Vejledning i elektronisk sagsbehandling i DPSD2 Vejledning for sagsbehandlere af utilsigtede hændelser

Transkript

1 Rammekontraktbilag K Vejledning i elektronisk sagsbehandling i DPSD2 Vejledning for sagsbehandlere af utilsigtede hændelser SAMMMEN.. KAN VI BLIVE BEDRE! TVÆRSEKTORIELT NETVÆRK KLYNGE MIDT

2 Indholdsfortegnelse: Indholdsfortegnelse: Sagens status: Om hændelsen:... 4 Hændelsessted... 4 Opdagelsessted eller tværsektoriel hændelse... 4 Oplysninger fra rapportør Dokumenter og notater... 6 Sagens dokumenter:... 6 Internt notat: Sagsopfølgning... 6 Sagsopfølgning kommunikation... 7 Sagsopfølgning analyseresultat... 7 Sagsopfølgning supplerende oplysninger... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 5. Medicin udstyr stråling WHO klassifikation Fokusområder Patientoplysninger Sags afslutning... 8 Supplerende oplysninger om udskrivning og adgangsrettigheder.... 9

3 Denne vejledning indeholder en gennemgang af det elektroniske sagsbehandlingsskema i DPSD2 punkt for punkt. Punktet i vejledningen henviser til punktet i skemaet. Nederst på skærmbilledet findes forskellige valgmuligheder: Flere handlinger; Overdrag til anden sagsbehandler : Overdrag til anden lokation : Slet : Godkend felter : Afslut sag : Gem : Gem og luk : Luk : Vælges hvis sagen skal overdrages til anden sagsbehandler for tilføjelser. En sag kan kun tilknyttes til én sagsbehandler ad gangen. Vælges hvis en sag skal overdrages til anden lokation. Vælges hvis sagen skal slettes Vælges når tilføjelser skal godkendes, inden sagen overdrages. Vælges når sagen afsluttes Vælges, når ændringer gemmes. Det anbefales at gemme løbende. Vælges når ændringer skal gemmes og sagen lukkes ned Vælges når skemaet skal lukkes. Ændringer gemmes her kun, hvis de er gemt undervejs.

4 1. Sagens status: Her genereres automatisk: Opret dato Dato til sags afslutning og Sagsalder 2. Om hændelsen: Tjek de indrapporterede oplysninger og evt. tilret følgende (Husk - tryk på GEM undervejs): Hændelsessted Lokation Er lokation angivet korrekt? Stednavn og Navn - Er både institutions-/områdenavn og afdeling angivet korrekt? (Afhænger af lokal procedure for angivelse af stednavn) Opdagelsessted eller tværsektoriel hændelse Involveret lokalitet - Er denne angivet korrekt? Rolle i hændelsen Er denne angivet korrekt? OBS! - Her er feltbeskrivelsen misvisende følgende rettesnor bør anvendes:

5 Opdagelsessted (internt i egen organisation) F.eks. hændelsen sker i overgangen mellem: En kommunal døgngenoptræningsafdeling og hjemmeplejen To hospitalsafdelinger Tværsektoriel hændelse (på tværs af sektorer) F.eks. hændelsen sker i overgangen mellem: Hospitalsafdeling og hjemmeplejen / plejecenter Apotek/ praktiserende læge og hjemmeplejen/plejecenter Andet (Anbefales ikke at bruge) Oplysninger fra rapportør Overskrift Er den angivet korrekt? Medicin Infektion Fald Uheld Tryksår Kommunikation Andet Alvorlighedsgrad Tjek at den valgte alvorlighedsgrad passer til den reelle konsekvens af hændelsen. Er du i tvivl da tryk på (?) feltbeskrivelsen Hændelsesbeskrivelse Er den fyldestgørende og forståelig? (Evt. indhent yderligere oplysninger). Er der personfølsomme oplysninger i fri tekst felterne? (Hvis ja - da slet) Konsekvens af hændelsen Er den fyldestgørende og forståelig? Er der personfølsomme oplysninger i fri tekst felterne? (Hvis ja - da slet)

