Rammeaftalebilag 3: Udbudsbetingelser

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning/generelle forhold Ordregivende myndighed Offentliggørelse af udbudsforretningen Udbudsform Udbuddets omfang Tidsplan Kontaktperson Kontrolbud Sundhedsstyrelsens forbehold Kontrakt Kontraktindgåelse Tilbudsgivers omkostninger Tavshedspligt Udbudsgrundlag og tilbuddets udformning Opdeling af udbuddet Udbudsgrundlag Kalkulation af tilbud Forbehold og alternative bud Tildeling Udelukkelse og minimumskrav til egnethed Udelukkelse Minimumskrav til egnethed Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Tildeling af rammeaftale Underkriterier Kreativitet og indhold Bemanding Vederlag Evalueringsmetode Minimumskrav til tilbuddet Krav til tilbuddet Afgivelse af tilbud herunder tidsfrister Informationsmøde Spørgefrist og supplerende oplysninger Tilbudsfrist og aflevering af tilbud Åbning af tilbud Vedståelsesfrist Dokumentation for oplysninger i ESPD Underretning af tilbudsgivere Standstill-periode og kontraktens indgåelse Ikrafttrædelse Bilag A: Evalueringsmetode Side 1 af 20

2 1. Indledning/generelle forhold 1.1 Ordregivende myndighed Sundhedsstyrelsen Enhed for Forebyggelse Islands Brygge København S I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt Sundhedsstyrelsen. 1.2 Offentliggørelse af udbudsforretningen Nærværende udbud er offentliggjort ved fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til Supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 3. november Udbudsform Offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud (Udbudsdirektivet). Udbuddet omfatter en rammeaftale med en part. 1.4 Udbuddets omfang Sundhedsstyrelsen planlægger at gennemføre en rusmiddelforebyggende festmiljøkampagne målrettet årige unge på festivaler og spillesteder i Overordnet er der tale om to kampagneindsatser: en stofforebyggende kampagne på musikfestivaler målrettet publikum i alderen år en alkoholforebyggende kampagne om unge og alkohol målrettet udskænkningspersonale samt forældre til unge, der skal på festival for første gang Begge kampagneindsatser skal køre på musikfestivaler i perioden maj-august 2017 og på spillesteder i perioden september-oktober Kampagnerne gennemføres i samarbejde med interesseorganisationen Dansk Live, der står som afsender på kampagnerne. Roskilde Festival står dog selv som afsender på kampagneindsatsen på Roskilde Festival. For yderligere beskrivelse se rammeaftalebilag 4: Kravspecifikation. Rammeaftalen dækker perioden 18. januar december Side 2 af 20

3 Sundhedsstyrelsen forpligter sig i denne periode til at købe de omfattede ydelser hos den af rammeaftalen omfattede leverandør på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt Sundhedsstyrelsen konstaterer behov for de pågældende ydelser. Sundhedsstyrelsen er således ikke forpligtet til køb af et på forhånd fastlagt omfang. Sundhedsstyrelsen forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet ydelse ikke kan dække et særligt behov hos Sundhedsstyrelsen. Rammeaftalens maksimale budget er i 2017 henholdsvis kr. til en stofforebyggende kampagne og kr. til en alkoholforebyggende kampagne på festivaler og spillesteder i Danmark. 1.5 Tidsplan Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: 3. november 2016 Informationsmøde: 28. november 2016 kl. 10:00 11:00 Spørgefrist: 30. november 2016 kl. 16:00 Svarfrist: 2. december 2016 Tilbudsfrist: 9. december 2016 kl. 12:00 Underretning om resultatet af udbuddet: Forventet 6. januar 2017 Derefter afholdes 10 dages stand still-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Kontraktstart: 18. januar 2017 Kick-off møde med Sundhedsstyrelsen Forventet 19. januar 2017 kl. 10:00 12:00 Opstarts- og præsentationsmøde med Sundhedsstyrelsen, Dansk Live og Roskilde Festival Forventet 24. januar 2017 kl. 10:30 13: Kontaktperson Al kommunikation vedrørende udbuddet skal rettes skriftligt til Sundhedsstyrelsens kontaktperson, som er Maria Koch Aabel. Se også afsnit 5.2 vedrørende spørgefrist og supplerende oplysninger. 1.7 Kontrolbud Sundhedsstyrelsen afgiver ikke kontrolbud. Side 3 af 20

