Udbudsbetingelser. Rammeaftale Arkitektydelser

Transkript

1 Udbudsbetingelser Rammeaftale Arkitektydelser

2 Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddets indhold Tidsplan for udbudsforretningen Elektronisk tilbudsafgivelse Tildelingskriterium Tilbudsafgivelse Evaluering og tildeling Underkriterier Underkriteriet Kvalitet Underkriteriet Pris Evaluering af underkriteriet Kvalitet (casebesvarelser) Pointskala Forbehold og Mindstekrav Forbehold - generelt Mindstekrav Alternative tilbud Skriftlige spørgsmål Tilbuddets indhold og udformning Erklæring Tro- og loveerklæring Tilbudsfrist og vedståelse Behandling af tilbud m.v Forhandlingsforbuddet Fortrolighed Side 2 af 25

3 1. Den ordregivende myndighed Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Cvr.nr Zeppelinerhallen Islands Brygge København S Tlf.: (+45) Fax: (+45) Web-adresse: (herefter benævnt "SKI") Kontaktperson: Thaiana Canavarros tca@ski.dk It-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (Udbudshjemmesiden): Kundeservice SKI Tlf.: (+45) Side 3 af 25

4 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2011/S Ud over udbudsbekendtgørelsen består det samlede udbudsmateriale for alle delaftaler og Ydelsesområder af følgende: Rammeaftale Bilag A Liste over SKI s Klienter Bilag B Retningslinjer for gennemførelse af Miniudbud og Direkte tildeling Bilag B1 Betingelser for afgivelse af tilbud ifm. Miniudbud Bilag C1 Honoraraftale (Delt rådgivning) med underbilag Bilag C2 Honoraraftale (Totalrådgivning) med underbilag (gælder ikke for ydelsesområde 1) Bilag D Rådgiverens rapportering til SKI Bilag D1 SKI Indrapporteringskoder Bilag E CSR Bilag F Rammeaftalens anvendelsesområde Bilag G Case Bilag H Rådgiverens besvarelse af casespørgsmål Bilag J Rådgiverens priser (maksimale Timepriser) og prisindeksering Bilag K Oplistning af konsortiemedlemmer Bilag L Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning, 2012 Bilag M Ydelsesbeskrivelser for Anlæg og Planlægning, April 2006 Tro og loveerklæring Side 4 af 25

5 3. Udbuddets indhold Rammeaftale Arkitektydelser er en ud af tre Rammeaftaler indenfor rådgivende ingeniørog arkitektydelser. De øvrige to Rammeaftaler omfatter ydelser inden for bygherrerådgivning (Rammeaftale Bygherrerådgivning) samt ingeniørydelser (Rammeaftale Rådgivende ingeniørydelser). Nærværende udbud vedrører Rammeaftale om levering af Arkitektydelser der omfatter i alt 15 delaftaler fordelt på 3 geografiske områder og 5 Ydelsesområder. Hvert Ydelsesområde er opdelt i 3 geografiske områder, som hver udgør én delaftale. Ydelsesområdet indeholder de samme ydelser og er således det samme på tværs af den geografiske inddeling. For Klientens efterfølgende anvendelse af Rammeaftalen henvises til bilag B. Der påtænkes indgået Rammeaftale med 7 Rådgiverfirmaer på hver delaftale. Der kan alene afgives tilbud på den eller de delaftale(r), hvor Rådgiver er prækvalificeret. Arkitektydelser udføres i henhold til Ydelsesbeskrivelser, Byggeri og Planlægning, 2012, Ydelsesbeskrivelser, Anlæg og Planlægning, April 2006, og Ydelsesbeskrivelse for som udført Aftalegrundlag, Februar De til enhver tid gældende ydelsesbeskrivelser finder anvendelse. De konkrete arkitektydelser sammensættes i forhold til Klientens behov og den konkrete opgaves karakter. Projekter omfattet af Rammeaftalen kan variere i udformning og omfang, og det er ikke et krav, at alle nævnte ydelser i ydelsesbeskrivelserne vil indgå i det konkrete projekt. Omfanget af ydelser, der indgår i det konkrete projekt, vil fremgå af Honoraraftalen. Ydelsesområde Ydelsesområde 1: Infrastruktur og planlægning Delaftale Delaftale 1A: Infrastruktur og planlægning Region Hovedstaden og Region Sjælland Delaftale 1B: Infrastruktur og planlægning Region Syddanmark Delaftale1C: Infrastruktur og planlægning Region Midtjylland og Region Nordjylland Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 1 Infrastruktur og planlægning - vedrører Arkitektydelser inden for planer for arealanvendelse og infrastruktur eksklusiv trafik- og forsyningsplanlægning. Opgaver i forbindelse med trafikplanlægning falder derfor ikke ind under anvendelsesområdet for Rammeaftale Ved ydelser inden for Infrastruktur og planlægning forstås ydelser som skal udføres i forbindelse med udarbejdelse af nye planer eller revidering af eksisterende planer. Side 5 af 25

