September 2011 Kommunernes Landsforening. Udbud af bankforretninger. Kommunernes Landsforening i henhold til afsnit II, 15 i tilbudsloven

Transkript

1 September 2011 Kommunernes Landsforening Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening i henhold til afsnit II, 15 i tilbudsloven

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Rekvirering af udbudsmateriale Oplysning om KL Historie Funktion 5 2. Aftaleperiode Afgrænsning af tilbud Alternative tilbud Tilbudsgivers forbehold Opsigelse Misligholdelse Tvister 7 3. Formkrav til indhold Åbning af tilbud Andre forhold omkring tilbuddet Øvrige tilbudsbetingelser Spørgsmål til udbudsmaterialet Ejendomsret til udbudsmaterialet 9 4. Beslutningsprocedure Tidsplan Likviditeten i KL Likviditet Cash flow Beskrivelse af aftalen De daglige bankforretninger Kontoformer Rentevilkår Validering Ind- og udbetalinger Checks Kreditkort og hævekort Nationalbankoverførsler 13

3 Generelt Netbank og systemkrav Aftalekonti Obligationsdepot Servicering i implementeringsfasen Generel servicering og rådgivning Minimumskrav Økonomisk og finansiel kapacitet De økonomiske aktørers personlige forhold Udførsel af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Organisationen Elektronisk banksystem Tildelingskriterier Tilbuddets samlede økonomi (60%) It-løsninger (30%) Kvalitet og service (10%) Kontraktforhold Bilag Tro og love-erklæring om ubetalt gæld til det offentlige Finansiel styringspolitik for KL 18

4 1. Indledning I medfør af tilbudsloven bekendtgørelse nr af 7.december 2007 med senere ændringer udbyder Kommunernes Landsforening (KL) hermed de daglige bankforretninger i udbud. KL har valgt at foretage udbuddet efter de retningslinjer, der er beskrevet i tilbudsloven. KL ønsker at indgå aftale med et pengeinstitut, herefter benævnt tilbudsgiver, om håndtering af ovennævnte daglige bankforretninger Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Kommunernes Landsforening Weidekampsgade København S KL udfører udbuddet i samarbejde med og med bistand fra KL s rådgiver: Deloitte Financial Advisory Services A/S Weidekampsgade København S 1.2. Rekvirering af udbudsmateriale Udbudsmaterialet kan rekvireres på KL s hjemmeside: Oplysning om KL KL er en interesse- og medlemsorganisation for alle kommuner i Danmark. Alle danske kommuner er medlem af KL. KL består af en politisk ledelse og ca. 400 medarbejdere. I tæt samarbejde med kommunerne arbejder KL med at styrke og udvikle det danske kommunestyre til gavn for borgerne. Det er KL s opgave at: varetage kommunernes fælles interesser bistå de enkelte kommuner med rådgivning og serviceydelser sørge for aktuel og relevant information til kommunerne 4 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

5 Historie Danske kommuner har tradition for at finde sammen i interessefællesskaber. KL er et barn af kommunalreformen i 1970, hvor kommuner blev reduceret til kun 275. Som en udløber af reformen besluttede de 3 daværende kommunale foreninger Den Danske Købstadforening, De Samvirkende Sognerådsforeninger i Danmark og Foreningen af Bymæssige Kommuner at slutte sig sammen i Kommunernes Landsforening. KL fik nyt logo og design i september I den forbindelse blev det besluttet kun at kalde foreningen for KL. Siden 2005, hvor København og Frederiksberg meldte sig ind, har alle danske kommuner været medlemmer af KL. Den 1. januar 2007 trådte en ny kommunalreform i kraft, og antallet af kommuner blev reduceret til Funktion KL varetager kommunernes interesser over for Folketing, regering, centraladministration, EU, interesseorganisationer og offentligheden. Formålet med KL s interessevaretagelse er at sikre: At der skabes det bedst mulige grundlag for, at kommunerne kan løse deres opgaver. At kommunerne får størst mulig frihed til at vælge løsninger, der passer til de lokale forhold. At det økonomiske ansvar og retten til at bestemme følges ad. At kommunerne får kompensation fra staten, når de bliver pålagt nye opgaver. At de regler, kommunerne er underlagt, er enkle at administrere. Arbejdet foregår både ved politiske forhandlinger og på embedsmandsplan. 5 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

