Søgemodulet i DPSD2 Introduktion:

Transkript

1 Søgemodulet i DPSD2 Introduktion: Dette dokument indeholder en vejledning i at anvende søgemodulet i DPSD2. Afsnit 1: viser hvordan man tilgår søgemodulet. Afsnit 2: har karakter af baggrundsviden om adgangsrettigheder til de enkelte sager og kan læses efter behov. Afsnit 3: præsenterer søgemulighederne, herunder opbygning af mere avancerede søgninger med flere søgebetingelser. Afsnit 4: handler om anvendelsesmulighederne for søgeresultatet og hvordan oprettede søgebetingelser kan gemmes som et søgefilter. Afsnit 5 omhandler søgning efter vedhæftede filer til de enkelte sager og søgning efter mapper, der indeholder enkelte sager. Det er muligt at navigere rundt til de forskellige afsnit ved tryk på de forskellige overskrifter i indholdsfortegnelsen. Det samme gælder, når der er henvist til forskellige afsnit i teksten, hvor man kan trykke på afsnitsnummeret for at gå direkte til det pågældende afsnit. 1

2 Indholdsfortegnelse: 1. ADGANG OG SØGEMODULETS FORSIDE SAGSADGANG SØG I SAGER GRUNDLÆGGENDE SØGNING AVANCERET SØGNING SØGNING PÅ NØGLEORD AD-HOC -SØGNING AT INDSÆTTE EN ENKELT SØGEBETINGELSE Feltnavn Operation Feltværdi At oprette søgebetingelsen og foretage sin søgning AT TILFØJE FLERE SØGEBETINGELSER Både og (and) Enten eller (or) At tilføje flere søgebetingelser til den samme and -/ or -klamme Avancerede søgebetingelser med både and - og or -klammer AT ÆNDRE ELLER SLETTE SØGEBETINGELSERNE Slette en søgebetingelse Ændre en søgebetingelse AT ANVENDE SINE SØGERESULTATER OG GEMME EN SØGNING SOM ET GEMT SØGEFILTER ÅBNING AF SAGER I SØGERESULTAT GEMTE SØGEFILTRE - AT GEMME, HENTE OG SLETTE EN SØGNING AT GEMME EN SØGNING AT HENTE SINE GEMTE SØGEFILTRE AT SLETTE SINE GEMTE SØGEFILTRE ET NYTTIGT SØGEFILTER AT BEGYNDE MED FRASORTERING AF SLETTEDE OG AFVISTE SAGER SAMT FEJLOPRETTEDE HANDLEPLANER AT OPRETTE EN RAPPORT UD FRA ET SØGERESULTAT/ET SØGEFILTER SØGNING EFTER VEDHÆFTEDE FILER ELLER I MAPPER SØG EFTER VEDHÆFTEDE FILER SØG I MAPPER AT OPRETTE EN MAPPE AT REDIGERE EN MAPPE AT SLETTE EN MAPPE AT FREMSØGE EN MAPPE OG SAGER I DEN

3 1. Adgang og Søgemodulets forside Søgemodulets placering: Knappen til søgemodulet er placeret i hovedmenuen til venstre på skærmen: Søgemodulets forside: 2. Sagsadgang Hvilke sager du har adgang til at se og fremsøge som lokal sagsbehandler afhænger af, flere faktorer. Sager med status som Åben : Man vil kunne fremsøge og se sager i følgende tilfælde: Sortering efter lokation og tildelte rettigheder: Som lokal sagsbehandler vil man kunne se alle sager, der befinder sig i de afdelinger/afsnit, som man er tildelt rettigheder/sagsbehandlerrolle til. Sagens Ejer: Når Kvalitet og Udvikling sender en sag ud til sagsbehandling hos de lokale sagsbehandlere, så bliver den pågældende sagsbehandler ejer af sagen. Som ejer af en sag vil man altid kunne se og fremsøge den. Tildelt adgang: Hvis man tildeles adgang (eller rettigheder) til en sag for en periode, så vil man som minimum kunne åbne sagen og dermed også fremsøge den, selv om en anden er ejer af den. Tildelt en opgave: Hvis man tildeles en opgave, der er forbundet med en sag, så vil man kunne se og åbne sagen. 3

