Shared Servicecenter Zealand Nr. 1. Økonomiteamet Maj 2012

Transkript

1 Shared Servicecenter Zealand har nu levet i et kvartal. Et kvartal som har givet udfordringer i forhold til manglende rutiner, hvem gør hvad osv. Vi har bestræbt os på at få opgaverne afviklet på en god måde, og så hurtigt som det har været muligt for os. Vi har stadig hængepartier som vi arbejder ihærdigt på at få klaret. En af udfordringerne for økonomiteamet i det nye servicecenter har været og er stadig at få skabt nogle arbejdsgange og procedurer samt at få formidlet nye tiltag mv. til vores brugere. Du sidder nu med første udgave af økonomiteamets nyhedsbrev, som vi fremover vil sende ud mindst én gang i kvartalet. Vi håber på, at nyhedsbrevet vil blive modtaget positivt og medvirke til at fremme samarbejdet mellem Shared Servicecenter Zealand og vores kunder. Sidst i nyhedsbrevet finder du en præsentation af medarbejderne i servicecentrets økonomiteam og vi har sat billeder på, så du også ved, hvem du taler med, når du ringer. God læsning! Gitte F. Hach, regnskabschef I denne udgave kan du læse om - Hjemmesiden - Rejseafregning/kørsel - Godkendelse af bilag - Fravær - Lønbilag - Lukkedage - Præsentation af medarbejdere i økonomiteamet

2 Hjemmesiden Servicecentret har en hjemmeside som vi løbende vil udbygge. På hjemmesiden kan du finde kontaktoplysninger til hhv. it og økonomi. Det er også på hjemmesiden, du finder de nyeste blanketter, du skal bruge i forskellige sammenhænge. Der ligger bl.a. en helt ny rejseafregning til brug for Erhvervsakademi Sjælland og en fraværsblanket, som skal bruges af alle medarbejder i forbindelse med fravær (sygdom, ferie, omsorgsdage mv.). Brug hjemmesiden og kom gerne med input, hvis der er noget, du mangler. Rejseafregning/kørsel Når du kører i din egen bil og skal have kørselsgodtgørelse (km-penge), skal du være opmærksom på, at du kun får kørsel til høj takst, hvis du har en kørselsbemyndigelse. Hvis du ikke har en kørselsbemyndigelse får du kørsel udbetalt til lav takst. Kørselsbemyndigelsen er kun gyldig med campuschefens underskrift. Vi er i ved at udarbejde et særligt kørselsbilag, som skal udfyldes, når du kører i egen bil. Det skal også udfyldes, når du afregner på rejseafregningen. Når bilaget er klar, lægger vi det ud på hjemmesiden. Du finder blanketten til kørselsbemyndigelsen på vores hjemmeside Godkendelse af bilag Pt. er det campuscheferne, der har bemyndigelse til at godkende løn- og udgiftsbilag. Dog kan studieledere godkende lønbilag, der vedrører eksterne censorer. Vi gør opmærksom på, at der ikke sker udbetaling, hvis bilaget mangler korrekt godkendelse. Fravær Vi har pligt til at registrere sygefravær, barns 1. og 2. sygedag, særlige feriedage og omsorgsdage og forsøger også at holde styr på din ferie. Det er derfor vigtigt, at du husker at aflevere en fraværsblanket, når du har været væk fra arbejdet af en eller anden grund.

3 Fraværsblanketten ligger på vores hjemmeside Vi kan søge lønrefusion for sygefravær, der varer mere end 30 dage, og det er derfor vigtigt, at vi får besked, hvis I har medarbejdere, der nærmer sig den grænse. Når vi har startet en refusionssag er det ligeså vigtigt, at vi får besked, når den syge medarbejder har genoptaget sit arbejde. Pt. har vi ikke en fast procedure for, hvordan fraværet skal indberettes til servicecentret, og du kan derfor sende fraværsblanketten til os gerne på mail til loen@ssz.dk eller måske har I en studiesekretær eller lign. der samler sammen og sender samlet en gang i mellem. Hvis du har spørgsmål til fravær eller refusion kan du kontakte lønmedarbejder Annette Monika Hansen på tlf eller amh@ssz.dk. Lønbilag Alle lønbilag skal være godkendt af campuschefen, inden der kan ske udbetaling. Lønbilag skal sendes pr. post eller elektronisk til loen@ssz.dk, som er lønteamets postkasse. Vi tømmer postkassen løbende. Revisionen har godkendt at lønbilag kan modtages elektronisk. Det er derfor op til det enkelte campus på Erhvervsakademi Sjælland om de vil opbevare originalen/en kopi af bilaget. Vi gør dog opmærksom på, at vi her i opstartsfasen har haft glæde af at kunne genrekvirere bilag på f.eks. censur. Lukkedage Servicecentret holder lukket dagen efter Kristi Himmelfartsdag 18. maj Præsentation af medarbejderne i økonomiteamet Økonomiteamet består af en regnskabschef, et lønteam og et bogholderi. Derudover hører receptionen på Køge Handelsskole også til økonomiteamet, da medarbejderne her også har nogle regnskabsopgaver. For at give dig et overblik over, hvem vi er, præsenterer vi herunder alle medarbejderne i økonomiteamet og vores arbejdsopgaver.

4 Regnskabschef Gitte Frydendall Hach Tlf / gh@khs.dk Finansbogholder Dorte Harritz Tlf / dnh@ssz.dk Dorte kan træffes fra mandag torsdag. - Debitorer (fakturering, rykning, SKAT) - Tilskud og afstemninger - Regnskaber, rapporter mv. - - Bank/indbetalinger - Bank/udbetalinger (udenlandske fakturaer, forskud mv.) - Kassekladder Finansbogholder Camilla Møller Tlf / cm@ssz.dk - Bank/indbetalinger (f.eks. internationale studerende) - Bank/udbetalinger (udenlandske fakturaer, forskud mv.) - Kasserapporter og afstemninger - Moms UVM/told - Debitorer (fakturering, rykning, SKAT)

5 Finansbogholder Sanne Borup Hansen Tlf / sbh@ssz.dk - Tilskud, indberetning, afstemning og bogføring - Moms - UVM/Told - Regnskaber og rapporter Kreditorbogholder Lotte S. Olsen Tlf / lso@ssz.dk - Kreditor (modtagelse af fakturaer, fakturaflow, betaling af danske fakturaer) - Anlæg og anlægsmoms Kreditorbogholder Karina Skovgaard Tlf / ksn@ssz.dk - Kreditor (modtagelse af fakturaer, fakturaflow, betaling af danske fakturaer - Anlæg og anlægsmoms Ekspeditionssekretær Inge Olsen Tlf / io@ssz.dk - Alt vedr. løn- og ansættelsesforhold

6 Lønmedarbejder Pernille Krøis Tlf / pkr@ssz.dk - Alt vedr. løn- og ansættelsesforhold - Elektronisk rekruttering Lønmedarbejder Annette Monika Hansen Tlf / amh@ssz.dk - Registrering af fravær, refusionsanmodninger mv. - Registrering af fravær, refusionsanmodninger mv. - Opgaver vedr. skolepraktik Økonomimedarbejder Lene Sørensen Tlf / ls@khs.dk - Reception/omstilling - Elevopkrævninger/studieture - Timeregistrering i EASY Økonomimedarbejder Birgit Petersen Tlf / birgit@khs.dk Birgit kan træffes fra mandag torsdag - Reception/omstilling - Caféens regnskab - Timeregistrering i EASY