4 1.8 Sundhedsstyrelsens forbehold Sundhedsstyrelsen forbeholder sig ret til at annullere dele af eller det samlede udbud og/eller at gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. 1.9 Kontrakt Aftaleforholdet mellem parterne er bestemt af rammeaftale om rusmiddelforebyggende holdningskampagner på festivaler og spillesteder. Nærværende udbudsbetingelser er en integreret del af rammeaftalen som rammeaftalebilag Kontraktindgåelse Der indgås en rammeaftale med en part (leverandør) Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Sundhedsstyrelsen uvedkommende Tavshedspligt Det samlede udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt af Sundhedsstyrelsen. Side 4 af 20

5 2. Udbudsgrundlag og tilbuddets udformning 2.1 Opdeling af udbuddet Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Der skal afgives et samlet bud specificeret i henhold til afsnit 4 i nærværende udbudsbetingelser. 2.2 Udbudsgrundlag Det samlede udbudsmateriale består rammeaftale om rusmiddelforebyggende holdningskampagner på festivaler og spillesteder med følgende rammeaftalebilag: Bilag 1: Sundhedsstyrelsens standardaftalevilkår Bilag 2: Rettelsesskrivelse med spørgsmål/svar Bilag 3: Udbudsbetingelser (nærværende) Udbudsbilag A: ESPD-request fil Bilag 4: Kravspecifikation Bilag 4A: Fakta om målgruppens rusmiddelbrug Bilag 4B: Oversigt over evalueringsresultater rusmiddelforebyggende festmiljøkampagne 2015 Bilag 4C: Oversigt over kampagneelementer i 2016 Bilag 5: Leverandørens tilbud Bilag 5A: Leverandørens løsning Kreativitet og indhold Bilag 5B: Leverandørens løsning Bemanding Bilag 5C: Leverandørens vederlag Udbudsmaterialet er offentliggjort og kan hentes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside: Kalkulation af tilbud Tilbudsgiver skal afgive tilbud ud fra det samlede udbudsmateriale som angivet i punkt Forbehold og alternative bud Hver tilbudsgiver er kun berettiget til at afgive ét tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i rammeaftalen og/eller øvrige krav som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål herom, jf. punkt 5.2, inden tilbuddet afgives. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver så vidt muligt angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning i stedet for. Side 5 af 20

6 Sundhedsstyrelsen vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om Sundhedsstyrelsen vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller ændringerne kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Tilbudsgiver kan orientere sig om eventuelle ændringer i henhold til punkt 5.2. Side 6 af 20

7 3. Tildeling 3.1 Udelukkelse og minimumskrav til egnethed Forud for tilbudsvurderingen foretager Sundhedsstyrelsen en egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, med baggrund i det af tilbudsgiver udfyldte og fremsendte ESPD (Det fælles europæiske udbudsdokument). Det med tilbuddet fremsendte ESPD skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt og Oplysningerne danner grundlag for Sundhedsstyrelsens vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet og, om tilbudsgiver er egent til at udføre den udbudte opgave. Kun konditionsmæssige tilbud der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i pkt og som opfylder minimumskravene til egnethed i pkt , vil indgå i valg af leverandør i henhold til punkt 3.2 Tildeling af rammeaftale Udelukkelse Tilbudsgiver skal i ESPD bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136 (se ESPDs del III Udelukkelsesgrunde ). Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 (se ESPDs del III Udelukkelsesgrunde ): Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation (fx serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen Minimumskrav til egnethed Sundhedsstyrelsen vil udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren ikke opfylder følgende minimumskrav til egnethed til økonomisk/finansiel formåen: Tilbudsgiver skal i ESPD angive: Tilbudsgivers omsætning i senest afsluttede regnskabsår Omsætning angives i ESPDs del IV B under Samlet omsætning. Der gælder følgende minimumskrav til omsætning i senest afsluttede regnskabsår: Side 7 af 20