6 2. Aftaleperiode Aftalen, der indgås i henhold til dette udbud, skal træde i kraft den 1. december Gennemførelsen af udbudsforretningen, eventuel overførsel af bankengagement og etablering af faciliteter vil foregå i perioden forud herfor. Der forventes indgået en aftale, der løber i 3 år med option for KL at forlænge i en periode på 2 gange 1 år Afgrænsning af tilbud Tilbud skal gives som et samlet tilbud pr. tilbudsgiver, hvori alle de i punkt 1 nævnte forretningstyper skal være omfattet. Vi ønsker ikke tilbud på delydelser, og de vil således ikke indgå i tilbudsvurderingen Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Afgivelse af alternative tilbud vil medføre, at det afgivne tilbud i sin helhed må afvises som værende ikke-konditionsmæssigt Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver har ikke adgang til at tage forbehold over for udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for hele eller dele af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverens tilbud ikke blive taget i betragtning Opsigelse Aftalen vil løbe i den aftalte periode, men KL har til enhver tid ret til uden særskilt grund at hæve aftalen. Hvis KL ønsker at udnytte optionen til at forlænge kontrakten, skal KL meddele dette skriftligt til tilbudsgiver senest 6 måneder før kontraktperiodens udløb Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse, der fx kan omfatte, men ikke begrænset til overskridelse af tidsfrister, manglende advisering, fejlagtig validering, mangler eller fejl ved tilbudsgivers telekommunikationssystem, skal KL kompenseres for direkte og indirekte tab, herunder kompensation til tredjemand baseret på dansk rets almindelig principper. Hvis KL ophæver aftalen som følge af tilbudsgivers misligholdelse, er tilbudsgiver forpligtet til at erstatte KL de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder bl.a. merudgifter eller manglende indtægter, der knytter sig til antagelse af et andet pengeinstitut i den resterende del af aftaleperioden. 6 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

7 2.6. Tvister Eventuelle tvister om forståelse af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal, hvis en mindelig ordning ikke kan opnås, afgøres endelig ved voldgift i overensstemmelse med reglerne i lov nr. 553 af 24.juni 2005 om voldgift med senere ændringer. 7 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

8 3. Formkrav til indhold KL har indgået aftale med Deloitte om assistance med at gennemføre dette tilbud. Tilbuddet skal derfor være Deloitte i hænde senest: Fredag den 14. oktober 2011, kl Tilbud, der kommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbuddet skal mærkes Fortroligt tilbud på bankforretninger må ikke åbnes i posten og sendes til: Deloitte Torben Dam Weidekampsgade København S Tilbuddet, inkl. eventuelle bilag, skal afleveres i 3 eksemplarer i trykt og elektronisk form. Tilbud, der indleveres på andre Deloitte-kontorer, anses ikke for rettidigt afleveret og vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på baggrund af samtlige krav, ønsker og bestemmelser i det samlede tilbudsmateriale. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson og -adresse på tilbudsgiver Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud Andre forhold omkring tilbuddet KL forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er forfattet på dansk. KL forventer at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid vil foregå på dansk. KL kan afvise tilbud, der ikke opfylder tilbudskravene. KL kan endvidere vælge at afvise samtlige tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra afgivelsen. Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med udformningen og afgivelsen af tilbuddet, er KL uvedkommende Øvrige tilbudsbetingelser De udbudte opgaver kan ikke uden KL s skriftlige samtykke overdrages helt eller delvist til andre. 8 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

9 3.4. Spørgsmål til udbudsmaterialet Hvis der er spørgsmål til udbudsmaterialet, kan disse stilles pr. mail til: Deloitte Torben Dam Mærket: Spørgsmål udbud KL Alle spørgsmål vil blive besvaret pr. . Spørgsmål skal være Deloitte i hænde senest den 30. september Svar på spørgsmål vil blive uploadet på KL s hjemmeside i anonymiseret form: senest den 6. oktober Efter modtagelse og gennemgang af tilbuddene vil der blive afholdt individuelle præsentationsmøder af 1 times varighed hos Deloitte. Ved disse møder vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere den tilbudte løsning og serviceteam. Vi forventer at afholde præsentationsmøderne den 8. november Tilbudsgiverne vil modtage en mødeindkaldelse med klokkeslæt Ejendomsret til udbudsmaterialet Alle tilbud og de tilhørende bilag betragtes som KL s ejendom og returneres ikke. 9 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

