Kom-godt-i-gang med Forvalg og templates til Rapportsystemet

Transkript

1 Kom-godt-i-gang med Forvalg og templates til Rapportsystemet December 2012 s. 1

2 Indholdsfortegnelse Forvalg af tekster/noter... 3 Note 1. Oprettelse af forvalg... 5 Note 2 Opdatering af forvalg... 7 Templates... 8 Note 3: Oprettelse af template... 9 Note 4: Anvendelse af templates December 2012 s. 2

3 Forvalg af tekster/noter Hvad er et forvalg? Forvalg af tekst/note handler om, at du kan danne et firmadefineret forslag til, hvilke tekster og hvilke noter du (som udgangspunkt) vil have tilvalgt en ny rapportbestilling. Hvorfor skal jeg lave et forvalg? Den væsentligste begrundelse for at lave et forvalg er: Spar tid. Hvis du IKKE har dannet et sådant forvalg, så kan du kun vælge imellem at Tilvælge alle tekster og noter eller Fravælge alle tekster og noter. Uanset hvilken af de 3 metoder du har valgt (Tilvælg, fravælg eller forvalg), vil du altid efterfølgende skulle tilpasse så det passer med den pågældende kundes regnskab. Hvis du starter en rapportbestilling op med at vælge et forvalg da vil dine tilretninger være langt færre end ved Tilvælg alt/fravælg alt-metoderne. Hvor mange forvalg skal jeg lave? Et forvalg kan ikke anvendes til flere forskellige rapporter så vi anbefaler at du som minimum danner ét forvalg til hver af de rapportmodeller du vil anvende i din revisorvirksomhed. Du kan med fordel lave flere forvalg til den samme rapportmodel, hvilket dog i sagens natur vil give dig et lidt større vedligeholdelsesarbejde, når der på standarden løbende tilføjes nye tekster og noter. Hvordan opretter jeg et forvalg? Læs beskrivelse i note 1 Hvorfor skal mine forvalg opdateres? Det skyldes at Focus IT løbende og i takt med lovgivningen tilføjer nye tekstelementer og evt. noter. Disse nye elementer skal implementeres i dine forvalg. Vær opmærksom på, at efter opdatering af forvalgene vil de nye tekster/noter være fravalgt på dine forvalg. Såfremt du ønsker nye tekster/noter tilvalgt på dine forvalg, skal du selv tilvælge dem. Hvordan opdaterer jeg mine forvalg? Læs beskrivelse i note 2 December 2012 s. 3

4 Kan jeg anvende et forvalg senere i forløbet, selvom jeg fra starten af valgte at tilvælge eller fravælge alt? Ja du kan til enhver tid vælge at anvende et forvalg, selvom du ved oprettelsen af rapporten ikke valgte at gøre det. Det gør du inde i rapporteditoren (dvs. når du har dannet rapporten til skærmen). I både Vis vedligehold tekster og Vis vedligehold noter har du denne knap til rådighed. Ved at klikke på den, kan du hente dit forvalg ind. Vær opmærksom på, at her indhentes forvalget separat for hhv. tekster og noter dvs. at du f.eks. godt kan nøjes med kun at hente forvalg vedr. teksterne. December 2012 s. 4

5 Note 1. Oprettelse af forvalg 1. Vælg dette ikon under Rapporter-fanen 2. tryk herefter OK 3. Find den rapportmodel du vil lave forvalg til 4. Markér den valgte rapports øverste niveau som vist nedenfor. 5. Højreklik og vælg punktet Forvalg af standard note/tekst på [rapportnavn] 6. Navngiv evt. dit forvalg (kan gøres senere) og tryk Opret December 2012 s. 5

