Rapportering for 4. kvartal Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg

Transkript

1 Rapportering for 4. kvartal 2013 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Byggeriets fremdrift, fase Projektets økonomi Risikovurdering Kvalitet og indhold Effektivisering Generelle principper Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 2 Opfølgning på effektiviseringskravene

3 1 Indledning Udbygningen af Esbjerg Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering og udvidelse af intensivstuer, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Fase 2: Består primært af nybygning af sengebygning. Fase 3: Indeholder diverse renoveringer og ombygninger herunder ombygning af administrationsbygningen og etablering af ambulatorier i eksisterende bygninger indeholdende sengedrift. Formålet med generalplanen for Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg er at omdanne det fra et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus kvartalsrapport for generalplanen. 2 Kortfattet status Figur 1: Status Samlet Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Tid Kvalitet Forklaring: Projektet er inden for rammerne. Projektet er inden for rammerne, men under observation. Projektet er kritisk Samlet set fastholdes den overordnede økonomiske vurdering for projektet. Igangværende projekter har fortsat et realistisk rådighedsrum for at nå i mål inden for de afsatte økonomiske rammer. Forureningsproblematikken vedrørende PCB-sanering vurderes skønsmæssigt at beløbe sig til ca. 10 mio. kr. i forbindelse med FAM. Omfanget og omkostninger for Intensiv afdeling samt nedrivning ved ny sengebygning skal undersøges. Finansiering for sanering for FAM, Intensiv afdeling og ny sengebygning afklares successivt. Forsinkelsen af FAM-projektet har medført en forskydning af budgettet, så store dele af omkostningerne, der oprindeligt var budgetlagt til 2014, 2

4 nu forventes afholdt i Forsinkelsen medfører dog ikke en overskridelse af den samlede budgetramme. Status for tid vurderes som værende kritisk. Dette skyldes blandt andet, at projektforslaget for FAM udviser en forsinkelse på 6 måneder i forhold til byggeprogrammet godkendt af regionsrådet den 27. maj Den nye sengebygning forventes færdiggjort i 1. kvartal 2018, dvs. 1 år og 3 måneder senere end tidsplan i ideoplægget godkendt af regionsrådet den 23. april Med afsæt i risikovurderingerne vedrørende forureningsomfang samt potentielle krav til minimering af generne for sygehusdriften vil færdiggørelsen kunne forsinkes yderligere Risiciene vil primært have effekt på fase 1 og fase 2. Effekten heraf på den samlede tidsplan vurderes, når detaljeret viden omkring forureningsomfang foreligger. Kvalitetsmålene for de igangværende projekter har indtil videre kunnet fastholdes og de identificerede risici omkring kvalitet under faserne, er af en sådan karakter, at de forventes fortsat at kunne holdes inden for rammerne. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit imellem 2 færdiggørelsestidspunkter: 1. Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret og entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. 2. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 3.1 Byggeriets fremdrift 3

5 Forbrug i mio. kr. Byggeriets fremdrift - Samlet Oprindelig investeringsprofil Revideret investeringsprofil Forbrug Samlet set forventes realiseringsplanen fortsat fastholdt. Der forventes dog en temporær neddrosling i realiseringstakten i de kommende to kvartaler. Dette sker som følge af planlægning og koordinering af fjernelse af PCB i FAM-projektet. I 2015 forventes derfor en optrapning i realiseringstakten. Efter aftale med styregruppen for generalplanen koordineres udskiftningen af eksisterende facader på behandler- og sengebygningen med anlægsbyggeriet for generalplanen. Det er aftalt, at generalplanen styrer hovedterminerne og at facadeudskiftningen koordineres således generne for sygehusdriften minimeres. Koordineringsrisikoen er dog ikke afdækket endeligt i denne forbindelse. Fase 1: Mindre forberedende rokader gennemføres på nuværende tidspunkt, som forberedende arbejder til projekterne i fase 1. Facaderenovering I forbindelse med gennemførelse af Generalplanen for SVS er det blevet drøftet hvorledes udskiftning og vedligeholdelse af den eksisterende facade på sengebygningen(02) og behandlerbygningen(01) kan gennemføres. Udførelsen søges gennemført sideløbende med øvrige projekter i Generalplanen for at påvirke sygehusdriften mindst muligt. Ud fra foreløbige planer forventes facaderenoveringen gennemført i perioden Facadeudskiftningen samt tilhørende PCB sanering gennemføres i samarbejdet med regionens Bygningsafdeling, og finansieres fra den regionale pulje til udvendig bygningsvedligeholdelse. 4

