DANVA Dansk Vand- og Spildevandsforening

Transkript

1 DANVA Dansk Vand- og Spildevandsforening FORRETNINGSORDEN for Generalforsamlinger i DANVA (Dansk Vand- og Spildevandsforening) Generalforsamlinger i DANVA gennemføres i henhold til DANVA vedtægter 2016 herefter kaldet vedtægten og i henhold til nærværende forretningsorden jf. vedtægtens Indkaldelse Ordinær generalforsamling i DANVA afholdes hvert år i perioden mellem 15. maj og 15. juni. Varsling og indkaldelse til ordinær generalforsamling skal jf. vedtægtens 19 ske med henholdsvis to og en måneds varsel og sker i foreningens tidsskrift, på foreningens website, ved brev eller mail. Indkaldelsen skal indeholde tid og sted samt dagsorden, regnskab og eventuelle indkomne forslag. Ekstraordinær generalforsamling afholdes i øvrigt, når formanden for bestyrelsen eller et flertal i bestyrelsen finder det påkrævet, eller hvis det er påkrævet under henvisning til vedtægterne, eller når mindst ¼ af de stemmeberettigede medlemmer skriftligt begærer det overfor bestyrelsen. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med mindst 14 dages varsel ved brev eller mail til medlemmerne. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden. 2. Møderet Alle medlemmer har ret til at møde og ytre sig på generalforsamlingen, mens alene stemmeberettigede medlemmer har ret til at deltage i afstemninger. Foreningens revisor inviteres til at overvære generalforsamlingen. Generalforsamlingen er normalt åben for offentligheden. Generalforsamlingen kan dog beslutte, at generalforsamlingen skal være lukket for andre end medlemmer. 3. Stemmeret På generalforsamlingen har medlemmer efter vedtægtens 8 ret til at afgive stemmer svarende til det antal kontingentportioner, som medlemmet har betalt kontingent for i det år, hvor generalforsamlingen afholdes jf. vedtægtens 23. Ved fastsættelsen af det aktuelle stemmeantal korrigeres for kontingentrabatter samt manglende betaling. For stemmeberettigede medlemmer, der via koncernforhold, ejerforhold eller på anden vis er knyttet sammen jf. vedtægten 8 stk. 6, og derfor er omfattet af én gangs afregning af samme vandmængde og indbyr- Side 1 af 10 Vandhuset Godthåbsvej Skanderborg Tlf.nr.: Fax: danva@danva.dk

2 des fordeling (jf. kontingentregulativets retningsliner for definering af vandmængden), følger stemmetildeling og stemmefordeling kontingentbetalingen. Øvrige medlemmer har ikke stemmeret på generalforsamlingen. 4. Generalforsamlingsbeslutning Hovedreglen for generalforsamlingens beslutninger er at disse træffes ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Dette gælder også ændring af sidedokumenter. Fra denne hovedregel gælder følgende 2 undtagelser: Beslutning om ændringer i forhold til vedtægternes 8, 14, 15, 23, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34 samt 50 og 51 skal vedtages med simpel stemmeflerhed på to på hinanden følgende generalforsamlinger afholdt med mindst 3 ugers mellemrum. Beslutning om øvrige vedtægtsændringer kan vedtages på en generalforsamling med 4/5 af de på generalforsamlingen afgivne stemmer. 5. Beslutning uden afstemning Dirigenten kan beslutte at undlade afstemning, hvor generalforsamlingen klart og tydeligt tilkendegiver sin tilslutning til et afstemningstema/dagsordenspunkt. Dirigenten skal forinden have spurgt forsamlingen, om noget stemmeberettiget medlem ønsker gennemført afstemning om temaet/punktet. I fald et stemmeberettiget medlem udtrykker ønske herom, skal egentlig afstemning gennemføres. Egentlig afstemning skal gennemføres ved valg, hvortil der er mere end én kandidat. Afstemning skal ligeledes gennemføres, hvis der kan være tvivl om vedtægtsændringers godkendelse. 6. Afstemning Før hver afstemning skal dirigenten spørge om noget stemmeberettiget medlem ønsker skriftlig afstemning eller om afstemning ved håndsoprækning accepteres. Såfremt håndsoprækning accepteres, skal dirigenten gøre opmærksom på, at kun stemmeberettigede medlemmer kan deltage i afstemning ved håndsoprækning. Efter hver afstemning skal dirigenten tydeliggøre for generalforsamlingen, hvorledes stemmefordelingen blev. Valg til bestyrelse skal dog foretages skriftligt (evt. elektronisk). Det samme skal valg til formand i tilfælde af mere end en kandidat. Hvor skriftlig afstemning er påkrævet, kan der som alternativ til skriftlig afstemning anvendes elektronisk afstemning på generalforsamlingen og med deltagelse af de på generalforsamlingen stemmeberettigede medlemmer. Beslutning om elektronisk afstemning træffes af bestyrelsen, og der underrettes herom i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen. Side 2 af 10