4 Sager med status som Lukket : Efter en sag er lukket (færdigbehandlet) afhænger adgangen til at se og fremsøge sager af, hvilket hændelsessted, der er påført sagen. Hvis sagen har hændelsessted i en afdeling/afsnit som man har rettigheder til som sagsbehandler, så vil man derfor kunne fremsøge sagen. Da det er hændelsesstedet, der er afgørende for sagsadgangen kan man ikke se sager, hvor ens egen afdeling er anført som opdagelsessted. Det gælder uanset om man reelt har en andel i sagen, fordi sagen involverer flere afdelinger eller er tværsektoriel. HUSK altid når du søger efter sager: At uanset hvilke søgekriterier man anvender, så er det kun muligt for en sagsbehandler eller risikomanager at se sager, der er omfattet af deres tildelte rettigheder. 3. Søg i sager Der er følgende muligheder for at søge efter sager: Grundlæggende. Avanceret. Nøgleord. Ad hoc Grundlæggende søgning Søgning på sagsnavn : Er en søgning på den overskrift som sagen er givet. Sagens titel/overskrift: Der kan søges på hele eller dele af sagens titel. D.v.s. at enkelte ord som sagens titel indeholder kan være tilstrækkeligt. Sagsnummer: Der kan søges på hele eller dele af sagsnummeret. Vær dog opmærksom på, at det er muligt at slette et sagsnummer fra overskriften, hvilket kan være årsag til at en sag ikke dukker op, når der søges på sagsnummer her. I så fald må man søge via feltet sagsnummer i avanceret søgning, jf. afs Avanceret søgning Søgning på: Hændelsesdato : Her kan man søge på hændelsestidspunktet. Dvs. man kan fremsøge alle hændelser, som har fundet sted på en bestemt dato eller indenfor en bestemt periode. Periodesøgning: Periodens startdato og slutdato indsættes i felterne. Bestemt dato: Datoen indsættes i det højre felt, dvs. slutdatofeltet. Sagsnummer : Skriv sagens nummer og tryk søg. Sagsstatus : Vælg mellem: oprettet : Sager, der lige er indrapporteret og ligger under fanen indbakke hos initialmodtager. (ikke relevant for lokal sagsbehandler) accepteret : Sager, der er visiteret til en sagsbehandler og ligger under fanen Mine sager, men endnu ikke har været åbnet af sagsbehandleren. 4

5 afvist : Sager, der ligger under fanen slettede/afviste sager. lukket : Sager, der er afsluttet og indsendt til Patientombuddet og som derfor befinder sig under fanen lukkede sager. slettet : Sager der ligger under fanen slettede/afviste sager. åben : Sager under fanen mine sager, hvor sagsbehandlingen er påbegyndt. videresendt :?????? Alvorlighed : Her kan man fremsøge sager efter deres alvorlighedsgrad, f.eks. alle moderate sager. Sagsejernavn : Her kan man fremsøge alle de sager som en sagsbehandler er ejer af. Bemærk imidlertid: At lukkede sager ikke længere ejes af nogen, hvorfor disse sager ikke kan fremsøges via sagsejernavn. I så fald må man i stedet søge på hændelsessted. At man kun får et resultat ved at søge på sagsbehandler, hvis man har rettigheder til at se sager fra den pågældende sagsbehandlers afdelinger/afsnit. Lokation : Søgning på f.eks. offentlige sygehuse, praktiserende læger, præhospital og ambulancer eller hjemmeplejen i kommunerne. Er ikke så relevant for sagsbehandlere og risikomanagere på hospitalsniveau, da de alene kan se sager med hændelsessted på deres egne sygehuse, dvs. at lokationen her altid er offentlige sygehuse. Hændelsessted : Søgning via en afdelings/et afsnits navn på hændelser, der har hændelsessted i den pågældende afdeling/afsnit. Man får dog kun et resultat, når man: Søger på afdelinger som man er tildelt rettigheder til. Skriver afdelingens/afsnittets fulde navn, f.eks. medicinske senge eller akut ambulatorium, da systemet ikke kan finde afdelinger på dele af navnet, f.eks. medicin eller akut. Danske Model niveau 1 : Søgning efter alle sager kategoriseret under en bestemt DDKM-standard Søgning på Nøgleord Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at anvende nøgleordssøgning! 3.4. Ad-hoc -søgning Her kan man søge ved at vælge mellem nogle forud fastlagte feltnavne fra en liste og kombinere feltnavnet med en operation og en Feltværdi, hvorved der fremkommer en søgebetingelse. På baggrund heraf kan foretages en forholdsvist simpel søgning, eller søgebetingelserne kan kombineres på kryds og tværs til mere avancerede søgninger At indsætte en enkelt søgebetingelse Lav en søgebetingelse ved at vælge et feltnavn, en operation og en feltværdi : 5

