Rapportering for 3. kvartal 2017

Transkript

1 Rapportering for 3. kvartal 2017 rev Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa I forgrunden udgravning til Bygning S. I baggrunden nedrivning af den gamle ambulancehal Udgravning til Bygning S 1

2 Indhold 1. Indledning Kortfattet status Overblik Økonomi Tid Kvalitet Risiko Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Organisering af risikoarbejdet Nye risici i forhold til sidste rapportering Udgåede risici i forhold til sidste rapportering Økonomiske konsekvenser af risici Uddybning af risici ID 95 - Forskel i bygge- og PL-indeks ID 158 Myndighedstilladelser ID 166 Projektændringer i.f.m. ombygning af J ID 165 Vandindtrængning i sygehus i drift Styringsmanualen Kvalitet og indhold Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 2 Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt

3 1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensivklinik, laboratorier og kliniske kontorarealer. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 har Region Syddanmark, for egne midler, opført et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Fase 1 og psykiatriens byggeri er begge afsluttet. 2. Kortfattet status 2.1. Overblik Fase 1 Som det fremgår af Figur 1 er Fase 1 uændret markeret grøn på alle parametre, da projektet er afsluttet og ibrugtaget, og de uafklarede forhold omkring tvister med totalrådgiver og entreprenør er overgået til Fase 2. Fase 2 Vurderingen af Fase 2 er uændret på samlige parametre Tid, Kvalitet og Økonomi, jf. Figur 1. Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Status er, at den nye ambulancehal, vagtværelserne samt Parkering G er teknisk afleveret og ibrugtaget i september måned. Udgravningen til den nye sengebygning (Bygning S) er påbegyndt. Grundet meget nedbør, som har besværliggjort jordarbejdet, samt ændrede forudsætninger for aktiviteter i forhold til udbudstidsplanen, har hovedentreprenøren varslet 25 dages fristforlængelse for det næste halve års arbejder, frem til april Det bemærkes, at varslingen om fristforlængelse er under bearbejdelse i forhold til antal berettigede dage, idet det samtidigt bemærkes, at den umiddelbare vurdering er, at der principielt er basis for fristforlængelse. Størrelsesordenen skal imidlertid afklares. På det foreliggende grundlag kan det således ikke afgøres om, og i givet fald hvor meget, dette 3

4 varsel om tidsfristforlængelse vil påvirke ibrugtagning af bygning S og færdiggørelsen af det samlede projekt ultimo En ny hovedtidsplan, vil blive udarbejdet såfremt status for fristforlængelsen ændres til krav, når grundlaget herfor foreligger. Det præciseres, at en eventuel forlængelse af hovedtidsplanen på grundlag af ovenstående, fortsat vil være indenfor rammerne af den af regionsrådet godkendte tidsplan af december 2015, hvorfor Tid fortsat rapporteres grøn Økonomi I forbindelse med opstart af de første arbejder er der som ventet identificeret nødvendige ændringer i projektet, samt ønsker om ændringer fra bygherres side. Der er tale om både tilkøb og fradrag, og den endelige økonomi herfor er under afklaring ved hovedentreprenøren, 5E Byg. Konkret pågår der primært en afklaring omkring aftalesedlerne, der vedrører bygning P (ny ambulancehal) og L (vagtværelser), således at økonomien for de 2 ombygninger kan afsluttes. Økonomien er fortsat indenfor budget. Derfor er Økonomi markeret grøn, på trods af at udfaldet af alle Fase 1 tvister endnu ikke er kendt Tid Der blev indgået hovedentreprisekontrakt primo april Indenfor rammerne af den af regionsrådet godkendte tidsplan, er der i forbindelse med kontrakt udarbejdet en revideret tidsplan, som er den hovedtidsplan projektet nu følger. Tid Fase 2 er uændret markeret grøn, da projektet er indenfor rammerne af den regionsrådet godkendte tidsplan, der ses afspejlet i bilag 1. Hovedentreprenøren har, som nævnt i pkt. 2.1, varslet 25 dages tidsfristforlængelse. Omfanget af berettiget tidsfristforlængelse er under bearbejdelse, men forventes som nævnt ovenfor ikke at få konsekvenser for den samlede godkendte tidsplan, derfor fastholdes den grønne indikator i projektets status Kvalitet Kvalitet på Fase 2 er uændret markeret grøn, idet det udbudte projekt holder sig indenfor de økonomiske rammer, og indeholdte arealer og funktioner er uændrede Risiko Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Kvantificeringen af risikobilledet på Fase 2 udgør med udgangen af 3. kvartal 2017 ca. 4,6 mio. kr., hvilket er en nedgang i forhold til 2. kvartal 2017, hvor den var 11,6 mio. kr. Nedgangen skyldes, at der er fundet løsning på eksisterende risici (der henvises til pkt ), hvorefter vurderingerne af risiciene er nedjusteret. Der er identificeret 2 nye risici, der rapporteres på. 4

