Håndbog for deltagelse i brugermøder NYT OUH / april Af Peter Fosgrau, Projektdirektør, Projektorganisationen for Nyt OUH

Transkript

1 Håndbog for deltagelse i brugermøder NYT OUH / april 2015 Indretningen af Nyt OUH skal være effektiv, fleksibel, visionær og, frem for alt, fremtidssikret. Vi kan kun indfri dette mål, ved at inddrage jeres viden og erfaringer Af Peter Fosgrau, Projektdirektør, Projektorganisationen for Nyt OUH

2 1 VISION BRUGERINDDRAGELSE I projektforslaget FORMÅL DIN ROLLE DET KAN DU FORVENTE DE ØVRIGE PARTERS ROLLE PÅ BRUGERMØDET RUMGRUPPER RUMGRUPPE no RUMGRUPPE no 2a/ Afdelingssporet RUMGRUPPE no 2b/ Afdelingssporet KLINISKE BRUGERGRUPPER - RUMGRUPPE no 1/ Standardrum KLINISKE BRUGERGRUPPER - RUMGRUPPE no 2a + 2b/ Afdelinger SPARRINGSGRUPPE - IKKE KLINISKE EMNER SPARRINGSGRUPPE - REPRÆSENTATION PROCESPLAN FOR BRUGERMØDER DAGSORDEN FOR BRUGERMØDE 1 / INTRODUKTION Gennemgang + Kvalificering DAGSORDEN FOR BRUGERMØDE 2+3 / DISKUSSION Opfølgning DAGSORDEN FOR BRUGERMØDE 3/4 / KONKLUSION Godkendelse KONTAKTINFO

3 1 VISION Indretningen af Nyt OUH skal være effektiv, fleksibel, visionær og, frem for alt, fremtidssikret. Vi kan kun indfri dette mål, ved at inddrage jeres viden og erfaringer Af Peter Fosgrau, Projektdirektør, Projektorganisationen for Nyt OUH Målet er at sætte endnu bedre rammer for behandling og sammenhængende patientforløb. Sammen skaber vi et hospital baseret på forskning, udvikling og innovation. Den fysiske kobling mellem universitetshospital og stort flerfakultært universitet, giver nye spændende muligheder for forskning og samarbejde. Vi er i fuld gang med projekteringen og tager nu hul på projektforslaget. Det skal gøres rigtigt og derfor har vi brug for din hjælp. Tak fordi du vil bidrage med din tid, lyst og engagement i en travl hverdag

4 2 BRUGERINDDRAGELSE I projektforslaget Frem til udgangen af 2015 har du som udvalgt bruger fra OUH eller Psykiatrien mulighed for at give dit besyv med i planlægningen af Nyt OUH. Afsættet i den forestående brugerinddragelse er den bygningsmæssige disponering, der blev fastlagt i Dvs. den enkelte afdelings placering og det antal rum, som afdelingen kommer til at råde over er fastlagt, og vil ikke være til diskussion i brugerprocessen. Forventningen er at, brugerinvolveringen vil resultere i en mængde input til det videre arbejde. Disse input vil blive bearbejdet og prioriteret ind i de endelige tegninger af Nyt OUH. Det endelige projektforslag for Nyt OUH skal foreligge i midten af 2016 og på det tidspunkt vil brugerinvolveringen være afsluttet og selve detaljeringen vil gå i gang. Der vil blive arbejdet ud fra en målsætning om at standardisere mest muligt, så flest mulige rum kan anvendes til flere formål. Dette sikrer den maksimale fleksibilitet i det nye byggeri og vil medvirke til at byggeriet kan holdes inden for de økonomiske rammer, der er til rådighed. Samtidig skal der tænkes fremadrettet, så de visioner, der ligger til grund for Nyt OUH, og de udviklingstendenser der tegner sig, kommer til udtryk. Det er ikke de eksisterende forhold, der skal kopieres ind på Nyt OUH, men et nyt hospital, der skal tages i brug om 7-8 år, som skal planlægges. input til indretningen af det enkelte rum Afsættet er de visioner, der er fastlagt for Nyt OUH og de koncepter, der er fastlagt på en række områder. konkurrenceprojekt Byggeprogram Dispositionsforslag Projektforslag forprojekt Hovedprojekt udførelse Faser med brugerinddragelse