6 Arkitektydelser inden for delaftalen Infrastruktur og planlægning omfatter lokalplaner, kommuneplaner, masterplaner, regionsplaner, byplanlægning, bydels- og centerplaner, karreplaner, byfornyelse, det åbne land og VVM redegørelser Ydelsesområde 2: Sundhed, forskning og undervisning Delaftale 2A: Sundhed, forskning og undervisning Region Hovedstaden og Region Sjælland Delaftale 2B: Sundhed, forskning og undervisning Region Syddanmark Delaftale 2C: Sundhed, forskning og undervisning Region Midtjylland og Region Nordjylland Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 2 Sundhed, forskning og undervisning vedrører arkitektydelser i forbindelse med byggeri som kan omfatte nybyggeri, udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering, herunder energirenovering. Ved ydelser inden for sundhed, forskning og undervisning forstås arkitektydelser i forbindelse med byggerier der anvendes til aktiviteter inden for sundhedssektoren, til alle forskningsaktiviteter eller til aktiviteter på videregående uddannelser. Opgaver på skoler, gymnasier, seminarer m.v. falder ikke ind under anvendelsesområdet for Ydelsesområde 2. Ved energirenovering i forbindelse med udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering forstås f.eks. udskiftning af facader, tag, tekniske installationer m.v. Arkitektydelser inden for delaftalen Sundhed, forskning og undervisning omfatter byggeprojekter inden for klinikker (f.eks. lægeklinikker og tandlægeklinikker), hospitaler, kvinde og barn-centre, akutcentre, ambulatorier, forebyggelsescentre, hospices, patienthoteller, kapeller/krematorier, laboratorier og universiteter. Delaftale 3A: Administration og kultur Region Hovedstaden og Region Sjælland Ydelsesområde 3: Administration og kultur Delaftale 3B: Administration og kultur Region Syddanmark Delaftale 3C: Administration og kultur Region Midtjylland og Region Nordjylland Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 3 Administration og kultur - vedrører arkitektydelser i forbindelse med byggeri som kan omfatte nybyggeri, udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering, herunder energirenovering. Ved ydelser inden for Administration og kultur forstås arkitektydelser i forbindelse med byggerier der anvendes til administrations-, forvaltnings- eller kulturformål samt retsvæsenet, fængsler, politi- og redningsvæsen, butikker, parkeringshuse, borgervendte servicefunktioner og kommunikations- og medieaktiviteter. Ved energirenovering i forbindelse med udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering forstås f.eks. udskiftning af facader, tag, tekniske installationer m.v. Arkitektydelser inden for delaftalen Administration og kultur omfatter byggeprojekter inden Side 6 af 25