8 Mindstekrav til omsætning: Minimum DKK ,- (eller tilsvarende i anden valuta) Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt og afgives for hver deltager i konsortiet. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring, hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til Sundhedsstyrelsen. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning for konsortiet, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Sundhedsstyrelsen. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt ) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, skal de krævede oplysninger under pkt og afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamets ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt ) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. 3.2 Tildeling af rammeaftale Blandt de egnede tilbud, der opfylder ovenstående pkt. 3.1, vil tildeling af rammeaftale ske ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet: Bedste forhold mellem pris og kvalitet De økonomiske mest fordelagtige tilbud identificeres ud fra underkriterierne i pkt Underkriterier Tilbud evalueres på baggrund af følgende vægtede underkriterier: Underkriterier Vægtning i pct. Kreativitet og Se afsnit indhold Bemanding Se afsnit Vederlag Se afsnit Side 8 af 20

9 3.3.1 Kreativitet og indhold Til brug for evalueringen af underkriteriet kreativitet og indhold anvendes en samlet vurdering af: Delkriterier 1. Strategisk koncept Tilbud skal omfatte et overordnet, strategisk koncept for hver kampagneindsats. Der ønskes fokus på sammenhængen mellem den stofforebyggende og den alkoholforebyggende indsats. I årene har de to kampagneindsatser haft et samlet kreativt koncept. I de foregående år har det været to forskellige koncepter. Det er op til tilbudsgiver at komme med et bud på dette. Forhold der tillægges betydning ved evalueringen Generelt: I vurderingen af besvarelserne af nedenstående delkriterier lægges der vægt på, at den enkelte besvarelse er konkret, forpligtende og specifik i forhold til den udbudte rammeaftale, fx at der beskrives konkrete løsninger, der er relevante i forhold til delkriteriet og kontraktgenstanden. Det vægtes positivt jo flere relevante forhold den enkelte besvarelse omfatter og jo bedre besvarelsen sandsynliggør en god og kreativ løsning som fremmer målet med kampagnerne. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en grundig beskrivelse af, hvordan der sikres en høj grad af sammenhæng mellem den stofforebyggende og den alkoholforebyggende kampagneindsats, samt hvordan der sikres sammenhæng mellem kampagnen på festivaler og spillesteder, herunder hvordan kampagnens liv kan forlænges før og efter selve kampagneperioden. Det vægtes ligeledes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder et nytænkende bud på hvordan en digital del af kampagnen kan formes og løftes. Idet det forventes, at mange unge på musikfestivalerne, også har deres gang på landets spillesteder, ønskes der endvidere fokus på sammenhængen mellem kampagnen på henholdsvis festivaler og spillesteder. Kampagnen skal således ses som en samlet indsats hen over året, der begynder på festivalerne og slutter på spillestederne. Kampagnen har indtil nu kun i begrænset omfang haft et digitalt liv, og i forhold til kampagnen i 2017 ønskes denne del styrket. Her er det vigtigt at pointere, at arenaen for kampagnen er festival- og Side 9 af 20