3 7. Udlevering af stemmesedler/ udstyr til elektronisk afstemning Forud for generalforsamlingen udsendes stemmekort til de medlemmer, som har stemmeret på den pågældende generalforsamling jf. punkt 3. Fremsendelsen adresseres til den person, som selskabet har opgivet til foreningens sekretariat som kontaktperson vedrørende generalforsamlingen. Stemmesedler til skriftlig afstemning eller valg eller udstyr til gennemførelse af elektronisk afstemning udleveres umiddelbart før generalforsamlingen fra foreningens midlertidige sekretariat på det sted, hvor generalforsamlingen afholdes. Udlevering af stemmesedler kan ske til følgende: Til en person der afleverer et udsendt stemmekort. Til en person der kan godtgøre, at vedkommende repræsenterer et stemmeberettiget medlem og som samtidig underskriver en tro og love erklæring på sin repræsentation og bortkomsten af medlemmets stemmekort. Sekretariatet kan udlevere stemmesedlen, når det finder at repræsentationen er tilstrækkelig godtgjort. Til en person der afleverer en personlig fuldmagt fra det stemmeberettigede medlem og samtidig foreviser legitimation. Til en person, der afleverer en fuldmagt fra det stemmeberettigede medlem til et andet selskab, som vedkommende kan godtgøre at repræsentere, når der samtidig underskrives en tro og love erklæring om dette forhold. Sekretariatet kan udlevere stemmesedlen, når det finder at repræsentationen er tilstrækkelig godtgjort. Sekretariatet udleverer stemmesedler/ udstyr til den første person, der opfylder ovennævnte betingelser. Efter udlevering af stemmesedler er medlemmets stemmekort ikke længere gyldigt og der kan ikke ske udlevering ved aflevering af et eventuelt ikke indleveret stemmekort. Det er derfor medlemmets ansvar, at dets stemmesedler/udstyr afhentes af rette vedkommende. Når stemmesedler er udleveret fra sekretariatet, kan genudlevering/erstatning af bortkomne stemmesedler ikke finde sted. 8. Protokol Som dokumentation optages generalforsamlingen på bånd eller lign., der opbevares i DANVAs sekretariat. Derudover skal et udførligt referat baseret på båndoptagelsen underskrives af generalforsamlingens dirigent, og offentliggøres på foreningens hjemmeside. 9. Dagsorden Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum omfatte følgende punkter: Valg af dirigent. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed det forløbne år. Side 3 af 10

4 Forelæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse. Evt. indkomne forslag. Fastsættelse af kontingent via portionspris og kontingentpris jf. vedtægtens 15. Eventuelt. Dagsordenen udvides, når dette er aktuelt, herunder ved: Valg af formand, valg til bestyrelsen, fastsættelse af årligt honorar til bestyrelsens formand, næstformand og øvrige bestyrelsesmedlemmer, godkendelse af strategi og godkendelse af sidedokumenter. Dagsorden for ekstraordinær generalforsamling indeholder de punkter, der er aktuelle på den ekstraordinære generalforsamling. 10. Om valg af dirigent Foreningens formand åbner generalforsamlingen og anbefaler forsamlingen bestyrelsens forslag til dirigent. Dirigenten skal være neutral og upartisk i forhold til de emner, der skal behandles på generalforsamlingen. Formanden spørger forsamlingen om andre forslag til dirigent. Er der ikke andre forslag, anses den af bestyrelsen foreslåede dirigent for godkendt, og formanden giver ordet til dirigenten. Er der andre forslag, leder formanden valget af dirigent. Valget kan foregå ved håndsoprækning blandt de stemmeberettigede medlemmer medmindre generalforsamlingen kræver skriftlig afstemning (evt. elektronisk). Kræves skriftlig afstemning, skal de stemmeberettigede skrive et navn på deres stemmesedler. Ved elektronisk valg orienterer formanden om anvendelsen af det udleverede udstyr og proceduren. Dirigentens normale opgaver (lovlig indkaldelse, indsigelser mod dagsorden, referatform, valg af stemmetællere og konstatering af om indsendte forslag er fremkommet rettidigt) forudsættes i det følgende kendt og vil ikke blive nærmere beskrevet. 11. Om bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år Beretningen består af to dele: Den skriftlige del, som er optrykt i foreningens medlemsblad, udsendt som særtryk eller offentliggjort på foreningens hjemmeside. Den mundtlige del, som formanden aflægger på generalforsamlingen. Efter en eventuel debat af beretningen træffer dirigenten beslutning om den videre behandling, herunder behovet for afstemninger. Vurderer dirigenten, at der ikke er behov for afstemning, spørger dirigenten forsamlingen, om den kan godkende beretningen. I fald generalforsamlingen klart og tydeligt tilkendegiver sin tilslutning og intet medlem ønsker afstemning, konkluderer dirigenten, at beretningen er godkendt. Side 4 af 10

