Bilag 7 Forretningsnødplaner

Transkript

1 Bilag 7 Forretningsnødplaner 6. juli 2015 ØSY/LHR/SAR Version 1.3 Dette bilag beskriver forretningsnødplaner for de mest kritiske opgaver i følgende systemer: Statens Lønsystem/Statens Pensionssystem/HR-Løn PENSAB CAMPUS Job-i-Staten Statens erekruttering Navision Stat IndFak RejsUd ØDUP SKS og SB ISOLA og Lønoverblik.dk Finansministeriets Forhandlingsdatabase (FHDB) LDV Forretningsnødplanerne kan følges, hvis det ikke er muligt at arbejde normalt i systemerne, fordi de er utilgængelige i længere tid. Moderniseringsstyrelsen vil på og via nyhedsbrev informere om konsekvenser og forventet varighed af et nedbrud. Det anbefales at holde sig orienteret via hjemmesiden i forbindelse med nedbrud. Her opdateres seneste driftsstatus for systemet løbende i forbindelse med længerevarende utilgængelighed. Det er op til din institution at afgøre, hvor længe I kan vente med at iværksætte nødplaner, og I skal afveje om omkostningen ved at iværksætte nødplanen, som vil kræve manuel indtastning mod generne ved at afvente, at systemet igen er i normal drift. Det vil dog for nogle af systemernes vedkommende ikke være muligt for institutionen at iværksætte en nødplan. Forretningsnødplanerne er beskrevet overordnet. Det er op til institutionen at fastlægge de konkrete arbejdsgange og ansvarsfordelingen internt i institutionen, hvad angår de systemer, hvor institutionerne kan gennemføre manuelle arbejdsgange. Statens Lønsystem/Statens Pensionssystem/HR-Løn Hvis Statens Lønsystem eller Statens Pensionssystem ikke er tilgængeligt for en længere periode, vil det ikke være muligt at udbetale løn eller pension via den or-

2 Side 2 af 5 dinære proces i systemerne eller indtaste ændringer i systemerne. Moderniseringsstyrelsen vil i sådan en situation iværksætte forretningsnødplanen for systemerne, som gør, at det er muligt at udbetale acontoløn og acontopension. Moderniseringsstyrelsens fokus vil parallelt med dette være på genetablering af systemerne hurtigst muligt. HR-Løn (brugergrænseflade til SLS) Hvis HR-Løn er utilgængelig i længere tid, og hvis Statens Lønsystem fortsat er tilgængeligt, og institutionen har adgang til dette, kan institutionerne indrapportere løn her. PENSAB I det tilfælde PENSAB ikke er tilgængeligt gennem en længere periode, anbefales det at vurdere, om pensionssager kan afvente, til systemet igen er tilgængeligt. I det tilfælde en pensioneringssag haster og ikke kan vente, kan der rettes henvendelse til Statens Administration. Campus Hvis Campus ikke er tilgængeligt gennem en længere periode, vil det i yderste konsekvens betyde kursusaflysninger og/eller udsættelser. Kursusadministration kan dog udføres manuelt af den enkelte institution, om nødvendigt, og om muligt med afsæt i de tilmeldinger og indkaldelser, der blev udsendt, mens systemet var aktivt. Der arbejdes med en katastrofeplan for systemreetablering fra leverandørens side, med en maksimal reetableringstid, som er fastsat til 24 timer. Job-i-Staten Hvis Job i Staten ikke er tilgængeligt gennem en længere periode, vil det i yderste konsekvens betyde, at rekruttering forsinkes eller besværliggøres. Systemet bliver utilgængeligt for jobsøgere vedr. ansættelser i staten. Ansættelser og opslag kan foretages uden systemunderstøttelse. Jobnet.dk leverer fuld redundans og kan således benyttes af institutioner og jobsøgere, indtil Job-i- Staten er tilgængelig igen.

3 Side 3 af 5 Statens erekruttering Hvis Statens erekruttering ikke er tilgængeligt gennem en længere periode, vil det i yderste konsekvens betyde, at systemunderstøttelsen af rekrutteringsprocesser må afvente leverandørens reetablering. Processen skal i givet fald understøttes manuelt, om muligt med afsæt i de opslag og indkaldelser, som allerede er foretaget inden systemet blev utilgængeligt. Leverandørens systemreetablering påbegyndes senest en time efter sagen er indmeldt jf. leverandørens SLA. Navision Stat Hvis Navision Stat er utilgængeligt i længere tid, og der er behov for at betale en leverandørfakturaer skal du gøre følgende: - Kontakt din regnskabsafdeling (for ØSC-institutioner: dit ØSC Regnskabsteam), og bed om at pågældende leverandørfaktura betales via Business Online. Hvis din regnskabsafdeling ikke har adgang til IndFak, skal du sende fakturaerne manuelt fx pr. til regnskabsafdelingen. - Du skal aftale med regnskabsafdelingen, at bogføringen sker, når Navision Stat igen er operationsdygtig. Det skal i den forbindelse sikres, at fakturaen ikke betales to gange, når Navision Stat er tilgængelig igen, hvis fakturaen skulle have ligget i Navision Stat inden nedbruddet. Vær opmærksom på, at der ikke vil være adgang til at udstede salgsfakturaer i Navision Stat. Institutionen må vente til Navision Stat igen er oppe. Endvidere, er det ikke muligt at eksportere regnskabsdata til SKS. Også her må man vente til Navision Stat igen er i normal drift. Hvis LDV er tilgængelig, vil det ikke være opdateret med nye regnskabsdata, så længe Navision Stat er utilgængelig. IndFak Hvis IndFak er utilgængeligt igennem længere tid, vil Moderniseringsstyrelsen sørge for at omregistrere IP-adressen i Nemhandelsregisteret, så kreditor sender fakturaer direkte til Navision Stat uden om IndFak. Herfra kan institutionen manuelt distribuere en kopi af fakturaen til relevante varemodtagere og godkendere i institutionen enten pr. eller fysisk udskrift. Når IndFak igen er tilgængeligt, skal du sikre dig at eventuelle fakturaer fra Ind-

