udbudsbetingelser rammeaftale Teknisk rådgivning og bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud af driftsrelaterede opgaver maj 2011

Transkript

1 udbudsbetingelser rammeaftale Teknisk rådgivning og bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud af driftsrelaterede opgaver maj 2011

2 2 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Vejdirektoratet, Driftsafdelingen Niels Juels Gade København K Telefon Kontaktperson: Per Simonsen (psi@vd.dk) Tilbuddet og eventuelle spørgsmål bedes adresseret til: Kammeradvokaten Att: Advokat Bo Schmidt Pedersen Vester Farimagsgade København V 2. INDLEDNING Den udbudte rammeaftale vedrører rådgivning og bistand til Vejdirektoratet ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud og indgåelse af aftaler om driftsrelaterede ydelser, herunder vedligeholdelse af veje og broer og tjenesteydelser i forbindelse hermed. Ydelsernes art og karakter er beskrevet i rammeaftalen. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbuds direktivet for den offentlige sektor (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004), jf. udbudsbekend t- gørelse nr. 2011/S Til brug for udarbejdelsen af tilbud har tilbudsgiverne modtaget det i punkt 3 nævnte udbudsmateriale. Vejdirektoratet agter at indgå en rammeaftale vedrørende ovenstående opgave, der skal løbe i 4 år fra aftalens indgåelse. Vejdirektoratet agter at indgå ligelydende rammeaftaler med op til 5 økonomiske aktører.

3 3 Rammeaftalen er i forhold til tilbudsgiveren ikke eksklusiv. Vejdirekt oratet er således berettiget til at antage en kontraktpart, der ikke deltager i rammeaftalen til konkrete opg a- ver. Vejdirektoratet er endvidere ikke forpligtet til at aftage ydelser fra tilbudsgiveren, dvs. tilbudsgiveren er ikke garanteret nogen minimumso msætning hidrørende fra rammeaftalen. Tilbudsgiverne skal i forbindelse med tilbuddet angive 1-5 medarbejdere (Ressourcepulje), der er allokeret til løsning af opgaver for Vejdirektoratet under den udbudte rammeaftale. I forbindelse med miniudbud af opgaver skal der tilbydes én af disse medarbe j- dere til løsning af den konkrete opgave. Opgaver omfattet af rammeaftalen honoreres efter tidsforbrug og afregnes med de timesatser, der er fastsat i forbindelse med gennemførte miniudbud. Tilbudsgiverne skal i forbindelse med afgivelse af tilbud på rammeaftalen tilbyde en timepris, der vil være gældende for aftaleforholdet mellem Vejdirektoratet og tilbudsgiverne. De n timesats, der skal afgives i forbindelse med miniudbud må gerne være mindre end den timesats, der er fastsat i rammeaftalen. Tilbudsgiverne skal afgive timesats i en særskilt lukket kuvert. 3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Vejdirektoratet (den ordregivende myndighed) har udarbejdet udbudsmateriale, som sammen med udbudsbekendtgørelsen udgør grundlaget for tilbudsgivernes arbejde med at udforme og afgive tilbud. Udbudsmaterialet kan downloades fra Det samlede udbudsmateriale består - udover udbudsbekendtgørelsen - af: Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand ved tilrettelæggelse og gennemførelse af driftsrelaterede opgaver i Vejdirektoratet. Formular til brug for erklæring på tro og love om beskyttelse på arbejdspladsen mv. og om gæld til det offentlige. Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand af februar 2011

