Nyt OUH Planlægningsnotat for brugerinvolvering. Byggeprogramfasen august 2011 juni 2012

Transkript

1 Nyt OUH Planlægningsnotat for brugerinvolvering Byggeprogramfasen august 2011 juni 2012 Version

2 Spor A - Brugerinvolvering i byggeprogramfasen Nærværende notat er en redegørelse for, hvordan Projektorganisationen og Totalrådgiver har til hensigt at afvikle brugerprocessen vedrørende Trin 2 (byggeprogramfasen) samt dertil hørende planlægning og afrapportering. Der er taget udgangspunkt i de af Projektorganisationen udarbejdede notater af maj 2011 ( Procesnotat vedr. brugerinvolvering, 30. maj 2011, Nyt OUH og Planlægningsnotat for brugerinvolvering i byggeprogramfasen, Nyt OUH ) samt i Totalrådgivers tilbudsbeskrivelse. Notatet beskriver processen for hele byggeprogramfasen frem til 1. juli Planlægningsnotatet beskriver den overordnede proces. For hver planlægningsdel for brugerinvolveringen (DFP I, Koncepter, DFP II, Standardrum og specialrum) vil der blive udarbejdet særskilt detaljeret beskrivelse. I dette notat beskrives først selve brugermøderne, dernæst hvorledes planlægningen og afrapporteringen er planlagt og til sidst beskrives den overordnede struktur for koordinering. Planlægningen og forberedelsen af brugerprocessen for arbejdsgrupper vedrørende koncepter følger planen som blev lagt i konceptseminaret august 2011 (jf. notat Status for koncepter efter konceptseminar august 2011 ). Konceptgrupper afsluttes så vidt muligt inden jul I diagrammet nedenfor er der redegjort for de respektive aktiviteter i forbindelse med brugerproces i byggeprogramfasen. I slutningen af notatet fremgår forslag til detaljeret mødeplan. Der aftales løbende koordineringsmøder mellem Projektorganisationen og Totalrådgiver, ligesom det forudsættes at der sker en overdragelse af data for dimensioneringen senest primo september Tidsplan - Nyt OUH, Spor A (version ) Brugerproces Trin 2 Brugermøder vedr. DFP I BM 1 BM 2 Brugermøder vedr. koncepter BM 1 BM 2 BM 3 Brugermøder vedr. DFP II BM 1 BM 2 BM 3 Brugermøder vedr. Std-rum BM 1 BM 2 BM 3 Brugermøder vedr. specialrum Planlægning Trin 2 BM 1 BM 2 BM 3 Forberedelse af DFP I Forb. af Koncept Forb. af DFP II/ Std.-rum Forb. af Specialrum DFP I- rapporter Koncept- rapporter DFP II - rapporter Std-rum- rapporter Afrapp. specialrum Seminarer og koordineringsmøder Koord.-møder 2/8 6/9 4/10 1/11 6/12 3/1 2/2 6/3 10/4 8/5 5/6 Konceptsem /8 Kick Off - seminar 15/9 Kick Off - DFP II 13/1 Afslutn.-seminar 26/6 L&L AS 1266_03.1.TB juli aug. sept. okt. nov. dec. jan feb. marts april maj juni Journal nr. : Side : 1/8

3 1. Brugerproces Trin 2 Afviklingen af brugerinvolveringen for Trin 2 indledes med et kick-off seminar den 15. september 2011, hvor alle involverede brugere, der deltager i byggeprogramfasen, får en samlet status over projektet og introduceres til den kommende planlægningsproces i byggeprogramfasen. Seminarforberedelsen vil foregå i tæt samarbejde mellem Projektorganisationen og Totalrådgiver i en mindre planlægningsgruppe i perioden op til seminaret. Brugerne vil efter kick-off-seminar være forberedt til at indgå i byggeprogramfasen som opstartes med brugermøder vedrørende DFP I og forløber indtil endeligt byggeprogram er udfærdiget ultimo juni Afviklingen af brugermøder i perioden ultimo september 2011 til ultimo maj 2012 omfatter møderækker