5 3 FORMÅL Figuren viser formålet med brugermøderne, samt hvilke områder du skal komme med input til. indretning af standard/specialrum med: BRUGERGRUPPER fagspecifik viden fast inventar (skabe, håndvask...) løst inventar (stole, borde... ) medicoteknisk udstyr (ultralydsapparatur, undersøgelseslampe...) teknisk udstyr (køleskab, komfur...) IT udstyr (fjernsyn, PC...) funktionskrav til: lys (dagslys og kunstig belysning) temperatur lyd materialer vand el forankring medejerskab videndeling indsigt i projektet

6 4 DIN ROLLE Din rolle på mødet er at bringe din viden og erfaring om den aktuelle funktion i spil. Du er udvalgt for at bidrage med din indsigt i det fagspeciale, du forventes at give input til. Du skal byde ind på brugermøderne med din almene faglige viden. Du skal også bidrage med visioner og tænkelige fremtidige kliniske udviklingstendenser til debat og prioritering i brugergruppen. Økonomi og koncepter vil gennem hele processen være rammesættende for resultatet. I brugerinddragelsesprocessen beder vi om dine input til at fastlægge følgende: Indretning af de enkelte rum på Nyt OUH med løst og fast inventar samt med medicoteknisk apparatur, IT-udstyr og andet teknisk udstyr. Krav til materialer og overflader Byggetekniske forhold relateret til funktionen ovn osv), medicoteknisk og IT-udstyr, der skal benyttes i det pågældende rum. Det kan være placering af, og krav til tekniske søjler i operationsrum, ultralydsapparatur, operationslamper mm. Ventilations- og temperaturkrav, specialbelysning, særlige vandforsyningsbehov vil afspejle og understøtte rummets funktioner. Du vil blive bedt om funktionelle krav til gulve, vægge og lofters egenskaber. En sum af dine informationer på brugermøderne samt Projektorganisationens og Totalrådgivers vurdering beskriver rummets egenskaber i en database, kaldet drofus. Her samles data, som tilsammen giver et overblik over rummets byggetekniske egenskaber og tekniske kravsspecifikation, samt liste over inventar og udstyr. Hvis der er emner, du ikke kan tage stilling til på mødet, forventes det at du afklarer dette i dit bagland mellem møderne. Totalrådgiveren skal have beslutningen i hænde senest 2 uger før næste møde. Hvis du skulle være forhindret, skal du ikke sende en substitut. Det beder vi dig respektere for projektets skyld. Du er derimod forpligtet til at sætte dig grundigt ind i mødereferatet og eventuelt forhøre dig hos andre deltagere fra mødet, som du eventuelt var nødt til at udeblive fra Rummene skal indrettes med løst og fast inventar som borde, skabe, hylder, rulleborde osv. Du skal deltage med din viden og erfaring omkring placering, kvalificering og mængdeog typefortegnelse af det tekniske (køleskabe, Din deltagelse i brugerforløbet er vigtig, og vi beder dig derfor om at gøre dit yderste for at komme til alle møder. Vi vil bede dig prioritere dit fremmøde seriøst.

7 5 DET KAN DU FORVENTE På møderne vil du blive guidet igennem, hvad du skal tage stilling til og hvad du eventuelt skal hente information om i dit bagland. Du vil blive indkaldt af Projektorganisationen i god tid inden brugermødernes opstart til et kick off møde og 3 eller 4 møder. Som optakt til brugermøderne, indbydes du til at deltage i et kick off møde, hvor du vil blive informeret om projektets stade, hvad der forventes af dig på brugermødet, hvad du kan forvente af os, hvilket output, der vil være resultatet af din indsats, hvilket niveau af information, du vil skulle komme med og meget mere information, som vil klæde dig på til at varetage din opgave på mødet. materialer, overflader mm), som du skal forholde dig til igennem møderne. Der er både planer for afdelingens/ funktionens disponering og et skitseoplæg til de enkelte rums indretning, materialevalg samt tekniske specifikationer, som udgangspunkt for dialoger i brugermøderne. Mødematerialet kan efterfølgende downloades på projektweb. Referat modtager du en uge efter brugermødet. En uge inden møde no 02/03/04 modtager du reviderede tegninger og udstyrslister på baggrund af drøftelserne på de afholdte møder. Inden hvert møde vil du modtage en dagsorden. 1-2 uger før brugermødernes opstart vil du modtage en udstyrsliste for hvert rum, du skal deltage i mødet omkring. Det forventes, at du forholder dig til indholdet i fht rummets funktion Du vil udover plantegninger, 3D afbildninger og evt. mock ups af udvalgte rum - blive præsenteret for en liste over rummets data (kravspecifikationer, inventar, udstyr,