10 4. Beslutningsprocedure Vi åbner de indkomne tilbud og vurderer, hvorvidt de modtagne tilbud er konditionsmæssige. Tilbud, der ikke er konditionsmæssige, vil blive afvist. Hvis et tilbud ikke er konditionsmæssigt, vil tilbudsgiver blive orienteret herom. Deloitte gennemgår efterfølgende de konditionsmæssige tilbud i henhold til tildelingskriterierne for at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. På baggrund heraf udfærdiger Deloitte en vurderingsrapport. Denne rapport gennemgår vi med KL. Vi afholder spørgemøder med de tilbudsgivere, der har opfyldt minimumskravene, og derefter træffer KL den endelige beslutning om valg af samarbejdspartner. Samtlige tilbudsgivere vil efter tildeling af ordren modtage skriftlig meddelelse pr. om, hvorvidt det afgivne tilbud er blevet valgt eller fravalgt. KL vil indkalde vinderen til et møde, hvor KL gennemgår og beslutter proceduren for det videre/kommende samarbejde, og hvor en aftale formelt indgås. KL forventer, at den vindende tilbudsgiver på dette møde medbringer en detaljeret plan for implementering af samarbejdet. Vi gør opmærksom på, at meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ikke er et løfte om at ville indgå kontrakt eller løfte om kontrakt, før eventuel kontrakt er underskrevet af KL og den valgte tilbudsgiver Tidsplan Tidsplanen for gennemførsel af dette udbud er som følger: 13. september 2011 Udsendelse af udbudsmateriale 30. september 2011 Sidste frist for indsendelse af spørgsmål 6. oktober 2010 Sidste frist for besvarelse af spørgsmål 14. oktober 2011 Sidste frist for indsendelse af tilbud 8. november 2011 Afholdelse af præsentationsmøder 21. november 2011 Indstilling til direktionen 25. november 2011 Planlagt orientering af tilbudsgiverne om udfaldet Uge Planlagt møde med den vindende tilbudsgiver 10 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

11 5. Likviditeten i KL Nedenfor viser vi KL s likviditet fra juni 2010 til maj 2011 på de vigtigste konti, se punkt kontoformer. Likviditeten i KL er påvirket af enkeltstående betalinger, medlemsindbetalinger 2 gange om året i februar og august og overenskomstmidler med indbetaling i januar og juli. Historisk har KL haft en overskudslikviditet på ikke under 200 mio.kr. det meste af året. Nedenstående figurer viser KL s likviditet opgjort på månedsbasis fra juni 2010 til og med maj 2011og det samlede cash flow på månedsbasis. Cash flow-figuren viser den samlede størrelse af bevægelserne i de enkelte måneder Likviditet Cash flow Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

12 6. Beskrivelse af aftalen 6.1. De daglige bankforretninger Den årlige omsætning i KL er ca. 350 mio.kr. De sidste 12 måneder har der i KL været ca banktransaktioner, hvilket, vi forventer, vil være uændret fremadrettet Kontoformer Som udgangspunkt opererer KL med 65 bankkonti til håndtering af alle de daglige bankforretninger. Disse bankkonti er fordelt på egne KL-bankkonti med omkring 15 bankkonti, administrerede overenskomstmidler med omkring 40 bankkonti og administrative bankkonti for institutioner med ca. 10 bankkonti. Vi ønsker, at tilbuddene udformes således, at KL modtager samme rentesats på samtlige bankkonti, der hører under KL. KL fraskriver sig ikke retten til at disponere likviditet til aftaleindlån, men KL forventer, at denne aktivitet vil være af meget begrænset omfang, idet det ikke forventes at være et forretningsmæssigt grundlag for denne aktivitet Rentevilkår Tilbudsgiver skal for de ovennævnte bankkonti anføre, hvordan renteberegning på kontoen finder sted, herunder: Rentekonvention Frekvens for tilskrivning Principper for fastlæggelse af rente og variation i denne samt valideringsprincipper Informationerne skal have en sådan detaljeringsgrad, at de kan danne grundlag for en beregning af forventet renteindtægt på en antaget modellikviditet. Tilbudsgiver skal anføre tillæg til/fradrag fra CIBOR 3. Er renten afhængig af størrelsen på indestående, skal rentesatserne opgives i saldointervaller Validering Tilbudsgiver skal endvidere anføre principper for validering af overførsler af midler fra KL s konti til egne konti og fra konti i andre pengeinstitutter, ligesom principper for validering af ind- og udbetalinger fra tredjemand skal beskrives. Vi lægger vægt på, at tilbudsgiver reducerer KL s rentetab som følge af valørprincipper. 12 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