10 spillestederne, og en digital del af kampagnen skal derfor også begrænses til denne arena så vidt muligt. 2. Indsigt i og involvering af målgruppe Kampagnerne skal videreudvikles i 2017 på baggrund af evaluering og erfaringer fra 2015-indsatsen (se opsamling i Bilag 4B). Sundhedsstyrelsen og Dansk Live lægger vægt på, at tilbudsgiver har en god indsigt i målgruppen/beskriver hvordan indsigt i målgruppen opnås samt at målgruppen involveres i udvikling og gennemførelse af kampagnen. 3. Tone i kampagnen Det er grundlæggende for kampagneindsatserne, at de ikke taler ned til publikum. Samtidig skal budskab og holdningsmarkering være klar og tydelig. Det er også et ønske, at den stofforebyggende kampagneindsats udover at vække opmærksomhed, skal inspirere de unge til at diskutere budskabet. Denne linje skal fortsat holdes. 4. Afmelding på alkoholforebyggende indsats For den alkoholforebyggende indsats er det op til tilbudsgiver at komme med et bud på om afmeldingen Mindre druk, mere fest skal videreføres eller omformuleres. 5. Kampagneelementer Der ønskes en løsning, som baserer sig på evalueringen af brugen af kampagneelementer i tidligere års kampagner koblet med, at kampagnen i 2017 gerne må nytænkes og have kant. På baggrund af evalueringen af tidligere års kampagneindsatser, lægges der op til at følgende kampagneelementer kan indgå i Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en beskrivelse af hvordan kampagnen bygger videre på erfaringer fra tidligere års kampagneindsats. Desuden vægtes det positivt, såfremt løsningen kan dokumentere en høj grad af indsigt i målgruppen eller hvordan denne indsigt søges opnået samt en beskrivelse af, hvordan målgruppen søges inddraget i udvikling og gennemførelse af kampagnen. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en beskrivelse af hvordan tonen i kampagnen både er klar og tydelig ift. holdningsmarkeringen mod stoffer samtidig med, at det ikke bliver en løftet pegefinger. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder et begrundet bud på om afmeldingen Mindre druk Mere fest skal videreføres. Og hvis ikke, vægtes det positivt, at tilbudsgiver angiver et bud på en ny afmelding. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder et bud på kampagneindsatsen 2017, som både er nytænkende og har kant, samtidig med at den bygger på erfaringer med brug af kampagneelementer i tidligere års kampagner. Det vægtes desuden positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder et begrundet bud på en digital kampagnedel, der knytter sig til festival- og spillestedsarenaen. Side 10 af 20

11 kampagnen 2017: a) Roskilde Against Drugs: Storskærmsspot og hegnsbannere mv. Roskilde Against Drugs er afsender. b) Music Against Drugs på festivaler: De samme elementer som til Roskilde Festival, men produceret med Music Against Drugs/Dansk Live som afmelding/afsender. Det vægtes ligeledes positivt, at tilbudsgiverens løsning giver et samlet strategisk og kreativt bud på kampagneelementer, herunder et bud på brug af øvrige og nye elementer end de oplistede, samt et bud på hvordan vægtningen mellem de forskellige elementer skal være. c) Music Against Drugs på spillesteder: T- shirts, spot til infoskærme mv.. d) Sundhedsstyrelsens stoffaktapjece Stoffer hvordan virker de, hvordan ser de ud tilpasset kampagnens kreative udtryk. e) Unge & alkohol: Elementer til barområderne, 18+ armbånd f) PR-indsats på Unge & alkoholkampagnen målrettet forældre til unge, der skal på festival. g) Digital kampagnedel og elementer. Der ønskes en løsning som involverer en digital strategi, der knytter sig til festival- og spillestedsarenaen og hvor temaet fortolkes fantasifuldt. Det er op til tilbudsgiver at komme med et samlet strategisk og kreativt bud på kampagneelementer, herunder brug af øvrige elementer end de oplistede samt vægtningen af de forskellige elementer. Se Bilag 4C for en oversigt over og oplag på kampagneelementer i Involvering af medarbejdere på festivaler og spillesteder Kampagnen i 2017 skal som tidligere år have fokus på involvering af medarbejdere på festivalerne og spillesteder samt sikring af ejerskab i kampagnen. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en grundig beskrivelse af hvordan implementeringen af kampagnen i høj grad vil involvere medarbejdere på festivaler og spillesteder og sikre ejerskab. Side 11 af 20