6 Feltnavn Først vælges et feltnavn via pilen. Der er mange muligheder, men man kan f.eks. søge på: Alvorlighed, hændelsesdato, hændelsessted, WHO-hovedgruppe, Danske Model, sagsstatus, overskrift eller hændelsesbeskrivelse m.fl.: 1. Åben listen via pilen. 2. Skriv de første 3-5 bogstaver af det navn du ønsker at finde eller scroll ned i listen for at søge efter et navn. 3. Klik på det ønskede feltnavn, som herefter dukker op i feltet Operation Dernæst vælges en operation. Der kan indsættes følgende værdier: Lighedstegn (=): Benyttes, hvor man ønsker at finde alle sager med en præcis feltværdi, f.eks. Alvorlighed = Moderat. Større end eller mindre end (< eller >): Benyttes, hvor man f.eks. ønsker at finde alle sager med hændelsesdato før d. 24/ ( hændelsesdato < ): 6

7 Er ikke lig med (<>): Bruges hvis man ønsker at angive, at en bestemt betingelse ikke må være opfyldt, f.eks. hvis man ikke vil medtage afviste eller slettede sager i sin søgning: indeholder : Benyttes, hvor man anvender fritekstsøgning, hvilket kan være i forbindelse med søgning på ord indeholdt i en overskrift eller hændelsesbeskrivelse, f.eks. overskrift indeholder notat : Feltværdi Valgmulighederne i feltværdi afhænger af, hvad der er indsat som feltnavn : Indsætter man f.eks. feltnavnet alvorlighed gives der som feltværdi mulighed for at vælge mellem de forskellige alvorlighedsgrader via en liste. Indsætter man der imod et feltnavn som f.eks. overskrift, hændelsessted eller hændelsesbeskrivelse, så skal man foretage en fritekstsøgning i feltværdi ved at skrive et søgeord manuelt. (Husk, at operationen ved fritekstsøgning skal være indeholder og ikke = ) 7

8 At oprette søgebetingelsen og foretage sin søgning 1. Når søgebetingelsen er angivet i de 3 felter, trykkes på: eller på:. 2. Man kan se, at søgekriteriet nu er fastlagt. 3. Til sidst trykkes på: At tilføje flere søgebetingelser Det er også muligt at indsætte flere søgebetingelser på én gang i en søgning: Det kan angives, at både den ene og den anden søgebetingelse skal være opfyldt for søgeresultatet:, jf. afs Det kan angives, at enten den ene eller den anden søgebetingelse skal være opfyldt for søgeresultatet:, jf. afs Der kan tilføjes mere end 2 søgebetingelser til den samme and -/ or -klamme, når funktionen er den samme for alle søgebetingelserne, dvs. enten: eller:, jf. afs Der kan foretages mere avancerede søgninger, hvor både og kombineres. Se fremgangsmåden herfor i eksemplet længere nede i afs Både og (and) Det kan f.eks. fastlægges, at en sag både skal have alvorlighedsgraden moderat og have hændelsesdato før d. 24/6 2011: 1. Indsæt søgebetingelsen: alvorlighed = moderat 2. Tryk på: eller på:. 3. Indsæt søgebetingelsen: hændelsesdato < Tryk på:. 5. Se at betingelserne tilføjes: 6. Tryk på. 8

