN ER GOD TIL AT BEVÆGE SIG HER I HUSET JEG FLYTTER MIG FOR NYT PERSPEKTIV - SKIFTE - DET SKABER EN FORANDRING I SIG SELV DET ER LEGITIMT AT SIGE FRA - DET ER OK AT SIGE - HEJ GIDER I IKKE DÆMPE JER LIDT - DET ER VIGTIGT DE DAGE MAN HAR BRUG FOR RO TAGER MAN EN HJØRNE PLADS - DE ER MERE STILLE - DET FUNGERER FINT DET ER ET MEGET EKSTROVERT HUS - VI ER SYNLIGE OG TILGÆNGELIGE FOR HINANDEN - JEG VILLE NØDIG VÆRE INTROVÆRT I DETTE HUS JEG KAN GODT LIDE AT WALK AND TALK, NÅR JEG TALER I TELEFONEN HER HAR VI EN FORVENTNING TIL HVORDAN VI ER SAMMEN - INVITERER TIL AT SPØRGE HINANDEN - SÅDAN VAR DET IKKE FØR 13

14 VISIONEN // BORGEREN MØDES AF KVALITET Vi tager imod vores borgere i øjenhøjde, og de føler sig trygge, velkomne og velbetjente når de henvender sig. Borgeren oplever effektiv sagsbehandling samt kreativitet og kvalitet i vores fagligt funderede opgaveløsning. Vi samarbejder altid om at finde den bedst mulige løsning for den enkelte borger. Den gode løsning for borgeren er den gode løsning for os. 14

15 BORGEREN MØDES AF KVALITET SIGNAL : Den høje grad af samarbejde på tværs, samt tilgængelighed og understøttelse af spontan problemløsning har bidraget til effektivisering af sagsgange, samt øget kvalitet i sagsbehandlingen, da denne kvalitetssikres bredt fagligt. Medarbejderne har stor indsigt i hinandens arbejde hvilket understøtter fælles problemløsning og målsætninger ift øget kvalitet for borgeren. Indretningen af de fysiske rammer er med til at understøtte borgerfokus og faglighed. Front office miljøet fungerer efter hensigten som neutralt mødested hvor borgeren tages imod i øjenhøjde i professionelle rammer. 15

16 BORGEREN MØDES AF KVALITET Oplever du at, indretningen på din arbejdsplads har mødefaciliteter, der understøtter formelle møder (som kræver lukkede rum? 79% De i høj grad - i meget høj grad fysiske rammer udstråler saglighed og faglighed ikke personlighed det retter perspektivet ind på hvad vi er her for. Det giver en ro og ensartethed. 16

17 BORGEREN MØDES AF KVALITET VI ER HER FOR BORGEREN MAN FÅR HURTIGERE ET SAMLET BILLEDE AF SAGEN, VED AT KUNNE DRØFTE MED KOLLEGAER PÅ TVÆRS - DET RESULTERER OFTE I HURTIGERE OG MERE EFFEKTIV SAGSGANG PARADERNE ER LAGT NED I MODTAGELSEN - INDEN DET SVÆRE MØDE VI MØDES MED BORGEREN I NEUTRALE RUM - DET UDSTRÅLER LIGEVÆRDIGHED DET ER EN SUVERÆN MODTAGELSE AF BORGEREN VI KAN LAVE NU. DE FYSISKE RAMMER I FRONT-OFFICE UNDERSTØTTER VIRKELIG DE SVÆRE MØDER 17

18 VISIONEN // ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF Vi er stolte af vores attraktive arbejdsmiljø, som vi alle bidrager konstruktivt til. Sammen udgør vi et dynamisk fællesskab, med en uformel og varm omgangstone. Vi arbejder sammen om fælles mål, med energi, gejst og motivation. 18

