Velkommen til Kundeforum. 14. juni 2016

Transkript

1 Velkommen til Kundeforum 14. juni 2016

2 DAGSORDEN Velkommen v. Trolle Klitgård Andersen Hvordan går det med at bygge op i Hjørring v. Trolle Klitgård Andersen Status på Løn v. Christian Nielsen Status på Regnskab v. Gitte Beltoft og Jan Melchiorsen System-status v. Kartin Ernst Hockauf Kort om kontoret Kunder og Kvalitet v. Trolle Klitgård Andersen 2

3 STATUS PÅ OPBYGNING I HJØRRING Vi er foran planen 130 medarbejdere er pr. 1. juni placeret i Hjørring Går stærkere end oprindeligt planlagt Stort fokus på oplæring af medarbejdere Næste bølge 1. oktober 2016 på ca. 40 medarbejdere, hvor nye pavilloner indvies Sidste bølge primo

4 STATENS ADMINISTRATION KØBENHAVN (JUNI 2016) Direktion Direktør Trolle Klitgård Andersen Tværgående funktioner Kontorchef Hans Jølver Larsen Forretningsudvikling Marie Gomard Driftsudvikling Michael Schultz Økonomi- og regnskabsenheden Michael Schultz ØSC Regnskab 2 Kontorchef Malene Sau Len Leung ØSC Regnskab 3 Kontorchef Jørgen Kamp Knudsen ØSC Lønservice Kontorchef Peter Kronow Regnskabsteam 1+10 Kowik P. Nooristani Regnskabsteam 4+11 Henrik Hansen Lønteam 1+2 Peter Kronow Regnskabsteam 3+6 Ann-Birgitte Witt Lentz Regnskabsteam 8 Dorte Jensen Regnskabsteam 9 Jørgen Kamp Knudsen Team driftsunderstøttelse og kvalitet Carina M. Larsen Lønteam 3+4 Runa Heinesen Shahid

5 STATENS ADMINISTRATION HJØRRING (JUNI 2016) Direktion Direktør Trolle Klitgård Andersen Direktionssekretariatet Kontorchef Martin Bo Brander (1. august) Direktionssekretær, ledelsesinformation, forretningsstrategi, organisationsudvikling, compliance, kommunikation og jura Løn Regnskab Kunder og kvalitet Kontorchef Christian Nielsen Kontorchef Gitte Beltoft Kontorchef Jan Melchiorsen Kontorchef Per Helmer Roos Refusion Pia S. Bengtsen Løn 1 Anette Rosengren Løn 2 Birthe Madsen Kreditor 1 Lene Kristensen Kreditor 2 Ellen Ninna Hansen Debitor 1 Barbara Hansen Finans 1 NN Finans 2 NN Controller /analyser NN Kvalitet, optimering og driftssupport NN

6 6 Status på Løn

7 STATUS PÅ LØN I HJØRRING 1. juni ansat 43 medarbejdere 3 team (2 løn- og 1 refusionsteam) Overflytningen af opgaver går stærkere end forventet Medarbejdere fra Landgreven under- viser og støtter i Hjørring 7

8 BØLGEPLAN - LØN Lønprocesser og kundeansvar flyttes i perioden frem til 1. november Refusioner flyttes i perioden juni august 2016 Sygdom, barsel og løntilskud i juni Fleksrefusion i august Afstemninger flyttes i perioden frem til 1. november Lønafstemninger påbegyndes i starten af august Afstemning af refusioner i juni måned Opgaver med stor kompleksitet flyttes i perioden 1. august 1. december E-indkomst, Pensab, tjenestemænd mv. 8

9 TEAM OG MEDARBEJDERE (LØN/REFUSION) SAM Løn/refusion 1 Kontorchef 3 Teamledere Løn team 1-15 medarb. ( 7 på vej ) Løn team 2 15 medarb. (7 på vej ) Refusions team 10 medarb. (2 på vej ) TL: Anette Rosengren Gr. 1 (x pers.) Gr. 2 (x pers.) Gr. 3 (x pers.) Gr. 4 (x pers.) TL: Birthe Madsen Gr. 1 (x pers.) Gr. 2 (x pers.) Gr. 3 (x pers.) Gr. 4 (x pers.) TL: Pia Sommergren Bengtsen 9

10 HVAD BETYDER ORGANISERINGEN FOR JER? Forsat mulighed for direkte kontakt til produktionsteam/gruppe for spørgsmål, sparring m.m. Ingen direkte kundeansvarlig medarbejder, derimod en gruppe på 4-6 medarbejdere der alle kender jer som kunde Fortsat fokus på høj kvalitet og overholdelse af SLA Teamleder knyttet til hver kunde Telefonerne åbner igen 1. august 10

11 11 Status på Regnskab

12 Regnskab STATUS PÅ REGNSKAB Plan for flytning af processer Proces Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Bølge 1 Bølge 2 Bølge 3 Bølge 4 Kreditor Debitor Rejsud Tilkøbsydelser Finans 12

13 STATUS PÅ REGNSKAB Finans (pt København/Viborg): Finansopgaverne løses i København og Viborg Kreditor (Hjørring): Alle planlagte processer er overdraget pr. 1. juni 2016 Hjørring varetager kundekontakten for kreditor Der er indført ny proces for accept af ebilag Overdragelsen af RejsUd sker i juni (fremrykket i forhold til tidsplanen) 13