5 De højest rangerende risici pr. 30/ på Fase 2 er : 95 Risiko for forskel i Bygge- og PL-indeks 158 Risiko for uoverenstemmelser mellem myndighedstilladelser og realiseret projekt 165 Risiko for vandindtrængning i sygehus i drift (Ny) 166 Risiko for projekt ændringer i.f.m. ombygninger (Ny) 3. Rapportering 3.1. Byggeriets fremdrift Fase 2 Den 17. august blev første Skovlgrab foretaget til den kommende sengebygning (Bygning S) af Regionsrådsformand Stephanie Lose. Udgravningen til Bygning S pågår, og noget af jorden herfra bruges til opbygning af plateau til den kommende helipad, som i byggefasen skal anvendes som byggepladsareal. For at give plads til den kommende sengebygning skal den gamle ambulancehal rives ned. Dette arbejde er næsten fuldført. Endelig er der gennemført en nødvendig omlægning af forsyningsledninger til en placering udenfor byggefeltet. Grundet meget nedbør, som har besværliggjort jordarbejdet, samt ændrede forudsætninger for aktiviteter i forhold til udbudstidsplanen, har hovedentreprenøren varslet 25 dages fristforlængelse for det næste halve års arbejder, frem til april måned. Det bemærkes, at kravet om fristforlængelse er under bearbejdelse i forhold til antal berettigede dage, idet det samtidigt bemærkes, at det er vores umiddelbare vurdering, at der principielt er basis for fristforlængelse. Størrelsesordenen skal imidlertid afklares. På det foreliggende grundlag kan det således ikke afgøres om, og i givet fald hvor meget, dette varsel om tidsfristforlængelse vil påvirke ibrugtagning af bygning S og færdiggørelsen af det samlede projekt ultimo En ny hovedtidsplan, som vil forholde sig til ovenstående, er under udarbejdelse. Det præciseres, at en eventuel forlængelse af hovedtidsplanen på grundlag af ovenstående, fortsat vil være indenfor rammerne af den af regionsrådet godkendte tidsplan, hvorfor Tid uændret rapporteres grøn. Ombygning til vagtværelser og ambulancehal er afsluttet og er teknisk blevet overdraget den 7. september mangeludbedring er igangsat for begge ombygninger. Parkering G er ligeså færdigmeldt og ibrugtaget. Elevatorskakten og første del af tunnelarbejdet er også færdiggjort i henhold til planen. Den sidste del af tunnelen bliver udført medio

6 Mio. kr. Figur 2: Byggeriets økonomiske fremdrift Hele projektet Byggeriets økonomiske fremdrift - Hele projektet Oprindelig profil Revideret profil pr. 30/ Forbrug Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa Projektets økonomi Fase 2 Regionsrådet meddelte den 27. marts 2017 anlægsbevilling til såvel hele den økonomiske ramme for Fase 2, samt anlægsbevilling til risikopuljen, som koncerndirektøren blev bemyndiget til at udmønte. Regionsrådet orienteres løbende i forbindelse med den kvartalsvise rapportering om udmøntningen af risikopuljen. Kontraktsummen med 5E Byg er indenfor budget og er uændret siden 2. kvartal 2017, men der foreligger nu i forbindelse med projektets fysiske opstart en række projektændringer, hvor en del af økonomien er afholdt, og en del er under afklaring. Ændringerne andrager en række uforudseelige omkostninger vedrørende ombygningsarbejderne i eksisterende bygning, ligesom der er konstateret fejl og forglemmelser i projektmaterialet for nybyggeriet. Økonomien af forventede ændringerne fremgår af det interne projektregnskab, og ønskes, af hensyn til regionens interesser,ikke offentliggjort. Change Request katalog er uændret i forhold til sidste kvartal. Change Request katalog omfatter besparelsesmuligheder for 51,2 mio. kr. hvoraf hovedparten udgøres af optioner på ombygningsarbejderne. Herudover er der specificeret mulige tilkøb for 26,75 mio. kr. Fradragspriserne er prissat af hovedentreprenøren. Tillægspriserne er estimeret af totalrådgiver og projektafdeling, hvorfor der vil være en usikkerhed om niveauet herfor. Bemyndigelse til at iværksætte de forskellige tiltag er specificeret i kataloget. Med den foreliggende projektøkonomi forventes det ikke, at der skal iværksættes besparelsestiltag fra Change Request kataloget, og det forventes også at alle ombygningsarbejderne skal gennemføres. Det vil sige, at der ikke forventes reduktion i funktioner eller arealer. 6