12 7. Kontaktansvar Tilbudsgiver skal have den direkte kontakt med de enkelte festivaler i forbindelse med bestilling og udsendelse af kampagnematerialer til de enkelte festivaler og spillesteder for at sikre bedst mulig implementering. Erfaringen fra tidligere år er, at implementeringsdelen kræver en del ressourcer, og der ønskes i tilbuddet en beskrivelse af, hvordan det planlægges løst. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning vægter ressourceallokering til selve implementeringen af kampagnen, herunder kontakten til festivaler og spillesteder og involvering af medarbejdere på festivaler og spillesteder. Tilbudsgiver skal have løbende kontakt med Dansk Live og Sundhedsstyrelsen om kampagnens udformning og forløb 8. Prætest af kampagne Kampagnens udformning skal prætestes (dette kan såfremt det findes hensigtsmæssigt kombineres med krav nr. 3) 9. Produktion og tryk Sundhedsstyrelsen ser gerne at tilbudsgiver kommer med supplerende forslag til elementer til den nærmere udvikling, udformning, dimensionering og fremstilling af alle kampagnens elementer i tæt samarbejde med Sundhedsstyrelsen og kontaktpersoner fra Dansk Live. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en prætest af kampagnen hos målgruppen. Det vægtes positivt, såfremt tilbudsgiverens løsning indeholder en detaljeret oversigt over hvilke fysiske og digitale elementer, der foreslås udviklet i kampagnen. Tilbuddet skal indeholde en oversigt over hvilke fysiske og digitale elementer (hegnsbannere, T-shirts, webbanere ect.), der foreslås udviklet i hver af kampagnerne Besvarelserne af ovenstående delkriterier under underkriteriet kreativitet og indhold skal fremgå af kontraktbilag 5A Leverandørens løsning kreativitet og indhold, jf. afsnit Bemanding Til brug for evalueringen af underkriteriet bemanding anvendes en samlet vurdering af: Side 12 af 20

13 Delkriterier 1. Angivelse af CV på ansvarlig projektleder på udarbejdelse af kampagnerne. CVét skal indeholde projektlederens uddannelsesmæssige baggrund og ansættelses-/arbejdsforhold samt liste over holdningskampagner, hvor denne har været projektleder 2. Angivelse af CV på øvrigt personale/samarbejdspartnere der allokeres til udarbejdelse af kampagnerne. CVérne skal indeholde personalets uddannelsesmæssige baggrund og ansættelses-/arbejdsforhold samt erfaring med holdningskampagner Forhold der tillægges betydning ved evalueringen Det vægtes positivt, hvis besvarelsen dokumenterer omfattende relevant uddannelsesmæssig baggrund og arbejdserfaring, særligt som projektleder på holdningskampagner. Det vægtes positivt, hvis besvarelsen dokumenterer allokering af tilstrækkelig personalemæssige ressourcer med forskellige relevante kompetencer, herunder særligt erfaring med holdningskampagner. Besvarelserne af ovenstående delkriterier under underkriteriet bemanding skal fremgå af kontraktbilag 5B Leverandørens løsning bemanding, jf. afsnit Vederlag Sundhedsstyrelsen har en budgetramme i 2017 på: DKK til en stofforebyggende kampagne DKK til en alkoholforebyggende kampagne på festivaler og spillesteder Den samlede budgetramme for 2017 for de 2 kampagner er DKK Til brug for bedømmelsen af underkriteriet vederlag anvendes det samlede vederlag opgjort i henhold til leveringsaftalebilag 5C Leverandørens vederlag. 3.4 Evalueringsmetode Der er i bilag A til nærværende udbudsbetingelser redegjort for den evalueringsmetode, der anvendes til evaluering af de indkomne tilbud. Side 13 af 20