8 6 DE ØVRIGE PARTERS ROLLE PÅ BRUGERMØDET Du vil på brugermødet møde følgende: 1. Projektorganisationen for Nyt OUH. Projektorganisationen for Nyt OUH varetager bygherreopgaven og har det operationelle ansvar for at projektet bliver gennemført fra bygherre side. Projektorganisation er bindeleddet mellem det eksisterende OUH, de projekterende rådgivere i Medic OUH og Styregruppen for Nyt OUH. Projektorganisationen vil på mødet fortælle dig om, hvad du kan være med til at bestemme, og hvad du ikke har indflydelse på. De vil fortælle om hvilke rammer, du har at agere i på møderne. De vil også hjælpe dig med at leve op til de forventninger, der er til dig på mødet og mellem møderne. Projektorganisationen for Nyt OUH deltager på møderne med følgende typer personer: Funktionsplanlæggere har kendskab til det samlede projekt herunder vision og koncepter, hovedprincipper for Nyt OUH samt de tidligere brugerprocesser i projektet. De vil på mødet være med til at sætte rammerne for indretningsopgaven herunder økonomi og arealer, og vil mellem møderne være jeres kontaktperson til Nyt OUH og vil samle op på de eventuelle opgaver, der bliver stillet på møderne. Udstyrsplanlæggere - er ansvarlige for udstyrsbestykning i alle rum. De vil varetage jeres behov for udstyr, så f.eks antallet af anæstesisøjler i rummet, ultralydsapparatur mm bliver vurderet og noteret, mens I fortæller om rummets udstyrsbestykning. 2. Totalrådgiveren Totalrådgiveren er det team af arkitekter og ingeniører, der har vundet hospitalskonkurrencen for Nyt OUH i 2011, og siden har planlagt hospitalet i de forrige faser. Du vil blive ledt igennem brugermøderne af Totalrådgiveren Medic OUH. Totalrådgiveren er repræsenteret ved 2-3 personer. På mødet vil du blive introduceret til tegninger og skemaer over materialer, udstyr og inventar. Du vil blive spurgt om kliniske aktiviteter ud fra de allerede fastlagte arbejdsgange, behov for diverse inventar og teknisk udstyr, som skal understøtte behandlingen

9 7 RUMGRUPPER Den kliniske brugerproces forløber i to mødespor. Det første spor omhandler indretning af standardrum, og det andet spor omhandler alle afdelingers og funktioners indretning af rum. Sidstnævnte spor kører i 2 forløb, hvor udvalgte afdelinger deltager i et større antal brugermøder, grundet afdelingens teknisk komplicerede rumfunktioner. Her ses de to spor med underopdelte forløb: Standardrum Rumgruppe no 1/ standardrum som benyttes på tværs af afdelinger (beskrives på side 10) Afdelingsrum Rumgruppe no 2a/ rum i afdelinger, hvor kompleksiteten er særlig stor (beskrives på side 11) Rumgruppe no 2b/ rum i øvrige afdelinger og funktioner (beskrives på side 12) Rumgruppe no 1 behandles af personaler udvalgt blandt de for rumkategorien - aktuelle specialer for at drage nytte af potentialet i en bred viden, som standardrum skal formes af. I rumgruppe no 2 etableres der afdelingsvise brugergrupper for indretning af afdelingens rum. Ved indretning af rum i afdelingerne tages der - som udgangspunkt - afsæt i standardindretninger af den pågældende typerum, som herefter tilpasses de konkrete behov.