7 for administrationsbygninger, kontorer, rådhuse, retsbygninger, fængsler, stationer (f.eks. brandstationer, politistationer, redningsstationer), borgerservice, butikker, parkeringshuse, arkiver/magasiner, biblioteker, museer, kultur- og kongrescentre, musik/koncerthuse/teatre, udstillingsbygninger, menighedshuse, forsamlingshuse samt kommunikations/mediehuse, radio, tv og tele. Delaftale 4A: Institutioner og beboelse Region Hovedstaden og Region Sjælland Ydelsesområde 4: Institutioner og beboelse Delaftale 4B: Institutioner og beboelse Region Syddanmark Delaftale 4C: Institutioner og beboelse Region Midtjylland og Region Nordjylland Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 4 Institution og beboelse - vedrører arkitektydelser i forbindelse med byggeri som kan omfatte nybyggeri, udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering, herunder energirenovering. Ved ydelser inden for Institution og beboelse forstås arkitektydelser i forbindelse med byggerier der anvendes til institutionsformål eller beboelse og hertil tilknyttede faciliteter. Ved energirenovering i forbindelse med udvidelse, tilbygning, ombygning og/eller renovering forstås f.eks. udskiftning af facader, tag, tekniske installationer m.v. Arkitektydelser inden for delaftalen Institutioner og beboelse omfatter byggeprojekter inden for vuggestuer, børnehaver, fritidscentre, ungdomsboliger/-huse, kollegier, almennyttige boliger, ældreboliger, beskyttede boliger og fælleshuse. Delaftale 5A: Forsyning Region Hovedstaden og Region Sjælland Ydelsesområde 5: Forsyning Delaftale 5B: Forsyning Region Syddanmark Delaftale 5C: Forsyning Region Midtjylland og Region Nordjylland Anvendelsesområdet for Ydelsesområde 5 Forsyning - vedrører arkitektydelser i forbindelse med anlæg som kan omfatte etablering af nye anlæg, udvidelse, renovering eller omlægning af eksisterende anlæg, herunder energirenovering. Ved ydelser inden for forsyning forstås arkitektydelser i forbindelse med alle anlæg der anvendes i forbindelse med forsyning af energi, forsyning af vand eller afledning af overfladeeller spildevand. Ved energirenovering i forbindelse med udvidelse, renovering og/eller omlægning af eksisterende anlæg forstås f.eks. udskiftning af pumper eller styresystemer m.v. Arkitektydelser inden for delaftalen Forsyning omfatter anlægsprojekter inden for kraftværker, vindmølleanlæg, biogasanlæg, elektricitetsanlæg (transformerstationer), vandværker (vandtårne) gasværker, forbrændingsanlæg, renseanlæg. Side 7 af 25

8 4. Tidsplan for udbudsforretningen 15. september 2011 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 13. januar 2012 Samtidig underretning om prækvalifikation og afslag på prækvalifikation 10. april 2012 kl Udbudsmøde med de prækvalificerede virksomheder/konsortier. Oplæg og referat m.v. forefindes på Udbudshjemmesiden 2. juli 2012 Udsendelse af udbudsmateriale 31. august 2012 kl Tilbudsfrist 26. november 2012 Forventet ordretildeling 2. januar 2013 Forventet kontraktindgåelse Bemærk: Rammeaftale kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode, regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til Rådgiverne om beslutning af tildeling Side 8 af 25

9 5. Elektronisk tilbudsafgivelse Tilbud skal afgives elektronisk. Udbudsmaterialet er tilgængeligt for de prækvalificerede på følgende url: t. Rådgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem (findes under menupunktet Udbudsmateriale ) og nøje følge de angivne anvisninger, som fremgår af hvert enkelt menupunkt, ved udarbejdelsen af tilbuddet. Tilbud kan alene afgives elektronisk. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, herunder ved fremsendelse på , Cd-rom eller ved brev. Afgivelse af elektronisk tilbud forudsætter, at Rådgiverne har installeret programmet Adobe Acrobat (version 6.0 eller nyere version). Alternativt kan programmet Adobe Reader anvendes i version 9.0. Andre versioner af Adobe Reader kan ikke anvendes til dette formål. Ved signering af dokumenter i ETHICS bedes den ETHICS generede signatur anvendes. Signaturen er fremsendt i forbindelse med Rådgivers anmodning om adgang til prækvalifikationsmaterialet. Side 9 af 25