6 Facaderenoveringen vil primært påvirke sygehusdriften i bygningerne 01 og 02, og søges koordineret med de indvendige ombygningsarbejder ved projekterne FAM og Intensiv. Herved vil sygehusdriften blive påvirket mindst muligt. Laboratoriehuset Laboratoriehuset forventes færdiggjort i løbet af 1. kvartal 2014, hvor projektet anlægsmæssigt er gennemført og overdrages til sygehusdriften. Imidlertid er der konstateret indkøringsproblemer omkring primært indeklimaet. Problemerne er konstateret ved indregulering af eksempelvis ventilationsanlæg, generende lysindfald og lyd fra udstyr. Problemernes omfang afdækkes i løbet af de kommende 2 kvartaler. Fuld implementering af driften forventes derfor tidligst udført i løbet af 2. kvartal 2014 Nuklearmedicinsk Enhed Projektet er overleveret til sygehusdriften og indflytning er sket. Projektafdelingen udfører således kun mangelafhjælpning for afdelingen. Fuld implementering af driften forventes at være sket i løbet af 2. kvartal Fælles Akut Modtagelse (FAM) Projektforslaget er afleveret og forventes godkendt af styregruppen i februar Projektforslaget vurderes af rådgiveren til at ligge indenfor den afsatte bevilling. Tidsplanen er på grund af PCBsanering blevet forlænget med 6 måneder, således projektet først afsluttes med udgangen af 2015 og herefter overdrages til sygehusdriften, som flytter ind primo Der er foretaget en bygningsundersøgelse af FAM-området, hvor der er lavet undersøgelser for PCB, bly, asbest og klorerede paraffiner. Resultatet heraf er bearbejdet i forhold til behov for rensning af bygningsdele og affaldshåndteringen. Konsekvenserne i forhold til tidsplan og økonomi er afdækket i samarbejde med totalrådgiveren. Der udarbejdes selvstændig anlægsbevilling for finansiering af PCB-saneringen. I samarbejde med totalrådgiver er der planlagt en større rokade for at imødekomme såvel den kliniske drift som byggeriet. Rokaden gennemføres i perioden frem til 18. februar 2014, hvorefter byggeriet igangsættes. Intensiv Det er på styregruppemødet af 18. december 2013 vedtaget, at projektet udsættes til 2016, således at byggeriet forventes færdiggjort primo Fuld implementering af sygehusdriften forventes at være udført ultimo

7 Forbrug i mio. kr. 3.2 Byggeriets fremdrift, fase 1 Byggeriets fremdrift - Fase Oprindelig investeringsprofil Revideret Investeringsprofil Forbrug Forsinkelserne på grund af primært PCB påvirker hovedsageligt afslutningen af fase 1. Dette betinger, at FAM-projektet og sengebygningsprojektet udføres sideløbende. Jævnfør den reviderede investeringsprofil ovenfor forventes efterslæbet at kunne indhentes inden for de kommende år. Forhøjelse af den samlede investeringsramme i fase 1 skyldes primært fremrykning af FAM projektets etape 2 vedrørende Traume området. 6