5 12. Om forelæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse Generalforsamlingen godkender foreningens regnskab jf. vedtægten 44 stk. 4. Det reviderede og af bestyrelsen godkendte årsregnskab og regnskabsforklaring er mindst en måned inden generalforsamlingen offentliggjort for medlemmerne i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen jf. vedtægten 19. Bestyrelsen forelægger regnskabet, revisionens bemærkninger og eventuelle bemærkninger fra enkelte bestyrelsesmedlemmer for generalforsamlingen. Er der kritik af regnskabet kan dirigenten - afhængigt af den rejste kritik - bringe regnskabet til afstemning. Kritik af bogholderimæssig art kan ikke sættes til afstemning. Vurderer dirigenten, at der ikke er behov for afstemning, spørger dirigenten forsamlingen, om den kan godkende det reviderede årsregnskab. I fald generalforsamlingen klart og tydeligt tilkendegiver sin godkendelse af regnskabet, og intet medlem har ønsket afstemning, konkluderer dirigenten, at årsregnskabet er godkendt. 13. Om evt. indkomne forslag Forslag til generalforsamlingens behandling kan indsendes af alle medlemmer. Eventuelle forslag til den ordinære generalforsamling skal skriftligt være bestyrelsen i hænde senest 6 uger før generalforsamlingen jf. vedtægtens 20. Efter en eventuel debat om forslaget og eventuelle ændringsforslag træffer dirigenten beslutning om den videre behandling, herunder behovet for afstemninger. Vurderer dirigenten, at der er behov for behandling af forslagets hovedide, enkeltheder eller ændringsforslag med henblik på efterfølgende beslutning om en tilbageværende helhed, kan elementerne behandles i flere tempi efter dirigentens beslutning. Såvel generalforsamlingens beslutning i forbindelse med behandling af elementer som dens endelig beslutning kan ske uden egentlig afstemning efter punkt 5. Ved afstemning foregår afstemningerne således, at det mest vidtgående forslag bringes til afstemning først. 14. Om fastsættelse af kontingent via. portionspris og kontingentpris Bestyrelsens forslag til prisen pr. portion for stemmeberettigede medlemmer efter vedtægten og kontingentprisen pr. medlemstype for ikke-stemmeberettigede medlemmer forelægges og begrundes. Side 5 af 10

6 Efter en eventuel debat om forslaget og eventuelle ændringsforslag træffer dirigenten beslutning om den videre behandling, herunder behovet for afstemninger. Vurderer dirigenten, at der ikke er behov for afstemning, spørger dirigenten forsamlingen, om den kan godkende en angiven kontingentpris. I fald generalforsamlingen klart og tydeligt tilkendegiver sin godkendelse af kontingentprisen, konkluderer dirigenten, at denne er godkendt. Ved behandling eller afstemning om forslag og eventuelle ændringsforsalg behandles det mest vidtgående forslag først. 15. Om valg af formand Formanden vælges af generalforsamlingen jf. vedtægtens 26. Valgbare til posten som formand er personer, der er valgbare til DANVAs bestyrelse, som enten bestyrelsesrepræsentant eller selskabsrepræsentant. Valgbares opstilling som kandidat skal skriftligt meddeles bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen. Sekretariatet sørger herefter for offentliggørelse af de anmeldte kandidater. Valgprocedure: Dirigenten præsenterer de anmeldte kandidater. De enkelte kandidater præsenterer sig selv. Hvis der er flere kandidater, skal der afstemmes skriftligt eller evt. elektronisk. Dirigenten orienterer forsamlingen om, hvilken stemmeseddel der skal avendes og om valgproceduren. Stemmesedlen skal være mærket FORMANDSVALG. Ved elektronisk valg orienterer dirigenten om anvendelsen af det udleverede udstyr og proceduren. Kandidater opføres på en liste, således at alle kandidater har et nummer. De stemmeberettigede anfører et kandidatnummer på deres stemmesedler svarende til den foretrukne kandidat. Såfremt der efter 1. afstemning er stemmelighed mellem to eller flere kandidater med flest stemmer, foretages 2. afstemning mellem disse kandidater efter førnævnte principper. Hvis der også herefter er stemmelighed foretages lodtrækning. Side 6 af 10