10 8 RUMGRUPPE no 1 Standardrum er karakteriseret ved at være ens rum, som optræder i et vist antal og på flere forskellige afdelinger, eller i forskellige sammenhænge. Rummene er altså karakteriseret ved, at flere afdelinger benytter rumtypen. Rumgruppe no 1/ standardrumssporet 1. Standardrum i sengestueafsnit 2. Standardrum i ambulatorier Standardrum i operationsafsnit 3. Operationsstue + lægevask (repræsentanter fra skærende specialer) 4. Postoperative pladser / stationær operation (afd. V + H) Forberedelsesrum + Procedurerum + depot, anæstesi (Afd. V) DRIFT SENGE STUER 5. Standardrum i kontorafsnit 6. Diverse standardrum (depoter, toiletter, logistik mm) STANDARD RUM AMB

11 9 RUMGRUPPE no 2a/ Afdelingssporet Afdelingssporet er karakteriseret ved at indrette rum i egen afdeling. Dette spor er for afdelinger/ afsnit, der er teknisk tunge. 1. FAM 2. Radiologi 3. Stråleterapi 4. Nuklearmedicin 5. Endoskopi 6. Intensiv 7. Kardiologisk Laboratorium 8. Laboratorium / Klinisk Genetisk Afdeling KGA 9. Laboratorium / Afdelingen for Klinisk Biokemi og Farmakologi KBF 10. Laboratorium / Afdelingen for Klinisk Patologi AKP 11. Laboratorium / Klinisk Immunologisk Afdeling KIA 12. Laboratorium / Klinisk Mikrobiologisk Afdeling KMA 13. Produktionsrum/ Apotek SAF 14. Fødestuer 15. Neonatalstuer 16. Højisolation VIDENS DELING RADIOLOGI KBF SPECIAL RUM INTENSIV FAM

12 10 RUMGRUPPE no 2b Afdelingssporet er karakteriseret ved at indrette rum i egen afdeling. AFDELINGER 1. Børnepsykiatri BUP 2. H.C. Andersens børnehospital H 3. Gynækologisk- obstetrisk afdeling D 4. Nyremedicinsk afdeling Y 5. Urinvejskirurgi afdeling L 6. Kirurgisk afdeling A 7. Hjertemedicin afdeling B - Kard lab. 8. Hjerte-lunge-karkirurgisk afdeling T 9. Ortopædkirurgisk afdeling O 10. Geriatrisk afdeling G 11. Endokrinologisk afdeling M 12. Lungemedicinsk afdeling J 13. Infektionsmedicinsk afdeling Q 14. Rherumatologisk afdeling C 15. Afdeling for medicinske mavesygdomme S 16. Neurologisk afdeling N 17. Kæbekirurgisk afdeling K 18. Øre næse hals kirurgisk afdeling F 19. Høreklinikken 20. Øjenafdeling E 21. Neurokirurgisk afdeling U 22. Plastikkirurgisk afdeling Z 23. Onkologisk afdeling R 24. Hæmatologisk afdeling X 25. Hudafdeling og allergicentret afdeling I Behandling 26. Operation (afdelinger: D, O, L, T, A, U, K, F og Z) 27. Afdeling V - øvrige rum REHABILITERING 28. Rehabilitering KOBLINGSZONEN (fælles brugergruppe med SDU) herunder: 29. Færdighedslaboratorium 30. Centrale undervisningsfunktioner 31. Forskning SERVICEOMRÅDET 32. Indkøb og logistik (varemodtagelse, portører, hjælpemidler,affaldscentral, centrale vaskeenheder) 33. Genbehandling 34. Rengøring og patientservice (herunder decentrale rengøringsfaciliteter) 35. FM (centralt og decentrale værksteder, centrale og decentrale faciliteter) 36. Apotek (Centralt apotek, klyngeapoteker, cytostatika /serviceproduktion) 37. Medicoteknik (centralt og decentrale værksteder, centrale og decentrale faciliteter) 38. Køkken (centralt kantinekøkken, decentrale køkkener) 39. FÆLLES FUNKTIONER 40. ØVRIGE FACILITETER UDEAREALER / adgangsveje, legepladser mm 41. FAM 42. Heliport 43. HBUP 44. Voksen Psykiatri 45. Terapi 46. Serviceområde 47. Vidensaksen + Klyngestrøget