8 Fase 2: I forbindelse med forberedende arbejder for fase 2 er der igangsat udarbejdelse af en ny lokalplan i samarbejde med Esbjerg Kommune. Ny lokalplan forventes at foreligge ved udgangen af Ny sengebygning Arkitektfirmaet TKT er blevet tilknyttet som rådgiver for de forberedende planlægningsarbejder, der skal danne baggrund for dels en ny lokalplan, dels for at forberede udbuddet for den nye sengebygning. Sengebygningen forventes udbudt i totalentreprise. Tidsplanen for projektet ser i hovedtræk ud som følgende: Forberedende planlægning for udbud forventes færdigt i 2. kvartal Nedbrydning af eksisterende bygninger for rydning af byggefelt forventes gennemført omkring årsskiftet 2014/15, hvorefter opførelse af den nye sengebygning påbegyndes. Eksisterende bygningsmasse, som skal bortskaffes, indeholder PCB. Den økonomiske konsekvens af dette undersøges. Byggeriet forventes færdiggjort primo Fuld implementering af sygehusdriften forventes at være udført i løbet af 1. kvartal Fase 3: Ombygning bygning 00, 02, 11 og 12 Efter aftale med styregruppen undersøges muligheden for at fremrykke arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, for at kunne etablere rammer for sygehusets drift, som skal flyttes ud af byggefeltet for den kommende sengebygning. Der er ikke opstået nye forhold vedr. bygning 02, 11 og 12 siden sidste kvartalsrapportering. 7

9 3.3 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift: Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Disponeret Forventet Forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til forbrug til resterende samlet budget budget forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 294,80 167,7 5,6 121,5 294,8 0,0 56,9% 56,9% Fase 2 330,1 333,10 0,0 0,0 333,1 333,1 0,0 0,0% 0,0% Fase 3 124,4 73,70 0,0 0,0 73,7 73,7 0,0 0,0% 0,0% Projektorganisationen 0,0 21,23 2,9 0,0 18,3 21,2 0,0 11,9% 13,7% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 722,8 170,6 5,6 546,6 722,8 0,0 Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 2 er tilpasset ideoplæg for sengebygning og indeksreguleret ifbm regionsrådets godkendelse af budget for Budgettet for Fase 2 er opdateret i forbindelse med godkendelse af regionens budget, således at budgettet for Sengebygningen er tilpasset ideoplægget. Budgettet for 2013 indeksreguleret til 131,0 mens budgettet fra 2014 og frem er reguleret til indeks 133,1. Fase 1: Dialysen Det forventes, at projektet overholder den samlede bevillingsramme. Laboratoriehuset Udgifter i forbindelse med en vandskade søges dækket af forsikringsselskabet Willis. For at sikre opmærksomhed omkring projektets økonomi og fremdrift har Sydvestjysk Sygehus fortsat indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen for at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase. Økonomien ser uagtet ovenstående fortsat stabil ud og byggeriet forventes at overholde den af regionsrådet bevilgede økonomiske anlægsramme. Nuklearmedicinsk Enhed Byggeriet er afleveret og i fuld drift. Projektet forventes at overholde den af regionsrådet bevilgede økonomiske anlægsramme. 8

10 Fælles Akutmodtagelse, FAM Det eksisterende projekt er af totalrådgiver vurderet til at ligge 5% over budget. Der er i øjeblikket igangsat en proces som i samarbejde med totalrådgiveren skal reducere den samlede projektomkostning, således projektet fremadrettet kan forventes gennemført inden for den af regionsrådet afsatte økonomiske budgetramme. De økonomiske konsekvenser der er i forbindelse med forureningen af PCB og bly i bygning 01 og 02 er tidligere beskrevet og håndteres særskilt. Intensiv Der vil blive ansøgt om tillægsbevilling til PCB-sanering i forbindelse med renoveringen når de økonomiske konsekvenser kendes. Fase 2: Ny Sengebygning Omfang og indhold er under afklaring. Projektet forventes fortsat opført inden for den afsatte økonomiske budgetramme. Der vil blive ansøgt om tillægsbevilling til PCB-sanering i forbindelse med nedrivningen når de økonomiske konsekvenser kendes. Fase 3: Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der udover er der ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02,11 og 12. Derfor foreligger der fortsat ikke nogen konkret redegørelse om forventninger til projektets økonomi på nuværende tidspunkt. Ombygning 00, Laksen Som tidligere nævnt undersøges muligheden for at fremrykke arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, for at skabe plads til nye sengebygning. Projektet forventes realiseret inden for den afsatte ramme. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser I alt I alt Andel Status hvis relevant: Opr. af total, Projektforslag Indeks (121,7) pct. Kalkulationsfase Licitation Udførelse Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 133,1 133,1 133,1 133,1 133,1 133,1 133,1 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,7 51,5 99,9 42,4 58,5 26,2 0,0 0,0 0,0 0,0 294,8 272,9 41,1% Udførelse Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 20,9 75,3 120,2 95,3 21,4 0,0 0,0 333,1 304,5 45,8% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 26,9 35,2 11,6 0,0 73,7 67,4 10,1% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,5 3,6 3,2 3,2 2,4 2,4 0,0 21,2 19,5 2,9% I alt investeringsramme 3,6 12,7 51,5 102,8 66,8 137,4 149,6 125,4 59,0 14,0 0,0 722,8 664,2 100,0% 9