13 Ind- og udbetalinger KL foretager ca årlige ind- og udbetalinger. KL ønsker fortsat at håndtere sine betalinger elektronisk via bankens elektroniske løsning. I tilbuddet skal det fremgå, i hvilket omfang KL kan søge råd og vejledning i betalingsformidlingsspørgsmål Checks KL forventer ikke at anvende checks som betalingsmiddel Kreditkort og hævekort KL har et ønske om at have mellem 50 og 300 kreditkort af typen Mastercard (corporate cards), heraf 10 Mastercard Gold (corporate cards) Nationalbankoverførsler Vi beder tilbudsgiver redegøre for principper for validering af overførsler via Danmarks Nationalbank Generelt Tilbudsgiver skal gøre rede for nedenstående forhold: I hvilket omfang kan KL søge råd og vejledning i betalingsformidlingsspørgsmål? Redegør for, hvorledes en eventuel overdragelsesforretning vil foregå, herunder datakonvertering. Hvilke muligheder har KL for at få oprettet kreditkort og hævekort? Vi gør opmærksom på, at tilbudsgiver skal redegøre klart i skemaform for alle omkostninger i forbindelse med varetagelsen af de daglige bankforretninger Netbank og systemkrav KL anvender Schilling som ERP-løsning. Schilling står også for interface mellem Schilling og pengeinstituttet. Som et led i tilbuddet skal der indgå en grundig beskrivelse af tilbudsgivers netbankløsning. På præsentationsmødet skal der ligeledes indgå en kort præsentation af pengeinstituttets netbankløsning. I præsentationen skal følgende blandt andet belyses: Forespørgsler på saldi og posteringer på vilkårlige datointervaller Hvorvidt der kan foretages bankoverførsler fra systemet? Forespørgsler på kontienes rentesatser (aktuelle og historiske), rentebeløb (tilskrevne og endnu ikke tilskrevne) Redegør for, hvorledes en eventuel overdragelsesforretning vil foregå, herunder datakonvertering. Det er en forudsætning, at tilbudsgiver understøtter interface med KL s eksisterende økonomisystem. 13 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

14 Aftalekonti KL står frit i valget af placering af sin likviditet på aftalekonti. KL forventer at anvende aftalekonti i mindre omfang. Hvis tilbudsgiver kommer med et attraktivt tilbud på forrentning af samtlige de løbende konti, vil anvendelsen af aftalekonti blive minimeret Obligationsdepot Vi beder tilbudsgiver anføre såvel faste som variable omkostninger, der vil være knyttet til at have depotkonto/-konti i pengeinstituttet. KL har betydelige midler forvaltet i diskretionære kapitalforvaltningsaftaler. KL forventer fremadrettet at samle sine kapitalforvaltningsdepoter hos pengeinstituttet, der varetager de daglige bankforretninger Servicering i implementeringsfasen KL lægger betydelig vægt på og forventer, at det valgte pengeinstitut påtager sig arbejdet med at gennemføre et eventuelt skift af finansiel samarbejdspartner. Det er vigtigt, at et eventuelt skift forløber let og glidende uden omkostninger for KL. Dette gælder specifikt for eventuelt skift af netbanksystem. Her forventer KL, at den valgte tilbudsgiver er ansvarlig for hele konverteringen af netbanksystem og stiller med et team af kompetente medarbejdere, der gennemfører alle opgaver forbundet med konverteringen, herunder datakonvertering, eventuel implementering af hardware, uddannelse, overvågning og tests m.v Generel servicering og rådgivning Vi beder tilbudsgiver beskrive, hvorledes de vil servicere KL på daglig basis, herunder kontaktpersoner, hvorledes KL vil blive informeret og rådgivet om nye tiltag og ændringer inden for fx informationsteknologi, betalingsservice, bankoverførsler og andre områder af interesse for KL. 14 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