9 Enten eller (or) På samme måde kan man fastsætte, at de sager man søger enten skal have alvorligheden moderat eller have hændelsesdato før d. 24/6 2011: 1. Indsæt søgebetingelsen: alvorlighed = moderat. 2. Tryk på: eller på. 3. Indsæt søgebetingelsen: hændelsesdato < Tryk på:. 5. Se at betingelserne fastlægges: 6. Tryk på (Fremgangsmåden følger af tegningen umiddelbart ovenfor!) Søgebetingelser med eller ser sådan ud: At tilføje flere søgebetingelser til den samme and -/ or -klamme. En søgning bør ikke blive for kompliceret i sin konstruktion, da det kan betyde, at systemet ikke kan håndtere søgningen og laver fejlmeldinger. Det kan i den forbindelse have betydning, at man sørger for at begrænse antallet af klammer, således, at 3 eller flere og -/ eller - betingelser tilføjes den samme and -/ or -klamme, hvor det er muligt. Eksempel på 1 klamme med 3 søgebetingelser: / Eksempel på 2 klammer, hvor alle 3 søgebetingelser kunne have været tilføjet i 1 klamme: / Fremgangsmåde for at tilføje 3 betingelser til samme klamme: 1. Indsæt 1. søgebetingelse i de 3 felter og tryk på eller på : / 2. Indsæt 2. søgebetingelse i de 3 felter og tryk på / : / 3. Markér den nederste linje i stedet for hele klammen med begge søgebetingelser: / 4. Indsæt 3. søgebetingelse i de 3 felter og tryk på / : / 9

10 Avancerede søgebetingelser med både and - og or -klammer Det kan i nogle tilfælde være relevant at lave mere avancerede søgninger. Det kan f.eks. være, at man kun ønsker at se sager fra en enkelt eller nogle få af de afdelinger eller afsnit som man har rettigheder til at se og evt. inkludere i en rapport. Problemet med sortering opstår f.eks. for risikomanagere på sygehusene, der kan se sager fra mange afdelinger, men lokale sagsbehandlere fra store afdelinger kan muligvis også opleve et behov for sortering af sagerne i forhold til enkelte afsnit. Eksempel 1 : For at lave en søgning med 2 klammer som i eksemplet følges denne fremgangsmåde: 1. Indsæt søgebetingelsen: Hændelsessted indeholder kirurgisk i de 3 felter. 2. Tryk på eller på : 3. Indsæt søgebetingelsen: Hændelsessted indeholder brystkirurgisk i de 3 felter. 4. Tryk på : 5. Markér den nederste af de 2 linjer som søgebetingelsen nu indeholder ved at trykke på den: 6. Indsæt den 3. søgebetingelse: Hændelsessted contains plastikkirurgisk ambulatorium i de 3 felter. 7. Tryk på : 8. Markér hele or -klammen ved at trykke på selve klammen. 9. Indsæt søgebetingelsen: sagsstatus <> afvist i de 3 felter. 10. Tryk på : 1 Eksemplet viser de nødvendige søgebetingelser, når en risikomanager/initialmodtager ved Hospitalsenheden Vest alene ønsker at inkludere alle sager fra alle afsnit i kirurgisk afdeling, men samtidig ønsker at frasortere sager fra alle andre afdelinger i Hospitalsenheden Vest. Søgebetingelserne er konstrueret ved at se på de mulige hændelsessteder i lokationsopslaget for kirurgisk afdeling og så vælge søgeord ( feltværdier ), der dækker så mange af afsnittene som muligt. F.eks. sørger søgeordet kirurgisk for, at en hel række afsnit i kirurgisk afdeling inkluderes i søgningen, herunder: kirurgisk ambulatorium, kirurgisk dagkirurgi, kirurgiske senge m.fl. Samtidig må man dog sørge for, at det valgte søgeord ikke medfører, at afsnit fra andre afdelinger end de kirurgiske inkluderes i søgningen. F.eks. vil ortopædkirurgiske afsnit blive inkluderet i en søgning på kirurgisk, men dette undgås ved at indsætte et mellemrum foran søgeordet sådan!: kirurgisk. 10