14 4. Minimumskrav til tilbuddet Tilbudsgivers tilbud skal opfylde de formelle krav, der fremgår af nærværende afsnit 4 for at være konditionsmæssigt. Efter tilbuddene er åbnet, vil Sundhedsstyrelsen som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Sundhedsstyrelsen forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet skal i udbudsmaterialet forbeholder Sundhedsstyrelsen sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Sundhedsstyrelsen er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder Sundhedsstyrelsen sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 4.1 Krav til tilbuddet Tilbuddet skal afgives på dansk og følge de i nærværende udbudsbetingelser beskrevne krav. Tilbuddet skal indeholde: ESPD udfyldt iht. udbudsbekendtgørelsen og pkt. 3.1 i nærværende udbudsbetingelser og vedlægges tilbuddet (gerne vedlagt tilbuddet som PDF-print) Rammeaftalebilag 5A: Leverandørens løsning Kreativitet og indhold udfyldt med besvarelse eller alternativt med tydelig angivelse af hvor i tilbudsgivers tilbud besvarelsen af det enkelte delkriterium findes. Udfyldt rammeaftalebilag 5A og eventuelle tilknyttede bilag vedlægges tilbuddet Rammeaftalebilag 5B: Leverandørens løsning Bemanding udfyldt med besvarelse eller alternativt med tydelig angivelse af hvor i tilbudsgivers tilbud besvarelsen af det enkelte delkriterium findes. Udfyldt rammeaftalebilag 5B og eventuelle tilknyttede bilag vedlægges tilbuddet Kontraktbilag 5C Leverandørens vederlag udfyldt komplet og korrekt. Udfyldt rammeaftalebilag 5C vedlægges tilbuddet Side 14 af 20

15 5. Afgivelse af tilbud herunder tidsfrister 5.1 Informationsmøde Der afholdes informationsmøde (der er ikke pligt til at deltage) mandag d. 28. november 2016 kl. 10:00 11:00 i Sundhedsstyrelsen, Islands Brygge 67, 2300 København S (henvendelse i receptionen). Der udarbejdes et kort referat fra informationsmødet som efterfølgende kan hentes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside på Sundhedsstyrelsen ser gerne, at eventuelle deltagere tilmelder sig til projektleder Maria Koch Aabel på mwk@sst.dk senest fredag d. 25. november Spørgefrist og supplerende oplysninger Sundhedsstyrelsen opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Maria Koch Aabel på mwk@sst.dk. Spørgsmål bør stilles inden spørgefristen som er d. 30. november 2016 kl. 16:00. Spørgsmål, der modtages i henhold til ovenstående inden spørgefristens udløb, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive offentliggjort på Sundhedsstyrelsens hjemmeside på senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristen. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret præcisering, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, herunder rammeaftalen, vil dette fremgå af rammeaftalebilag 2 rettelsesskrivelsen med spørgsmål-svar. Det er under hele udbudsprocessen tilbudsgiverens eget ansvar at orientere sig om spørgsmål/svar og supplerende oplysninger i rammeaftalebilag 2 rettelsesskrivelse med spørgsmål-svar. Herefter vil vilkårene for tilbudsafgivelse være endeligt fastlagt. Side 15 af 20

16 5.3 Tilbudsfrist og aflevering af tilbud Tilbudsfristen er fredag d. 9. december 2016 kl. 12:00. Tilbuddet skal inden tilbudsfristens udløb afleveres i 5 identiske hard copy eksemplarer, hvoraf ét skal markeres original og de 4 øvrige kopi til: Sundhedsstyrelsen Enhed for Forebyggelse Att. Maria Koch Aabel Islands Brygge København S Tilbud skal mærkes Tilbud på Rusmiddelforebyggende festmiljøkampagne på festivaler og spillesteder og Tilbuddet må kun åbnes af Enhed for Forebyggelse. Tilbuddet/forsendelsen skal være lukket. 5.4 Åbning af tilbud Rettidige modtagne tilbud åbnes samlet efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgivers bud skal vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb eller indtil der er indgået endelig rammeaftale. Vedståelsesfristen gælder uanset Sundhedsstyrelsens fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke før endelig rammeaftale er underskrevet af begge parter. 5.6 Dokumentation for oplysninger i ESPD Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge Sundhedsstyrelsen har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD - det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudsloven 159, stk Underretning af tilbudsgivere Det forventes, at underretning om resultatet af udbuddet kan udsendes i 6. januar Samtidig udsendes betinget accept til den vindende tilbudsgiver). Endelig accept vil først være gældende ved parternes underskrift af rammeaftalen. Side 16 af 20