6 Forslag til forebyggelse Er den fyldestgørende? Er der personfølsomme oplysninger i fri tekst felterne? (Hvis ja - da slet) Rapportøroplysninger Hvis der ikke er angivet disse, da vær OBS på kulturen det pågældende sted. DPSD-klassifikationer Tjek at hhv. DPSD Hovedgruppe Proces og Problem er udfyldt korrekt, så klassificeringen svarer til hændelsesbeskrivelsen. 3. Dokumenter og notater Sagens dokumenter: Kan være analyse, handleplan, indhentede oplysninger etc. Der kan vedhæftes sagen. Nye dokumenter: Tryk på "Tilføj" Allerede tilføjede dokumenter: Tryk på "Åben", "Rediger" eller "Slet" Internt notat: Anvendes til intern kommunikation med dig selv eller andre sagsbehandlere med adgang til sagen. Slettes automatisk, når sagen afsluttes og indsendes til Patientombuddet. Nye notater: Tryk på "Tilføjes" Allerede tilføjede notater: Tryk på "Åben", "Rediger" eller "Slet" 4. Sagsopfølgning Elektronisk analyseskema er ikke tilgængeligt i DPSD2, men til højre i den grå kolonne under Sagsopfølgning er følgende redskaber til sagsopfølgning:

7 Sagsopfølgning kommunikation Anvendes til at registrere kommunikation med rapportør, andre involverede etc. Når ændringer gemmes i dette felt, registreres dette under punktet Sagsopfølgning Sagsopfølgning analyseresultat Her: anføres analysemetode (vælg "Anden metode" for hændelsesanalyse mm.) beskrives sags opfølgning kan Word dokument med analyse vedhæftes som fil Når ændringer gemmes i dette felt, registreres dette under punktet Sagsopfølgning Sagsopfølgning supplerende oplysninger

8 Kan bruges til at indhente supplerende oplysninger. Når ændringer gemmes i dette felt, registreres dette under punktet Sagsopfølgning 5. Medicin udstyr stråling Hvis aktuelt - tjek at felterne er udfyldt 6. WHO klassifikation Klik på "Tilføj" og derefter på relevant Hovedgruppe, Proces og Problem. Er du i tvivl da tryk på (?) og se forklaring til de enkelte punkter. OBS: Efter indførelse af DPSD klassifikation og mulighed for statistikudtræk på dette, har nogle kommuner valgt at droppe angivelse af WHO klassifikation. 7. Fokusområder Den danske kvalitetsmodel anvendes endnu ikke i kommunen - spring dette over. Lokale fokusområder (Emne ord) anvendes endnu ikke i kommunen spring dette over. 8. Patientoplysninger Tjek og evt. tilret 9. Sags afslutning Tjek afslutningsvis, om der evt. står personfølsomme data i fritekst eller vedhæftede dokumenter I så fald slet disse!. Husk at personfølsomme data i de korrekte rubrikker automatisk slettes, når sagen afsluttes, men ikke data i fritekst og i vedhæftede filer Til sidst vælges "Ja" til at sagen inkl. dokumenter er anonymiseret. Feltet med Bemærkninger til Patientombuddet, læses altid af Patientombuddet. Her kan f.eks. angives:

9 hvis sagen indgår i en aggregeret analyse (samlet analyse af flere ensartede hændelser). Tryk på fanen Afslut sag Supplerende oplysninger om udskrivning og adgangsrettigheder. For at sikre refleksion og læring, som jo er formålet med rapportering af UTH, er det vigtigt, at du behandler sagerne sammen med medarbejderne lokalt, hvor hændelsen er sket. Da der kun kan tilknyttes én sagsbehandler til hver hændelse / sag kan det være nødvendig at udskrive en kopi af sagen. Dette gøres således: 1. Find Resumé i højre grå kolonne nederst 2. Tryk på ønsket resumé type 3. Tryk på Udskriv 4. Du kan også sende resuméet som mail. Indsæt da mailadresse og tryk på Send Obs. Hvis udskriften skal indeholde personfølsomme oplysninger, da sæt flueben øverst Du kan give en anden sagsbehandler rettigheder til din sag: 1. Find Adgangsrettigheder i højre grå kolonne Tryk på Se mere 2. Her kan du tilføje, redigere eller slette sagsbehandlere 3. Tryk på Tilføj Find sagsbehandler ved at trykke på luppen og via lokation eller brugernavn 4. Vælg rettighed og tryk Ok SAMMMEN.. KAN VI BLIVE BEDRE! TVÆRSEKTORIELT NETVÆRK KLYNGE MIDT Udarbejdet og revideret på vegne af Klynge Midt juli 2014 af: Risikomanager Ea Karin Petersen, Ballerup Kommune Risikomanager Charlotte Dorph Lyng, Lyngby-Tårbæk Kommune Risikomanager Helene Wulf-Andersen, Furesø Kommune Risikomanager Mette Pontoppidan, Rudersdal Kommune