11 11. Markér den seneste tilføjede søgebetingelse: 12. Indsæt den sidste søgebetingelse: sagsstatus <> slettet i de 3 felter. 13. Tryk på, så søgebetingelsen tilføjes den sidst oprettede and -klamme: At ændre eller slette søgebetingelserne Slette en søgebetingelse 1. Markér den søgebetingelse, som du ønsker at slette ved at: a. Klikke på en klamme med flere søgebetingelser, hvis du ønsker at slette alle linjer i klammen. b. Klikke på den linje i søgebetingelsen som du ønsker at slette. 2. Tryk på Ændre en søgebetingelse 1. Markér den søgebetingelse (kun én linje ad gangen) som du ønsker at ændre. 2. Indsæt en ny søgebetingelse i de 3 felter. 3. Tryk på. 11

12 4. At anvende sine søgeresultater og gemme en søgning som et Gemt Søgefilter Alle sager inkluderet i et søgeresultat kan åbnes individuelt, herunder som résume, jf. afs En søgebetingelse kan gemmes som et søgefilter, som kan hentes frem efter behov, jf. afs Søgebetingelserne kan anvendes til oprettelse af en rapport i Rapportmodulet, jf. afs Åbning af sager i søgeresultat Sagerne kan fremsøges med henblik på almindelig åbning eller som resumé: 1. Markér den sag du ønsker at åbne eller vise resumé af. 2. Tryk på Åben / Vis resumé : 4.2. Gemte Søgefiltre - At gemme, hente og slette en søgning At gemme en søgning Det er muligt at gemme sin søgning til senere brug som et Gemt søgefilter. Søgningen kan i så fald hentes frem efter behov. En søgning kan gemmes uanset om den er foretaget under fanen: Grundlæggende, Avanceret eller som en Ad hoc -søgning: 1. Opret din søgning med alle de ønskede søgebetingelser, jf. afs Gennemfør søgningen ved tryk på. 3. Herefter dukker knappen Gem op! Tryk på 4. Giv din søgning et navn og tryk OK Hvis du har foretaget andre søgninger under samme session/log-in, så vil Gem -knappen være synlig på skærmen, når du indsætter nye søgebetingelser. Men husk altid at gennemføre søgningen ved tryk på Søge -knappen inden du gemmer, da systemet ellers gemmer den foregående søgning og ikke de nye søgebetingelser! 12

13 At hente sine Gemte Søgefiltre 1. Når man næste gang skal foretage samme søgning vælges søgefilteret fra listen over gemte søgefiltre via pilen. 2. Tryk på. 3. Tryk på Søg. 4. Man kan dog også finde og åbne sine gemte søgefiltre via menuen i øverste højre hjørne som kan tilgås fra et hvilket som helst skærmbillede i søgemodulet. a. Find og markér det søgefilter du ønsker at åbne. b. Tryk på Udfør. (Her er det ikke nødvendigt at trykke søg, fordi søgningen udføres samtidig med, at den hentes frem.) At slette sine Gemte Søgefiltre 1. Gå ind i menuen Gemte Søgefiltre i øverste højre hjørne af skærmen. 2. Find og markér det søgefilter du ønsker at slette. 3. Tryk på Slet. 13