17 5.8 Standstill-periode og kontraktens indgåelse I henhold til 3, stk. 1 i Lov om Klagenævnet for Udbud (LOV nr. 492 af 12/05/2010 med senere ændringer) indtræder der en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter datoen, hvor underretningsskrivelse er udsendt, til endelig kontrakt kan indgås. Endelig aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet af begge parter. 5.9 Ikrafttrædelse Den endelige rammeaftale er gældende fra den 18. januar Side 17 af 20

18 Bilag A: Evalueringsmetode Til evaluering af de indkomne tilbud vil der blive anvendt den evalueringsmetode, der er anført nedenfor. Evalueringsmetode til identifikation af tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet Kun konditionsmæssige tilbud der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i pkt og som opfylder minimumskravene til egnethed i pkt indgår i tilbudsevalueringen. De underkriterier og den vægtning, der fremgår af afsnit 3.3 vil blive anvendt i tilbudsevalueringen af de egnede konditionsmæssige tilbud. Underkriteriet Vederlag Det samlede årlige vederlag der fremgår af leveringsaftalebilag 5C Leverandørens vederlag er det vederlag der indgår i tildelingen. Sundhedsstyrelsens budgetramme i 2017 er på: DKK til en stofforebyggende kampagne DKK til en alkoholforebyggende kampagne på festivaler og spillesteder DKK samlet for de 2 kampagner Tilbud med samlet årligt vederlag der overstiger Sundhedsstyrelsens budgetramme i 2017 vil ikke være konditionsmæssige og vil ikke indgå i bedømmelsen. Samtidig ønsker Sundhedsstyrelsen omfattende kampagner, som ikke forventes at kunne leveres for mindre end 80 % af den samlede budgetramme for de 2 kampagner i 2017, svarende til DKK Tilbud med et årligt vederlag der udgør mindre end 80 % af Sundhedsstyrelsens budgetramme i 2017 vil ikke være konditionsmæssige og vil ikke indgå i bedømmelsen. På underkriteriet Vederlag tildeles de konditionsmæssige tilbud point på en skala fra 0 til 10. Der tildeles 10 point til tilbud, hvor det samlede årlige vederlag er DKK og 0 point til tilbud, hvor det samlede årlige vederlag er DKK Tilbud, der ikke tildeles 0 point eller 10 point, tildeles point ved lineær interpolation herimellem. Der anvendes point med decimaler. Underkriterierne Kreativitet og indhold og Bemanding Til brug for evaluering af underkriterierne Kreativitet og indhold og Bemanding anvendes en samlet vurdering af tilbudsgivernes besvarelse af delkriterierne, som angivet i henholdsvis afsnit og På hver af de to underkriterier tildeles de konditionsmæssige tilbud point på en skala fra 0 til 10 ud fra en samlet vurdering af tilbuddets besvarelse af delkriterierne. Ved pointtildelingen kan der maksimalt gives 10 point (behøver ikke forekomme) til det bedst mulige tilbud, der vurderes at opfylde pågældende underkriterium overordentlig tilfredsstillende. Tilbud der kun er netop Side 18 af 20

