Styregruppen for digitale infrastrukturer på Det Humanistiske Fakultet

Transkript

1 DET HUMANISTISKE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET Styregruppen for digitale infrastrukturer på Det Humanistiske Fakultet SAGSNOTAT 11. MARTS 2014 Vedr.: Rapport fra Teknisk underudvalg TEKNISK UNDERUDVALG UNDER Sagsbehandler: Teknisk Undervalg (særligt Lene Offersgaard) Baggrund: Under Styregruppen for digitale forskningsinfrastrukturer ved Det Humanistiske Fakultet nedsattes d. 7. oktober 2013 et underudvalg for teknik og tekniske løsninger med henblik på at identificere og afklare spørgsmål relateret til teknik, teknisk understøttelse, lagrings- og serverkapacitet og licenser, samt udvikling og tilgængeliggørelse af værktøjer, og dermed understøtte styregruppens opgave med at kortlægge eksisterende datasamlinger og infrastrukturer og afklare mulighederne for integration og deling af data i disse strukturer. STYREGRUPPEN FOR DIGITALE INFRASTRUKTURER PÅ DET HUMANISTISKE FAKULTET MOB tacr@hum.ku.dk REF: LO Kommissorium Det fremgår af underudvalgets kommissorium, at det skal identificere og afklare spørgsmål, som vedrører teknik og teknisk understøttelse i forhold til data, f.eks. (langtids)lagring og serverkapacitet samt brug, udvikling og tilgængeliggørelse af værktøjer. Herunder skal underudvalget understøtte styregruppens arbejde ved at: 1. Beskrive den nuværende situation på Det Humanistiske Fakultet (Søndre Campus) mht. teknisk understøttelse af digital forskningsinfrastruktur 2. Afklare behov for serverkapacitet og andre tekniske infrastrukturer og foreslå løsninger til at sikre at behovene opfyldes, herunder hvor-

2 dan der kan sikres relevant adgang til og brug af eksisterende data, databaser og værktøjer, herunder licenspakker 3. Beskrive hvordan nye data og nye værktøjer bedst udvikles, opbevares, tilgås og dokumenteres 4. Afklare behov for langtidsopbevaring af data og foreslå løsninger til at sikre denne 5. Afklare muligheder for indkøb og brug af software 6. Afklare behov for kompetenceudvikling inden for brug af it og digitale forskningsinfrastrukturer SIDE 2 AF 22 Underudvalgets sammensætning og arbejde Underudvalget for teknik og tekniske løsninger er sammensat af følgende medlemmer, alle med tilknytning til Det Humanistiske Fakultet: Seniorudviklingsingeniør Lene Offersgaard, Center for Sprogteknologi, formand for underudvalget Lektor Haakon Lund, Det Informationsvidenskabelige Akademi Lektor Jacob Thøgersen, Nordisk Forskningsinstitut IT-Chef Jakob G. L. Jørgensen Chef for ITMEDIA, Thomas Schlichting Udvalgets rapport er udarbejdet på baggrund af underudvalgets møder afholdt fra december 2013 til februar Alle baggrundsoplysninger (mødereferater, mailkorrespondance mv.) kan rekvireres ved henvendelse til underudvalgets sekretær. Indledende bemærkninger Udvalget har afholdt fem møder, og udvalget har på den korte tid prioriteret at behandle alle kommissoriets punkter og har derfor ikke behandlet alle aspekter der kunne relateres til kommissoriets indhold. Denne rapport opsummerer de anbefalinger udvalget har nået at bearbejde. I det følgende behandles de enkelte punkter i kommissoriet. Licenspakker nævnt i punkt 1, behandles sammen med punkt 5 for at undgå gentagelser. Til slut opsummeres rapportens indhold med en række anbefalinger fordelt på kommissoriets punkter.

3 1. Beskrivelse af den nuværende situation på Det Humanistiske Fakultet (Søndre Campus) mht. teknisk understøttelse af digital forskningsinfrastruktur Nuværende situation for drift af digital forskningsinfrastruktur Afsnit 4 i Statusrapport om forskningsinfrastruktur og forskningsinfrastrukturlignende datasamlinger på det humanistiske fakultet fra infrastrukturudvalget den 16. jan 2014 beskriver den nuværende digitale forskningsinfrastruktur på fakultetet. For disse infrastrukturer og digitale datasamlinger varetages den tekniske understøttelse efter forskellige modeller: Serverdrift og applikationsvedligeholdelse håndteres af det enkelte institut Serverdrift og applikationsvedligeholdelse håndteres af HUMIT Serverdrift håndteres af HUMIT, applikationen vedligeholdes af forskere eller andre, der finansieres af et institut eller af eksterne midler Serverdrift og applikationsvedligeholdelse varetages af eksterne leverandører Nuværende situation for datalagring af levende data i KU-regi Koncern-it Der er i KU-regi kapacitet til at opbevare de data, man ønsker opbevaret, men de nuværende løsninger fra Koncern-it er for dyre, og generelt er der for lidt kendskab til mulighederne blandt brugerne. Koncern-it arbejder dog med en ny prispolitik for deres services som forhåbentlig vil gøre disse services mere attraktive for forskere og institutter. SIDE 3 AF 22 HUMIT HUMIT tilbyder opbevaring af levende data på personlige P-drev (10GB) og konfigurerbare netværksdrev N-drev. N-drev kan også bruges til projektdata. Data lagret på P-drev slettes, når den ansatte forlader sin stilling på KU. Generelt garanterer HUMIT, at servere og database-software er opdateret, men retter eller opdaterer ikke i selve databasen eller i de frontends som benytter databasen. Hvis man ønsker support til andet end dette, må det lige nu findes uden for huset. HUMIT har med de nuværende resurser ikke mulighed for at påtage sig en større diversitet i driften af løsninger. Hvis HUMITs services skal udvides, vil det kræve flere ressourcer.

4 Institutterne Institutterne løfter generelt selv opbevaringsbyrde, husning og videre drift af projekter (og data). Ofte er der dog ikke tilstrækkelige ressourcer til disse opgaver. En mulig løsning på en del af problemet er, at opbevaring og lagring af data (og udgifter forbundet hermed) skrives ind i forskningsansøgninger, og at der ved forskningsprojekter, som ikke er finansieret af eksterne midler indgås en aftale om videreføring af drift og dataopbevaring med fakultetet. SIDE 4 AF 22 Da det er forskerne, der har ekspertise og indsigt i, hvilke data og applikationer, det er væsentligt fortsat at have tilgængelige, vil det være oplagt, at forskerne er inddraget i at fordele ressourcer til data og services, som skal holdes i drift, og er med til at beslutte, hvilke data og services, der kan slettes eller nedlægges for at begrænse omkostninger. I mange tilfælde vil det også være nødvendigt at inddrage forskerne i selve driftsfasen. Udvalget ser således, at den videre drift af data og services oftest vil skulle ske i samarbejde med et driftscenter, hvor forskeren (alternativt instituttet) bærer det økonomiske ansvar for allokering af ressourcer. Det er vigtigt at institutter og forskere anerkender, at fordeling af ansvar for henholdsvis teknisk drift og datastrukturering mellem forskere og driftscenter oftest vil være nødvendigt, og at institutterne er villige til at acceptere, at opbevaring af data og drift af it-services er forbundet med omkostninger som institutter eller forskningsprojekter er forpligtet til at afholde. Aktuelle udfordringer Samfundets, erhvervslivets og forskernes brug af (digitale) data gennemgår i disse år et paradigmeskift. Både i forskningen og i erhvervslivet oplever vi at systematisk indsamling, lagring og samkøring af data revolutionerer de forskningsspørgsmål vi kan få svar og de måder vi kan tjene penge på. Ofte på uforudsete måder, som når Google-søgninger på bestemte symptomer viser sig at være stabile indikatorer på sygdomsspredning. Dette paradigmeskift placerer diskussionen af dataopbevaring i et paradoks. På den ene side er vi ved at få øjnene op for at data er værdifulde i sig selv, uden at vi måske i øjeblikket ved hvordan og hvorfor de er værdifulde. På den anden side er det naturligvis forbundet med omkostninger at lagre data. Big data - paradigmet betyder at det i højere og højere grad er muligt at lagre data gratis på kommercielle servere (som tager betaling i form af brugsdata). Brugere er derfor blevet vænnet til at dataplads er gratis og lettilgængelig. På den anden side er universiteter som offentlige institutioner underlagt datasikkerhedsregler, som ikke umiddelbart tillader brug af enkle, kommercielle services, og derfor ikke kan stille lav-sikkerheds-lagring til rådighed til priser og vilkår, der er sammenlignelige med private firmaers tilbud.

5 Udvalget ønsker at påpege det skisma der er opstået mellem brugeres forventning om at datatilgang er simpel, gratis og brugervenlig (men også usikker) og officielle og berettigede krav om, at dataopbevaring skal være langtidssikret og adgang til data begrænset til autoriserede brugere (og dermed også dyr og ofte besværlig). SIDE 5 AF 22 KU og HUMIT er selvfølgelig forpligtede til at arbejde og levere services inden for de gældende regler og med de begrænsninger det giver, men der bør fra institutionens side være fokus på at stille brugervenlige og relevante services til rådighed. Da der ikke i KU- og HUMIT regi vil være ressourcer til at supportere alle services og alle former for data med hensyn til lagring, sikkerhed osv., foreslår udvalget at der også i fremtiden laves aftaler om, hvad HUMIT kan stille til rådighed af fil- og databaseservere, web-servere, hardware, software og ekspertise. Udvalget anbefaler således at driftsløsningerne så vidt muligt håndteres af HUMIT eller evt. af Koncern-it (såfremt der i fremtiden kan tilbydes fleksible og konkurrencedygtige løsninger), men anerkender at det for visse løsninger kan være mest hensigtsmæssigt at leverandører på andre fakulteter eller eksterne leverandører inddrages. I disse tilfælde bør det overfor HUMIT og fakultetets ledelse begrundes hvorfor den konkrete driftsleverandør vælges. Udvalget påpeger endvidere vigtigheden af, at institutterne allerede fra ansøgningsprocessen i forbindelse med eksterne projekter er opmærksomme på eventuelle forpligtelser angående adgang til projektresultater og drift af udviklede services. Projekter har som regel begrænset levetid og budgetperiode, men hvis resultater i form af datasamlinger og infrastrukturer skal kunne tilgås i eftertiden, kræver det finansiering. Et digitalt efterliv er forbundet med omkostninger. Udvalget ønsker at påpege dette problem, der gøres endnu mere prægnant af det faktum, at projektpenge oftere gives til opbygning end til vedligeholdelse af infrastrukturer. Udvalget indstiller: at der fortsat stilles standard-faciliteter og standard-løsninger til rådighed af HUMIT, og at disse muligheder formidles til alle. at der på fakultetsniveau oprettes overbliks-websider, der beskriver tilbud og anbefalinger fra både HUMIT og fra Koncern-it.

6 at institutterne med udgangspunkt i KU s digitaliseringsstrategi 1 laver en data- og it-strategi for hvordan indsamlede data og applikationer fra både projekter og forskningstid håndteres, samt hvordan driften betales. at institutterne allerede fra ansøgningstidspunktet i forbindelse med eksterne projekter er opmærksomme på evt. forpligtelser ang. adgang til projektresultater og drift af udviklede services. SIDE 6 AF Afklaring behov for serverkapacitet og andre tekniske infrastrukturer og forslag til løsninger, der sikrer at behovene opfyldes, herunder hvordan der kan sikres relevant adgang til og brug af eksisterende data, databaser og værktøjer Aktuelle udfordringer i forbindelse med generelle systemer og services Vedligehold og løbende opgradering af basale infrastrukturelement som f.eks. stabilt internet, stabil Wi-Fi, stabil mail, stabil adgang til inter og intranet, fællesdrev mv. er en forudsætning for at forskere og andre ansatte på universitetet kan udføre deres arbejde.. Udvalget ønsker at fremhæve at drift af disse basale infrastrukturelementer er meget vigtig, og håber fakultetet vil vægte dette højt. En særlig udfordring ved en del generelle KU systemer er, at de ofte forekommer besværlige at bruge og finde frem til. En del af årsagen hertil er sikkerhedspolitikker og forpligtelser som antydet ovenfor. KU kan f.eks. ikke understøtte eller anbefale Dropbox af sikkerhedshensyn, men mange bruger tjenesten, fordi den forekommer at være den mest enkle måde at dele data med samarbejdspartnere. For generelle systemer og services, som mange skal bruge, forventer forskerne i dag således høj brugervenlighed, nem adgang og gratis lagerplads samt services i en helt anden målestok end tidligere. De systemer og programmer som er lettest og nemmest at bruge bliver brugt, uanset om det er KU-systemer og om de anbefales af KU eller ej. Fremtidige behov Forskere arbejder på samme tid på at have indsigt i softwareværktøjer, på at kunne inddrage digitale tilgange i deres forskning, og på at kunne forestå dataindsamling, opbevaring og dokumentering mv. Kravene til forskernes 1 Digitaliseringsstrategien er ikke færdigbehandlet. Den er stadig i forhandling i LT. Ny høringsrunde (for ledelsesniveauerne) afventes. Det har ikke været muligt for udvalget at nå at få adgang til den seneste version af digitaliseringsstrategien.

7 tekniske formåen er således stigende både i form af selve dataindsamlingen og dataanalyseprocessen samt i forhold til, hvilken forskning der kan bedrives på og med data. SIDE 7 AF 22 Behov for dataopbevaring, serverkapacitet og andre tekniske infrastrukturer forventes at stige voldsomt i den nærmeste fremtid. Forskning i sociale medier er et eksempel på et forskningsområde, som har udviklet sig i de senere år. Forskningen i sociale medier har sat fokus på datahåndtering og dataopbevaring og på de juridiske krav forbundet hermed, og understreger dermed forskernes stigende behov for adgang til viden og ekspertise om rettighedsmæssige spørgsmål. Udvalget mener, at det er vigtigt at fakultetet er opmærksomt på denne udvikling, og tænker visionært om forskning i og tilgængeliggørelse af store datamængder, da denne forskning også bringer nye perspektiver for den humanistiske forskning. Vigtigheden af kompetenceudvikling af forskerne behandles senere i rapporten, men allerede her skal det understreges at jo mere forskerne ved om datahåndtering og værktøjer, jo bedre. Udvalget indstiller: at generelle softwareløsninger, der stilles til rådighed fra KU bør være nemme at bruge. Alternativet er som vi har set at brugerne vælger lette, men usikre, kommercielle løsninger. at KU s sikkerhedspolitikker implementeres så brugerne hjælpes til at overholde dem. at der stilles faciliteter til rådighed hvor forskere der har brug for itopgradering kan få assistance. at man i forbindelse med ansættelse og/eller projektopstart på samme måde som man introducerer til økonomiprocesser og procedurer, også introducerer forskeren for procedurer for dataopbevaring, dataadgang, licenser, rettighedsproblematikker mv. at Styregruppen for digitale infrastrukturer forholder sig til hvordan viden på området bedst deles, øges og sikres 3. Hvordan nye data og nye værktøjer bedst udvikles, opbevares, tilgås og dokumenteres Aktuelle udfordringer Det er udvalgets opfattelse at nye data og værktøjer til at understøtte forskningen primært skal indsamles og udvikles i tæt samarbejde med forskningsmiljøerne. Det er ligeledes vigtigt at der fra fakultetets og Koncern-its side stilles fleksible standardløsninger til rådighed for forskningsmiljøerne. Disse skal være konkurrencedygtige i pris og brugervenlighed, sammenlignet med de løsninger der kan findes ved køb af egne harddiske og servere.

8 KU er en vidensinstitution, så det er naturligt og vigtigt at der indsamles mange data, men det er ligeledes vigtigt at data struktureres og opbevares så de kan udnyttes bedst muligt. Det er dyrt efterfølgende at rydde op i data eller at bringe struktur til gamle data. Det er derfor afgørende, at udgifter ved opbevaring af data synliggøres overfor institutterne og at der udvikles en model for hvordan udgifterne fordeles. SIDE 8 AF 22 Løsningsforslag konsulentfunktion For at understøtte hensigtsmæssig dataopbevaring og tilgængelighed af data foreslår udvalget at der på fakultetet oprettes en konsulentfunktion for datahåndtering, og at der ligeledes udpeges en person, der kan besvare spørgsmål om rettigheder og komme med anbefalinger for hvad der skal overvejes ang. rettigheder ved dataindsamling. En sådan funktion vil kunne rådgive forskere ved dataindsamling, og være med til at støtte at fakultetet på sigt håndterer forskningsdata på en både sikkerhedsmæssigt og økonomisk forsvarlig måde efterhånden som kravene til området udvikler sig. Udvalget foreslår desuden at konsulentfunktionen for datahåndtering faciliterer videndeling mellem forskere, der foretager dataindsamling. Dette kan blandt andet ske via facilitering af netværk. Løsningsforslag datamanagementstrategi Udvalget er desuden af den opfattelse at fakultet har brug for en datamanagementstrategi, der indeholder en strategi for opbevaring og tilgængelighed af levende data samt langtidsopbevaring af data. Det er vigtigt at der er klarhed over og kendskab til, hvilke data der skal være tilgængelige til at dokumentere forskningsresultater. Udvalget anser det ikke som formålstjenligt med en detaljeret strategi tildelt oppefra, men indstiller til at forskerne har mulighed for selv at præge detaljerne. Udvikling af nye infrastrukturer og værktøjer Udvalget anser det for ukontroversielt at fastslå at der i fremtiden i højere og højere grad vil blive udviklet software og forskningsinfrastrukturer inden for HUM, fra det mest trivielle som tekstdatabaser og hjemmesidefrontends til komplicerede multimodale databaser. Udviklingen af infrastrukturer og værktøjer kan foregå på forskellige måder., ofte i form af software udviklet af fastansatte forskere, som der har været tradition for på CST eller i form af indhentet konsulentarbejde, hvor software købes som en ydelse. En tredje mulighed, som ikke for alvor er efterprøvet, er etableringen af en centraliseret softwareudviklingsafdeling,

9 som vil kunne påtage sig udviklingsopgaver efter ønske fra forskningsgrupper, og dermed gøre nytte af den synergi og erfaringsopsamling der vil opstå. Udvalget er blevet orientereret om, at NFI for tiden eksperimenterer med en decideret softwareudviklingsafdeling. Det er oplagt at forestille sig at en sådan udviklingsafdeling kunne oprettes for hele HUM. Finansiering af en sådan afdeling (central eller fra opdragsgivere) og afdelingens serviceniveau (er der løbende support på ydelser og i givet fald hvor længe) vil i så fald skulle overvejes. SIDE 9 AF 22 Netværk Til gavn for den nuværende situation med decentrale udviklingsafdelinger på flere institutter foreslår udvalget at HUMIT og ITMEDIA i fremtiden vedligeholder en webside og et netværk for softwareudviklere. Udvalget mener at et softwareudviklernetværk kan være med til at skabe bro mellem softwareudviklere på forskellige institutter. Udvalget forventer, at netværket, hvis det faciliteres af HUMIT og ITME- DIA, kan gøre det lettere at vedligeholde og vælge softwareløsninger samt at fastholde ansatte softwareudviklere. Udvalget anser det for indlysende, at der i fremtiden vil være et øget krav til og ønske om it-udvikling på HUM. Udvalget forventer også at deling af egenudviklet software på tværs af institutter vil blive fremmet samt at diskussionen om, hvilke selvudviklede softwarepakker, der i fremtiden skal vedligeholdes, kan perspektiveres ved hjælp af dette netværk. Et andet udgangspunkt for vidensdeling kan være dokumentation af valgte teknologier, og tekniske anvisninger for drift af services og værktøjer. Den ønskede synergi vil kun kunne opnås hvis de enkelte forskergrupper er interesserede. Der vil skulle gøres en proaktiv indsats for at skabe et miljø, hvor de enkelte projektteams og udviklere vil være interesserede i at dokumentere og videndele, men det er udvalgets opfattelse at et sådan netværk vil kunne styrke fakultets muligheder for udvikling og drift af softwareløsninger til støtte for forskningen. Udvalget har også berørt muligheden for at indføre elementer fra en matrixorganisation på fakultetet med hensyn til it-drift og softwareudvikling, men har valgt at foreslå netværksdannelsen På området for softwareudvikling forventer udvalget altså at der på sigt bliver brug for flere ressourcer.

10 Udvalget indstiller: at fakultetet oprettes en konsulentfunktion for datahåndtering, og at der både tilknyttes specialister ang. datastrukturering og specialister ang. rettigheder. at fakultetet understøtter et softwareudviklernetværk, for at sikre synergi på området på tværs af relevante institutter. at fakultetet via konsulentfunktionen understøtter et eller flere netværk for indsamling af data, for at tilstræbe synergi på tværs af forskergrupper bl.a. ved erfaringsudveksling, deling af metoder til dataindsamling og så vidt muligt ved deling af data. at fakultetet bearbejder den generelle KU datamanagement strategi og giver forskerne mulighed for at præge detaljerne. oprettelse af en fælles wiki og en netværksgruppe for softwareudviklere og software-indkøbere for hele fakultetet. SIDE 10 AF Afklaring af behov for langtidsopbevaring af data og foreslag tilløsninger til at sikre denne Udvalget har ikke set det som sin opgave at diskutere forhold omkring administrative data og fokuserer i dette afsnit udelukkende på forskningsdata. Generelle overvejelser i forbindelse med langtidsopbevaring af data Enhver diskussion af langtidsopbevaring må tage stilling til et antal spørgsmål. For det første: tidshorisont. Hvor lang tid skal data opbevares 5 år, 10 år, 50 år, 100 år? For det andet: hvilken dataadgang man ønsker? Skal data kunne bruges umiddelbart i den opbevarede form, eller er man tilfreds med blot at opbevare digitale bits som eftertiden må tage sig af at afkode? Opbevaring af digitale bits er forbundet med omkostninger, men slet ikke af samme omfang som hvis man også vil kunne tilgå data, hvilket kræver løbende softwareopdatering- og udvikling. I sidste instans er diskussionen naturligvis et spørgsmål om ressourceallokering. Hvor meget må det koste at opbevare et vist datasæt? Og vil vi hellere overlade det til fremtiden at udvikle værktøjer der muliggør adgang? Sådanne spørgsmål bør behandles i en datamanagementstrategi for HUM. Fakultet vil i fremtiden have behov for langtidsopbevaring af data, jf. LT s dokument om krav til dataopbevaring 2. Det er på nuværende tidspunkt uklart om dokumentet er ændret siden udvalget har set det, og LT har tilføjet en åremålsgrænse, en definition af lang tid, til dokumentet. 2 Udvalget har haft adgang til den version af dokumentet der har været i høring

11 Det er udvalgets opfattelse at KU bør diskutere tidshorisonten for langtidsopbevaring af data: om KU kan sætte en generel tidsgrænse i forbindelse med datagrundlag i publikationer, om KU ønsker at de enkelte fagområder selv fastsætter deres grænser, eller om KU ønsker uendelig opbevaring? I praksis er uendelig opbevaring selvfølgelig absurd. Uendelig opbevaring vil være forbundet med uendelige udgifter. En datamanagementstrategi skal derfor tage realistisk og overvejet stilling til åremålsgrænsen. SIDE 11 AF 22 Udvalget bemærker at LT i dokument anfører, at der stilles infrastruktur til rådighed, men at tidsramme og pris for denne er ukendt. Der kan således være tilknyttet en væsentlig økonomisk byrde til denne langtidsopbevaring. En økonomisk byrde som oven i købet vil stige eksponentielt i takt med at forskningen benytter (og dermed har behov for at opbevare) større og større datamængder. Databox og samarbejde med KB Der findes og udbydes løsninger til langtidsopbevaring af data. F.eks. KBs DataBox 3. Konceptet er primært udviklet til opbevaring af data. Data gemmes urørt som digitale bits i eksisterende formater. Der betales per lagret 100 GB og per år. Selvom DataBox også tilbyder deling af data mv., så er det udvalgets indstilling, at DataBox primært bør opfattes som et kandidatsystem til langtidsopbevaring af data. DataBox-løsningen kunne være nem, og prisen for opbevaring er billig. Det er dog uklart for udvalget til hvilken pris KB på sigt vil garantere langtidsopbevaring, hvor længe KB har forpligtet sig til at holde fast i Data Box løsningen og hvordan relationerne og aftalen mellem KB og KU er for dette initiativ. Deponering af data i DataBox svarer til at KU overlader sin datamanagementstrategi til KB. Uklarheden i KU s og KB s relation på området vil skulle afklares, førend DataBoxløsningen vil kunne anbefales. Generelt er det vigtigt at man ved valg af løsning til langtidsopbevaring er opmærksom på hvordan man kan få data ud af systemet igen, og at man forholder sig til hvad det vil koste at få data ud og gøre dem anvendelige igen i formater der til den tid er tidssvarende. Datalagring i forbindelse med infrastrukturprojekter Det er udvalgets indstilling at behovet for langtidsopbevaring i forhold til infrastrukturprojekter er mere kompliceret end for selvstændige datasæt. F.eks. giver det ikke mening at lægge LARMs data i langtidsopbevaring, da andre parter har rettighederne til dem, og har bevaringsforpligtelsen. Men dette medfører også at adgang til data er begrænset af andre. En afklaring af 3

12 hvordan langtidsopbevaring i denne sammenhæng skal opfattes vil være nyttig. Skal man alene arkivere afledte data? Kan man undlade langtidsopbevaring så længe infrastrukturprojekterne er i drift og hele tiden giver adgang til data? SIDE 12 AF 22 Datamanagementstrategi for langtidsopbevaring på alle niveauer Det er vigtigt at afklare, hvem der kan afgøre, hvad det er tilstrækkeligt at langtidsopbevare, og hvem der kan implementere datamanagementstrategien i praksis. Skal alle data der nogensinde har været benyttet i forskning opbevares, eller er det tilstrækkeligt at gemme datasæt som har dannet baggrund for konkrete publikationer (evt. i lukkede pakker tilknyttet bestemte publikationer). Udvalget går ind for at dette må afhænge af hvad der er god praksis inden for det enkelte faglige domæne, og foreslår, at hvert forskningsområde selv definerer behovet for langtidsopbevaring. Det er vigtigt at bemærke at mange data ikke genereres som en del af konkrete projekter men i forskernes øvrige forskningstid. Det er udvalgets opfattelse at data, der indsamles på denne måde som et minimum opfattes af krav om langtidsopbevares, hvis de bliver datagrundlag i publikationer, Der kan være brug for en diskussion af, hvordan forskeren og instituttet afgør hvilke data, der er relevante for langtidsopbevaring. Ved valg af løsning til opbevaring af data skal man desuden både for aktive data og langtidsopbevaring af data være særlig opmærksom på at nogle datasæt er underlagt særlige bestemmelser og kan indeholde sensitive data, og at det derfor er vigtigt at niveauet for adgang kan konfigureres. Da rettighedsproblematikker behandles i undervalget for rettigheder, går teknisk underudvalg ikke yderligere ind på dette område. Udvalget indstiller: at det er Kulturministeriet eller KU, der bærer udgifterne til langtidsopbevaring, da kravene til langtidsopbevaring defineres på højt organisatorisk niveau. at fagområderne sætter tidsrammerne for langtidsbevaring af data at man allerede i projektstarten er opmærksom på hvilke data, der kan blive brug for at langtidsopbevare. at forskerne og institutledelserne tager en dialog om håndtering af langtidsopbevaring af indsamlet forskningsdata. at infrastrukturprojekterne, institutledelserne samt fakultetet tager en dialog om forvaltningen af data og i hvilket omfang langtidsopbevaring af data skal ske.

13 SIDE 13 AF Afklaring af muligheder for indkøb og brug af software og licenspakker Definition Software dækker i denne sammenhæng over software med meget forskellige brugs- og licensbetingelser f.eks. proprietær software, Open Sourcesoftware og egenudviklet eller projektudviklet software. Der kan være forskellig fokus i anvendelsen af softwaren, f.eks. dataindsamling, afprøvning af forskningshypoteser, undervisning og formidling, eller den kan bruges til administration. Her fokuseres på den software, der er relevant for forskning og undervisning, mens administrativt software ikke behandles. Kategorisering af software og anbefalinger for hver kategori Softwaren opdeles i følgende kategorier: 1) Software, hvor der skal købes licens a) med generel funktionalitet b) med mere fagspecifik funktionalitet 2) Software med Open Source-licens 3) Software udviklet af ansatte ved universitetet 4) Software udviklet i forsknings- eller samarbejdsprojekter I det følgende redegøres kort for anbefalinger ang. de forskellige typer af software. Software, hvor der skal købes licens a) Software, hvor der skal købes licens, kan fortsat enten indkøbes centralt af Koncern-it, på fakultetsniveau eller på institutniveau. Særligt for dyre licenser, giver det ofte mulighed for besparelser, når indkøbene foretages på fakultetsniveau eller på KU-niveau, og derfor støtter udvalget at Koncern-it fortsat støtter eller håndterer disse indkøb. b) Software med fagspecifikt fokus håndteres primært på institut eller fakultetsniveau. Det er vores indtryk at man allerede nu tilstræber en optimal håndtering af dette via institutternes kontakt til HUMIT. Ved køb af software på licens er det vigtigt allerede i anskaffelsesprocessen at være opmærksom på hvad man må og kan, når man evt. ikke længere har licens.

14 Udvalget foreslår at diskussioner vedrørende fælles indkøb af software i fremtiden kan drøftes af fakultetets informationssikkerhedsudvalg (LISU), som et selvstændigt punkt på LISU-møderne. Til disse møder sender alle institutter allerede repræsentanter, og disse møder er derfor et oplagt diskussionsforum for en del emner, der vedrører IT på tværs af institutterne. SIDE 14 AF 22 Software med Open Source-licens Der anvendes i vid udstrækning gratis Open Source-software i forbindelse med forsknings- og undervisningsopgaver. Det er udvalgets opfattelse at det er op til den enkelte ansatte, som anvender softwaren at overholde de licensbetingelser, der stilles. Udvalget anbefaler at de enkelte institutters it-ansvarlige 4 forholder sig til om der er brug for koordinering på dette område. Software udviklet af ansatte ved universitetet IPR for software tilfalder som udgangspunkt softwareudviklerens institution 5. Det anbefales at Koncern-it på intranettet redegør for hvordan udvikleren og instituttet kan forholde sig med hensyn til IPR, licensiering og annoncering af egenudviklet software. Det er udvalgets indtryk, at hverken universitetet eller fakultetet har en procedure for hvordan (eller endog om) en softwareudvikler kan udgive sin software under en Open Source-licens. Denne usikkerhed påvirker i nogle sammenhænge samarbejdet med andre parter negativt, da opgaven med at afklare licensforhold kan virke uoverstigelig. Udvalget indstiller derfor til, at der udarbejdes retningslinjer for hvordan software kan udgives som Open Source. Udvalget anbefaler desuden at der skabes et forum for videndeling mellem softwareudviklere på fakultetet. Det er vigtigt at udviklerne orienterer instituttets it-ansvarlige om softwaren og at man sammen tager stilling til opbevaring og vedligeholdelse af denne software, herunder i hvilken periode softwares skønnes at skulle videreudvikles. 4 It-ansvaret ligger hos Institutadministratoren, hvis det ikke er uddelegeret. 5 Jf: Lov om Ophavsret 59. Ophavsretten til et edb-program, der er frembragt af en arbejdstager under udførelsen af dennes arbejde eller efter arbejdsgiverens anvisninger, overgår til arbejdsgiveren.

15 Software udviklet i forsknings- og samarbejdsprojekter SIDE 15 AF 22 Udvalget indstiller til: at Koncern-it på KUnet redegør for hvordan man kan forholde sig med IPR, licensiering og annoncering af software udviklet i forsknings- eller samarbejdsprojekter. at forskeren eller projektlederen sammen med instituttets itansvarlige tager stilling til arkivering og vedligeholdelse af denne software. Vidensdeling vedrørende software og licenser Udvalget har også diskuteret hvordan vidensdeling vedrørende licenser og softwareudvikling kan sikres i fremtiden. Udvalget har følgende to forslag til initiativer: En fælles webside for hele fakultetet med anvisninger om licens- og software-indkøb Det er vigtigt forskere og udviklere nemt kan få information om de gældende muligheder for licensindkøb og vilkår for software udvikling. Udvalget foreslår at HUMIT løfter opgaven med formidling af denne information gennem en webside. Denne side skal kunne afklare, hvornår man skal henvende sig centralt og hvornår man skal gøre noget på egen hånd. Egentlige lister over indkøbte licenser anbefales ikke, da de kan være vanskelige at vedligeholde. Udvalget foreslår desuden at Koncern-it gør det lettere at finde information om software og licensaftaler, bl.a. ved at softwarebiblioteket 6 gøres tilgængeligt fra selvbetjeningsmenuen, og at oplysninger om KUs licens-udvalg tilføjes. Udvalget indstiller til at HUMIT i fremtiden vedligeholder en infowebside, som indeholder: Link til Koncern-it s softwarebibliotek med oversigt over hvilke software-licenser, der forhandles og indkøbes af Koncern-it. Herunder links til eventuelle generelle anbefalinger fra KU angående indkøb af softwarelicenser. Oplysninger om softwareprodukter, hvor licenser indkøbes og administreres af HUMIT 6

16 Oplysninger om, at man kan kontakte de enkelte institutters administratorer, hvis man ønsker at samarbejde om licens-indkøb eller videndeling om anvendelse og valg af software. Oplysninger om, at man kan få vejledning fra HUMIT til at vurdere et licensindkøb. Dog kan HUMIT ikke rådgive om forskningsperspektivet, men hjælpe med at vurdere licensaftaler, krav ved installation samt mulighed for vedligeholdelse. SIDE 16 AF 22 Udvalget indstiller endvidere: at Koncern-it gør det lettere at finde information om softwarebiblioteket, licensudvalg på KUnet. Institutternes it-ansvarlige samler overblik over udviklet software Udvalget foreslår, at man på institutniveau skaffer sig overblik over egenudviklet software samt over projektudviklet software, som er væsentligt for instituttet i det fremtidige arbejde. Instituttet vil ud fra dette overblik kunne vurdere behovet for videreudvikling og vedligeholdelse af software også for tidsbegrænsede projekter. HUMIT og ITMEDIA kan hjælpe med etablering af et sådant overblik. Udvalget foreslår at problemstillinger angående egenudviklet software i fremtiden også kan drøftes af fakultetets informationssikkerhedsudvalg. Udvalget vil gerne fremhæve at det er vigtigt allerede når der søges penge til et projekt - at overveje ikke blot dataindsamling og dataopbevaring, men også behov for software, herunder egenudviklet software. Det gælder ofte, at der ikke kan søges midler til drift af et forskningsprojekt efter projektafslutningen, men det er alligevel vigtigt at angive, at man har overvejet, hvordan resultater, data og softwareværktøjer genereret i projektet kan stilles til rådighed for andre forskere efter projektets afslutning. Det er udvalgets indtryk, at man i fremtiden i højere grad bør diskutere hvem der kan garantere driftsmidler til driften af software og applikationer der bliver udviklet i projektet. 6. Afklaring af behov for kompetenceudvikling inden for brug af it og digitale forskningsinfrastrukturer Udvalget har diskuteret hvordan kompetenceudvikling skal forstås, hvad den skal indeholde og hvem den skal være rettet mod.

17 Udvalget forudser, at det i fremtiden vil være et basalt krav til universitetet, at studerende bliver opgraderet på it-kompetencer via studier, kurser, og itcertificerede uddannelser. Udvalget fokuserer dog her primært på forskernes kompetenceniveau og udviklingen af dette. Udvalget diskuterede endvidere vigtigheden af at de rutiner der præger almindelig it-brug er hensigtsmæssige og forståelige for brugeren. SIDE 17 AF 22 Et sted hvor (manglende) it-kompetence har fået stor opmærksomhed blandt ansatte på en uhensigtsmæssig og uproduktiv måde, er i forbindelse med omlægning af KU s administrative systemer. Eksempler herpå er indførelsen af den svenske nummerplade som eller RejsUD til afregning af tjenesterejser. RejsUD må betegnes som et fagsystem, som kræver kompetencer som kun kan vedligholdes ved jævnlig brug, hvilket ikke vil være tilfældet for en forsker. Når vi taler om at der i fremtiden vil være øget brug for it-kompetencer, er vigtigt at skelne mellem de it-kompetencer som er nødvendige for at udføre centrale opgaver (undervisning og især forskning) på nye og interessante måder, og it-kompetencer som af brugeren opfattes irrelevante som fx altså baseret på administrative rationaliseringer. Som belagt har vi i dag ansatte på HUM der mangler selv basale it-kompetencer og forståelse og dermed også forståelse for indførelsen af krævende administrative systemer, som kommer til at virke som en unødvendig hæmsko. Fakultetet kan kræve en vis kompetence i brug af administrative it-systemer, men udvalget ønsker igen at understrege, at det vigtigt, at brugerne gives let adgang til information om anbefalet almindelig it-brug på KU, og gerne også begrundelser for eventuelle systemer som virker unødigt komplicerede. Udvalget har identificeret tre kompetenceudviklingsniveauer på forskersiden: 1) Basal brug af it, f.eks. it-kørekort, PowerPoint, Excel, forskellige andre programmer SPSS mv. Herunder også opgradering på bevidsthed om sikkerhedsprocedurer, krav og forpligtelser for brug af it 2) Brug af teknologi, tekniske værktøjer og infrastruktur i forskningsøjemed 3) Forståelse af hvordan man vha. teknologier og værktøjer kan forholde sig til forskning på en ny måde Basal kompetenceudvikling Det er vigtigt, at være opmærksom på, at nogle medarbejdere har brug for opgradering på basale it-områder. Dette kan være et ekstra opmærksomhedspunkt i forbindelse med MUS, da det i stadig højere grad kan være en hæmsko for at håndtere andre værktøjer. Udvalget anbefaler, at fakultetet

18 for de basale kurser i systemer, databehandling, basal statistik, lydoptagelser eller sociale medier etablerer en hjemmeside med links til f.eks. kurser i PUMA-regi eller i et decideret it-kompetenceudviklingscenter, a la det tidligere Akademisk Skrivecenter. SIDE 18 AF 22 Kompetenceudvikling i forhold til brug af teknologi, tekniske værktøjer og infrastruktur i forskningsøjemed I forhold til brug af forskningsværktøjer og infrastrukturer er der stor diversitet i behovet for teknologier, værktøjer og infrastrukturer fra forskningsområde til forskningsområde. Udvalget foreslår at fakultetet arrangerer gratis kurser i brug af forskellige værktøjer, f.eks. MATLAB, SPSS, Python, API-programmering, optageteknikker, brug af forskningsinfrastrukturer og sociale medier i forskning og formidling mv. Hensigten med disse kurser er, at gøre det lettere for forskere at stifte bekendtskab med nye værktøjer og områder, at medvirke til netværksdannelse og til at inspirere. Kurserne kan koordineres af ITMEDIA og HUMIT, eventuelt på foranledning af henvendelser fra forskere, som kunne indbydes til at samle flere interesserede forskere på området. Udvalget har som nævnt ikke beskæftiget sig med behovet for it-kompetenceudvikling blandt studerende. Udvalget ønsker dog at påpege, at kravene til kompetence i brug af forskningssoftware (i modsætning til administrativ software) er den samme blandt forskere og studerende. Der er ingen principiel grund til at ansatte og studerende ikke kunne tilbydes samme it-kompetenceudvikling. Kompetenceudvikling indenfor for nye måder at inddrage teknologi og data i forskningen Kompetenceudvikling indenfor for nye måder at inddrage teknologi og data i forskningen vil være en stadigt større udfordring, da det i stigende omfang ved hjælp af digitale metoder bliver muligt at arbejde anderledes med sine forskningsspørgsmål. Digitale metoder giver således mulighed for at stille nye forskningsspørgsmål og for at samarbejde med andre forskere om at definere og analysere digitale forskningsobjekter. Udvalget ser, at sådanne kompetencer findes i rigt mål blandt HUMs ansatte, men udvalget mener også at disse kompetencer med fordel kan udbredes yderligere. Workshops og andre arrangementer kan vise eksempler, som kan inspirere til, hvordan digitale værktøjer kan bruges til forskningsformål.. Disse arrangementer er som udgangspunkt en god idé, men det er udvalgets opfattelse, at det kan være svært at få et bredt fremmøde. Et bredere publikum nås formentlig gennem (populær) formidling f.eks. i Universitetsavisen og Humanist og i dagblade og radio/tv. Udvalget mener som tidligere nævnt, at ogsåkurser og støtte i udvidet it-brug kan være en oplagt service på fakultetsniveau, uden at vi dog vil anfægte den indlysende sandhed at nye metoder læres og præsenteres bedst i fagmiljøerne dvs. via personlig kontakt og netværk.

19 Udvalget indstiller: at det er vigtigt at få øget dialog om vigtigheden af it-kompetencer på flere niveauer i organisationen. Måske kunne emnet tilføjes i oplægget til MUS-samtalerne. at fakultetet arrangerer gratis kurser i brug af forskellige værktøjer og infrastrukturer. at fakultetet støtter workshops og andre arrangementer der kan vise eksempler på, hvordan digitale værktøjer og infrastrukturer bruges i forskning. at der sættes fokus på området og eventuelle arrangementer via Humanist, Universitetsavisen, institutternes nyhedsbreve og HUMNYT. SIDE 19 AF 22 Opsummering af anbefalinger I det følgende opsummeres udvalgets indstillinger for de forskellige punkter i kommissoriet. Ang. den nuværende situation på fakultetet indstiller udvalget følgende: at der fortsat stilles standard-faciliteter og standard-løsninger til rådighed af HUMIT, og at disse muligheder formidles til alle. at der på fakultetsniveau oprettes overbliks-websider, der beskriver tilbud og anbefalinger fra både HUMIT og fra Koncern-it. at institutterne med udgangspunkt i KU s digitaliseringsstrategi laver en data- og it-strategi for hvordan indsamlede data og applikationer fra både projekter og forskningstid håndteres, samt hvordan driften betales. at institutterne allerede fra ansøgningstidspunktet i forbindelse med eksterne projekter er opmærksomme på evt. forpligtelser ang. adgang til projektresultater og drift af udviklede services. Ang. behov for serverkapacitet og andre tekniske infrastrukturer indstiller udvalget følgende: at generelle softwareløsninger der stilles til rådighed fra KU bør være nemme at bruge. Alternativet er som vi har set at brugerne vælger lette, men usikre, kommercielle løsninger. at KU s sikkerhedspolitikker implementeres så brugerne hjælpes til at overholde dem. at der stilles faciliteter til rådighed hvor forskere der har brug for itopgradering kan få assistance. at man i forbindelse med f.eks. ansættelse og/eller projektopstart, på samme måde som man introducerer til økonomien i projekter, også

20 introducerer dataopbevaring, adgang, licenser, rettighedsproblematikker og mv. at styregruppen forholder sig til hvordan viden på området bedst deles, øges og sikres fx gennem kurser og arrangementer. SIDE 20 AF 22 Ang. hvordan nye data og nye værktøjer bedst udvikles, opbevares, tilgås og dokumenteres indstiller udvalget følgende: at fakultetet oprettes en konsulentfunktion for datahåndtering, og at der både tilknyttes specialister ang. datastrukturering og specialister ang. rettigheder. at fakultetet understøtter et softwareudviklernetværk, for at sikre synergi på området på tværs af relevante institutter. at fakultetet via konsulentfunktionen understøtter et eller flere netværk for indsamling af data, for at tilstræbe synergi på tværs af forskergrupper bl.a. ved erfaringsudveksling, deling af metoder til dataindsamling og så vidt mulig ved deling af data. at fakultetet bearbejder den generelle KU datamanagement strategi og giver forskerne mulighed for at præge detaljerne. at der oprettes af en fælles wiki og en netværksgruppe for softwareudviklere og software-indkøbere for hele fakultetet. Angående afklaring af behov for langtidsopbevaring af data og forslag af løsninger til at sikre denne indstiller udvalget følgende: at det er Kulturministeriet eller KU, der bærer udgifterne til langtidsopbevaring, da kravene til langtidsopbevaring defineres på højt organisatorisk niveau. at fagområderne sætter tidsrammerne for langtidsbevaring af data at man allerede i projektstarten er opmærksom på hvilke data, der kan blive brug for at langtidsopbevare. at forskerne og institutledelserne tager en dialog om håndtering af langtidsopbevaring af data samlet i forskningstiden. at infrastruktur-projekterne, institutledelserne samt fakultetet tager en dialog om forvaltningen af data og i hvilket omfang langtidsopbevaring af data skal ske. Angående afklaring af muligheder for indkøb og brug af software indstiller udvalget følgende: at Koncern-it på KUnet redegør for hvordan man kan forholde sig med IPR, licensiering og annoncering af software udviklet i forsknings- eller samarbejdsprojekter.

21 at forskeren eller projektlederen sammen med instituttets itansvarlige tager stilling til arkivering og vedligeholdelse af denne software. at HUMIT i fremtiden vedligeholder en fælles webside for hele fakultetet med anvisninger om licens- og software-indkøb at Koncern-it gør det lettere at finde information om softwarebiblioteket, licensudvalg på KUnet. at man på institutniveau skaffer sig overblik over egenudviklet software samt over projektudviklet software, som er væsentligt for instituttet i det fremtidige arbejde. at det er vigtigt allerede når der søges penge til et projekt - at overveje ikke blot dataindsamling og dataopbevaring men også behov for software, herunder evt. egenudviklet software. at diskussioner vedrørende fælles indkøb af software i fremtiden kan drøftes af fakultetets informationssikkerhedsudvalg (LISU), som et selvstændigt punkt på LISU-møderne. at der udarbejdes retningslinjer for hvordan software kan udgives som Open Source. SIDE 21 AF 22 Angående afklaring af behov for kompetenceudvikling identificerede udvalget tre kompetenceudviklingsniveauer på forskersiden: 1) Basal brug af it, f.eks. it-kørekort, PowerPoint, Excel, forskellige andre programmer SPSS mv. Herunder også opgradering på bevidsthed om sikkerhedsprocedurer, krav og forpligtelser for brug af it 2) Brug af teknologi, tekniske værktøjer og infrastruktur i forskningsøjemed 3) Forståelse af hvordan man vha. teknologier og værktøjer kan forholde sig til forskning på en ny måde Udvalget indstiller derfor angående kompetenceudvikling: at det er vigtigt at få øget dialog om vigtigheden af it-kompetencer på flere niveauer i organisationen. kunne emnet tilføjes i oplægget til MUS-samtalerne. at fakultetet arrangerer gratis kurser i brug af forskellige værktøjer og infrastrukturer. at fakultetet støtter workshops og andre arrangementer der kan vise eksempler på, hvordan digitale værktøjer og infrastrukturer bruges i forskning. at der sættes fokus på området og eventuelle arrangementer via Humanist, Universitetsavisen, institutternes nyhedsbreve og HUMNYT.

22 Afslutningsvis ønsker formanden for udvalget at takke udvalget for gode, konstruktive og inspirerende diskussioner og godt engagement i udvalgsarbejdet. SIDE 22 AF 22