10 6. Tildelingskriterium Tildeling af Rammeaftalerne vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud" Tilbudsafgivelse Rådgiver skal i sit tilbud angive, hvilken af de 15 delaftaler (delaftale 1A til delaftale 5C) der afgives tilbud på. Rådgiver kan kun afgive tilbud på de(n) delaftale(r), som Rådgiver er blevet prækvalificeret til. Er Rådgiver blevet prækvalificeret til flere delaftaler på flere Ydelsesområder, skal Rådgiver udfylde spørgeskemaet "Bilag H Rådgiverens besvarelse af casespørgsmål" for hvert Ydelsesområde, der afgives tilbud på. Såfremt Rådgiver er prækvalificeret til og afgiver tilbud på flere delaftaler inden for samme Ydelsesområde, kan Rådgiver nøjes med at indsende ét sæt materiale, som grundlag for tilbudsevalueringen med samtidig angivelse i bilag H af, hvilken af de tre delaftaler, Rådgiver ønsker at afgive tilbud på (f.eks. 1A - 1C) Evaluering og tildeling Der vil ske evaluering og tildeling for hver af de 15 delaftaler for sig (3 geografiske delaftaler pr. Ydelsesområde), det vil sige en separat tildeling for hver delaftale. Tildeling af én delaftale indebærer ikke automatisk tildeling af en anden delaftale. En Rådgiver kan ikke gøre tildeling af en delaftale betinget af tildeling af en anden delaftale Underkriterier Til tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud er der for hver delaftale de nedenfor angivne underkriterier med tilhørende vægtning angivet i procent. Underkriterier Relativ vægt 1. Kvalitet 60 % 2. Pris 40 % Samlet sum 100 % Side 10 af 25

11 Underkriteriet Kvalitet Rådgiver skal for hvert af de Ydelsesområder, hvortil Rådgiver er prækvalificeret til en eller flere delaftaler, besvare casen og de tilhørende spørgsmål. Beskrivelsen af casen fremgår af bilag G. Besvarelsen af case spørgsmålene skal ske i bilag H Rådgivernes besvarelser af case spørgsmål (spørgeskema). Til besvarelse må der maksimalt anvendes: Projektorganisering: tegn inkl. mellemrum. Opgavens gennemførelse: tegn inkl. mellemrum. Økonomistyring: tegn inkl. mellemrum. (Der stilles ikke spørgsmål vedrørende økonomistyring for ydelsesområde 1) Det bemærkes, at tekstfelterne i bilag H (spørgeskemaerne) er begrænset til de ovenfor nævnte tegn. Det bemærkes, at der kun er mulighed for at besvare case spørgsmål i bilag H (spørgeskema) dvs., at der ikke er mulighed for at vedhæfte yderligere dokumentation i forbindelse med besvarelse af underkriteriet Kvalitet. Såfremt Rådgiver i sin case besvarelse vedhæfter supplerende bilag, vil disse ikke indgå i bedømmelsen. Såfremt Rådgiver ikke besvarer alle de spørgsmål tilhørende de Ydelsesområder, hvor Rådgiver er prækvalificeret til en eller flere delaftaler, vil dette afspejle sig i evalueringen af Rådgivers besvarelser. Såfremt Rådgiver besvarer spørgsmål til delaftaler, hvortil Rådgiver ikke er prækvalificeret, vil disse besvarelser ikke indgå i den samlede evaluering. Rådgiver kan kun blive tildelt delaftale(r), hvortil Rådgiver er prækvalificeret. Der afgives kun ét tilbud pr. Ydelsesområde, uanset om Rådgiver er prækvalificeret til en eller flere delaftaler på det pågældende Ydelsesområde, jf. punkt 10. Der kan ikke i et tilbud på et Ydelsesområde henvises til oplysninger i et tilbud på et andet Ydelsesområde. Alle relevante oplysninger for vedrørende det relevante Ydelsesområde skal fremgå af tilbuddet til det pågældende ydelsesområde Underkriteriet Pris Teamprisen beregnes på baggrund af Timepriser for de 7 Rådgiverkategorier. Rådgiverkategorierne er nærmere beskrevet i bilag J. Rådgiver skal oplyse en Timepris for hver af de 7 Rådgiverkategorier, og denne Timepris vil herefter være den maksimale Timepris, Rådgiver kan anvende, når Rådgiver efterfølgende beregner en samlet tilbudspris i forbindelse med besvarelse af Klientens miniudbud. Angående indekseringen i Rammeaftalens varighed af de tilbudte maksimale Timepriser henvises til bilag J. Side 11 af 25