4 Side 4 af 5 Fak bliver afvist, hvis de allerede er tastet manuelt i Navision Stat, så disse ikke bliver betalt dobbelt. Hvis Nemhandelsregisteret skulle være utilgængeligt, kan institutionen kontakte sine leverandører og bede dem fremsende eventuelle fakturaer via eller post. Du skal derefter taste fakturaerne manuelt ind i Navision, så de kan blive betalt rettidigt. Se nødplan for Navision Stat, hvis hændelsen har ramt både Navision Stat og IndFak. RejsUd Hvis RejsUd er utilgængeligt i længere tid, skal institutionen gå over til manuel afregning af rejser og udlæg gennem DDI en (Digital decentral indrapportering) i Navision Stat. Brugerne af RejsUd skal altid gemmer bilag og dokumentation for rejser indtil afregningen er blevet sendt til Navision Stat og eventuelle beløb er blevet udbetalt. Dermed vil der i forbindelse med et driftsstop kunne genskabes dokumentation for de rejser, der ikke nåede igennem kontrol- og godkendelsesleddet og videre til Navision Stat, og i stedet skal bilagene afregnes manuelt via DDI en. Det bemærkes, at information om alle rejse- og udgiftsafregninger, som er overført til Navision Stat også er at finde i LDV. ØDUP Hvis ØDUP er utilgængeligt i længere tid, sørger Moderniseringsstyrelsen for at retablere driften i alternativt driftsmiljø hurtigst muligt. Moderniseringsstyrelsen vurderer, at det vil være mere ressourcekrævende at etablere alternative distributioner end at retablere ØDUP. Ved et længerevarende nedbrud vil Moderniseringsstyrelsen justere eventuelle tidsfrister i forbindelse med ind- og uddata fra SLS og SKS. SKS og SB SKS og SB drives på samme driftsmiljø og henvender sig til samme brugerkreds. De behandles derfor samlet her. Hvis SKS eller SB er utilgængelige i længere tid, sørger Moderniseringsstyrelsen for at genoprette driften eller reetablere den i alternativt driftsmiljø hurtigst muligt.

5 Side 5 af 5 Afhængig af tidspunktet for nedbruddet i forhold til kerneprodukterne i SKS og SB, særligt statsregnskab og bevillingslovene, vil Moderniseringsstyrelsen justere eventuelt berørte tidsfrister for ministeriernes indberetning eller anvise alternativ model for indberetning. ISOLA og Lønoverblik.dk Hvis ISOLA og Lønoverblik.dk er utilgængelige i længere tid, opprioriteres Moderniseringsstyrelsens arbejde med at genoprette driften. Fsva. SLS-institutioner kan henvises til LDV for lokale analysegrundlag. Ved længerevarende nedbrud kan det komme på tale at aflyse kurser i systemerne. Finansministeriets Forhandlingsdatabase (FHDB) Hvis FHDB er utilgængelig over længere tid i en overenskomstforhandlingsperiode, henvises midlertidigt til de forudberegnede, aggregerede PDF-versioner af forhandlingsgrundlaget. Uden for en overenskomstforhandlingsperiode vurderes det ikke kritisk med længere utilgængeligt, og der henvises til at anvende ISOLA. Til Moderniseringsstyrelsens interne analyser kan DB-Løn (ISOLA s datagrundlag) i et vist omfang anvendes til analyseudtræk. LDV LDV er et Datavarehus som primært indeholder kopi data fra andre systemer. Der er sammenstillinger og beregninger, som kun er tilgængelige i LDV, men de er primært baseret på kopidata. Hvis LDV ikke er tilgængeligt, skal institutioner i videst muligt omfang anvende de rapportmuligheder, der er i kilde systemerne (NS, SLS, RejsUd, IndFak ) Hvis LDV ikke er tilgængeligt i længere tid, så kan der opsættes et nyt LDV, som så vil kopiere data forfra.