Effektiv digital forvaltning med Lean og IT

Transkript

1 Effektiv digital forvaltning med og IT Hvordan kan vi udnytte det bedste fra og det bedste fra IT til at skabe højere effektivitet? April 2009

2 Effektiv digital forvaltning med og IT Alt for mange -projekter har ikke fokus på, hvordan IT bidrager til effektiviteten! Alt for mange IT-projekter mangler de effektivitetsgevinster, som kan tilbyde! Er det genkendeligt? Hvorfor er det sådan? Hvad er det, der går galt? 2

3 Effektiv digital forvaltning med og IT Effektivisering med IT Effektiv digital forvaltning med og IT Digital forvaltning Effektivisering med 3

4 Effektiv digital forvaltning med og IT Effektivisering med IT Digital forvaltning Digital forvaltning Elektronisk borgerservice/selvbetjening Elektronisk sagsbehandling Samarbejdsværktøj, CMS/Intranet ERP og procesoptimeringsværktøj Mobilitet, PDA Ledelsesinformation, måling og styring IT-arkitektur, SOA, komponentbaseret, webservices Effektivisering med 4

5 Effektiv digital forvaltning med og IT Effektivisering med IT Digital forvaltning Forstå, hvad der skaber værdi for kunden Kortlægge værdistrømmen og fjerne de ikke-værdiskabende aktiviteter Skabe jævnt flow af værdiskabende aktiviteter Kunden trækker den ønskede ydelse gennem produktionen Stræbe efter den perfekte proces gennem løbende forbedringer Effektivisering med 5

6 Effektiv digital forvaltning med og IT Fem generiske modeller for vejen til effektivisering 1 2 IT 3 IT 4 IT IT 5 6

7 Effektiv digital forvaltning med og IT Fem generiske modeller for vejen til effektivisering 1 2 IT 3 IT 4 IT IT 5 7

8 Effektiv digital forvaltning med og IT 3 IT 4 IT IT 5 8

9 Effektiv digital forvaltning med og IT 3 IT Indledende faser Bliver tænkt og forstået med udgangspunkt i -tankegangen IT i værste fald en disabler i forhold til løsningsdesign Implementering 4 IT Fokus på at opnå -forbedringer, evt. supporteret af IT-tiltag IT kommer på banen, EFTER at -aktiviteterne er overstået Effekt IT Tilbageløb, fordi teknikken ikke kan følge med 5 Mulighederne for at erstatte manuelle arbejdsprocesser med IT kommer ikke i spil Introduktion af ikke--processer for at omgå begrænsningerne i IT-understøttelsen 9

10 Effektiv digital forvaltning med og IT 3 IT 4 IT IT 5 10

11 Effektiv digital forvaltning med og IT 3 IT 4 IT Indledende faser Bliver tænkt og forstået med udgangspunkt i IT Processer tilrettes systemerne og ikke omvendt 5 IT -principperne for optimering er ikke tænkt ind i løsningen fra starten Ikke fokus på kortsigtede gevinster Implementering Udvikling og effektivisering sker i spring/big Bang Effekt Tilbageløb, fordi teknikken ikke understøtter de optimale processer 11

12 Effektiv digital forvaltning med og IT 3 IT 4 IT IT 5 12

13 Effektiv digital forvaltning med og IT 3 IT 4 IT Indledende faser Samtænkning af IT og fra starten IT kan være en enabler i forhold til 5 IT løsningsdesign Implementering -implementering er afstemt med ITmuligheder/-begrænsninger Effekt Få eller ingen tilbageløb, da indsatsen er koordineret Gevinst på kort og lang sigt 13