12 På baggrund af de oplyste Timepriser for hver af de 7 Rådgiverkategorier, vil SKI efterfølgende for hver Rådgiver beregne en sammenlignelig Teampris på følgende vis: For ydelsesområde 1: Rådgiverkategori Vægt Tilbudt timepris Vægtet timepris Rådgiverkategori 7 10 % P 1 P 1 x 0,10 Rådgiverkategori 6 35 % P 2 P 2 x 0,35 Rådgiverkategori 5 30 % P 3 P 3 x 0,30 Rådgiverkategori 4 15 % P 4 P 4 x 0,15 Rådgiverkategori 3 5 % P 5 P 5 x 0,05 Rådgiverkategori 2 2,5 % P 6 P 6 x 0,025 Rådgiverkategori 1 2,5 % P 7 P 7 x 0,025 Samlet Teampris Σ For ydelsesområde 2, 3, 4 og 5: Rådgiverkategori Vægt Tilbudt timepris Vægtet timepris Rådgiverkategori 7 5 % P 1 P 1 x 0,05 Rådgiverkategori 6 30 % P 2 P 2 x 0,30 Rådgiverkategori 5 30 % P 3 P 3 x 0,30 Rådgiverkategori 4 25 % P 4 P 4 x 0,25 Rådgiverkategori 3 5 % P 5 P 5 x 0,5 Rådgiverkategori 2 2,5 % P 6 P 6 x 0,025 Rådgiverkategori 1 2,5 % P 7 P 7 x 0,025 Samlet Teampris Σ Såfremt Rådgiver i sin organisation ikke opererer med alle 7 Rådgiverkategorier, skal Rådgiver for de Rådgiverkategorier, der ikke rådes over på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet, anføre den Timepris, som vil være gældende og som Rådgiver har pligt til at efterleve, hvis kategorien på et senere tidspunkt kommer til at eksistere i Rådgivers organisation. Såfremt Rådgiver ikke oplyser en maksimal Timepris for hver af de 7 Rådgiverkategorier, for hver af de geografiske delaftaler som Rådgiveren er prækvalificeret til, er Rådgivers tilbud for den pågældende delaftale ikke konditionsmæssigt. Side 12 af 25

13 SKI forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som må anses som værende unormale lave, jf. Udbudsdirektivets art. 55. Det vil ikke være muligt at byde ind med prisen DKK 0,00 eller undlade at udfylde pris for en eller flere rådgiverkategorier. Såfremt Rådgiver tilbyder en pris på DKK 0,00 eller ikke byder ind med en pris for en eller flere rådgiverkategorier, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt. Ved tilbudsvurdering benyttes en karakterskala fra Den nærmere fordeling af point sker på baggrund af en beregningsmodel, der fastlægges efter modtagelse af de indkomne tilbud, bl.a. under hensyntagen til spredning i pris Evaluering af underkriteriet Kvalitet (casebesvarelser) Ved evalueringen af underkriteriet Kvalitet henvises der til bilag G, punkt 3, for det ydelsesområde (1 5) der afgives tilbud på Pointskala Følgende punkter på pointskalaen er pejlemærker for niveauet af besvarelsen af underkriteriet Kvalitet: Point 10 Rådgivers besvarelse vurderes som værende fremragende beskrivelser, der demonstrerer udtømmende opfyldelse af ovenstående punkter 9 Rådgivers besvarelse vurderes som værende fortrinlige beskrivelser, der med enkelte undtagelser opfylder ovenstående punkter 8 Rådgivers besvarelse vurderes som værende meget tilfredsstillende beskrivelser, der med få undtagelser opfylder ovenstående punkter 7 Rådgivers besvarelser vurderes som værende tilfredsstillende beskrivelser, der i nogen grad opfylder ovenstående punkter 6 Rådgivers besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en vis grad af opfyldelse af ovenstående punkter 5 Rådgivers besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende beskrivelser, men med en række mangler i opfyldelsen af ovenstående punkter 4 Rådgivers besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der i begrænset omfang opfylder ovenstående punkter 3 Rådgivers besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der demonstrerer en række mangler i op- Side 13 af 25