11 3.3 Risikovurdering Der er gennemført afværgetiltag for en del af de kritiske problemstillinger, som derfor nu enten er slettet eller vedligeholdes jf. ovenstående. Imidlertid afføder risikoarbejdet også nye risikoområder, som skal håndteres. Der er derfor fortsat behov for fokus for implementering af risikostyring lige fra den indledende planlægningsfase og helt ud på byggepladsen. Ved styregruppemøde af 18. december 2013 besluttedes det, at risikohåndtering skal gennemføres med afsæt i princippet fra Sygehus Lillebælt. Forslag til kommissorium for risikogruppen er udarbejdet og dette forventes godkendt på næste direktionsmøde. Efter godkendelse forventes det, at gruppen implementeres såvel i de kommende byggeprojekter under Generalplanen som for helheden i samme. Figur 3: Projektets hovedrisici nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens 1. Opretholdelse af sikker sygehus drift i forhold til de mange byggerier som pågår 2. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående 3. Forsyningsveje Fælles akutmodtagelse, FAM 4. Udførelsestidsplan Fælles akutmodtagelse, FAM 5. Problematikker med indeklima, Laboratoriehuset NY 6. Indkøb af Medicoteknisk udstyr, FAM 7. Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen NY 8. Forudsætning for udflytning holder i FAM NY Risici er opgjort i prioriteret rækkefølge. NY 1. Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår (NY) Flere projekter har trukket ud og opstart på andre er fastholdt, hvilket betyder, at flere arealer er udenfor sygehusdriften. Endvidere er flere områder påvirket af byggeri, hvilket vil betyde øget risiko for sygehusdriften. Tiltag: Der udarbejdes handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf, således byggeri og sygehusdriften fortsat isoleres i egne områder. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet op til 5%, hvilket ca. er mio. kr., af den samlede anlægssum for ny sengebygning. Omkostningerne vil primært anvendes til øget omfang af interimsforanstaltninger for at adskille sygehusdrift og byggeri. 2. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02) i indeklimaet. Begge bygninger indgår i generalplanens projekter vedrørende hhv. den fælles akutmodtagelse, FAM, udvidelse af intensivområdet samt fjernelse af bygninger i forbindelse med den kommende 10