19 antagelig gives 0 point (behøver ikke forekomme). Tilbud, der ikke tildeles 0 point eller 10 point, tildeles point her imellem afhængig af, hvordan tilbuddet i relation til pågældende underkriterium vurderes at være placeret mellem yderpunktet vurderes at opfylde underkriteriet overordentlig tilfredsstillende og yderpunktet vurderes at opfylde underkriteriet netop antagelig. Ud fra en samlet evaluering af underkriterierne Kreativitet og indhold og Bemanding tildeles der point som følger: Sammenfattende evaluering af underkriterierne Overordentlig tilfredsstillende med en fremragende besvarelse, der opfylder underkriteriet bedst muligt, med ingen eller få helt uvæsentlige mangler. Yderst tilfredsstillende/overordentlig tilfredsstillende med en overvejende fremragende besvarelse, der opfylder underkriteriet på udmærket vis, med få uvæsentlige mangler. Yderst tilfredsstillende med en glimrende besvarelse, der opfylder underkriteriet på fyldestgørende vis, med enkelte mindre og ikke væsentlige mangler. Meget tilfredsstillende/yderst tilfredsstillende med en overvejende glimrende besvarelse, der opfylder underkriteriet på fagligt kvalificeret vis, med enkelte/nogle mindre og ikke væsentlige mangler. Meget tilfredsstillende med en fortrinlig besvarelse, der opfylder underkriteriet på fagligt kvalificeret vis, med nogle mindre og ikke væsentlige mangler. God/ Meget tilfredsstillende med en overvejende fortrinlig besvarelse, der opfylder underkriteriet på kvalificeret vis, med nogle mindre og ikke væsentlige mangler. God med en god besvarelse, der opfylder underkriteriet på kvalificeret vis, med mindre og ikke væsentlige mangler. Over middel/god med en overvejende god besvarelse, der opfylder underkriteriet på solid vis, med mindre og ikke væsentlige mangler. Over middel med en over tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på solid vis, med nogle mangler. Middel/over middel med en lidt over tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på rimelig vis, med nogle mangler. Middel med en tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på rimelig vis, med nogle mangler. Under middel/middel med en lidt under tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på jævn vis, med nogle mangler. Under middel med en under tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på jævn vis, med en del mangler. Acceptabel/Under middel med en begrænset tilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på ujævn vis, med en del/mange mangler. Acceptabel med en utilfredsstillende besvarelse, der opfylder underkriteriet på ujævn vis, med mange mangler. Utilfredsstillende/Acceptabel med en overvejende ringe besvarelse, der opfylder underkriteriet på ukvalificeret vis, med mange mangler heraf nogle væsentlige mangler. Utilfredsstillende med en ringe besvarelse, der opfylder underkriteriet på ukvalificeret vis, med adskillige væsentlige mangler. Yderst utilfredsstillende/utilfredsstillende med en svag besvarelse, der opfylder de ufravigelige krav og i øvrigt er meget mangelfuld. Antal point 10 9,5 9 8,5 8 7,5 7 6,5 6 5,5 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 Side 19 af 20

20 Yderst utilfredsstillende med en meget svag besvarelse, der opfylder de ufravigelige krav og i øvrigt er meget mangelfuld. Netop antagelig/yderst utilfredsstillende med en utilstrækkelig besvarelse, der opfylder de ufravigelige krav og i øvrigt er udpræget mangelfuld. Netop antagelig med en minimumsbesvarelse, der kun opfylder de ufravigelige krav og som ikke indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning. 1 0,5 0 Samlet tilbudsevaluering og tildeling af aftalen Scoren på det enkelte underkriterium beregnes ved at multiplicere vægten med det pointtal, der er tildelt hvert konditionsmæssigt tilbud på det enkelte underkriterium. Scoren på hvert enkelt underkriterium summeres til en samlet score for hvert enkelt tilbud. Tilbuddet med højeste samlet score identificeres som tilbuddet med bedste forhold mellem pris og kvalitet og dermed det tilbud der tildeles aftalen. Side 20 af 20