7 Tvister fra Fase 1 Følgende 2 udeståender vedr. Fase 1 håndteres økonomisk under Fase 2: - Krav og modkrav, totalrådgiver - Kølegård, entreprenør/totalrådgiver Krav og modkrav, totalrådgiver Region Syddanmark har primo maj 2016 indgivet klageskrift til Voldgiftsretten for Bygge og Anlæg angående tvisterne med Totalrådgiver. Tvisterne består i uenighed om honorarets størrelse (herunder manglende udligning af kreditnota), rådgiveransvar for ekstraomkostninger relateret til det store antal fejl og mangler i projektet, samt ekstrabetaling til entreprenører for udokumenteret forlænget byggetid. Krav mod totalrådgiver er indarbejdet i opgørelsen over krav og modkrav, som styregruppen behandlede i 1. kvartal Der har den 21. august 2017 været afholdt skønsforretning af 3 skønsmænd, og syn og skøn forventes afsluttet ultimo Kølegård Entreprenøren har udbedret de konstaterede fejl i forbindelse med etablering af pumpekapacitet og kølestyring i kølegård, og der er gennemført afleveringsforretning på arbejdet. Der er fremsendt faktura, som bygherren har afvist, idet det fastholdes, at fejlretningen er entreprenørens ansvar. Der er ikke siden medio november 2016 sket nyt i sagen. Økonomien for Fase 2 vurderes at være grøn, idet kontraktsummen på hovedentreprisen er indenfor budget. Økonomien er dog ikke afklaret i forhold til resultatet af tvister fra Fase 1. Reserver De likvide reserver er ændret siden 2. kvartal Den samlede pulje til uforudseelige udgifter er ændret fra 57,8 mio. kr. i 2. kvartal 2017 til 56,6 mio. kr. i 3. kvartal 2017, idet der i kvartalet er disponeret ca kr. til etablering af ekstra rum på L2, som er nødvendige for at kunne gennemføre den rokade, som frigør byggefelter i eksisterende sygehus. Endvidere har CTS-entreprisen ved endelig kontrahering vist sig at blive ca kr. dyrere end estimeret i sidste kvartalsrapport. Af den samlede pulje til uforudseelige udgifter henstår med udgangen af 3. kvartal 2017 et disponibelt beløb på ca. 32,6 mio. kr. til projektændringer i hovedentreprisen, mod 33,8 mio. i 2. kvartal Det svarer til, at uforudseelige udgifter udgør ca. 8 procent af de ikke afholdte håndværkerudgifter, hvilket skønnes som et fornuftigt niveau henset til entrepriseformen, fordelingen mellem nybyg og ombyg, samt projektmaterialets generelle kvalitet. De resterende 24 mio. kr. af puljen til uforudseelige udgifter står fortsat under øvrige udgifter. Risikopuljen udgør 39,6 mio. kr. 7