7 16. Om valg af medlemmer og suppleanter til Bestyrelsen DANVAs samlede bestyrelse består af 15 medlemmer inkl. formanden. Af den samlede bestyrelse skal 8 medlemmer være bestyrelsesrepræsentanter, og 7 medlemmer skal være selskabsrepræsentanter jf. vedtægten 28. Valg til bestyrelsen gennemføres med udgangspunkt i besættelsen af formandsposten, således at vedtægtens 28 honoreres. Valg sker i 2 valggrupper jf. vedtægten 29. Valg i valggruppe II selskabsrepræsentanter Valgbare som selskabsrepræsentanter er personer, som er ansat i et af DANVAs stemmeberettigede medlemmer. Valgbares opstilling som kandidat skal skriftligt meddeles bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen. Sekretariatet sørger herefter for offentliggørelse af de anmeldte kandidater. Valgprocedure: Dirigenten oplyser, om der skal vælges 6 eller 7 selskabsrepræsentanter. Dirigentens præsentation af anmeldte kandidater. Der skal afstemmes skriftligt eller evt. elektronisk. Dirigenten orienterer forsamlingen om, hvilken stemmeseddel der skal anvendes og om valgproceduren. Stemmesedlen vil være mærket VALG AF SELSKABSREPRÆSENTANTER. Ved elektronisk valg orienterer dirigenten om anvendelsen af det udleverede udstyr og proceduren. Kandidater opføres på en liste, således at alle kandidater har et bestemt nummer. De stemmeberettigede medlemmer stemmer ved at angive kandidatnumrene på deres foretrukne kandidater. De stemmeberettigede skal anføre præcist det antal kandidatnumre, som svarer præcist til det antal selskabsrepræsentanter, der skal vælges til bestyrelsen ved det pågældende valg. Hvis der angives færre eller flere kandidatnumre, anses stemmeafgivelsen som ugyldig. De ledige antal bestyrelsesposter som selskabsrepræsentanter besættes af kandidaterne efter opnået stemmetal, med mindre en regulering til opfyldelse af vedtægten 34 er nødvendig. De 8 efterfølgende kandidater med flest stemmer er valgt som suppleanter for valggruppe II. Hvert stemmeberettiget medlem kan kun have én repræsentant i DANVAs bestyrelse. Hvor flere stemmeberettigede medlemmer via. koncernforhold, ejerforhold eller på anden vis er knyttet sammen, kan disse stemmeberettigede medlemmer tilsammen kun have én repræsentant i DANVAs bestyrelse jf. vedtægten 34. Side 7 af 10

8 Såfremt flere kandidater repræsenterer samme selskab besættes en evt. bestyrelsespost af den kandidat der har opnået højst stemmetal. Der ses bort fra de øvrige kandidater ved besættelsen af bestyrelsesposter, der herefter besættes med de kandidater fra andre selskaber, der har opnået højst stemmetal. De efter stk. 1 forbigåede kandidater indtræder igen med deres stemmeantal ved besættelsen af pladserne i suppleantgruppen. Suppleanterne rangordnes, således at suppleanten med højest stemmetal er valgt til 1. suppleant osv. Såfremt der er stemmelighed mellem to eller flere kandidater efter 1. afstemning, og dette har betydning for kandidaternes valg eller indbyrdes placering, foretages 2. afstemning mellem disse kandidater efter førnævnte procedure. Generalforsamlingen gøres bekendt med resultatet af valget i valggruppe II, før valghandlingen i valggruppe I gennemføres. Valg i valggruppe I - bestyrelsesrepræsentanter Valgbare som bestyrelsesrepræsentanter er personer, som opfylder et af følgende kriterier: Medlem af bestyrelse eller tilsynsråd hos et stemmeberettiget DANVA medlem efter vedtægten 8. Medlem af bestyrelse eller tilsynsråd hos holdingselskab/selskab med bestemmende indflydelse over et stemmeberettiget DANVA medlem efter vedtægten 8. Valgbares opstilling som kandidat skal skriftligt meddels bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen. Sekretariatet sørger herefter for offentliggørelse af de anmeldte kandidater. Valgprocedure: Dirigenten oplyser, om der skal vælges 7 eller 8 bestyrelsesrepræsentanter. Dirigentens præsentation af anmeldte kandidater. Annoncering af eventuelle tilbagetrækninger af kandidatur. Der skal afstemmes skriftligt eller evt. elektronisk. Dirigenten orienterer forsamlingen om, hvilken stemmeseddel der skal anvendes og om valgproceduren. Stemmesedlen vil være mærket VALG AF BESTYRELSESREPRÆSENTANTER. Ved elektronisk valg orienterer dirigenten om anvendelsen af det udleverede udstyr og proceduren. Kandidater opføres på en liste, således at alle kandidater har et bestemt nummer. De stemmeberettigede medlemmer stemmer ved at angive kandidatnumrene på deres foretrukne kandidater. De stemmeberettigede skal anføre præcist det antal kandidatnumre, som svarer til det antal bestyrelsesrepræsentanter, der skal vælges til bestyrelsen ved det pågældende valg. Hvis der angives færre eller flere kandidatnumre, anses stemmeafgivelsen som ugyldig. Side 8 af 10