for: Delfunktionsprogram I (mødedatoer fastlagt) Arbejdsgrupper vedr. koncepter (forslag til mødedatoer foreligger) Delfunktionsprogram II (forslag til mødedatoer foreligger) Standardrum (forslag til mødedatoer foreligger) Specialrum (forslag til mødedatoer foreligger) For hver møderække vil der en til to måneder før opstart af møderække blive udarbejdet et detaljeret planlægningsnotat. DFP I (sep. - okt. 2011, ca. 86 møder) Der afholdes som udgangspunkt 2 brugermøder for samtlige afdelinger i Delfunktionsprogram I DFP I vil således indeholde ca. 2 x 43 møder. Første brugermøde for samtlige afdelinger afholdes fra d. 26. til d. 30. september. Mødet vil primært omhandle en beskrivelse og diskussion af ændringer i dimensioneringsgrundlaget siden sidste brugerproces, som blev afviklet under Brugerproces Trin 1. Herudover drøftes bl.a. udarbejdet forslag til rumprogram og nærhedsbehov med udgangspunkt i udkast til DFP I. Andet brugermøde med afdelingerne afholdes fra d. 24. til d. 31. oktober og vil omhandle afslutning af DFP I. En uge forud for første brugermøde vil følgende materiale blive udsendt: Dagsorden Kommissorium Udkast til delfunktionsprogram I (DFP I) for den givne afdeling Materialet beskrives detaljeret i planlægningsnotat for DFP I og der er udarbejdet skabeloner for materialet. I brugermøderne deltager en repræsentant fra Projektorganisationen og to hospitalsplanlæggere fra Totalrådgiver. Aftale for samarbejde og rollefordeling vil fremgå af detaljeret planlægningsnotat for DFP I. Der vil efter hvert møde blive udarbejdet beslutningsreferat som udsendes senest 8 arbejdsdage efter mødet. Et tilrettet delfunktionsprogram I udsendes en uge før andet møde. Koncepter (nov jan. 2012, ca møder) Antallet og afviklingen af brugermøder vedrørende koncepter afventer udfaldet af seminaret med Direktionen for OUH, hvor koncepterne, som skal behandles i en kommende brugerproces, udvælges. Det antages dog for nuværende at møderækken afvikles i perioden ultimo november 2011 til primo januar 2012 og at omfanget af møder vil være ca grupper med hver 3 møder, altså møder i alt. Journal nr. : Side : 2/8

4 Plan for hvilke grupper der skal igangsættes følger beslutningerne truffet på konceptseminaret august Møderækken bør så vidt muligt færdiggøres inden opstart af møderækken for DFP II januar Dette er hensigtsmæssigt, da de udarbejdede konceptuelle forhold kan have indflydelse på DFP II. En uge forud for første brugermøde i møderækken for udarbejdelse af koncepter vil kommissorium blive fremsendt til brugergrupperne. Konceptrapport vil blive udarbejdet på samme måde som tidligere udarbejdede rapporter. Der vil blive udarbejdet et detaljeret planlægningsnotat for denne del ligesom de andre dele af processen. DFP II (jan. marts 2012, 39 møder) Under brugerprocessen vedrørende Delfunktionsprogram II, udarbejdes delfunktionsprogram svarende til DFP I blot på klyngeniveau, hvor rumprogram og nærhedskrav udredes internt for klyngerne. Arkitekterne vil præsentere udarbejdet skitseprojekt. Delfunktionsprogram II vil blive indledt med et kick-off seminar i januar 2012, hvor klyngebegrebet virkeliggøres, og repræsentanter for klyngerne mødes for første gang. Ved første brugermøde drøftes udkast til, det af totalrådgiver udarbejdede, DFP II. Der afholdes møder med de 10 klynger og de 3 tværgående