8 Omkostninger til vejrligsforanstaltninger udgør 4,5 mio. kr. De samlede disponible likvide reserver udgør således ca. 100,7 mio. kr, der fremkommer således: Mio. kr. Uforudseelige udgifter 8% af kontraktsum 32,6 Uforudseelige udgifter af øvrige udgifter 24,0 Risikopulje 39,6 Vejrligsforanstaltninger 4,5 I alt 100,7 Til reserven skal lægges besparelsesmuligheder i Change Request på op til 51,2 mio. kr. Den samlede økonomiske risiko beregnes til ca. 4,6 mio. kr., hvortil kommer et uafklaret men af styregruppen behandlet udfald af tvister fra Fase 1. Reserven, samt de mulige besparelser, vurderes derfor fortsat at være dækkende i forhold til de angivne risici og det forventede udfaldsrum for tvister. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser Delprojektoversigt 2017Q3 Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Oprindeligt budget Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr., faste priser (2017-pl) Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 574,0 597,7 597,7 0,0 0,0 597,7 0,0 100,0% 100,0% Fase 2 746,1 753,0 99,0 370,2 283,7 753,0 0,0 16,7% 12,7% - Håndværkerudgifter 466,4 36,5 345,5 84,3 466,4 14,1% 7,6% - Øvrige udgifter 286,5 62,5 24,7 199,4 286,5 20,8% 21,0% Projektafdeling inkl. feriepenge 45,0 45,0 27,5 0,0 17,5 45,0 0,0 Reserve til regionsrådets disposition Fase 1 12,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til regionsrådets disposition Fase 2 38,8 38,8 0,0 38,8 38,8 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 (stade) Procent I alt investeringsramme før indtægtsbevilling 1.416, ,4 724,2 370,2 340, ,4 0,0 50,8% 48,2% Heraf donation, legeplads 1,9 1,9 0,1-0,1 1,9 0,0 100,0% 99,2% Indtægtsbevilling: Donation, legeplads -1,9-0,7-1,2-1,9 0,0 I alt investeringsramme 1.416, ,5 724,2 370,1 340, ,5 0,0 47,1% 48,2% * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget Realiseret færdiggørelsesgrad for Fase 2 er ca. 12,7%. Denne vurdering er foretaget af bygherre ud fra fakturerede beløb på konstateret afsluttet arbejde. I den seneste kvartalsrapport var forventningen, at færdiggørelsesgraden pr. 30/ ville andrage 16,7%. Årsagen til afvigelsen skal findes i, at bygherre havde forventet, en forudbetaling af varer (betonelementer), som ikke fandt sted. 8

9 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser I alt Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,74 113,31 115,91 115,91 115,91 115,91 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 214,7 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 562,9 527,5 41,7% Ibrugtaget Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 21,7 30,6 14,1 78,8 221,3 294,7 70,8 31,4 764,7 664,5 52,5% Udførelse - Håndværkerudgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,3 8,3 4,8 65,2 205,9 157,1 30,2 0,0 474,8 411,6 32,5% - Øvrige udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 18,5 22,3 9,3 13,5 15,3 137,6 40,6 31,5 289,9 252,9 20,0% Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 3,9 3,3 3,5 3,5 3,8 4,7 4,7 3,7 43,9 39,7 3,1% 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,0 19,6 0,0 39,6 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,6 82,3 225,0 319,4 95,2 35, , ,9 100,0% I alt 09-pl 2017 Q3 Andel Fase af total, pct. Heraf donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,8 0,1 0,0 0,0 0,0 0,0 1,9 1,7 0,1% Indtægtsbevilling: Donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-0,3-1,6 0,0 0,0 0,0 0,0-1,9-1,7-0,1% I alt investeringsramme efter indtægtsbev 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,3 80,7 225,0 319,4 95,2 35, , ,2 99,9% - heraf IT, udstyr, apparatur* 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 44,1 5,0 0,4 0,0 0,0 121,3 32,5 2,6 210,6 200,0 15,8% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,4 17,5 33,9 21,8 24,1 100,7 87,0 6,9% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 51,2 0,0 0,0 0,0 51,2 44,2 3,5% * Feltet "I alt 09-pl" beregens som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. Fra , herefter benyttes den årlige stigningstakt på det regionale anlægsområde Risikovurdering Risikostyring er en del af projektstyringen og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici fordelt på en række delposter. Der risikostyres ikke længere på Fase 1, som er færdigbygget og ibrugtaget. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Figur 3: Projektets hovedrisici Figur 3: Risikovurdering Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase Forskel i Bygge og PL-indeks Uændret Uændret Uændret Myndighedstilladelser/godkendelser Uændret Uændret Uændret Vandindtrængning i sygehus i drift NY NY NY Projektændringer i forbindelse med ombygninger NY NY NY Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Organisering af risikoarbejdet Deltagerkredsen for risikoworkshops dækker bredt, og involverer både sygehusets driftspersonale (kvalitetsafdelingen, administrationen, Teknisk Service) og projektspecifikt personale (totalrådgiver, repræsentanter for regionens stabsafdelinger: Bygningsafdelingen og Projektorganisation for byggeri) samt Projektafdelingen for sygehusbyggeri på SHS. Det konkrete arbejde med risiciene foregår derefter i en risikogruppe, hvor Teknisk Service, totalrådgiver, Bygningsafdelingen, Projektorganisation for byggeri og Projektafdelingen er repræsenteret. 9