13 11 KLINISKE BRUGERGRUPPER - RUMGRUPPE no 1/ Standardrum Denne figur viser hvilke funktioner, der er repræsenteret på mødet. Patientforeninger og patienter inddrages i andre fora. hospitalets brugere Hospitalets brugere deltager for at bidrage med specifik klinisk viden, samt sammenhæng mellem drift og de kliniske aktiviteter. relevante repræsentanter fra den pågældende rumkategori repræsentant fra arbejds- miljøorganisation udpeget af FMU Hygiejneorganisationen/ klinisk mikrobiologisk afd Facilities Management afdelingen for Sikkerhed og Arbejdsmiljø projektorganisationen Bygherre repræsentanter funktionsplanlæggere udstyrsplanlæggere totalrådgiver Arkitekter og ingeniører der disponerer og planlægger hospitalet sundhedsfaglig arkitekt/ facilitator delprojektleder ingeniør ad hoc Anæstesiologisk Intensiv afdeling V Prøvetagning (afdelingen for Klinisk Biokemi og Farmakologi) Radiologisk afdeling Medicoteknisk afdeling Rengøring og Patientservice Afdelingen for Driftoptimering og IT Afdelingen for Indkøb og Logistik Patientsikkerhed (afd for Kvalitet og Forskning) Rehabiliteringsafdelingen bygherrerådgiver Rådgivere, der varetager bygherres behov i forhold til klinik og byggeri repræsentant fra bygherrerådgiver

14 12 KLINISKE BRUGERGRUPPER - RUMGRUPPE no 2a + 2b/ Afdelinger Denne figur viser hvilke funktioner, der er repræsenteret på mødet. hospitalets bruger Hospitalets brugere deltager for at bidrage med specifik klinisk viden, samt sammenhæng mellem drift og de kliniske aktiviteter. relevante repræsentanter fra den pågældende afdeling Afd s arbejdsmiljørepræsentant projektorganisationen Bygherre repræsentanter funktionsplanlæggere udstyrsplanlæggere patient/ patientforening varetages i andet forum totalrådgiver Arkitekter og ingeniører der disponerer og planlægger hospitalte sundhedsfaglig arkitekt/ facilitator delprojektleder ingeniør ad hoc Denne gruppe indkaldet efter behov Facility Management Afdelingen for Sikkerhed og Arbejdsmiljø Hygiejneorganisationen Anæstesiologisk Intensiv Afdeling V Prøvetagning (Afdelingen for Klinisk Biokemi og Farmakologi) Radiologisk Afdeling Medicoteknisk Afdeling Rengøring og Patientservice Afdelingen for Driftoptimering og IT Afdelingen for Indkøb og Logistik Patientsikkerhed (afd for Kvalitet og Forskning) Rehabiliteringsafdelingen

15 13 SPARRINGSGRUPPEN Sparringsgruppen varetager emner, som ikke er kliniske. Her diskuteres emner af teknisk karakter og lign. Gruppen starter op før de kliniske brugermøder forløber. Gruppen klargør standarder for Nyt OUH med fokus på rumindretning, bestykning og materialeholdning i de enkelte funktionskategorier sengeafsnit, ambulatorier mm. Sparringsgruppen afholder også møder efter hver brugermøderunde, for at samle op på ikke kliniske spørgsmål. Med kommissoriet for Sparringsgruppen er opsat en ramme for Sparringsgruppens kommende rolle og ansvar i brugermøderne og behovet for deres forudgående afklaringsniveau, hvad angår tekniske standarder på rumniveau. Emner af teknisk karakter, som forudses italesat på brugermøderne skal imødeses i videst mulig omfang, således at spørgsmål om tekniske standarder er afstemt med de tværgående funktioners brugere inden brugermøderne. Dialogen faciliteres af Totalrådgiver

16 14 SPARRINGSGRUPPE - IKKE KLINISKE EMNER Denne figur viser hvilke funktioner, der er repræsenteret på mødet. tværgående funktioner Facility Management Hygiejneorganisationen Medicoteknisk Afdeling Rengøring og patientservice Afdelingen for Driftoptimering og IT Afdelingen for Indkøb og Logistik Patientsikkerhed (afd kvalitet og forskning) Sikkerhed og Arbejdsmiljø projektorganisationen Bygherre repræsentanter Funktionsplanlæggere Udstyrsplanlæggere totalrådgiver Rådgivere der varetager bygherres behov i forhold til klinik og byggeri Ingeniør Sundhedsfaglig arkitekt