14 STATUS PÅ REGNSKAB Debitor (under overdragelse til Hjørring) Grunduddannelsen er netop afsluttet: Navision, statsregnskab og moms I sidste uge blev de første delprocesser og kunder overdraget: Debitoroprettelse inkl. GIS Salgsfakturaer og kreditnotaer Regnskabserklæring for debitorer (fremrykket i forhold til tidsplanen) Rykkerprocedurer overdrages inden sommerferien Ultimo august 2016 forventes de resterende delprocesser overdraget: Nets, inddrivelse via Skat, abonnement og forudbetalinger 14

15 STATUS PÅ REGNSKAB Den daglige produktionsstyring: 2 daglige tavlemøder Dagens opgaver prioriteres og der foretages en eventuel omfordeling mellem medarbejderne Først modtaget => Først behandlet Der tages udgangspunkt i servicemålene (manuelle opgørelser) Produktionsstyringsmodel for kreditor i Hjørring 15

16 STATUS PÅ REGNSKAB Ingen direkte kundeansvarlige medarbejdere, derimod en gruppe på 6-8 medarbejdere, der alle kender jer som kunde En ansvarlig teamleder for hver enkelt kunde Kontakt til kreditor: Kontakt til debitor og finans: Debitorkontakt overdrages til Hjørring den 20/6 16 I vil blive særskilt orienteret, når kontakten vedrørende finans overgår til Hjørring

17 17 System-status

18 NYT OM SYSTEMERNE 1. Driftsproblemer på økonomisystemerne 2. Overflytning af driften af Navision Stat og LDV til Statens IT 3. IndFak Roadmap og implementering af indkøb 4. Revideret tidsplan for RejsUd2 5. Oversigt over tiltag i efteråret

19 DRIFTSPROBLEMER PÅ ØKONOMISYSTEMER Økonomisystemerne har været ramt af en række driftsforstyrrelser siden april: Fejl i forbindelse med overlytning af drift til Statens IT Performanceproblemer og driftsfejl på Navision Stat hos KMD Integrationsfejl i IndFak IndFak utilgængeligt eller med stærkt forringet performance Der er igangsat tiltag for at stabilisere driften: Optimering af procedure for overflytning til Statens IT Tæt opfølgning på performance og driftsproblemer hos KMD Omfattende analyse af årsagerne til performanceproblemer på IndFak 19

20 OVERFLYTNING AF DRIFTEN AF NAVISION STAT OG LDV TIL STATENS IT Baggrund: Samling af driften af ØSC institutioner Omkostningsbesparelser Status: Påbegyndt 2. halvår 2015 Hovedparten af institutioner er nu overflyttet Sidste institutioner overflyttes 7. juli 20

21 REJSUD2 REVIDERET TIDSPLAN Status Levering er udskudt, da det er besluttet at pilotdrift ikke skal starte før ny HTML5 brugergrænseflade er klar til brug. Kommende aktiviteter - Okt Test, fejlretning og ændringsønsker Okt Test af ændring vedrørende konteringsafledningslogik Okt-Nov Gentest og etableringsprøve Nov-Dec Pilotdrift Feb-Mar Driftsprøve og opstartsimplementering Mar- Løbende tilslutning 21

22 ROADMAP, INDFAK Q Q Q Faktura Bedre funktionalitet ved mange EAN numre (driftsat). Skabeloner til indtastning af udenlandske fakturaer (testes). Kommentarfelt til Navision Stat. Autoroutning til godkender ud fra dimensioner. Bedre håndtering af prokura og valutaer. Ændring vedrørende logik for konteringsafledning.(vil også slå igennem i Indkøbs-modulet og i RejsUd2) Mulighed for at ændre brugerid er. Indkøb Valg af andet EAN nr på ordre. Nyt matchmodul. Optimering af matchmodul. Mulighed for at tilgå rekvisitioner hos andre. Mindre forbedringer til stående ordre. Forbedringer til bestillingsfunktionalitet. Standardkontering på aftaleniveau. 22

23 KOMMENDE TILTAG I EFTERÅRET 2016 Aktivitet Juni Juli August September Oktober November December Januar Systemer Færdiggørelse af hjemtagning fra KMD til SIT Release NS 7.1 LDV 2.5 (indkøbsdata) Pilotdrift RejsUD LDV 2.6 (RejsUddata) 7. juli Klar til implementering Klar til implementering Høring og brugerinddragelse Høring SSO Kundetilfredshedsundersøgelse 2016 Projekter HR-Modulet Tidsregistreringsmodulet Høringsmøde den 24. juni Udbudsstart 20. juni Forventet kontrakt Forventet udbudsstart Budgetsystem Single Sign ON Statens BI Brugergruppemøde 23 Forhandlingsforløb Forventet udbudsstart Behovskortlægning Forventet kontrakt Forventet prækvalifikation

24 24 Kunder og Kvalitet

25 KUNDER OG KVALITET Ny, tværgående driftsunderstøttende enhed under etablering Kontoret vil bestå af to team: Et controller-team, der skal følge op på leverancer - internt og eksternt Et driftsunderstøttende team, der skal sikre stabil og effektiv drift i SAM Der ansættes pt. teamledere, controllere og it- og proceseksperter til kontoret 25

26 EVT. Næste møde i Kundeforum 11. oktober 2016 Du finder præsentationer og referater fra Kundeforum på 26

27 KONTAKT Trolle Klitgård Andersen Løn Christian Nielsen Statens Administration Hovednummer (København og Hjørring): Regnskab Gitte Beltoft Jan Melchiorsen Kunder og Kvalitet Per Helmer Roos 27