10 I forbindelse med opstart af udførelsesfasen er der i juni afholdt indledende risikomøde med såvel 5E som Totalrådgivers byggeledelse til identificering af risici. Risikogruppen blev aktiveret med faste møder efter sommerferien 2017 og har i 3. kvartal afholdt to risikomøder Nye risici i forhold til sidste rapportering ID 165: Vandindtrængning i sygehus i drift ID 166: Projektændringer i.f.m. ombygning (Bygningsafsnit J2) Udgåede risici i forhold til sidste rapportering ID 159: Risiko for svær bygbarhed ID 161: Risiko for manglende koordinering af CTS-projektet ID 156: Ændringer fra sygehusets side i.f.m. ombygning (Bygningsafsnit L og P) ID 160: Risiko for manglende leverance af facadeelementer Økonomiske konsekvenser af risici Ved udgangen af 3. kvartal 2017 rapporteres der på 4 risici ud fra score på sandsynlighed og økonomi. Rapporteringen er ændret i forhold til 2. kvartal 2017, idet der i forbindelse med de månedlige risikomøder her i udførelsesfasen er sket en ajourføring på risicivurderingerne. Der vil løbende blive identificeret nye risici, der skal indarbejdes i risikoregisteret. Kvantificering af risici sker i denne rapport på den måde, at der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske konsekvens af risikoen. Det samlede beregnede risikobillede viser således, at der er risici for 4,6 mio. kr. på Fase 2. Hertil kommer risikoen vedr. tvister fra Fase 1, som Styregruppen har kvantificeret, men som ikke ønskes offentliggjort af hensyn til regionens forhandlingsposition i den kommende voldgiftssag. Regionsrådet og Sundheds- og Ældreministeriet er tidligere orienteret om kvantificeringen af tvisterne Uddybning af risici Nedenfor følger en uddybende beskrivelse af de bearbejdede risici, der indgår i figur ID 95 - Forskel i bygge- og PL-indeks Siden opstarten af kvalitetsfondsprojekterne har der været en lavere stigning i Pris- og Løn indekset, der regulerer budgettet, end i byggeomkostningsindekset, der regulerer udgifterne til håndværkere og totalrådgiver. Derfor er der risiko for, at reguleringerne påvirker projektet i negativ retning med økonomiske konsekvenser som følge. Det er fortsat vurderingen at de historiske erfaringer med et langsomt stigende PL-indeks i forhold til hurtigere stigende byggeomkostningsindeks, ikke ser ud til at blive ændret i gunstig retning. 10