14 Effektiv digital forvaltning med og IT Hvilken model er den bedste? 3 IT 4 IT IT 5 14

15 Effektiv digital forvaltning med og IT Hvilken model er den bedste? 3 IT 4 IT IT 5 15

16 Effektiv digital forvaltning med og IT Det er i starten, at synergien mellem IT og skal etableres IT 5 16

17 Effektiv digital forvaltning med og IT Det er i starten, at synergien mellem IT og skal etableres IT 5 Det handler om samarbejde og forståelse! om IT Det, vi ikke ved, ved vi ikke Det, vi ved, vi ikke ved IT om Det, vi ikke ved, ved vi ikke Det, vi ved, vi ikke ved Det, vi ved Det, vi ved 17

18 Effektiv digital forvaltning med og IT Det er i starten, at synergien mellem IT og skal etableres IT 5 Udfordringen er at få samarbejdet til at fungere, og forståelsen til at indfinde sig! om IT IT om Det, vi ikke ved, ved vi ikke Det, vi ved, vi ikke ved Det, vi ved og IT Det, vi ikke ved, ved vi ikke Det, vi ved, vi ikke ved Det, vi ved Det, vi ved 18

19 Effektiv digital forvaltning med og IT En praktisk case Indførelse af digital talegenkendelse i forbindelse med diktering Ullevål Universitetssykehus, Oslo 19

20 Effektiv digital forvaltning med og IT i praksis Indførelse af digital talegenkendelse i forbindelse med diktering Lægen retter selv på skærmen Diktat Udkast Korrektur Færdig dok Lægen dikterer Sekretær skriver udkast Lægen læser + retter Sekretær retter elektronisk Lægen godkender Sekretær distribuerer + arkiverer m.v. Godkendt tekst Lægen dikterer, retter og godkender Sekretær distribuerer, arkiverer, m.v. 20

21 Effektiv digital forvaltning med og IT i praksis Indførelse af digital talegenkendelse i forbindelse med diktering Lægen retter selv på skærmen Diktat Udkast Korrektur Færdig dok Business case-værktøj, der understøtter samarbejde, ejerskab og synergi Lægen dikterer Sekretær skriver udkast Lægen læser + retter Sekretær retter elektronisk Lægen godkender Sekretær distribuerer + arkiverer m.v. Godkendt tekst Lægen dikterer, retter og godkender Sekretær distribuerer, arkiverer, m.v. 21

22 Effektiv digital forvaltning med og IT i praksis Felles regional e-læringsplattform Talegjenkjenning & kurveprosjekt Scanning - PAS-EPJ, Gyn.- avdeling Bygger på -principper Fokus på: Ansvar Opfølgning Realisering af gevinster Fortløbende forbedringer Opprettelse av korttidspost PPS - Praktiske Prosedyrer i Sykepleietjenesten Regionalt omstillingsprogram 22

23 Effektiv digital forvaltning med og IT i praksis Værktøjet er bygget op om en samarbejdsmodel mellem klinikere og IT-medarbejdere Feedback Idesfase Analyse- og sfase Udviklings- og implementeringsfase Afslutnings- og evalueringsfase sfase Etablering af business case med konkrete målsætninger og risikovurderinger Udfyldelse af estimeringer i gevinstrealiseringsmodellen Opfølgning på vurderet risiko og målsætninger for gevinstrealisering Måling og opfølgning af gevinstrealisering Fortsat måling og opfølgning af gevinstrealisering Udfyldelse af trin 1-6 Udfyldelse af trin 7 og brug af rapporten Gevinstrealiseringsarbejde 23

24 Effektiv digital forvaltning med og IT i praksis Klinikere og IT bringes sammen om at afklare målsætninger og forventede gevinster Målsætninger Mandat Gevinstområder Effektivitet Kvalitet Styring Lovkrav/forordning Patientsikkerhed Målbare gevinster Økonomiske og ikke-økonomiske gevinster Målinger Tid, kr., mængde 24