6 7. Nu er dit firmadefinerede forvalg oprettet og du er nu klar til at tilpasse det. Vælg først fanen Tekster. Du kan nu se at rapportens tekstsider er inddelt i faner (Forside, Ledelsens påtegning osv ) Du skal nu på hver side vurdere, hvilke Tekster der skal med i dit forvalg. TIP: For at tilvælge samtlige tekster på en side på én gang skal du højreklikke i den første kolonne og vælg Sæt alle tekster PÅ ANBEFALING: Det er vores anbefaling, at du på siderne Forside og Selskabsoplysninger altid tilvælger alt. På de øvrige sider skal du vurdere, hvilke tekster der er egnede til at være tilvalgt på dit forvalg dvs. fravælg tekster som for størstedelen af dine kunder er ret teoretiske. 8. Når du er færdig med tilpasningen af teksterne skal du lave dine valg vedr. Noter. ANBEFALING: Tilvælg alle noter på alle sider (Resultatopgørelse, aktiver og passiver) Systemet danner kun noter på regnskabslinier, der indeholder bogføring. Når du er færdig lukkes dialogen. Du kan til enhver tid redigere dit forvalg!!! For at redigere et forvalg skal du vælge funktionen Rediger forvalg af standard note/tekst som vist nedenfor. Herved åbnes en dialog hvor du kan se og redigere samtlige af dine forvalg uanset rapportmodel. December 2012 s. 6

7 Note 2 Opdatering af forvalg Du skal finde listen over alle dine forvalg. Det gør du ved at finde funktionen som vist nedenfor (samme sted hvor du kan redigere dine forvalg). Herved fremkommer oversigten over dine forvalg. Højreklik på et vilkårligt forvalg. Du kan her vælge at opdatere et enkelt forvalg (Det markerede) eller ALLE forvalg (Alle på firmaniveauet). Vi anbefaler sidstnævnte, hvor systemet gennemløber/opdaterer alle forvalg. Denne proces tager ca. ½-1 minut pr. forvalg. December 2012 s. 7

8 Templates Hvad er en template? En (rapport)template er en forud-defineret rapportbestilling dvs. ALT det du ser i bestillingsbilledet kan gemmes som en template på firmaniveau og genbruges fra gang til gang på alle kunder. Hvorfor skal jeg lave en template? Det er ikke et krav, men en klar anbefaling. Ligesom med Forvalg af tekster og noter handler det om at spare tid og minimere fejl. Når du indlæser en template sikrer du dig, at du anvender den rigtige typografi og notesamling. Herudover vil alle øvrige valg fra templaten også blive indlæst. Det være sig alt i Indholds-delen dvs. hvilke sider skal udskrives og hvilke skal ikke udskrives samt kolonnebestillingen. Særligt ifm. perioderegnskaber, hvor man ofte har mere end 2 kolonner, er der store fordele ved at anvende en template. Hvor mange templates skal jeg lave? Du kan danne ligeså mange templates du ønsker. En template er kun gældende for den rapportmodel den er dannet ud fra. Til en selskabsrapport kan du passende lave en template pr. afslutningsdato (31/3, 30/6, 30/9, 31/12 osv.). Til regnskaber til personligt ejede virksomheder typisk kun én (pr. 31/12). Du behøver ikke at lave nye templates hvert år, da du kan rulle datoer frem til det år der passer dig. Hvordan ændrer jeg en template? Du kan ikke ændre en template. Du kan derimod slette den eksisterende og gemme en ny. Hvordan opretter jeg en template? Læs beskrivelse i note 3 Hvordan anvender jeg en template? Læs beskrivelse i note 4 December 2012 s. 8

9 Note 3: Oprettelse af template Vælg den rapportmodel du ønsker at danne template på. Foretag dine valg som vist nedenfor. Du gemmer ovenstående rapportbestilling som template ved at gå i Rediger Template rapport Udlæs denne rapport til senere genbrug. I det efterfølgende billede kan du give din nyoprettede template en passende beskrivelse December 2012 s. 9

10 Note 4: Anvendelse af templates Når du har valgt en ny rapportmodel og du finder dig i det tomme rapportbestillingsbillede går du Rediger Template rapport Indlæs til denne rapport Her fremkommer den eller de templates der er mulige at anvende på den rapportmodel du har valgt. Tryk Vælg og templatens indstillinger bliver nu tilføjet din tomme rapportbestilling. Med mindre du ønsker at ændre på templatens indstillinger kan du nu danne din rapport!! December 2012 s. 10