19 ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF SIGNAL : Der er stolthed omkring de nye fysiske rammer og den visuelle identitet. De attraktive rammer er med til at understøtte medarbejdertrivsel og arbejdsglæde og befordrer en fælles kultur. Fællesskabet og fleksibelt adfærd i huset er dog begrænset af ejerskab til faggruppernes hjemområder. Den Kommunale Sundhedspleje understreger behovet for at have en fast base - tilhørsforhold - i huset da de er meget udkørende. 19

20 ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF Hvordan oplever du indretning og design af din arbejdsplads? Indretningen afspejler min arbejdsplads værdier og identitet Jeg er stolt af at vise min arbejdsplads frem 60% i høj grad - i meget høj grad 60% i høj grad - i meget høj grad 20

21 ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF Hvordan oplever du indretning og design af din arbejdsplads? Indretningen af min arbejdsplads gør mig glad og i godt humør 68% i nogen grad - i meget høj grad jeg kan selv sætte mit personlige præg på indretningen tæt på mig selv 79% slet ikke - i ringe grad Basen består af de ansigter jeg kender, de folk jeg har et arbejdsfællesskab med ikke fysiske artefakter. 21

22 ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF VI HAR BEHOV FOR AT SÆTTE OS SPOR. HER I HUSET SÆTTER VI FAGLIGE SPOR - VI OPLEVER AT VI HAR BETYDNING. JEG OPLEVER AT DER ER NOGEN DER HAR BRUG FOR MIN FAGLIGHED. VI HAR IKKE BEHOV FOR AT MANIFESTERE VORES TILSTEDEVÆRELSE I FYSISKE TING JEG BLIVER GLAD NÅR JEG KØRER PÅ ARBEJDE NÅR DER SKER NOGET SÆRLIGT - SÅ KAN DET MÆRKES I HELE HUSET - SÅ ER VI KLAR TIL AT HJÆLPE HINANDEN DER ER LIV I HUSET, MEN PÅ EN ROLIG MÅDE - EN SUMMEN - PÅ EN GOD MÅDE HELE HUSET VED NÅR DER ER RØRE I NOGET - SÅ MAN STÅR IKKE ALENE 22

23 Phone: Århusgade 88, 2.sal 2100 København Ø Denmark CVR/VAT: AREAL- & AKTIVITETSANALYSE faaborg midtfyn kommune, BROBY

24 AREAL- & AKTIVITESANALYSE baseret på besvarelser FRA SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE, SAMT FYSISKE OBSERVATIONER SIGNAL : Generelt er der meget ledig kapacitet i huset både i form af arbejdsstationer og mødelokaler. Dog er anvendelsen meget høj i peak perioden om onsdagen. Om onsdagen oplever BUR øget behov for stille arbejdspladser samt mødefaciliteter. Den Kommunale Sundhedspleje oplever mangler på arbejdsstationer som et problem om onsdagen. 24

25 En typisk arbejdsdag / ud af 100 medarbejdere baseret på besvarelser fra 47 ud af i alt 84 medarbejdere - procentvis fordeling 19 personer ude af huset hele dagen 15 personer er til møder ude af huset men kommer tilbage igen 29 personer arbejder ved deres skrivebord 13 personer laver koncentrationskrævende arbejde 18 personer er til møder i huset 25

26 En typisk arbejdsdag / fordelt på AFDELINGER baseret på besvarelser fra 47 ud af i alt 84 medarbejdere- procentvis fordeling ude af huset i huset Børn & Unge Rådgivningen - BUR (32 ud af 62 ) Den Kommunale Sundhedspleje - DKS (15 ud af 22 ) 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % Ude af huset hele dagen Midlertidigt ude af huset PC -/skrivebordsarbejde Koncentrationskrævende arbejde I møde 26