11 Det bemærkes dog, at det kan være vanskeligt at vurdere stigningstakten i PL-indekset i forhold til byggeomkostningsindekset, da førstnævnte justeres på årlig basis og i sin levetid kan have 3 forskellige niveauer, inden det bliver endegyldigt, og sidstnævnte udmeldes pr. kvartal og er endegyldigt. Der er i vurderingen således kun tale om et øjebliksbillede, idet byggeomkostningsindekset ikke kendes for hele 2017, ligesom PL-indekset kun er foreløbigt, hvorfor det ikke kan tages som udtryk for noget endeligt - højst en tendens. Men udviklingen følges naturligvis nøje. Sandsynlighed og konsekvens: De sidste 8 år har stigningstakten for PL-indeks i gennemsnit været ca. 99,72% af stigningstakten for byggeomkostningsindekset. Den resterende byggesum for Fase 2 udgør 667,1mio. kr. Heraf udgør omkostninger, som indeksreguleres efter byggeomkostningsindekset ca. 492,6 mio. kr. (nemlig restbudget for håndværkerudgifter + totalrådgivning + uforudseelige udgifter). Apparaturrammen og rådgivning udenfor totalrådgiveraftalen, i alt 184,7 mio. kr, reguleres efter PL-indeks, og har således en stabiliserende virkning på budgetreguleringen. Hvis ovenstående gennemsnitlige udvikling fremskrives uændret, vil der således mangle bevilling for 0,28% af 492,6 mio. kr., svarende til 1,38 mio. kr. Gennemsnittet dækker dog over forholdsvis store variationer fra år til år. Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeindekset bedst, giver en risiko på 0,05 mio. kr. Dette er dog meget teoretisk, og skyldes ovennævnte afvigelse i udviklingen. I risikokvantificeringen anvendes derfor konservativt en risiko på mindst 0,5 mio. kr. Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeindekset dårligst, giver en risiko på 3,87 mio. kr. Sandsynligheden er indtil videre uændret 1,0. Skulle der imidlertid komme indikationer på, at indeksene fremadrettet vil følges bedre ad, end historikken indtil nu har vist, vil sandsynlighedsvurderingen blive ændret. Fokus på risikovurderingen af indeksering er uændret. Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den således at koste mellem 0,75 3,80 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 3,0 mio. kr. Tiltag: Det vurderes ikke muligt at afværge risikoen, som er et politisk vedtaget vilkår for kvalitetsfondsprojekterne. Dog kan projektet ved at følge udviklingen tæt, reservere midler til negative påvirkninger i forbindelse med indeksreguleringer ID 158 Myndighedstilladelser Der er risiko for, at efterhånden som byggeprojektet bliver tilpasset, så er myndighedstilladelserne ikke tilrettet i samme omfang. Sandsynlighed og konsekvens: 11

12 Det kan betyde markante ændringer i konstruktionen eller materialevalg, såfremt offentlige myndigheder ikke er informeret om ændringer i projektet. Det kan også have en betydning, hvis der i mellemtiden er kommet skærpet brandkrav. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,8 og 5 mio. kr. til efterfølgende tilretning/lovliggørelse af projektet. Heraf ca. halvdelen af beløbet til materialer/komponenter og mellem 800 til arbejdstimer á 500 kr. til udførelsen. Sandsynligheden for denne risiko indtræffer vurderes til at ligge mellem 0 og 25%. Dette giver et vægtet beløb på 0,988 mio. kr. Tiltag: Totalrådgiver har orienteret risikogruppen om, at de vilkår, som myndighederne har opstillet som grundlag for en byggetilladelse, er blevet indarbejdet i projektmaterialet. Der vil fremadrettet ved ændringer i byggeprojektet blive fulgt op på om projektændringerne er indeholdt i byggetilladelsen og om brandkrav er opfyldt ID 166 Projektændringer i.f.m. ombygning af J2 Der er generelt en risiko for, at sygehuset i forbindelse med ombygning af J2 har ændringer i forhold til det udbudte projekt, da virkeligheden (og dermed forudsætningerne) ofte har ændret sig flere gange siden sygehusets klinikker var involveret i brugermøder og godkendelser af rum og funktioner. Sandsynlighed og konsekvens: Der er relativt høj sandsynlighed (halvdelen af gangene) for, at det er nødvendigt at foretage en eller anden ændring i projektet inden udførelse. Karakteren af ændringerne kan dog spænde vidt, og dermed også have forskellig økonomisk konsekvens.såfremt risikoen indtræffer, vurderes den således at koste fra 0,05 til 0,8 mio. kr. i ekstra omkostninger til at ændre projektmaterialet, samt udføre ændringen. Jo før ændring opstår og behandles, jo mindre økonomisk konsekvens. Økonomien er størst, hvis allerede udført arbejde skal ændres. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,306 mio. kr. Det tidsmæssige aspekt vurderes til at ligge i intervallet over 1 måned, men under 3 måneder. Der kan ved ombygningen være mange interessenter med i brugergruppen, derfor kan en ønsket ændring godt have en relativ lang tidshorisont. Tiltag: For at minimere konsekvensen af ændringerne som nok ikke kan undgås gennemgår projektafdelingen endnu en gang det forestående byggeprojekt med de berørte afdelinger i god tid forud for opstarten af byggearbejdet, således forventninger er nyligt afstemt, inden byggeriet går i gang på baggrund af godkendelse fra Styregruppen ID 165 Vandindtrængning i sygehus i drift Denne risicifalder konsekvensmæssigt uden for de karakteristika, som der normalt ligger til grund for uddybningen af risikoen, men i og med at risikoen er kvantificeret med en høj sandsynlighed og en høj konsekvens for kvaliteten (forstået som opretholdelse af sygehus i drift), anses det som relevant at medtage risikoen. 12

