Der gives IKKE go til egentlig gennemførsel af projektet før dokumentationen er godkendt af den overordnede styregruppe

Transkript

1 NY skabelon til beskrivelse af projekter i UCL Følgende skabelon anvendes af projektlederen til at dokumentere projektet. Afhængig af hvilken fase projektet er i, stilles der større og større krav til projektets dokumentation. Helt fra starten vil der være færre svar og større usikkerhed. Senest fra gennemførelsesfasen skal dokumentationen være komplet. Der gives IKKE go til egentlig gennemførsel af projektet før dokumentationen er godkendt af den overordnede styregruppe Strategisk begrundelse af projektet Stamdata Begrundelse i driften Tag udgangspunkt i følgende spørgsmål Titel: MOVE-DOC Projektleder Ny medarbejder Projektejer Ole Stig Jensen Program Administrationsforenkling og ny software på UCL Hvilke vigtige forhold/problemer skal projektet løse/forbedre? MOVE-DOC skal etablere ledelsesinformation, der styrker UCL s beslutningsberedskab sikrer status på strategisk vigtige projekter sikrer strategiopfølgning kobler aktivitet og økonomi samler UCL s nøgletal, Hvilke vigtige mangler er der i driften, som projektet skal tilføre? Projektet skal tilføre driften en tydelig sammenhæng mellem dokumentation og beslutning, både forud for beslutningstagning (beslutningsberedskab) og som opfølgning på allerede trufne beslutninger (opfølgning) Begrundelse i UCLs strategier Hvilke strategiske resultatmål vil projektet realisere? MOVE Doc skal styrke UCL s muligheder for at nå samtlige resultatmål Hvilke strategiske procesmål vil projektet realisere? Strategisk procesmål 5 Sammenhæng mellem drift og

2 udvikling Strategisk procesmål 6 Optimering af interne processer Hvilke faglige strategier vil projektet realisere? MOVE Doc skal styrke uddannelsernes mulighed for at realisere strategierne og medvirke til at de ved hvor langt de er i målopfyldelsen Hvilke program strategier vil projektet realisere? Administrationsforenkling og ny software på UCL Arbejdsgange/-processer i UCL Hvilke arbejdsgange / arbejdsprocesser i UCL vil projektet ændre, forbedre, tilføje? Arbejdsgangene i samtlige støttefunktioner/stabe vil skulle forholde sig til et krav om generering af ledelsesinformation. Det vil primært være i studieadministrationerne, økonomiafdelingen samt løn- og personaleafdelingen der vil være inddraget. Hvilke personalegruppers arbejdsdag bliver påvirket? Administrative medarbejdere i de berørte stabsfunktioner vil blive berørt. Gevinster for UCL Hvilke gevinster vil implementeringen realisere for UCL? Projektet skal skabe en tydelig sammenhæng mellem dokumentation og beslutning - både forud for beslutningstagning (beslutningsberedskab) og som opfølgning på allerede trufne beslutninger (opfølgning) Angiv for kort sigt (op til 12 måneder efter projektets afslutning) MOVE Doc giver kerne ledelsesinformation målrettet det øverste ledelseslag. Data er valideret og deklareret. MOVE Doc anvendes aktivt i beslutningsoplæg og interne fordelingsnøgler

3 mv. udmøntes i henhold til data fra MOVE Doc. Angiv for mellem sigt (fra 12 til 24 måneder efter projektets afslutning) Angiv for lang sigt (fra mere end 24 efter projektets afslutning) Der er skabt en kultur hvor beslutninger tages påbaggrund af ajourført ledelsesinformation og hvor ledelsesinformation aktiv anvendes i styringen af organisationen. Omkostninger til at realisere gevinster Hvilke omkostninger er der for at realisere projektet? Projektet forventes at skulle anvende 150 timer i alt, svarende til knap kr. Hvilke omkostninger er der for at realisere gevinsten???? Investering i kr. Personaleudgifter i kr. Tab af goodwill Tab af studerende? Nedgang i ydeevnen/produktionen? Finansiering Afventer ny maske! Implementeringstiltag Hvilke implementeringstiltag gennemfører projektet? Ændrede arbejdsgange Der vil skulle udarbejdes procedure der sikrer indsamling og bearbejdning af data i de berørte stabsfunktioner. Kompetenceudvikling Der vil kunne være tale om bedre udnyttelse af eksisterende systemer og værktøjer der kan afføde et kompetenceudviklingsbehov Organisering / bemanding / ledelse MOVE-Doc gennemføres i regi af Ledelsessekretariatet. Der

4 forventes at skulle bruges 150 timer på projektet, heraf 50 timer i Ledelsessekretariatet og de resterende timer i studieadministration (SIS koordinator), Økonomiafdelingen (controller) og i Løn- og personaleafdelingen (Lønmedarbejder) Ledelsesmæssige tiltag Hvad er de vigtigste beslutninger der skal tages for at gennemføre projektet og realisere gevinsten? Direktion Mål og præmisser er afklaret SUF - Lederforum - Andre? Projektstyring Styring af projektet Den bærende ide Svar med udgangspunkt i spørgsmålene Beskriv kort projektets bærende ide. Hvordan er årsag og virkning etc. Interessenter Hver er projektets vigtigste interessenter? Interessenterne er i første omgang ledelseslagene der skal anvendes LIS og i anden omgang de enheder der skal levere den. Hvilken position har hver enkelt interessent ift. projektet? Ledelseslagen har generelt efterspurgt LIS der kan danne grundlag for konkret styring og formulering af styringsprincipper. Stabsenhederne vil i langt de fleste tilfælde kunne sammenstykke informationerne der ønskes. Det er et opmærksomhedspunkt at de vil kunne se værdien i et mere udviklet LIS på sigt der kan gavne kvaliteten af deres egne ydelser. Hvilken opbakning er der til projektet? Der forventes at være en god opbakning

5 Leverancer Angiv projektets vigtigste leverancer: Leverance 1: vers. 1 LIS pr. 1. juni 2012 der tilfredsstiller det mest basale behov for ledelsesinformation Leverance 2: Færdigt LIS der udover basal ledelsesinformation tillige monitorerer MOVE projekterne og strategiopfølgning Milepæle Angiv projektets startdato: 1. maj 2012 Angiv projektets slutdato: 14. september 2012 Angiv projektets vigtigste milepæle. Dvs. De delresultater der skal opnås undervejs, for at det er realistisk at det samlede projekt bliver færdigt (indhold, ansvar og evt. ressourceforbrug) Inden 1. juni 2012 er der udviklet et første generations ledelsesinformationssystem baseret på eksisterende systemkilder i UCL (SIS, Navision, Lønsystem mv.) 14. september 2012 lanceres et LIS der tillige monitorerer MOVE projekterne og strategiopfølgning Dette er en foreløbig skabelon. Giv os meget gerne feedback, så vi kan gøre den bedre. Skabelon revideret 22. april 2011 af Claus Ingemann