12 nye sengebygning. Det kommende FAM-projekt involverer nedbrydningsarbejder, som potentielt rummer behov for enten fjernelse eller indkapsling af eksempelvis PCB. Tiltag: Kortlægning af forureningsomfang for både PCB, Asbest og bly er igangsat. Koordinering ift. renovering af facader og generalplanens projekter gennemføres i et samarbejde med regionens bygningskontor, således sygehusdriften påvirkes mindst muligt. Status: Samtaler med kommune og totalrådgiver er i proces med henblik på, at indarbejde og koordinere PCB-sanering i det samlede byggeri. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 10 mio. kr. for FAM. Den økonomiske konsekvens for Intensiv afdelingen og ny sengebygning skal undersøges. Omkostningerne vil primært anvendes til øget omfang af interimsforanstaltninger for at miljøsanere i berørte områder. 3. Forsyningsveje Fælles akutmodtagelse, FAM I udførelsen af FAM projektet vil der blive arbejdet med de lodrette forsyningsveje og installationer. Risikoen herved ligger i, at arbejde med dette kan påvirke sygehusdriften i hele sygehuset. Tiltag: Koordinering og afdækning af forudsætninger mellem de involverede parter og projekter gennemføres ved afholdelse af møder mellem teknisk afdeling, kliniske afdelinger, projektafdelingen samt totalrådgivere fra FAM-projektet. Status: Løsningsforslag er fremlagt fra totalrådgiver og vurderes af sygehuset. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 1,5-2 mio. kr. Omkostningerne vil primært anvendes til tilretning og justering af eksisterende forhold samt forberedelse for eventuelle senere opgraderingstiltag. 4. Forsinkelse af udførelsestidsplan Fælles akutmodtagelse, FAM I forbindelse med FAM planlægningen skal den eksisterende kirurgiske del FAM (AMC) renoveres, ligesom der skal etableres intern radiologi og udvidet traumecenter i eksisterende ankomstforhold for de akutte patienter. Krav til koordinering vedrørende udskiftningen af eksisterende bygningsfacader, pga. vedligehold samt den hertil konstaterede forurening med PCB, kan påvirke tidsplanen negativt. Konsekvensen af PCB forureningen er, at arbejder i primært FAM, men også sengebygningen, forsinkes. Netop FAM er omdrejningspunktet for generalplanen i forhold til effektiv sygehusdrift i høj kvalitet og vurderes derfor om en kritisk udsættelse. Tiltag: Det undersøges om eksisterende drift i etage 03, i den nuværende behandlerbygning (01) helt eller delvist kan udflyttes for at renovere dette areal i et samlet hele med etage 03, i den nuværende sengebygning (02). Arbejde med afklaring af forholdet er stadig i gang, hvorfor risikoen fortsat er aktuel. Logistiske veje for eksempelvis patienter og pårørende, ankomstforhold for 11

13 ambulancer mm. skal belyses grundigt, og godkendes af sygehusdriftsorganisationen, inden projektet igangsættes fysisk. Omfang af forurening skal kortlægges og renoveringstakten koordineres i forhold til sygehusdrift og generalplan i et samarbejde mellem sygehuset, regionens bygningsafdeling og projektafdelingen for Generalplanen. Status: Som omtalt er rokadeplanen under vedligeholdelse. Ved implementering af denne forventes det, at kunne imødekomme den samlede tidsplan for FAM. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 1,5-2 mio. kr. Omkostningerne vil primært anvendes til interimsforanstaltninger og øgede rådgiveromkostninger hidrørende forlænget udførselstidsplan. 5. Problematikker med indeklima, Laboratoriehuset (NY) I forbindelse med indkøring af den kliniske drift er der konstateret problematikker såsom trækgener, generende solindfald, temperaturudsving og støj fra udstyr. Tiltag: Omfanget/problemerne afdækkes i samarbejde med rådgiver og leverandør for derefter at placere ansvaret. Herefter igangsættes udbedring. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 0,75 1,5 mio. kr. Omkostningerne vil primært anvendes til afdækning af problemernes omfang samt eventuel afhjælpning. 6. Indkøb af Medicoteknisk udstyr, FAM I forbindelse med indkøb af nyt medicoteknisk udstyr afventer regionens medicotekniske afdeling indkøb af udstyr så sent som muligt, for at opnå at kunne købe det mest opdaterede udstyr. Dette betyder, at beslutningen, omkring indkøb af anlægsarbejder i forbindelse med et udbud herfor, gennemføres uden endeligt kendskab til udstyrets endelige type og fabrikat. Dette risikerer, at påvirke kontraktforholdene for anlægsarbejder negativt som følge af tilpasningsomkostninger relativt sent i koordinerings- og beslutningsforløb. Endvidere er frigivelse af medicoteknisk indkøbsramme endnu ikke besluttet samtidigt med anlægsfrigivelsen i lighed med kvalitetsfondsprojekterne. Dette betyder, at der er en risiko for, at projektet ikke ender med tilstrækkelig koordinerede forudsætninger i forhold til beslutningsprocesserne for planlægningen, indbygning og installation. Tiltag: De involverede parter skal ved fælles hjælp søge at afdække funktionsbehovet for det medicoteknisk udstyr tidligt og sikre at forudsætningerne tilstrækkeligt fleksibelt inkluderes i begge udbud. Afdækningen skal endvidere gennemføres rettidigt i forhold til den øvrige planlægning således den også rettidig danner baggrund for den medicotekniske ansøgning. Afdækningen skal ske i et samarbejde mellem de implicerede parter og koordineres af projektafdelingen. Status: Risiko vedrørende finansiering udgår, da bevilling er givet og behovet derfor er afdækket. Resterende risici er uændret. 12