14 fyldelsen af ovenstående punkter 2 Rådgivers besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer sporadisk opfyldelse af ovenstående punkter 1 Rådgivers besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer minimal acceptabel grad af opfyldelse af ovenstående punkter 0 Karakteren 0 gives for den helt uacceptable besvarelse Side 14 af 25

15 7. Forbehold og Mindstekrav 7.1. Forbehold - generelt Rådgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, jf. punkt 7.2. I det omfang Rådgiver anser dele eller elementer i Rammeaftalen og/eller Rammeaftalens bilag for uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres Rådgiver til at stille begrundede spørgsmål i relation hertil, jf. punkt 9 nedenfor. I spørgsmål bedes Rådgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer Rådgiver vil foreslå som alternative formuleringer. På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer er acceptable, samt hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Under alle omstændigheder vil ændringer ikke blive foretaget, i det omfang de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Ændringer vil i givet fald blive meddelt Rådgiverne samtidigt via Udbudshjemmesiden og vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet og vil blive indarbejdet forud for kontraktindgåelse Mindstekrav Rådgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om Rådgiveren kan tage forbehold. Side 15 af 25

16 Rådgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til Rammeaftale og Rammeaftalens bilag A - M, der således er at betragte som et mindstekrav, jf. oplistningen nedenfor: Udkast til Rammeaftale med bilag A, B, C (med underbilag), D, E, F, G, H, J, K, L og M. Endvidere er det et mindstekrav, at: Tilbuddet afleveres på dansk, jf. punkt 10. Tilbuddet skal afleveres elektronisk gennem udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 10. Tilbuddet skal indeholde et elektronisk signeret følgebrev, jf. punkt 10. Side 16 af 25

17 8. Alternative tilbud Rådgiver er, i overensstemmelse med det anførte i udbudsbekendtgørelsen, ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Hver Rådgiver kan alene afgive ét tilbud for hver af de Ydelsesområder og delaftaler, som Rådgiver er blevet udvalgt til at afgive tilbud på, jf. punkt 10. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere prækvalificerede Rådgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal Rådgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Rådgiveres tilbud. Side 17 af 25

18 9. Skriftlige spørgsmål Rådgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og den udbudte ydelse ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål bedes fremsat skriftligt på dansk. Spørgsmål skal stilles via Udbudshjemmesiden t. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder ej heller pr. . Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige Rådgivere skriftligt via Udbudshjemmesiden t. Rådgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret på Udbudshjemmesiden. Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Det fremhæves, at det alene er (1) præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet af det offentliggjorte udbudsmateriale, eller (2) forslag til ændret formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale, som vil blive besvaret. Det foretrækkes, at spørgsmålene stilles enkeltvis og nummereret. Det bemærkes, at spørgsmål vil blive besvaret løbende, dog således at der ikke vil blive besvaret spørgsmål i perioden fra 19.juli 2012 til og med 5. august Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudslistens, vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret, idet omfang besvarelsen kan afgives senest seks dage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret Side 18 af 25