13 I forbindelse med udgravning, nedrivning og ombygningsarbejdet på eksisterende bygninger er der risiko for, at der kan ske vandindtrængning på sygehuset, mens det er i drift. Sandsynlighed og konsekvens: Hvis der sker vandindtrængning i bygningerne kan det påvirke driften af sygehuset, og dermed kvaliteten af behandlingen. Der har været konstateret et par tilfælde af vandindtrængning, som imidlertid heldigvis har været i ukritiske områder. Der er efterfølgende blevet korrigeret, således indtrængningen er stoppet så skaderne ikke udvikler sig. Der udestår imidlertid flere sammenbygninger og ombygninger i klimaskærmen på eksisterende hus, inden projektet er afsluttet, hvorfor risikoen fastholdes. Risikoen kan komme til at koste mellem 0,025 og 0,4 mio. kr. i form af evt. ændring af udførelsesmetoder og opfølgning. Sandsynligheden vurderes til at ligge på 80% set i lyset af at der pt. er noteret flere tilfælde af vandindtrængning i forbindelse med ombygningsarbejde, ligesom det ofte konstateres, at detaljer på eksisterende bygninger er udført anderledes, end vist på det foreliggende tegningsmateriale. Tiltag: For at minimere risikoen er der lagt op til, at der skal foreligge en god detailplanlægning inden opstarten af ombygningen. Denne detailplanlægning skal sikre at løsningen på primært arbejde på tagkonstruktioner, og i sammenbygningen mellem nyt og eksisterende sker så omhyggeligt og med så stor kompetence som muligt, sådan at en sikker robust løsning finder anvendelse på ombygningen Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus Aabenraa blev senest godkendt af regionsrådet den 28. november Efter indgået hovedentreprisekontrakt er styringsmanualen gennemgået og opdateret, herunder er der udarbejdet en reservestrategi for udførelsesfasen, og principperne for reservestrategien er indarbejdet i den opdaterede styringsmanual, som forelægges til regionsrådets godkendelse den 18. december Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres i tråd med tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, således effektiviseringsgevinster og kravet om et fuldt funktionsdygtigt sygehus realiseres som forudsat. Der er ikke foretaget ændringer i kvaliteten siden dispositionsforslaget, som blev godkendt af regionsrådet den 26. maj Kvalitet er uændret markeret grøn i figur 1, da der ikke er foretaget reduktion i den kliniske kapacitet i forhold til behovet. 13

14 4. Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift ID Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse (afsluttet) Risikotid (afsluttet) Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence (afsluttet) Planlægning Entrepriseudbud, kontrakt og projektgennemgang 17 Udførelse, nybygning (hovedtilbud) 191 Kontrakt + entreprenørprojektering (optioner) 191 Udførelse, ombygning (optioner) Risikotid 14

15 Bilag 2 Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Fælles Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteri nger 1673 Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Nuværende Samlet set beholdning Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Forventet forbrug (mio. kr.) 4. kvartal kvartal kvartal kvartal 2018 pl-indeks Sygehus Sønderjylland 50,4 60,0 60,4 55,4 Sygehus Lillebælt 34,3 Nyt OUH* 25,8 99,4 99,4 99,4 Total 110,5 159,4 159,8 154,8 NB: Lånet vedr. Sygehus Sønderjylland skulle være på kr. Lånet er reduceret med 30 mio. kr. som er salg af Haderslev Sygehus og er en del af det det deponerede beløb på 53 mio. kr. Lånet vedr. Sygehus Lillebælt er på kr. Lånet er ikke reduceret med 23 mio. kr. fra salg af Fredericia Sygehus, da salget er sket efter låneoptag. De 23 mio. kr. er en del af det deponerede beløb på 53 mio. kr. * Heraf udgør indtægtsbevillingen for letbanen 15,3 mio. kr. i 2. kvt