4 4 4. TILDELINGSKRITERIUM OG EVALUERING 4.1 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende delkriterier til grund: 1) Samlet kompetenceprofil 50 % bedømt på grundlag af følgende elementer Vejdirektoratet lægger vægt på, at den samlede tilbudte ressourcepulje har en samlet kompetenceprofil, der sandsynliggør, at de arbejdsopgaver, jf. beskrivelsen heraf i rammeaftalen, som Vejdirektoratet forventes at få behov for bistand til, kan løses af én eller flere af de tilbudte medarbejdere. Det bemærkes, at én person godt kan have en samlet kompetenceprofil, der kan matche eller være bedre end to eller flere personers samlede kompetenc e- profil. Der skal vedlægges CV for de(n) tilbudte medarbejder(e), der indeholder en oversigt over tidligere erfaringer, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 3 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV og oversigt bedes ikke overstige to A4 sider (pr. medarbejder). Der skal vedlægges en redegørelse for de(n) pågældende medarbejder(es) mulighed for at løse én eller flere af de beskrevne forventede opgaver, som Vejdirektoratet kan få behov for bistand til. Redegørelsen bedes ikke overstige 2 A4 sider (pr. medarbejder). 2) Tilbudt timesats 50 % bedømt på grundlag af følgende elementer Vejdirektoratet lægger vægt på at opnå billigst mulige timepris. Der skal i tilbuddet angives én timesats, der er gældende for alle medarbe j- dere i ressourcepuljen. Den tilbudte timesats skal afleveres i en lukket k u- vert.

5 5 Tilbud, der indeholder timepriser på mindre end kr. 800,- ekskl. moms eller mere end kr ,- ekskl. moms, anses for ukonditionsmæssige og vil ikke blive taget i betragtning. 4.2 Evaluering Delkriteriet Samlet kompetenceprofil vurderes på en skala fra 0-10, hvor 10 point gives til det tilbud, der fuldt ud opfylder Vejdirektoratets behov i forhold til den udbudte opgave og hvor 0 point gives til det tilbud, der kun netop opfylder Vejdirektorate ts minimumsbehov i forhold til den udbudte opgave. 5 point gives for et tilbud, der vurderes at opfylde Vejdirektoratets behov "middel". For pointene 7, henholdsvis 3, gælder, at disse gives for tilbud der vurderes at opfylde Vejdirektoratets behov over middel, henholdsvis under middel. Øvrige point gives for tilbud, der vurderes at ligge mellem de angivne vurderi n- ger. Point gives som et helt tal. Der behøves ikke foreligge tilbud, der opnår 10, henholdsvis 0 point. Delkriteriet tilbudt timesats (kr.) gives point (med 1 decimal) ved følgende omregning: - En tilbudt timesats på kr. 800,- gives 10 point. - Øvrige tilbudte timesatser T ø får point efter formlen: 10 - ((T ø -800)/80) En tilbudt timesats på kr ,- giver dermed 0 point. En tilbudt timesats på kr giver 5,6 point. En tilbudt timesats på kr giver 2,5 point. De angivne point er i n- den vægtning på 50%. Tilbudte timesatser under kr. 800 og over kr medfører, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Ved evalueringen evalueres delkriteriet Samlet kompetenceprofil først, hvorefter den lu k- kede kuvert med den tilbudte timesats åbnes og den endelige samlede pointberegning foretages herefter. Den tilbudsgiver, der opnår den højeste samlede pointsum har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 5. FORBEHOLD OG ALTERNATIVE BUD Vejdirektoratet har udarbejdet vedlagte udkast til rammeaftale.

6 6 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver er ligeledes ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende bestemmelser i udkastet til rammeaftale. Der henvises i øvrigt til punkt 7.1 om udformningen af tilbud og til tjeklisten i pkt. 13. Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemm er elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 6. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne har mulighed for at afklare eventuelle uklarheder om udbudsmaterialet og den udbudte opgave ved at fremsætte skriftlige spørgsmål. Skriftlige spørgsmål, der skal være på dansk, og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Spørgsmål, skal fremsættes skriftlig, gerne pr. til kontaktpersonen, jf. pkt. 1. Spørgsmål, der modtages senest tirsdag, den 7. juni 2011, vil under alle omstændigheder blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilb ud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret inden udløbet af fr i- sten for afgivelse af tilbud, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgiv else af tilbud. Spørgsmål, der er modtaget senere end seks dage inden udløbet af fristen for afg i- velse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 7. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 7.1 Generelt Tilbud udformes på grundlag af nærværende udbudsbetingelser og vedlagte udkast til rammeaftale, der udtrykker de krav og forventninger, som Vejdirektoratet har til tilbudsgiverens tilbud. Tilbud skal sendes eller indleveres til