19 10. Tilbuddets indhold og udformning Rådgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt. Tilbud udformes på grundlag af vedlagte paradigme for Rammeaftale med bilag A M, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til Rådgivers tilbud. Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang Rådgiver vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud skal udarbejdes på dansk. Tilbuddet skal afgives i elektronisk signeret stand, jf. punkt 5 og punkt 7.2. Tilbud bedes indeholde en tro og loveerklæring, jf. punkt 11. Hvis den prækvalificerede Rådgiver er et konsortium, vil bilag K blive udfyldt i forbindelse med Rammeaftalens indgåelse. Tilbud anses først for afgivet og dermed modtaget af SKI, når følgebrevet er genereret, signeret og registreret modtaget i ETHICS, jf. punkt 7.2. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. På udbuddets hjemmeside under menupunktet Udbudsmateriale vil følgende kategorier fremgå: 01. Udbudsbetingelser o Udbudsbetingelser 02. Tilbudslister og erklæringer (udfyldes af rådgiver) o Tro og love erklæring o Timepriser o Bilag H Case besvarelse, Ydelsesområde 1 Infrastruktur og planlægning o Bilag H Case besvarelse, Ydelsesområde 2 Sundhed, forskning og undervisning Side 19 af 25

20 o Bilag H Case besvarelse, Ydelsesområde 3 Administration og kultur o Bilag H Case besvarelse, Ydelsesområde 4 Institutioner og beboelse o Bilag H Case besvarelse, Ydelsesområde 5 Forsyning 03. Ydelsesområde 1 infrastruktur og planlægning o Rammeaftale og bilag A - M 04. Ydelsesområde 2 - Sundhed forskning og undervisning o Rammeaftale og bilag A - M 05. Ydelsesområde 3 Administration og kultur o Rammeaftale og bilag A - M 06. Ydelsesområde 4 Institutioner og beboelse o Rammeaftale og bilag A - M 07. Ydelsesområde 5 Forsyning o Rammeaftale og bilag A - M Uanset, hvor mange delaftaler Rådgiver ønsker at afgive tilbud på, skal Rådgiver udfylde: Tro og love erklæring - én gang spørgeskemaet timepriser - én gang (spørgeskemaet udfyldes kun for de delaftaler 1A 8C der afgives tilbud på) bilag H en gang for hvert af de ydelsesområder der afgives tilbud på (det angives i Spørgeskemaet hvilke(n) delaftale(r) inden for ydelsesområdet tilbuddet vedrører) Side 20 af 25

21 11. Erklæring Tilbuddet bedes indeholde erklæringen, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) bedes hver deltager i sammenslutningen afgive den i punkt omtalte erklæring. Rådgiver har adgang til formularen via ETHICS Tro- og loveerklæring Elektronisk signeret tro og loveerklæring i henhold til Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, samt oplysninger om, hvorvidt virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, i det land ansøgeren er etableret, og i Danmark i henhold til bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, LBK nr. 336 af 13.maj1997. Side 21 af 25

22 12. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er fredag den 31. august 2012 kl Tilbud, der modtages elektronisk efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på Udbudshjemmesiden (der vises online på Udbudshjemmesiden) er den gældende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når Rådgiver uploader tilbuddet og signerer følgeskrivelsen, registreres denne tid på alle de oploadede dokumenter. Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke. SKI vil hurtigst muligt og samtidig underrette Rådgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af Rammeaftaler. Underretningen vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Rådgiver skal vedstå sit tilbud i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Side 22 af 25

23 13. Behandling af tilbud m.v. Rådgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til Rådgiver. SKI anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftaler er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om Rammeaftaler tildeles andre Rådgivere, er Rådgiver bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået Rammeaftaler, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 12. Såfremt Rammeaftalen tildeles en sammenslutning af tjenesteydere (herunder et konsortium), skal hver af deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Rådgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet, er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 23 af 25

24 14. Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med Rådgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor Rådgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er konstrueret således, at Rammeaftalen vil kunne indgås mellem SKI og Rådgiver uden forudgående drøftelser mellem Rådgiver og SKI. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 24 af 25