enheder, altså 13 møder ultimo januar På brugermøde 2 drøftes aftalte rettelser til DFP II. De 13 møder afholdes ultimo februar/primo marts Tredje brugermøde er afsluttende møde, hvor endeligt DFP II godkendes. Her afholdes der ligeledes 13 møder, som afholdes medio marts En uge forud for første brugermøde i møderækken for Delfunktionsprogram II vil følgende materiale blive udsendt: Dagsorden Kommissorium Udkast til delfunktionsprogram II for den givne klynge (DFP II) Materialet vil blive beskrevet detaljeret i planlægningsnotat for DFP II. Der udarbejdes et udkast til DFP II forud for første møde, således at der kan tages udgangspunkt i et samlet rumprogram allerede ved dette møde. I brugermøderne deltager en repræsentant fra Projektorganisationen, en arkitekt og en-to hospitalsplanlægger fra Totalrådgiver. Det er så vidt muligt de samme repræsentanter, som også deltog i udarbejdelsen af DFP I for afdelingerne som nu samles i DFP II. Aftale for samarbejde og rollefordeling vil fremgå af detaljeret planlægningsnotat for DFP II, som udarbejdes en til to måneder før opstart af møderækken. Der vil efter hvert møde blive udarbejdet beslutningsreferat som udsendes senest 8 arbejdsdage efter mødet. Et tilrettet Delfunktionsprogram II udsendes en uge før næste møde. Journal nr. : Side : 3/8

5 Standardrum (jan. marts 2012) Standardrumsprogrammeringen er en del af et forløb, hvor afdelingernes (generiske) rum detailplanlægges. Så snart DFP I er udarbejdet vil det blive defineret, hvilke rum der er standardrum (forekommer mere end 10 gange på tværs af klyngerne). Standardrum omfatter primært rum, der knytter sig til sengeafsnit, ambulatorier, operationsafsnit og intensiv. Erfaringsmæssigt vil der blive dannet ca. 4 grupper, der hver behandler ca. 10 standardrum. Det forventes at møderækken vil indeholde 3 møder og forløbe parallelt med brugerprocessen vedrørende DFP II. Møderne vil omfatte afklaring af rummets funktions, bygningspåvirkende udstyr, evt. rumskitse. Rumdata opsamles i databasen drofus. I det omfang det vil være hensigtsmæssigt at opføre Mock-up, vil dette blive i samarbejde med Innovationscenteret. Brugere inviteres til det fælles kick-off- møde medio januar, hvor de præsenteres for baggrunden for og formålet med udarbejdelsen af standardrum. Ved første møde foretages bl.a. gennemgang og drøftelse af rumliste med rumtyper. Endvidere drøftes forslag til beskrivelse af rummets funktion og det bygningspåvirkende udstyr. Der er her særlig fokus på funktionsbeskrivelse og arbejdsgange. Eventuelle forslag til rumskitser vises på mødet. Ved andet møde præsenteres korrigerede standardrum. Særlige installationsbehov for standardrum drøftes og revideres til næste møde. Tredje møde omhandler gennemgang af rettelser fra møde 2 og endelig godkendelse af samtlige rum. Dagsorden, oversigt over rum der skal programmeres (rumliste), udkast til funktionsbeskrivelser og evt. liste over bygningspåvirkende udstyr sendes til brugerne en uge forud for første møde. Aftale for samarbejde og rollefordeling vil fremgå af detaljeret planlægningsnotat for standardrum, som udarbejdes en til to måneder før opstart af møderækken. Der vil efter hvert møde blive udarbejdet beslutningsreferat som udsendes senest 8 arbejdsdage efter mødet. Tilrettet materiale udsendes en uge før næste møde. Specialrum (marts maj 