9 Det ledige antal bestyrelsesposter som bestyrelsesrepræsentanter besættes af kandidaterne efter opnået stemmetallet, med mindre en regulering til opfyldelse af vedtægten 34 er nødvendig. De 8 efterfølgende kandidater med flest stemmer er valgt som suppleanter for valggruppe I. Hvert stemmeberettiget medlem kan kun have én repræsentant i DANVAs bestyrelse. Hvor flere stemmeberettigede medlemmer via. koncernforhold, ejerforhold eller på anden vis er knyttet sammen, kan disse stemmeberettigede medlemmer tilsammen kun have én repræsentant i DANVAs bestyrelse jf. vedtægten 34. Såfremt flere kandidater repræsenterer samme selskab besættes en evt. bestyrelsespost af den kandidat fra det pågældende selskab, der har opnået højst stemmetal. Der ses bort fra de øvrige kandidater ved besættelsen af bestyrelsesposter, der herefter besættes med de kandidater fra andre selskaber, der har opnået højst stemmetal. De efter stk. 1 forbigåede kandidater indtræder igen med deres stemmeantal ved besættelsen af pladserne i suppleantgruppen. Suppleanterne rangordnes, således at suppleanten med højest stemmetal er valgt til 1. suppleant osv. Såfremt der er stemmelighed mellem to eller flere kandidater efter 1. afstemning, og dette har betydning for kandidaternes valg eller indbyrdes placering, foretages 2. afstemning mellem disse kandidater efter førnævnte procedure. Særligt om valg og vedtægtens 34. Såfremt et medlem, der har en repræsentant i bestyrelsen opstiller og får valgt en ny repræsentant til bestyrelsen, anses den senest valgte som selskabets repræsentant i DANVAs bestyrelse jf. vedtægten 34 stk. 3. Såfremt der i valggruppe I vælges en repræsentant til bestyrelsen fra et selskab, der allerede ved valget i valggruppe II har opnået en repræsentant i bestyrelsen, vil selskabets plads i bestyrelsen således blive tildelt repræsentanten fra valggruppe I. Repræsentanten fra valggruppe II vil blive erstattet fra suppleantkredsen som beskrevet i valgregulativet. 17. Om fastsættelse af årligt honorar til bestyrelsesformand, næstformand og øvrige bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsens formand og næstformand oppebærer et årligt honorar for varetagelse af deres respektive hverv, ligesom bestyrelsens øvrige medlemmer modtager et årligt honorar for deltagelsen i bestyrelsesarbejdet jf. vedtægten 46. Bestyrelsens (den afgåendes) forslag til honorar til henholdsvis formand, næstformand, menige bestyrelsesmedlemmer forelægges og begrundes. Side 9 af 10

10 Efter en eventuel debat om forslaget og eventuelle ændringsforslag træffer dirigenten beslutning om den videre behandling, herunder behovet for afstemninger. Vurderer dirigenten, at der ikke er behov for afstemning, spørger dirigenten forsamlingen om den kan godkende et givent honorarforslag. I fald generalforsamlingen klart og tydeligt tilkendegiver sin godkendelse af honorarforslaget, konkluderer dirigenten, at forslaget er godkendt. Ved behandling eller afstemning om forslag og eventuelle ændringsforsalg behandles det mest vidtgående forslag først. 18. Om eventuelt Alle emner i relation til foreningen kan debatteres under dette punkt, men der kan ikke træffes beslutninger. 19. Generalforsamlingens afslutning Generalforsamlingens afslutning afsluttes formelt ved, at dirigenten erklærer generalforsamlingen for hævet. Vedtaget af generalforsamlingen den 26. maj 2016 med ikrafttræden den. 26. maj 2016 Dirigentens underskrift Side 10 af 10