14 Et nyttigt søgefilter at begynde med Frasortering af slettede og afviste sager samt fejloprettede handleplaner Det vil næsten altid være relevant at frasortere alle sager med sagsstatus : slettet eller afvist i såvel søgninger som i rapportudtræk. Endvidere kan det være relevant at frasortere sager med overskriften : ny handlingsplan. Disse såkaldte sager findes i systemet fordi handleplansmodulet endnu ikke er aktivt, men der oprettes alligevel en slags sag med sagsnummer, hvis man har forsøgt at tilgå dette modul. Derfor vil disse såkaldte sager med overskriften Ny handlingsplan tælle som en sag i en søgning eller en rapport og bør frasorteres. Søgefilteret ser således ud: For fremgangsmåde: Se ovenfor afs og afs NB! Det kan synes mærkeligt, at der skal anvendes and og ikke or, men det skyldes den anvendte operation: <>, som betyder ikke lig med. Hvis man anvender or i forbindelse med denne operation, så virker søgningen ikke!!! 4.3. At oprette en rapport ud fra et søgeresultat/et søgefilter Når man har oprettet og gennemført en søgning, kan man, ved at trykke på, overføre søgebetingelserne til rapportmodulets betingelser -sektion i rapporteditoren. På baggrund heraf kan der umiddelbart oprettes en simpel listerapport ved tryk på Udfør rapport. Anvendelse af andre rapporttyper kræver imidlertid, at der gives flere oplysninger under de andre sektioner. (For nærmere oplysninger om at arbejde med rapportudtræk: Se vejledningen Rapportcenteret i DPSD2.) 14

15 5. Søgning efter vedhæftede filer eller i mapper Disse muligheder er placeret i øverste højre hjørne af skærmen i søgemodulet: 5.1. Søg efter vedhæftede filer Søgemuligheder: 1. Filnavn : Søgning på filens navn. Står i listen som sagsnavn 2. Vedhæftet fils titel : Er den titel som filen er givet i forbindelse med, at den er vedhæftet sagen. 3. Type : Der kan vælges mellem: bilag, baggrundsmateriale, beslutningsnotater, analyseresultat eller dokumentation. 4. Dato : Søgning på en dato eller periode. Bemærk, at der søges efter det tidspunkt, hvor filen er vedhæftet sagen! Anvendelse af søgeresultat: a. Det er muligt at åbne sager som en vedhæftet fil er knyttet til. b. Det er muligt at hente vedhæftede filer, som fremkommer ved søgningen. 15

16 5.2. Søg i mapper Det er muligt at oprette mapper som man kan organisere sine sager i, når man gennemfører sagsbehandlingen. Ved at søge i disse mapper kan man finde de sager frem som man har lagt i mappen. En mappe kan oprettes, redigeres og slettes i søgemodulet, men en sag kan kun tilføjes en mappe, når man har den pågældende sag åben. Desuden kan man oprette en ny mappe til en sag, mens man har sagen åben. I det følgende vil alene de funktioner, som findes i søgemodulet blive gennemgået. For nærmere detaljer om at arbejde med mapper og tilføje sager til mapper: Se vejledningen om Sagsbehandling i DPSD At oprette en mappe 1. Tryk på Opret Mappe. 2. Giv den nye mappe et mappenavn og beskriv evt. hvilke sager man tænker mappen vil skulle indeholde i feltet Beskrivelse. 3. Tag stilling til om mappen skal være offentligt tilgængelig eller om det alene er dig selv, der skal kunne se og anvende mappen ved at vælge mellem Sandt eller Falsk. Som udgangspunkt bør mappen være privat (vælg Falsk ), da mængden af mapper som kan ses af alle i hele Danmark allerede er enorm!!! 4. Tryk på OK. 5. Se at mappen oprettes og lægger sig under Resultater At redigere en mappe For at redigere en mappes navn eller beskrivelse eller ændre mappens status som offentlig eller privat trykkes på Redigér mappe : 16

17 At slette en mappe For at slette en mappe trykkes på Slet mappe og ønsket bekræftes ved tryk på OK : At fremsøge en mappe og sager i den 1. Det er muligt at indsætte et eller flere af følgende søgekriterier: a. Mappe navn indeholder: Skriv mappens navn eller dele af mappenavnet. b. Sagsnavn: Skriv hele eller en del af titlen/overskriften på en af de sager, der ligger i mappen. c. Mappen indeholder sag: Skriv et eller flere sagsnumre som mappen indeholder adskilt af komma. 2. Tryk på Søg. 3. Se, at der kommer et resultat bestående af de mapper, som opfylder søgekriterierne. For at se mappens indhold trykkes på + i kolonnen sager. 4. Man kan åbne eller få vist et resumé af en sag i en mappe ved at markere sagen i den åbne mappe og trykke på Åben eller Vis resumé. 17