25 Business case binder IT og sammen Talegenkendelsesprojektet er nu i business case-værktøjet med budgetter og opfølgningsrapportering Mål og resultater Maks. 7 dage fra udskrivning af patient til fremsendelse af epikrise: 100% målopfyldelse Reduktion i sekretærbemandingen med 10% økonomisk gevinst på godt 3,3 mio. NOK årligt, udgift på i alt 9,3 mio. NOK Større effektivitet i informationsbehandlingen Øget patientsikkerhed færre fejl Effekt Klinikerne tager ansvar for at bruge systemet og for at realisere effekterne Lægen dikterer, retter og godkender Godkendt tekst Sekretær distribuerer, arkiverer, m.v. 25

26 Business case binder IT og sammen Talegenkendelsesprojektet indgår nu i business case-værktøjet med budgetter og opfølgningsrapportering Mål og resultater Eksempel på Kaizen-tavle Effekt Klinikerne tager ansvar for at bruge systemet og for at realisere effekterne samt for at der sker løbende forbedringer 26

27 Effektiv digital forvaltning med og IT Næste generation af effektivisering er, når og IT går hånd i hånd : Når IT er med fra starten i ethvert -projekt Når alle IT-projekter indeholder -effektivisering Når IT og samtænkes fra projektets start 27

28 og digitalisering Kaare Pedersen, projektchef, KL Arbejdsgangsbanken Tlf / [email protected] Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

29 Lægeerklæring 4-5 IT-systemer Lægekonsulent Åbner DocAjour Finder sag Skriver notat DocAjour/ DocsOpen Jobcenter Indkalde lægeoplysninger mindst 15 min Åbner Dafolo Finder blanket Skriver Printer ud Overf. DocsOpen Profilér Åbn sag i DocAjour Tilknyt sag Åben KMD Sag Finde journal Skriv journalnotat Lægge udprintet blanket i brev og sende Sætte advis i kalender eller DocAjour Dafolo/ O-drev DocAjour/ DocsOpen KMD Sag DocAjour/ DocsOpen Outlook Lægeoplysninger modtages i posten Kan gå lang tid Nogle læger svarer ikke Modtage lægeoplysninger 10 min. Åbner DocsOpen Gennemgår dagens post Åbn alle (uden titel) Profilér Åbn sag Tilknyt Gem Modtager original Laver kopi og sender original til scanning i Maribo DocAjour/ DocsOpen DocAjour/ DocsOpen Åbner KMD-sag Finder journal Skriv journalnotat KMD Sag Åbner ressourceprofil Indtaster lægeoplysninger Skal tastes ind manuelt fordi lægeoplysninger er scannet ind uden OCR Ressourceprofil Ressourceprofil Overføre til ressourceprofil 5 min Åbner DocsOpen Finder sag Kopierer tekst Åbner ressourceprofil Sætter tekst ind DocAjour/ DocsOpen Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

30 Lægeerklæring 4-5 IT-systemer Jobcenter Lægekonsulent Indkalde lægeoplysninger mindst 15 min Åbner Dafolo Finder blanket Skriver Printer ud Overf. DocsOpen Profilér Åbn sag i DocAjour Tilknyt sag Åben KMD Sag Finde journal Skriv journalnotat Lægge udprintet blanket i brev og sende Sætte advis i kalender eller DocAjour Dafolo/ O-drev DocAjour/ DocsOpen KMD Sag DocAjour/ DocsOpen Outlook Lægeoplysninger modtages i posten Kan gå lang tid Nogle læger svarer ikke Modtage lægeoplysninger 10 min. Åbner DocsOpen Gennemgår dagens post Åbn alle (uden titel) Profilér Åbn sag Tilknyt Gem DocAjour/ DocsOpen Åbner KMD-sag Finder journal Skriv journalnotat Modtager original Laver kopi og sender original til scanning i Maribo DocAjour/ DocsOpen Ressourceprofil KMD Sag Åbner ressourceprofil Indtaster lægeoplysninger Ressourceprofil Skal tastes ind manuelt fordi lægeoplysninger er scannet ind uden OCR Åbner DocAjour Finder sag Skriver notat Overføre til ressourceprofil 5 min Åbner DocsOpen Finder sag Kopierer tekst DocAjour/ DocsOpen DocAjour/ DocsOpen Åbner ressourceprofil Sætter tekst ind Problem: - IT beslutninger uden forståelse for arbejdsgange - For lidt lytten til medarbejderne på gulvet - Systemer der løser hver deres problem Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