2012, 135 møder) Brugerprocessen vedrørende specialrum opstartes umiddelbart efter de sidste møder i møderækken for DFP II og standardrummene. Arbejdet omfatter en forberedelse af alle rum, som ikke er standardrum, og tjener som input til den efterfølgende dispositionsforslagsfase. Det forventes derfor at der oprettes oversigter i drofus om nettoareal, særligt udstyrs- og installationsbehov for samtlige specialrum. Møderækken afvikles over 3 møder indenfor 45 områder, svarende til i alt 135 møder og vil foregår fra ultimo marts 2012 til ultimo maj Mødeafviklingen vil foregå analogt til brugerproces for standardrumsprogrammeringen. Journal nr. : Side : 4/8

6 2. Planlægning og afrapportering Planlægningen af brugerprocesesserne ligger forud for afholdelsen af brugermøderne og afrapporteringen vil foregå i umiddelbar forlængelse af færdigafholdte møderækker. Forberedelse og planlægning vil ligge i følgende blokke: forberedelse og planlægning af brugermøder vedr. DFP I forberedelse og planlægning af brugermøder vedr. koncepter forberedelse og planlægning af brugermøder vedr. DFP II og standardrum forberedelse og planlægning af brugermøder vedr. specialrum Som nævnt udarbejdes forud for hver procesdel for brugerinvolveringen et detaljeret planlægningsnotat, således at Projektorganisationen og Totalrådgiver er afklarede og afstemt forud for opstart af brugermøderne. To måneder før første brugermøde påbegyndes arbejdet med etablering af grupper, udvælgelse af brugere, detaljeret mødeplan, detaljeret planlægningsnotat, udarbejdelse af kommissorium, udvælgelse af standardrum/specialrum. Mødeplan udarbejdes således at orientering og varsling kan fremsendes senest en måned før første brugermøde. Der er planlagt løbende koordineringsmøder, hvor planlægningsnotater, kommissorium, mødeindkaldelser, og skabeloner til rapporter mm. afstemmes. Efter koordinerende møde med repræsentanter for Projektorganisationen og Totalrådgiver, hvor skabeloner godkendes, påbegyndes udarbejdelsen af udkast til materiale for de respektive grupper. Totalrådgiver står for udarbejdelsen af mødemateriale, mens det er Projektorganisationen som står for udsendelse af materiale til brugerne. Materialet til grupperne fremsendes en uge før første brugermøde og forventes revideret løbende, så udkast kan fremstå færdigt til sidste brugermøde, med henblik på godkendes af brugerne. De rettelser og kommentarer som sidste brugermøde måtte give anledning til, føjes til udkastet og endeligt papir er klart senest to uger efter sidste brugermøde. 3. Seminarer og koordineringsmøder I perioden fra ultimo august 2011 til ultimo juli 2012 forventes en række møder og seminarer afholdt, som kan have indvirkningen på de i notatet beskrevne brugermøder og planlægning. Nedenfor er møder og seminarer kort beskrevet med udgangspunkt i formål og forberedende arbejde. Koordineringsmøder Den 2. august 2011 blev der afholdt første fælles koordinerende møde med Projektorganisationen og Totalrådgiver vedrørende de kommende brugerprocesser. Der er fastlagt løbende koordineringsmøder frem til juni 2012 (som regel første tirsdag i måneden). Konceptseminar august 2011 Den august 2011 afholdes der et seminar om Konceptudvikling Nyt OUH med Direktionen for Nyt OUH. Formålet er at sikre ejerskab, trykprøve eksisterende og kommende koncepter, samt koordinering og planlægning af det arbejde konceptudviklingen giver anledning til. Der er udarbejdet et statusnotat for koncepter efter seminaret. Journal nr. : Side : 5/8