15 7. Minimumskrav Til vurderingen af tilbud skal tilbudsgiver vedlægge en række oplysninger. Tilbud, der mangler dokumentation af de ønskede oplysninger, kan forkastes som ikke-konditionsmæssige, og KL kan afvise tilbud, der ikke opfylder minimumskravene Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal dokumentere, at denne har en rating hos Moody s på minimum A2 eller en rating hos S&P på minimum A. Tilbudsgiver skal endvidere dokumentere, at tilbudsgivers basiskapital udgør minimum 8 mia.kr. ved den seneste regnskabsaflæggelse. Basiskapital er defineret i overensstemmelse med lov om finansiel virksomhed (lovbekendtgørelse nr. 342 af 8. april 2011 gældende) De økonomiske aktørers personlige forhold Tilbudsgiver skal erklære på tro og love, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. marts 1997, bilag Udførsel af tjenesteydelsen er forbeholdt en bestemt profession Tilbudsgiver skal dokumentere at være optaget på Finanstilsynets liste over pengeinstitutter/fondsmæglere, der er godkendt til at udøve pengeinstitutvirksomhed i Danmark Organisationen Tilbudsgiver skal dokumentere at have en filial i København, der kan håndtere de daglige bankforretninger for KL. Vi beder tilbudsgiver vedlægge CV på de medarbejdere, der skal betjene KL. KL lægger vægt på, at såvel bankfilialen som helhed og medarbejderne har erfaring med at betjene kunder af KL s type og størrelse Elektronisk banksystem Tilbudsgiver skal kunne tilbyde et elektronisk banksystem. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af systemets muligheder og anføre omkostninger (faste og variable) ved brugen af systemet og oprettelsen som bruger af systemet. 15 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

16 8. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på økonomi, it-løsninger samt kvalitet og service. Af hensyn til beregning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt for KL at kende alle omkostninger og eventuelle gebyrer, der vil blive opkrævet i forbindelse med håndteringen af de ovenfor nævnte bankforretninger. Vi beder derfor tilbudsgiver oplyse, hvilke serviceydelser der er gebyr- eller omkostningsfri, samt hvilke der skal betales for, og hvor meget denne betaling vil udgøre. Vi lægger betydelig vægt på, at oplysningerne er udtømmende i forhold til aftalen. Indholdet af og krav til de enkelte tildelingskriterier er beskrevet under de enkelte punkter ovenfor i udbudsmaterialet Tilbuddets samlede økonomi (60%) 8.2. It-løsninger (30%) 8.3. Kvalitet og service (10%) 16 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

17 9. Kontraktforhold KL forventer, at tilbudsgiverne sammen med tilbuddet vedlægger udkast til kontrakt. 17 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

18 10. Bilag Tro og love-erklæring om ubetalt gæld til det offentlige Finansiel styringspolitik for KL 18 Udbud af bankforretninger for Kommunernes Landsforening

19 Dette dokument er udarbejdet af Deloitte Financial Advisory Services. Medmindre andet er angivet, gælder følgende for oplysningerne i dette dokument: Oplysningerne, specielt tal, data og tidsplaner, er foreløbige og bør udelukkende betragtes som oplæg til diskussion. Vi indestår ikke for, at oplysningerne er troværdige, nøjagtige eller fuldstændige, og de bør ikke anvendes som sådan. Oplysningerne er ikke uafhængigt verificeret. Alle oplysninger, meninger og estimater i dette dokument repræsenterer Deloitte Financial Advisory Services' vurdering pr. den dato, dokumentet er udfærdiget, og disse kan ændres uden varsel. Da oplysningerne er udarbejdet i god tro, er ingen erklæringer eller kontraktlige forpligtelser, hverken direkte eller indirekte, indgået. Oplysningerne i dette dokument er tilvejebragt under den forudsætning, at Deloitte Financial Advisory Services og enhver partner eller medarbejder i Deloitte Financial Advisory Services ikke er ansvarlig for fejl eller unøjagtigheder i dokumentet, som skulle være forårsaget af uagtsomhed eller andet, eller for tab eller skade som følge af sådanne fejl, udeladelser eller unøjagtigheder. Dette dokument er strengt fortroligt og udelukkende til intern brug. Dokumentet må ikke reproduceres, distribueres, vises til tredjemand eller refereres til offentligt uden Deloitte Financial Advisory Services' forudgående skriftlige accept. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Financial Advisory Services A/S. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited