Tryghedsaftale værktøj

Transkript

1 Tryghedsaftale værktøj Side 1 af 17 JJ FGAD

2 Indhold: Side 1. Indledning/forord Hente/åbne Tryghedsaftale værktøj Funktioner i Tryghedsaftale værktøj Oprettelse af Tryghedsaftaler... 6 a. Overblik, Worksheet b. Valg af korrekt model, løbetid/km c. Tilvalg d. Indtastning af korrekte bildata... 8 e. Indtastning af korrekte kundedata f. Udskrivning af begæring g. Værktøjets gyldighedsperiode Support af en Tryghedsaftale a. Forklaring til brug af support b. Overblik, support-ark c. Ved support, der delvist dækker samlede ydelser d. Ved support, der fuldt ud dækker samlede ydelser Udskrivning af prisliste a. Valg af korrekt prisliste b. Indtastning af egne data Udskrivning af generelle betingelser, Tryghedsaftaler Første ydelse efter oprettelse af Tryghedaftale Oprettelse af udvidet garanti a. Introduktion, Udvidet garanti b. Overblik, indtastningsark c. Valg af bilmodel og løbetid d. Indtastning af korrekte bildata e. Indtastning af korrekte ejer- og brugerdata f. Indtastning af korrekte forhandlerdata g. Udskrivning af Generelle bestemmelser og anmodningsformular Side 2 af 17 JJ FGAD

3 1. Indledning/forord Dette værktøj er udviklet af Fiat Group Automobiles Denmark A/S (FGAD) og kan benyttes til formål relateret til Tryghedsaftaler og Udvidet garanti. Dets primære anvendelse er at kunne udfylde begæringer med relevante og korrekte informationer. Den udfyldte begæring udskrives og underskrives af kunden, hvorefter den sendes til FGAD for oprettelse. Værktøjet kan samtidig håndtere en reduktion af kundens ydelse til afregning af Tryghedsaftale baseret på en tilført support. Ved modtagelse af korrekt udfyldt begæring samt evt. support-ark (kun ved Tryghedsaftale), vil FGAD oprette Tryghedsaftalen eller den Udvidede garanti og herefter fremsende police (Tryghedsaftale) eller Gyldighedsbeviset (Udvidet garanti) til kunden, såfremt forudsætninger herfor er tilstede. Desuden er der indbygget mulighed for, at der kan udskrives prislister for Tryghedsaftaler for de enkelte modelvarianter. Forudsætningen for at kunne benytte værktøjet er en PC med MS Excel installeret (2003 eller nyere.) Det anbefales at benytte software, der er udviklet af Microsoft. Der skal desuden være adgang til en printer. Nyeste version af Tryghedsaftale værktøjet vil altid være tilgængeligt på Fiatgropnet under menupunktet Tryghedsaftaler. Side 3 af 17 JJ FGAD

4 2. Hente/åbne Tryghedsaftale værktøjet For at hente værktøjet, skal der være adgang til FiatGroupnet.dk. Der logges på med tildelt brugernavn og password. Gå derefter ind under Tryghedsaftaler og klik på linket. Du vil nu være i det område, hvor alle relevante informationer vedrørende Tryghedsaftaler findes. Klik herefter på Tryghedsaftale værktøj. Afhængig af den benyttede Excel version kan der komme en dialogboks. Vælg åben regneark. Det kan i nogle tilfælde være nødvendigt at gemme værktøjet på din PC, inden du har mulighed for redigering og dermed har alle funktioner til rådighed: Tryk Filer og Gem som og find en let tilgængelig placering på din PC; evt. på skrivebordet. Side 4 af 17 JJ FGAD

5 3. Funktioner i Tryghedsaftale værktøjet I værktøjet er følgende muligheder til stede: Udfylde begæringer til udskrivning (Tryghedsaftaler og Udvidet garanti) Indtaste evt. beløb, Tryghedsaftalen supporteres med Udskrive prislister med/uden moms og med eget firmanavn (Tryghedsaftaler) Udskrive generelle betingelser for Tryghedsaftaler eller Udvidet garanti. Når filen åbnes, vil der i bunden være adgang til 7 ark: Worksheet: Her udfyldes selve begæringen. Den model, der er valgt i dette ark, er samtidig aktiv på prislisterne. Support: Her indtastes beløbet uden moms, som en Tryghedsaftale evt. supporteres med fra forhandler og/eller brand. Udvidet garanti: Dette ark benyttes i forbindelse med oprettelse af en Udvidet garanti Betingelser: Indeholder en PDF-fil med Generelle vilkår for Tryghedsaftaler. Prisliste_m_moms og Prisliste_u_moms: Prislisten (Tryghedsaftale) gældende for den model, der er valgt i Worksheet, hhv. med og uden moms. Første ydelse: Tryghedsaftalens beregnede første ydelse samt forfaldsdato. Side 5 af 17 JJ FGAD

6 4. Oprettelse af Tryghedsaftaler a. Overblik, Worksheet. Aftalens vilkår: Bilmodel, kontraktens ønskede løbetid/max. km, betalingsvilkår samt eventuelle tilvalg. Køretøjs data: Indtastning af chassisnummer, registreringsnummer og 1.registreringsdato. Eventuelle ekstra ydelse(r)s omkostning. HUSK! Sælgers navn og kundens underskrift. Felter for indtastning af: Abonnent, ejer, bruger samt forhandler. Vigtig information vedrørende arkets gyldighedsperiode. Side 6 af 17 JJ FGAD

7 b. Valg af korrekt model og løbetid/km. I feltet Tryghedsaftalens vilkår vælges model, løbetid/max. km, betalingsvilkår og eventuelle tilvalg. Klik på tekstlinjen med musen og derefter på pilen ved siden af tekstlinjen. En Drop down menu med valgmulighederne kommer til syne. Der kan klikkes og vælges ud for alle tekstlinjer med * markering. Start altid i den øverste linje i feltet og arbejd derefter ned igennem de enkelte drop down menuer. Hvis der vælges en kombination, der ikke er mulig, vil arket melde fejl i feltet for prisen. Dette løses ved, at der på ny startes øverst i feltet, og derefter klikkes igennem de enkelte linjer. Startes oppefra er fejlindtastning ikke mulig. c. Tilvalg Der skal vælges Ja, hvis vedligeholdelse af dæk ønskes. Der skal derefter vælges den dækstørrelse, bilen er udstyret med. Vinterdæk kan kun vælges, hvis Vedligeholdelse af sommerdæk er valgt. Erstatningsbil kan vælges uafhængigt af andre tilvalg. Side 7 af 17 JJ FGAD

8 d. Indtastning af korrekte bildata Alle felter skal være korrekt udfyldt, inden begæringen udskrives. e. Indtastning af korrekte kundedata Udfyld respektive felter med Abonnent (betaler), Bruger og Ejer (hvis ikke abonnent). Feltet med forhandleroplysning skal ligeledes udfyldes. Husk sælgers navn! f. Udskrivning af begæring Når alle påkrævede informationer er valgt/indtastet, udskrives begæringen. Begæringen underskrives af kunden, kopieres (kopi til forhandler og kunde), og originalen indsendes til FGAD. Det er ligeledes muligt at scanne originalen og indsende denne til FGAD via Såfremt begæringen udelukkende indsendes via , skal originalen opbevares og kunne fremskaffes på forlangende. g. Værktøjets gyldighedsperiode Sidste gyldighedsdato er anført i nederste venstre hjørne af arket Worksheet. Efter denne dato kan værktøjet ikke længere benyttes, og der vil komme en fejltekst frem. Dette betyder, at ny version skal hentes på Fiatgroupnet. Side 8 af 17 JJ FGAD

9 5. Support af en Tryghedsaftale a. Forklaring til brug af Support Såfremt forhandleren og/eller FGAD s salgsafdeling ønsker at tilføre en support til en Tryghedsaftale, for derved at reducere kundens månedlige ydelser, skal arket Support benyttes og udfyldes med det supporterede beløb uden moms. På forsiden worksheet vil kundens terminsydelse herefter automatisk blive reduceret tilsvarende. En mindre afrunding kan, af systemmæssige hensyn, finde sted. På begæringen vil der blive gjort opmærksom på, at der er ydet support med xx kr. Forhandler udskriver arket Support, attesterer det med underskrift og stempel, og sender det sammen med begæringsformularen til FGAD. b. Overblik, support ark Beløbet, der supporters (uden moms), indtastes her. Alle øvrige relevante data overføres automatisk fra Worksheet. Bemærk, at konsekvensen af den tilførte support kan aflæses direkte i feltet Ydelse efter tilførsel af support. HUSK! Underskrift og forhandlerstempel. Side 9 af 17 JJ FGAD

10 c. Ved support, der delvist dækker samlede ydelser Forhandler vil blive opkrævet det supporterede beløb på separat opkrævning, og samtidig oprettes kundens Tryghedsaftale til den opnåede reducerede pris. Det supporterede beløb kan ikke refunderes. En evt. aftalt support fra FGAD s salgsafdeling afregnes til forhandler via de almindelige supportkanaler. Der skal supporteres med mindst kr moms. Såfremt det supporterede beløb er lig med de samlede ydelser i den valgte periode, eventuelle tillægsydelser fratrukket, skal supportformularen ikke benyttes. Se herunder. d. Ved support, der fuldt ud dækker samlede ydelser Såfremt der ydes en samlet support, der modsvarer de i perioden samlede ydelser, skal support-arket ikke benyttes. I stedet påfører forhandler sig selv som Abonnent (betaler) på begæringen, og der vælges Fuld forudbetaling under Betalingsvilkår. Forhandler vil derved via PBS modtage en giro-opkrævning, svarende til den i perioden samlede betaling. Såfremt det ønskes at supportere en aftale med valgte tillæg, og det supportede beløb overstiger Tryghedsaftalens samlede ydelser uden tillæg, kontaktes FGAD. Kunden har fortsat mulighed for at ændre varighed og max. km på den indgåede Tryghedsaftale. Ved ændring af aftalen vil det supportede beløb indgå i beregningen af ny terminsydelse, uanset hvilken support metode der er benyttet. Såfremt der ved ændring af Tryghedsaftalen vælges en dækning, hvor den samlede omkostning er lavere end den tidligere tilførte support, kan der ikke ske tilbagebetaling af den tilførte support. Det samme vil gøre sig gældende ved ophør af aftalen før tid. Side 10 af 17 JJ FGAD

11 6. Udskrivning af prislister Der er mulighed for at udskrive Tryghedsaftale prislister for alle modellerne tilstede i værktøjet. a. Valg af korrekt prisliste Prislisten er gyldig for den model der er valgt i arket Worksheet. Bemærk! Bemærk! Vær opmærksom på, at der kan udskrives lister med og uden moms. Vær desuden opmærksom på at få kasseret alle udskrevne eksemplarer i tilfælde af prisreguleringer. I nederste venstre hjørne fremgår versionen og revisionsdatoen. b. Indtastning af egne data I det tomme felt nederst på siden kan egne data indtastes, inden prislisten udskrives. Side 11 af 17 JJ FGAD

12 7. Udskrivning af generelle betingelser Fra dette ark åbnes og udskrives de generelle betingelser for Tryghedsaftaler. Adobe PDF Reader skal være installeret, for at benytte denne funktion. Dobbeltklik på objektet indsat i arket Betingelser, og de generelle betingelser vil åbne i nyt vindue. Kunden skal altid have et eksemplar af de generelle betingelser (alle 5 sider) udleveret, inden begæringen om Tryghedsaftale underskrives. Ved uregelmæssigheder eller generelle spørgsmål til brug af værktøjet, kontaktes Jakob Jørgensen, FGAD. Side 12 af 17 JJ FGAD

13 8. Første ydelse efter oprettelse af Tryghedsaftale En tryghedsaftale kan senest oprettes i forbindelse med første rettidigt udførte eftersyn. Dog vil den første opkrævning kunden modtager, altid være baseret på perioden fra bilens første registreringsdato, til og med måneden efter første opkrævning er til forfald. Ved andet end månedlig opkrævning, vil ovenstående regelsæt ikke være gældende. Kontakt FGAD. FGAD udsteder altid månedlige opkrævninger midt i hver måned, og med forfald d. 20. i efterfølgende måned. Eksempel: En bil er registreret d. 10/ Tryghedsaftalen oprettes hos FGAD d. 16/ FGAD udsteder opkrævninger d. 15/ , med forfaldsdato d. 20/ Første opkrævning dækker derved 10/ til 28/ Næste opkrævning vil være til forfald d. 20/2-2014, og dække marts måned. Under fanebladet Første ydelse i Tryghedsaftaleværktøjet findes en funktion, der gør det muligt at simulere den første ydelse der opkræves, dog kun hvis der er valgt månedlig opkrævning. Bemærk: Forkert indtastede data i arket Worksheet, vil medføre en afvigelse i de oplyste ydelser. Ligeledes vil en forkert indstillet dato på brugerens PC kunne påvirke det oplyste. Der kan forekomme afvigelser i den endeligt udstedte opkrævning til kunden, grundet afrunding eller lignende, og af samme grund skal simuleringen betragtes som vejledende. Ved indsendelse tæt på d. 15. i en måned, kan det ikke garanteres, at oprettelse vil finde sted inden førstkommende betalingskørsel. Side 13 af 17 JJ FGAD

14 9. Udvidet garanti a. Introduktion, Udvidet garanti FGAD tilbyder Udvidet garanti som alternativ til Tryghedsaftaler. Udvidet garanti er udviklet som et light produkt af Tryghedsaftaler med følgende forskelle: Produktet omfatter ikke service eller sliddele (se generelle bestemmelser for Udvidet garanti for yderligere forklaring til dette). Ved oprettelse er det altid formidlende forhandler, der afregner med FGAD, og kunden afregner med formidlende forhandler. Den i perioden valgte ydelse opkræves altid som en fuld forudbetaling. Max. km er altid begrænset til Der udstedes ikke en police og et rekvisitionshæfte. I stedet får kunden tilsendt et Gyldighedsbevis, der er at betragte som dokumentation for den Udvidede garantis gyldighed. Den Udvidede garanti er uopsigelig (det indbetalte kan ikke refunderes), og den vil følge bilen ved evt. ejerskifte. Side 14 af 17 JJ FGAD

15 b. Overblik, indtastningsark Ved at gå til fanebladet Udvidet garanti (se kapitel 3, Funktioner i Tryghedsaftale værktøjet), vil det være muligt at vælge bilmodel samt indtaste de oplysninger, der skal til oprettelse af Udvidet garanti. Felter for indtastning af: Ejer-, evt. bruger- samt forhandleroplysningerne. Køretøjs data: Bilmodel, 1. registreringsdato, VIN nummer og registreringsnummer. Valgt dækning: Valgt dækningsperiode (løbetid). Der kan vælges op til 7 år, regnet fra 1. registrering. c. Valg af bilmodel og løbetid Vælg korrekt mærke og model fra drop-down menuerne. Denne funktion er opbygget efter samme princip som ved oprettelse af Tryghedsaftaler. Se evt. kapitel 4.b. Side 15 af 17 JJ FGAD

16 d. Indtastning af korrekte bildata Det er meget vigtigt, at der indtastes korrekte data vedrørende bilens VIN (alle 17 cifre), 1. registreringsdato samt registreringsnummer. Værktøjet har indbygget en funktion, der validerer de indtastede data. Eksempelvis skal VIN nummeret indeholde 17 cifre, og det korrekte datoformat skal benyttes. Samtidig må 1. registreringsdato ikke være mere end 23 måneder, før den dato begæringen udskrives. Hvis der tastes et VIN nummer bestående af færre end 17 cifre, eller hvis en ugyldig 1. registreringsdato indtastes, vil en fejlmeddelelse komme frem på skærmen. e. Indtastning af korrekte ejer- og brugerdata Indtast som minimum data for ejer af bilen. Såfremt køretøjet til daglig benyttes af en bruger - dvs. ikke ejer (firmabil, leasingbil eller lignende) - skal brugers navn og adresse ligeledes oplyses. Det udstedte gyldighedsbevis vil blive tilsendt brugeren, medmindre ejer selv er bruger. Side 16 af 17 JJ FGAD

17 f. Indtastning af korrekte forhandlerdata Sælgende forhandlers data skal indtastes. Husk at indtaste forhandlerkoden samt navnet på forhandlerens repræsentant. Bemærk! Det vil altid være sælgende forhandler, der vil blive opkrævet ydelsen for den valgte dækningsperiode. Forhandler forestår afregning med kunden. Ved en evt. efterfølgende forlængelse vil kunden modtage opkrævningen. Fremsendes anmodninger om Udvidet garanti til FGAD, uden alle obligatoriske data er indtastet, vil anmodningen blive returneret for rettelse. g. Udskrivning af generelle bestemmelser og anmodningsformular Når alle relevante felter er udfyldt, printes anmodningen og de Generelle bestemmelser. Side 5 og 6 underskrives af kunden og forhandlerrepræsentant. Side 1-5 hæftes sammen og udleveres til kunden. Side 6 indsendes til FGAD for oprettelse af Udvidet garanti. Til kunden Til FGAD Side 17 af 17 JJ FGAD