16 Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 3: Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase Forskel i Bygge og PL-indeks Myndighedstilladelser/godkendelser Vandindtrængning i sygehus i drift Ændringer fra sygehusets side i forbindelse med ombygninger Vurdering af konsekvens 0% 3% 7% 12% >12% Tidsplan Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 5 måneder Over 5 måneder eller kritisk ibrugtagelsesdato bliver overskredet 0% 0,10% 0,40% 0,70% > 0,70% Økonomi Der er ingen ekstra udgift under 0,8 mio. kr. under 3 mio. kr. under 5 mio. kr. over 5 mio. kr. Kvalitet Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Note: Økonomiske og tidsmæssige konsekvenser er i 4. kvartal 2016 tilpasset nye fælles regionale retningslinjer. Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Vurdering af sandsynlighed under 5% under 15% under 25% under 50% 50% - 100% Forekomst Indtræffer yderst sjældent. Sandsynligheden er under 5%. Indtræffer sjældent. Sandsynligheden er under 15%. Indtræffer mindre end hver 4. gang. Sandsynligheden er under 25%. Indtræffer mindre end hver 2. gang. Sandsynligheden er under 50%. Indtræffer hver 2. gang eller mere. Sandsynligheden er 50%-100%. Vurdering af konsekvens Påvirkning på mennesker (PPM) Ingen betydning for mennesker Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 16

17 Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% ,4 0,3% 4,4 0,3% 4,4 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 12,1 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,1% 16,0 1,1% ,6 1,7% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,3% 31,2 2,2% 31,2 2,2% 38,9 2,9% 38,9 2,8% 38,9 2,8% 46,5 3,4% 46,5 3,3% 46,5 3,3% ,2 7,4% 69,8 4,9% 57,0 4,0% 154,0 11,3% 93,0 6,6% 80,7 5,7% 207,8 15,3% 116,3 8,2% 104,6 7,4% 261,5 19,2% 139,6 9,9% 139,6 9,9% ,6 24,4% 189,7 13,4% 189,7 13,4% 401,6 29,5% 216,7 15,4% 216,7 15,4% 471,6 34,7% 295,6 20,9% 295,6 20,9% 541,7 39,8% 351,0 24,9% 351,0 24,9% ,9 41,2% 400,6 28,4% 400,6 28,4% 578,2 42,5% 481,5 34,1% 481,5 34,1% 596,5 43,9% 548,9 38,9% 548,9 38,9% 614,7 45,2% 591,3 41,9% 591,3 41,9% ,3 45,8% 609,6 43,2% 609,6 43,2% 629,8 46,3% 612,3 43,4% 612,3 43,4% 637,4 46,9% 623,0 44,1% 623,0 44,1% 644,9 47,4% 636,5 45,1% 636,5 45,1% ,5 48,9% 645,5 45,7% 645,5 45,7% 684,2 50,3% 650,2 46,1% 650,2 46,1% 703,8 51,8% 652,2 46,2% 652,2 46,2% 723,5 53,2% 654,1 46,4% 654,1 46,4% ,2 57,5% 656,2 46,5% 656,2 46,5% 839,0 61,7% 666,8 47,3% 666,8 47,3% 896,7 66,0% 686,0 48,6% 686,0 48,6% 954,4 70,2% 736,4 52,2% ,8 73,2% 796,8 56,5% 1.037,2 76,3% 852,3 60,4% 1.078,6 79,3% 906,8 64,3% 1.120,0 82,4% 961,4 68,1% ,4 86,6% 1.041,3 73,8% 1.234,8 90,8% 1.121,1 79,4% 1.292,2 95,0% 1.201,0 85,1% 1.349,6 99,3% 1.280,8 90,8% ,2 99,5% 1.304,6 92,5% 1.354,7 99,6% 1.328,4 94,1% 1.357,3 99,8% 1.352,2 95,8% 1.359,5 100,0% 1.376,0 97,5% ,5 100,0% 1.384,8 98,1% 1.359,5 100,0% 1.393,5 98,8% 1.359,5 100,0% 1.402,3 99,4% 1.359,5 100,0% 1.411,1 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,55, 2014=107,4, 2015 og fremefter=108,8) 17