7 Kick-Off seminar 15. september 2011 DFP I Der afholdes et kick-off seminar med brugerne 15. september Formålet med seminaret er blandt andet at oplyse brugerne om projektet og de brugerprocesesser, som projektet undergår i forbindelse med udarbejdningen af byggeprogrammet. Kick-Off seminar 13. januar 2012 DFP II og standardrum Der afholdes et kick-off seminar forud for opstart af møderække for DFP II for at samle brugerne i klyngerne for første gang. Resultaterne for DFP I opsamles og der redegøres for processen for DFP II og standardrum. Afsluttende seminar 26. juni 2012 Der afholdes et afsluttende seminar for hele byggeprogrammeringsfasen med henblik på at opsamle resultater og evaluere processen. Bilag Bilag 1: Kalender over møder august juni 2012, Nyt OUH, spor A, udkast 07. september 2011 Journal nr. : Side : 6/8

8 Bilag 1: Kalender over møder august 2011 juni 2012, Nyt OUH, spor A, udkast 07. september 2011 Årskalender over møder, Nyt OUH 2011 August September 1 ma 1 to 1 lø 1 ti Koordineringsmøde uds. ref. PO (DFP I, BM 2) 2 ti Koordineringsmøde 2 fr 2 sø 40 2 on 3 on 3 lø 3 ma 3 to uds. ref. til bruger (DFP I, BM 2) 4 to 4 sø 36 4 ti Koordineringsmøde uds. ref. PO (DFP I, BM 1) 4 fr 5 fr 5 ma 5 on 5 lø 6 lø 6 ti Koordineringsmøde 6 to uds. ref. til bruger (DFP I, BM 1) 6 sø 45 7 sø 32 7 on 7 fr 7 ma 8 ma 8 to 8 lø 8 ti 9 ti 9 fr 9 sø 41 9 on 10 on 10 lø 10 ma 10 to uds. matr. til PO (koncepter) 11 to Dataoverlevering 11 sø ti 11 fr 12 fr 12 ma uds. matr. til PO (DFP I) 12 on 12 lø 13 lø 13 ti Fællesmøde 13 to 13 sø sø on 14 fr 14 ma 15 ma Dataoverlevering 15 to Kick-off 15 lø 15 ti 16 ti 16 fr 16 sø Efterårsferie starter 16 on 17 on 17 lø 17 ma 17 to 18 to 18 sø ti uds. matr. til bruger (DFP I) 18 fr Aflevere DFP I 19 fr 19 ma 19 on uds. matr. til bruger (DFP I) 19 lø 20 lø 20 ti uds. matr. til bruger (DFP I) 20 to uds. matr. til bruger (DFP I) 20 sø sø on uds. matr. til bruger (DFP I) 21 fr uds. matr. til bruger (DFP I) 21 ma uds. matr. bruger (koncepter) 22 ma Konceptseminar Dataoverlevering 22 to uds. matr. til bruger (DFP I) 22 lø 22 ti uds. matr. bruger (koncepter) 23 ti Konceptseminar 23 fr uds. matr. til bruger (DFP I) 23 sø 23 on 24 on 24 lø 24 ma DFP I, B M 2 24 to uds. plan.notat DFP II/standardrum 25 to 25 sø ti DFP I, BM2 25 fr 26 fr 26 ma DFP I, BM 1 uds. plan.notat koncepter 26 on DFP I, B M 2 26 lø 27 lø 27 ti DFP I, BM 1 27 to DFP I, BM2 27 sø sø on DFP I, BM 1 28 fr DFP I, BM2 28 ma Konceptgrupper BM 1 29 ma Dataoverlevering 29 to DFP I, BM 1 29 lø 29 ti Konceptgrupper BM 1 30 ti 30 fr DFP I, BM 1 30 sø on 31 on 31 ma DFP I, BM2 Revideret d. 07. september 2011 Nyt OUH, aftalte møder Seminar, koord.møde, kick-off Deadlines L&L AS 1266_13.1.Q36.HJ Oktober November Årskalender over møder, Nyt OUH December Januar Februar Marts 1 to 1 sø 1 1 on 1 to DFP II, BM 2 2 fr uds. ref. PO (Koncepter) 2 ma 2 to Koordineringsmøde uds. ref. bruger (DFP II, BM 1) 2 fr Standardrum, M 2 3 lø 3 ti Koord.