14 Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 0,75 mio. kr. Omkostningerne vil primært anvendes til afdækning af problemernes omfang samt eventuel afhjælpning. 7. Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres og i takt med generalplanen. Dette vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdrift samt koordineringsrisici i forhold til generalplanen. Tiltag: Det er valgt, at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordination i forhold til sygehusdrift og generalplanen. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 2-3 mio. kr. Omkostningerne vil primært anvendes til afdækning af problemernes omfang samt eventuel afhjælpning. 8. Forudsætning for udflytning holder i FAM I forbindelse med adskillelse af sygehusdrift og byggeridrift udflyttes eksisterende FAM-drift fra behandlerbygning til midlertidig placering i den eksisterende sengebygning. Rokaden omfatter hele det akutte indtag for sygehusdriften og er derfor meget vigtig for sygehuset optageområde. Tiltag: I et samarbejde mellem byggeri og sygehusdrift er der etableret en fælles udflytningsledelse, som i samarbejde med såvel interne som eksterne parter ugentligt afholder risikomøder for at sikre udflytningen tilstrækkelig samlet opmærksomhed. Endvidere er der afsat tid til test og afprøvning inden rokaden gennemføres d. 18. februar Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 0,75 mio. kr. Omkostningerne vil primært anvendes til afdækning af problemernes omfang samt eventuel afhjælpning. Afklarede risikopunkter i forhold til sidste kvartalsrapportering Følgende risikopunkter er blevet afklaret i forhold til sidste kvartalsrapportering og omtales derfor ikke yderligere i denne: 1. Manglende vedligeholdelse af tidsplan, Laboratoriehuset 2. Rørbrud i installation, Laboratoriehuset 3. Indbrud/hærværk, Laboratoriehuset Den samlede risikostatus vurderes at være på et højere niveau i forhold til foregående kvartalsrapportering. 13

15 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 20. januar Fase 1: Laboratoriet forventes fortsat, med et øget udstyrsniveau, at kunne øge kvaliteten og bredden af ydelserne. Der er ikke tilføjet noget siden sidste rapportering. Projektforslaget for FAM-projektet opfylder et samlet antal behandlingspladser (sengestuer) på stk. (difference i form af option). I forhold til generalplanen er det lykkedes, at etablere toilet- og badforhold i umiddelbar tilknytning til sengestuerne således patienterne ikke skal ud af stuen. Endvidere er det lykkedes, at etablere gode forhold for de pårørende. Fase 2: Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Muligheder for bedre adgangs- og tilkørselsforhold for både privat som kollektiv trafik søges afklaret i forbindelse med den indledende planlægning. Endvidere skal bygningens fremtidige funktioner og logistiske afhængigheder afklares mere detaljeret i forbindelse med udarbejdelse af lokalplanarbejde mm. Fase 3: Fase 3 forventes fortsat opført med det forudsatte areal og kvalitet. Bedre og mere effektive forhold for administrationen etableres i Laksen for at sikre plads og organisatorisk sammenhæng i forhold til det øvrige sygehus. 3.5 Effektivisering Regionsrådet har den 27. maj 2013 fastsat et effektiviseringskrav for udbygningen af Sydvestjysk Sygehus på 67 mio. kr., som indfases løbende i overensstemmelse med regionens gældende praksis, hvilket vil sige året efter færdiggørelse/indkøring. Effektiviseringskravene er fordelt som følgende: Laboratoriehuset: 6,7 mio. kr. Fælles Akut Modtagelse: 20,1 mio. kr. Sengebygning: 26,8 mio. kr. Fase 3: 13,4 mio. kr. Der er nedsat et effektiviseringsråd, som har til opgave at rådgive direktionen omkring arbejdet og håndtering af effektiviseringskravene på Sydvestjysk Sygehus. Organiseringen af effektiviseringsrådet er som følgende: Økonomichef Jens Peter Kusk (formand) HR chef Hanne Buje Jensen Projektchef Svend Erik Nielsen Controller i projektafdelingen Morten Svendsen 14