17 15 PROCESPLAN FOR BRUGERMØDER jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr maj jun kick off møde Brugermøderunder Rumgruppe no 1 / standardrum kick off møde Kick off møde Deltagerer: OUH + PSYK + PO + TR kick off møde 03 Brugermøderunder Rumgruppe no 2a / afdelinger Brugermøder Deltagerer: OUH + PSYK + PO + TR Interne arbejdsmøder Deltagerer: OUH Brugermøderunder Rumgruppe no 2b / afdelinger Sparringsgruppe / ikke kliniske emner Tværgående Funktioner

18 16 DAGSORDEN FOR BRUGERMØDE / INTRODUKTION Gennemgang + Kvalificering 01 FØR MØDER MØDE 01 MELLEM mellem MØDER møderne Dine opgaver før mødet: Læse brugermanual Orientere dig på hjemmeside Kvalificere de fremsendte udstyrslister. Du vil blive budt velkommen og præsenteret for rammen for opgaven: Koncepter Principper Standardisering Kapacitet Økonomi Dine opgaver mellem møderne: Læs det fremsendte materiale Læs det fremsendte referat Løs opgaver fra mødet Du vil blive præsenteret for en liste over hvilke rum, der skal gennemgåes på mødet, gennemgår tegninger og rumprogrammer og du giver input til indretning og bestykning af de enkelte rum Udstyrssporets ansvarlige lytter til dine input, samt noterer sig rettelser i forhold til udstyrslisten

19 17 DAGSORDEN FOR BRUGERMØDE / DISKUSSION Opfølgning MØDE MELLEM mellem MØDER møderne Du bydes velkommen og dagens program gennemgås. Opfølgning Brugernes kommentar/afklaringer Projektorganisations afklaringer Udstyrssporets ansvarliges afklaringer Totalrådgivere afklaringer Eventuelle opgaver fordeles Dine opgaver mellem møderne: Læs det fremsendte materiale Læs det fremsendte referat Løs opgaver fra mødet Du vil blive guidet igennem reviderede tegninger og rumprogrammer. Du kommenterer tegningerne udfra din fagspecifikke viden. Eventuelle ændringer på mødet vurderes og indarbejdes i det materiale der fremsendes inden næste møde Udstyrssporets ansvarlige lytter til dine input, samt noterer sig rettelser i forhold til udstyrslisten

20 18 DAGSORDEN FOR BRUGERMØDE / KONKLUSION Godkendelse MØDE Projektorganisation byder velkommen og gennemgår dagens program. Opfølgning Brugernes kommentar/afklaringer Projektorganisations afklaringer Udstyrssporets ansvarliges afklaringer Totalrådgivere afklaringer Debat og konklusioner Godkendelse af tegningsmateriale Du vil blive guidet igennem reviderede tegninger og rumprogrammer, på baggrund af brugermøde 01 og 02. Du bedes skrive under på et dokument som bevidner din deltagelse i brugermøderne. Alle mødets parter bedes underskrive for at anerkende sin egen deltagelse og for kvalificering af fremlagte emner. Hermed er din arbejdsindsats afsluttet. Vi takker for din deltagelse. Projektorganisationen vil herefter gennemgår alt materialet endnu en gang, og godkende dette 1 uge efter sidste brugermøde. Herefter begynder Totalrådgiver at projektere byggeriet færdigt og projektforslagsfasen går i sin afsluttende fase

21 19 KONTAKTINFO generelle spørgsmål om brugerprocessen meld afbud her: Projektorganisation Nyt OUH Englandsvej Odense Projektorganisation Nyt OUH Englandsvej Odense Kontaktperson/ sundhedsplanlægger Pernille Søndergaard Madsen Tlf: Kontaktperson/ sundhedsplanlægger Tlf: Kontaktperson/ udstyr Jonas Knudsen Tlf: Totalrådgiver Konsortiet Medic OUH Englandsvej Odense Kontaktperson/ arkitekt Birgitte Juel Lau Eriksen