27 brug af arbejdspladser / fordelt på AFDELINGER baseret på OBSERVATIONER - 3 GANGE DAGLIGT OVER 3 DAGE OVERSIGT BROBY SAMMENLAGT / BRUG AF ARBEJDSPLADSEN PROCENTVIS BUR (BØRNE- & UNGERÅDGIVNING) / 43 ARBEJDSPLADSER CENTER FOR OPHOLDSSTEDER / 13 ARBEJDSPLADSER DEN KOMMUNALE SUNDHEDSPLEJE / 11 ARBEJDSPLADSER BACK-& FRONT OFFICE / 11 ARBEJDSPLADSER LEDERKONTOR / 7 ARBEJDSPLADSER TOTAL BROBY SAMMENLAGT / 85 ARBEJDSPLADSER 34 % 31 % 37 % 43 % 54 % 37 % 27

28 brug af MØDELOKALER baseret på OBSERVATIONER - 3 GANGE DAGLIGT OVER 3 DAGE OVERSIGT BROBY SAMMENLAGT / MØDELOKALER MANDAG - MØDELOKALER I BRUG 4 / 14 5 / 14 6 / 14 TIRSDAG - MØDELOKALER I BRUG 5 / 14 2 / 14 2 / 14 ONSDAG - MØDELOKALER I BRUG 5 / 14 2 / 14 0 / 14 28

29 HVAD KAN VI GØRE ENDNU BEDRE? 1 // Flere muligheder for ro til fordybelse og koncentration. 2 // Imødekomme kapacitetsudfordringer i peak-perioder, specielt onsdage, hvor alle de kommunale sundhedsplejersker er i huset på samme tid. 3 // Mere tværfaglighed - særlig større og nemmere adgang til de kommunale sundhedsplejersker s faglighed. 4 // Forstærke fællesskabet - det er ALLE s hus! 29

30 anbefalinger 1 // Flere muligheder for ro til fordybelse og koncentration. ADFÆRD BYGNINGSFYSIK FLYT JER! brug FACILITETERNE! KONVERTERE LEDERKONTOR TIL STILLERUM KONVERTERE ET GLAS-MØDERUM TIL STILLERUM. ETABLERE STILLE-ZONE, ET OMRÅDE SOM ER DELVIST AFSKÆRMET / forstærke eksisterende hjørnepladser som stilleområde. ØGE RATIO/FJERNE FLERE SKRIVEBORDE - SÆRLIG I FORBINDELSE MED STILLE-ZONE. for at skabe mere luft og afstand. 30

31 anbefalinger 2 // Imødekomme kapacitetsudfordringer i peak-perioder, specielt onsdage, hvor alle de kommunale sundhedsplejersker er i huset på samme tid. 3 // Mere tværfaglighed - større og nemmere adgang til de kommunale sundhedsplejersker s faglighed. 4 // Forstærke fællesskabet - det er ALLE s hus! ADFÆRD BYGNINGSFYSIK BRUG HELE HUSET - på tværs af faggrupper! LEDELSE: ITALESÆTTELSE AF AT ALLE HAR ADGANG TIL HELE HUSET! 2 SCENARIER FOR DE KOMMUNALE SUNDHEDSPLEJERSKER: 1 - ETABLERING AF MERE VARIERET AKTIVITETSBASERET ARBEJDSMILJØ I DE KOMMUNALE SUNDHEDSPLEJERSKER S EKSISTERENDE OMRÅDE. 2 - DE KOMMUNALE SUNDHEDSPLEJERSKER FÅR FAST BASE/tilhørsforhold I BUR S 3 OMRÅDER, MED ADGANG TIL AKTIVITETS BASERET PROJEKTOMRÅDE OM ONSDAGEN, HVOR ALLE SUNDHEDSPLEJERSKERNE KAN SAMLES. 31

32 evalueringens KONKLUSIONER VIDENDELING, TVÆRFAGLIGHED & SYNERGI tilgængelighed videndeling synlighed relationer helhedsorientering faglighed BORGEREN MØDES AF KVALITET ET DYNAMISK FÆLLESSKAB, SOM VI ER STOLTE AF arbejdsglæde gejst fællesskab trivsel høj kvalitet for borgeren samarbejde om bedste løsning for borgeren hurtigere sagsbehandling mødes i øjenhøjde føler sig trygge og velkomne 32