7 7 Kammeradvokaten Att: Advokat Bo Schmidt Pedersen Vester Farimagsgade København V Tilbud kan ikke afgives pr. mail. Tilbud skal være på dansk. Tilbud ses gerne afleveret i 2 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Rammeaftale - teknisk rådgivning ved tilrettelæggelse og gennemførelse af udbud af driftsr e- laterede opgaver - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på Cd-rom eller andet elektronisk medie (USB-nøgle m.v.). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbudsgiver skal underskrive rammeaftalen, men ikke udfylde feltet "timesats". Den ti l- budte timesats skal lægges i en selvstændig lukket kuvert. Tilbud skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor i pkt Tilbud, der ikke indeholder de udbedte erklæringer, kan ikke tages i betragtning. 7.2 Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor. Det er vigti gt, at erklæringerne vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Tilbud, der ikke ind e- holder de udbedte erklæringer, vil ikke blive taget i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutni n- gen afgive de i punkt og punkt omtalte erklæringer. OBS.: Der indgår i udbudsmateriale én erklæring, der dækker begge forhold Tro og love-erklæring Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love om, hvorvidt ti l- budsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige.

8 8 Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattester fra Erhvervs - og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro og love-erklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark Erklæring om arbejdspladsen m.v. Tilbudsgiveren skal vedlægge erklæring om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemme lserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres. 8. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er Tirsdag, den 21. juni 2011, kl Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 2 måneder fra tilbudsfristens udløb. 9. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Vejdirektoratet er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Vejdirektoratet anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 8.

9 9 Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal delt a- gerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Vejd i- rektoratet uvedkommende. 10. FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vi l kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, som der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller b e- grænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiverne. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver he n- seende. 11. FORTROLIGHED Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne ti l- bud, i Vejdirektoratets udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktin d- sigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen,

10 10 skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne im ø- dekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømm elsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortr o- ligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forr etningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Vejdirektoratet vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 12. OPLYSNINGER OM SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG ARBEJDSMILJØ Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer mv. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) m iljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) SKAT Telefon: (+45) Telefax: (+45) adresse: skat@skat.dk Internetadresse: 2) Miljøstyrelsen Telefon: (+45) adresse: mst@mst.dk Internetadresse: 3) Arbejdstilsynet Telefon: (+45) Telefax: (+45) adresse: at@at.dk Internetadresse:

11 11 Vejdirektoratet stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser, jf. bekendtgørelse nr af 17. december 2001 om pligter efter lov om a r- bejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. 13. TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslu t- ning der har afgivet tilbuddet. Tilbudsmaterialet i det i punkt 7.1 angivne antal eksemplarer. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 7.1. Korrekt adressering, jf. punkt 7.1 og punkt 1. Redegørelser m.v. som anført under pkt. 4. Underskrevet rammeaftale. Tilbudt timesats i lukket kuvert med angivelse af tilbudsgiver navn på kuverten. Serviceattest eller tilsvarende dokumentation. Eventuel serviceattest må ikke være ældre end 6 måneder regnet fra den 21. juni Erklæring, dateret og underskrevet, som omhandlet i punkt 7.2 (for samtlige i konsortier og for eventuelle underrådgivere) Oplysning og dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring, der op fylder mindstekravene i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.2). Oplysninger som angivet i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2.3) (for samtlige i konsortier og for eventuelle underrådgivere).

12 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, Klokkeslæt Tirsdag, den 7. juni 2011 Tirsdag den 21. juni 2011, kl Tirsdag den 5. juli 2011 Tirsdag den 19. juli 2011 Aktivitet Spørgsmål, jf. punkt 6, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørg s- mål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Tilbudsfrist. Forventet ordretildeling. Forventet kontraktindgåelse.

13 driftsdivisionen Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk