Bestyrelsesmøde i bestyrelsens lokaler Engvej 70, 2791 Dragør tirsdag den 6. oktober 2015 kl

Transkript

1 754 Engparken Dragør boligforening REFERAT Bestyrelsesmøde i bestyrelsens lokaler Engvej 70, 2791 Dragør tirsdag den 6. oktober 2015 kl Bestyrelsen: Jørgen Honoré, Steven Kjær, Ole Schwartz, Elisabeth Abildgaard, Merete Jørgensen, Camilla Corneliussen og Lars Christensen. Fra Boligkontoret: Gitte Weien og Allan Kepler. Afbud: Camilla Corneliussen Udsendt den 8. oktober 2015 Indhold cases/mdr30/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde den 1. september Revisionsprotokol Referat fra seneste driftsmøde Tagrapport Budgetmøde den 29. september Meddelelser Formål med have- og markvandring Genopnotering på venteliste er Byggesager Eventuelt herunder næste møde...7 side 1/7

2 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde den 1. september 2015 Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Som indstillet. 2 Revisionsprotokol Der er ikke nyt til revisionsprotokollen siden sidst. Intet at beslutte. Som indstillet. 3 Referat fra seneste driftsmøde Referatet bliver drøftet på bestyrelsesmødet. Næste driftsmøde er aftalt til 13. oktober 2015 kl Bilag: Referat af 17. september 2015 Allan gennemgik referatets vigtigste punkter herunder ugeplaner, indkøb af pumper, oplæg om indkøb af traktor. Udbud af flyttelejligheder bliver evalueret/kontrolleret og opmålt. Adgang til altaner er varslet. Der mangler fem lejemål. Efter havevandringer er der syv husstande, som ikke har gjort det som der er sendt brev om fra Driften, så nu sendes brev af adm. Det grønne udvalg har en aftale i oktober med en gartner om gennemgang af det grønne område med henblik på den nye struktur om nye planter og diverse beskæringer. Bestyrelsen kan tilføje emner til aktivitetslisten. Bestyrelsen talte om kompostbunke etablering, som evt. tilføjes til aktivitetslisten. Der er planer om, at alle rækkehuse skal have en grøn container hver til tømning som normalt på Strandjægervej. Jørgen melder tilbage vedr. Haveaffald og grøntcontainer til næste driftsmøde. Parkering af håndværkere sker på de anviste steder, ellers kan de ikke arbejde i Engparken. Metalrækværkerne bliver der indhentet priser på, men spørgsmål om der skal prioriteres anderledes. 4 Tagrapport Promana deltager på mødet og gennemgår tagrapporten. På mødet fremviste Promana fotos af reparationsbehovet og fremhævede konklusioner: Behov for undertag. Vandindtrængen er et problem. Der er for meget isolering i skunkene, hvilket begrænser luftcirkulation. Behov for reparationer på gavle. Energioptimering på loftet, da isoleringen er flad. Der skal etableres en gangbro. Behov for spær forstrækning i rækkehusene. side 2/7

3 Der blev fremvist fotos af diverse reparationsbehov: hul i tagene, fugtskader i gavle, tagsten er revnet, for meget isolering i skunke mv. Rådgiver redegjorde for, at tidspunktet for udskiftning var kommet, da reparationerne er mange. Et forslag kan være at udvælge nogle ejendomme til pilotprojekt, så arbejderne udføres trinvist. Forsikringsvilkår i forhold til svamp og råd kan være afgørende for om der er omkostninger hertil, som kan dækkes af forsikringen. Myndighederne skal godkende ændringer hvis der er andre vinduer, kviste og loftsvinduer. Tidsplanen vil være afhængig af hvilken økonomi og om det er etape opdelt, men det vil tage over et år, da hver blok vil tage et par måneder. Bilag: Rapporten Næste skridt vil være at kontakte bdk byg, der kan redegøre for processen, rådgivere, udbud og projektet. Bestyrelsen vil gerne give muligheder for at tænke ud af boxen f.eks. forslag om åbent loft til kip, solcelle anlæg, nye vindues typer. Ideer med workshop. Bdk byg inviteres til et bestyrelsesmøde. 5 Budgetmøde den 29. september 2015 Der er afholdt budget generalforsamling/beboermøde 29/ med godkendelse af budgettet for På bestyrelsesmødet gives en orientering om mødet og opfølgning efter mødet aftales. Referatet blev godkendt og underskrevet. Råderetskataloget opdateres i overensstemmelse med vedtagelsen om efterisolering. Behov for opdatering af husorden, så der ikke er overgangsordningen angående 12 meters reglen. Ejerforhold vedr. Strandjægervej parkerings areal undersøges i forhold til, hvor der kan parkeres trailere. 6 Meddelelser a. Boligkontorets fokus på ejendomsfunktionærer: - Nyhedsbrev - Konference: Bestyrelsen vil gerne bevillige, at Bjørn deltager på dette. - Uddannelse b. Byttesagens status: sagen er afsluttet uden opsigelse af Anne Lindgren. Engparken har herefter lavet regler om intern bytning tilladt efter et år. c. Klage over chikane og truende adfærd: Bestyrelsen vil ikke involvere sig i personsag eller politisag. d. Loppemarked tilskud 1000 kr. udgift 1455 kr.: Udgifterne udover tilskuddet må beboeren selv for. e. Synskursus 18. nov. for ejendomsfunktionærer og bestyrelsesmedlemmer for 500 kr. pr. person: Invitation udsendes og bestyrelse samt ejendomsfunktionærer der foretager syn deltager. side 3/7

4 Beslutninger under punkterne. 7 Formål med have- og markvandring Lars Christensen har bragt emnet om forretningsgang for have- og markvandring til bestyrelsens drøftelse. Nedenstående sag anses ikke for personrelateret. Sagen rejses udelukkende af principielle årsager, idet sagens forløb viser væsentlige mangler eller direkte huller i BDK's og Engparkens forretningsgange. BDK's manglende "Egen Kvalitets Kontrol" i driften af Engparken, samt Engparkens formål med Havevandringsskema. Som det tydeligt er visualiseret i sagen om de tre i træk fremsendte havevandringsskemaer med forkert adresse, der er sendt til det samme rækkehus og som er både BDK og bestyrelsen bekendt. Så er det min påstand at BDK har fejlet i eller undladt at implementerer "Egen Kvalitets Kontrol". Sagen rejser en række dilemmaer eller problematikker, som BDK og Engparken gerne i samarbejde bør løse inden indkaldelsen til næste års generalforsamling i Definition: "negativ" havevandringsskema, er havevandringsskema der er udfyldt med mangler som overtræder husordnen. 1) Hvad er formålet med de udsendte "negative" havevandringsskemaer? 2) Er der eller skal der være konsekvenser ved "negativt/e" havevandringsskema/er? 3) Hvornår har "negative" havevandringsskemaer konsekvenser - er det antallet eller hyppighed eller? 4) Hvilke konsekvenser er der? 5) Hvis "negative" havevandringsskemaer har konsekvenser, bør forkerte havevandringsskemaer tilbagekaldelse og undskyldes skriftligt, for at bevarer troværdigheden og trygheden hos beboerne. 6) Kan Engparken acceptere at BDK ikke har en "Egen Kvalitets Kontrol" i sin administration af driften af Engparken? På mødet redegøres for lovgivningen omkring markvandring og forretningsgang i Bdk. Bestyrelsen drøfter emnet. Allan redegjorde for forløbet efter markvandringen, hvor der sendes 1. brev ud til beboer fra ejendomskontoret. Herefter bliver der gået en tur efterfølgende, og hvis det ikke er sket sendes 2. brev fra adm Bdk om, at det skal bringes i orden i overensstemmelse med havereglement og husorden, og at det ellers vil ske for beboerens regning. Hvis det ikke betales, kan sagen bringes for Beboerklagenævnet, men det er vanskeligt at opsige en bolig pga. manglende betaling for udførte arbejder efter markvandring. Det beklages, hvis der er indleveret forkerte sedler. Det er bestyrelsen, der afgør hvilket skemaer, der anvendes, og det er bestyrelsen som træffer beslutning, og Bdk udfører arbejdet i samarbejde med bestyrelsen. Der er ikke Bdk egen kontrol, men det som Engparkens bestyrelse, derfor vil bestyrelsen ikke træffe beslutning som foreslået af Lars. 8 Genopnotering på venteliste Opnotering og genopnotering af tidligere inaktive medlemmer som på uransagelig vis er faldet ud af systemet og slettet i forbindelse med overgangen til BDK. side 4/7

5 Kan vi Engparken kan acceptere dette og stå til ansvar for det, som BDK, har slettet eller skal vi genoptage fremtidige medlemmer, som der vil komme. Lovgivningen vedr. passive medlemmer og opskrivning gennemgås på mødet. Ved lovændringen tilbage i 2010, hvor også ventelister og opskrivning i almene andelsboligforeninger blev ændret og ensrettet med øvrige ventelister for almene boliger. Det fremgår af udlejningsbekendtgørelsens 41-42: 41. Personer, der ved bekendtgørelsens ikrafttræden er medlemmer af en almen andelsboligorganisation og som ikke er lejere i organisationen, får anciennitet i relation til den almindelige venteliste fra indmeldelsestidspunktet. Det er dog en betingelse, at det pågældende medlem inden den 1. juni 2010 anmoder om at blive opnoteret på ventelisten. Ved opnoteringen betales ikke et gebyr, men fremover betales ajourføringsgebyr. Boligorganisationen skal inden den 1. marts 2010 orientere de pågældende medlemmer ved annoncering i et lokalt dagblad og ved brev til det enkelte medlem om deres rettigheder efter reglerne i pkt. Overholder boligorganisationen ikke den nævnte frist, udsættes de pågældende lejeres frist efter reglen i 2. pkt. tilsvarende. Stk. 2. Indgår de personer, der er nævnt i stk.1, en aftale om leje af en bolig efter bekendtgørelsens ikrafttræden, og ønsker de pågældende fortsat at stå opnoteret på den almindelige venteliste, bibeholdes ancienniteten på denne. Det er en betingelse, at de pågældende personer meddeler deres ønske til boligorganisationen senest 8 dage efter lejeaftalens indgåelse og fremover betaler ajourføringsgebyr. Boligorganisationen skal senest ved lejeaftalens indgåelse skriftligt informere lejeren om dennes rettigheder efter reglerne i 1. og 2. pkt. Overholder boligorganisationen ikke den nævnte frist, udsættes de pågældende lejeres frist efter reglen i 2. pkt. tilsvarende. Stk. 3. Indgår de personer, der er nævnt i stk. 1, en aftale om leje af en bolig efter bekendtgørelsens ikrafttræden, får de anciennitet i relation til oprykningsventelisten fra indmeldelsestidspunktet. Det er en betingelse, at de pågældende er blevet opnoteret på den almindelige venteliste efter reglerne i stk. 2. Ved opnotering på oprykningsventelisten betales ikke et opnoteringsgebyr, men fremover betales ajourføringsgebyr. 42. Ønsker personer, der ved bekendtgørelsens ikrafttræden er medlemmer af en almen andelsboligorganisation og som er lejere i organisationen på dette tidspunkt, at stå opnoteret på den almindelige venteliste, optages de pågældende på listen med anciennitet fra indmeldelsesdatoen. Det er en betingelse, at de pågældende personer inden den 1. juni 2010 anmoder om at blive opnoteret på ventelisten. Ved opnoteringen betales ikke et gebyr, men fremover betales ajourføringsgebyr. Boligorganisationen skal inden den 1. marts 2010 ved brev til de enkelte lejere orientere dem om deres rettigheder efter reglerne i pkt. Overholder boligorganisationen ikke den nævnte frist, udsættes de pågældende lejeres frist efter reglen i 2. pkt. tilsvarende. Stk. 2. Personer, der ved bekendtgørelsens ikrafttræden er medlemmer af en almen andelsboligorganisation og som er lejere på dette tidspunkt, får anciennitet i relation til oprykningsventelisten fra indmeldelsestidspunktet. Det er en betingelse, at de pågældende er blevet opnoteret på den almindelige venteliste efter reglerne i stk. 1. Ved opnotering på oprykningsventelisten betales ikke et opnoteringsgebyr, men fremover betales ajourføringsgebyr. Bestyrelsen drøfter emnet og taget orientering til efterretning. Bestyrelsen drøftede muligheden for at komme tilbage på ventelisten og om der var eksempler herpå. Bdk undersøger de tilfælde, som formanden omtalte. Herudover tages kontakt til BL og evt. ministeriet om det er tilsidesættelse af lovgivningen at genoptage et tidligere passivt medlem på ventelisten, når personen ikke har betalt for opskrivning på ventelisten i overensstemmelse med lovændringen i Lovændringen skete inden Bdk administrerede Engparken, men det blev administreret i Strandparken. Bestyrelsen stemmede om, at man godt kan optages på ventelisten, hvis det kan lade sig gøre. Fire stemmede for og en imod. 9 er side 5/7

6 Som besluttet drøfter bestyrelsen en målsætning på hvert møde, første er målsætningen om Egenkapital herunder anvendelse af Egen trækningsret og dispositionsfondsmidler. Ud over forslag til målsætning vedlægges udviklingen i dispositionsfonden. er 15 forslag under fem hovedoverskrifter: Økonomi og drift Egenkapital Administrationshonorar Kapitalforvaltning Indkøb Ledelse og beboerdemokrati Rekruttering, fastholdelse, uddannelse og kompetence God ledelse Information Udlejning Udlejning og beboersammensætning Restancepolitik Boligafdelingerne Henlæggelser Fremtidssikring/konkurrenceevne Energipolitik Beboerservice Nybyggeri og renovering Nybyggeri Renovering På mødet i september blev målsætningen om egenkapital besluttet og den tilrettede version er vedlagt. På dette møde gennemgås målsætningen om indkøb med bestyrelsen. Bestyrelsen drøfter målsætningen om indkøb. Bilag: om indkøb om egenkapital om egenkapital blev godkendt med rettelser. om indkøb besluttes som aftalt på driftsmødet 27. april 2015 Herudover blev der talt om, at der træffes beslutninger på bestyrelsesmøde og ikke driftsmødet, så driftsmøderne bliver forberedende møde til bestyrelsesmødet. 10 Byggesager Byggeregnskab for tagrenovering på butikscenter. Projektet er gennemført uden ekstern finansiering, derfor fremgår udgifterne af posteringer i regnskabet. Gavlvinduer - status Planlægning af arbejdsgangen vedr. gavlvinduer herunder nedsættelse af arbejdsgruppe og opfølgning overfor kommunen og opdatering af råderetskataloget. Arbejdsgruppen bestående af Ole, Steven og Jørgen orienterer bestyrelsen om status. en om renovering planlægges gennemgået på et af efterårets bestyrelsesmøder. side 6/7

7 Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og arbejdsgruppen orienterer om status. Byggeregnskabet sammensættes. Forespørgsel om vinduer i gavle er send til kommunens plan og teknik afd. Arbejdsgruppen bestående af Ole, Steven og Jørgen sætter sig sammen herom. 11 Eventuelt herunder næste møde Herudover blev 12 meter reglen drøftet, hvilket kan imødekommes med en gennemgang og renovering af husorden og havereglement og råderet mv. med angivelse af tegninger. I december sættes emnet om ejendomsfunktionærerne herunder lokalaftalens vilkår, melding om MUS samtaler mv. Forslag om at funktionærerne har en times frokost. Engparken har aldrig været flottere end den er nu, så dette kan være en måde at værdsætte dem. Hvor mange boliger er på hold til flygtninge, og tomgang er i strid med boligreguleringsloven. Rikke sender status. December mødet flyttes fra 1. til 15. december 2015, så på november mødet aftales hvordan december og januar mødet planlægges. Næste møde finder sted første tirsdag i måneden med undtagelse af juli. Dato Tirsdag den 3. november 2015 kl Tirsdag den 15. december 2015 kl Tirsdag den 5. januar 2016 kl Tirsdag den 2. februar 2016 kl Tirsdag den 1. marts 2016 kl Dagsorden om renovering. Deltagelse af Bdk byg om tag projekt. Planlægning af E-syn Personaleforhold og trivsel. Tirsdag den 5. april 2016 kl Regnskabet 2015 Tirsdag den 3. maj 2016 kl Tirsdag den 7. juni 2016 kl Generalforsamling med valg af bestyrelse Markvandring til brug for afd.budget 2017 Konstituering af bestyrelsen Følg og forklar 10 punkter Selskabets budget 2017 Styringsdialog Tirsdag den 5. august 2016 kl Dato for beboermøde Tirsdag den 2. september 2016 kl Afdelingens budget 2017 Tirsdag den 7. oktober 2016 kl referent Gitte Weien side 7/7