Landsbestyrelsen 2014 Referat bestyrelsesmøde d

Transkript

1 1. Formelt: Tilstedeværende: Valg af ordstyrer: Valg af referent: Jesper Mølgaard (JM), Tobias Abell (TA), Katja Thøgersen (KT), David Alexander Gryesten Jensen (DGJ), Jakob Hedemark Vestergaard (JHV), Maya Fey Hallett (MFH) JHV TA Godkendelse af dagsorden: Dagsorden godkendt Godkendelse af referat fra sidst gang: Referatet blev godkendt Opfølgning på opgaver fra sidste møde: Aktiviteter med mulighed for at søge andre steder opfordres til dette. KT, HBK og TA kommunikere dette ifm. svar på ansøgning. I forlængelse af dette gøres opmærksom på muligheden for at få uddybet begrundelse samt hjælp til fundraising. KT og HBK afholder møde med Ashipti hurtigst muligt. På mødet skal især bæredygtighed prioriteres. HBK og KT tager kontakt til IMCC Fair og udarbejder bl.a. kommissorium Tomas Ghelert (TG) fra sekretariatet inddrages i denne proces. Der oprettes ny formular til aktiviteters optagelse. HBK og TG udarbejder udkast til dette. KT udarbejder i samarbejde med sekretariatet løsning med IMCC Rwanda. KT beder Ulands formand kontakte Danida angående mulig løsning og nærmere dialog i forhold til revisionsregningerne. MIKAM inviteres til møde med sekretariat (ved TA) og eventuelt bestyrelses (ved HBK) for at udarbejde en mulig handlingsplan. Bestyrelsen deltager på nationalt årsmøde i 1

2 Bamsehospitalet. Status: Deltagelse ved JM. Strategisk handlingsplan: MFH og HBK fra bestyrelsen udarbejder forenklet diskussionsoplæg (emnebaseret), som godkendes af bestyrelsen og udsendes som oplæg til debat og viderearbejde inden ILONA ca. en uge før dette event. Aarhus inspirationsdag om frivillige foreningers bidrag til samfundet: Det forslås, at lokalafdelingen investerer i opkvalificering ved at deltage, men anvender egne midler til dette. JM tager kontakt til lokalafdeling angående denne beslutning. Status: skal gøres. Aalborg lokalbestyrelse: MFH deltager for at støtte op om lokalafdelingens opstart og for at sørge for, at der etableres god kontakt mellem lokal og nationalbestyrelse fra starten af året. Samarbejdsaftale i bestyrelsen: JHV følger op på datoer for forårets bestyrelsesmøder vha. Doodle Tidsramme for mødet: Kl Ansøgninger Martin Møller Holdgaard søger den nationale uddannelses og transportpulje om 2000 kr. på vegne af norwho til en hyttetur/ arbejdsweekend. Pengene skal gå til transport og forplejning. Sofie Hecquet søger den internationale uddannelses og transportpulje om 90 (672 kr.) til at dække halvdelen af deltagergebyret for NECSE Ansøgningen afslås. Bestyrelsen vurderer, at ansøgningen ligger uden for puljens grundformål, da aktiviteten er del af gruppens hovedformål samt at gruppen har mulighed for skaffe midler andet steds fra. Der opfordres til, at gruppen søger midler fra Nordisk råd ( ministerraad/stoetteordni nger og projekt/liste over nordisk ministerraads stoetteordni nger og udbud) eller lignende nordiske puljer. Ansøgningen afslås, da kun transport og ikke deltagergebyr støttes jf. puljens retningslinjer. 2

3 Nina Madsen søger den Nationale uddannelses og transportpulje om 338 kr. til at dække transport til og fra ILONA. Refusion kan ansøges på normal vis, dvs. vha. refusionsseddel, dvs. der er ikke behov for at søge fra pulje. Stine Frost søger den nationale uddannelses og transportpulje om 1360 kr. til dækning af transport til og fra samt deltagelse i CISU kurset: Organisationsudvikling i civilsamfundsorganisationer. Ansøgningen godkendes. Ansøger opfordres samtidigt til kontakte de andre lokalafdelingsformænd og koordineren en deltagelse af disse også, som ligeledes vil kunne få udgifter dækket. Ansøgning indkommet efter deadline behandles på næste bestyrelsesmøde. 3. Aktiviteter PIT Udfordringer ift. lokalsamarbejdet Principperne for godt samarbejde og kommunikation præcisere ift. de implicerede parter, kommunikationen af dette godkendes af bestyrelsen. Hvis ikke dette løser problemet, vil der blive fulgt op med yderligere indsatser. Kursus i akutte obstetriske situationer og dialog omkring gruppens arbejde Der har været god dialog om vinklingen af kurset og de konkrete problemstillinger. Der afholdes møde d. 19. marts, hvor der bl.a. arbejdes videre med fokus på at beskytte de udsendte og følge principperene for bæredygtigthed og do no harm. En repræsentant fra bestyrelsen vil deltage på kurset. UAEM IMCC Uland Værdiskabelse Der arbejdes på en bedre kommunikation af bestyrelsens store opbakning til gruppens arbejde og vigtigheden af at have UAEM som en del af IMCC. Revisionsregning og økonomi Aktiviteten har fået øget betaling fra donor til administrationsudgifter. Disse dækker bl.a. revisoromkostninger samt tidligere lån fra IMCC landsforening til aktivitetsgruppen. Der arbejdes på en klar model for administrationsudgifter ifm. kommissoriemødet. 3

4 Ashipti Trænergruppeansvarlig Aktiviteten fortsætter med mindsket klinisk arbejde og fokus på kapacitetsopbygning i Kapacitetsopbygning vil fremadrettet være hovedelementet i projektet efter 2014, hvor der ikke længere vil være kliniske ophold. MFH overtager løbende arbejde og styring fra DGJ. Trænergruppe fokusere i sit arbejde på integration med det lokale arbejde og støtte dette. Økonomikurset fastholdes som koordineret af sekretariatet, men med stærk fokus på en aktvitetsorienteret vinkeling af kursusindholdet. Malawi Gruppen ønsker optagelse som IMCC projekt. Projektet skal bearbejdes yderligere inden den endelige ansøgning kan behandles. Sekretariatet tilbyde støtte til projektet ift. udarbejdelse af ansøgning om støtte fra DUF. 4. Opfølgning på strategisk handleplan Tekstudgave af strategi er udarbejdet med input fra ILONA. Alle ansvarlige for fokuspunkter skriver en uddybende tekst til deres punkt til JM som inkorporer dette i handlingsplanen version 2. Handlingsplanen formidles vha. hjemmeside og nyhedsbrev. Det forslås, at placering af ILONA overveje til næste års strategiproces. Strukturering og implementering af strategien foretages ved at: JHV laver årshjul til fremtidig implementering. JM laver udkast til dokument, som anvendes til koordinering af den konkrete implementeringen. Dette anvende til løbende opfølgning på landsbestyrelsesmøderne. DAGJ laver konkrete udkast til implementeringsplan for ILONAs beslutninger. Alle ansvarspersoner skal (hvis dette ikke allerede er gjort) lave referat af ILONA arbejdet. 5. Nyt fra lokalafdelingerne Aalborg København Infordag med stade afholdt på flere studieretninger. Printerproblematik Der er lavet forslag om print via ekstern aftale i stedet for lokal print. Lokalafdelingen er frit stillet ift. udarbejdelse af aftale. Men det gives ikke støtte fra national side til dette. 4

5 Projektor Der gives et tilskud til indkøb på halvdelen af prisen op til kr. Odense Aarhus Har afholdt velfungerende Sundhedsmekka. TG og Mike Sporck (MS) fra sekretariatet deltog på denne. Der forhandles netop nu om implementering af Fremdriftsreformen på Universitetet og om meritordninger. 6. Nyt fra sekretariatet Kommisoriemøder/samarbejdsaftaler Udføres i samarbjede mellem bestyrelses og sekretariat alt efter interesse og fagområder. Der rettes i samarbejdsdialogen fokus på samarbejdsrelationer, gensidig kommunikation og forståelse for prioriteringer. Ansatte Der er fulgt op på HK og TA udarbejder en præcis indstiling med overslag over økonomi, fleksibilitet og standarder indenfor foreningsområdet. Tipsmiddel ansøgning Stort set al dokumenation er indsamlede med hjælp fra praktikanten MS. Modellen med selvudfyldelse anvendes også for 2014 og gøres tilgængelig for aktivitetsgrupperne allerede nu. 7. Forårsseminar Der er rettet henvendelse fra forårsseminargruppen, som spørger om hvad bestyrelsen skal bruge af tid til forårsseminaret. Der laves en aktivitet i fire timer, som på en kreativ måde giver en introduktion til bestyrelsen. 8. IMCC til Folkemøde på Bornholm? Sekretariatet undersøger mulighed for at deltage og/eller medarrangere et debatmøde om værdier i frivilligt arbejde for unge. Dette behandles som strategisk arbejde. I forlængelse af dette kan der overvejes deltagelse fra de forskellige aktivitetstgrupper eller interessefællesskaber. 9. Kommunikationsområdet Simon Kjær Jørgensen (SKJ) inviteres til at præsentere kommunikationsarbejdet på bestyrelsesmødet fredag d. 11. april 2014, herunder foreningens anvendelse af hjemmesiden, e mail, nyhedsbrev og facebook. 5

6 IMCC kalender på hjemmesiden oprettes. Medlemskommunikation: Kommunikationen ifm. indmeldelse forbedres, herunder rykkerprocedure. Der fokuseres i den forbindelse på decentral kommunikation med hjælp fra de enkelte aktivitetsgrupper. Hvis det er øknonmomisk rentabelt implementeres betalingsservice. 10. Succeshistorier siden sidst. ILONA. Jakob Sørensen (fra DSU) vil gerne være dirigent til vores GF 2014 lørdag d. 1. november. 11. Kort opdatering på IMCCs økonomi Så snart der foreligger et endeligt regnskab for 2013 drøftes dette på særligt bestyrelsesmøde. I forlængelse af dette arbejde på klar komunikation til NAL ere og NØL ere, som har behov for god indsigt for at kunne budgettere klart og økonomistyre i Patentrettigheder Bamseshospitalet arbejder videre på patentrettigheder ift. navn. Dette arbejde understøttes af sekretariatet. 13. CISU Der er inviteret til orientering om programaftaler. 14. Henvendelser fra aktiviteter Der oprettes dokument med tovholdere for at sikre svar til alle aktivitetsgrupper, som henvender sig. 6