16 Laboratoriechef Niels Korsgaard Chefterapeut Marianne Thomsen AC fuldmægtig Helene Schaldemose Rådet er sammensat af kompetencer fra såvel stabe, sygehusdrift og byggeri. Rådet er i proces med at få nedsat arbejdsgrupper, der skal udføre arbejdet med at identificere og implementere effektiviseringerne. Arbejdsgrupperne vil have reference til Sydvestjysk Sygehus direktion. Rådet arbejder på nuværende tidspunkt med Laboratoriehusets effektiviseringskrav. Rådet forventer at Laboratoriehuset kan indfri effektiviseringskravet. Der henvises i øvrigt til bilag 2 i nærværende rapport. 4. Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Sygehusbyggeri er inkluderet i generalplanens budget og forbrug. 15

17 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Status Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fase 3 Tidsplan udviser tidsplan for Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny sengebygning Diverse renoveringer og ombygninger Intensiv afdeling Ombygning af administrationsbygning Øvrige projekter i fase 1 er: Ny- og ombygning af Laboratoriehus Nybygning af Dialyse Udvidelse af Nuklearnedicinsk afdeling Flytning af Terapifunktion og Kardiologisk ambulatorium Ombygning af Kæbekirugisk afd. 16

18 Bilag 2 Opfølgning på effektiviseringskravene. 1. Indledende beskrivelse Effektiviseringskravet for Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg er fastsat til 67 mio. kr. og er forudsat som følger: Laboratoriehus; 6,7 mio. kr. gennem primært en mere rationel drift i laboratoriehuset samt hurtigere leverancer via rørpost. Fælles akut modtagelse (FAM); 20,1 mio. kr. gennem primært en mere effektiv behandling og dermed sparede sengedage. Sengebygning; 26,8 mio. kr. gennem primært en mere rationel drift af sengeafsnittet. Fase 3; 13,4 mio. kr. gennem primært en mere rationel drift af det samlede sygehus. Der er for Sydvestjysk Sygehus nedsat et effektiviseringsråd, som skal varetage arbejdet omkring håndteringen af effektiviseringskravene. Rådet er i gang med, at realisere effektiviseringskravene og har primært haft fokus med arbejdet med laboratoriehusets effektiviseringskrav og kan derfor på nuværende tidspunkt ikke komme med uddybende rapportering på de øvrige områder. I den nærværende rapport er der derfor rapporteret på laboratoriehusets effektiviseringskrav. Der er for laboratoriehuset nedsat en effektiviseringsorganisation der arbejder på, at detaljere effektiviseringerne og der rapporteres derfor på nuværende tidspunkt på et overordnet niveau. Tabel 1: Oversigt over forventede effektiviseringsgevinster for laboratoriehuset Overordnet kategori Effektiviseringsgevinst (mio. kr.) Bygningsrelaterede 0,2 Organisatoriske 6,5 Strukturelle 0,0 Total 6,7 2. Bygningsrelaterede effektiviseringer 2.1. Bygningsvedligehold, energi og miljø (0,2 mio. kr.) Som følge af en modernisering af bygningerne vil der være effektiviseringer på bygningsvedligeholdelse, energi og miljø. 3. Organisatoriske effektiviseringer 3.1. Drift af udstyr (1,0 mio. kr.) 3.2. Automatisering af analyseudstyr (2,8 mio. kr.) 17

19 3.3. Tempus (1,0 mio. kr.) 3.4. Samling af organisation (1,0 mio. kr.) 3.5. Responstider (0,7 mio. kr.) 4. Strukturelle effektiviseringer Der forventes ikke, at være strukturelle effektiviseringer for laboratoriehuset. 18