31 Lønprocesser i Høje-Taastrup Kommune Mål: Effektivisering - Som her er lig med mindre arbejde for de samme ydelser - Scenarier for effekt på kvalitet/service og trivsel Effektivitet Kundeværdi - Den nye medarbejder: rigtig løn og hurtig kontrakt - Lederen: Rigtig løn, hurtig ind i planen Kvalitet og service Trivsel Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

32 Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

33 Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009 Fra effektiv til supereffektiv

34 NU Fase 1 Fase 2 Fase 3 Forenkling: - For mange breve sender, printe, scannes, profileres - Dokumentationskrav for omfattende Tre genindtastninger (manglende integration) Manuel postgang Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

35 Fase 1 NU Fase 1 Fase 2 Fase 3 5 breve går uden om processen Nye valideringer i regnearksløsningen Decentral indscanning - Re-use Godkendelser hos fagforening via sikker mail - Re-use Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

36 NU Fase 1 Fase 2 Fase 3 Profiler og opret sag i ESDH decentralt (40% af kommunen er allerede på) - Re-use - Indtænk i kommende ESDHinvestering Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

37 NU Fase 1 Fase 2 Fase 3 Taster én gang - Direkte i lønsystem Dokumentation scannes ind og profileres ved kilden - Re-use Breve flettes ud fra data i lønsystem - Buy/build Kompetencer og præferencer bliver vigtige Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

38 Hypotese om resultat Gennemløbstid fra dage ned til 0-6 Aktiv tid - næsten halvering af den aktive tid - Dog forbehold for øget tidsforbrug på vejledning og rådgivning af decentrale Kvalitet og service vurderes at være uændret og trivsel generelt forbedret Plan do check act - Derfor Kaizenmøder ugentlig med præcise måltal Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

39 Tast kun én gang Kompetence/præference matche opgave Gør kun det der skaber værdi Gør det rigtigt første gang Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

40 Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009 BPMN

41 Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009 En af delprocesserne

42 VSM versus BPMN VSM procestrin - De tilfældige afbrydelser af faktiske arbejdsgange BPMN/Arbejdsgangsbanken - delprocesser - Logiske områder af arbejde - Producerer samlet set et produkt Kombinationen - Proceslandkortet fra arbejdsgangsbanken kan identificere de områder hvor det er godt at køre VSM på Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

43 Mobilisering og forberedelse Ledelsesforankring KLAR Kommunernes og Arbejdsgangsbank Kortlægning Redesign Implementering Blitz-Kaizen (Optimering på 3 dage) Brown paper Redesign Handleplan Løbende optimering Kaizen Udvælge processer Gemba Konsekvensanalyse Implementering PDCA Interessentanalyse Kulturarbejde Kulturarbejde Præsentation Audit Organisering Måling Kompetence analyse Kompetenceudvikling Procesorgan. Kommunikationsstrategi Ledelsessparring KPI er Ledelsessparring Kick-off Rentegne BPMN Kom- Missorium Kommunik. plan AGB Diagrammer Rentegning Handleplan Måltavle Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009

44 Pointerne Vi skal sætte strøm til brownpaperet Procesoptimering uden syn for digitalisering er for svagt Proceskonsulenterne skal have basal arkitekturforståelse så der ikke bare foreslås nye systemer - Reuse, buy, build I løncasen bygger de fleste løsninger på noget der allerede eksisterer BPMN kan vise hele processen den manuelle og den automatiserede Kaare Pedersen Arbejdsgangsbanken - ITAK-Konferencen Århus 2009