-møde uds. matr. bruger (koncepter) 3 fr 3 lø 4 sø 49 4 on uds. matr. bruger (koncepter) 4 lø 4 sø 10 5 ma uds. ref. bruger (Koncepter) 5 to 5 sø 6 5 ma 6 ti Koordineringsmøde 6 fr uds. matr. til PO (DFP II/std.rum) 6 ma 6 ti Koordineringsmøde 7 on 7 lø 7 ti 7 on uds. ref. til PO (DFP II, BM 2) 8 to uds. matr. bruger (koncepter) 8 sø 2 8 on 8 to 9 fr uds. matr. bruger (koncepter) 9 ma 9 to 9 fr uds. matr. til PO (speciauds. ref. til bruger (DFP II, BM 2) 10 lø 10 ti Konceptgrupper BM 3 10 fr 10 lø 11 sø on Konceptgrupper BM3 11 lø 11 sø ma 12 to 12 sø 7 12 ma 13 ti 13 fr Kick-off, DFP II 13 ma 13 ti uds. matr. bruger (DFP II BM 3) 14 on 14 lø 14 ti 14 on uds. matr. bruger (DFP II BM 3) 15 to Konceptgrupper BM 2 15 sø 3 15 on uds. matr. til bruger (DFP II) 15 to uds. matr. til bruger (Standardrum) 16 fr Konceptgrupper BM 2 16 ma 16 to uds. matr. til bruger (DFP II) 16 fr 17 lø 17 ti uds. matr. bruger (DFP II) uds. ref. til PO (koncepter) 17 fr uds. matr. til bruger (Standardrum) 17 lø 18 sø on uds. matr. til bruger (DFP II) 18 lø 18 sø ma 19 to uds. matr. til bruger (Standarduds. ref. bruger (koncepter) 19 sø Vinterferie på Fyn 8 19 ma 20 ti uds. ref. PO (Koncepter, BM 2) 20 fr 20 ma 20 ti DFP II, BM 3 uds. matr. bruger (spec.rum BM 1) 21 on uds. ref. brug. (Koncepter, BM 2) 21 lø 21 ti 21 on DFP II, BM 3 uds. matr. bruger (spec.rum BM 1) 22 to 22 sø 4 22 on 22 to Standardrum, M 3 uds. matr. bruger (spec.rum BM 1) 23 fr 23 ma 23 to 23 fr uds. matr. bruger (spec.rum BM 1) 24 lø Juleaften 24 ti DFP II, BM 1 24 fr 24 lø 25 sø 1. juledag on DFP II, BM 1 25 lø 25 sø ma 2. juledag 26 to Standardrum, M 1 26 sø 9 26 ma 27 ti 27 fr uds. plan.notat specialrum 27 ma 27 ti Specialrum, BM 1 uds. ref. PO (DFP II BM 3) 28 on 28 lø 28 ti 28 on Specialrum, BM 1 29 to 29 sø 5 29 on DFP II, BM 2 29 to Specialrum, BM 1 uds. ref. Bruger (DFP II BM 3) 30 fr 30 ma 30 fr Specialrum, BM 1 31 lø Nytårsaften 31 ti uds. ref. til PO (DFP II, BM 1) 31 lø Revideret d. 07. september 2011 Nyt OUH, aftalte møder Seminar, koord.møde, kick-off Deadlines L&L AS 1266_13.1.AG36.HJ Journal nr. : Side : 7/8

9 Årskalender over møder, Nyt OUH 2012 April Maj Juni 1 sø 14 1 ti 1 fr Specialrum, BM3 2 ma 2 on Specialrum, B M 2 2 lø 3 ti uds. ref. PO (spec.rum BM1) 3 to Specialrum, BM2 3 sø 23 4 on 4 fr Bededag 4 ma 5 to Skærtorsdag 5 lø 5 ti Koordineringsmøde uds. ref. PO(spec.rum BM 3) 6 fr Langfredag 6 sø 19 6 on 7 lø 7 ma 7 to uds. ref. til bruger (spec.rum BM3) 8 sø 15 8 ti Koordineringsmøde uds. ref. PO (spec.rum BM2) 8 fr 9 ma Påskedag 9 on 9 lø 10 ti uds. ref. br. (spec.rum BM1) Koordineringsmøde 10 to uds. ref. bruger (spec.rum BM2) 10 sø on 11 fr 11 ma 12 to 12 lø 12 ti 13 fr 13 sø on 14 lø 14 ma 14 to 15 sø ti 15 fr 16 ma 16 on 16 lø 17 ti 17 to Kristi Himmelfartsdag 17 sø on 18 fr 18 ma 19 to 19 lø 19 ti 20 fr uds. matr. til bruger (specialrum BM2) 20 sø on 21 lø 21 ma 21 to 22 sø ti uds. matr. til bruger (specialrum BM3) 22 fr 23 ma uds. matr. til bruger (specialrum BM2) 23 on uds. matr. til bruger (specialrum BM3) 23 lø 24 ti 24 to uds. matr. til bruger (specialrum BM3) 24 sø on uds. matr. til bruger (specialrum BM2) 25 fr uds. matr. til bruger (specialrum BM3) 25 ma 26 to uds. matr. til bruger (specialrum BM2) 26 lø 26 ti Afsluttende seminar 27 fr Specialrum, BM 2 27 sø 27 on 28 lø 28 ma 2. pinsedag to 29 sø ti Specialrum, B M 3 29 fr 30 ma Specialrum, BM 2 30 on Specialrum, B M 3 30 lø 31 to Specialrum, BM3 Nyt OUH, aftalte møder Seminar, koord.møde, kick-off Deadlines L&L AS 1266_13.1.AS36.HJ Journal nr. : Side : 8/8